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Chapitre 1 : la comptabilit de caisse


La comptabilit de caisse
l'origine de la comptabilit de caisse se trouve l'ide que, pour limiter les risques de
dtournement, seule une personne (ventuellement plusieurs), le caissier, doit tre
habilite percevoir de l'argent et effectuer des paiements pour le compte de
l'entreprise. Les diffrents responsables de l'entreprise n'ont pas ce pouvoir et ils ne
peuvent que donner des ordres au caissier, celui-ci n'ayant de son ct aucun pouvoir
d'initiative et ne devant qu'excuter les ordres. Pour viter les contestations, seuls les
ordres crits sont valables.
Pour contrler les mouvements d'argent, il suffit alors de contrler le caissier. Pour
cela, le plus efficace est d'enregistrer systmatiquement les entres et sorties en caisse
partir de documents justificatifs.
Par exemple, lorsqu'un client paye la caisse, il exige un reu ou un ticket, soit pour
prendre possession de son achat, soit pour viter d'tre accus de vol. De mme, le
caissier n'accepte de donner l'argent de la caisse son responsable qu'en change d'un
reu. Tous ces documents mis ou reus par le caissier sont des pices justificatives qui
vont tre enregistres par le comptable.
La comptabilit telle que nous la connaissons est ainsi ne de la conjonction de trois
facteurs :

Une relation fondamentale


Pour toute priode, la relation suivante est toujours vrifie :
Encaisse de dbut + encaissements = dcaissements + encaisse de fin

Cette galit signifie simplement que, si l'on considre une priode, au dbut il pouvait
y avoir de l'argent dans la caisse (encaisse de dbut), puis de l'argent est entr
(encaissements). Cet argent est ncessairement soit sorti (dcaissements), soit rest dans
la caisse (encaisse de fin). Cette galit peut galement s'crire :

Francis Malherbe

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Encaisse de fin = encaisse de dbut + encaissements dcaissements


Ainsi, si l'encaisse de dbut est connue et si les pices justificatives d'encaissements et
de dcaissements sont disponibles, il suffit de compter l'encaisse de fin de priode pour
vrifier l'absence de dtournement de la part du caissier.

Un principe de prcaution
Pour que le contrle soit efficace, il ne suffit pas que toutes les oprations
d'encaissements et de dcaissements soient rgulirement enregistres et bases sur des
documents justificatifs, il faut galement que les critures ne puissent pas tre modifies
aprs la vrification de la caisse car, sinon, il faudrait vrifier nouveau toutes les
oprations depuis la cration de l'entreprise chaque contrle.
Aussi, l'un des principes de base de la tenue des comptes est que toutes les critures
doivent tre passes rgulirement de manire chronologique, tout retour en arrire
devant tre rendu impossible, les ventuelles erreurs tant, non pas effaces, mais
annules par des critures de sens contraire.

Un problme pratique
Au moment de la naissance de la comptabilit les calculatrices n'existaient pas et le
moyen le plus simple pour additionner des entres comptes positivement et des sorties
comptes ngativement tait de sparer les entres des sorties de manire n'avoir
qu'une seule soustraction faire.
Par exemple, supposons que l'on dsire enregistrer les oprations suivantes :
Apport en capital
Achat de marchandises
Vente de marchandises
Achat de marchandises
Paiement d'un salaire
Vente de marchandises

900
800
1000
400
200
300

Il faudrait faire les calculs suivants :


Apport en capital
Achat de marchandises
Vente de marchandises
Achat de marchandises
Paiement d'un salaire
Vente de marchandises

+ 900
800
+ 1000
400
200
+ 300

Ce genre de calcul n'est pas facile faire la main, surtout si les chiffres sont
nombreux. La solution ce problme a consist enregistrer les entres et les sorties de
manire chronologique, mais sparment dans des colonnes diffrentes. Le total des
entres et celui des sorties pouvaient ainsi simplement tre effectus sparment et la
seule soustraction consistait faire la diffrence entre ces deux totaux.

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Les entres ont t naturellement enregistres dans la colonne de gauche puisqu'elles


ont ncessairement lieu avant les sorties et que, en Italie, pays d'o est issu le premier
ouvrage de comptabilit, on crit de gauche droite. Les sorties ont donc t enregistres
dans la colonne de droite.

+
Apport en capital
Achat de marchandises
Vente de marchandises
Achat de marchandises
Paiement d'un salaire
Vente de marchandises

900
800
1000
400
200
300

Total

2200

1400

Dbit, crdit, solde


Mais les comptables ont donn aux colonnes des noms qui font rfrence aux pices
justificatives servant de base aux enregistrements dans les comptes. Ainsi, la colonne de
gauche, celle des entres, a pris le nom de dbit, la colonne de droite celui de crdit.
Le mot dbit correspond au verbe latin debere qui signifie devoir. Il indique
simplement que le caissier n'est pas propritaire de l'argent qui entre dans sa caisse et
qu'il doit donc pouvoir le rendre.
Le mot crdit correspond au verbe latin credere qui signifie croire, il signifie qu'en
change de toute sortie d'argent le caissier reoit une pice justificative qui lui permet
d'tre cru lors d'un contrle.
Un compte de caisse se prsente donc sous la forme suivante :
Dbit
Apport en capital
Achat de marchandises
Ventes de marchandises
Achats de marchandises
Paiement d'un salaire
Vente de marchandises
Solde

Crdit

900
800
1000
400
200
300
800

Total

2200

2200

Le comptable contrle la caisse sur la base de pices justificatives. Certains de ces


pices justificatives sont dtenues par le caissier, elles sont mises par les responsables
de l'entreprise qui lui ont demand d'effectuer un paiement, d'autres sont mises par le
caissier et dtenues par ceux qui ont dpos de l'argent la caisse.
Les pices justificatives prsentent pour ceux qui les dtiennent le caractre d'une
crance, au sens habituel du terme, et pour ceux qui les ont mis le caractre d'une dette.

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Pour s'en convaincre, il suffit de considrer que, si les comptables ne savaient pas
calculer, un moyen simple de vrifier la caisse serait de :

commencer par rembourser le caissier de ses dcaissements en change des pices


justificatives qu'il dtient (crances du caissier sur l'entreprise / dettes de l'entreprise
envers le caissier),
lui demander ensuite de rendre les sommes qu'il a encaiss au nom de l'entreprise en
change des pices justificatives dtenues par l'entreprise (crances de l'entreprise sur
le caissier / dettes du caissier envers l'entreprise).

Mais les comptables savent calculer, aussi, pour viter cette vrification fastidieuse, ils
ont invent le solde. Le solde du compte est, par dfinition, le montant qui quilibre le
total des deux colonnes. Ici, il montre quel est le montant de l'encaisse la fin de
l'exercice. Cependant, cela n'est vrai que s'il n'y avait aucune encaisse au dbut de
l'exercice. En effet, s'il y avait, par exemple, 500 dans la caisse en dbut d'exercice, le
montant de la caisse en fin d'exercice ne serait pas 800 mais 800+500=1200.

Notons galement que le compte caisse est tenu du point de vue du caissier puisque la
colonne "dbit" enregistre les dettes du caissier envers l'entreprise et non celles de
l'entreprise envers le caissier.

Flux et stocks
Il faut souligner ici l'importance du dcoupage du temps par les comptables en
priodes appeles exercices et le lien qui est tabli entre les comptes de deux exercices
conscutifs. Tout compte peut, en thorie, tre trait de deux manires diffrentes selon
que l'on veut que son solde puisse tre interprt comme un flux ou comme un stock.
Un flux correspond une priode, un stock une date. Ainsi, le total des
encaissements pendant une anne correspond un flux, le montant de l'encaisse un
instant donn, par exemple au moment de la vrification de la caisse, correspond un
stock. Le mot stock est utilis ici dans un sens familier aux conomistes, plus large que
celui qu'utilisent habituellement les comptables d'entreprise.
Comme tout compte, le compte caisse peut donc tre trait soit comme un compte de
flux, soit comme un compte de stock, selon ce que l'on cherche mesurer. La diffrence
entre les deux rside dans la reprise ou non, du solde de clture l'ouverture de l'exercice
suivant.
Un compte de flux ne reprend pas le solde de l'exercice prcdent et son solde de fin
d'exercice montre la diffrence entre les entres et les sorties, c'est--dire ici la variation
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d'encaisse. Un compte de stock reprend l'ouverture le solde de l'exercice prcdent et


son solde en fin d'exercice correspond au montant de l'encaisse en fin d'exercice. Dans
l'exemple suivant, le premier compte est un compte de flux, le second un compte de
stock.
Compte de caisse trait en flux
Dbit
Vente de marchandises
Paiement d'un salaire
Achat de marchandises
Solde

800

Total

800

Crdit
300
400
100
800

Compte de caisse trait en stock


Dbit
Solde de l'exercice prcdent
Vente de marchandises
Paiement d'un salaire
Achat de marchandises
Solde
Total

Crdit

800
800
300
400
900
1600

1600

Ainsi de l'galit fondamentale :


Encaisse de dbut + entres = sorties + encaisse de fin

On peut dduire deux comptes, un compte de flux et un compte de stock. Dans le


compte de stock, l'encaisse de dbut correspond au solde du compte de l'exercice
prcdent.

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Contrairement un compte de stock, un compte de flux ne garde pas de trace de ce qui


s'est pass au cours des exercices prcdents. Le compte caisse est trait comme un
compte de stock car il est plus intressant de connatre l'encaisse de fin d'exercice que la
variation d'encaisse au cours de l'exercice.
Notons que le solde du compte Caisse qui apparat dans la colonne Crdit de chaque
exercice est repris dans la colonne Dbit de l'exercice suivant afin de pouvoir s'ajouter
aux entres.
Le compte caisse reprend donc dans sa colonne dbit non seulement les encaissements
de l'exercice mais aussi l'encaisse de dbut d'exercice. Celle-ci est aussi l'encaisse de fin
de l'exercice prcdent, c'est--dire le solde du compte caisse de l'exercice prcdent.

La banque
Le banquier est trait exactement de la mme manire que le caissier car il effectue le
mme type d'oprations pour le compte de l'entreprise, le statut juridique tant ici sans
importance. Ainsi, dans la comptabilit de l'entreprise, les versements sur son compte
courant apparaissent au dbit du compte du banquier, ses paiements et prlvements
apparaissant au crdit.
Bien entendu, ceci peut apparatre quelque peu surprenant aux clients des banques que
nous sommes car nos relevs de compte font apparatre les versements sur nos comptes
courants au crdit et nos dpenses au dbit, c'est--dire exactement l'inverse de ce qui est
fait dans le compte banque dans la comptabilit de l'entreprise. Cela est, en fait, tout
fait normal car les relevs de compte que nous recevons sont des copies de comptes tenus
du point de vue de la banque et non de notre point de vue.
Comme le compte Caisse, le compte Banque est trait comme un compte de stock,
c'est--dire que son solde la clture d'un exercice est repris l'ouverture de l'exercice
suivant.

Ce texte n'engage que son auteur : Francis Malherbe

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