VICERRECTORADO ACADMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLGICOS
COORDINACIN DE ADMINISTRACIN DEL TRANSPORTE Y
ORGANIZACIN EMPRESARIAL
Informe de Pasanta presentado ante la Ilustre Universidad Simn Bolvar, como requisito
para optar al Ttulo de Tcnico Superior Universitario en Organizacin Empresarial.
Informe de Pasanta presentado ante la Universidad Simn Bolvar, como requisito para la
aprobacin de la asignatura PD-3608 Cursos en Cooperacin con la Empresa.
__________________________
__________________________
Tutor Acadmico
Jurado
________________________
Tutor Profesional
Lic. Yrisdes Jauregui
ii
DEDICATORIA
A Jess,
mi Dios por iluminarme siempre
en los momentos difciles de mi vida
iii
RECONOCIMIENTO
iv
NDICE GENERAL
Pg.
vi
vii
viii
1
3
3
3
5
6
6
7
8
11
12
12
12
13
13
14
15
35
36
36
40
44
45
48
53
55
56
58
Pg.
29
41,42
Cuadro 3.
45
Cronograma de Actividades
vi
NDICE DE FIGURAS
Pg.
Figura 1. Estructura organizativa del Despacho del Alcalde
16
17
Finanza
Figura 3. Estructura organizativa de la Direccin General de Atencin y
18
Participacin Ciudadana
Figura 4. Estructura organizativa de la Direccin General de Planificacin y
19
Desarrollo
Figura 5. . Estructura organizativa de la Direccin General de Planeamiento
20
Y Control Urbano
Figura 6. Estructura organizativa de la Direccin General de Administracin
21
Tributaria
Figura 7. Estructura organizativa de la Direccin de Infraestructura y Servicio
.
vii
24
RESUMEN
INTRODUCCIN
En la actualidad se le debe reconocer la gran importancia que tiene en la organizacin de
una empresa tener al da una serie de documentos que enmarcan las actividades diarias de
la compaa en sus procesos. Estos documentos tienen diferentes nombres e incluso
algunos son reunidos en uno solo. Tales documentos renen normas internas,
procedimientos, reglamentos, directrices y formatos de los que todos los empleados deben
tener conocimiento
Con la implementacin de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los
empleados, solo se requiere hacer un control de gestin bsico para hacerle el seguimiento
a una organizacin e ir haciendo los correspondientes correctivos para que los normales
procesos de la organizacin no se detengan y pueda mantenerse en sintona.
ha venido
generando una serie de cambios internos, debido a que continuamente rotan al personal de
una coordinacin a otra, por esta razn se encuentra con la necesidad de definir los
procesos mas especficos y
En el captulo III se aportan la informacin precisa, con respecto al marco terico, donde
se hace una breve descripcin de los conceptos bases correspondientes a la investigacin
que ayude a mejorar la problemtica de la organizacin.
10
CAPTULO I
MARCO REFERENCIAL
1.1 Marco Institucional
1.1.1
electo Ramn Daz Romero como el primer Alcalde del Municipio Vargas, tomando
posesin de su cargo en enero de 1.990. De esta manera se establecen las autoridades que
conforman el Poder Pblico Municipal de Vargas. Durante el perodo 1991-1992 la
situacin
personalidades.
En 1993 es electo el Dr. Ubaldo Martnez Castro, quien deja su cargo en 1995 por
improbacin de su Memoria y Cuenta. La inestabilidad evidenciada en el perodo de su
antecesor se repite y asumen como Alcalde el Sr. Francisco Bermdez y el Dr. Lenn
Marcano, quien posteriormente y por va electoral resulta elegido para el perodo 19962000 (julio). El prximo
Noviembre 2004), siendo reemplazado por el actual Alcalde Prof. Alexis Toledo
(Noviembre 2004-2008).
Es de hacer notar que durante los diferentes perodos gubernamentales, se realizan
todo tipo de actividades para garantizar los ingresos ordinarios que permitieran la gestin
de cada uno de los Alcaldes. Como parte de sus planes de gobierno adecuaban la estructura
organizativa del Ejecutivo Municipal en funcin de sus objetivos y metas. La evolucin
del ente municipal a nivel estructural conllev a que se llegaran a crear, desde el punto de
vista organizacional,
16 direcciones generales
descentralizados con autonoma administrativa relativa, toda vez que los recursos se
centralizaban. Este tipo de estructura se mantuvo hasta el perodo gubernamental del Dr.
Jaime Barrios, quien cre cinco grandes Direcciones Generales, que a su vez cuentan con
catorce Unidades Direccionales y cinco entes descentralizados.
En cuanto a la subsistencia econmica , la Alcalda depende de sus ingresos propios
tales como: la recaudacin de los impuestos municipales, complementado con el aporte
constitucional del situado municipal (20% de los ingresos aportados a la Gobernacin del
estado), el Fondo Intergubernamental para la Descentralizacin (FIDES) y el Fondo de
Asignaciones Econmicas Especiales (LAAE).
Todos estos ingresos de carcter ordinario y extraordinario le permiten a la Alcalda
del Municipio Vargas elaborar sus Proyectos de Formulacin de Presupuesto para
garantizar la gestin
12
1.1.2
1.1.4
13
1.1.5
1.1.6
14
15
Nivel de Coordinacin
Auditora
Interna
Consultora
Jurdica
16
Oficina de
Relaciones
Institucionales,
Comunicacin
e Informacin
Direccin General de
Administracin y
Finanzas
Direccin de
Recursos
Humanos
Direccin de
Tecnologa y
Sistemas
Direccin de
Presupuesto
17
Direccin de
Tesorera
Municipal
Direccin General de
Atencin y Participacin
Ciudadana
Direccin de
Atencin,
Participacin
y Convivencia
Ciudadana
Direccin de
Proteccin al
nio, nia y
Adolescentes
18
Direccin de
Registro Civil
Direccin General de
Planificacin y
Desarrollo
Direccin
Sector
Desarrollo
Social
y Productivo
Direccin
Sector
Infraestructura
y Servicios
Direccin
Sector
Seguridad
Ciudadana
19
Direccin de
Planificacin
Institucional
Direccin General de
Planeamiento y
Control Urbano
Direccin de
Planeamiento
Urbano
Direccin de
Control
Urbano
20
Direccin de
Catastro
Municipal
su
responsabilidad
formular, con base a las directrices establecidas por el Alcalde, las polticas en materia
tributaria, as como, planificar, dirigir, ejecutar y controlarla gestin tributaria de la
Alcalda y la aplicacin de la legislacin y normas que regulan la materia. Para el
cumplimiento de sus objetivos tendr adscritas las siguientes direcciones de lnea:
Direccin de Recaudacin Tributaria, Direccin de Fiscalizacin Tributaria y Direccin de
Contribuyentes Especiales.
Direccin General de
Administracin
Tributaria
Direccin de
Recaudacin
Tributaria
Direccin
Jurdica
Tributaria
Direccin de
Fiscalizacin
Tributaria
21
Direccin de
Contribuyentes
Especiales
de Desastres y
22
1.1.7
a las
23
Direccin General de
Planificacin y
Desarrollo
Coordinacin
de
electrificacin
Formulacin
de proyecto
de obras
Coordinacin
de
Cementerio
Coordinacin
de reas
verdes
Transferencia
Coordinacin
de
Contratacin
Direccin
Sector
Desarrollo
Social
y Productivo
Direccin
Sector
Seguridad
Ciudadana
Direccin
Sector
Infraestructura
y Servicios
25
Direccin de
Planificacin
Institucional
En aquellos casos que los planes excepcionales sean propuesto por los rganos de la
administracin publica nacional, debern contar con la revisin previa de la comisin
central de planificacin, antes de ser sometido a consideracin del ejecutivo nacional.
ART .74
SOLICITUD DE COTIZACIONES
En la consulta de precio se deber solicitar al menos tres ofertas ; sin embargo se podr
otorgar la adjudicacin si hubiere recibido al menos una de ellas , siempre que cumpla con
las condiciones de requerimientos y sea convenientes a los inters del rgano o ente
contratante
26
ART .75
CONSULTA
DE
PRECIO
SOMETIDAS
LA
COMISION
DE
CONTRATACIONES
En la modalidad de consulta de precio, la unidad contratante, deber estructurar todo el
expediente y elaborar el informe de recomendacin que se someter a la mxima autoridad
del rgano o ente contratante. El informe a elaborar en aquellos casos que por su cuanta
supere las dos mil quinientas unidades tributarias (2.500 UT) , para la adjudicacin de
bienes o prestacin de servicios y las diez mil unidades tributarias (10.000 UT) para la
ejecucin de obra debe contar con la previa aprobacin de la comisin de contrataciones
ART .84
PLAZO PARA OTORGAR LA ADJUDICACION
Dentro de los tres das hbiles siguiente a la recepcin del informe
que presente la
ART .85
OTORGAMIENTO DE LA ADJUDICACION
Debe otorgarse la adjudicacin a la oferta que resulte con la primera opcin al aplicar los
criterios de evaluacin y cumpla los requisitos establecidos en el pliego de condiciones
En los casos de ejecucin de obra, adquisicin de bienes o prestacin de servicios , podr
otorgarse parcialmente la totalidad o partes entre varias ofertas presentadas , si as se ha
establecido expresamente en el pliego de condiciones , tomando en cuenta la naturaleza y
las caractersticas
ART .100
GARANTIA DE FIEL CUMPLIMIENTO
Para asegurar el cumplimiento de todas las obligaciones que asume el contratista , con
ocasin de contrato para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios o ejecucin de
27
obras, cuando se requiera, este deber constituir una fianza del fiel cumplimiento otorgada
por una institucin bancaria
En caso de no constituir una fianza, el rgano o ente contratante podr otorgar con el
contratista retencin del diez por ciento (10%) sobre los pagos que realice, cuyo monto
total retenido ser reintegrado al momento de la recepcin definida del bien u obra o
terminacin del servicio.
ART .114
INGENIERO RESIDENTE
El contratista deber mantener al frente de la obra un ingeniero , quien ejercer las
funciones de ingeniero residente, con experiencia y especialidad en el rea objeto del
contrato , y participara por escrito al rgano o ente contratante la designacin de este,
indicando el alcance de sus responsabilidades
contratantes debern fijar los porcentajes a ser aplicados a cada condicin del compromiso
de responsabilidad social, as como, establecer categoras o escalas proporcionales con
base en los montos de los contratos a ser suscritos
28
ART.173
SEGURIDAD DE LOS TRABAJADORES
El contratista adoptara las precauciones necesarias para prevenir y evitar accidentes de
trabajo y tomara especial inters en el cumplimiento de las disposiciones que regulan la
materia ambiental, de seguridad industrial y de medio ambiente de trabajo
Diagnstico 1.3
Descripcin y Anlisis de la Situacin Actual.
Factores
Factores
Internos
Internos
Factores
Externos
Oportunidades Externas
Captacin de pasantes de
Institutos de educacin
Superior y/o Universidades
Oportunidades Externas
Captacin de pasantes de
Institutos de educacin
Superior y/o Universidades
especializados en el rea.
Amenazas Externas
Contratacin de empresa
especializada en el rea de
Manuales por la Alcalda.
Fortalezas Internas
- Funcionarios de alta
calidad.
- Buen clima
organizacional.
- Buenos equipos de
trabajo.
Debilidades Internas
Estrategias FO
Los conocimientos
adquiridos por los pasantes
y la experiencia de los
funcionarios haran el
trabajo ms eficiente y
eficaz, dando como
resultado una respuesta
inmediata a las solicitudes
de las Direcciones para la
elaboracin de sus
manuales
Estrategias FA
Capacitar al personal para
la elaboracin de los
Manuales solicitado por las
direcciones para cumplir
con el objetivo primordial
de la Direccin.
Estrategias DO
Asignar a los pasantes la
elaboracin de los
Manuales bajo las
instrucciones del personal
especializado.
29
Estrategias DA
Asignar a los pasantes la
elaboracin de los
Manuales bajo las
instrucciones del personal
especializado
30
CAPTULO II
EL PROBLEMA
31
Contratacin de obras?
32
Los Manuales y ms aun los de Normas y Procedimientos son una de las mejores
herramientas administrativas, porque le permiten a cualquier organizacin normalizar sus
operaciones. Este tiene como propsito detallar, definir los procedimientos y establecer
las normas generales y especificas, a fin de estandarizar las actividades y
responsabilidades del personal, es decir, formalizar los sistemas de trabajo, consolidar el
liderazgo y posicin competitiva de las organizaciones. (lvarez, 1998)
de un
Manual de Normas
Contratacin de obras de la
2.5 ALCANCE
33
2.6 LIMITACIONES
34
CAPTULO III
MARCO TERICO
MANUALES
Se entiende por manuales todos aquellos documentos que contienen informacin
debidamente ordenada y clasificada, que proporciona informacin rpida y organizada
sobre objetivos, procedimientos, instrucciones, norma, especificaciones de puestos,
estructura, funciones, etc. (FERNANDO, 1998)
Los manuales son una serie de instrucciones, ordenadas y especfica que suministran
informacin detalladas sobre las prcticas administrativas .Todos los manuales contienen
datos e informacin respecto a procedimientos, instrucciones y normas de manera ordenada
e identificado bajo el esquema de una especie de libro actualizado
35
Todos los Manuales tienen como finalidad informar a cada miembro vinculado
con la empresa acerca de los lineamientos que debe seguir en funcin del bienestar de la
misma, es decir, lo que deben hacer, quien lo debe hace, como lo deben hacer y donde se
debe hacer (FERNANDO, 1998)
.
Entre sus objetivos sus objetivos tenemos:
Sirve como medio de orientacin al personal nuevo en la institucin y as
lograr cumplir todas las funciones de una manera organizada
Precisar todas las funciones que se realizan para no procedimientos
importantes
Establecer las funciones individuales del personal en cada unidad
Funcionar de una manera ms ordenada.
informacin a los
integrantes de la
37
38
ORGANIGRAMA
El organigrama es la representacin grfica de la estructura de una empresa, por
ello permite levantar informacin, efectuar el anlisis y proponer recomendaciones para
mejorarla.
NORMAS
Estndares aceptables de comportamiento en un grupo. Compartidos por todos
sus miembros (STHEPENS, 2004)
Para el xito de una organizacin es necesario constar con normas
PROCEDIMIENTO
Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un mtodo
para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronolgicas de las
acciones requeridas. Son guas de accin, no de pensamiento, en las que se detalla la
39
FLUJOGRAMAS
Los flujogramas se utilizan para ofrecer una representacin visual de los pasos de
un proceso o actividad. Se muestra la secuencia de los datos que integran el proceso. Los
flujogramas son particularmente tiles para visualizar y entender cmo se estn haciendo
las cosas y de que otro modo pueden hacerse para mejorar el proceso (IVANCEVICH,
LORENZI, SKINNER, CROSBY, 1997)
Los flujogramas son una parte importante del desarrollo de procedimientos, debido
a que por su sencillez grfica permite ahorrar muchas explicaciones.
40
Smb
bolos de la Norma AN
NSI para elaborar Flu
ujogramas.
G
G (1997) la sim
mbologa AN
NSI para la elaboracin
e
n de Flujogramas
Segn Gmez,
SMBOLO
OS DE LA NORM
MA ANSI PARA
A LA ELABORA
ACIN DE DIAG
GRAMA DE FLU
UJO
SM
MBOLO
REPR
RESENTA
SMB
BOLO
REPRESENTA
o enlace
e
de una dde una parte dell
procedimiento,
el
dife
ferente, en la qque contina ell
diaagrama de flujo.
conteniendo
inicio.
Operacin.
la
rellativas
actividad
Representa
un
procedimiento.
Decisin o alteernativa. Indica un
disttintas operacionees.
*
Tarrjeta
perforadda.
Representaa
procedimiento
Archivo. Repreesenta un archhivo
Cinnta
perforadaa.
Representaa
se utilice
u
en el proceedimiento.
N
Nota aclaratoria. No forma parte del
Cinnta
n es
diagrama de flujjo sino ms bien
magntica.
Representaa
u
operacin o actiividad para dar una
explicacin de ellla.
41
Tecclado de lnea. R
Representa el uso
o
Lnea de comun
nicacin. Represeenta
la transmisin dee informacin dee un
lugar
otro
mediante
lnneas
com
mputadora
etc.
obttenerla de ella.
eleectrnica
MA
ATRIZ D
DOFA
Una de las herramientas ms utilizadas actualmentte para el anlisis
a
es conocida
como
o Matriz D
DOFA.
Ha sido comn la reecomendaci
n de que llas compaas identifiqquen sus forrtalezas y
debillidades, as ccomo sus op
portunidadess y amenazaas en el amb
biente extern
no, pero lo que
q suele
ignorrarse es qu
ue la combiinacin de estos facto
ores puede requerir de distintas decisiones
d
estrattgicas. La matriz TOW
WS' surgi justamente
j
e respuestaa a la necessidad de sisstematizar
en
esas decisiones;; T significca "amenazzas" (threatts), O "opo
ortunidadess", W "deb
bilidades"
(wea
aknesses) y S "fortalezzas" (strengtths). El pun
nto de partid
da del modeelo son las amenazas,
a
dado que en mucchos casos las compaaas procedenn a la planeaacin estratgica como resultado
de la percepcin de crisis, prroblemas o amenazas.
a
3.9 DIA
AGRAMA D
DE GANTT
T
42
CAPTULO IV
MARCO METODOLOGICO
4.1 Tipo de Investigacin
Para la realizacin de las Pasantas se aplico una investigacin de Campo.
La investigacin de campo es aquel tipo de investigacin a travs de la cual se estudian
los fenmenos sociales en su ambiente natural (SIERRA, 1985)
4.2.-Diseo de investigacin
43
Revisin Documental
Entrevistas
Esta herramienta garantizo en todo momento una interaccin frente a frente con las
personas entrevistadas, lo cual evito dudas sobre cmo debe hacerse las cosas.
La Observacin Directa
Este mtodo de obtencin de informacin, se aplico en algunas situaciones. Su
aplicacin resulto muy eficaz para verificar todos los datos e informacin suministrada a
travs de las entrevistas.
44
45
CAPITULO V
Simbologa
Control
Actualizacin
Objetivo
Informacin general
46
Procedimiento
Normas
Flujogramas
Base Legal
Formularios
47
CONCLUSIONES
Hay que destacar que los objetivos de esta investigacin se cumplieron por que se logro
realizar un Manual de Normas y Procedimientos. Con la implementacin del Manual, todo
el personal de la Coordinacin de Contratacin de Obra trabajan en conjunto para logra
todos los objetivos que se propongan, de la misma manera permitir que todo el personal
conozca sus labores y se involucren en las actividades que se realizan en la coordinacin.
Todos los procedimientos que se encuentran dentro del manual deben ser objetiva y
tcnicamente identificados, dndole la importancia que cada uno merece dentro del proceso
operacional, de igual manera, los manuales actan como base de datos que proporcionan
fuentes de informacin y respaldo para la toma de decisiones efectivas por partes de los
gerentes y deben
representan una oportunidad profesional esencial, dinmica para los que laboran en la
organizacin.
48
RECOMENDACIONES
Implementar el uso del manual de Normas y Procedimientos.
Realizar charlas introductoras a todo el personal que ingrese a la organizacin.
Modernizar el sistema de la organizacin.
Sealar los cambios que propicia la aplicacin de manuales en la organizacin.
Descubrir los efectos prcticos y concretos que se logran con la aplicacin de los
manuales.
Verificar todo los procedimientos peridicamente con el fin que sea necesario
cualquier actualizacin en el manual
Utilizarlos como la herramienta ms importante para la orientacin de los
procedimientos de la organizacin.
49
FUENTES DE INFORMACIN
CHIAVENATO, I. Administracin de Recursos Humanos. 5 ed. McGraw-Hill.
2000.
FERNANDO, M. Sistemas Administrativos. Argentina, Ediciones Macchi. 1998.
KOONTZ, H y WEIHRICH, H. Administracin una Perspectiva Global. 12 ed.
Mxico, McGraw-Hill. 2004.
GMEZ, F. Sistemas y Procedimientos Administrativos (en lnea). McGraw-Hill,
1995 (fecha de consulta: 04 de Junio de 2009).
50
ANEXO
51
52
NOMBRE
DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y
INDICE GENERAL
SERVICIOS
INDICE GENERAL
Introduccin...53
Control de lectura del Manual54
Control de actualizacin del Manual..55
Objetivo del Manual...56
Base legal....57
Organigrama de la unidad de investigacin...66
Normas67
Procedimiento.70
Simbologa..74
Flujogramas77
53
NOMBRE
DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y
INTRODUCCIN
SERVICIOS
54
NOMBRE
DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y
CONTROL DEL
SERVICIOS
MANUAL
CDIGO
FUNCIONARIO
55
FECHA
FIRMA
NOMBRE
DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y
ACTUALIZACION DEL
SERVICIOS
MANUAL
AREA AFECTADA
FECHA DE
INCORPORACION
56
FIRMA
OBSERVACION
NOMBRE
DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y
OBJETIVO DEL
SERVICIOS
MANUAL
57
NOMBRE
DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y
BASE LEGAL
SERVICIOS
En aquellos casos que los planes excepcionales sean propuesto por los rganos de la
administracin pblica nacional, debern contar con la revisin previa de la comisin
central de planificacin, antes de ser sometido a consideracin del ejecutivo nacional
ART .74
SOLICITUD DE COTIZACIONES
En la consulta de precio se deber solicitar al menos tres ofertas ; sin embargo se podr
otorgar la adjudicacin si hubiere recibido al menos una de ellas , siempre que cumpla con
las condiciones de requerimientos y sea convenientes a los inters del rgano o ente
contratante
58
NOMBRE
DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y
BASE LEGAL
SERVICIOS
ART .75
CONSULTA
DE
PRECIO
SOMETIDAS
LA
COMISION
DE
CONTRATACIONES
En la modalidad de consulta de precio, la unidad contratante, deber estructurar todo el
expediente y elaborar el informe de recomendacin que se someter a la mxima autoridad
del rgano o ente contratante. El informe a elaborar en aquellos casos que por su cuanta
supere las dos mil quinientas unidades tributarias (2.500 UT) , para la adjudicacin de
bienes o prestacin de servicios y las diez mil unidades tributarias (10.000 UT) para la
ejecucin de obra debe contar con la previa aprobacin de la comisin de contrataciones
ART .84
PLAZO PARA OTORGAR LA ADJUDICACION
Dentro de los tres das hbiles siguiente a la recepcin del informe
que presente la
ART .85
OTORGAMIENTO DE LA ADJUDICACION
Debe otorgarse la adjudicacin a la oferta que resulte con la primera opcin al aplicar los
criterios de evaluacin y cumpla los requisitos establecidos en el pliego de condiciones
En los casos de ejecucin de obra, adquisicin de bienes o prestacin de servicios , podr
otorgarse parcialmente la totalidad o partes entre varias ofertas presentadas , si as se ha
establecido expresamente en el pliego de condiciones , tomando en cuenta la naturaleza y
las caractersticas
59
NOMBRE
DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y
BASE LEGAL
SERVICIOS
ART .91
NOTIFICACION DE FIN DE PROCEDIMIENTO Y DESCALIFICACION
Se notificara a todos los oferentes del acto mediante el cual se ponga fin al procedimiento.
Igualmente debe notificarse a los oferentes que resulten descalificados, del acto por el que
se tome tal decisin
ART .92
REQUISITOS DE LAS NOTIFICACIONES
Las notificaciones a que se refiere la presente ley debern realizarse en la direccin o
direcciones indicadas en el registro de adquirentes del pliego de condiciones o de los
invitados, dejndose constancia de los datos de la persona que recibi las notificaciones
Si resultare impracticable la notificacin antes sealada se proceder a fijar un cartel en la
direccin indicada en el registro de adquirentes del pliego de condiciones o la que conste
en el registro nacional de contratista, dejndose constancia de ello en el expediente y se
tendr por notificado al da siguiente de fijado el mencionado cartel
ART .100
GARANTIA DE FIEL CUMPLIMIENTO
Para asegurar el cumplimiento de todas las obligaciones que asume el contratista , con
ocasin de contrato para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios o ejecucin de
obras, cuando se requiera, este deber constituir una fianza del fiel cumplimiento otorgada
por una institucin bancaria
NOMBRE
DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y
BASE LEGAL
SERVICIOS
En caso de no constituir una fianza, el rgano o ente contratante podr otorgar con el
contratista retencin del diez por ciento (10%) sobre los pagos que realice, cuyo monto
total retenido ser reintegrado al momento de la recepcin definida del bien u obra o
terminacin del servicio.
ART .6 NUMERAL 19
DEFINICIONES
Compromiso de responsabilidad social: Son todos aquellos acuerdos que los oferentes
establecen en su oferta, para la atencin de por lo menos una de las demandas sociales
relacionadas con: 1. La ejecucin de proyectos de desarrollo socio comunitario. 2 La
creacin de nuevos empleos permanentes. 3 formacin socio productivas de integrantes de
la comunidad . 4. Ventas de bienes a precios solidarios o al costo, 5. Aportes en dinero
especies a programas sociales determinados por el estado o instituciones sin fines de lucro
y 6. Cualquier otro que satisfagan las necesidades prioritarias del entorno social del
rgano o ente contratante
ART .114
INGENIERO RESIDENTE
El contratista deber mantener al frente de la obra un ingeniero , quien ejercer las
funciones de ingeniero residente, con experiencia y especialidad en el rea objeto del
contrato , y participara por escrito al rgano o ente contratante la designacin de este,
indicando el alcance de sus responsabilidades
ART .112
SUPERVISIN E INSPECCION
El rgano o ente contratante ejercer el control y la fiscalizacin de los contratos que
61
NOMBRE
DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y
BASE LEGAL
SERVICIOS
NOMBRE
DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y
BASE LEGAL
SERVICIOS
ART. 128
NOTIFICACIONES AL CONTRATISTA
Cuando el rgano o ente contratante decida rescindir unilateralmente el contrato por haber
incurrido el contratista en alguna o algunas de las causales antes indicadas, lo notificara por
escrito a este , a los garantes y cesionarios si los hubiera
Tan pronto el contratista reciba la notificacin, deber paralizar los trabajos y no iniciara
ningn otro, a menos que el rgano o ente contratante lo autorice por escrito al concluir
alguna parte ya iniciada de la obra
ART .94
FIRMA DEL CONTRATO
El lapso mximo para la firma del contrato ser de ocho das hbiles contados a partir de la
notificacin de la adjudicacin
ART .82
PLAZO PARA LA SUSPENSIN O TERMINACION
En todas las modalidades reguladas por la presente ley, el rgano o ente contratante puede
suspender el procedimiento, mediante acto motivado, mientras no haya tenido lugar el acto
de apertura de sobres contentivos de manifestacin de voluntad u ofertas segn el caso
Igualmente puede dar por terminado el procedimiento, mediante acto motivado mientras
no se haya filmado el contrato definitivo. En caso de que se hubiere otorgado y notificada
la adjudicacin, se indemnizara el beneficiario de esta con una suma equivalente al monto
de los gastos en que incurri para participar en el procedimiento de seleccin, que no ser
superior al cinco por ciento (5%) del monto de su oferta, previa solicitud del beneficiario de
la adjudicacin acompaada de los comprobantes de los gastos, dentro del lapso de treinta
das contados a partir de la notificacin de terminacin del procedimiento. En caso de
63
NOMBRE
DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y
BASE LEGAL
SERVICIOS
contratantes debern fijar los porcentajes a ser aplicados a cada condicin del compromiso
de responsabilidad social, as como, establecer categoras o escalas proporcionales con
base en los montos de los contratos a ser suscritos
ART.173
SEGURIDAD DE LOS TRABAJADORES
El contratista adoptara las precauciones necesarias para prevenir y evitar accidentes de
trabajo y tomara especial inters en el cumplimiento de las disposiciones que regulan la
materia ambiental, de seguridad industrial y de medio ambiente de trabajo
CODIGO CIVIL
ART.1.833
El fiador aunque sea solidario se liberta cuando por hecho del acreedor la subrogacin de
los derechos, hipotecas y privilegios de este ltimo no pueda tener ya efecto en su favor.
64
NOMBRE
DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y
BASE LEGAL
SERVICIOS
ART.1.834
Si el acreedor acepta voluntariamente un inmueble u otros cualesquiera efectos en pago de
la deuda aunque despus los pierda por eviccin, queda libre el fiador
ART 1.836
El fiador que haya limitado su fianza al mismo plazo acordado al deudor principal, quedar
obligado, aun ms all de este trmino, y por todo el tiempo necesario para apremiarle al
pago, siempre que el acreedor en los dos meses siguientes al vencimiento del trmino, haya
intentado sus acciones y las haya seguido con diligencia hasta su definitiva decisin
65
NOMBRE
DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y
BASE LEGAL
SERVICIOS
No ser aplicable esta disposicin al contratista cuya actividad sea inherente o conexa con
la del beneficiario de la obra o servicio.
Las obras o servicios ejecutados por contratistas para empresas mineras y de hidrocarburos
se presumirn inherentes o conexas con la actividad del patrono beneficiario.
ART 56. A los efectos de establecer la responsabilidad solidaria del dueo de la obra o
beneficiario del servicio, se entiende por inherente, la obra que participa de la misma
naturaleza de la actividad a que se dedica el contratante; y por conexa, la que est en
relacin ntima y se produce con ocasin de ella.
La responsabilidad del dueo de la obra o beneficiario del servicio se extiende hasta los
trabajadores utilizados por subcontratistas, aun en el caso de que el contratista no est
autorizado para subcontratar; y los trabajadores referidos gozarn de los mismos beneficios
que correspondan a los trabajadores empleados en la obra o servicio.
ART 57. Cuando un contratista realice habitualmente obras o servicios para una empresa
en un volumen que constituya su mayor fuente de lucro, se presumir que su actividad es
inherente o conexa con la de la empresa que se beneficie con ella
66
NOMBRE
DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y
ORGANIGRAMA
SERVICIOS
Direccin General de
Planificacin y
Desarrollo
Formulacin
de proyecto
de obras
Coordinacin
de
electrificacin
Coordinacin
de
Cementerio
Coordinacin
de reas
verdes
Transferencia
67
Coordinacin
de
Contratacin
NOMBRE
DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y
NORMAS
SERVICIOS
La Direccin de Planificacin y Desarrollo ser la autorizada de revisar el listado de
obras asignadas y remitirlos a la comisin de contrataciones pblicas
La Comisin de Contrataciones Pblicas ser las autorizadas para seleccionar a la
empresa contratista que ejecutara la obra, siempre que cumpla con los requisitos
exigidos por la ley de licitaciones
La Direccin General de Planificacin y Desarrollo atreves de la Coordinacin de
Contratacin realizaran la invitacin mnimo de tres empresas (03) que cumplan con
los requisitos mnimos exigidos para la contratacin de obras
La Coordinacin de Contratacin ser la encargada de revisar y elaborar las carpetas
para la asignacin de obras, las cuales deben contener los siguientes recaudos:
9 Descripcin de la obra a ejecutar
9 Copia certificada de inscripcin vigente en el registro nacional de contratista
(S.N.C)
9 Registro de informacin fiscal (R.I.F)
9 Solvencia de I.V.S.S.
9 Solvencia del INCE
9 Solvencia del impuesto municipal
9 Solvencia laboral por la alcalda del municipio Vargas
9 Solvencia del Ingeniero Residente
9 Referencia Comercial
9 Carta donde especifique la oferta y tiempo de ejecucin de la obra, validez de la
oferta
9 Clausula penal
9 Compromiso de Responsabilidad Social
9 Oferta econmica, la cual debe indicar el clculo de impuesto al valor agregado
(I.V.A.)
68
NOMBRE
DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y
NORMAS
SERVICIOS
La Coordinacin de Contrataciones ser la encargada de elaborar el cuadro demostrativo
del depsito y cancelacin del pliego, el cuadro permitir a la empresa, participar o no a
la ejecucin de la obra.
La Direccin General de Planificacin y Desarrollo a travs de la Coordinacin de
Contratacin ser la encargada de revisar la presentacin de las ofertas y realizara el
informe a la empresa que presento la mejor oferta para la ejecucin de la obra.
El Alcalde realizara la notificacin a la empresa adjudicando la ejecucin de la obra.
La Direccin General de Planificacin y Desarrollo por intermedio de la Coordinacin
de Contratacin, le participara al contratista que fue seleccionado para ejecutar la obra.
La Direccin General de Planificacin y Desarrollo a travs de oficio solicitara la
tramitacin del anticipo.
Para solicitar el anticipo la empresa seleccionada para la ejecucin de la obra, deber
consolidar ante la Coordinacin de Contratacin los siguientes recaudos:
9 Fianza de anticipo en original y dos (2) copia
9 Certificacin de la fianza
9 Tres (3) actas en original del inicio de la obra
9 Copia del contrato.
9 Oficio de la Direccin General de Administracin y Finanzas solicitando el pago del
anticipo.
69
NOMBRE
DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y
NORMAS
SERVICIOS
70
NOMBRE
DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y
PROCEDIMIENTO
SERVICIOS
(CONTRATACION DE OBRA)
RESPONSABLE
PASO
ACTIVIDAD
Direccin General de
Planificacin y desarrollo
2
Comisin de Contrataciones
Publicas
Direccin General de
Planificacin y Desarrollo
(Direccin de Infraestructura y
Servicio )
71
NOMBRE
DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y
PROCEDIMIENTO
SERVICIOS
(CONTRATACION DE OBRA)
RESPONSABLE
PASO
ACTIVIDAD
Recibe, revisa y prepara carpeta en original y
cinco (05) copias, con la documentacin
Coordinacin de Contrataciones
exigida y determina :
no procede: devuelve con observaciones junto
con recaudos
procede: remite carpeta a consultora jurdica
Consultora Jurdica
Sindicatura Municipal
10
11
con recaudos
Procede: firma, sella y remite a consultora
jurdica.
72
NOMBRE
DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y
PROCEDIMIENTO
SERVICIOS
(CONTRATACION DE OBRA)
RESPONSABLE
PASO
ACTIVIDAD
Recibe, revisa y remite a la Direccin General
Consultora Jurdica
12
Direccin General de
Planificacin y Desarrollo
Direccin General de
14
Planificacin y Desarrollo
General
de
Administracin
Finanzas
(Coordinacin de Contratacin )
con recaudos.
Procede: firma, sella y remite a la Direccin de
Presupuesto.
Recibe, revisa y determina:
No procede: devuelve con observacin junto
16
con recaudos.
Procede: elabora orden de pago con monto
Direccin de Presupuesto
establecido de anticipo.
17
73
NOMBRE
DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y
PROCEDIMIENTO
SERVICIOS
(CONTRATACION DE OBRA)
RESPONSABLE
PASO
ACTIVIDAD
Recibe, revisa documentacin y determina:
No procede: devuelve con observacin junto
18
con recaudos
Procede: elabora cheque con monto del
Tesorera Municipal
74
MANUAL DE NO
ORMAS Y PROCEDIM
P
MIENTOS
U
UNIDAD
EMISORA
E
NOMBRE
D
DIRECCION
N DE INFR
RAESTRUC
CTURA Y
SIMBOL
LOGIA
SERVICIOS
S
SMBOLOS
S DE LA NO
ORMA ANSI PARA LA
L ELABORACIN DE
D DIAGRA
AMA
DE FLUJJO
SMBOLO
REPR
RESENTA
Terminal.
Indica
SM
MBOLO
el
REP
PRESENTA
A
C
Conector.
Representaa
una
inicio o la terminaccin
c
conexin
o enlace de
d una
o, puede ser
del flujo
d diagram
del
ma de flujo con
c otra
p
parte
lejanaa del mismo.
de
C
Conector
de
pgina.
una conexin o
R
Representa
un
procedimiiento,
e
enlace
contenien
ndo el nom
mbre
d
diferente,
een la que contina
de ste o el nombree de
e diagramaa de flujo.
el
la unidad administraativa
d inicio.
donde se da
75
coon
otra
hoja
MANUAL
M
L DE NOR
RMAS Y PROCED
P
DIMIENTO
OS
UNIDA
AD EMISOR
RA
NOMBRE
DIRECC
CION DE IN
NFRAESTR
RUCTURA
AY
SIMBOL
LOGIA
SER
RVICIOS
Operacin. Represen
nta
la realizaccin de un
na
sm
mbolos sealando el orden en
operacin o actividad
qu
ue
relativas
u
un
se
deeben
realiizar
las
distintas operraciones.
pprocedimiento.
Decisin o alternativ
va. *
Op
peracin
Reepresenta un
na operaci
n en que
Documento
o. Represen
nta
cualquier
cu
ualquier
tipo
de *
con
ttipo
teclado.
de
tarjeta
g
o salg
ga
utilice, se genere
prrocedimientto.
del procedimiento
Archivo. Representa
R
u
un
Ciinta
archivo
cu
ualquier tipoo de cinta perforada
p
comn
y *
qu
ue
perfoorada.
se
utilice
prrocedimientto.
76
Reepresenta
en
el
MANUAL
M
L DE NOR
RMAS Y PROCED
P
DIMIENTO
OS
UNIDA
AD EMISOR
RA
NOMBRE
DIRECC
CION DE IN
NFRAESTR
RUCTURA
AY
SIMBOL
LOGIA
SER
RVICIOS
N
Nota
aclaaratoria.
N
No
forma
parte
d
del
t
tipo
de
cinta
diagrama de
d flujo sin
no
prrocedimientto.
que se le ad
diciona a un
na
operacin o actividad
ppara dar un
na explicaci
n
de ella.
Lnea de comunicaci
n.
Teeclado de lnea.
l
Repreesenta
Representa
la *
n
transmisin
d
de
nea
ln
paraa
proporccionar
informacin
n de un lug
gar
informacin
co
omputadora electrnicca
telefnicas,, telegrficaas,
ob
btenerla de eella.
una
u
de radio, etc.
NOT
TA: Los smbolos maarcados con
n * son utiilizados en
n combinaciin con el resto
cuan
ndo se est elaborando
o un diagrrama de fluujo de un procedimieento
interv
viene algnn equipo de procesamieento electrn
nico.
77
en ell cual
NOMBRE
FLUJOGRAMA
Inicio
Listado
Procede
Listado
no
si
Selecciona a la
empresa y remite a la
Direccin General de
Planificacin y
Desarrollo
Carpeta
Documento
78
Devuelve con
observaciones
junto con
recaudos
Documento
NOMBRE
FLUJOGRAMA
(COORDINACIN DE CONTRATACION)
Recibe, revisa y prepara carpeta en original y cinco (5)
copias con la documentacin exigida
2
Documento
Contratista
Adminit. Y Finanzas
Presupuesto
Sindicatura Jurdica
Coordinacin de
Documento
Contratacin
no
si
Procede
Proyecto
Documento
79
Remite carpeta a
Consultora Jurdica
Documento
NOMBRE
FLUJOGRAMA
CONSULTORIA JURIDICA
SINDICATURA MUNICIPAL
Recibe, revisa y
determina:
Documento
no
si
Procede
Documento
si
Documento
Procede
Devuelve con
observaciones junto
con recaudos
no
Recibe, revisa y
remite al Despacho
del Alcalde
5
Firma, visa y
remite a
Consultora
Jurdica
Documento
Documento
Recibe, revisa y remite a la
Direccin de Planificacin y
Desarrollo (Coordinacin de
Contratacin), archiva
carpeta para su control
Documento
8
Documento
80
Devuelve con
observaciones
junto con
recaudo
Documento
NOMBRE
FLUJOGRAMA
Recibe, revisa
documentacin y
determina:
10
Documento
Documento
no
Si
Procede
Firma, sella y
remite a
Consultora
Jurdica
si
Procede
no
Devuelve con
observaciones
junto con
recaudos
Devuelve con
observaciones
junto con
recaudos
Documento
Documento
Documento
Documento
11
81
NOMBRE
FLUJOGRAMA
DIRECCIN DE PRESUPUESTO
TESORERA MUNICIPAL
Recibe, revisa y
determina:
12
Recibe, revisa
documentacin y
determina:
Documento
Orden de pago
si
no
Procede
Elabora orden de
pago con monto de
anticipo
Documento
no
Orden de pago
Devuelve con
observaciones
junto con
recaudos
Documento
Documento
Devuelve con
observaciones
junto con
recaudos
Remite a
Tesorera
Municipal y
archiva para su
control
Procede
si
Elabora cheque
con monto de
anticipo, archiva
carpeta para su
control y realiza
pago
Orden de pago
Documento
Documento
Documento
82
83