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Comisso de Eventos

Introduo
Esse manual tem a inteno de dotar Comisso de eventos de um maior
conhecimento sobre rea, fazendo com que esses sejam cada vez mais prsperos, embora a
maioria deles sejam de eventos cotidianos como comemoraes aps cerimnias de posse,
iniciao e etc. nem por isso devem ser desprestigiados de organizao e a mxima de
qualidade possvel. Alm disso, como qualquer comisso do Captulo ela possui obrigaes
pecunirias a isso, as quais explicaremos aqui.

Inicio da gesto
A primeira Coisa a se fazer pegar com o Escrivo o ultimo relatrio final da Comisso,
nele voc ter conhecimento do funcionamento da Comisso e como ela trabalhou, isso ser uma
bela fonte de idias e inspirao, assim voc tambm se precaver de possveis dificuldades
enfrentadas na gesto anterior evitando as mesmas e dando mais fluidez ao trabalho.
Depois disso, logo depois da primeira reunio do Captulo, faa uma reunio da comisso,
reunindo os membros do Captulo interessados em fazer parte dela, definam os eventos que a
comisso ir operar. Faam uma idia geral de o que fazer e como fazer, alm de definir o
planejamento das atividades. Na reunio faa um relatrio constando as decises e envie os nomes
dos membros que fazem parte da comisso para o Escrivo, para que ele faa seu registro e
controle. No se esquea de sempre fazer os eventos e etc. sob as diretrizes do Mestre Conselheiro.

Trabalho da Comisso
De Acordo com o Artigo 478 do R.G funo da Comisso de Eventos.
Art. 478 do R.G: A Comisso de Eventos ter por
funo a realizao das Cerimnias e outros eventos
do Captulo, garantindo sua eficincia e organizao.
Assim temos bem claro que essa rea fundamental do Captulo gerida por essa Comisso.
No necessariamente, os membros que desempenhem as cerimnias e outras atividades devem
fazer parte da comisso, mas ela deve providenciar a execuo e a logstica desses eventos e
cerimnias. Tambm devemos deixar claro que essa Comisso se dedica a realizao de
cerimnias e eventos do Captulo, ou seja, caso o captulo esteja envolvido na organizao de

congressos ou eventos Estaduais, Regionais ou Nacionais, essa comisso no deve ser a


responsvel pela realizao desses eventos.

Organizando um Pequeno Evento


Esses eventos so os que definimos como Comemoraes aps cerimnias de posse etc.
Nesse caso no necessrio uma grande logstica porm existe alguns itens de relevante
importncia a serem observados.
- Divulgao
- Cerimnia pblica
- gape
Divulgao; sempre que fazemos um evento queremos que ele seja prestigiado, nesse caso,
providencie para o Escrivo envie ofcios as Lojas Patrocinadoras, Lojas e Captulos da regio,
instituies parceiras do Captulo, e outras instituies que mantenham laos com o mesmo
convidando-os para o evento apropriado. Alm disso divulgao em redes sociais tambm so
relevantes.
Cerimnia pblica; verifique com o Mestre Conselheiro qual ser a cerimnia pblica
apresentada, ento entre os membros definam ou indiquem algum para faz-lo. Enfatizamos que
isso deve ser feito com o mximo de antecedncia possvel, para que haja tempo de tempo de os
irmos decorarem a cerimnia, alm disso, importante que a comisso marque um ensaio da
mesma para ver como os Irmos a esto executando, e j os acostumando com o pblico, e
identificando suas falhas. Lembre-se que uma cerimnia bem executada causar sempre uma tima
impresso e satisfao dos presentes fazendo que eles sempre sintam vontade de prestigiar as
outras cerimnias Captulo.
gape; a primeira coisa a se fazer, ver de o que e quanto o Captulo dispe para fazer esse
evento, caso o Captulo possua um Clube de Pais e Mes devem avaliar com ele, o que fazer,
seguindo os passos:
- Estimar a mdia de quantas pessoas vo. ( levando em conta o histrico de presena, e divulgao
do evento).
- A partir da avaliar o que as condies permitem fazer.
- Definir se os membros devero trazer alguma coisa para ajudar no gape, e se sim o que devem
trazer.
- Dividir as tarefas,
De quem ir comprar a comida e/ou outros.
Quem vai preparar.
Organizar a logstica do horrio de preparao dela como o transporte etc.

Jamais se esquea de anotar quem ficou responsvel pelo o que. Parte importante do evento a
preparao do local, arrumando mesas espao para o preparo dos alimentos, local para refrigerao
das bebidas, verificar os materiais de higiene pessoal nos toaletes e etc. se usado, verificar
equipamento de som.

Organizando um evento de mdio porte


Esses eventos so aqueles que os Captulos fazem para arrecadar fundos para variados fins.
A boa realizao deles vital para quando o Captulo realize novamente esse tipo evento os que j
foram uma vez sabendo que os eventos so organizados e de qualidade, sintam vontade de ir
novamente e sintam a confiana de chamar outros para que tambm prestigiem os eventos. Por isso
a total ateno aos detalhes importante para o sucesso do mesmo.
Basicamente esses eventos possuem a mesma logstica de um evento de pequeno porte, mas
nesse caso existem mais algumas informaes relevantes a serem Observadas. Na diviso de
tarefas o ideal que cada um fique responsvel por uma funo, e o presidente atue na fiscalizao
da atuao desses membros nos seus deveres. Obviamente caso o Captulo possua um Clube de
Pais e mes e eles ajudem no evento devero ser tratados como membros na diviso de tarefas.
A primeira coisa a se definir o que vai ser, deve se relevar que tipo de evento o Captulo
ir fazer se vai ser uma festa de halloing, um churrasco, jantar etc. escolhido isso o evento dever
ter um nome, encorajamos que para um melhor marketing e identidade do evento seja usado um
nome relativo que identifique o evento exemplo. Supondo que o evento seja uma macarronada, o
nome poderia ser MACAFESTA, ou seja, a festa do macarro.
Depois deve-se providenciar um local para o evento, nisso deve-se avaliar se ele possui a
estrutura necessria para o evento levando em considerao o nmero de pessoas esperado, local
para preparao, armazenamento, das comidas e bebidas etc.
Definido que tipo de evento ser feito deve-se comear a orar os gastos com alimentao,
bebida, e a logstica que os envolve, como a compra de gelo para refrigerar as bebidas ou mesmo a
contratao da cozinheira para preparar a comida. Assim levando em considerao essa estimativa
de gastos, pode-se definir o preo a ser cobrado para a participao no evento.
Sabendo o que, onde e quanto, pode-se comear a partir para a divulgao, como esse
evento publico deve-se investir no maior marketing possvel, como divulgao em carros de som,
divulgao em rdios ou TVs locais, cartazes, redes sociais, divulgar nas lojas Manicas e
Captulos prximos.
Seguindo isso agora comeamos o evento mas antes disso temos que ter devida ateno a
estrutura do local como averiguar as condies dos banheiros, as condies das mesas, verificar a
disponibilidade de pratos talheres e copos e guardanapos etc.