Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que la planificacin, recopilacin, creacin, distribucin, almacenamiento, recuperacin, gestin, control, monitoreo y disposicin final de la informacin del proyecto sean oportunos y adecuados.
Procesos de Gestin de Adquisiciones
Descripcin General de la Gestin de Adquisiciones de proyecto 12.1 Planificar la Gestin de Adquisiciones 1. Entradas 1. Plan para la Direccin del Proyecto 2. Documentacin de Requisitos 3. Registro de Riesgos 4. Recursos Requeridos para la Actividad. 5. Cronograma del Proyecto 6. Estimacin de Costos de la Actividad 7. Registro de Interesados 8. Factores Ambientales de la Empresa 9. Activos de los Procesos de la Organizacin 2. Herramientas y Tcnicas 1. Anlisis de Hacer o Comprar 2. Juicio de Expertos 3. Investigacin de Mercado 4. Reuniones 3. Salidas 1. Plan de Gestin de las Adquisiciones 2. Enunciados del Trabajo Relativo a Adquisiciones 3. Documentos de la Adquisicin 4. Criterios de Seleccin de Proveedores 5. Decisiones de Hacer o Comprar 6. Solicitudes de Cambio 7. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto 12.4 Cerrar las adquisiciones 1. Entradas 1. Plan para la Direccin del Proyecto 2. Documentos de la Adquisicin 2. Herramientas y Tcnicas 1. Auditoras de la Adquisicin 2. Negociacin de Adquisiciones 3. Sistema de Gestin de Registros 3. Salidas 1. Adquisiciones Cerradas 2. Actualizaciones a los Activos de los Proc.de Org.
12.2 Efectuar las adquisiciones
1. Entradas 1. Plan de Gestin de las Adquisiciones 2. Documentos de la Adquisicin 3. Criterios de Seleccin de Proveedores 4. Propuestas de los Vendedores 5. Documentos del Proyecto 6. Decisiones de Hacer o Comprar 7. Enunciados del Trabajo Relativo a Adquisiciones 8. Activos de los Procesos de la Organizacin 2. Herramientas y Tcnicas 1. Conferencias de Oferentes 2. Tcnicas de Evaluacin de Propuestas 3. Estimaciones Independientes 4. Juicio de Expertos 5. Publicidad 6. Tcnicas Analticas 7. Negociacin de Adquisiciones 3. Salidas 1. Vendedores Seleccionados 2. Acuerdos 3. Calendarios de Recursos 4. Solicitudes de Cambio 5. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto 6. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
12.3 Controlar las adquisiciones
1. Entradas 1. Plan para la Direccin del Proyecto 2. Documentos de la Adquisicin 3. Acuerdos 4. Solicitudes de Cambio Aprobadas 5. Informes de Desempeo del Trabajo 6. Datos de Desempeo del Trabajo 2. Herramientas y Tcnicas 1. Sistema de Control de Cambios del Contrato 2. Revisiones del Desempeo de las Adquisiciones 3. Inspecciones y Auditoras 4. Informes de Desempeo 5. Sistemas de Pago 6. Administracin de Reclamaciones 7. Sistema de Gestin de Registros 3. Salidas 1. Informacin de Desempeo del Trabajo 2. Solicitudes de Cambio 3. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto 4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto 5. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin
12.1 Planificar la Gestin
de Adquisiciones
Planificar la Gestin de Adquisiciones
Planificar la Gestin de Adquisiciones
del Proyecto es el proceso de documentar las decisiones de adquisiciones del proyecto, especificar el enfoque e identificar a los proveedores potenciales.
Entradas: Activos de los Procesos de la
Organizacin Entre los activos de los procesos de la organizacin que influyen en el proceso Planificar la Gestin de Adquisiciones Proyecto se cuentan, entre otros: Las polticas, procedimientos y pautas formales de adquisicin. Los sistemas de gestin que se tienen en cuenta para desarrollar el plan de gestin de las adquisiciones y seleccionar las relaciones contractuales a utilizar. Un sistema establecido de proveedores de niveles mltiples, con datos sobre vendedores precalificados en funcin de la experiencia previa.
Entradas: Activos de los Procesos de la
Organizacin
De manera general, todas las relaciones
legales contractuales se encuadran en una de las siguientes dos grandes categoras: los contratos de precio fijo o los contratos de costos reembolsables. Asimismo, existe un tercer tipo hbrido utilizado frecuentemente y que se denomina contrato por tiempo y materiales.
Entradas: Activos de los Procesos de la
Organizacin Contratos
de Precio Fijo. Esta categora de
contrato implica establecer un precio total fijo para un producto, servicio o resultado definido que se va a suministrar. Pueden ser: Contratos de Precio Fijo Cerrado (FFP). Contratos de Precio Fijo ms Honorarios con Incentivos (FPIF). Contratos de Precio Fijo con Ajuste Econmico de Precio (FP-EPA).
Entradas: Activos de los Procesos de la
Organizacin Contratos
de Costos Reembolsables. Esta
categora de contrato implica efectuar pagos (reembolsos de costos) al vendedor por todos los costos legtimos y reales en que pudiera incurrir para completar el trabajo, ms los honorarios que representan la ganancia del vendedor. Pueden ser: Contrato de Costo Ms Honorarios Fijos (CPFF). Contrato de Costo Ms Honorarios con Incentivos (CPIF). Contrato de Costo Ms Honorarios por Cumplimiento de Objetivos (CPAF)
Entradas: Activos de los Procesos de la
Organizacin Contrato
por Tiempo y Materiales (T&M).
Los contratos por tiempo y materiales son un tipo hbrido de acuerdo contractual que recoge aspectos tanto de los contratos de costos reembolsables como de los contratos de precio fijo. A menudo, se utilizan para el aumento de personal, la adquisicin de expertos y cualquier tipo de apoyo externo cuando no es posible establecer con rapidez un enunciado preciso del trabajo.
Herramientas y Tcnicas: Anlisis de Hacer o
Comprar
El anlisis de hacer o comprar es una
tcnica general de gestin utilizada para determinar si un trabajo particular puede ser realizado de manera satisfactoria por el equipo del proyecto o debe ser adquirido de fuentes externas.
Salidas: Plan de Gestin de las Adquisiciones
Describe cmo se gestionarn los procesos de adquisicin, desde la elaboracin de los documentos de la adquisicin hasta el cierre del contrato. El plan de gestin de las adquisiciones puede incluir directivas para: Los tipos de contratos a utilizados, Los asuntos relacionados con la gestin de riesgos, Determinar si se utilizarn estimaciones independientes y si son necesarias como criterios de evaluacin, Las acciones que el equipo de direccin del proyecto puede implementar de forma unilateral si la organizacin ejecutante dispone de un departamento de compras, contrataciones o adquisiciones; Los documentos de la adquisicin estandarizados, si fueran necesarios, La gestin de mltiples proveedores, entre otros.
Salidas: Decisiones de Hacer o Comprar
El anlisis de hacer o comprar conduce a una
decisin sobre si un determinado trabajo puede ser realizado de manera satisfactoria por el equipo del proyecto o debe ser adquirido de fuentes externas. Si se decide hacer el elemento en cuestin, el plan de adquisiciones puede definir procesos y acuerdos internos a la organizacin. Una decisin de compra conduce a un proceso similar de alcanzar un acuerdo con un proveedor del producto o servicios.
12.2 Efectuar las
Adquisiciones
Efectuar las Adquisiciones
Efectuar las Adquisiciones es el
proceso de obtener respuestas de los vendedores, seleccionarlos y adjudicarles un contrato. El beneficio clave de este proceso es que permite alinear las expectativas de los interesados internos y externos a travs de acuerdos establecidos.
Entradas: Enunciados del Trabajo Relativo a
Adquisiciones.
Los enunciados del trabajo relativo a
adquisiciones proporcionan a los proveedores un conjunto de objetivos, requisitos y resultados claramente definidos, a partir de los que pueden proporcionar una respuesta cuantificable. El enunciado del trabajo es un componente crtico del proceso de adquisicin y se puede modificar a lo largo del proceso segn las necesidades hasta que se formalice un acuerdo final.
Herramientas y Tcnicas: Conferencia de
Oferentes
Las conferencias de oferentes son
reuniones entre el comprador y todos los posibles vendedores que se celebran antes de la presentacin de ofertas o propuestas. Se utilizan para asegurar que todos los posibles vendedores comprendan de manera clara y uniforme los requisitos de la adquisicin, y que ningn licitador reciba trato preferente.
Herramientas y Tcnicas: Negociacin de
Adquisiciones
La negociacin de adquisiciones aclara la
estructura, los requisitos y otros trminos relativos a las compras para que se logre alcanzar un acuerdo mutuo antes de firmar el contrato. El lenguaje contractual final refleja todos los acuerdos alcanzados.
12.3 CONTROLAR LAS
ADQUISICIONES
Controlar las Adquisiciones
Controlar las Adquisiciones es el
proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecucin de los contratos y efectuar cambios y correcciones al contrato segn corresponda.
Herramientas y Tcnicas: Sistema de Gestin
de Registros
Para gestionar la documentacin y los
registros del contrato y de las adquisiciones el director del proyecto utiliza un sistema de gestin de registros. Consiste en un conjunto especfico de procesos, funciones de control relacionadas y herramientas de automatizacin que se consolidan y combinan en un todo, como parte del sistema de informacin para la direccin de proyectos.
Salidas: Solicitudes de cambio
El proceso Controlar las Adquisiciones puede
generar solicitudes de cambio al plan para la direccin del proyecto, sus planes subsidiarios y otros componentes, tales como la lnea base de costos, la lnea base del cronograma y el plan de gestin de las adquisiciones. Las solicitudes de cambio se procesan para su revisin y aprobacin a travs del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.
12.4 CERRAR LAS
ADQUISICIONES
Cerrar las Adquisiciones
Cerrar las Adquisiciones es el proceso
de finalizar cada adquisicin. El beneficio clave de este proceso es que documenta los acuerdos y la documentacin relacionada para futura referencia.
Herramientas y Tcnicas: Auditorias de la
Adquisicin Una auditora de la adquisicin es una revisin estructurada del proceso de adquisicin, desde el proceso Planificar la Gestin de Adquisiciones del Proyecto hasta el proceso Controlar las Adquisiciones. El objetivo de una auditora de la adquisicin es identificar los xitos y los fracasos que merecen ser reconocidos en la preparacin o administracin de otros contratos de adquisicin en el proyecto, o en otros proyectos dentro de la organizacin ejecutante.
Herramientas y Tcnicas: Sistema de
Gestin de Registros
Para gestionar la documentacin y
los registros del contrato y de las adquisiciones el director del proyecto utiliza un sistema de gestin de registros. Mediante el sistema de gestin de registros se archivan los documentos y la correspondencia del contrato, como parte del proceso Cerrar las Adquisiciones.
Salidas: Adquisiciones cerradas
El
comprador, por lo general mediante su
administrador de adquisiciones autorizado, proporciona al vendedor una notificacin formal por escrito de que se ha completado el contrato. Por lo general, los requisitos para el cierre formal de la adquisicin se definen en los trminos y condiciones del contrato, y se incluyen en el plan de gestin de las adquisiciones.