ACTIVIDAD 3

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL
ENTORNO LABORAL

JOS LORENZO PALACIOS PALACIOS

TUTOR
GUSTAVO ADOLFO ARIZA

ADMINISTRACION DE GESTION DOCUMENTAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

Actividades de Reflexin inicial

Descripcin: Las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y

privadas cumplen funciones especiales

para el manejo de documentos

como: la recepcin, radicacin, distribucin, seguimiento, conservacin,

eliminacin de las solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior
consulta. Despus de haber estudiado el cuarto contenido de estudio, es
importante que usted indague y reflexione acerca de algunos aspectos
claves de la temtica planteada. Por lo anterior, se presenta el video
denominado: ACUERDO 060, con el fin de que usted reflexione acerca de
la importancia de las pautas para la administracin de las comunicaciones
oficiales en las entidades pblicas y privadas.
Reflexin: Me pareci muy completa la informacin del video del ACUEDO
060 por que nos da un claro ejemplo paso a paso de la gestin de un
documento con sus diferentes estaciones como son la recepcin,
radicacin, distribucin, seguimiento, conservacin, eliminacin de las
solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior consulta. De esta manera
me he familiarizado un poco ms la gestin documental en su ejecucin.
Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos
necesarios para el aprendizaje Descripcin: La normatividad vigente y la
caracterizacin de diferentes trminos de la temtica del cuarto contenido
de estudio son indispensables para una adecuada comprensin de las
comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas. Por lo
anterior, es indispensable que usted indague y refuerce an en la temtica,
realizando la lectura detallada de los siguientes documentos:
Archivo General de la Nacin- Acuerdo 060 / 2001
Que para la adecuada prestacin de los servicios ofrecidos por las
Unidades de Correspondencia de las entidades pblicas y privadas que

cumplen funciones pblicas, es necesario establecer pautas que hagan

efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administracin
Pblica.
Escribir la reflexin realizada acerca del video ACUERDO 060.
Conforme al video visto del acuerdo 060, es muy importante seguir el proceso
cuando se realiza la recepcin de correspondencia en este caso, es la
correspondencia recibida en ventanilla nica de la Universidad del Cauca, es
importante revisar factores como los cogidos, las series, las sub series, el
consecutivo del documento, la fechas los anexos y tambin las copias. Es
importante tambin entregar la carta de recibido y luego el funcionario debe
ingresar todos los datos mencionados en el sistema y tambin debe registrar
una planilla de control de entrega de documentos. En conclusin es muy
importante seguir los pasos del proceso al recepcionar correspondencia para
tener un eficiente orden.

Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la

actividad de contextualizacin.
1. Clasificar la documentacin ya sean: correspondencia, documentos
contables, publicaciones y comunicaciones institucionales
2. Mantener las copias de la documentacin.

3. El manejo de la radicacin es muy importante dentro del manejo de la

correspondencia.
4. Garantizar que la documentacin al destinatario.
5. Seguir el manual de correspondencia.

Informacin recopilada de la empresa que poda ser su propio lugar de

trabajo o una entidad cercana que tuviera acceso o conociera.
Basado en la terminologa empleada de las comunicaciones oficiales
en el material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina
o unidad que seleccion, los siguientes aspectos:
Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin
de un documento?
R. La empresa escogida es una que vende servicios para realizar este
ejercicio. La empresa maneja el siguiente proceso en el uso de
documentacin:

Cuando una carta llega primero se realiza la recepcin revisando los

datos ms importantes como fecha, numero de documento, anexos y
tambin las copias.

Una vez se realiza la revisin se recepciona el documento a travs

de una plantilla de recepcin donde se registran los datos ms
relevantes como la fecha de recepcin, tipo de documento, nombre y
firma de la persona que entrega el documento.

Luego se entrega la carta de recibido a la persona que entrego el

documento.

Luego la persona encargada de la recepcin de la documentacin

que en este caso es la asistente procede a guardar la
documentacin y anexos

si fuera el caso en una carpeta, dicha

carpeta est organizada por nombre alfabtico de la empresa.

Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa.

R. La comunicacin dentro de la empresa se genera de forma interna y
externa. Interna cuando se realiza comunicaciones en general o tambin
individuales hacia los empleados, esta comunicacin se realiza mediante el
uso de correo electrnico, el cual tiene la respectiva numeracin y
radicacin.
La comunicacin externa se realiza mediante l envi de documentos y
correspondencia. Parte de la comunicacin externa tambin se la realiza
mediante correo electrnico.
Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la
empresa determinada mencione cules son los pasos a seguir para
llegar a su destino?
R. la comunicacin interna se realiza mediante correo electrnico y para
que esta comunicacin sea efectiva se utiliza una carpeta de Outlook donde
se maneja toda la informacin relacionada de manera muy clasificada es

decir, est clasificada por el tipo de comunicacin como: informacin al

personal, memorndums, comunicacin individual por empleado.
Una vez que se tiene la informacin se procede a mandarla al destinatario
que va con copia al gerente general de la empresa y se activa la opcin de
correo ledo para verificar que la comunicacin haya sido recibida en tiempo
y al destinatario correcto.

Finalmente

elabore

un

mapa

conceptual

informacin obtenida en esta actividad.

donde

organice

la

En relacin con la normatividad e informacin expuesta en las

lecturas sugeridas en la actividad de contextualizacin, mencione dos
aspectos que claramente no se cumplan en la empresa que seleccion
en la actividad de apropiacin.
R/. Considero que en la empresa que escog para la realizacin de mi
trabajo todos estos aspectos se cumplen en su totalidad. En la empresa
que seleccion, se realiza el procedimiento de las Tablas de retencin
documental, se consignan Listados de series y sus correspondientes tipos
documentales, el documento electrnico de archivo, es el procedimiento
donde existe un registro de informacin generada, recibida, almacenada y
comunicada por medios electrnicos y tambin procedimiento fsico.