PROMIFIN - COSUDE
Introduccin
El costeo es una poderosa herramienta que le ayuda a los gerentes a descubrir el costo
verdadero de los productos. Una buena administracin de la informacin de los
productos ayuda a los gerentes a tomar decisiones claves acerca del diseo de estos, sus
mecanismos de entrega y su asignacin de precios. Los ejercicios de costeo ayudan a
incrementar el cuidado que se les da a los componentes de costos de diferentes productos,
a revelar costos ocultos, a inculcar una conciencia de costos en el personal y a descubrir
capacidades en exceso y otros problemas operacionales.
El propsito principal de todos los mtodos de asignacin de costos, es la de asignar
costos compartidos, o indirectos a productos individuales (clientes, agencias, otros
objetos de costos (a veces llamados centros de costos), definidos por una organizacin).
Muchos sino la mayora de los costos no financieros en una institucin de servicios
financieros son indirectos y requieren de algn tipo de sistema de asignacin, si los
gerentes quieren analizar los costos de los productos. La preponderancia de costos
indirectos aplica particularmente a las Microfinancieras (MFIs), donde muchas veces su
personal, que representa el costo no financiero ms grande, no se especializa en un
producto u otro, pero sin embargo tiene que ver con un rango de productos.
Esta gua expone el proceso de asignacin de costos de productos y sigue el caso del
ARB, que tambin es el ejemplo que se presenta en la herramienta de excel. Cuando se
hagan referencias a tales herramientas, se le identificar por el smbolo de este cuadro: .
El mismo proceso se har para el costeo de agencias. Sin embargo, donde hayan
pequeas diferencias o se requiera ms informacin para el costeo de agencias, se le
sealar a travs de todo el texto.
Ms informacin sobre la asignacin de costos se puede encontrar en el documento de
Herramienta para costeo de productos de Microfinancieras, CGAP, Autores: Brigit
Helms y Lorna Grace.
Paso I. Escoger sus objetos de costos.
Cuando una institucin intenta costear, debe escoger el objeto de costo. Algunas
instituciones querrn costear sus productos, otras, sus agencias. En ciertos casos, las
instituciones querrn costear ambas. Costear productos y agencias requiere de
informacin similar, aunque con ciertas variaciones.
En el ejemplo que se presentara a travs de toda esta gua, hemos escogido dos categoras
de objetos para costear:
1. Productos {(Microcrdito, (prestamos de vivienda y (depsitos ) a plazo y a la
vista}.
2. Agencias
Estudio de caso ARB: Escogiendo sus objetos de costos.
ARB, un banco rural asitico, ha decidido costear sus productos y sus agencias. Ellos
cuentan con 4 productos: Microcrdito, Vivienda, Libretas de Ahorro y Depsitos a
Plazos y 2 agencias: Riobamba y Mercedes.
Tabla 1. Saldo Promedio por Producto
Producto
Prstamo de Microcrdito
Prstamo de Vivienda
Libreta de Ahorro
Depsitos a Plazo
Saldo Promedio
211,313
70,438
382,840
95,000
Esta lista de pasos preparatorios se adapt de MicroSave-Africa, Costing and Pricing of Financial
Services - A Toolkit For MFIs Version 4, 2003 y tambin incluye una orientacin proveniente de la
experiencia de campo.
2.
3.
4.
5.
- Reuniones informales
- Reuniones formales
- Correo electrnico
Escoger un lder de equipo: Debido a la cantidad de tiempo que requiere un
ejercicio formal de costeo, el gerente general o director ejecutivo, le debe
delegar esta ocupacin a uno de los gerentes de alto rango. El lder de equipo
le debe reportar directamente al gerente general o al director ejecutivo y debe
hacerse responsable por las actividades diarias de su equipo, incluyendo
reuniones para fechas de vencimiento.
Formar un equipo de costeo: Como mnimo, el equipo de costeo debe incluir
miembros de operaciones, contabilidad y del departamento de sistemas de
informacin gerencial (SIM), as como informacin que pudiese requerir de
cada una de esas entidades. Un miembro adicional de recursos humanos
tambin se puede incluir en el equipo. El equipo debe ser representativo y
tener credibilidad, pero no debe ser ni muy numeroso, ni difcil de manejar (un
equipo de 3 a 5 miembros es bastante adecuado, pero el nmero depende del
tipo y magnitud de informacin que se deber recoger).
Escoger el perodo de anlisis: El equipo debe escoger un perodo de tiempo
para hacer el anlisis, y todos los datos deben ubicarse dentro de ese perodo.
Un perodo ideal para llevar a cabo el anlisis es de un ao, porque no se ve
afectado por las diferentes variantes que se ven en los ciclos de negocios
temporales. Pero, a veces los perodos de tiempos ms cortos se pueden
necesitar, por razones prcticas o, hasta pueden llegar a ser deseados por las
MFIs que pretenden entender mejor los efectos de los cambios temporales
sobre los costos. El perodo de tiempo ms reciente es el que se debe tratar de
utilizar en estos anlisis.
Escoger el/los sitio(s) de la(s) agencia(s) representativa(s): Si se espera que
las hojas de asistencia o entrevistas sean utilizadas, se necesitar informacin
sobre el personal de agencia. Sin embargo, en el caso de las MFIs grandes, es
posible que no se pueda recoger informacin sobre todas las agencias. Muchas
veces, una o dos agencias representativas sern suficientes para desarrollar los
aspectos claves del modelo a travs de estimados de tiempo y de discusiones
con el personal. Estas agencias deben ser las ms desarrolladas, deben ser ms
grandes que el promedio de las agencias, no deben estar situadas en las
oficinas centrales, y deben ofrecer todos los productos bajo investigacin. Si
el equipo tiene los suficientes recursos, para poder incluir ms agencias, una
muestra ms grande debera ser usada, para la obtencin de datos de los
sistemas de las agencias con diferentes formas operacionales. El criterio para
escoger a las agencias debe obedecer lo siguiente: tamao (grandes y
pequeas), madurez (fase de desarrollo y capacidad), ubicacin (rural vs.
urbana/peri-urbana) y tipo de operaciones.
Sin embargo, el ejercicio de costeo no debe tomar ningn costo alguno por dado, sin
importar que tan indirecto o fijo este sea.
El equipo de costeo puede decidir en funcin de diferentes niveles de detalle o de
agregacin cuando decidan que costos van a asignar. Por ejemplo, podran decidir en
separar los costos indirectos en dos diferentes categoras: Costos de oficina central y
costos de agencia. O podran desagregar los estados de cuenta por departamento (si su
6
grfica de cuentas le permite hacer esto). Entonces, podran asignar estas categoras de
costos de diferentes maneras, dependiendo de cmo se relacionen con el objeto de costo.
A continuacin se muestra un ejemplo de un proceso de asignacin de costos para costear
productos. Esto tambin sirve como ejemplo en la herramienta de Excel.
Estudio de caso ARB: Escogiendo los costos que se asignarn
Como primer paso, el equipo de costeo necesitaba recoger los costos que se deben
asignar. Ellos lograron desagregar los costos entre oficina central y agencia. En el caso de
la oficina central del ARB, esta solo ejecutaba funciones relacionadas a las de una oficina
central, y no ejerca ninguna funcin operacional.
Tabla 2: Gastos (indirectos) administrativos por nivel organizacional
Costos de personal
Transporte
Mantenimiento
Depreciacin
Renta
Servicios Pblicos
Materiales
Seguridad
Correspondencia y comunicaciones
Pagos por servicios profesionales
Promocin y publicidad
Costos administrativos totales
Agencia
43,200
1,944
1,080
1,188
540
1,620
2,268
2,160
54,000
Casa Matriz
28,800
2,304
1,152
1,920
3,840
1,344
1,536
384
2,880
2,496
1,344
48,000
Total
72,000
4,248
2,232
1,920
5,028
1,884
3,156
2,652
5,040
2,496
1,344
102,000
Numero de Transacciones
Numero de Cuentas
Volumen de Portafolio
Igual
Numero de Personal
Aplicacin
La proporcin del tiempo del personal entre los productos a travs de un
tiempo definido, basado en informacin recogida de las hojas de
asistencia u otras tcnicas indicativas. .
El nmero total de transacciones por objeto de costo a travs de un
periodo definido, como porcentaje de todas las transacciones.
El numero de cuentas como una proporcin del total de cuentas.
La proporcin del portafolio promedio (por producto o por agencia) a
travs de un perodo definido.
Cuando los recursos que se utilizarn o generarn sean genricos, se le
dar la misma cantidad de estos a cada objeto de costo.
A cada agencia se le dar el mismo numero de costos indirectos (Como
rea
Bases de
Asignacin
Varan como se
explica a
continuacin
Volumen de
Portafolio
Volumen de
Portafolio
Volumen de
Portafolio
Volumen de
Renta
Portafolio
Volumen de
Portafolio
Volumen de
Portafolio
Nmero de cuentas
Servicios Pblicos
Materiales
Nmero de cuentas
Nmero de cuentas
Seguridad
Volumen de
Portafolio
Nmero de cuentas
Mantenimiento
Depreciacin
Correspondencia y
Comunicaciones
Cobros por servicios
profesionales
Promocin y publicidad
Igual
Igual
Esto se puede continuar a nivel de agencia. Ntese que los mismos elementos de costos
podran ser asignados de manera diferente, dependiendo en como sea la relacin entre los
elementos de lnea y los objetos de costo.
Tabla 5. Razonamiento y Bases de Asignacin de la Oficina de Agencia..
Elemento de Costo de la
Oficina de Agencia
Costos de personal
Transporte
Mantenimiento
Renta
Servicios pblicos
Materiales
Seguridad
Correspondencia y
Comunicaciones
Base de Asignacin
La divisin de costos administrativos entre las oficinas centrales y los niveles de las
agencias, usualmente producen resultados ms precisos. Por ejemplo, la renta y servicios
pblicos se asignan por el nmero de cuentas que tiene la casa matriz, y por el nmero de
transacciones a nivel de agencia. Otro ejemplo demuestra el uso de la hoja de asistencia
del oficial de crdito para asignar costos de personal, transporte y mantenimiento al nivel
de agencia, usando volmenes de portafolio (siguiendo lo indicado por el Gerente
General o Director Ejecutivo) en las oficinas centrales. Si el equipo de costeo juntara
10
estas bases de asignacin, tendra solo una base de asignacin, y entonces descuidara la
complejidad importante que existe en la relacin de los costos con los productos.
El equipo de costeo decidi usar hojas de asistencia solo para los oficiales de crdito
porque sintieron que el personal que opera lejos de los productos, le hubiera sido muy
difcil anotar el tiempo que estos le dedicaron a cada producto. Sin embargo, uno podra
fcilmente usar estas hojas de asistencia para todo el personal al nivel de agencia, para
asignar los costos de posicin de personal. El equipo de costeo del ARB cree que las
bases de asignacin relacionadas con los volmenes es la base de asignacin ms
adecuada para distribuir los costos de la oficina central a los productos.
Nota:
Las hojas de asistencia de asignaciones de costos debern ser completadas de la siguiente manera:
Se debern multiplicar los costos indirectos por el desglose del tiempo del personal en cada
producto. Por ejemplo, si los oficiales de crdito le dedican un promedio de tiempo (obtenido del
promedio de los tiempos de las hojas de asistencia) a dos productos de prstamo: 35% y 65%
respectivamente, los salarios de los oficiales de crdito y sus beneficios relacionados a los
elementos de costo, se les deber asignar el 35% a un producto de prstamo y 65% al otro.
Micro
Vivienda
211,313
27.8%
1,800
28.8%
25,980
51.9%
25.0%
60.0%
70,438
9.3%
200
3.2%
2,820
5.6%
25.0%
20.0%
Libreta de
ahorros
382,840
50.4%
4,000
64.0%
20,400
40.7%
25.0%
10.0%
Depsitos a
plazo
95,000
12.5%
250
4.0%
900
1.8%
25.0%
10.0%
Total
759,590
100.0%
6,250
100.0%
50,100
100.0%
100.0%
100.0%
11
[Caja Final]
Paso VI. Recopilacin de Resultados.
Los resultados del ejercicio se pueden ver en la pgina de Asignacin
costos/productos del modelo de Excel.
12
Prstamos de
vivienda
Libretas de
Ahorro
Depsitos a
Plazo
Total
8,011.96
2,670.67
14,515.43
3,601.94
28,800.00
640.96
213.65
1,161.23
288.16
2,304.00
320.48
106.83
580.62
144.08
1,152.00
534.13
178.04
967.70
240.13
1,920.00
1,105.92
122.88
2,457.60
153.60
3,840.00
387.07
43.01
860.16
53.76
1,344.00
442.37
49.15
983.04
61.44
1,536.00
106.83
35.61
193.54
48.03
384.00
829.44
92.16
1,843.20
115.20
2,880.00
624.00
624.00
624.00
624.00
2,496.00
336.00
336.00
336.00
336.00
1,344.00
13,339.15
4,472.00
24,522.52
5,666.33
48,000
Costos de Personal
Transporte
Mantenimiento
Depreciacin
Renta
Servicios Pblicos
Materiales
Seguridad
Correspondencia y
Comunicaciones
Pagos por Servicios
Profesionales
Promocin y Publicidad
Total
Prstamos de
vivienda
Libretas de
Ahorro
Depsitos a
Plazo
Total
21,600.00
8,640.00
10,800.00
2,160.00
43,200.00
972.00
388.80
486.00
97.20
1,944.00
540.00
216.00
270.00
54.00
1,080.00
616.05
66.87
483.74
21.34
1,188.00
280.02
30.40
219.88
9.70
540.00
840.07
91.19
659.64
29.10
1,620.00
630.94
210.32
1,143.09
283.65
2,268.00
1,080.00
432.00
540.00
108.00
2,160.00
26,559.09
10,075.57
14,602.35
2,763.00
Costos de Personal
Transporte
Mantenimiento
Depreciacin
Renta
Servicios Pblicos
Materiales
Seguridad
Correspondencia y
Comunicaciones
Pagos por Servicios
Profesionales
Promocin y Publicidad
Total
54,000
13
Prstamos de
vivienda
Libretas de
Ahorro
Depsitos a
Plazo
Total
Costos de Personal
29,611.96
11,310.67
25,315.43
5,761.94
72,000.00
1,612.96
602.45
1,647.23
385.36
4,248.00
860.48
322.83
850.62
198.08
2,232.00
534.13
178.04
967.70
240.13
1,920.00
1,721.97
189.75
2,941.34
174.94
5,028.00
667.10
73.40
1,080.04
63.46
1,884.00
1,282.44
140.34
1,642.68
90.54
3,156.00
737.77
245.92
1,336.63
331.68
2,652.00
1,909.44
524.16
2,383.20
223.20
5,040.00
624.00
624.00
624.00
624.00
2,496.00
336.00
336.00
336.00
336.00
1,344.00
39,898.25
14,547.57
39,124.87
8,429.32
102,000
Transporte
Mantenimiento
Depreciacin
Renta
Servicios Pblicos
Materiales
Seguridad
Correspondencia y
Comunicaciones
Pagos por Servicios
Profesionales
Promocin y Publicidad
Total
Estos costos se pueden expresar como un porcentaje del saldo vigente para cada
producto. A continuacin, se listan los saldos promedios vigentes de cada portafolio.
Tabla 10. Costo por saldo vigente de producto
Costos de Personal
Transporte
Mantenimiento
Depreciacin
Renta
Servicios Pblicos
Materiales
Seguridad
Correspondencia y Comunicaciones
Pagos por Servicios Profesionales
Promocin y Publicidad
Total
Prstamos de
Microcrdito
14.0%
0.8%
0.4%
0.3%
0.8%
0.3%
0.6%
0.3%
0.9%
0.3%
0.2%
18.9%
Prstamos
de vivienda
16.1%
0.9%
0.5%
0.3%
0.3%
0.1%
0.2%
0.3%
0.7%
0.9%
0.5%
20.7%
Libretas de
Ahorro
6.6%
0.4%
0.2%
0.3%
0.8%
0.3%
0.4%
0.3%
0.6%
0.2%
0.1%
10.2%
Depsitos a
Plazo
6.1%
0.4%
0.2%
0.3%
0.2%
0.1%
0.1%
0.3%
0.2%
0.7%
0.4%
8.9%
[Caja Final]
14
Costo financiero
Para dar un ejemplo, supongamos que la tasa de reserva es igual a un 10%, entonces el
costo de reserva es igual a (4%/.90) 4% = 0.44%
Finalmente, cualquier pago debe ser sumado en ecuacin de viabilidad. A los clientes se
les acostumbra cobrar estos pagos para compensar los costos administrativos de los
productos de ahorro.
Para completar el anlisis de viabilidad de ahorro, se necesitar la siguiente
informacin: tasa de reserva, tasa potencial de transferencia, costo de inters por cada
producto y cualquier pago que usted cobre por el producto, que se pueda identificar
2
15
Depsitos a Plazo
382,840
5.0%3
10.0%
94,000
38,284
5.0%
12.0%
11,400
4.0%
0.2%
1.0%
6.8%
15,314
806
3,828
25,993
6.0%
0.3%
1.0%
6.7%
5,700
300
950
6,350
10.2%
39,125
8.9%
8,429
-3.4%
(13,132)
-2.2%
(2,079)
Estos porcentajes son las cantidades expresadas como un porcentaje del saldo promedio vigente de los
portafolios..
16
Los valores que se introdujeron en la tabla vienen de los estados financieros de la MFI4.
En el ejemplo anterior, ninguno de los productos es completamente viable cuando se
enfrenta con la opcin de accesar a fondos a tasas al por mayor. Desde una perspectiva
pura de costos, la institucin debera estar mejor accesando a fondos al por mayor.
Un anlisis similar de viabilidad se le puede hacer a los productos de prstamo, en el
siguiente formato.
Tabla 12. Anlisis de viabilidad de los productos de prstamo
Prstamo de
Microcrdito
Prstamo de Vivienda
211,313
70,438
10.0%
36.1%
97,379
21,130
76,249
39.8%
10.6%
29.1%
28,000
7,500
20,500
0.5%
35.6%
1,000
75,249
2.0%
27.1%
1,415
19,085
18.9%
39,898
20.7%
14,457
16.7%
35,351
6.4%
4,537
4
5
Vea el Apendice 2.
Costos de fondos a institucin.
17
Mercedes
50,152.00
2,000.00
52,152.00
8,000.00
75,227.00
2,780.00
78,007.00
13,014.00
950.00
23,000.00
2,000.00
33,950.00
1,465.00
31,000.00
2,946.00
48,425.00
18
Base de Asignacin
Volumen de Portafolio
Nmero de Cuentas
Numero de Cuentas
Numero de Cuentas
Numero de Cuentas
Igual
Igual
Numero de Cuentas
Por volumen
Numero de Cuentas
Igual
Igual
Riobamba
40%
40%
50%
Mercedes
60%
60%
50%
Despus de asignar los costos e ingresos de la casa matriz, el ARB tiene que ajustar los
siguientes estados de cuenta:
Tabla 16. Estados de cuenta ajustados por agencia
Riobamba
Intereses y Comisiones
Ingresos por pagos de
depsitos
Ingresos Directos Totales
Gastos de Intereses
Provisiones por Prdidas
Anticipadas de Provisiones
Costos Administrativos
Impuestos
Gastos Directos Totales
+ Ingresos Indirectos
(asignados)
- Gastos Indirectos
(asignados)
Ingresos Netos
Mercedes
50,152.00
75,227.00
2,000.00
52,152.00
8,000.00
2,780.00
78,007.00
13,014.00
950.00
23,000.00
2,000.00
33,950.00
1,465.00
31,000.00
2,946.00
48,425.00
8,000.00
12,000.00
20,102.40
6,099.60
27,897.60
13,684.40
19
En este ejemplo sencillo, la agencia Mercedes incurre con la mayora de los costos de la
casa matriz, dado a su gran tamao (volumen de portafolio y cuentas). Como se esperaba,
el ingreso neto de las dos agencias es igual al de la institucin en su totalidad6. Una
institucin puede optar si incluye o no ciertos gastos e ingresos de la casa matriz para la
asignacin. Si algunos elementos no son incluidos en los estados de cuentas ajustados de
la agencia, estos no podran cuadrar con los estados de cuentas de la institucin.
Un simple anlisis financiero fue elaborado midiendo la rentabilidad de activos,
rentabilidad de patrimonio y eficiencia operacional. El ARB introdujo la siguiente
informacin adicional.
Tabla 17. ndices
Riobamba
Mercedes
254,719.00
285,000.00
320,523.00
432,100.00
102,000.00
139,500.00
145,000.00
177,000.00
60,000.00
74,439.00
72,800.00
129,423.00
198,000.00
207,280.00
Rentabilidad de Activos
212,000.00
n/a
n/a
0.0212
338,400.00
n/a
n/a
0.0382
Rentabilidad de patrimonio
0.0919
0.1343
Eficiencia de operacin
111.28%
117.93%
Activos a la apertura
Activos al cierre
Cartera de prstamos (brutos) a la apertura
Cartera de prstamos (brutos) al cierre
Patrimonio a la apertura
Patrimonio al cierre
Cartera de Ahorros a la apertura
Cartera de Ahorros al cierre
Aportaciones a la apertura
Aportaciones al cierre
20
125,379
4,780
20,000
150,159
Gastos de Intereses
Margen Bruto
21,014
129,145
2,415
126,730
72,000
4,248
2,232
1,920
5,028
1,884
3,156
2,652
5,040
2,496
1,344
102,000
24,730
4,946
19,784
Caja
Reserva
Portafolio de Prstamos
Reservas por Prdidas Anticipadas de Prstamos
Inversiones
Activos Fijos Netos
Activos Totales
Dic-02
53,000
20,264
241,500
(7,245)
200,000
32,200
539,719
Dic-03
69,834
27,520
322,000
(9,660)
300,000
42,929
752,623
Libretas de Ahorro
Depsitos a Plazo
Pasivos Totales
315,280
90,000
405,280
450,400
100,000
550,400
Acciones
Contribuciones de Donantes
Utilidades retenidas- previas
Utilidades retenidas- corrientes
Patrimonio Total
Total (Pasivos + Patrimonio)
70,000
107,000
(40,000)
(2,561)
134,439
539,719
118,000
107,000
(42,561)
19,784
202,223
752,623
21
Equipo
Fecha de
Inicio
Junio 10
Equipo
Junio 11
Junio 11
Equipo
Junio 11
Junio 11
Davor
Junio 12
Junio 14
Juan
Junio 12
Junio 15
Junio 12
Maja
Junio 18
Junio 19
Anlisis
Equipo
Planificacin de acciones
Equipo
Oct-16-02
Oct-18-02
Tareas
Responsable
Fecha de
Conclusin
Junio 10
125,379
4,780
20,000
150,159
Gastos de Intereses
Margen Bruto
21,014
129,145
2,415
126,730
72,000
4,248
2,232
1,920
5,028
1,884
3,156
2,652
5,040
2,496
1,344
102,000
24,730
22
Impuestos
Ganancias/perdidas despus de impuestos
4,946
19,784
Caja
Reserva
Portafolio de Prstamos
Reservas por Prdidas Anticipadas de Prstamos
Inversiones
Activos Fijos Netos
Activos Totales
Dic-02
53,000
20,264
241,500
(7,245)
200,000
32,200
539,719
Dic-03
69,834
27,520
322,000
(9,660)
300,000
42,929
752,623
Libreta de Ahorros
Depsitos a Plazos
Pasivos totales
315,280
90,000
405,280
450,400
100,000
550,400
Acciones
Contribuciones de Donantes
Utilidades retenidas- previas
Utilidades retenidas- corrientes
Patrimonio Total
Total (Pasivos + Patrimonio)
70,000
107,000
(40,000)
(2,561)
134,439
539,719
118,000
107,000
(42,561)
19,784
202,223
752,623
23