A continuacin se presenta el manual del sistema Administrativo

BackOffice 9, lea cuidadosamente cada uno de los fciles e intuitivos

procesos, funcionales para cualquier rea de trabajo. No olvide luego
de cualquier cambio o modificacin presionar el botn de Grabar para
que todos los cambios realizados tengan efectos

Los Sistemas Premium Soft, son una coleccin de aplicaciones

y soluciones administrativas orientadas a cubrir las necesidades del
mercado a todos los niveles, cada aplicacin posee implcitamente un
cumulo de experiencia obtenida a lo largo de ms de 12 aos en el
desarrollo de aplicaciones, as como una amplia base de datos de
sugerencias y peticiones hechas por usuarios de distintas plataformas,
en cada versin de Premium notar un mercado avance hacia la
tecnologa, la automatizacin y la integracin de nuestras aplicaciones
entre s, con su empresa y los usuarios de nuestro software.
Nuestros sistemas nacen debido a la necesidad como gerente
de

obtener una herramienta que

permita verdaderamente la

automatizacin de procesos sin dejar nada por fuera o parte del

trabajo en forma manual, recuerdo que en mis inicios tuve la empresa
de servicios y asesoras en el rea de informtica y tena un software
que haba comprado para el control administrativo, lo adquir pues la
casa de software que lo fabricaba era la ms reconocida en mi pas
(Venezuela) y como dicen aqu lo compr a ojos cerrados, en efecto
el programa era rpido y relativamente bueno, pero al poco tiempo me
di cuenta que los bancos no coincidan con los libros legales, que las
comisiones de mis tcnicos las llevaba en una hoja de clculo, que si
instalaba esta aplicacin bajo Windows esta se Colgaba o se inhiba
la mquina, total que decid hacer un mdulo en un lenguaje de base
de datos para el control de comisiones y termine instalndolo a mis
clientes para llenar las expectativas del software que yo haba

-9-

comprado y recomendaba, pues cual es mi sorpresa que un buen da

me di cuenta que solo utilizaba el software inicial para emitir facturas y
presupuestos pues todo lo dems lo haba desarrollado con el tiempo
en otras plataforma y lenguaje y lo mejor de todos mis clientes pedan
los mdulos programados por mi pues eran rpido y confiables.
Fue entonces cuando decid en forma seria elaborar un diseo
profesional de una aplicacin administrativa a gran escala pero a
precios justos, ya tena experiencia en aplicaciones Mdicas y
Clnicas pero esto significaba un reto, utilice la experiencia como
gerente, ms las peticiones de mis clientes, complementando con
mucha investigacin y observacin de los software ms vendidos, de
diversos precios y de distintas plataformas, no s cuntos programas
me baje de internet, en todos los lenguajes, perd la cuenta de
cuantas veces tuve que reformatear mi disco duro por los virus que a
veces traan los programas en el download, quera tener visin general
y por pas de los requerimientos, as fui armando un concepto global
administrativo y los puntos clave que deba tener la solucin
profesional a presentar.
Han sido aos y aos de trabajo duro, de pruebas y pruebas,
primero en el sistema operativo DOS usando el lenguaje Clipper en
todas sus versiones, ahora en Microsoft Visual FoxPro, de todo este
andar quedan los momentos buenos y malos, los triunfos y los
fracasos, pero sobre todo queda la experiencia y un manantial
incesante de ideas que con su ayuda estimado usuario llevaremos
adelante.
Hoy me acompaan un equipo de profesionales, amigos,
excelentes

analistas

programadores,

administradores

distribuidores de las aplicaciones, un equipo multi disciplinario que

hace de PREMIUM SOFT una empresa con todas las posibilidades de
triunfo, pronto sern mis hijos los que continen mi labor, pero
mientras pueda programare, me siento como el gerente de un
restaurant que a pesar de estar en la caja nunca deja de cocinar un
buen plato no perder la esencia de brindar a sus clientes algo propio
de su artesana culinaria,
Bienvenidos a usar nuestras aplicaciones, estamos abiertos a
sus sugerencias, a sus aportes bien intencionados, a recibir cualquier
reporte de fallas o averas en las mismas para corregirlo en forma
inmediata, no solos perfectos ni libres de errores, somos Premium y
luchamos da a da por ser y brindar los mejor lo mejor de lo mejor.
Para ser el NUMERO UNO no hay que ser el ms grande,
simplemente hay que ser el mejor
Nodgard Miguel Seguas Borges
Presidente Grupo Premium-Soft. Venezuela

- 11 -

Tabla De Contenido
Introduccin
Administracin
Archivos
Procesos
Informes
Miscelneos
Facturacin
Archivos
Procesos
Informes
Miscelneos
Compras
Archivos
Procesos
Informes
Miscelneos
Bancos
Archivos
Procesos
Informes

Archivos:
Al seleccionar el men se despliega una lista la cual contiene un
conjunto de opciones las cuales son:

Empresas/Sucursales:

Esta opcin le permite crear una empresa, la cual se utilizara en el

proceso de integracin de la oficina principal con las sucursales. Se
clasifican y codifican las empresas y/o sucursales; indicando un
Cdigo, Nombre, Persona, Contacto, Direccin, Telfonos, RIF, NIT,
Web Site, Email. El resto de los campos es para especificar
informacin ms detallada de la empresa.

- 13 -

Definir Monedas:
Permite definir una lista de monedas que usted podr manejar
segn sea el tipo, por ejemplo Dlares, Bolvares, Pesos, Entre otros.
Para ingresarla al sistema de indicar el Cdigo, Nombre y Smbolo que
representa la moneda.

Definir Caja Chica:

Permite definir varias cajas chicas, para luego ser administradas

desde Procesos/Operaciones de Caja Chica. Para identificarlas se les
asigna un Cdigo, Nombre, Responsable y se indica el tipo de moneda
con la que se va a trabajar la caja chica.

Concepto de Caja Chica:

Permite definir concepto ya sea de ingreso o egreso para las

diferentes operaciones de caja chica.

Tipos de Descuento:

Permite crear la tabla de Descuentos asignando el Cdigo, Nombre

y Porcentaje de descuento, con la opcin de aplicarla para la
facturacin normal, punto de venta, punto de venta Touch Screen.

- 15 -

Depsitos/Almacenes:

Es donde se almacenan las existencias de los artculos de

inventario,

los campos solicitados en esta opcin son Cdigo,

Nombre, Ubicacin, responsable y si estn Activos o Inactivo es

importante pues las existencias que se coloquen en un deposito
Inactivo NO SERN consideradas para la evaluacin de inventario a
nivel de costo ni existencias, es til el colocarle que NO para aquellos
casos donde quiera asignar un depsito de mercanca averiada o en
devolucin al proveedor.
Los depsitos activos es donde se colocara la mercanca disponible
para la venta. En los depsitos inactivos se colocara la mercanca del
inventario que no est disponible para la venta pero que es parte del
inventario

pudindose

Autorization).

marcar

como

RMA

(Return

Materia

Lista de Tallas:

Permite definir una lista de las diferentes tallas a aplicar a los

productos de inventario para la venta. Esta opcin se debe activar en
la configuracin inicial de la empresa.

Lista de Colores:

Permite definir una lista de los diferentes colores a aplicar a los

productos de inventario para la venta. Esta opcin se debe activar en
la configuracin inicial de la empresa.

- 17 -

Grupos de Inventario:

Permite adicionar grupos que luego sern aplicados a los diferentes

artculos de inventario para llevar un control y un orden de los
diferentes productos, tambin se podr asignar un Sub-grupo donde
podra definir por ejemplo la marca de dicho producto. Un ejemplo
seria asignar un grupo llamado Charcutera y los Sub-grupos seran
QUESOS,JAMON, entre otros.

 Artculos de Inventarios:
Desde esta opcin se incluyen y se definen todos los artculos de
inventario y/o servicios que la empresa facture, los campos solicitados
son:
o Cdigo:
Para la identificacin del artculo.
o Grupo:
Para agrupar u ordenar el inventario segn caractersticas similares
o a juicio del usuario.
o Origen del artculo:
Permite indicar si el artculo es Nacional o Importado en cada caso
el sistema desplegara una ventana para que el usuario especifique el
costo en la Moneda respectiva (en caso de ser importado solicitar el
factor de cambio entre la moneda extranjera y la nacional), as tambin
solicitara los mrgenes de utilidad para configurar los precios finales
de venta y los porcentajes de comisin para los vendedores en cada
tipo de precio.
o Nombre o descripcin del artculo:
Est referido a la descripcin del artculo, recuerde que puede
utilizar el botn denominado DETALLES para especificar una
descripcin bastante amplia del artculo.

- 19 -

o Foto del artculo:

Si pulsa CLICK del mouse sobre este cuadro el software le permitir
seleccionar una fotografa del artculo que est incluyendo, por
supuesto usted debe proporcionar dichas imgenes y tenerlas
almacenadas en el servidor de datos.
Como puede observar en la siguiente imagen

o Usa existencia:
Es uno de los campos ms importantes pues dependiendo de la
respuesta indicada el sistema descargar o no existencia al momento
de facturar o mover inventario, al indicar SI el sistema desplegar
una ventana donde podr especificar los topes mnimos y mximos de
existencia para el artculo en cuestin los cuales sern utilizados para
monitorear los puntos de re orden, en caso de indicar NO de
especificar si dicho artculo ser incluido o no en compras.
o Es integrado:
Esta opcin le permite especificar que el artculo en cuestin es un
repositorio que contiene en si otros artculos simultneamente, es til
definir un artculo como integrado pues cuando se facture cada unidad
de l descargar en lnea la cantidad especfica de sus componentes.
o Es agrupado:
Un artculo agrupado se utiliza cuando el mismo se puede vender en
dos unidades distintas por ejemplo: Lpiz y Cajas de Lpices, el
sistema al indicar que SI es agrupado despliega una ventana que
indica la estructura de la agrupacin e inclusive los precios y
mrgenes de utilidad cuando el artculo se vende agrupado, es
importante adelantarle que cuando se factura un artculo agrupado el
sistema presenta una ventana de seleccin a fin de permitirle
especificar como vender el mismo si en unidades simples o
agrupadas en el caso de ser agrupadas descargar la cantidad
vendida multiplicada por la cantidad que compone la agrupacin de
ventas, por ejemplo: Si tenemos un artculo que se vende en Lpices y
- 21 -

el grupo se especifica que son 12 lpices por grupo si usted factura 10

grupos el software descargar 120 lpices, pero si seleccion por
lpices descargara 10 lpices

o Es fraccionable:
Esta opcin permite definir aquellos artculos que sern vendidos en
distintas porciones o divisiones.

o Usa seriales:

Le permite indicar si el artculo usa o no seriales estos sern

preguntados en las facturas, nota de entrega, entre otros. Segn lo
haya especificado en el configurador del software.

- 23 -

Tipos de Cargo y Descargo:

Esta opcin le permite definir una gran cantidad de conceptos para
cargar o descargar artculos de inventario, Ejemplo: COMPRAS para
cargos o DAADOS para descargo.

Zonas / Sectores:

Son zonas o sectores que va a permitir organizar a los clientes,

proveedores, vendedores y cobradores. Se debe indicar el Cdigo y
Nombre de la Zona.

Tipos de proveedores:

Esta opcin le permite crear una tabla con diversos tipos de

proveedores para emplearlos en el registro de proveedores, Ejemplo:
de informtica, de bebidas, de alimentos, entre otros y definir el
porcentaje mximo de retencin permitido.

Proveedores:

Los

proveedores

son

los

entes(personas o empresas) con

los

cuales

se

compromisos

bien

compras
suministros

- 25 -

contraen
sea

por

de

artculos

y/o

servicios,

esta

opcin dentro de los campos que ameritan explicacin ofrece los

siguientes: Das est referido a la cantidad de das de crdito que
este ente les otorga para la cancelacin de sus pagos, Sectores que
permite zonificar a los proveedores, es decir, agruparlos por sectores
ozonas, Banco que opcionalmente si lo prefiere puede indicar el
cdigo de la cuenta bancaria que posea el proveedor y que la misma
coincida con una cuenta que posea su empresa, esto es usado para
planificar los pagos a proveedores por medio de los saldos disponibles
en sus cuentas bancarias, e-mail y web site se refiere a la direccin
de correo electrnico y dominio en internet.

Permite

Vendedores:
procesar

una

lista

de

vendedores clasificados por zonas,

esta lista puede ser

ordenada por

nombre del vendedor o por cdigo

asignado. Si es vendedor que cobra
por artculo o por volmenes o en su
defecto un vendedor que cobra un
porcentaje por la cobranza, se deben
incluir los rangos y porcentajes de
comisiones. Tambin se pueden incluir las estimaciones de ventas y
posteriormente comparar lo estimado con lo realizado, gratificarlo e
imprimirlo.

Tipo de clientes:

Esta opcin permite crear un tabla o lista de tipos clientes para

clasificar los mismos, muy til a la hora de querer filtrar una lista, ya
que se pueden distribuir por su tipo ya sea publicidad, gobierno,
contado, crdito entre otros.

Tipo de compradores / Autorizados:

Se clasifican los compradores autorizados, se le asigna un cdigo y

el Nombre para describir el tipo.

- 27 -

Definicin de convenio:

Permite crear los tipos de convenios por Grupo y Sub. Grupo

para clientes, se asigna un Cdigo y Nombre del convenio.

Definir clientes:

La opcin clientes est dirigida a facilitarle una ventana de ingreso a

la informacin referente a las entidades con quienes se establece una
relacin comercial de venta, bien sea de servicio o artculos, cada
campo se explica a s mismo, sin embrago explicaremos algunos
especiales como por ejemplo Precio: este campo se refiere a indicar
que tipo de precio de inventario le ser aplicado a este cliente, los
cuales estn comprendidos entre 1 a 7 eso determinar el porcentaje
de comisiones de los vendedores y mrgenes de utilidad para su
empresa, el campo Estatus Permitir indicar si el cliente est activo
para la venta o suspendido, en cuyo caso solo podr usted recibir

pagos o abonos por parte de los mismos pero no podr aplicar nuevas
transacciones de ventas hasta estar activo, el campo Estatus Fiscal
permite indicar desde el punto de vista tributario (impuestos) como se
afectaran las transacciones que se ejecuten con este cliente, posee
tres modalidades:

o Contribuyente: lo cual le indicara que las transacciones

sern afectadas por el impuesto y sern separados los montos
de Base e impuesto.

o No Contribuyente: indica que igualmente pagara impuesto

pero los montos de Base e Impuesto no son separados en las
facturas ms si en el libro de impuestos sobre las ventas.
o Exento: Le indicara que al cliente los montos por
impuestos no podrn ser aplicados ni afectara las transacciones

- 29 -

de los mismos. Los Campos E-MAIL y WEB SITE: le permitirn

indicar la direccin de correo electrnico del cliente y si lo posee
la direccin de su espacio o dominio en Internet (WWW).

Consulta de Clientes y Autorizados:

Es donde se consulta la lista de Autorizados y compradores

relacionados con la empresa.

Entidades Bancarias:

Esta opcin le permite indicar una serie de bancos sobre los cuales
usted permitir recibir dinero en efectivo, cheque, tarjetas, entre otros.
La opcin le solicita especificar el Cdigo y Nombre del banco, esta
lista NO ES la misma que se especifica en el Mdulo de Bancos.

Tarjeta de Dbito:

Esta opcin le permite especificar una lista de tarjeta de dbito que

su empresa aceptara a sus clientes para cancelar lo comprado en su
empresa, deber indicar un Cdigo, Nombre de la tarjeta y seleccionar
de una lista de bancos la entidad bancaria que respalda cada tarjeta.

Tarjeta de Crdito:

Esta opcin le permite especificar una lista de tarjeta de crdito que

su empresa aceptara a sus clientes para cancelar lo comprado en su

- 31 -

empresa, deber indicar un Cdigo, Nombre de la tarjeta y seleccionar

de una lista de bancos la entidad bancaria que respalda cada tarjeta.

Tipo de Operaciones:

Esta opcin le permite clasifica sus operaciones administrativas

relacionadas tanto con los clientes como con los proveedores, las
cuales se utilizan para filtrar la informacin en los reportes
transaccionales. Como por ejemplo: Notas, Ajustes, retenciones, entre
otros.

Tabla de Retenciones:

Permite crear la tabla de retenciones de impuesto, segn normas y

datos del SENIAT. Se codifica el tipo de servicio con su debida base
imponible, el sustraendo, el porcentaje de retencin y el tipo de
beneficiario, si es una persona natural o jurdica.

Denominaciones Monetarias:

Permite clasificar las denominaciones monetarias indicando la

Moneda, Cdigo, el Tipo (sea BILLETE o MONEDA), y su
denominacin.

- 33 -

Terceros:

Permite registrar una lista de Terceros indicando el ID Tercero y

Razn Social.

Cdigos arancelarios:

Permite registrar los Cdigos arancelarios Indicando al Pas al

cual aplica, Nombre, Cd. ISO, y todos los campos respectivos.

Vas de Transporte de carga:

Permite registrar las vas de transporte de carga, por ejemplo:

AEREA, MARITIMA, entre otras. Indicando el Cdigo y Nombre de
la va.

- 35 -

Procesos:
Al seleccionar el men se despliega una lista la cual contiene un
conjunto de opciones las cuales son:

Cuentas por Cobrar:

Esta opcin permite el registro de algunas operaciones de ndole

administrativo sobre los clientes as como consulta de saldos,
reimpresiones, anulaciones y aplicacin de documentos de saldo
deudor y acreedor del cliente.

Se puede observar lo siguiente a travs de esta ventana:

o

Pagos o abonos

Notas de crdito

Notas de dbito

Factura

Anulaciones

Estado de Cuenta

Reimprimir

Financiar

Retenciones

Pagos o abonos:

Se debe seleccionar el documento, introducir el monto a abonar o

se pulsa ENTER para cancelarlo. Se indica el proceso de
transaccin y la forma de pago, bien sea en efectivo, cheque o
tarjetas. Tambin se puede Distribuir el monto en varias facturas.
Se selecciona DISTRIBUIR UN MONTO y se especifica el monto a
distribuir. Al introducir un monto en cada factura se indicara el
saldo. Al procesar la transaccin saldr la pantalla de comisiones
por cobrar, en la misma se debe indicar el cdigo del Cobrador y el
porcentaje o monto de la comisin, si se pulsa salir sin especificar
cobrador, no asigna comisin.
o

Nota de crdito:

Seleccionar el tipo de transaccin se es N/Crdito, Pago por

Adelantado o Pronto Pago. Posteriormente se debe indicar si afecta
o no el Libro de Impuesto, concepto, monto y tipo de operacin. Es
de hacer notar que a pesar de que el sistema indica efectivo, no se
toma este monto para la caja. Seguido a esto, se debe entrar al
mdulo Pagos o Abonos e indicar el documento al cual se le
aplicara la Nota de Crdito para que esta tenga efecto.

- 37 -

Notas de dbito:

La informacin solicitada es similar a las Notas de Crdito;

concepto, monto se debe indicar si afecta o no el Libro del
Impuesto, tipo de operacin y la fecha de vencimiento. Al procesar
la informacin automticamente se le debita al cliente.
o

Factura:

Esta opcin permite introducir facturas al sistema que no afecten

el inventario, por ejemplo facturas de servicio; o bien sea facturas
viejas para actualizar la data del sistema. Se introduce el concepto,
fecha de emisin, das de crdito, monto impuesto, vendedor y el
tipo de operacin. Se debe pulsar Procesar para grabar la
informacin.
o

Anulaciones:

Permite anular documentos como:

Recibo de caja.
Avisos de cobro.
Retenciones.
Pedido.
o

Estado de Cuenta:

Esta opcin permite visualizar e imprimir el estado de cuenta. De

cliente Al seleccionar esta opcin se pueden ver solo los documentos
pendientes, factura o todos sus movimientos (Estado de Cuenta).

Reimpresin:

A travs de este mdulo se pueden reimprimir cualquier tipo de

documento tales como: Recibo de caja, Nota de dbito y crdito,
Factura, entre otros, al seleccionar el tipo se debe indicar el cdigo
del cliente y el nmero de documento, inmediatamente son
mostrados los saldos involucrados para verificar los mismos.
o

Financiamiento:

Esta opcin permite convertir la deuda del cliente en giros,

cambiar el cobrador de los giros, consultar la tenencia de giros, y
ver la efectividad en la cobranza de los giros. Se introduce el
Cdigo del cliente, el nmero del documento, as como algunos
datos adicionales del fiador. Para hacer los giros hay que indicar el
nmero de giros, los das del intervalo, intereses, entre otros. Al
pulsar Generar los giros se procesa la informacin y visualiza los
giros. Con los botones de Imprimir y Giros se puede visualizar los
giros existentes e imprimirlos.
o

Retenciones:

El sistema permite realizar retenciones de impuesto a las

Facturas, Nota de Dbito y Nota de Crdito. Al indicar el
Documento Base, el sistema muestra el cliente, fecha y montos del
Documento. Se debe introducir el concepto, la retencin a aplicar y
el tipo de operacin.

- 39 -

Planificacin de Cobranza:

A travs de este mdulo se pueden planificar las cobranzas de la

empresa. Se indica el cobrador y la zona. Despus de indicar el
Vendedor. Se debe pulsar calcular y se visualizara todos los
documentos pendientes por cobrar, al posicionarse sobre un
documento y pulsar doble clip este es seleccionado. Por ltimo
procesar la informacin para que salga el reporte. Si se selecciona
filtrar solo saldr los documentos asignados a este representante.

Cuentas por Pagar:

Esta opcin permite el registro de algunas operaciones de ndole

administrativo sobre los proveedores as como consultas de saldos,
reimpresiones, anulaciones y aplicacin de documentos de saldo
deudor a saldo acreedor del cliente.

Observndose las operaciones que se pueden realizar:

o

Pagos o abonos.

Notas de crdito.

Notas de dbito.

Gastos.

Anulaciones.

Estado de Cuenta.

Reimprimir.

Renumera.

Retenciones.

Pagos o abonos:

Se debe seleccionar el documento, introducir el monto a abonar o se

pulsa ENTER para cancelarlo. Se indica el Concepto de la transaccin

- 41 -

y la forma de pago, bien sea en efectivo o cheque. El cdigo del banco

y el tipo de Operacin.
Si se trabaja con proveedores con moneda extranjera se debe
seleccionar Dlares para mostrar las facturas pendientes en esa
moneda e indicar el factor cambiario a utilizar. Si se cancela con
cheques debe existir una cuenta bancaria en dlares.

Notas de crdito:

Indicar el Numero de Nota de Crdito del Proveedor, concepto,

monto, y tipo de operacin; se debe indicar si afecta o no el Libro del
Impuesto.

Notas de dbito:

La informacin solicitada es similar a las Notas de Crdito;

concepto, monto, se debe indicar si afecta o no el Libro del Impuesto,
tipo de operacin y la fecha de emisin.

Gastos:

Esta opcin permite introducir facturas al sistema que no afecten el

inventario, por ejemplo empresas de servicio; o bien sea facturas
viejas para actualizar la data del sistema. Se introduce el nmero de
Factura, concepto, fecha de emisin, das de vencimiento, monto,
impuesto, y el tipo de operacin. Se debe especificar si es un gasto o
no.

Anulaciones:

Permite anular documentos como:

Comprobante.
Nota de dbito.
Nota de crdito.
Factura.
Orden de Compra.
Retenciones.

En forma operativa esta opcin permite seleccionar el tipo de

documento a Anular, al seleccionar el nmero, son mostrados los
saldos involucrados para verificar los mismos, se debe indicar el
motivo de la anulacin. Al procesar, inmediatamente el sistema genera
la impresin del comprobante para permitir por medios fsicos externos
la validacin (sello de Anulado). Es de hacer notar que si el documento
esta cancelado, no permitir anular los mismos.

Estado de Cuenta:

Esta opcin permite visualizar e imprimir el estado de cuenta del

proveedor. Al seleccionar esta opcin se pueden ver solo los
documentos pendientes (Factura) o todos sus movimientos (Estado de
Cuenta).

- 43 -

Renumera:

Por medio de esta opcin se pueden renumerar los documentos de

compras.

Reimpresin:

A travs de este mdulo se pueden reimprimir cualquier tipo de

documento tales como: Comprobantes, Nota de Dbito y Crdito,
rdenes de Compra, Gastos, etc., al seleccionar el tipo, indicar el
cdigo del proveedor y el nmero de documento, inmediatamente son
mostrados los saldos involucrados para verificar los mismos. Si se
pulsa el botn consultar muestra el detalle de la transaccin.

Retenciones:

El sistema permite realizar retenciones de impuesto sobre facturas y

notas de dbito. Al indicar el Documento Base, el sistema muestra el
proveedor, fecha y montos del Documento. Se debe introducir el
concepto, la retencin a aplicar y el tipo de operacin.

 Entrada Y Salida De Inventario:

Esta opcin permite cargar o descargar existencias de artculos de
inventario separando los mismos
por depsito o almacn.
La informacin solicitada es la
siguiente:
RESPONSABLE, se trata de la
persona que autoriza la operacin,
la fecha y el concepto de la
transaccin.
Como

segundo

paso

se

introducirn los cdigos de los

artculos a registrar. Al indicar un cdigo, automticamente se muestra
el nombre, se solicita el depsito u almacn al cual se va a afectar, y la
cantidad de artculos, inmediatamente despus se solicita que se
defina el tipo del proceso si es un Cargo o Descargo. Se debe
presionar Procesar para incluir prximo artculo. En la parte inferior se
mostrara el listado de artculos a procesar y su tipo de proceso. Con el
Botn de Revisar se podr como la palabra lo dice revisar y modificar
el listado de artculos. Para modificar el artculo primero se debe
seleccionar y posteriormente modificarlo en la parte superior. Para
finalizar se debe Totalizar, al realizar este proceso se afectar la
existencia del artculo.
A travs del botn de Imprimir se puede reimprimir algn
movimiento de Entrada y Salida de inventario anterior.
- 45 -

Caja Chica (Operaciones):

Ac se realizan las operaciones de
caja chica, operaciones tanto de
entrada como de salida de dinero.

Ajustes de Inventario:
Permite efectuar ajustes de inventario para cuadrar de los depsitos,
por ejemplo, cuando se daa una mercanca, permitiendo llevar un
control de las prdidas por ajuste.
Esta opcin permitir registrar la existencia de un lote o grupo de
artculos ya clasificados por un
depsito

determinado,

previamente se debi efectuar

un

conteo

fsico

de

los

artculos para luego vaciar al

computador.

La informacin solicitada es
la siguiente: RESPONSABLE,
se trata de la persona que
autoriza la operacin, la fecha y el concepto de la transaccin. Como
segundo paso se introducir el cdigo del depsito a ajustar,
automticamente se muestra el nombre. En la parte inferior se
mostrar el listado de artculos del depsito a ajustar, con su cdigo,

nombre, existencia terica, que es la que tiene registrado el sistema, la

existencia fsica o real, que es la que usted cont, y por ltimo la
diferencia resultante de la existencia terica menos la existencia real.
Se pude buscar un artculo especfico para ajustar su existencia de
una forma ms rpida. Para modificar el artculo primero se debe
seleccionar y posteriormente modificar su existencia en la columna de
existencia fsica. Para finalizar se debe Totalizar, al realizar este
proceso se afectar la existencia del artculo. A travs del botn de
Imprimir se puede reimprimir algn ajuste de Entrada y Salida de
inventario anterior.
Comisiones:
Este proceso permite cancelar las comisiones a los vendedores y
cobradores. Se solicita el cdigo y el status segn el cliente, es decir,
si las facturas deben estar totalmente cancelas por el cliente o todas
las comisiones pendientes de la empresa para el vendedor.
En la parte inferior se mostrarn las comisiones pendientes. Se
pueden seleccionar relacin por relacin o todos los documentos con
el Botn Marcar Todos, as mismo, se pueden desmarcar con el Botn
Desmarcar.

Tambin

se

pueden realizar ajuste en la

relacin el cual nos permite
acreditar o debitar montos a
la misma. En la parte inferior
se

muestra

Facturado,

- 47 -

el

Total

Monto
de

las

Comisiones, el Total Abonado y el Saldo de las Comisiones por pagar.

Con el Botn Anular se puede anular una relacin de pago de
comisiones previamente elaborada. Para finalizar se debe totalizar el
documento, en este momento solicita la fecha, el concepto y los
montos de retencin.
Cierre mensual de comisiones:
Este proceso se encargar de evaluar las facturas canceladas por
los clientes durante dicho mes, sin importar si las mismas fueron o no
emitidas para el mes en cuestin, luego el programa crea un registro
nico en el archivo de comisiones el cual podr ser accedido desde la
opcin correspondiente, queda claro que el usuario puede reprocesar
el mes, en cuyo caso el sistema verificar que no se hayan efectuado
abonos parciales o totales sobre el
registro de comisin generado, de
no haber pagos borrar el anterior
y almacenar el resultado del
nuevo recalculo, luego de indicar
el

mes

pulse

el

botn

de

PROCESAR para comenzar a

calcular o SALIR para abandonar
esta ventana.

 Tasa de Cambio:
Permite modificar el valor
actual del Dlar, permitiendo
ajustar los precios de venta o
utilidad de todos los artculos
segn

las

variaciones

del

mismo.

Cambio De Impuestos:
Esta opcin le permitir
efectuar cambios masivos de
una tasa de impuestos a otra,
el proceso consiste en indicar
la tasa de impuesto anterior y
al lado la tasa hacia la cual se
pretende

cambiar,

esta

operacin puede ser aplicada

tanto a los impuestos por venta como a los de compra.

- 49 -

 Arqueo de Caja:
Esta opcin le permite grabar
los Arqueos de Caja. El sistema
no le permite realizar dicha
operacin

hasta

que

se

configuren las Denominaciones

Monetarias en el mdulo de
archivos para as registrar las diferentes transacciones ya sean en
efectivo, Cheques, Tarjetas de Crdito, Dbito, Cesta Ticket.
Repreciar Artculos:
Esta opcin permite aumentar o disminuir los precios o porcentajes
de utilidad de los artculos. Es importante sealar que esta
repreciacin la realiza sobre todos los artculos en general, por un
grupo en especfico o por origen del artculo. Se debe marcar las
opciones

deseadas,

posteriormente

indicar

y
los

porcentajes de repreciacin
por el tipo de precio. Para
realizar el proceso se debe
pulsar Procesar.

Configurar Ofertas:
Esta

opcin

permite

configurar una oferta ya se por

artculos o por grupos y/o
subgrupos,

la

oferta

se

configura de acuerdo a un
rango de fecha, y en ese
mismo rango de fecha se
puede activar que das de la
semana esa oferta est activa;
de la misma forma se puede
asignar

un

mnimo

un

mximo de artculos a ofertar por compra, y se puede realizar

descuento por unidad simple o por artculos agrupados.
Procesos
Adicionales:
Procesos

adicionales

creados por el usuario.

- 51 -

 Consultas Para Gerentes:

Esta opcin permite supervisar de una forma rpida y sencilla lo que
est ocurriendo en la compaa. Este mdulo es de altsima utilidad
para los Gerentes de Empresas, a travs de ste se puede consultar:

Consulta de saldos: se pueden visualizar los montos facturados,

descuentos otorgados, devoluciones en ventas y los montos cobrados.
Disponibilidad bancaria.
Utilidad en facturas: muestra la utilidad aproximada de cada
factura.
Utilidad en presupuestos: muestra la utilidad aproximada de cada
presupuesto.
Cuadro de rentabilidad.
Auditoria de usuarios.
Auditoria de clientes: consulta tolo lo referente a las ventas, cobros
y artculos referente a cada cliente.
Auditoria de proveedores: consulta todo lo referente a las compras,
pagos, devoluciones y artculos referente a cada proveedor.
Pareto de Artculos, Clientes, Vendedores y Proveedor.

Informe:
En esta opcin de men se despliegan todos los reportes que por
defecto trae el sistema en el mdulo Administracin. Estos son:
Informes De Ventas:
o Mster de Ventas.
o Lista Transacciones.
o Cortes de Caja
o Vencimientos por
o Resumen de Ventas.
o Ventas por grupo.
o Reimpresiones de
o Lista de notas de
o Cobranza diaria.
o Lista de operaciones
Informes De Vendedores:
o Lista de Vendedores
o Presupuestos emitidos.
o Lista de comisiones,
o Efectividad en venta
o Saldo de vendedores.

- 53 -

Informes De Clientes:

o Listas de Clientes.
o Lista Compradores por
o Das calle en
o Saldo de clientes.
o Clientes documento cobros.
o Venta entrega en trnsito.

Informe De Gastos:
o Mster de gastos.
o Vencimientos de pagos.
o Saldo de Proveedores
o Transacciones de pago
o Lista de proveedores.

Reimpresiones:

Esta opcin permite reimprimir, recibos de caja, notas de crdito,

notas de dbito, avisos de cobro, factura, nota de entrega,
presupuesto, operacin en trnsito, devolucin, pedido, retenciones y
nota de crdito por devolucin.

Informes De Impuestos:

o Libro de Ventas
o Libro de Compras.
o Retenciones en TXT
o Reporte de inventario vInformes De Impuestos:
o Libro de Ventas
o Libro de Compras.
o Retenciones en TXT
o Reporte de inventario valorizado.
o Reporte de ARC.alorizado.
o Reporte de ARC.

Informes Adicionales:

Informes adicionales creados por el usuario.

- 55 -

Miscelneos:
Este mdulo permite modificar todas las operaciones relacionadas al
sistema.

Configurar:

Esta opcin permite configurar el sistema, desde los datos de las

empresas hasta la configuracin de los nombres de diferentes
entidades (Clientes, Proveedores, Impuestos, etc.), se inicializan los
consecutivos de los cdigos a usar para Depsitos, Grupos, Artculos,
Clientes entre otros y se configura el sistema de acuerdo a las
necesidades de la empresa.

Integracin Contable:

Esta opcin permite configurar la integracin con el sistema de

Contabilidad de Premium-Soft.

- 57 -

Configurar Servidores FTP:

Esta opcin permite configurar los servidores FTP.

Definicin De Usuarios:

Esta opcin permite crear usuarios, y dar accesos y restricciones

para uso del sistema a los usuarios.

Cambiar Clave de Usuarios:

Esta opcin permite realizar el cambio de claves a los usuarios del

Sistema.

Calculadora:
Es la herramienta de ayuda para

las operaciones aritmticas.

- 59 -

Agenda:

Es la herramienta de apoyo para registrar los recordatorios de

tareas pendientes o prximas.

Conversin / Actualizacin:

Permite trasladar los datos de una versin DBF a MySQL.

Editor de Funciones:

Permite hacer edicin de funciones para usuarios avanzados con

conocimiento en programacin.

- 61 -

Editor de Formatos:

Permite realizar cambios a los formatos preestablecidos de

Premium-Soft.

Definir Informes Adicionales:

A travs de esta ventana el usuario define sus propios formatos para
el
informe.

Definir Procesos Adicionales:

El Usuario define sus propios procesos.

Actualizar la
estructura de datos:
Proceso que se realiza
una vez que se hace una
actualizacin del sistema
de una revisin a otra.

- 63 -

Visor de Sucesos:

Permite consultar los informes de las averas ocurridas en el

sistema.

Consola Fiscal:

Cuando se activa el uso de Equipos Fiscales.

Impresora fiscal:

Esta impresora permite registrar el tipo de impresora de acuerdo a la

transaccin a realizar en el sistema.

- 65 -

Informacin Del Sistema:

Esta ventana describe los datos relacionados del sistema como la

ruta de acceso, el modulo, y usuario relacionado a la empresa.

Conf. Trminos (Costo de Importacin):

Permite la configuracin de trminos de los datos bsicos y gastos

(exclusivo para el proceso de Costo de importacin), en el cual se le
indica las etiquetas y descripcin que sern reflejadas en la ventana
de Costo de Importacin (Mdulo de Compra).

Archivos
Al seleccionar el men se despliega una lista la cual contiene un conjunto de
Opciones las cuales son:

Tipos De Clientes:
(Se explic en el Modulo Administracin)
Clientes:
(Se explic en el Modulo Administracin)
Lista De Bancos:
(Se explic en el Modulo Administracin)
Tarjetas De Dbitos:
(Se explic en el Modulo Administracin)
Tarjetas De Crditos:
(Se explic en el Modulo Administracin)
Tipo De Operacin:
(Se explic en el Modulo Administracin

- 67 -

 Consola De Precios:
Esta opcin le permite consultar las existencias fsicas del
inventario, al introducir un cdigo el sistema muestra toda la
informacin acerca del artculo, como el nombre, marca, modelo, entre
otros.

Procesos:
Al seleccionar el men se despliega una lista la cual contiene un
conjunto de opciones las cuales son:

Emisin De Facturas:
Esta opcin le permite generar facturas al Contado o Crdito, la
misma est orientada al registro de las operaciones de venta de
artculos y servicios que preste su empresa, lo primero a indicar es el
cdigo del cliente, recuerde que dispone del botn de BUSCAR para
consultar la lista de clientes y seleccionarlo, luego muestra con
posibilidad de modificar para este documento los siguientes datos:
Nombre del cliente, RIF, NIT y el nombre de un representante de la
empresa cliente, en forma automtica el sistema muestra el cdigo del
vendedor asignado a este cliente, si desea seleccionar otro solo
deber borrar este cdigo usando la tecla de DELETE y pulsando
ENTER cuando el campo cdigo este en blanco, ser mostrada la
ventana de seleccin de vendedores.

- 69 -

Tambin le permite incluir el cdigo del depsito de donde sern

tomadas las existencias de los artculos a facturar, recuerde que usted
dispone de siete precios por cada producto, al momento de la
definicin del cliente en el mdulo administrativo usted debi indicar el
tipo precio que se considerar para el cliente, ese tipo de precio es
mostrado en el proceso de facturacin por defecto, sin embargo usted
podr cambiarlo si posee los privilegios de usuario necesarios.
Pedidos en Venta:

Esta opcin permite generar pedidos de clientes. El modulo es muy

similar al de Factura, solo que este no solicita informacin del pago
pues es slo un pedido. Desde la ventana de totalizar pedido el
sistema da la opcin de controlar por BACKORDER dicho pedido.
Se debe considerar lo siguiente:
Los pedidos en venta NO COMPROMENTEN EL INVENTARIO.
Desde una factura o nota de entrega se importa el pedido.

 Operaciones en Trnsito:
Permite efectuar una factura y mantener en espera la misma,
agregando artculos a medida que se vaya necesitando. Ideal para
Restaurantes, Pizzeras, entre otros. Tambin se puede aplicar a
Hoteles, Moteles. Con las etiquetas de Guardar y Cargar Operacin se
pueden tener varias transacciones abiertas al mismo tiempo. Con la
etiqueta Ubicada en la esquina superior derecha de esta ventana, se
puede buscar una transaccin en espera especfica. El proceso de
introduccin de datos y artculos es similar a la Factura.

Nota de Entrega:
Una Nota de entrega es un documento que permite el despacho de
uno o varios artculos a un cliente sin generar un saldo deudor del
cliente para con su empresa, es usual el "hacer entregas" parciales de
mercanca a los clientes durante un perodo y al final emitir una factura
que contenga los artculos despachados anteriormente, esto permite el
controlar los egresos de inventario y proporcionar un soporte fsico por
escrito y controla dichas "salidas de inventario". El proceso de
introduccin de datos y artculos es similar a la Factura.

- 71 -

Usted puede importar a una factura varias notas de entrega si lo

desea, as como tambin puede a una nota de entrega importar otros
documentos, las notas de entrega no generan comisiones ni permiten
pagos o abonos por parte del cliente, pero sobre una nota de entrega
si puede efectuar procesos de devoluciones parciales o totales, as
como tambin asociar seriales a artculos contenidos en las mismas,
usted podr reimprimirlas desde la opcin de "Reimpresiones" en el
men Reporte de los mdulos administrativo y facturacin.

Presupuesto (cotizacin):
Los presupuestos o
cotizaciones
son
documentos donde se
ofertan una serie de
artculos
para
someterlos
a
consideracin de uno o
varios
clientes,
su
comportamiento desde
el punto de vista
operativo para el usuario es idntico al de la factura.

Un Presupuesto no tiene validez fiscal ni a nivel de cobranza, solo

es una propuesta de precios para esperar, de ser posible la
aprobacin de los mismos por parte del cliente, usted podr convertir
un presupuesto en factura si desde la emisin de la factura "importa" el
presupuesto, cabe destacar que puede importar varios presupuesto a
una factura sin que necesariamente pertenezcan al mismo cliente a
quien le es emitida la factura.
Avisos de Cobro:
Los avisos de cobro son una nueva modalidad que ofrece
exclusivamente nuestro sistema, su comportamiento desde el punto de
vista operativo para el usuario es idntico al de la factura.
Un aviso de cobro es un documento que permite relacionar artculos
o servicios que luego sern "cobrados" a un cliente, permitiendo el
descargo de inventario, pero evitando la generacin de la factura hasta
la recepcin del primer pago total o parcial del cliente en cuyo
momento deber ser convertido por medio del proceso de importacin
en una factura definitiva, en ese momento, se generarn los procesos
administrativos que normalmente se ejecutan en la emisin de la
factura, como lo son por ejemplo: la generacin de comisiones, la
relacin al libro de ventas, la notificacin a cuentas por cobrar, el
sistema implementa un consecutivo para cada aviso de cobro y
permite la impresin del mismo en un formato parecido al de una nota
de entrega o presupuesto, es de mucha utilidad para formalizar de
alguna manera un compromiso de compra verbal entre un cliente y su
empresa mientras se espera la cancelacin o aprobacin del mismo.

- 73 -

Generacin De Documentos En Lotes:

Esta opcin permite generar documentos en lotes como son, aviso

de cobro, factura, presupuesto y nota de entrega.

Convertir Documentos en Lotes:

Permite convertir avisos de cobro en factura.

 Intereses De Mora:
Esta opcin permite calcular y procesar los intereses de mora de
uno o varios clientes

- 75 -

 Cuentas por Cobrar:

Este proceso se explic en el Modulo Administracin.

Anulaciones:
Por medio de esta opcin usted podr anular (dejar sin efecto) los
tipos de transaccin vistos en la siguiente pantalla:

En forma operativa esta opcin le permite seleccionar un cliente y el

documento a anular previa seleccin del tipo de documento, a fin de
permitir la verificacin son mostrados los saldos involucrados en el
documento, usted podr indicar el motivo detallado de la anulacin, sin
embargo el sistema escribe un concepto predeterminado o sugerido el
cual puede utilizar en forma opcional, posteriormente pulse el botn de
PROCESAR para ejecutar la anulacin.
El sistema genera la impresin del comprobante para permitir por
medios fsicos externos la invalidacin (Sello de anulado).

Las Anulaciones y devoluciones fiscales:

Se generan por 2 vas en Premium-Soft, teniendo en cuenta las
siguientes consideraciones:
Que el computador donde se registra la anulacin o devolucin
debe estar conectado a un impresor fiscal (al mismo en el cual se hizo
la factura) y configurado para ser operado desde Premium-Soft.
Que al hacer una anulacin de una Factura o devolucin, el
programa activa una casilla cerca del total de la anulacin o
devolucin que dice
"Generar DEVOLUCION en impresor fiscal?".
Las Devoluciones y las anulaciones de facturas son los nicos
procesos que generan una nota de crdito (que es como se llama) en
las impresoras fiscales.

- 77 -

 Registro de nmeros de control anulados:

Esta ventana permite visualizar la cantidad de documentos anulados

Borrar Presupuesto:
Por medio de esta accin usted podr borrar del sistema uno o
varios presupuestos, para ello dispone de 3 modalidades descritas
a continuacin:

Un presupuesto:
Usted debe indicar el nmero de presupuesto a borrar, recuerde que
dispone del botn de BUSCAR para consultar la lista de presupuestos
emitidos, luego deber pulsar el botn de PROCESAR para eliminar el
presupuesto.

 Varios:
Permite especificar un rango desde hasta para los nmeros de
presupuesto, los que estn comprendidos en dicho rango sern
eliminados al pulsar el botn de PROCESAR.

Por vencimiento:
Esta opcin le permite especificar la cantidad de das de vencido
que debe tener un presupuesto para poder ser eliminado, al pulsar el
botn de PROCESAR el sistema evaluar todos los presupuestos
emitidos y aquellos que cumplan con la condicin de vencimiento
sern borrados.

- 79 -

 Devoluciones:
La opcin de devolucin permite registrar el reingreso de artculos a
un almacn o depsito que fueron entregados a clientes usando
documentos tipo factura o notas de entrega. (En Impresora Fiscal, ver
Anulaciones, Modulo Facturacin).
Lo primero que debe indicar es el cdigo del cliente al cual se le
emiti el documento, luego indicar el depsito donde ser
almacenada la existencia de artculos que sern devueltos, usted
puede indicar si el sistema generar una nota de crdito por la
devolucin, esto ltimo depende si el documento afectado es una
factura y si existen pagos previamente registrados sobre la misma,
tambin puede indicar si las comisiones de los vendedores
involucrados sern afectadas por la devolucin en cuyo caso sern
generadas en negativo.

Luego indique el nmero de documento a afectar, usted decide si la

devolucin ser total o parcial, en caso de indicar que ser total el
sistema afecta todo el documento, usted podr notar los artculos que
se afectan pues en el display son cambiados los fondos de blanco a
celeste, cuando la devolucin es parcial deber pulsar ENTER sobre
la cada lnea de artculo a afectar, el sistema mostrar una ventana
con suficiente informacin del mismo, as como el mximo de artculos
que usted podr devolver, esto se indica pensando en evoluciones
anteriores de un mismo artculo en un mismo documento afectado,
para finalizar indique el concepto de la devolucin y pulse el botn de
PROCESAR el programa dar la posibilidad de imprimir un
comprobante de la devolucin y una nota de crdito dependiendo de
las opciones respectivas antes explicadas.

Consulta de Facturas:
Permite auditar las facturas emitidas bajo los siguientes aspectos:
Consulta
bsica:
Muestra
factura por factura y el detalle de
la misma; o Consulta por status
del Despacho: permite ver las
facturas de las cuales est
pendiente
por
entregar
la
mercanca, para modificar el
status de la factura se debe
posicionar sobre la factura a
cambiar, posicionarse en la
columna mercanca y pulsar la
barra espaciadora.

- 81 -

 Consulta por campos Adicionales:

A travs de esta opcin se pueden consultar los documentos que
tengan campos adicionales. Recordemos que estos campos se abren
en la configuracin de la empresa y se solicitan al momento de realizar
una operacin por ejemplo: Factura, Notas de Entrega, entre otros.
Modificar documentos:
Esta opcin permite realizar modificaciones a documentos tanto de
ventas, cobro y compras.

Cortes Zeta:

Permite el registro manual de

cortes zeta impreso por la
impresora fiscal y alimentar el
libro de venta, dichos registros
puede ser comparado con la
facturacin.

Guas de remisin:
Esta opcin permite el registro que sustenta el traslado de la
mercanca seleccionando un documento referencial, sea una factura o
nota de entrega, seguido a esto se procede a llenar la informacin
requerida, mostrada en la siguiente ventana.

- 83 -

 Ordenes de despacho:
Permite generar una nota de servicio, los campos a consignar: cliente,
ruta, placa, color, ao, entre otros.

Informe:
En esta opcin de men se despliegan todos los reportes que por
defecto trae el sistema en el mdulo de Facturacin y Ventas. Estos

Mster de Ventas.
Reimpresiones.
Transacciones De Caja.
Lista de BackOrder.
BackOrder resumido
Lista de Guas de Remisin
Lista de rdenes de servicio
Reportes Adicionales.

- 85 -

Miscelneos:
Al seleccionar el men se despliega una lista la cual contiene un
conjunto de opciones las cuales son:

Calculadora:
(Se explic en el Modulo Administracin)
Agenda:
(Se explic en el Modulo Administracin)

Archivos:
En este mdulo se maneja toda la informacin de la empresa referente
a las compras y gastos de la misma.

Grupo y Sub Grupos:

(Se explic en el Modulo Administracin)
Artculos de Inventario:
(Se explic en el Modulo Administracin)
Deposito o Almacenes:
(Se explic en el Modulo Administracin)
Proveedores:
(Se explic en el Modulo Administracin)
Consulta de Precios:
(Se explic en el Modulo Administracin)
Asociaciones Proveedores a Artculos:
Por medio de esta opcin se asigna a cada artculo
su proveedor.

- 87 -

Procesos:
Se mostrarn las siguientes ventanas de acuerdo a los procesos que
se encuentran en el mdulo de compras

Planificacin de cobranza:
Esta opcin permite planificar el
pago por proveedor de acuerdo a la
fecha del documento o los das de
vencimiento, e imprimir un reporte
que se pasara a Administracin
para Procesar el pago.

Facturas por Compra:

Esta opcin permite el registro de facturas de proveedores que
afectan el inventario. Esta opcin est orientada al registro de las
operaciones
de
compra
de
artculos, lo primero a indicar es el
cdigo del proveedor.

Seguidamente podr incluir la

fecha de emisin de la factura, el
nmero de orden de compra, el
cdigo del depsito a donde sern
introducidas las existencias de los
artculos a comprar Con el botn
ADICIONAR: Permite "Adicionar"
artculos al documento de compra,
para ello al pulsar este botn se desplegar una ventana con varias
opciones para el proceso, entre ellas la posibilidad de indicar el cdigo

del artculo a compra, nombre, costo, descuento, recargos y una

opcin para IMPORTAR artculos provenientes de otros documentos,
al finalizar la inclusin del artculo se habilita un botn denominado
PROCESAR el cual da entrada definitiva al artculo a la factura de
compra. Para finalizar pulsar al botn de TOTALIZAR.
Costo de Importacin:
Para poder trabajar con este proceso necesitamos una factura por
compra cargada en el Mdulo de Compras (Proceso explicado ms
adelante). Seguido a esto, se registran las facturas de los proveedores
que componen la Plantilla de Declaracin, los artculos contenidos en
las facturas sern desglosados en la ventana. Para Grabar el Proceso
de importacin se debe indicar los datos de la Declaracin, transporte
y ubicacin de carga, gastos y costos involucrados.

- 89 -

 Devoluciones En Compra:
La opcin de devolucin permite registrar el retiro de artculos a un
almacn o depsito que fueron comprados al proveedor a travs de un
documento tipo factura o nota de entrega Lo primero que debe indicar
es el cdigo del proveedor al cual
emiti el documento. Usted
decide si la devolucin ser total
o parcial, en caso de indicar que
ser total el sistema afecta todo
el documento. Usted podr notar
los artculos que se afectan pues
en el display son cambiados los
fondos de blanco a celeste,
cuando la devolucin es parcial
deber pulsar ENTER sobre
cada lnea de artculo a afectar,
pulse el botn de PROCESAR el
programa dar la posibilidad de
imprimir un comprobante de la
devolucin y una nota de crdito dependiendo de las opciones
respectivas antes explicadas. Usted puede indicar si el sistema genera
una nota de crdito por la devolucin.
Consultar Compras:

La opcin permite visualizar una compra

especfica. Primero se debe selecciona el
Proveedor a consultar, posteriormente se
selecciona el documento o factura a
consulta. Con el botn de Visualizar se
podr ver la factura detallada a consultar.

 rdenes de Compra:
Esta opcin est orientada al registro de las rdenes de compra de
artculos, lo primero a indicar es el cdigo del proveedor.
Seguidamente podr incluir la fecha de emisin de la orden, el nmero
de orden de compra se genera
automticamente, el nmero
de la cotizacin, entre otros.
Con el botn ADICIONAR:
Permite "cargar" artculos al
documento de compra, para
ello al pulsar este botn se
desplegar una ventana con
varias opciones para el
proceso, entre ellas la
posibilidad de indicar el cdigo
del artculo a comprar,
nombre, costo, descuento y una opcin para IMPORTAR artculos
provenientes de otros documentos, al finalizar la inclusin del artculo
se habilita un botn denominado PROCESAR el cual da entrada
definitiva al artculo a la Orden de compra. Para finalizar pulsar el
botn de Totalizar.

- 91 -

 Requisiciones:
Esta opcin est orientada al registro de la solicitud de cotizaciones
por parte de los proveedores. Al indicar el proveedor, se debe llenar la
solicitud a travs del botn Adicionar. Este permite introducir artculo
por artculo o importar los artculos de la factura, orden de compra o
requisicin previa. Para finalizar se debe totalizar el documento.

 Consulta de seriales:
Este proceso es muy til para las empresas que manejan seriales y
necesitan llevar un control de los mismos. Al buscar un serial el
sistema muestra los movimientos del serial mostrando si es una
compra o venta, el nmero del documento, el titular y la fecha de la
operacin.

- 93 -

 Hoja Anexa de seriales:

Este proceso permite imprimir una hoja anexa con los artculos. Se
debe seleccionar el nmero del documento del cual se quiere imprimir
este reporte, esta informacin puede filtrarse seleccionando solo los
artculos que usan seriales o todos los artculos.

Entrada y salida de Inventario:

Se explic en el mdulo de Administracin.

Traslado de Inventario:
Carga o descarga inventarios en los diferentes depsitos. Esta
opcin permite trasladar de un deposito a otro, segn el criterio del
usuario, la informacin solicitada
es la siguiente; Responsable: se
trata de la persona que autoriza
la operacin de manejo de
existencia, Concepto: es un
campo que le permitir indicar el
motivo
o
justificacin
del
movimiento que est registrando,
para ubicar el artculo puede
utilizar el boto de BUSCAR.
Posteriormente se le debe
especificar al sistema el nmero
del almacn del que saldr el artculo y el nmero del almacn a
dnde va el mismo, por ltimo se debe especificar la cantidad de
artculos a trasladar. Pulsar el botn procesar para proceder a incluir
un nuevo artculo. Para finalizar se debe pulsar el botn de Totalizar.
Produccin Bsica:
Esta opcin permite generar la solicitud de produccin bsica de un
artculo integrado. Deben existir los cdigos de los artculos integrados
para que esta opcin funcione. Selecciona el cdigo del artculo que
se va a producir, luego indique los depsitos que va afectar.

- 95 -

 Ajustes de Inventario:
Este proceso se explic en el
mdulo de Administracin.

Recalculo de Existencias:
Esta opcin permite recalcular la
existencia de los productos. Para ejecutar
este proceso no debe haber ninguna
estacin trabajando en el sistema. El
procesar artculo por artculo, pasando
por los diferentes procesos que involucran
los movimientos de los artculos.

Repreciar Inventario:
Este proceso e explic en
el mdulo de Administracin.

 Importar Costos en DBF:

Esta opcin permite importar la lista de precios desde un archivo en
DBF.

- 97 -

Opciones Adicionales de Inventario:

o
o
o
o
o
o
o
o
o
o

Conversin de existencias
Relacin de Nota Transito
Relacin de Cargo y descargos
Actualizacin de precios
Asignacin de Ubicaciones
Conteo fsico de inventario
Lista de diferencias
Calculo de Rotacin en Ventas
Lista de compras (Pedido Sugerido)
Artculos sin vender

Informes:
En esta opcin de men se despliegan todos los reportes que por defecto
trae el sistema en el mdulo de Compras y Gastos. Estos son:

Listas de Proveedores.
Mster de Gastos.
Vencimientos por Pagar.
Transacciones de pagos.
Saldos por Pagar.
Informes de Inventario:

o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o

Listas de precios.
Listas de Grupos y Subgrupos.
Existencias agrupadas.
Inventario Fsico.
Grupos por tallas y colores.
Kardex de un Artculo.
Lista de reposicin.
Reposicin de Stock calculado.
Ventas de un Artculo.
Ventas por Grupo.
Anlisis de ventas por grupo.
Artculos no Vendidos.
Compras por Grupo.

Reimpresin de documentos de compra: De un documento por

Compra o por
Orden de Compra.
Reimpresiones Varias: Gastos, Notas de Crdito y Dbito,
Retenciones,
Devoluciones, entre otros.
Cdigos de Barra.
Reportes Adicionales.
Procesos Adicionales.
- 99 -

Miscelneos:
En este mdulo ofrece herramientas varias para uso del usuario

Calculadora:
(Se explic en el Modulo Administracin)
Agenda:
(Se explic en el Modulo Administracin)

Archivos:
Al seleccionar el men se despliega una lista la cual contiene un
conjunto de opciones las cuales son:

Clasificacin de Cuentas:
Es la clasificacin que tiene la
empresa de sus transacciones
bancarias. Se introduce un cdigo, y
la descripcin de la cuenta. Se debe
especificar si el tipo es un Ingreso o
Egreso.

Cuentas Bancarias:
La opcin de cuentas bancarias le permite incluir todas las
entidades bancarias donde su empresa o usted posea algn tipo de
cuenta permitiendo especificar informacin como la siguiente:
o
Datos del Banco:
Cdigo, Nombre del Banco, Nombre del titular de la cuenta es decir
a nombre de quien est registrada la cuenta bancaria, Direccin del
banco, persona contacto: se refiere al nombre de alguna persona
conocida por usted en el banco, Telfonos, Website y e-mail.

- 101
-

o Datos de la Cuenta:
Nmero de cuenta bancaria, fecha de apertura de la Cuenta, tipo de
cuenta, Correlativos y Diferimientos, la moneda en la cual esta
expresada la cuenta si es nacional o extranjera, y un campo
denominado Impuesto que permite especificar un porcentaje que se
aplique como impuesto al
dbito bancario, en caso de no
requerirlo o aplicarlo solo debe
colocarlo en 0 (cero). A travs
del
moviendo
entre
las
etiquetas se puede codificar
toda la informacin necesaria
para la cuenta Bancaria.

o Proveedores / Beneficiarios:
(Se explic en el mdulo administrativo).

Procesos:
Al seleccionar el men se despliega una lista la cual contiene un
conjunto de opciones las cuales son:

Operaciones Bancarias:
Por medio de esta opcin usted realizar las distintas operaciones
bancarias sobre cada cuenta, tales como Cheques, depsitos, retiros,
Notas de crdito y Notas de dbito as como la modificacin y ajustes
sobre los movimientos antes planteados, para tal fin usted deber
indicar el cdigo del
banco con el cual va a
trabajar as como el
mes en cuestin, luego
seleccione la operacin
a efectuar segn lo
indica cada botn,
dispone tambin del
botones de recalcular
este permite actualizar
los ingresos como los
egresos.
Conciliaciones:
Este proceso permite realizar la conciliacin de las diferentes
entidades bancarias con que trabaja la empresa, esta conciliacin se
realizar por banco y por mes. Primero debe seleccionar el banco al
que va a realizar la conciliacin, posteriormente el mes y por ultimo
indicar monto indicado el estado de cuenta bancario. Para visualizar
las transacciones del banco pulsar el Botn de Procesar y el traer
toda la informacin.
A travs de los botones de Marcar o Desmarcar, usted podr
seleccionar todas las transacciones o desmarcarlas todas. Se tendrn

- 103
-

que ir seleccionando las transacciones que estn en el estado de

cuenta.
El botn de Guardar se utiliza cuando el proceso debe ser
suspendido temporalmente, permitiendo entrar posteriormente sin
perder el trabajo antes realizado. Al botn de Ajuste es para realizar
ajustes al momento de realizar la conciliacin que no se hayan
realizado en el poseso de transacciones bancaria.
Al finalizar la conciliacin se
debe pulsar el botn de
procesar, la que permite
visualizar una nueva pantalla
donde se ve el resultado de la
conciliacin. Si esta conforme
se debe pulsar procesar, si no
lo est pulsar salir lo que
permite volver a la pgina
anterior y seguir con la
conciliacin.
Consultar Conciliacin:
Permite consultar las
conciliaciones anteriores, al
seleccionar la indicada esta se
puede imprimir. Con los botones
de Flechas se puede ir
visualizando todas las
conciliaciones. Con el botn X, se
puede eliminar una conciliacin
realizada con anterioridad,
posteriormente debe volver a
realizarla.

 Pago A Proveedores:
Este proceso se explic en el mdulo administracin.

Pago De Comisiones:
Este proceso se explic en el
mdulo administracin.

Anlisis de disponibilidad:

Por medio de este proceso se

reflejan los saldos bancarios
describiendo el banco con sus
ingresos, egresos y saldo tanto de
las
cuentas
nacionales
y
extranjeras.

- 105
-

 Procesos Adicionales:
Este proceso se explic en el mdulo administracin.

Informes:
En esta opcin de men se despliegan todos los reportes que por
defecto trae el sistema en el Modulo de Bancos.

Movimiento Bancario.
Movimiento por Cta. Clasificadora.
Impresin de Cheques.
Saldos Resumidos.
Anlisis de Disponibilidad.
Reportes Adicionales.
Procesos Adicionales.

Miscelneos:
Muchos servicios "miscelneos" (finan/as, transporte y varios de
comunicaciones y entretenimiento) ofrecen un producto intangible. LA plantacin
agregada para estos servicios tiene que ver, sobre todo, con la planeacin de los
requerimientos de recursos humanos y la administracin de la demanda

Calculadora:
(Se explic en el Modulo Administracin)
Agenda:
(Se explic en el Modulo Administracin)

- 107
-