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SUBDIRECCIN ACADMICA

SLABO DESARROLLADO
DE
INFORMTICA II
PROGRAMA REGULAR
2010

ESCUELA DE SUBOFICIALES
------------------------

SILABO
INFORMTICA II
(PROCESO REGULAR)

I.

DATOS GENERALES

EJE CURRICULAR
AREA EDUCATIVA
AREA COGNITIVA
AO DE ESTUDIO
HORAS SEMESTRALES
HORAS SEMANALES
CRDITOS
PERIODO ACADEMICO

II.

:
:
:
:
:
:
:
:

Actividades Complementarias
Desarrollo Profesional
Tecnologa
SEGUNDO AO
32 horas acadmicas
02
1.5
III Semestre

SUMILLA

La Asignatura forma parte del Currculo de Estudios de las


Escuelas de Suboficiales de la Polica Nacional del Per,
siendo de naturaleza instrumental y de carcter terico
prctico; posibilita el manejo de herramientas tecnolgicas que
facilitan el desarrollo de la inteligencia digital, a travs de sus
Unidades de Aprendizaje se imparte contenidos sobre: Microsoft
Excel y Power Point .

III. OBJETIVOS
A.

OBJETIVO GENERAL
Capacitar en el manejo del aplicativo de lenguajes iinformticos de
ltima generacin a fin de desarrollar la Cultura Informtica.
2

B. OBJETIVOS ESPECFICOS
1.

Impartir conocimientos sobre las funciones, caractersticas de


Microsoft Excel y Power Point.

2.

Capacitar en el manejo de herramientas, comandos, creacin,


copia y grabacin de archivos, as como en la configuracin de
pginas, y otros aspectos bsicos para procesar documentos.

3.

Desarrollar habilidades para confeccionar tablas, grficos,


insertar figuras y el uso de autoformas.

IV. CONTENIDOS
I UNIDAD
MICROSOFT EXCEL
PRIMERA

Taller
Introduccin , que es Excel ( Conociendo Excel ).

SEMANA

Descripcin de la Pantalla de Excel.

(02 horas)

Taller
Utilizacin Bsica de una Hoja de calculo: Hojas de
Clculo de un libro de trabajo, seleccin y activacin de
celdas.
SEGUNDA
SEMANA
(02 horas)
TERCERA
SEMANA
(02 horas)
CUARTA

Introduccin de datos : Introduccin de datos en una


celda , Introduccin de datos en un rango de celdas,
Insercin de filas, columnas y bloques de celda,
Borrado de celdas. Mover y copiar celdas.
Taller: Prctica Dirigida
Referencias y Nombres: Referencias absolutas,
relativas y mixtas Nombres de celdas y de conjuntos
de celdas.
Taller
Frmulas y Funciones: Introduccin de Frmulas,
Asistente de funciones y edicin de funciones.

SEMANA
(02 horas)

Taller

QUINTA

Proteccin de Celdas y Hojas de Calculo.

SEMANA

Formatos en Hojas de Calculo: Altura de filas y Anchura


de Columnas, Barra de herramientas de formato.

(02 horas)
SEXTA
SEMANA

PRACTICA CALIFICADA

(02 horas)

II UNIDAD
EXCEL SEGUNDA PARTE

STIMA
SEMANA
(02 horas)

Taller
Definicin de Esquemas y Vistas: Creacin y Borrado
de un Esquema, Visualizacin de un esquema,
Creacin y gestin de Vistas, filas y columnas que se
ven siempre.
Prctica dirigida de manejo de Celdas, vistas y esquemas.

OCTAVA
SEMANA

EXAMEN PARCIAL I

(02 horas)
Taller
NOVENA
SEMANA
(02 horas)

Creacin de Diagramas y Grficos: Asistente para


Grficos, Seleccin de Objetos Grficos, Barra de
Herramientas Grfica , Grficos combinados.
Listas y Base de Datos: Introduccin de datos en una
lista, Ordenacin de datos, Bsqueda de Registros.
Taller

DCIMA

Prctica dirigida de Base de Datos y listas.

SEMANA

Impresin de Hojas de Clculo con Excel: Opciones


generales de la pgina, Mrgenes de la pgina,
Encabezamiento/pie de pgina, Impresin de los datos.

(02 horas)

III UNIDAD
POWER POINT
Taller
DCIMO
PRIMERA
SEMANA
(02 horas)
DCIMO
SEGUNDA
SEMANA

Introduccin , objetivos que ofrece MS POWER POINT


Ventana de Power Point : Vista del esquema de
Presentacin, Vista de Diapositivas, Notas de la
Diapositiva , Botones de Visualizacin.
PRCTICA CALIFICADA

(02 horas)
DCIMO
TERCERA

EXAMEN PARCIAL II

SEMANA
(02 horas)

Presentacin en Power Point : Titulo de Diapositiva ,


Aadir Cuadros de Texto , Aadir WordArt , Guardar
Presentacin, Aadir una imagen, Aadir una
Diapositiva, Ver vista de esquema, Ver clasificador de
Diapositiva, Exponer la presentacin.

DCIMO
CUARTA
SEMANA
(02 horas)

Taller

Transicin de Diapositivas: Elegir una Transicin,


Configurar Presentacin.
Taller
Cambiar el formato de la Presentacin: Combinacin de
colores de la diapositiva, Fondo, Aplicar Planilla de
diseo.

DCIMO
QUINTA

Efectos de Animacin: Personalizar Animacin, Efectos


Sombra y 3D; Presentaciones Interactivas: Aadir
Hipervnculos, Aadir un Botn de Accin.

SEMANA
(02 horas)

DCIMO
SEXTA
SEMANA

Taller
Presentaciones con Grficos y Organigrama: Aadir
Organigrama, Aadir Grfico.
Crear una Presentacin Utilizando el Asistente para
contenido.

(02 horas)
DCIMO
SETIMA

EXAMEN FINAL

SEMANA

V.

PROCEDIMIENTOS DIDCTICOS
A. Las tcnicas de enseanza se orientarn a la interaccin permanente
docente educando, enmarcadas en la cultura participativa, el trabajo
en equipo, y el mtodo de laboratorio.
B. Se promover la prctica permanente de los conocimientos adquiridos.

VI.

EQUIPOS Y MATERIALES
El docente para el desarrollo de la asignatura emplear los siguientes
equipos y materiales:
A.

EQUIPOS

Retroproyector, Videograbadora, Computador, proyector multimedia,


ecran.

B.

MATERIALES

Para el desarrollo temtico se utilizarn ayudas audiovisuales, fuentes


de informacin; as como Hoja de Prctica para los Talleres.
Proveer Separatas a los educandos, as como emplear
transparencias o videos para reforzar las tcnicas de enseanza.
VII.

EVALUACIN
La asistencia a las sesiones acadmicas es obligatoria en el 100%, en
caso de inasistencias, de no existir justificacin alguna por la Sub Direccin
Acadmica - ESO PNP, el Alumno(a) desaprobar la asignatura.
El proceso de evaluacin del aprendizaje ser permanente, comprender:
A.

Evaluacin diagnstica o de entrada, para conocer el nivel de


conocimiento sobre la asignatura.

B.

Evaluacin Formativa Interactiva, en relacin a la participacin activa


del Alumno(a) en el aula. El promedio de las intervenciones orales
constituir Nota de Paso Oral.

C.

Evaluacin Formativa o de Proceso para comprobar el desarrollo de


aptitudes, pronosticar posibilidades de perfeccionamiento y reorientar
la metodologa, mediante el control permanente e individual de la
prctica de los ejercicios que corresponda a los contenidos silbicos.
Compromete la aplicacin de:
1.

Talleres

2.

Prcticas calificadas.

3.

Dos exmenes parciales (8 y 13 semana), enmarcados en el


modelo de la Prueba Oral, orientados a valorar en forma prctica
el aprendizaje de los contenidos.

C.

Evaluacin Sumativa orientada a comprobar el nivel de desarrollo


cognoscitivo, reflexivo y del pensamiento lgico, para lo cual se
aplicar un examen final (17 semana), de similar caracterstica
empleada en los exmenes parciales.

D.

El Promedio General se calcular en concordancia con las


disposiciones establecidas en el Manual de Rgimen de Instruccin
de las Escuelas de Formacin de la PNP, conforme se detalla a
continuacin:
Promedio General:
PG = PEP (3) + PO (1) + TA (2) +EF (4)
10

VIII.

PEP

Promedio de Exmenes Parciales

PO

Paso Oral

TA

Promedio de las Prcticas Calificadas

EF

Examen Final

BIBLIOGRAFA BSICA

A. Manual de Microsoft Word 2000, Edicin 2000


B. Curso de Microsoft Word 2000, pagina web ww.programinexcel.com
C. Manual de Office 2000 Universidad San Ignacio de Loyola
............0..............

I UNIDAD

MICROSOFT EXCEL
PRIMERA SEMANA
( DEL 22ENE2007 AL 26ENE2007 )
MICROSOFT EXCEL
Excel 2000 es una aplicacin del tipo hoja de clculo, integrada en el entorno Windows y
desarrollada por Microsoft, en la cual se combinan las capacidades de una hoja de
clculo normal, base de datos, programa de grficos bidimensionales y tridimensionales,
lenguaje propio de programacin y generacin de macros; todo dentro de la misma
aplicacin.
Una hoja de clculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener:
texto
valores numricos, fechas y datos horarios
frmulas o funciones matemticas, que permiten determinar el valor de esta celda en
funcin de los valores de otras celdas.
Excel 2000 puede trabajar simultneamente con un nmero ilimitado de hojas de clculo
siempre que la memoria del ordenador lo permita. Distintas hojas de clculo se agrupan
formando un fichero denominado libro de trabajo. Cada hoja puede contener hasta 65536
filas y 256 columnas, haciendo un total de 16.777.216 celdas. Las columnas se identifican
mediante letras (A, B, C,..., AA, AB, ..., IV), mientras que las filas son identificadas
mediante nmeros (1, 2, 3, ...,65536).
Una casilla se identifica con la/s letra/s indicadoras de la columna, seguidas del nmero
indicativo de la fila (por ejemplo: A2, R6, V165, AJ231, etc.).
Excel 2000 se puede guardar, manipular, calcular y analizar datos numricos, textos y
frmulas; dicho programa permite adems presentar rpidamente todos estos datos
mediante grficos de distinto tipo, que pueden ser creados sobre la misma hoja de
clculo o en otro fichero independiente. Estos grficos pueden tener muchas formas
(funciones, nubes de puntos, diagramas de barras, de lneas, de tarta...) y estar
representados en dos o tres dimensiones.
Dependiendo de las necesidades del usuario. Excel 2000 permite establecer relaciones
entre los valores de distintas celdas y hojas, para realizar anlisis de sensibilidad de
forma rpida, recalculando toda la hoja al mnimo cambio que se efecte en alguna de las
celdas relacionadas. Cuenta con un lenguaje propio de programacin (Excel Visual
Basic).
La utilizacin de Excel 2000 se realiza de forma similar a la de cualquier otro software en
el entorno Windows, esto es, mediante ratn (haciendo clic y arrastrando para
seleccionar y haciendo doble clic para accionar) o mediante el teclado, haciendo uso de
distintas teclas tales como las flechas para los desplazamientos, la tecla Intro para
accionar, Alt. + la letra subrayada de cada men o comando para seleccionar, etc.

DESCRIPCIN DE LA PANTALLA DE EXCEL 2000

Una vez iniciado el programa, dependiendo de la configuracin instalada, aparecer una


pantalla similar a la que se muestra en la Figura 1.

Celda
Activa

Figura 1. Forma inicial de Excel 2000 al arrancar.


Lo que Excel 2000 muestra en pantalla tiene una estructura similar a cualquier ventana
del entorno Windows (ver figura 2) y consta de las siguientes barras o componentes:
1. Barra de Ttulo
2. Barra de Mens
3. Barra o barras de Herramientas
4. Barra de Referencia
5. Barra de Nombre del Documento.
Cuando la ventana del documento est maximizada, el nombre del documento (Libro1)
aparece en la Barra de Ttulo a continuacin del nombre de la aplicacin (Microsoft
Excel), tal como puede verse en la
Es necesario recalcar que las barras de herramientas son configurables por el usuario y
por lo tanto su distribucin, nmero o tipo de barras puede coincidir o no con la
distribucin mostrada en las figuras.
BARRA DE TTULO
La Barra de Ttulo contiene los siguientes elementos:
-

Men de control, que contiene los comandos que


permiten mover, minimizar, ampliar o cerrar
una ventana en Windows (ver figura 3).

Nombre de la aplicacin; en este caso Microsoft Excel.


Botn de minimizacin o iconizacin; convierte la aplicacin a forma de icono.
Botn de restauracin; restaura el tamao de la ventana al tamao estndar. Cuando
la ventana no esta maximizada, en lugar de este botn aparece el botn de
maximizar.

BARRA DE MENS

La Barra de Mens (ver figura 1) contiene la lista de mens propios de Excel 2000. Cada
men contiene una lista de diversos comandos que se utilizarn para una accin
determinada. Por ejemplo, seleccionando con el ratn el men Archivo, se despliega un
men mostrando algunos comandos (ver figura 4), entre los que estn los siguientes:
Nuevo: Permite seleccionar el tipo de documento que bajo Excel se va a desarrollar
(puede ser un libro de clculo normal, una hoja de clculo preparada para un uso
especfico, etc.), creando el correspondiente documento en blanco y sin nombre.
Abrir: Abre ficheros que han sido creados previamente, cargndolos directamente desde
es disco duro o desde algn disquete. Se ofrece la posibilidad de abrir el documento en
modo Solo Lectura, de forma que se evita la posibilidad de modificar accidentalmente el
fichero original.
Cerrar: Cierra un fichero o documento abierto. Antes de cerrar un fichero, si el usuario ha
realizado algn tipo de modificacin en l, Excel abre una ventana de dilogo y le
pregunta si desea guardar dichos cambios; de esta forma se evita perder informacin de
forma involuntaria.
Guardar: Actualiza en el disco la informacin del documento en el que se est trabajando,
sin opcin a modificar el nombre o a cambiar el directorio.
Guardar como: Guarda en el disco el documento en que se est trabajando, con opcin a
crear un nuevo fichero con otro nombre o en otro directorio, cambiar el nombre del mismo
y/o a elegir un formato diferente.
Guardar pgina web: Esta opcin puede no estar activa en todos los programas, su
utilidad radica en la creacin de una pgina web a partir de un documento de Excel 2000.
Excel 2000 exporta la hoja de calculo a formato HTML-XML, tratando de conservar al
mximo su aspecto original.

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Configurar pagina: Este comando abre un cuadro de dilogo mltiple en el que se pueden
fijar las principales caractersticas del documento de cara a su impresin posterior:
tamao y orientacin del papel, mrgenes, factor de zoom de impresin, caractersticas
de la impresora, encabezamientos y pies de pgina, posibilidad de dibujar o no las lneas
que separan unas celdas de otras (gridlines), etc.
rea de impresin: Es muy frecuente que slo se desee imprimir una parte de la hoja de
clculo con la que se est trabajando. Con este comando se pueden especificar con todo
detalle las celdas que se desea imprimir (ver Figura 4. Men Archivo.) La forma de anular
el rea de impresin seleccionada previamente. Para determinar un rea de impresin
basta seleccionar dicha rea en la forma que luego se ver y elegir el comando Archivo /
rea de impresin / Establecer rea de impresin.
Si se desea desactivar dicha rea de impresin se seleccionar y se elegir el comando
Archivo / rea de impresin / Borrar rea de impresin.
Vista preliminar: Este comando, similar al de Word 2000 y de otras muchas aplicaciones,
permite ver en la pantalla cmo quedar el documento Excel 2000 cuando se enve a la
impresora. En este modo aparecen en la pantalla algunos botones tiles para proceder a
imprimir el documento (Imprimir), para modificar los Saltos de pgina, para configurar
este men (escala, notas al pie de pgina, encabezamientos, tamao del papel, calidad
del mismo,..), o para hacer aparecer los mrgenes de la pgina y de las celdas
(Mrgenes). Esta ltima posibilidad es muy til para modificar interactivamente con el
ratn dichos mrgenes, colocando el cursor sobre las lneas de trazos que aparecen y
arrastrando.
Imprimir:Con este comando se pro-cede a la
impresin de una parte del documento o del
documento completo. Previamente aparece en
pantalla el cuadro de dilogo mostrado en la
figura 5. En este cuadro de dilogo se puede
elegir la impresora; decidir si se quiere imprimir
toda la hoja o slo la parte que est
seleccionada en ese momento (aunque no
coincida con lo establecido en rea de
impresin); las pginas concretas que se
desea imprimir, etc.
Enviar a: Permite enviar por correo electrnico el documento creado con extensin *.xls o
*.xl*. Esta opcin slo podra ser usada si el usuario dispone de conexin a la red.
BARRA DE HERRAMIENTAS

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La barra de herramientas es la barra o barras que se encuentran debajo de la barra de


mens, y muestran algunos botones para realizar diversas funciones. Estas barras de
herramientas pueden ser modificadas por el usuario, por lo que no hay que sor-prenderse
de que lo que se vea al abrir el programa no coincida exactamente con lo que se muestra
en las figuras 1 y figura 2.
En la figura 6 se muestra el men contextual que se abre al clicar con el botn derecho
sobre las barras de herramientas. Dicho men muestra las barras de herramientas
disponibles y, marcadas en el margen izquierdo, las barras de herramientas activas.
Es posible y fcil modificar las barras de herramientas aadiendo o quitando botones en
cualquiera de ellas. Para ello, basta elegir Personalizar en el men contextual de la figura
6, abrindose el cuadro de dilogo de la figura 7. Dentro de la opcin Comandos se
muestran a la izquierda todas las categoras de botones que existen: seleccionando una
de ellas aparecen a la derecha todos los botones de esa categora. Clicando sobre el
botn Descripcin aparece una pequea descripcin de su funcin. Para aadir un botn
a una barra de herramientas basta seleccionarlo en el cuadro de dilogo y arrastrarlo
hasta la barra correspondiente; para eliminarlo basta seleccionarlo sobre la barra y
arrastrarlo a cualquier lugar fuera de ella. Se recomienda para un mejor trabajo que slo
estn visibles las barras de herramientas
Estndar y Formato (tener otras barras visibles de modo innecesario resta espacio de
pantalla para la hoja de clculo y da mayor complejidad al mismo).
Colocando el puntero sobre cualquier botn de las barras de herramientas, en unas
dcimas de segundo se obtiene una descripcin breve del uso de dicho botn; clicando
sobre l y manteniendo pulsado el botn izquierdo del ratn, se obtiene una descripcin
mas detallada en la Barra de Estado, en la parte inferior de la pantalla. Para una
descripcin an ms detallada, se puede acudir al Ayuda, clicando primero sobre el botn
y luego sobre el botn del que se desea obtener informacin.
Los principales botones de las barras de
herramientas Estndar y Formato son los
siguientes (por brevedad se de barra de
herramientas. omiten referencias a los botones
Nuevo, Abrir, Guardar..., comunes con otras
aplicaciones Windows y cuyo significado se
supone ya conocido):

- Botones de modelos de formato: Permiten controlar formatos de


uso habitual, tales como los smbolos para unidades monetarias
(Excel 2000 ya contempla el euro incorporando el manejo de esta
nueva moneda), el formato de porcentaje (%), la coma como decimal en lugar del punto,
o el aumento o disminucin de cifras decimales. El usuario puede definir estos modelos
de acuerdo con sus necesidades.
- Botn de auto-suma: Suma automticamente una fila o una columna de nmeros,
introduciendo en la celda activa la funcin SUM con el rango de nmeros
correspondiente que Excel trata de adivinar. Si se quiere modificar ese rango

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basta editarlo en la barra de referencia o, ms fcil an, indicarlo arrastrando con el ratn
sobre las celdas correspondientes de la hoja de clculo. As por ejemplo si se desea
sumar los nmeros de las celdas comprendidas entre la C4 y la F6 (3*4 elementos) se
deber editar la celda en la barra de referencia indicando dicho rango de la forma =SUM
(C4:F6) (mediante el teclado o directa-mente con el ratn).
- Botones de negrita, itlica y subrayado: Permiten cambiar el formato de
textos y nmeros en la forma habitual de estas opciones.
- Botones de alineacin: Permiten centrar o alinear textos y nmeros por
la izquierda o por la derecha de las celdas. Por defecto Excel 2000 alinea
el texto por la izquierda y los nmeros por la derecha. El cuarto botn se
llama Centrar,
- y permite centrar el texto de una celda a lo ancho de una seleccin de celdas.
- Botn Asistente de Grficos: Permite arrancar el Asistente de Grficos con
objeto de preparar un grfico de uno de los numerosos tipos disponibles en
Excel 2000, a partir de los datos previamente seleccionados en la hoja de
clculo (esta seleccin es el punto ms importante en el proceso de crear un grfico). El
grfico se ubicar sobre la propia hoja, con la posicin y tamao que se determine
arrastrando con el ratn una vez determinadas las caractersticas del mismo.
- Botn de Bordes: Permite generar cuadros con las celdas del programa, para
ello se seleccionan las celdas a recuadrar y se selecciona la opcin de este
botn deseada pudiendo recuadrarse todo o solo uno de los laterales con lnea simple,
doble o regruesado.
- Botn de Relleno: Permite rellenar las celdas con color, con ello se puede lograr
destacar ciertas casillas que se consideren ms importantes.
- Color de fuente: Permite la eleccin del color con el que se va a escribir entre
una gran gama cromtica.
BARRA DE REFERENCIA
- La Barra de Referencia, que se encuentra inmediatamente debajo de las barras de
herramientas, presenta los tres sectores siguientes:
- El sector de la izquierda muestra la ubicacin
de la celda activa indicando la columna (A) y la
fila (1) en que se encuentra. Ms adelante se
vern otras posibles aplicaciones de este sector.
- El sector central indica que se est en modo de edicin (es decir, introduciendo
nombres, funciones, nmeros, etc.). El botn
permite anular el cambio que se est
realizando en el contenido de la celda, el botn

equivale a pulsar la tecla Intro, y el

botn igual
es equivalente a llamar al Asistente de Funciones .Excel 2000 no permite
ejecutar ningn comando mientras este sector est activo.
- El sector de la derecha muestra el contenido de la celda activa (en este caso 123.45).
La edicin de este contenido puede hacerse tanto en este sector como en la propia
celda.

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BARRA DE NOMBRE DEL DOCUMENTO ABIERTO


- La Barra de Nombre del Documento (ver figura 1) es similar a la Barra de Ttulo, y
contiene el nombre del fichero sobre el cual se est trabajando (en este caso Libro1).
Esta barra presenta en la parte derecha los tres botones tpicos de cualquier aplicacin
de Windows 95, que permiten minimizar, maximizar y cerrar el documento sobre el que se
trabaja. Si se maximiza esta ventana, el nombre del documento aparecer en la Barra de
Ttulos, a continuacin del nombre de la aplicacin.
- En la parte inferior derecha de la ventana de aplicacin se encuentran las Barras de
Desplazamiento
(ver figura 1) vertical y horizontal, que permiten acceder a cualquier celda de la hoja y en
la izquierda se puede entrar en otra hoja del libro de trabajo.
BARRA DE ESTADO
En la parte inferior de la hoja de clculo aparece la
Barra de Estado, en la que se presenta una breve
informacin acerca del comando que ha sido
seleccionado o del estado actual del espacio de
trabajo.
Tambin en la figura 9 pueden verse los controles que
permiten moverse entre las diversas hojas de clculo
que constituyen el libro de trabajo en el que se est
trabajando.

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SEGUNDA SEMANA
( DEL 29ENE2007 AL 02ENE2007 )

UTILIZACIN BSICA DE UNA HOJA DE CLCULO.


En este capitulo se va a explicar los fundamentos necesarios para la utilizacin bsica de
una hoja de calculo como Excel. Los siguientes apartados quiz le resulten familiares
pero no por ello dejan de ser menos tiles, ya que constituyen las operaciones mas
habituales con Excel.
Formatos en hojas de clculo.
Excel ofrece muchas posibilidades de formatear los nmeros y el texto contenido en las
celdas de datos, as como el tamao de las propias celdas, de forma que pueden
conseguirse presentaciones de verdadera calidad. A continuacin se describen algunas
de estas posibilidades.
1 Altura de filas y anchura de columnas.
Las alturas de las filas y las anchuras de las columnas pueden modificarse de varias
maneras:

Con el ratn, arrastrando el borde de la cabecera de la fila o de la columna. Sobre el


cursor aparece la dimensin de la fila o columna que se esta modificando.
Tambin con el ratn, con eleccin automtica de la anchura de la columna de
acuerdo con el contenido de sus celdas, dando clic dos veces en el borde derecho de
la cabecera de una columna.
Seleccionando las filas y/o columnas cuya altura y/o anchura se desea modificar y
eligiendo los comandos formato fila o columna, alto o ancho respectivamente.
Seleccionando un rango de celdas por ejemplo un titulo y para que quede centrado
utilizamos la herramienta combinar y centrar.

2 Dar formato a los contenidos de la celda.


El formato o aspecto de los contenidos de la celda pueden ser modificados a partir de un
nico cuadro de dialogo. Tras seleccionar las celdas a las que aplicaremos el formato y
elegir men formato-celdas, podremos modificar el tipo y tamao de la letra, la alineacin,
los bordes y sombreados, etc.

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Formato nmero
Numero es la primera de las pestaas con que cuenta el cuadro de dialogo de formato de
celdas
Desde aqu podremos elegir una de las categoras disponibles para celdas cuyo
contenido esta formado por nmeros. Las categoras mas utilizadas son:
General. Esta categora se utiliza para aquellas celdas que contienen nmeros que no
precisan de ningn formato especfico. El contenido se visualiza exactamente de la forma
en que fue introducido.
Nmero. Al hacer click en esta categora se despliegan a la derecha una serie de
opciones. Puedes elegir el nmero de decimales que se aceptaran.
Moneda. Se utiliza para las celdas que van a contener valores de moneda. Se puede
elegir el smbolo de la moneda y el nmero de decimales permitido.
Fecha. Se utiliza para aquellas celdas que van a contener valores de fecha. Existen
varios formatos para elegir: 10-01-02; 10-mar; 10-mar-01; 10-01, etc.
Las restantes se utilizaran de acuerdo a nuestras necesidades.
Alineacin y fuente.
Las dos siguientes pestaas del cuadro de dialogo formato de celdas, son Alineacin y
fuente. En la primera se puede asignar una alineacin de forma que el contenido quede
orientado de una forma determinada. En la segunda podemos elegir la fuente, su tamao,
estilo y color.

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Bordes y tramas
La primer pestaa nos permitir crear las lneas de los contornos de las celdas. Por su
parte, la seguida permitir dar un fondo de color a las celdas.
Hojas de clculo en un libro de trabajo.
Cuando se ejecuta Excel, se abre un nuevo libro de trabajo que por defecto tiene tres
hojas de clculo, estn separadas por pestaas y se pueden visualizar arriba de la barra
propiedades. Excel en todo momento para cada libro de trabajo tiene una hoja de clculo
activa, aquella cuya pestaa aparece resaltada en la parte inferior de la pantalla.
Por defecto, la hoja activa es la primera. Puede activarse una hoja u otra con solo dar un
click a la pestaa correspondiente. Tambin pueden mantenerse activas varias hojas de
calculo al mismo tiempo, pulsando la tecla ctrl al mismo tiempo que se le da un clic sobre
las pestaas de otras hojas, cuando varias hojas estn activas al mismo tiempo, los datos
o los formatos que se introducen en una de ellas se introducen tambin en las dems
hojas activas, en las posiciones correspondientes.
Es posible cambiar el nombre a cada una de las hojas de calculo y tambin el orden.
Seleccin y activacin de celdas.
En la hoja de calculo hay en todo momento una celda activa. La celda activa se distingue
claramente de las dems, pues aparece enmarcada, esta celda activa es la nica que
esta preparada para recibir cualquier cosa que se introduzca por el teclado. Su contenido
aparece en la barra de referencia o de formulas.
Al seleccionar varias celdas, le estamos indicando a Excel que queremos introducir datos
en ellas, por ejemplo seleccionemos de A1 a la celda B3, introduzcamos texto y veremos
que este se encuentra en la celda A1, pulsamos enter y nos manda a la celda A2,
pulsamos dos enter mas y nos enva a la celda B1.
Para seleccionar toda la hoja de calculo basta con dar un clic en la esquina superior
izquierda de la hoja como se muestra a continuacin:

Para seleccionar una determinada fila o columna, bastara con hacer clic una vez sobre la
etiqueta, que es el numero o la letra correspondiente a la fila o a la columna.
Para seleccionar celdas continuas damos click en la primer celda deseada y
posteriormente pulsamos Mays., sin soltar damos click en la ultima celda deseada. Y
para las celdas no continuas hacemos la misma operacin pero en vez de Mays.
pulsamos Cntrl, y vamos seleccionando las celdas deseadas.
Mover o copiar celdas.
Para mover o copiar el contenido de una celda o una seleccin de celdas a otra parte de
la hoja de clculo hacemos lo siguiente:

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1. Seleccionamos la celda o las celdas que queremos copiar o mover.


2. Pulsamos Ctrl + c men edicin copiar y nos ubicamos en la celda en la que
queremos pegar la informacin.
3. Pulsamos Ctrl + v, men edicin pegar simplemente damos un enter.
Para seguir con una secuencia en las celdas por ejemplo: nmeros 1, 2, 3, 4, tiene que
haber al menos dos celdas seguidas que contengan 1, 2, seleccionamos estas dos
celdas y posicionamos el Mouse en la parte inferior derecha de la celda y arrastramos,
vemos como sigue la secuencia del 1 hasta la seleccin.
Lo mismo podemos hacer con los meses, para esto debemos tener solamente una celda
que contenga el nombre de cualquier mes, aplicamos la misma operacin antes
mencionada y vemos el resultado.

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TERCERA SEMANA
( DEL 05FEB2007 AL 09FEB2007)
Referencias.- Cuando copiamos frmulas, el contenido de la frmula se actualiza a
medida que copiamos en horizontal o en vertical. Si te sitas en las celdas C6 y D6
(Ejemplo 1) y miras en la barra de frmulas, observars que cada celda contiene la
frmula de su columna correcta. La referencia indica la posicin de la celda contenida en
la frmula. Observa la siguiente Hoja de Clculo:
Ejemplo 1:

Taller: Realizar el cuadro, con sus datos y formulas respectivas

En este caso, en la primera frmula de la celda B6 hemos sumado la columna B, pero


tambin hemos incluido en la frmula la celda F2 de forma que sume el contenido de sta
celda en la suma de la columna (=B2+B3+B4+F2). En la primera celda no pasa nada,
pero si volvemos a copiar la frmula en las celdas de al lado, observaremos en la celda
C6 lo siguiente: =C2+C3+C4+G2. Es decir, Excel ha copiado la frmula, pero tambin ha
desplazado la referencia de la celda F2 y ahora la ha convertido en G2. No hace falta
mencionar que en G2 no hay ningn dato. Excel ha tomado las referencias de la primera
celda como posiciones relativas y las ha copiado hacia su derecha. En nuestro ejemplo,
no nos interesa que la celda F2 se modifique a medida que copiamos la frmula.
Para que no ocurra esto, debemos convertir la celda F2 en referencia absoluta es decir,
que aunque copiemos la frmula en otras posiciones, la referencia a la celda F2 no
cambie nunca.
Celdas relativas: indican la posicin de la celda como desplazamiento a partir de la cual
se est introduciendo la frmula. Si las celdas referenciadas cambian de ubicacin, Excel
ajusta las referencias para adaptarlas a la nueva posicin.
Celdas absolutas: indican posiciones que no cambian. Una celda se convierte en
absoluta aadiendo antes y despus de la letra de la columna el signo dlar ($). Por
ejemplo: $B$6
Celdas mixtas: combina los dos tipos de referencia anteriores. Por ejemplo: $B6, A$7...
Podemos convertir una celda en absoluta posicionando el cursor al lado del nombre de la
columna y pulsando la tecla F4. Esto aade automticamente el signo dlar a la
columna y la convierte en absoluta.
Siguiendo con nuestro ejemplo, si modificamos la frmula de la primera celda como
sigue: =B2+B3+B4+$F$2 y la volvemos a copiar hacia la derecha, observaremos que
Excel ha actualizado las columnas a las nuevas posiciones de las frmulas (relativas),

19

pero la celda F2 no cambia en la copia (absoluta).

Prctica 2
Confecciona
la sgte. Hoja,
con
sus
respectivos
datos.
Las
celdas
que contienen
frmulas son
de color rojo.
Debers
realizar
las
indicaciones
que
se
sealan.
EN CONSECUENCIA: Una referencia son coordenadas que tienen una o varias celdas
en la hoja de clculo, las cuales se forman de acuerdo al nombre de la celda, por
ejemplo: la referencia D8 se refiere a la celda que est en la columna D y la fila 8.
Hay dos tipos de referencia: absolutas y relativas. La diferencia de una y otra se
observan al copiarlas o moverlas de posicin.
Referencia ABSOLUTA
Es aquella que representa una direccin especfica y cuando la frmula se copia, se
conserva la frmula ntegra. La referencia absoluta se determina colocando un signo de
pesos ($) antes de la letra de la columna y antes del nmero de la fila. Ejemplo: $D$3.
Cuando usted utiliza una referencia absoluta a celdas en una frmula o funcin, obliga a
Excel a utilizar la misma referencia cuando copia la frmula.
Por ejemplo, si desea calcular el Impuesto de las ventas, la parte de la frmula que hace
referencia a la celda que contiene el porcentaje de IGV debe permanecer sin cambios, o
ser absoluta. Cuando copie la frmula, la referencia al porcentaje de IGV ser constante.
Para escribir una celda absoluta, preceda la letra de la columna y el nmero de la fila de
la referencia con el signo $,
A1 es una referencia relativa, $A$1 es una referencia absoluta.

20

Referencia RELATIVA
Esta localiza relativamente, de acuerdo a la posicin en que se encuentre la celda donde
se escribi la frmula. Es decir, indica a la hoja de clculo la distancia de celdas hacia
abajo, arriba, izquierda y derecha.
Cuando utiliza referencias relativas a celdas, las referencias de la frmula o funcin
cambian para reflejar las celdas en la nueva posicin. Esto significa que usted puede
copiar a la columna B una frmula que sume nmeros en la columna A, y Excel ajusta la
frmula para sumar nmeros en la columna B. Para incluir una referencia relativa a
celdas, no necesita hacer nada que no haya aprendido.
Para copiar una frmula, proceda igual que para copiar una celda. En este caso, no se
copia el valor absoluto, sino la frmula y se modifica en consecuencia.
UNA REFERENCIA MIXTA a celdas es una entrada que contiene una referencia
relativa y una absoluta. Una referencia mixta es til cuando necesita una frmula que
siempre haga referencia a los valores de una columna especfica, pero donde los valores
de las filas deban cambiar, o viceversa. Para escribir una referencia mixta, incluya un $
en la parte de la referencia a celdas que no desee que Excel ajuste si copia la frmula
que contiene esta referencia.
A$1 le indica a Excel que cambie las letras de las columnas, pero que siempre utilice la
fila 1 si copia la frmula que contiene esta referencia.
DEFINIR NOMBRES DE CELDAS Y DE UN RANGO O CONJUNTO DE CELDAS
Al utilizar diferentes funciones en una tabla se realizan referencias a una misma celda o a
un mismo rango de celdas de forma reiterada.
Para simplificar el uso de las funciones o frmulas en general, es posible definir con un
nombre a una celda o conjunto de celdas especficas, que luego ser utilizado en las
frmulas.
Para definir una celda o rango de celdas con un nombre utilizaremos el elemento:
Cuadro de Nombre que se encuentra en la barra de frmulas. Como se seala a
continuacin:
Seleccione la celda, el rango de celdas o
selecciones no adyacentes a los que
desee asignar un nombre.
Haga clic en el cuadro Nombre situado en
el extremo izquierdo de la barra de
frmulas.
Escriba el nombre de las celdas.
Presione ENTRAR.
Nota.- No puede asignarse un nombre a una
celda mientras se est cambiando el
contenido de la misma.

21

Prctica N 03
D8).

Ingresa los datos que muestra el cuadro (solo del rango A1 hasta

La columna B (Faltos); desde el rango: B2 hasta B8 debe asignarse el nombre: faltos.


La columna C (Servicio); desde el rango: C2 hasta C8 debe asignarse el nombre:
servicio.
La columna D (Presentes); desde el rango: D2 hasta D8 debe tener el nombre:
presentes
La fila 2 desde el rango B2 hasta D2, debe asignarse el nombre: lunes
La fila 3 desde el rango B2 hasta D2, debe asignarse el nombre: martes
La fila 4 desde el rango B2 hasta D2, debe asignarse el nombre: mircoles
..... continuar asignando los nombres de los das .... hasta el da domingo .....
El total de la fila 9 (Faltos) sern calculados usando la formula: =SUMA(faltos)
El total de la fila 9 (Servicio)sern calculados usando la formula: =SUMA(servicio)
El total de la fila 9 (Presentes)sern calculados usando la formula: =SUMA(presentes)
Los totales de la columna E (Efectivos) sern calculados usando la formula:
=SUMA(lunes)
.... continuar obteniendo los totales de la columna E ...... =SUMA(..........)

22

CUARTA SEMANA
( DEL 12FEB2007 AL 16FEB2007 )
FORMULAS Y FUNCIONES
DEFINICION
Una frmula es una ecuacin que realiza operaciones con los datos de una hoja de
clculo. La frmulas pueden realizar operaciones matemticas, como suma y
multiplicacin, o pueden comparar los valores de una hoja de clculo o combinar texto.
Tambin pueden hacer referencia a otras celdas en la misma hoja de clculo, a celdas en
otras hojas de clculo del mismo libro. En el siguiente ejemplo, se suma el valor de la
celda B4 y 25 y, a continuacin, el resultado se divide entre la suma de los valores de las
celdas D5, E5 y F5.
Referencia de Celda
Constante numrica
Funcin de la Hoja de Clculo

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)
Referencia de Rango
Operador de divisin
Operador de suma
FUNCIONES
Las funciones permiten hacer ms fcil el uso de Excel e incrementar la velocidad de
clculo en comparacin con la tarea de escribir una frmula. Por ejemplo se puede crear
la frmula =(A1+A2+A3+A4+A6+A6+A7+A8)/8 o usar la funcin MEDIA (A1:A8) para
realizar la misma tarea. Siempre que sea posible, es mejor utilizar funciones que escribir
las propias formulas. Las funciones son ms rpidas, ocupan menos espacio en la
barra de formulas y reducen la posibilidad de errores tipogrficos
Las funciones actan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de celdas de
la misma forma que las frmulas lo hacen sobre los nmeros. Las funciones aceptan
informacin, a la que se denominan argumentos, y devuelven un resultado. En la
mayora de los casos, el resultado es un valor numrico, pero tambin pueden devolver
resultados con texto, referencias, valores lgicos, matrices o informacin sobre la hoja de
clculo.

23

INTRODUCCIN DE FORMULAS
La introduccin de una frmula en Excel 2000 se puede hacer tanto en la barra de
formulas como en la propia celda. La frmula debe empezar con un signo igual (=). A
continuacin, la frmula se ir construyendo paso a paso utilizando valores, operadores,
referencia a celdas, funciones y nombres. Para introducir una frmula en una celda o en
la barra de formulas, se pueden seguir los siguientes pasos:
1. Haga clic en la celda en que desee introducir la frmula.
2. digitar el signo igual (=), de esta forma Excel 2000 sabe que lo que se va a introducir
en la celda activada es una frmula.
3. luego los elementos que van a calcularse con los respectivos operadores (por
ejemplo: +, -, * , /)
4. Presionar ENTRAR
Excel realiza las operaciones de izquierda a derecha, siguiendo el orden de
precedencia de los operadores, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el
orden en que se ejecutar el clculo utilizando parntesis para agrupar las operaciones
que deben realizarse en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado
de 11 porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2
por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a
continuacin, multiplica el resultado por 3, obtenindose 21.
=(5+2)*3
Operadores de clculo de las frmulas
Operadores de clculo de las frmulas
Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los elementos de
una frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de clculo:
aritmtico, comparacin, texto y referencia.
Operadores aritmticos Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como
suma, resta o multiplicacin; combinan nmeros y generan resultados numricos, utilice
los siguientes operadores aritmticos.
Operador aritmtico
Significado
Ejemplo
+ (signo ms)

Suma

3+3

- (signo menos)

Resta
Negacin

3-1
-1

* (asterisco)

Multiplicacin

3*3

/ (barra oblicua)

Divisin

3/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje

20%

24

^ (acento circunflejo)

Exponente

3^2 (el mismo que 3*3)

Operadores de comparacin Se pueden comparar dos valores con los siguientes


operadores. Al comparar dos valores con estos operadores, el resultado es un valor
lgico, bien VERDADERO bien FALSO
Operador
de
comparacin
Significado
Ejemplo
= (igual)

Igual a

A1=B1

> (mayor que)

Mayor que

A1>B1

< (menor que)

Menor que

A1<B1

>= (mayor o igual que)

Mayor o igual que

A1>=B1

<= (menor o igual que)

Menor o igual que

A1<=B1

<> (distinto)

Distinto de

A1<>B1

Operador de concatenacin de texto Utilice el signo "&" para unir o concatenar una o
varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.
Operador de texto
Significado
Ejemplo
& ("y" comercial)

Conecta o concatena dos "Viento" & "norte"


valores para generar un valor "Viento del norte"
de texto continuo.

genera

Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los clculos con los
siguientes operadores.
Operador de referencia
Significado
Ejemplo
:(dos puntos)

Operador de rango que genera B5:B15


una referencia a todas las
celdas entre dos referencias,
stas incluidas.

, (coma)

Operador
de
unin
que SUMA(B5:B15,D5:D15)
combina varias referencias en
una sola.

ASISTENTE DE FUNCIONES
La mayora de las funciones pueden necesitar uno o ms argumentos. Si la funcin
contiene ms de un argumento, stos han de ir separados por el carcter punto y
coma(;). Al escribir una funcin no se han de incluir espacios en blanco, a no ser que
dichos espacios vayan entre comillas. Para facilitar la compresin del significado de
palabras separadas, se pude incluir un guin o subrayado, como por ejemplo en
num_carct.
Excel posee una variedad de funciones que harn su trabajo ms sencillo y productivo.
Una forma rpida de usar una funcin es mediante el Asistente de Funciones. Este

25

Asistente le indicara la tarea, sintaxis y argumento necesario de una funcin. Para usar
este asistente:
1. Seleccionar la celda en la que desee introducir la funcin (celda activa).
2. Hacer clic sobre el botn Asistente de Funciones para mostrar el cuadro de dilogo
que se muestra en la figura, en este cuadro de dilogo se debe elegir la funcin que
se desea utilizar, seleccionando la categora luego el Nombre de la funcin.

El cuadro de dilogo de la figura muestra las distintas categoras de funciones disponibles


en Excel 2000, estas categoras clasifican el gran nmero de funciones disponibles en
grupos ms reducidos. Excel 2000 muestra tambin una lista de las funciones
recientemente utilizadas y si no se est seguro de la categora a la que pertenece, se
selecciona la categora Todas y se busca en el conjunto de todas las funciones que estn
disponibles. En la parte inferior del cuadro de dilogo aparece una breve descripcin de
la funcin seleccionada, as como de sus argumentos. Si se desea ms informacin
sobre esa funcin se puede hacer clic en el botn Ayuda obtenindose una breve
descripcin de la misma como de los argumentos que se definen.
3. Despus de seleccionar la funcin deseada se hace clic en el botn Aceptar y se
sigue las instrucciones del Asistente de Funciones, en el siguiente cuadro de dilogo
que aparece, permite definir los argumentos.
4. Al completar este cuadro se hace clic en el botn Aceptar para completar la funcin e
insertarla en la celda activa.
Se puede, anlogamente, introducir funciones desde la barra de formulas, clicando
sobre el botn, Aparece la paleta de frmulas de la figura que a continuacin se
seala, que permite elegir la funcin a utilizar, consultar su sintaxis y muestra el
resultado obtenido a medida que se introducen los argumentos requeridos. Tambin
se puede sustituir uno de los argumentos de la funcin principal por una llamada a
otra funcin, al estilo habitual en matemticas y en muchos lenguajes de
programacin.

26

Los grupos de funciones que hay disponibles son los siguientes:


Funciones ms recientemente Utilizadas (Usadas recientemente)
Coleccin de usadas con anterioridad, para llamar a una de estas no es necesario
hacer clic en el botn de la derecha, es suficiente seleccionar la casilla, pulsar el
smbolo igual ( = ) y obtenemos un desplegable a la izquierda de la barra de formulas
con estas funciones.
Todas las funciones disponibles (Todas)
Coleccin de todas las funciones disponibles por el programa que son un total de 207
ordenadas por orden alfabtico.
Funciones Financieras (Financieras)
Funci9ones cuya principal aplicacin son las finanzas, contabilidad, balances....dentro
de estas destacamos el pago, la tasa de intereses, depreciacin de un bien...
Funciones para manejo de fecha y horas (Fecha & hora)
Funciones tales como da, mes, ao... cuyo manejo facilita la introduccin de fecha en
la hoja de clculo.
Funciones matemticas y trigonomtricas (Matemticas & Trigonomtricas)
Funciones de uso matemtico, cientfico e ingeniera tales como seno, coseno,
logaritmos y otros.
Funciones estadsticas (Estadsticas)
Realiza calculo de desviaciones, densidad de probabilidad, nmero de elementos en
la hoja, operaciones que facilitan los clculos estadsticos una vez introducida los
datos a la hoja de trabajo.
Funciones de bsqueda y referencia (Bsqueda y referencia)
Operaciones que nos facilitan en movernos sobre una lista o una matriz creada.
Funciones para usar base de datos (base de datos)
Funciones para manipulacin de texto (texto)
Operaciones con caracteres alfanumricos tales como conversin de letras a
nmeros o viceversa, longitud de la cadena, formato de moneda.

27

Funciones lgicas (lgicas)


Se utiliza para ver si una condicin es cierta o falsa , para comprobar varias
condiciones.
Funciones para obtener informacin (Informacin)
Funciones que nos informan sobre el contenido de las celdas algunas de las cuales
devuelve un valor (verdadero o falso) sobre la celda tales como estexto, esnmero,
esnotexto...
Funciones definidas por el usuario (definidas Usuario)
Tales funciones deben ser definidas aunque recientemente no es necesario ya que las
necesidades generales son cubiertas por las anteriores.
EDICIN DE FUNCIONES
Para editar las funciones usando el Asistente de Funciones se pueden seguir los
siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda que contiene la funcin
2. Hacer clic en el botn Pega Funcin. Aparecer el Asistente de Funciones mostrando
la primera funcin que aparezca en la frmula contenida en la celda activa.
3. Cambiar los argumentos que se desee en esa primera funcin de la frmula
4. Cuando se acaben de realizar los cambios, clic en Aceptar. Si hay alguna otra
funcin que se desee editar en la misma frmula, hacer clic en Prxima.
5. Repetir los pasos 3 y 4 parra cada funcin que se desee editar.
Para editar funciones manualmente se puede proceder del siguiente modo:
1.
2.
3.
4.
5.

Seleccionar la celda que contiene la formula (celda activa)


Pulsar F2 para editar en la barra de formulas o bien hacer clic sobre dicha barra para
insertar el cursor en el lugar adecuado.
Elegir el argumento o trmino de la formula que se desee modificar.
Introducir el nuevo argumento o modificar el anterior tecleando, arrastrando, pegando
un nombre o insertando una funcin.
Terminar haciendo clic en OK

28

QUINTA SEMANA
( DEL 19FEB2007 AL 23FEB2007 )
PROTECCIN DE CELDAS Y HOJAS DE CALCULO
Vamos a estudiar la proteccin de celdas disponible en Excel2003 para no permitir la
modificacin de celdas por error o por no tener permiso para ello.
PROTEGER CELDAS
Adems de la proteccin mediante contraseas para los libros de trabajo, Excel2003
ofrece varias rdenes para proteger las celdas del libro. Para ello tenemos que realizar
dos operaciones: la primera que consiste en proteger las celdas que no queremos que
sufran variaciones, y la segunda que consiste en proteger la hoja.
Cuando una celda est bloqueada no podr sufrir variaciones. Realmente por defecto
todas las celdas estn protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios, pero no nos
damos cuenta ya que la hoja no est protegida, para que realmente se bloqueen las
celdas antes hay que proteger la hoja de clculo.
Para desbloquear las celdas que queremos variar en algn momento sigue los siguientes
pasos:
Seleccionar el rango de celdas que queremos desbloquear para poder realizar
variaciones.

Seleccionar el men Formato.

29

Elegir la opcin Celdas...


Hacer clic sobre la pestaa Proteger.
Aparecer la ficha de la derecha:
Desactivar la casilla Bloqueada y Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Si se activa la casilla Oculta, lo que se pretende es que la frmula o el valor de la celda
no se pueda visualizar en la barra de frmulas.

Las operaciones de la ficha Proteger no tienen efecto si no protegemos la hoja de clculo,


por lo tanto a continuacin tendremos que realizar los siguientes pasos:
Seleccionar el men Herramientas.
Elegir la opcin Proteger.
Seleccionar la opcin Proteger hoja....
Aparecer el cuadro de dilogo Protejer hoja de la derecha:
Dejar activada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas para proteger el
contenido de las celdas de la hoja activa.
Activar las opciones deseadas de la casilla Permitir a los usuarios de esta hoja de clculo
para que no tenga efecto la proteccin para la modificacin seleccionada y desactivarla
para tener en cuenta la proteccin.
Si queremos asignar una contrasea para que solamente pueda desproteger la hoja la
persona que sepa la contrasea, escribirla en el recuadro Contrasea.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.

30

Si hemos puesto contrasea nos pedir confirmacin de contrasea, por lo tanto


tendremos que volver a escribirla y hacer clic sobre el botn Aceptar.
A partir de ahora la hoja activa se encuentra protegida, por lo que no se podrn modificar
aquellas celdas bloqueadas en un principio.
Si queremos desproteger la hoja, volveremos a realizar los mismos pasos que en la
proteccin, es decir:
Seleccionar el men Herramientas y elegir la opcin Proteger.
Seleccionar la opcin Desproteger hoja....
Si habamos asignado una contrasea nos la pedir, por lo que tendremos que escribirla
y hacer clic sobre el botn Aceptar. Si no haba contrasea asignada, automticamente la
desprotege.
CAMBIOS DE ESTRUTURA
Vamos a utilizar los mtodos disponibles en Excel2003 para modificar el aspecto de las
filas, columnas, el aspecto general de una hoja de clculo y obtener as un aspecto ms
presentable.
ALTO DE FILA
Excel2003 ajusta automticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra ms
grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial
de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos
a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa automticamente a 15,75.
Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos mtodos:
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:
Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar
ninguna, se realizar la operacin a la fila en la que nos encontramos.
Seleccionar del men Formato y la opcin Fila.
Se abrir otro submen.
Elegir la opcin Alto...

Aparecer el cuadro de dilogo Alto de fila de la derecha en el que tendrs que indicar el
alto de la fila, para indicar decimales utilizar la coma ",".

31

Escribir la altura deseada, en este caso est 12,75 que es la altura que tiene la fila por
defecto.
Hacer clic sobre el botn Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.

El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello:


Colocar el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de la fila que desees
modificar, en la cabecera de la fila.
El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:
Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin. Conforme
movemos el ratn, la altura de la fila cambia.
Al final soltar el botn del ratn.
AUTOAJUSTAR
Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la
entrada ms alta de la fila, utilizando dos mtodos distintos.
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello:
Selecciona las filas a las que desees modificar la altura.
Despliega el men Formato.
Elige la opcin Autoajustar.

Este segundo mtodo es mucho ms rpido:


Situarse sobre la lnea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la cabecera
de la fila.

32

Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratn, el puntero del ratn se
convertir en una flecha de dos puntas.
Haz doble clic, el tamao se reajustar automticamente.
ANCHO DE COLUMNA
En Excel2003 la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71
puntos. A menudo, la anchura estndar de una columna no es suficiente para visualizar el
contenido completo de una celda.
Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos mtodos:
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:
Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de no
seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la columna en la que nos encontramos.
Desplegar el men Formato. Elegir la opcin Columna. Se abrir otro submen. Elegir la
opcin Ancho...

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. Escribir la anchura deseada. Hacer clic


sobre el botn Aceptar.

El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello:


Situar el puntero del ratn en la lnea situada a la derecha del nombre de la columna que
desees modificar, en la cabecera de la columna.
El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: .
Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin.
Observa como conforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando.
Soltar el botn del ratn cuando el ancho de la columna sea el deseado.

33

AUTOAJUSTAR A LA SELECCIN
Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de entrada ms
ancho, utilizando dos mtodos distintos.
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello:
Seleccionar las columnas a las que desees modificar la anchura.
Desplegar el men Formato.
Elegir la opcin Columna.
Se abrir otro submen.
Eligir la opcin Autoajustar a la seleccin.

El segundo mtodo es mucho ms rpido.


Situarse sobre la lnea divisoria a la derecha de la columna que deseas modificar, en la
cabecera de la columna.
Tal como vimos a la hora de modificar la anchura con el ratn, el puntero del ratn se
convertir en una flecha de dos puntas.
Hacer doble clic, automticamente se ajustar el tamao de la columna al mayor texto
que hayas introducido en la columna.
ANCHO ESTNDAR DE COLUMNA
Excel2003 nos permite modificar la anchura estndar para todas las columnas de la hoja
que tienen asignada dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el men Formato.
Elegir la opcin Columna, se desplegar un submen como el que te mostramos.
Elegir la opcin Ancho estndar...

34

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.


Escribir la anchura estndar deseada.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Todas las columnas pasan a tener la anchura estndar, excepto aquellas que tuvieran
asignada una anchura particular.

BARRA DE HERRAMIENTAS FORMATO

Con la Barra de Formato puede cambiar el aspecto de su hoja de clculo y de sus


nmeros. Como los nmeros representan tanto, dentro de todo lo que contiene una hoja
de clculo, Excel dispone de varios botones para dar formato a los mismos. Los otros
botones para dar formato funcionan como se espera.
Los comandos de formato se aplican generalmente a toda la celda. Tambin puede dar
formato solamente a una parte del texto contenido dentro de la celda (fuente, tamao de
fuente, estilos, color), pero en cambio, los formatos de nmeros, alineamientos y sangras
solo se aplican a la celda ntegra. Los alineamientos y sangras son aplicados solo dentro
de la celda y no a travs de toda la pgina u hoja de clculo.
CONTROL FUENTE:
El control Fuente, lista las fuentes actuales. Todas las otras fuentes instaladas estn
disponibles en una lista que se baja. La lista muestra el nombre de la fuente usando a la
misma, menos en Excel 97. Puede tener alguna idea sobre como lucir su texto an
antes de que haya aplicado a esa fuente.

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CONTROL TAMAO DE FUENTE:


El Tamao de Fuente controla la lista disponible de puntos en una lista que baja. Tambin
puede escribir en un tamao..

BOTONES: NEGRITA, CURSIVA, SUBRAYADO:


Los botones de Negrita, Cursiva y Subrayado aplican su estilo al texto seleccionado,
negrita, cursiva, subrayado.
BOTONES: ALINEAR
Los botones alinear ponen al texto seleccionado o el de las celdas seleccionadas
alineadas por el margen a la izquierda, al centro o a la derecha.
BOTON: COMBINAR Y CENTRAR
El botn Combinar y Centrar tomar las celdas seleccionadas y crear una sola celda
con todas ellas. El contenido de la celda de arriba a la izquierda quedar centrado en la
nueva celda combinada.
Todo lo que haba en cualquier otra celda de las combinadas se ha perdido.
BOTONES: FORMATOS DE NUMEROS
Los nmeros con los cuales trabajar a menudo necesitan diferentes formatos. Moneda,
Porcentaje y Millares son formatos preestablecidos ara nmeros.
BOTONES: DECIMALES
Puede cambiar la cantidad de lugares decimales que se muestran a la derecha del punto
decimal en sus nmeros mediante los botones Aumentar Decimales y Disminuir
Decimales. El valor en la celda, en realidad no cambia. Cuando se disminuyen los

36

decimales los valores son redondeados pero son mostrados nuevamente cuando se
aumenta el nmero de lugares mostrados.
BOTONES: SANGRIAS
Puede tener un texto con sangra y otro sin ella en una celda o cuadro de texto con los
botones, Aumentar Sangra y Disminuir Sangra.
BOTON: BORDES
Puede agregar bordes a los costados de sus celdas, o puede marcarle el contorno a una
celda o un rango de celdas. La flecha a la derecha del botn abre una paleta de opciones
comunes. Hay un dilogo para an ms opciones: Formato | Celdas... | Bordes

BOTON: COLOR DE RELLENO


Un rellenado es el color de fondo de una celda o cuadro de texto. El botn de Relleno
muestra el color que se ha usado la ltima vez. Mediante un Clic en el botn se aplica
ese color a cualquier celda actualmente seleccionada.
Para cambiar los colores, hacer clic en la flecha para abajo al lado del botn. Aparece
una paleta de colores. Solo haga clic en el color que quiere usar, o haga un clic en Sin
Relleno, para remover uno.

BOTON: COLOR DE FUENTE


El Color de Fuente es para dar color al texto en una celda o cuadro de texto. El botn de
Color de Fuente muestra el ltimo color que fue utilizado. Haciendo clic en el botn, se
aplica ese color a cualquier texto que se haya seleccionado.

37

Para cambiar los colores, hacer un clic en la flecha hacia abajo, al lado del botn.
Aparece una paleta de colores. Solamente haga un clic en el color que quiere usar, o clic
en Automtico, para usar los colores por defecto.
BOTON: FLECHA
Si usted ve una doble flecha al final de una barra de herramienta en una aplicacin de
Microsoft Office es que hay ms botones asignados a la barra que los que esta puede
mostrar. Usted puede hacer un clic en las flechas, para abrir un men que lista los otros
botones.
La flecha que apunta hacia abajo siempre est al final de la barra de herramientas. Abre
un men con un comando Agregar/Remover para poder modificar qu botones son
mostrados en la barra de herramientas

38

SEXTA SEMANA
( DEL 26FEB2007 AL 02MAR2007 )
PRACTICA CALIFICADA I

39

II UNIDAD
EXCEL SEGUNDA PARTE
SEPTIMA SEMANA
( DEL 05MAR2007 AL 09MAR2007 )
DEFINICIN DE ESQUEMAS Y VISTAS
En Excel 2000, el uso de
esquemas permite expandir o
contraer la apariencia de una
hoja de clculo, de forma que la
informacin se pueda ver con
ms o menos detalle. En la
figura 35 se muestra un ejemplo
de tabla con totales absolutos y
por meses. En la figura 36 se
muestra la misma tabla, con dos
niveles
de
esquema
por
columnas y uno por filas. En la
figura 37 se ha contrado el
nivel
de
esquema
correspondiente a los trimestres.
Excel 2000 puede crear un
esquema de modo automtico.
Para ello busca celdas con
frmulas que sean un resumen
de las filas por encima o bien de
las columnas a la izquierda. El
esquema de la figura 37 ha sido
obtenido de este modo por
medio del comando Datos /
Agrupar
y
Esquema
/
Autoesquema (figura 37).
Un esquema en Excel 2000
puede contener hasta ocho
niveles de filas y columnas y se
puede colocar en cualquier parte
de la hoja de clculo. Cuando se
muestra un esquema, los
smbolos
necesarios
para
contraer o expandir (pequeos
botones con nmeros y con
signos ms (+) y menos(-)) se
presentan en unas barras
especiales situadas en la parte
superior e izquierda de la hoja de clculo que contiene dicho esquema (figura 36). Estos
smbolos permiten ocultar o mostrar los diferentes niveles del esquema, para poder

40

mostrar ms o menos informacin. Con estos botones se contrae o expande la


informacin del esquema. Para comprender bien como funcionan estos esquemas lo
mejor es practicar con ejemplos sencillos.
CREACIN Y BORRADO DE UN ESQUEMA
Hay dos formas de crear esquemas: una -ya citadaes la creacin automtica por parte de Excel 2000
y otra la creacin manual por parte del usuario.

La creacin automtica de esquemas funciona bien


en la mayora de los casos y es la forma ms
simple de crear esquemas. La creacin manual es
necesaria en el caso de que los datos estn
organizados en una forma tal que Excel 2000 no
sea capaz de entenderlos correctamente. Si ya se
tiene experiencia anterior en la creacin de
esquemas, la creacin manual permite tambin una
mayor flexibilidad a la hora de definir el esquema. Antes de usar la capacidad de Excel
2000 para crear esquemas automticamente, hay que comprobar cmo se definen las
celdas que contienen el resumen con respecto al resto de celdas que contienen los
detalles. Todo ello debe ser coherente: por defecto las celdas resumen en filas se deben
referir a celdas con detalles situadas a su izquierda, mientras que las celdas resumen de
columnas deben referirse a celdas con detalles situadas por encima. Esta condicin
puede cambiarse con el comando Datos / Agrupar y Esquema / Configurar, que abre el
cuadro de dilogo de la figura 38.
Para crear de modo automtico un esquema en una hoja de clculo, se pueden
seguir los siguientes pasos:
1.

2.

Seleccionar el rango de celdas sobre el que


quiere generar el esquema. Si se trata de la
hoja de clculo al completo, basta seleccionar
nicamente una celda.
Seleccionar el comando Datos / Agrupar y
Esquema /
Autoesquema.

Para eliminar un esquema de modo automtico basta seleccionar el comando Datos /


Agrupar y Esquema / Borrar Esquema.
Si se desea crear el esquema de forma manual, se puede proceder como se indica a
continuacin. Para agrupar un conjunto de filas o de columnas en un nuevo nivel de
esquema, hay que dar los pasos siguientes:
1. Seleccionar las filas o columnas que desea agrupar bajo o a la izquierda de la fila o
columna resumen. No se deben incluir en la seleccin las filas o columnas que
contienen las frmulas de resumen.
2. Elegir el comando Datos / Agrupar y Esquema / Agrupar. Esto mismo se puede
conseguir clicando en el botn Agrupar

41

Para eliminar un nivel de esquema debe procederse en sentido opuesto: se seleccionan


las filas o columnas con la informacin detallada y se elige el comando Datos / Agrupar
y Esquema / Desagrupar
o se clica sobre el botn Desagrupar
. Es posible que los botones Agrupar y
Desagrupar no se encuentren en la barra de herramientas Estndar y que haya que
aadirlos; esto se hace por medio del comando Insertar del men contextual de barras
de herramientas. Los botones Agrupar y Desagrupar estn en la categora de botones
Dato.
VISUALIZACIN DE UN ESQUEMA
La verdadera utilidad de los esquemas reside en la posibilidad de expandir y contraer la
informacin mostrada en la hoja de clculo, para trabajar en cada momento con el nivel
de detalle que sea necesario. Para manejar los diferentes niveles de detalle, se pueden
seguir los pasos que a continuacin se indican:
1.
2.

Seleccionar una celda en la fila o columna resumen que se quiera mostrar u ocultar.
Ejecutar el comando Datos / Agrupar y Esquema / Ocultar o Mostrar Detalles.
Esto mismo puede hacerse por medio de los pequeos botones con nmeros o con
signos (+) o (-) que aparecen en las barras situadas encima y a la izquierda de la
hoja de clculo.

Por supuesto cuando un esquema tiene detalles ocultos, la hoja de clculo sigue
conteniendo la misma informacin, aunque a diferentes niveles. Se pueden crear grficos
de slo los datos visibles de un esquema o con todos los datos de la hoja. Se puede
indicar a Excel 2000 que use slo los datos visibles o bien todos los datos -incluidos los
no visibles- a la hora de confeccionar un grfico.
Para que por defecto se emplee una u otra de estas dos opciones, hay que seguir los
pasos siguientes:
1.
2.
3.
4.

Crear un grfico en la propia hoja y clicar dos veces sobre l, de forma que los
mens de grficos correspondientes estn accesibles.
Elegir el comando Formato/ Opciones.
Seleccionar o deseleccionar la opcin Solo celdas visibles. En la mayora de los
casos, esta opcin estar ya seleccionada
Hacer clic en OK.

Para determinar manualmente que slo se quiere trabajar con las celdas visibles, se debe
mostrar primeramente el esquema de manera que contenga los niveles de detalle y
resumen que sean necesarios. Posteriormente hay que seleccionar las celdas con las
que quiere trabajar y elegir el comando Edicin / Ir a... / Especial; en el cuadro de
dilogo resultante seleccionar la opcin Solo celdas visibles y hacer clic en OK para
concluir.
CREACIN Y GESTIN DE VISTAS
Las Vistas son distintas formas que tiene Excel 2000 de ver o presentar una nica
informacin contenida en una hoja de clculo. Por ejemplo, distintas vistas pueden tener
un outline con distintas filas y/o columnas expandidas u ocultas. Las vistas de Excel 2000
se crean y se gestionan con el comando Vistas personalizadas o vista previa, en el
men Ver. Este generador de vistas (View Manager) es un aadido de Excel 2000, lo
cual quiere decir que no se instala por defecto, sino que hay que instalarlo cuando se
desee utilizar. Para ms informacin sobre las Vistas, consultar el Ayuda.

42

OCTAVA SEMANA
( DEL 12MAR2007 AL 16MAR2007 )

EXMANEN PARCIAL I

43

NOVENA SEMANA
( DEL 19MAR2007 AL 23MAR2007 )
CREACION DE DIAGRAMAS Y DE GRAFICOS
Excel 2000 puede crear grficos a partir de datos previamente seleccionados en una hoja
de clculo. El usuario puede incrustarun grafico queda en una hoja de clculo, o crear el
grafico en una especial para grficos. En cada caso el grfico queda vinculado a los
datos a partir de los cuales fue creado, por lo que si en algn momento los datos
cambian, el grafico se actualizar de forma automtica.
Los grficos de Excel 2000 contienen muchos objetos titulo, etiquetas en los ejes... que
pueden ser seleccionados y modificados individualmente segn las necesidades del
usuario. En las figuras 01, 02 y 03 se muestran algunos de ellos.

Fig. 01

1.

Fig. 02

Fig. 03

ASISTENTE PARA GRAFICOS


La manera ms simple de introducir un grafico en Excel 200 es mediante la
utilizacin del Asistente para grficos ( Chart Wizard) . Antes de presionar este
botn, deben seleccionar sobre la hoja los datos que desea representar. Auque el
Asistente para Grficos permite tambin seleccionar mediante referencias los datos a
representar grficamente, el p5roceso resulta mucho ms sencillo si dicha
seleccin se realiza antes de llamar al Asistente para Grficos.
Para crear un grfico con el Asistente para Grficos, deben seguirse los siguientes
pasos:
a. Seleccionar los datos a representar.
b. Ejecutar el comando Insertar /Grafico o clicar en el botn de Asistente para
Grficos( ).

A continuacin aparece el primero de una serie de cuadros de dialogo del Asistente


para Grficos, cuyas indicaciones deben seguirse para terminar creando el grfico
deseado.

44

El primer cuadro de dialogo mostrado por el Asistente (fig. 4) permite elegir el tipo y
subtipo de grfico que se va a utilizar entre dos listas que clasifican los grficos en
estndar y normatizados.
Al
clicar
sobre
cada
posibilidad aparece una
breve explicacin de la
informacin
que
cada
grfico proporciona. Adems
de acceso a una vista
prelimar de la aplicacin del
grafico elegido a los datos
seleccionados,
clicando
sobre el botn Presionar
para ver Muestra. Una vez
realizada la seleccin se
puede optar por pasar al
siguiente cuadro de dialogo
clicando sobre el botn
Siguiente, o por insertar el
grafico tal como aparece en
la vista preliminar clicando
sobre el botn Finalizar.
Fig.0
Adems, desde cualquier
cuadro se puede acceder directamente a la ayuda, clicando sobre el
sta, que aparece en la parte inferior izquierda.

botn de

El segundo cuadro de dilogo (fig. 05)


permite comprobar o corregir, mediante
sus referencias, la seleccin de datos
realizada. Esta aparece representada del
mismo modo en la barra de frmulas. As,
los rangos de datos no continuos estn
separados en el cuadro Rango de Datos
por un carcter punto y coma (;). Si se
quiere modificar el rango caben dos
posibilidades:
a. Cambiar las referencias de las celdas
seleccionadas directamente sobre el
cuadro o
b. Clicar sobre el botn que aparece en
la parte derecha de ste. Con esta
Fig. 05
opcin, se accede de nuevo a la hoja
de trabajo en la que aparecen los datos seleccionados rodeados por un contorno
circulante, adems de una ventana que refleja las referencias de las celdas
elegidas cada vez que cambia la seleccin
Clicando de nuevo sobre la parte derecha de la ventana se vuelve al cuadro de
dilogo del Asistente. Desde este mismo cuadro se puede controlar si la seleccin
se lee por filas (Filas) o por columnas (Columnas), as como las series que se estn
considerando para la representacin grfica y para los rtulos de los ejes. Estas
vienen dadas por sus referencias en cuadros semejantes al anterior, siendo anlogo
el proceso a seguir par5a modificar cualquiera de las series. Desde este cuadro de

45

dialogo se puede dar por terminado el grafico (Finalizar), pasar al siguiente cuadro
de dilogo (Siguiente) o volver al anterior (Atrs).
El tercer cuadro de dialogo (Fig.06)
permite configurar todos los aspectos
que concierne a la presentacin del
grfico, aportando una vista preliminar
del mismo. As, se determinan el
titulo, las inscripciones de los ejes, la
apariencia de stos, la leyenda, la
aparicin o no de tabla de datos y los
rtulos. Las opciones de <Atrs,
Siguiente> y Finalizar son las
mismas que en los otros cuadros.

Fig. 06
El cuarto y ultimo cuadro de dialogo
(Fig. 07), se refiere a la ubicacin del
grfico. As se puede colocar en la hoja en que se esta trabajando o en otra nueva.
Clicando sobre el botn Finalizar, el grfico aparece ya en el lugar seleccionado (Fig.
08). Si se quiere desplazar a algn otro lugar sobre la propia hoja en que se
encuentra basta seleccionar todo el grfico y arrastrarlo con el ratn (cuando el
cursor tome forma de cruz) soltando en el lugar elegido. No es necesario que el
grafico est alineado con el borde de las celdas pues no est contenido sino
superpuesto sobre

Fig. 08

Fig. 07
las mismas. Una vez creado el grfico ya es parte de la hoja de clculo y se guarda y
se abre con el libro de trabajo.
Si los valores de un grfico se componen de nmeros grandes puede reducirse el
texto del eje y hacerlo ms legible. Por ejemplo, si los valores oscilan entre 1000,000
y 50000,000, puede mostrar los nmeros de 1 a 50 con el eje con una etiqueta que
indique que las unidades son millones. Para ello debemos seguir los siguientes
pasos:

Creacin de un grfico con los pasos explicados con anterioridad.

46

Seleccionar con el botn derecho del ratn el eje de valores que esta constituida
por nmeros de gran magnitud.
Seleccione la opcin Formato de ejes, apareciendo el men de la (fig. 09).
Elija la unidad de visualizacin ms apropiada a los datos con el desplegable y d
a Aceptar.

Fig. 09

1.
DE
GRAFICOS

SELECCIN
OBJETOS

Los grficos de Excel 2000 estn compuestos por objetos, tales como marcadores,
leyendas, ttulos, ejes, texto y la propia rea de grfico. El usuario puede configurar
los grficos, puede aadir objetos, o bien dar formato a los ya existentes para
modificar su apariencia. Antes de dar formato a un objeto grfico, es necesario
seleccionarlo.
Para editar un objeto grfico concreto, hay que clicar sobre el objeto que engloba el
que se desea modificar y luego volver a clicar sobre el objeto particular que se desee
seleccionar. Por ejemplo, para seleccionar uno de los puntos que representan los
datos de una serie entre ambas pulsaciones. El primer clic seleccionar la serie
completa y el segundo permite seleccionar el punto deseado.
El mismo
procedimiento de doble clic se aplica a los elementos de una leyenda y a los rtulos
de los datos. Se puede hacer clic por primera vez en una leyenda para seleccionarla,
y a continuacin clicar en el texto o en la clave de uno de los datos de la leyenda
para seleccionarlo. El primer clic en un rotulo de datos selecciona todos los rtulos
de la serie y el segundo seleccionar un rtulo individual. Si hace doble clic en un
objeto, se abrir un cuadro de dilogo que representa las opciones para formatearlo.
Si solamente se desea seleccionar el objeto se clica una vez sobre l.
Otra forma de modificar los elementos de un grfico es clicar sobre el objeto que
interesa en cada caso con el botn derecho, apareciendo un men contextual que
permite cambiar las caractersticas del mismo.
Cuando el grfico esta abierto y alguno o algunos de sus elementos seleccionados,
algunos de los mens de Excel 2000, como Insertar y Formato, muestran
posibilidades especificas para dicho grafico y para sus elementos (leyenda, ejes,
color, forma...) Por ejemplo, si se ha construido un grfico tridimensional, el comando
Vista en 3D permite modificar la perspectiva y el punto desde el que se observa el
grfico.

47

2.

BARRA DE HERRAMIENTAS GRAFICAS


Excel 2000 dispone de una barra de herramientas grfica, denominada Grfico, que
puede visualizarse en la pantalla por medio del men contextual. En esta barra est
el botn Tipo de Grafico, que da paso al men desplegable de la fig. 1A donde es
posible elegir el tipo de grafico deseado. Adems, Excel 2000 tiene una barra de
herramientas de dibujo, denominada Dibujo, que se muestra en la fig. 2A . Con esta
barra se pueden realizar dibujos geomtricos sencillos sobre la propia hoja de
clculo.

Fig. 2A
Fig. 1A
3.

GRAFICOS COMBINADOS
Los grficos combinados o grficos de combinacin
utilizados dos o ms tipos de grficos para destacar que
contienen distintos tipos de informacin. Para este se va a
crear una escala especial que se dispondr al lado contrario
que la habitual. Por ejemplo se puede dibujar sobre un mismo
grfico dos series usando columnas para representar una
serie y lneas para la otra. Un grfico combinado tambin
puede utilizarse en el caso de necesitar dos ejes de
ordenadas diferentes, normalmente debido a rango de escala
muy distintos.
Para crear uno de estos grficos se deben seguir los siguientes pasos:

Crear un grafico o trabajo con uno creado con anterioridad uno de cuyos registros
va a ser el combinado.
Seleccionar la serie de datos del grafico que desea trazar en un eje de valores
secundarios.
Haga clic en el men Formato / Serie de datos seleccionada / Eje.
Haga clic en Eje secundario.

LISTA Y BASES DE DATOS


Una de la capacidades de Excel 2000 es la de trabajar con listas o tablas 2 de informacin:
nombres, direcciones, telfonos, etc. Excel 2000 puede trabajar con listas de informacin
sencillas o puede trabajar con listas ms complejas, tambin conocidas como bases de
datos. Una base de datos en Excel 2000 no es ms que una lista o una tabla que
contine una o ms columnas.
Con la capacidad que ofrece Excel 2000 la informacin de la lista se puede ordenar
segn diversos criterios, se pueden buscar datos especficos, y se puede incluso extraer
copias de informacin de grandes bases de datos ubicadas en red. Sin embargo a
diferencia de Microsoft Acces, Excel en general y Excel 2000 en particular no permite
trabajar con base de datos relacionales3.

48

1.

INTRODUCCIN DE DATOS EN LISTA


Aunque Excel 2000 es fundamentalmente una hoja de clculo, tambin ofrece
capacidades de gestin de listas, que pueden ser muy tiles para analizar, por
ejemplo, tendencias de ventas de un mercado, para guardar los nombres de clientes
y sus direcciones, o para almacenar datos de existencias en los almacenes. La
combinacin de funciones de lista, junto con las capacidades de anlisis de hoja de
clculo y de grficos, hace de Excel 2000 una gran herramienta para el anlisis de
negocios y sistemas de gestin que no sean excesivamente complicados.
Toda lista debe contener nombres de campo (feld names) en una fila situada en
su parte superior (llamados encabezamiento o headers), si se quiere usar las
capacidades de filtrado de datos. La lista deber tener por lo menos una fila de datos
directamente debajo de los nombres de campo. Las filas de datos se llaman
registros. En la figura 1B se muestra la nica parte obligatoria de una lista: la fila de
headers.

Fig. 1B
Cuando se introducen nombres de campo en la parte de la lista, hay que tener en
cuenta los puntos siguientes:
a. Los nombres de campo deben ser diferentes los unos de los otros, si se desea
usar los filtros de datos de Excel 2000.
b. No se deben poner filas vacas debajo de los nombres de campo.
Una vez definidos los encabezamientos (headers) de la tabla, los datos o registros
pueden definirse de varias formas. Quizs el mtodo ms fcil sea el visto
anteriormente para introducir datos en una hoja de clculo. De todas formas el
mtodo ms seguro de introducir datos (el menos propicio a cometer errores) es la
ficha de datos (Form) generada automticamente por Excel 2000.
Para introducir datos mediante una ficha automtica, se pueden completar los
siguientes pasos:
a. Escribir el rango de encabezamiento de la lista, por ejemplo cdigo, apellido 1,
apellido 2, nombre, direccin, Ciudad y DNI.
b. Seleccionar la fila sobre la que se desea escribir los campos.
c. Elegir el Comando Datos / Formulario (aparece el cuadro de dilogo mostrado
en la fig. 2B.
d. Completar el cuadro que aparece con los encabezamientos elegidos.
e. Clicar en el botn Nuevo cada vez que quiera introducir un nuevo campo
teniendo la posibilidad de variar los anteriores con la barra de la figura.
f. Para finalizar clicar en el botn Cerrar.

49

Fig. 2B
ORDENACIN DE DATOS
Excel 2000 puede ordenar segn distintos criterios y con gran facilidad los datos de una
lista, base de datos o columnas de una hoja de clculo. Al ordenar estos elementos, los
datos se pueden organizar de forma ascendente o descendente, siguiendo un orden
numrico o alfabtico.
Al elegir el comando Datos / Ordenar, Excel 2000 muestra el cuadro de dilogo mostrado
en la fig. 3B. Entre los elementos que se incluyen en dicho cuadro de dilogos, merece
destacar las claves de ordenacin, el tipo de ordenacin a seguir y la presencia o no de
encabezamientos.
Excel 2000 puede usar diferentes
campos como criterios para la
ordenacin de la lista. Cada uno
de ellos especifica en las
diferentes opciones para criterios
que aparecen en los cuadros
desplegables de la figura 2B.

Fig. 3B

Los
botones
de
opcin
Ascendente
y
Descendente
determinan en qu sentido se va
a realizar la ordenacin:

ascendente (de la A a la Z) o descendente (de la Z a la A). Las celdas en blanco siempre


son las ltimas, independientemente del orden que se haya seleccionado. La prioridad
que se aplica es la siguiente: Nmero (del ms negativo al ms positivo), textos, valores
lgicos (FALSE, TRUE) valores ERROR y por ltimo las celdas en blanco.
Tambin puede indicar si quiere que se tenga en consideracin o no el tipo de letras
(maysculas o minsculas) durante la ordenacin.
Para ordenar una lista o base de datos, se pueden seguir estos pasos:

50

a. Seleccionar las celdas que va ordenar.


b. Ejecutar el comando Datos / Ordenar.
c. Si la lista o base de datos tiene encabezamiento en la fila superior (y se han
seleccionado junto con los datos), seleccionar el botn Si de la opcin la lista tiene
fila de encabezamiento. As se evita que estos nombres sean ordenados junto con
los dems datos.
d. Ejecutar el comando Ordenar por e introduzca el nombre de la columna que se
quiera utilizar primero. Esta columna se llama primer criterio. Si la columna no tiene
un nombre, se utiliza la letra que la identifica.
e. Seleccionar el orden Ascendente o Descendente.
f. Se pueden aplicar hasta tres criterios de ordenacin, segn se muestra en el cuadro
de dilogo Ordenar. Es tipico, por ejemplo, utilizar estos criterios para ordenar
nombres de personas alfabticamente: primero por el primer apellido, despus por el
segundo y finalmente por el nombre.
g. Clicar, para finalizar, en OK.
Si lo que quiere es ordenar una lista de izquierda a derecha en vez de arriba abajo, se
sigue un procedimiento anlogo al descrito anteriormente, pero antes hay que clicar
en el botn Opciones del cuadro de dilogo de Ordenar para poder cambiar el
sentido de la ordenacin.
BSQUEDA DE REGISTRO
La bsqueda de datos en una lista o base de datos implica definir los criterios que se han
de utilizar para realizar dicha bsqueda. El resultado ser el conjunto de todos aquellos
registros que satisfagan las condiciones expresadas en dichos criterios.
a.

Ficha de Datos
La ficha de datos es un medio simple de buscar y editar registros que satisfagan
criterios de comparacin sencillos o mltiples. Si se desea buscar registros en una
lista por medio de fichas, hay que seguir los pasos que a continuacin se detallan:
1) Ejecutar el comando Datos / Formularios para mostrar la ficha de datos (ver fig.
1C).
2) Hacer clic en el botn de Criterios. Al hacerlo, cambia el juego de botones
presente en la ficha, a la vez que se ponen en blanco todos los campos que
componen la ficha.
3) Seleccionar el campo en el que quiera introducir el criterio de bsqueda. Si se
quieren aadir ms criterios para otros campos, se pueden usar el ratn o la tecla
Tab, para pasar de unos a otros.
4) Hacer clic en los botones Buscar Anterior o Buscar Siguiente para recorrer en
un sentido o en otro los diferentes registros que satisfagan los criterio introducidos
anteriormente.

Fig. 1C

51

Para editar el contenido de una ficha de datos dada, no hay ms que hacer clic en el
campo correspondiente e introducir el nuevo valor. Si se quieren deshacer los
cambios antes de pasar al registro siguiente, se clica en el botn Restaurar.
b.

Filtros Automticos
En Excel 2000 los filtros automticos proporcionan un acceso rpido a la gestin de
listas de datos. Con operadores tan simples como seleccionar y hacer clic, se pueden
filtrar o eliminar rpidamente aquellos datos que no se desea ver o imprimir. A
diferencia de la ficha de datos, los filtros automticos muestran los datos en la misma
hoja de clculo. Los datos que no cumplen los criterios que se han especificado,
simplemente no se muestran; los restantes registros permanecen visibles en la hoja
de clculo.
Antes de seleccionar un filtro automtico, hay que asegurarse de no haya otro
activado. Esto se puede comprobar mirando si existe o no una marca de activacin al
dado de la opcin Datos / Filtro / Autofiltro. En caso de que exista, el filtro anterior
se debe desactivar antes de volver a empezar, volviendo a elegir ese comando.
En la figura 2C aparece una tabla con datos correspondientes a 9 personas ficticias.
Para crear un filtro automtico en una lista, no hay ms que seleccionar los datos que
forman la lista y ejecutar el comando Datos / Filtro / Autofiltro. Como se observa en
la figura 3C, los nombres de campo que estn como encabezamientos de las
columnas pasan a ser listas desplegables que permiten realizar la seleccin.

Fig.
2C

Fig. 3C

En el caso de que la base de datos o lista est formada por distintos campos, y que se
haya aplicado a cada uno de ellos un filtro automtico, el resultado final equivale a
realizar una operacin lgica Y o AND entre todas las condiciones. Slo se mostrarn
aquellos registros que cumplan todas las condiciones expresadas en cada uno de los
filtros.

52

Si para un campo determinado no se quiere imponer todos los registros, se selecciona la


opcin Todas en el men desplegable.
Si en un momento dado se quieren mostrar de nuevo todos los registros, olvidndose
por tanto de las condiciones expresadas en cada uno de los filtros automticos, se
selecciona el comando Datos / Filtro / Mostrar Todo. Con el comando Datos / Filtro /
Filtro Avanzado se tiene acceso a otras posibilidades ms avanzadas como son la
posibilidad de filtrar la lista sin moverla o copiarla a otro lugar pudiendo tambin restringir
las filas y columnas como el rango de criterios.

DECIMA SEMANA

53

(DEL 26MAR2007 AL 30MAR2007)


PRACTICA DIRIGIDA DE BASE DE DATOS Y LISTAS
EXCEL APORTA AL USUARIO LA POSIBILIDAD DE TRABAJAR CON TABLAS DE
INFORMACION: NOMBRES , DIRECCIONES, TELEFONOS ETC.
EN UNA BASE DE DATOS SE PUEDEN INCLUIR Y ESCRIBIR DATOS EN CADA FICHA
CONSULTARLA O MODIFICARLA AIEMPRE QUE QUIERA.
PARA CREAR UNA BASE DE DATOS SE NECESITA UNA HOJA DE CALCULO EN
BLANCO DONDE SE INTRODUCEN LOS DATOS PARA CONFECCIONAR EL
FICHERO.
LISTAS:
ES UN CONJUNTO DE DATOS . EJM. APELLIDOS, NOMBRES, ORDENADOS EN UNA
FILA O COLUMNA , APRENDER A CREAR LISTAS Y USAR LISTAS PREDEFINIDAS.
EJEMPLO:
1
2
3

A
GONZALES
RODRIGUEZ
PEREZ

INTRODUCIR LOS DATOS:


TODA BASE DE DATOS SE CREA COMO UNA LISTA, EN ELLA DEBE HABER UNA
FILA SITUADA EN LA PARTE SUPERIOR QUE CONTENGA EL NOMBRE DE LOS
CAMPOS QUE FORMAN EL REGISTRO (FILA DE ENCABEZADOS).
EJEMPLO:
1
2
3
4
5

A
APELLIDOS
GONZALES
PEREZ
HERNANDEZ
SANCHEZ

B
NOMBRE
JUAN
PABLO
ELI
JOSE

C
PROFESION
ARQUITECTO
ABOGADO
ECONOMISTA
CONTADOR

IMPRESIN DE HOJAS DE CALCULO CON EXCEL:


SI, NECESITA DETERMINAR EL DISEO DE UNA IMPRESIN ELIJA LA OPCION
CONFIGURAR PAGINA DEL MENU ARCHIVO.
EN LA VENTANA APARECE ; PAGINA, MARGENES , ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA
TIENEN TODOS LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA CONFIGURAR LA
IMPRESORA Y LA IMPRESIN DE SUS TRABAJOS.
PAGINA = ELIJA LA ORIENTACION Y EL TAMAO DEL PAPEL, PUEDE DECIDIR EL
TAMAO DEL PAPEL CON QUE SE VAN A IMPRIMIR.
MARGENES = INDICAN TANTO EL TAMAO COMO EL ESPACIO QUE SE RESERVA
PARA LOS ENCABEZADOS Y PIES.

54

ENCABEZADOS Y PIE DE PAGINA = PUEDE SELECCIONAR ENTRE LOS MODELOS


PREDEFINIDOS O PERSONALIZAR LOS TEXTOS.
IMPRESIN DE LOS DATOS:
UNA VEZ DEFINIDA LA HOJA DE CALCULO EN EL AREA DE IMPRESIN EXCEL
IMPRIMIRA LO SELECCIONADO.

III UNIDAD
55

POWER POINT
DECIMO PRIMERA SEMANA
( DEL 02ABR2007 AL 06ABR2007 )
INTRODUCCION
PowerPoint es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear
presentaciones. Las presentaciones son imprescindibles hoy en da ya que permiten
comunicar informacin e ideas de forma visual y atractiva.
Se pueden utilizar presentaciones en la enseanza como apoyo al profesor para
desarrollar un determinado tema, para exponer resultados de una investigacin, en la
empresa para preparar reuniones, para presentar los resultados de un trabajo o los
resultados de la empresa, para presentar un nuevo producto, etc. En definitiva siempre
que se quiera exponer informacin de forma visual y agradable para captar la atencin
del interlocutor.
Con PowerPoint podemos crear presentaciones de forma fcil y rpida pero con gran
calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar
hasta el ltimo detalle, por ejemplo podemos controlar el estilo de los textos y de los
prrafos, podemos insertar grficos, dibujos, imgenes, e incluso texto WordArt.
Podemos tambin insertar efectos animados, pelculas y sonidos. Podemos revisar la
ortografa de los textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener unas
pequeas aclaraciones para su exposicin y muchas ms cosas que veremos a lo largo
del curso.
Para empezar veremos la forma de arrancar el programa y cules son los elementos
bsicos de PowerPoint, la pantalla, las barras, etc, para familiarizarnos con el entorno.
Aprenders cmo se llaman, donde estn y para qu sirven. Cuando conozcas todo esto
estars en disposicin de empezar a crear presentaciones en el siguiente tema.
OBJETIVO GENERAL:
Facilitar la conceptualizacin de funcionamiento y aprender a utilizar las herramientas
incorporadas en el programa MS Power Point, para la preparacin de presentaciones
grficas.
OBJETIVOS ESPECFICOS:

Lograr que se comprenda el objetivo y las posibilidades del programa en la creacin


gil de elementos para la preparacin de presentaciones.
Facilitar que se familiarice, ubique y utilice en forma correcta, las herramientas y
opciones de proceso incluidas en el programa.

56

1. Iniciar Powerpoint
Vamos a ver las dos formas bsicas de arrancar PowerPoint.
1) Desde el botn Inicio situado,
normalmente, en la esquina inferior
izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se
despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con
los programas que hay instalados en tu ordenador; buscar Microsoft PowerPoint,
y al hacer clic sobre l arrancar el programa.

2) Desde el icono de PowerPoint del escritorio haciendo doble clic


sobre l.
3) Desde el botn Inicio, opcin Ejecutar, digitamos en la casilla Abrir : el nombre
del archivo ejecutable powerpnt.

Ahora arranca el PowerPoint para ir probando lo que vayamos explicando, de esta


forma aprenders mejor el manejo de este programa. Para que te sea fcil el
seguir la explicacin al mismo tiempo que tienes abierto el programa te
aconsejamos que combines dos sesiones.

57

2. La Pantalla Inicial
Al arrancar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuacin te
mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta
pantalla y as ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a
continuacin puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que
cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento,
como veremos ms adelante.
Barra de ttulo. El
nombre inicial es
Presentacin1.

Barra de men. Posee todas las


Barra de
opciones a utilizar. Se activa
Formato.
Barra de botones Estndar.

Botones de
control del
programa y
presentacin.

Barra de Estado.

La parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que


formarn la presentacin.
Una diapositiva no es ms que una de las muchas pantallas que forman parte de una
presentacin, es como una pgina de un libro.
3. Tipos de Vistas
PowerPoint cuenta con cinco modos de trabajo distintos que permiten realizar
distintas acciones en las diapositivas y en la presentacin. Puede acceder a stas
vistas de dos maneras:

Desplegando el men Ver y seleccionando la vista en la que desee trabajar.

Haciendo clic en los botones de vistas, que se encuentran en la parte inferior de


la ventana principal.

Vista normal
A esta vista se accede con el botn
paneles:

y est formada por tres


Barra de Dibujo.

1. Panel Esquema: muestra


el nombre de todas las
diapositivas de la presentacin junto con el texto que contienen.
2. Panel Diapositiva: este panel muestra la diapositiva seleccionada en
ese momento.
3. Panel de Notas: este panel le sirve para escribir notas sobre la diapositiva en
la que se encuentre trabajando.

58

Vista esquema
Esta vista es igual que la vista Normal pero el panel Esquema ocupa la mayor parte de
la ventana. Puede acceder a esta vista con el botn
y desde ella podr organizar
y desarrollar los contenidos de una presentacin. Existe una barra de
herramientas especfica para esta vista, que podr visualizar cuando desee utilizarla,
como cualquier otra barra. Desde ella podr ir organizando el contenido de sus
diapositivas:

Aumentar
y disminuir nivel
: el nivel ms alto es el ttulo de
las diapositivas y el ms bajo con los elementos de las listas numeradas o con
vietas. Si aumenta el nivel de un prrafo de la diapositiva hasta el nivel ms
alto, entonces se convertir en una nueva diapositiva. Si disminuye el nivel de
una diapositiva se convierte en un prrafo de otra diapositiva.
Mover hacia arriba
y Mover hacia abajo
: con estos botones
puede desplazar el prrafo seleccionado hacia arriba o hacia abajo.

Contraer

Contraer todo y Expandir todo


: con estos botones puede expandir
o contraer los prrafos de una diapositiva mostrando nicamente el ttulo de la
misma.

Insertar una diapositiva resumen


las diapositivas seleccionadas.

Mostrar formato
, se muestra el formato del contenido de las diapositivas
seleccionadas en el panel Esquema.

Expandir el contenido de la diapositiva seleccionada.

, donde se recoge el ttulo de todas

59

Vista diapositiva
A esta vista se accede con el botn . Es la vista en la que generalmente se trabaja y
en ella el panel de diapositiva ocupa la mayor parte de la ventana, lo que le facilita
el trabajo sobre una diapositiva.
Utilcela cuando quiera incorporar texto y elementos grficos, animaciones o cuando
quiera modificar el aspecto de una diapositiva.

60

Vista Clasificador de diapositivas


Esta vista es la ms apropiada para ordenar las diapositivas, agregar transiciones y
calcular el tiempo que durar la presentacin. Le permitir realizar el diseo final de sus
presentaciones antes de visualizarlas en el modo Presentacin con diapositivas.
Puede acceder a esta vista con el botn .

61

En esta vista podr visualizar en una sola pantalla todas las diapositivas de la
presentacin y de esta forma tener una visin global de la misma. Debajo de cada
diapositiva aparece (en caso de haberlos establecido) el tiempo y la transicin aplicadas
a cada una.
Vista Pgina de notas
Desde esta vista se puede agregar el texto a las notas de la diapositiva seleccionada
de forma fcil. Slo se puede acceder a ella desde el men Ver.
Como en cualquier caja de texto usted aplicar el formato de fuente que desee, incluso
podr modificar su tamao con los botones de control de la caja.

Presentacin con diapositivas


En esta vista podr visualizar la presentacin tal y como se ver en caso de ejecutarla en
pantalla. Cada diapositiva se ver a pantalla completa pudiendo comprobar el efecto de
las transiciones, animaciones y tiempos aplicados a cada diapositiva. Con la opcin del
men Ver, la presentacin se comenzar a visualizar desde la primera diapositiva pero
si utiliza el botn , se comenzar a visualizar la diapositiva en la que se encuentre en
ese momento.
En la parte inferior izquierda de la diapositiva, aparece un icono. Al hacer clic sobre l
se despliega un men que le permitir entre otras cosas, volver a la vista donde se
encontraba anteriormente. Si la presentacin est compuesta por varias diapositivas,
podr pasar de una a otra haciendo clic con el ratn en cualquier parte de la pantalla.

62

DECIMO SEGUNDA SEMANA


( DEL 09ABR2007 AL 13ABR2007)

PRACTICA CALIFICADA I

DECIMO TERCERA SEMANA


( DEL 16ABR2007 AL 20ABR2007)

EXAMEN PARCIAL II

63

DECIMO CUARTA SEMANA


( DEL 23ABR2007 AL 27ABR2007 )
PRESENTACIN EN POWERPOINT
Es un programa pensado para comunicar informacin grafica y visualmente atractiva,
haciendo que ideas y conceptos se expongan de forma sinttica y secuenciada con todos
los apoyos visuales y sonoros necesarios. Forma parte del paquete de Microsoft Office.
El funcionamiento de PowerPoint se basa en la idea de un pase de diapositivas que en
su conjunto forman presentaciones, extremadamente tiles para apoyar cualquier tipo
de demostracin; sus presentaciones grficas combinan texto, imagen, sonido y
animaciones.
Ejemplo prctico:

En Word, se generan archivos con extensin .doc (documentos) el cual


contiene hojas

En Excel, se generan archivos con extensin .xls (libros) el cual contiene


hojas de clculo.

En PowerPoint, se generan archivos con extensin .ppt (presentaciones) el


cual contiene Diapositivas

Extensin es un conjunto de caracteres que se aade automticamente al nombre de


archivo y que sirve para identificarlo como miembro de una categora o de un programa
determinado.
FORMAS DE EJECUTAR POWERPOINT:
1. Clic al Botn INICIO, elegir la opcin: PROGRAMAS y luego: Microsoft PowerPoint.
2. Clic al Botn INICIO, elegir la opcin: EJECUTAR y luego digitar: Powerpnt y luego
ENTER
3. Ubicar en el escritorio el Acceso Directo: Powerpnt y dar doble clic o clic derecho y
luego Abrir.
4. Clic a Inicio; clic en Buscar y seleccionar Archivos y Carpetas; luego en la siguiente
ventana; ingresar:
* Nombre del Archivo : POWERPNT.EXE
* Buscar en
: Disco Duro Loca C:\
* Incluir subcarpetas : habilitar o marcar en check
Luego clic en Buscar y podr visualizar el archivo: Powerpnt.exe hallado el cual
puede ejecutar haciendo doble clic o clic derecho y Abrir.

64

Al ejecutar Powerpoint se
visualizar una ventana que
le permitir elegir el diseo
deseado:
Todos los diseos nos
muestran un formato
estndar establecido
de
Titulo
de
Diapositiva (el cual
puede ser modificado
y mejorado por el
usuario).

Existe tambin la posibilidad de seleccionar una nueva Diapositiva en Blanco.


Toda vez que la finalidad principal de POWERPOINT es el diseo de presentaciones
para ayudar al usuario en sus exposiciones o publicaciones; siempre como norma
general en la 1ra. Diapositiva debe de utilizarse el Titulo de Diapositiva, el cual debe
contener el nombre del proyecto o presentacin general, con el nombre de la
organizacin, nombre del expositor, fecha, entre otros.
AADIR CUADROS DE TEXTO
Es posible insertar textos en las diapositivas y manipularlos como casi un procesador de
textos, es decir; podemos modificar el tamao, la fuente o letra, el color, etc.
Para insertar textos, utilizamos la opcin Insertar Cuadros de Textos,
lo cual se consigue de dos maneras:
1. Clic en el Icono Cuadro de Texto de la Barra de Dibujo.
2. Clic al Men Insertar, y seleccionar la opcin:
Cuadro de Texto
En ambos casos, como segundo paso se tiene
que colocar el cursor del mouse en el espacio de
la Diapositiva donde se desea insertar el texto y
dar clic (aparecer un cuadro); luego se procede a
digitar el texto deseado en el interior del Cuadro
de Texto, al cual se puede aplicar los formatos
deseados.
AADIR WORDART

65

Para aadir textos o ttulos ms espectaculares y vistosos utilizaremos la herramienta


WordArt, el cual nos proporciona un rpido asistente para crear ttulos a nuestro gusto.
Para insertar un ttulo con WordArt podemos elegir entre:

Hacer clic en el botn Insertar WordArt de la Barra de Dibujo.


Ir al Men Insertar, luego bajar
hasta el sub-men Imagen y
seleccionar la opcin WordArt.

En ambos casos, se abrir una ventana


llamada Galera de WordArt en la que
debemos escoger un estilo; si no hay
ninguno que nos convenza, elegiremos
uno al azar, ya que podemos modificarlo
posteriormente totalmente a nuestro gusto.
Una vez elegido el estilo que ms se
parezca a nuestra idea, pulsamos el botn
Aceptar; y luego:

En la Ventana modificar texto de WordArt: elegir el tipo de letra, tamao,


insertar el texto deseado y luego clic en Aceptar.

Cuando ya se tiene insertado el titulo creado en la diapositiva, podemos moverlo,


estirarlo, agrandarlo, rotarlo, como si fuera una imagen cualquiera.

GUARDAR PRESENTACIN
Una vez que ya tenemos la presentacin como la deseamos, es conveniente guardarla
para poder abrirla en otras ocasiones.
Se puede guardar una presentacin utilizando los siguientes mtodos:
Mtodo N 1
1.

Clic al men Archivo y


pulsamos la opcin Guardar.
2.
En el cuadro que aparece,
introducimos el nombre deseado,
y
3.
Finalmente damos clic en
Guardar.
Mtodo N 2
1.

Clic en el icono en forma de


disquete de la Barra de
Herramientas.

66

2.

En el cuadro que aparece,


introducimos el nombre deseado,
y
3.
Finalmente damos clic en Guardar.
Mtodo N 3
1.
2.

Pulsamos la combinacin de teclas: Ctrl + G.


En el cuadro que aparece, introducimos el nombre deseado, y clic en Guardar.

AADIR UNA IMAGEN


Para mejorar el aspecto de las diapositivas es necesario insertar algunas imgenes; ya
sea desde la galera de imgenes que posee PowerPoint o bien insertar imgenes o
fotografas procesadas por escner importadas de otros programas y lugares.
Insertar una imagen prediseada desde la Galera de imgenes:
1. Mostrar la diapositiva a la que desea agregar una imagen.
2. clic en Insertar imagen prediseada en la barra de herramientas Dibujo y, a
continuacin, en la ficha Imgenes; luego clic en la categora que desee.
3. Haga clic en la imagen que desee y,
a continuacin, en Insertar imagen
en el men contextual.
4. Cuando termine de utilizar la Galera
de imgenes, haga clic en el botn
Cerrar en la barra de ttulo de la
Galera de imgenes.
Nota: Tambin puede arrastrar una imagen de la Galera de imgenes a la diapositiva.
Insertar una imagen importada
1.

Abrir la diapositiva en la que se desea agregar una imagen (Para agregar la


imagen a todas las diapositivas de la presentacin, agrguela al patrn de
diapositivas)
2.
En el men Insertar, elija Imagen y luego clic en Desde archivo.
3.
Busque la carpeta que contenga la imagen que desee insertar; luego clic en la
imagen.
4.
Para incrustar la imagen en la presentacin, haga clic en Insertar.
AADIR UNA DIAPOSITIVA
Las presentaciones desarrolladas en PowerPoint, generalmente constante de ms de 2
Diapositivas. Para poder aadir una o ms diapositivas adicionales a nuestras
presentaciones, se realiza lo siguiente:

67

1.
Clic al Men Insertar ( Ctrl + I )
2.
Seleccionar la opcin nueva diapositiva.
3. Luego se procede a repetir los procedimientos descritos anteriormente (seleccionar
un diseo); puede seleccionar una Diapositiva en Blanco y finalmente dar clic en
Aceptar.
VER VISTA DE ESQUEMA
Microsoft PowerPoint incluye distintas vistas para ayudarle a crear presentaciones; es
decir puede visualizar las Diapositivas de diferentes maneras antes de ejecutarlas. Cada
vista es apropiada para revisar y modificar determinados aspectos de las diapositivas
que componen la presentacin.
Se accede a las tres principales vistas
mediante los iconos de vistas situados en
la parte inferior izquierda de la pantalla de
su computadora (cuando se esta
trabajando en PowerPoint)
Para pasar de una vista a otra de una forma sencilla, simplemente haga clic en los
botones que se encuentran en la parte inferior izquierda de la ventana de PowerPoint.
Para organizar el contenido en un esquema, se activa: Vista Esquema
En el panel de esquema, la presentacin aparece como un esquema compuesto por los
ttulos y el texto principal de cada diapositiva; puede escribir un esquema, iniciar un
esquema desde el Asistente para autocontenido, o bien importarlo desde otro programa,
como por ejemplo Microsoft Word.
El ttulo de cada diapositiva aparecer junto a un nmero y a un icono. El cuerpo de texto,
con sangras de hasta un mximo de cinco niveles, aparecer debajo de cada ttulo.
Trabajar con un esquema es la mejor forma de organizar y desarrollar el contenido de la
presentacin, ya que puede ver todos los ttulos y cuerpos de texto en pantalla mientras
trabaja. Puede reorganizar los puntos dentro de cada diapositiva, mover diapositivas
enteras de una posicin a otra y modificar los ttulos y el cuerpo del texto. Por ejemplo,
para reorganizar elementos de diapositivas o de vietas, simplemente seleccione el icono
de la diapositiva o la vieta del texto que desee mover y arrstrelo hasta la nueva
posicin.
Al seleccionar texto en el panel de esquema, quedan disponibles los botones para
trabajar con esquemas de las barras de herramientas Estndar y Formato.
Utilice los siguientes botones para organizar rpidamente las presentaciones:
Aumentar nivel
vieta

Disminuir nivel

aumenta o disminuye la sangra de una

Mostrar formato

para activar o desactivar el formato del esquema;

Expandir todo

permite mostrar todos los detalles del esquema o los ttulos.

68

Tambin puede mostrar todos los botones para trabajar con esquemas en una sola barra
de herramientas. En el men Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Esquema
VER CLASIFICADOR DE DIAPOSITIVA
La opcin de Vista Clasificador de Diapositivas se activa para visualizar en la
pantalla todas las diapositivas creadas (en miniatura).
Es la vista ideal para
copias de diapositivas,
cambiarlas de lugar y, en
para obtener una idea
rpida
del
conjunto
presentacin.

efectuar
eliminar,
general,
clara y
de
la

Tambin puede obtener una vista


previa de las animaciones de
varias diapositivas seleccionando
las diapositivas que desea ver y
haciendo clic en Vista previa de la
animacin
en
el
men
Presentacin.

EXPONER LA PRESENTACIN
El objetivo principal de crear una presentacin, es la de reproducirla o exponerla luego
ante un pblico. Para poder reproducirla en toda la pantalla completa, accedemos al
men presentacin y pulsamos la opcin: Ver presentacin.
Tambin podemos acceder ms rpidamente si pulsamos en el botn que tiene forma de
pantalla para diapositivas en la barra de herramientas.
Asimismo, demos visualizar o ejecutar
nuestra presentacin pulsando la tecla: F5.
TRANSICIN DE DIAPOSITIVAS
ELEGIR UNA TRANSICIN
La transicin entre diapositivas, es decir, el paso de una
diapositiva a la siguiente, puede incorporar algunos efectos
para mejorar el aspecto esttico de la presentacin.
En la vista Clasificador de Diapositivas, se encuentra el
icono Transicin de Diapositiva el cual abre el Panel de
tareas del mismo nombre.

69

La opcin que aparece activada por defecto en este panel es Sin Transicin. Pero
con la ayuda de la barra de desplazamiento, puede observarse una lista completa de las
Transiciones Disponibles.
Si hace clic en el botn Aplicar a todas, el
efecto configurado se repetir en cada
paso de diapositiva. La transicin afectar
nicamente a la aparicin de la diapositiva
que se hallaba seleccionada en el
clasificador.

CONFIGURAR PRESENTACIN
Para configurar una presentacin en PowerPoint, se realiza lo siguiente:
1.

Clic al Men Presentacin.

2.

Seleccionar la Opcin: Configurar Presentacin, se visualizar la siguiente ventana:

3.

Ingresar la configuracin deseada para una o todas las diapositivas de la


presentacin.

70

IMPRIMIR UNA PRESENTACIN


Todos
los
parmetros
referentes a la impresin, as
como la eleccin de los
objetos que se van a imprimir,
se establecen en el cuadro de
dilogo Imprimir. Se accede
al mismo haciendo clic al
Men
Archivo,
y
seleccionando
la
opcin
Imprimir.
Los parmetros de impresin son:
- Intervalo de Impresin: ya
sea la actual o todas.
- Copias: para elegir N de
copias
- Imprimir: se debe elegir ya
sea
entre
diapositivas,
documentos, paginas de
notas o esquemas.

71

DECIMO QUINTA SEMANA


( DEL 30ABR2007 AL 04MAY2007 )
VISTA CLASIFICADOR DE DIAPOSITIVAS
La vista Clasificador de diapositivas muestra, al mismo tiempo, todas las diapositivas de
la presentacin en miniatura. De esta forma resulta fcil agregar, eliminar y mover
diapositivas, incluir intervalos y seleccionar transiciones animadas para pasar de una
diapositiva a otra. Tambin puede obtener una vista previa de las animaciones de varias
diapositivas seleccionando las diapositivas que desea ver y haciendo clic en Vista previa
de la animacin en el men Presentacin.
Colocar Plantilla De Diseo (Fondo Diapositiva)
1.
2.
3.
4.

Abrir Men FORMATO.


Haga clic en la Opcin APLICAR PLANTILLA DE DISEO...
Seleccione un DISEO a INSERTAR.
Haga clic en el Botn APLICAR.

colocar efecto de transicin a la diapositiva


1.
2.
3.

Abrir Men PRESENTACIN.


Haga clic en la Opcin TRANSICIN DE DIAPOSITIVA...
Seleccione el EFECTO haciendo clic en l. (Haga clic en el Botn de Lista)

Se recomienda TRANSICIN AL AZAR.

72

1.
Coloque el TIEMPO para mostrar la siguiente DIAPOSITIVA en:
Automticamente despus de
1. Seleccionar un SONIDO si dispone de SISTEMA MULTIMEDIA.
2. Haga clic en el Botn APLICAR Aplicar a TODAS.
Aplicar Efectos Preestablecidos De Animacion
1.
2.
3.
4.

Seleccione un Elemento de la Diapositiva que desea colocar el Efecto.


Abrir Men PRESENTACIN.
Haga clic en la Opcin PREESTABLECER ANIMACIN...
Haga clic en una Animacin.

Aplicar Efectos De Animacion


1. Seleccione un Elemento de la Diapositiva que desea colocar el Efecto.

73

2.

2. Haga clic en el Botn EFECTOS DE ANIMACIN.


Si el Botn ya est Activo omitir Paso 2.
3.

Haga clic en el EFECTO que est disponible para el elemento seleccionado.

Visualizar Las Diapositivas Con Todos Los Efectos Colocados

74

Haga clic en el Botn PRESENTACIN CON DIAPOSITIVAS.


Realizar Nueva Diapositiva

75

Haga clic en el Botn NUEVA DIAPOSITIVA.


1. Haga clic en el NUEVO DISEO a realizar.
2. Haga clic en el Botn ACEPTAR.
VER PRESENTACIN
COLOCADOS

DE

LAS

DIAPOSITIVAS

con

TODOS

LOS

EFECTOS

1. Presione F5
o
o

Abrir Men Presentacin.


Ver Presentacin. (Haga Clic)

Ensayar Intervalos
Ejecuta una presentacin con diapositivas en modo de ensayo, en el que puede definir o
cambiar los intervalos de la presentacin con diapositivas electrnica.
1.
2.

Abrir Men Presentacin.


Haga clic en la Opcin Ensayar Intervalos.

76

3.

Aparece las Diapositivas, con la Ventana ENSAYO.

Haga clic en el botn SIGUIENTE con el tiempo deseado para ese EFECTO. Visualice el
tiempo en el RECUADRO.

Para detener, clic en el botn PAUSA.


Para comenzar de nuevo el ENSAYO, haga clic en el botn REPETIR.
Aparece al Final el TIEMPO TOTAL del ENSAYO.

Lea la Pregunta y luego haga clic en: Si: Acepta el tiempo de duracin. No: Cancela la
operacin.
Configurar Presentacion
Configura las opciones para ejecutar una presentacin con diapositivas, incluyendo el tipo
de presentacin, las diapositivas que incluir, si incluir sonido y efectos de animacin, el
color de la pluma de anotacin y cmo desea avanzar las diapositivas.
1.
2.
3.

Abrir Men Presentacin.


Haga clic en la Opcin CONFIGURAR PRESENTACIN.
Seleccione las opciones de la Ventana que usted desee...

Ejemplo: Seleccione la Opcin: REPETIR EL CICLO HASTA PRESIONAR ESC


1.

Haga clic en la Opcin ACEPTAR.

77

PERSONALIZARANIMACION
Agrega o cambia los efectos de animacin de la diapositiva actual. Los efectos de
animacin incluyen aquellos movimientos de texto y objetos, sonidos y pelculas que se
produzcan durante una presentacin con diapositivas.
1. Seleccione la Diapositiva que desea PERSONALIZAR ANIMACIN.
2.
3.
4.

Abrir Men Presentacin.


Haga clic en la opcin PERSONALIZAR ANIMACIN.
Seleccione el Elemento (Objeto) que desea ANIMAR: ANIMAR OBJETOS
DE LA ANIMACIN.
5.
Haga clic en la Ficha que desea Personalizar:
ORDEN E INTERVALOS-EFECTOS-EFECTOS
MULTIMEDIA
1.

DEL GRFICO-CONFIGURACIN

Haga clic en el Botn VISTA PREVIA (Visualizar la animacin colocada)

2. Haga clic en el Botn ACEPTAR.

78

Pasos Para Borrar Una Diapositiva


1.
2.
3.

Haga clic en el botn VISTA CLASIFICADOR DE DIAPOSITIVA


Haga clic en la Diapositiva que desea BORRAR.
Presione la tecla SUPRIMIR (SUPR)

79

DECIMO SEXTA SEMANA


( DEL 07MAY2007 AL 11MAY2007)
PRESENTACIONES CON GRAFICOS Y ORGANIGRAMAS
AADIR GRAFICO
1. En el men Insertar, hacer clic en Grfico.
2. Para reemplazar los datos de ejemplo, haga clic en una celda en la hoja de datos
(hoja de datos: viene a ser una tabla incluida con un grfico que proporciona
informacin de ejemplo que muestra dnde escribir sus propias etiquetas de fila y
columna y sus datos.) y escriba la informacin que desee.
3. Si la hoja de datos no est visible, haga clic en Ver hoja de datos para mostrarla.
4. Para volver a la diapositiva, haga clic fuera del grfico.
Nota : Microsoft PowerPoint contiene diseos de diapositivas que incluyen marcadores
de posicin (marcadores de posicin: cuadros con bordes punteados o sombreados que
forman parte de la mayor parte de diseos de diapositivas. Estos cuadros mantienen el
ttulo y el texto principal u objetos como grficos, tablas e imgenes.) para grficos. Para
crear una nueva diapositiva utilizando uno de estos diseos, haga clic en Nueva
diapositiva del men Insertar y seleccione uno de los diseos que contenga un marcador
de posicin de grfico.
AADIR ORGANIGRAMA
1. En la barra de herramientas Dibujo, haga clic en Insertar diagrama u
organigrama.
2. Haga clic en el diagrama Organigrama y, a continuacin, haga clic en

Aceptar.

3. Siga uno o varios de estos procedimientos:

Si desea agregar texto a una forma, haga clic con el botn secundario del mouse
(ratn) en la forma, haga clic en Modificar texto y escriba el texto.
No se puede agregar texto a lneas o conectores de organigramas.

Si desea agregar una forma, seleccione la forma bajo la que o junto a la que
desea agregar la forma nueva, haga clic en la flecha del botn Insertar forma en
la barra de herramientas Organigrama y, a continuacin, haga clic en uno o
varios de los elementos siguientes:

80

Compaero de trabajo: para colocar la forma en el mismo nivel que la forma


seleccionada y conectarla con la forma del nivel superior de la que depende
la primera.

Subordinado: para colocar la forma nueva en el nivel inmediatamente


inferior y conectarla a la forma seleccionada.

Ayudante: para colocar la forma nueva bajo la forma seleccionada con un


conector angular.

Si desea agregar una combinacin de diseos preestablecida, haga clic en


Autoformato de la barra de herramientas Organigrama y seleccione un estilo de
la Galera de estilos del organigrama.
4. Haga clic fuera del dibujo cuando haya finalizado.
CREAR UNA PRESENTACION UTILIZANDO EL ASISTENTE PARA CONTENIDO
Esta opcin permite generar presentaciones a travs del asistente para auto contenido de
manera rpida y con una estructura predefinida.
1.

Si no se muestra el panel de tareas Nueva presentacin, en el men Archivo,


haga clic en Nuevo.

2.

En Nuevo, haga clic en Del Asistente para autocontenido y, a continuacin,


siga las instrucciones del asistente.

3.

En la presentacin, sustituya las sugerencias de texto con el texto que desee


y, a continuacin, efecte los cambios necesarios, como agregar o eliminar
diapositivas, agregar elementos de arte o efectos de animacin e insertar
encabezados y pies de pgina.

4.

Una vez finalizada la presentacin, en el men Archivo, haga clic en Guardar,


escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo y, a continuacin, haga clic en
Guardar.

DECIMO SETIMA SEMANA


( DEL 14MAY2007 AL 18MAY2007)
EXAMEN FINAL

81