J,....:::-I~
ACTA DE VALIDACiN
DE RESULTADOS
DE LA AUDITORIA
ICdi90: GC I-FO-140-002
I
Hospital
SIm6n
BoUvar
GESTIN
PBLICA
IVersin:1
Y AUTOCONTROL
6!1
A.~~~"':."'.;'.~;-
Proceso / Auditora:
Fecha de la Auditora:
Fecha del Acta:
Asistentes
a la reunin:
Auditor:
Objetivo:
1. El objetivos de la actividad de auditoria es evaluar si son adecuados los controles que se identifiquen en el proceso de Gestin de Gerencia y Direccionamiento
EstratgicoPlaneacin, que se cumpla con lo correspondiente
del SIG respecto a la documentacin que soporta el sistema en el proceso y evaluar si son efectivos los controles respecto a la
muestra seleccionada.
2. El objetivos de la actividad de auditoria es evaluar si se encuentran identificados riesgos y sus respectivas causas, que puedan afectar el cumplimiento
Institucionales que llevan al cumplimiento del Plan de Desarrollo de la Institucin y el seguimiento al Gestin de Riesgos.
de los objetivos
Alcance:
De la muestra seleccionada, revisin de controles
actividades e indicadores del POA vigente.
Temas a tratar en la reunin:
1. Los auditores le explican a los asistentes
2. Los auditores
hacen la presentacin
en el Mapa de Riesgos vigente de los meses de Enero, Febrero y Marzo de 2015, considerando
rea/proceso/actividades
auditadas.
3. Los auditores
la recomendaciones
exponen
identificados
generadas
realizadas
a discutir corresponden
generales
implicados
sus actividades
y las
de mejora detectados.
directamente
con el
por la administracin.
del Proceso
En la evaluacin de los controles y acciones de mitigacin por parte de la Oficina asesora de Planeacin se observ lo siguiente:
1. Riesgo GGD-R-1, Control: Realizar capacitaciones sobre responsabilidades
en el uso de la informacin, as como del cdigo de tica de la
institucin. A la fecha de la auditoria no se observa evidencia de capacitacin acerca del uso de la informacin y del cdigo de tica; Asl mismo, no
se observo cronograma socializado para esta capacitaciones.
La Dra. Pineda manifiesta que el cdigo de tica y uso de la informacin esta
socializado a travs de la Intranet; Frente al uso de la informacin se han generado campaas socializadas en carteleras y en sitios de atencin al
usuario en donde se plasman estrategias para incentivar el respeto frente a la informacin y atencn que se le brinda al usuario.
Observacin
2. Riesgo GGD-R-3, Control: Ejecutar el nivel de seguimiento que corresponde a todos los informes y planes. Para el seguimiento de este control la
oficina asesora de planeacin solicita la informacin a travs del correo electrnico, sin embargo no se observa un cronograma establecido enviado
a las dependencias con las fechas claras y responsables de la entrega de la informacin a planeacin para consolidacin de informes e indicadores.
que permita un efectivo seguimiento de acuerdo al cronograma planes operativos anuales Cdigo: GGD-FO-130-002:V12.
Adicionalmente,
el
responsable del control es "Transversal a todas las reas", sin definir la evidencia de ejecucin del control que cada rea deba dejar. La Dra. Pineda
manifiesta que inform las fechas en las que se debe entregar la informacin por parte de las reas, sin embargo esto no se cumple.
3. Riesgo GGD-R-3 y GGD-R-7, tiene entre los responsables
al ser control de controles y tener un carcter Independiente,
esta oficina
Criterio
1.
2.
3.
4.
Gua para la construccin de indicadores de gestin Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP)
Manual Tcnico del Modelo Estndar de Control Interno par el Estado Colombiana - MECI-2014 modulo Control de Planeacin
Gua para la administracin del riesgo Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP)
GGD-FO- 130-007-V:4 - Mapa de Riesgos Institucional - vigente
Tipo de Observacin
Hallazgo
Recomendacin
1. Se recomienda dejar evidencia de la ejecucin de los controles y acciones que mitigan los riesgos identificados del proceso y riesgos
transversales, dejando la correspondiente
evidencia.
2 Se recomienda revisar y actualizar el Mapa de Riesgos de acuerdo con la Guia para la administracin del riesgo Departamento Administrativo de
la Funcin Pblica (DAFP) y considerando las observaciones de auditoria incluidas en esta acta de entrega de resultados. Esto con la finalidad de
mejorar respecto a la identificacin y definicin de: Riesgo, Causa, Consecuencia, Control (Interno) que contrarreste la causa, acciones de
mitigacin, frecuencia de ejecucin del control, responsables del proceso que ejecuten los controles y/o acciones de mitigacin, evaluacin de
controles real y cumplimiento de las actividades para lograr los objetivos institucionales definidos en el Plan Operativo Anual.
3. Se recomienda que los controles sean concertados y socializados con los responsables de su ejecucin con la finalidad de asegurar que sean
controles reales y que se ejecuten adecuada y completamente.
Plan de Accin
1. Definir el soporte de cada control y dejar evidencia de su cumplimiento. Definir como fecha mxima de entrega de informacin a Planeacin
mediante oficio de Gerencia el tercer dia hbil de cada mes, en caso de incumplimiento se avisar con copia a Gerencia. Junto con el envio del
cumplimiento del POA se solicitar la evidencia que soporte el cumplimiento.
2 y 3. El 12 de Junio 2015 se socializ todo lo relacionado con el componente de riesgo, se evalo el pre y post sobre los conocimiento adquiridos
por los asistentes a la capacitacin. Se mostr la estructura del Mapa de Riesgo acorde con la metodologia DAFP y se hizo empoderamiento
a los
lideres de proceso frente a la importancia que tiene el desplegar la informacin a sus equipos de trabajo haciendolos participes de la actualizacin
del Mapa de Riesgo. Se oficia para que los lideres de proceso informen a Planeacin los riesgos identificados del proceso junto con los controles
definidos a ms tardar el 30-Jun-2015. La Oficina de Planeacin har acompaamiento
para validacin de los riesgos controles y responsables
definidos de tal forma que todos tengan conocimiento de su aporte.
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin
30 de Julio de 2015
Jefe de Planeacin
De los convenios
No.
Convenio
1870
interadministrativos
relacionados
a continuacin
se observ
y Gestin.
lo siguiente:
Observadn:
Se observa comunicacin 00694 del 27 de febrero de 2015. en donde se refTite la actualZ1lcln del proyecto a 111 vigencil
2015
Aunar esfuerzos para desmolar y ejecutar las acelones De acuerdo alseguinlento a convenios de la orlCina asesora de planeacln este convenio fue rrmado entre las partes e
necesarias para el mejoramiento de la infraestructura fslca da 30 de octubre de 2012 y se dio licio el da 27 de novlembre de 2012, con fecl1a de tina!zadlin25 de mayo de 2015, d"
del Hosplal Sirn Bolivar- Sede Clillca Fray Bartolom
acuerdo. uline prorroga en el pazo de ejecucin por el tmino de 6 meses contados a partr del 26 de lIoviefrbre de
2014. Sin elTborgoel proyecto objeto del convenio aun esl. en proceso de revisin y aprobacin por parte de la SDS.
2S5S
Aunar esfuerzo. pora desarrollar le. acciones necesario. Se observa de acuerdo el ilforme de segulniento a convenios que se re8lzo la ejecucin del convenio en un 100%. sil
p.ra la adecuacin de la central de estarizacin del Hosplal elTb.rgo p.ra cldesarrolo del presente convenio se realzo el controto 110.1669de 2014 del cual no se observo el oct. de
entrega del contralo por parte del interventor del nismo.
Sinn Boar
2589
Convenio en desmolo con avance del 60% en la parte de dotacin y 44% en la parte de ilfrae"lruclura de acuerdo a
ilforme de segulniento a convenios suninistrado por la oflcine esesora de Planeacln.sin embargo se observo soliclud de
Aunar esfuerzos para ejecutor y de"orrular las acciones informe de acuerdo a programacin mensual al interventor del controto, por porte del supervisor del mismoen fecl1a 24 de
neCUari!l5 ~III1!ll! rernodelecOn y 8~laclln del servi::io de marzo de 2015. sin que se evidencie el informe del mes d. marzo en los documentos del convenio el ultimo informe dol
Urgenclo. del Hospiel Sirn Bolvar
inlerventor se encuentra con periodo del 19 de enero de 2015 0119 do febrero de 2015. Por lo onterior se recorrienda se
revise 51 es. necesBoo un control preventivo que asegure 18QrMentnc;iJa de os nforme.5 por parte de los Interventores y
supervisores de los contratos cumptiendo los tiempos estableci:los.
el monejoy mejoramientode
herremientasTIC del HospitalSinn Bolvar Nivel de
atencinESE Con el Iil de apoyar y eporter para el De eceercoal"formedeavaneeaconvenilsseobservalaulnaactlJacin
de IS-AI!r_-20t5:
Sereportaa laContrailralo
mejor.rnlentD
de su ge.sliny de esta formocontarcon la
delosequflosdentrodelHDSpl.~.il errb.rgonofueposllleobtenerilformacindelproyecto.
nformocincOm(llet.,oportunay de buenacaldadparala dstribtJcin
SOS,lo ClJalredundaren el mejoramiento
de lo caldaddel
serviciode Saludquepr.staelOistrloCaplaL
Aunar
Observacin
..
2t
esfuerzos
para
Aunar esfuerzosparadesarro'.r y ejecutarlas acceneeEn el expedienteque reposaen lo oroenaasesor. de planeacllncon lo. dOClJmento.
correspondientes
.t convenio
neceseresparate.decuBcindel2 y 3 pisodelservicil de nteredmililtratiYoNo.1099-2009se observa"forme ""nauel conveniosde fecha11de"nlo de2010,a" arrbargonose
1099 hosploizacinde laCtlicaFray,cons/slenleenl. ejecucinobserva"forme rnaly actade .Iil..I.lzAciti y llquldecin
detconvenio,se recomienda
revisary organlzortosdocumentlls
de obras de 8decu8~n
Inlcrvrmlga
con el
fi1
del HSB.
respuestaalplandecont"genci.de~
Aunar eslJerzIlS para te co~a de un S5."" d.
InformeoonHosplalario(HIS)poraelhosplalSirn Bolvar,Conveniorrmadoel 26 dediciembre
de2014,sin errbergodeacuerdoalnformeconcorte15deabrid. 2015delaorlCila
laiT!>tementacin
y el despliegue
enpnoducclSn
estable,con asesoradeplaneacin
loa trmno.dereferenciaseencuentran
enrevisinporpartedele SOSy seestaenesperadetes
el
Iil deapoyary aportarparoelmejorarrienlo
desu
gestin,
1354
observaciones;Nose observacorrunicaci6ndel envo de los tminosde refarenciaa la SOSparala aprobacin.E.
yola construccinde ilformecincorT'(>leta
oportunay de lmpor1llnte
tenerencuentaqueya hanlran'ClJrrldocualromesesdesdela frn18delconvenioy eunnose hadadoinicioa
bueos cald8d para la SOS, lo ClJalcontrbur 01 18 etapa prcconfmdlla! del proyecto.
mejorDmieflto
deta caid.d detserviciode ud queprestael
dtslrttoceptet
La Dra. Pineda manifiesta que: Respecto al convenio 2555, el convenio en ese momento tenia tramites en realizacin por parte de la Subgerente
Administrativa.
Respecto al convenio 2589, siempre se ha solicitado al Supervisior por parte de Planeacin que remita los informes tanto de
supervision como de interventoria dado que no son allegados a tiempo. Respecto al convenio 21, se interpondr el denuncio por perdida de
documento pblico dada la perdida de la carpeta.
Respecto al convenio 1354 de 2014, los trminos fueron aprobados oficialmente por la SDS, sin embargo no fue posible su publicacin debido a la
programacin del desembolso de los recursos por parte de la SDS, se realiz por parte de esta entidad el ajuste y la publicacin de los trminos se
da el dia 8 de iuo de 2015.
Criterio
GGD-PR-130-004:V:
1: Desarrollo y seguimiento
GGD-PR-130-001
:V: 1: Gestin de Proyectos
Tipo de Observacin
Oportunidad
Recomendacin
Plan de Accin
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin
a Convenios
de Mejora
Observaci6n
Criterio
Tipo de Observaci6n
Oportunidad
Recomendaci6n
Se recomienda revisar y evaluar la posibilidad de redefinir las metas para el cumplimiento de los objetivos institucionales con las respectiva
accin, con la finalidad de asegurar no solo que se alcancen los objetivos sino que por lo menos se cumpla con la normatividad vigente.
de Mejora
Plan de Accin
Se revisarn
Fecha de remediaci6n
30 Noviembre
Responsable
Jefe de Planeacin
de la remediacin
3 Observacin
'
.....
de forma conciensuda
lineas de
de 2015
A la fecha de la comunicaci6n de resultados de esta auditora, se solicit6 la evidencia del monitoreo (supervisi6n y control) del cumplimiento de los
indicadores del POA encontrando que la ltima actualizaci6n corresponde al mes de Mar-2015. As mismo, de las dependencias revisadas se
observaron las siguientes diferencias entre los porcentajes de cumplimiento de metas consolidado por dependencia versus el porcentaje el
correspondiente
consolidado segn la Oficina Asesora de Planeaci6n - OAP:
3.1. Talento Humano report6 90,83% (reportando 13 de los 14 indicadores) pero en OAP se report 91.85%.
3.2. Contratacin report6 46,67% (reportando 5 de los 7 indicadores) pero en OAP se report6 41,73%.
3.3. Caja Menor report 39,62% (reportando 6 de los 8 indicadores) pero en OAP se report 62%
3.4. Presupuesto report6 55.90% (reportando 4 de los 6 indicadores) pero en OAP se report6 42%.
La informaci6n reportada por cada rea fue recibida por los responsables respectivos.
Criterio
Tipo de Observaci6n
Oportunidad
Recomendacin
Se recomienda que se ejecute el control de monitoreo al cumplimiento de los indicadores con la finalidad de garantizar la veracidad y completitud de
la informaci6n respecto al cumplimiento del POA a reportar por la administracin, de tat manera que se deje evidencia del autocontrol por parte de
los Subgerentes/Jefes/Lideres
en cuanto al correcto clculo de los indicadores definiendo las fuentes confiables de informacin utilizadas y dejando
evidencia del monitoreo realizado sobre el 100% de los indicadores por parte de ta Oficina Asesora de Planeacin.
a planes estratgicos
de accin y operativos.
de Mejora
Plan de Accin
Sobre el cumplimiento a los indicadores del Plan Operativo Anual, definir como fecha mxima de entrega de informacin a Planeacin mediante
oficio de Gerencia el tercer dia hbil de cada mes, en caso de incumplimiento se avisar con copia a Gerencia. Junto con el envio del cumplimiento
del POA se solicitar la evidencia que soporte el cumplimiento. Una vez cuente con la informacin de las reas, se ejecutar el control de monitoreo
al cumplimiento de los indicadores.
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin
30 de Julio de 2015
Jefe de Planeacin
'
...
4 Observacin
Se observa establecida en el POA las siguientes metas medibles que contribuyen al cumplimiento de los objetivos institucionales y a los indicadores
del plan de Desarrollo:
- A el 31 de diciembre de 2015 se tendr el 90% elaborado el plan para el desarrollo e implementacin
integral del centro excelencia CIRUGIA
CRANEO ORBITO FACIAL
- A el 31 de diciembre de 2015 se realizar la implementacin
del 90% de las fases del centro de excelencia CIRUGIA CRANEO ORBITO FACIAL
programadas.
De lo anterior se observa que planteo que se realizara la implementacin sin necesidad de elaborar al 100% el plan.
La Dra Pineda manifiesta que el cumplimiento del 90% de elaboracin del plan hace referencia a la documentacin del centro de excelencia, meta
que debe estar como mnimo, sin embargo se espera que para poder realizar la implementacin
de las fases se cuente con el 100% de elaboracin
del plan
Criterio
1.
2.
3.
4.
5.
Guia para la construccin de indicadores de gestin - Departamento Administrativo de la Funcin Publica - DAFP
Manual Tcnico del Modelo Estndar de Control Interno par el Estado Colombiana - MECI-2014 modulo Control de Planeacin
Guia para la administracin del riesgo Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP)
GGD-FO- 130-007 v4 - Mapa de Riesgos Institucional - vigente
Planes Operativos Anuales.
Tipo de Observacin
Oportunidad
Recomendacin
Plan de Accin
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin
30 de Noviembre de 2015
Jefe Oficina Asesora de Planecion
de Mejora
entre las metas de los indicadores,
5 Observacin
asegurando
institucionales
y realizar el acompaamiento,
revisin y retroalimentacin
de los
LEY 594 DE 2000. Articulo 4. Principios generales. Los principios generales que rigen la funcin archivistica:
a) Fines de los archivos. El Objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentacin organizada, en tal forma que la informacin
institucional sea recuperable para uso de la administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;
Por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los
principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin y los de facilitar la participacin de la comunidad y el control del ciudadano en las
decisiones que los afecten, en los trminos previstos por la ley.
d) Responsabilidad.
Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos.
Criterio
Tipo de Observacin
Hallazgo
Recomendacin
Se recomienda que a la menor brevedad posible se cumpla con la Ley 594 de 2000 respecto a la gestin documental
controlar adecuadamente
el 100% de la informacin, de acuerdo con las TRD del hospital.
Plan de Accin
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin
Gestin
y Gestin.
del Riesgo
y Plan Operativo
Anual
en cumplimiento
Se observ en el contenido del Mapa de Riesgos del Proceso de Gestin de Gerencia y Direccionamiento
Estratgico lo siguiente:
1. En la casilla de evaluacin de riesgo que corresponde a Probabilidad e Impacto se observan tres niveles; sin embargo, la Gura de Administracin
del Riesgo del Departamento Administrativo de la Funcin Publica - DAFP, de septiembre de 2011, implica 5 (cinco) niveles de Probabilidad y 5
(cinco) niveles por cada tipo de Impacto como herramienta para hacer la valoracin de los riesgos de las Instituciones. Este hallazgo tenia definido
un plan de mejoramiento con fecha de remediacin 30-Abr-2015; sin embargo, este plan de accin no fue completado.
2. Del riesgo GGD-R-1 al GGD-R-7 no se evidencia si el riesgo se va a Asumir, Reducir, Evitar y/o Compartir, para algunos de los riesgos
identificados.
3. Del riesgo GGD-R-1 al GGD-R-7 no se evidencian diligenciadas las casillas de efectividad del control.
4. La clasificacin final valoracin inicial y la clasificacin final de la zona de riesgo arroja el mismos resultado de antes y despus de la ejecucin de
los controles definidos para mitigar los riesgos. Ej: GGD-R-3, GGD-R-5, GGD-R-6, CEX-R-3, CEX-R-5, HSP-R-12, GFT-R-9, etc.
6 Observacin
Criterio
1. Decreto 1537 de 2001 (JULIO 26) Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos tcnicos y administrativos que
fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado. Articulo 5: .. Las guas, circulares, instructivos y dems
documentos tcnicos elaborados por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, constituirn directrices generales a travs de las cuales
se disean las polticas en materia de control interno, las cuales debern ser implementadas al interior de cada organismo y entidad del Estado.
2. Manual Tcnico del Modelo Estndar de Control Interno par el Estado Colombiana - MECI-2014 modulo Control de Planeacin y Gestin.
3. Gua para la administracin del riesgo Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP)
4. GGD-FO-130-007-V:4
- Mapa de Riesgos Institucionalvigente.
5. Documento - Estrategia para la construccin del plan anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano -; Primer componente. E. SEGUIMIENTO DE
LOS RIESGOS DE CORRUPCiN.
"Teniendo en cuenta que la dinmica en la cual se desenvuelve la corrupcin puede variar y en algunos casos
sofisticarse, dificultando o incluso impidiendo su deteccin, es necesario que permanentemente
se revisen las causas del riesgo de corrupcin
identificado. En este sentido las entidades debern realizar seguimiento a los mapas de riesgo por los menos tres (3) veces al ao, esto es con corte
a abril 30, agosto 31 y diciembre 31.-
Tipo de Observacin
Hallazgo
Recomendacin
1. Se recomienda establecer y documentar un control preventivo de revisin y seguimiento al cumplimiento de los lineamientos y directrices
por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (quin, cmo, cundo).
2. Actualizar y divulgar el Mapa de Riesgos, en especial el Mapa de Riesgos de Corrupcin con corte a abril 30, agosto 31 y diciembre 31.
Plan de Accin
El 12 de Junio 2015 se socializ todo lo relacionado con el componente de riesgo, se evalo el pre y post sobre los conocimiento adquiridos por los
asistentes a la capacitacin. Se mostr la estructura del Mapa de Riesgo acorde con la metodologia DAFP y se hizo empoderamiento
a los lideres
de proceso frente a la importancia que tiene el desplegar la informacin a sus equipos de trabajo haciendolos participes de la actualizacin del Mapa
de Riesgo. Se oficia para que los lderes de proceso informen a Planeacin los riesgos identificados del proceso junto con los controles definidos a
ms tardar el 30-Jun-201S. La Oficina de Planeacin har acompaamiento
para validacin de los riesgos controles y responsables definidos de tal
forma que todos tengan conocimiento de su aporte.
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin
15 de Agosto de 2015
Jefe de Planeacin
"':!o-
emitidas
7 Observacin
Criterio
1.DECRETO 1537 DE 2001 (JULIO 26) Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos tcnicos y administrativos
que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado. Articulo 5. Pollticas de Control Interno diseadas por el
Departamento Administrativo
de la Funcin Publica: Las gulas, circulares, instructivos y dems documentos tcnicos elaborados por el
Departamento Administrativo
de la Funcin Pblica, constituirn directrices generales a travs de las cuales se disean las polticas en materia de
control interno, las cuales debern ser implementadas al interior de cada organismo y entidad del Estado.
2.Manual Tcnico del Modelo Estndar de Control Interno par el Estado Colombiana - MECI-2014 modulo Control de Planeacin y Gestin.
3.Gula para la administracin del riesgo Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP)
4. GGD-FO- 130-007-V:4 - Mapa de Riesgos Institucionalvigente
5. Planes Operativos Anuales
Tipo de Observacin
Hallazgo
Recomendacin
1. Se recomienda establecer un control preventivo de revisin y seguimiento al cumplimiento de los lineamientos y directrices emitidas por el
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
2. Actualizar el Mapa de Riesgos, en especial el Mapa de Riesgos de Corrupcin con corte a abril 30, agosto 31 y diciembre 31, considerando
resultados de las auditorias.
Plan de Accin
EI12 de Junio 2015 se socializ todo lo relacionado con el componente de riesgo, se evalo el pre y post sobre los conocimiento adquiridos por los
asistentes a la capacitacin. Se mostr la estructura del Mapa de Riesgo acorde con la metodologia DAFP y se hizo empoderamiento
a los lderes
de proceso frente a la importancia que tiene el desplegar la informacin a sus equipos de trabajo haciendolos participes de la actualizacin del Mapa
de Riesgo. Se oficia para que los lderes de proceso informen a Planeacin los riesgos identificados del proceso junto con los controles definidos a
ms tardar el 30-Jun-2015. La Oficina de Planeacin har acompaamiento
para validacin de los riesgos controles y responsables definidos de tal
forma que todos tengan conocimiento de su aporte.
2. Asegurar que los seguimientos al programa de gestin del riesgo se encuentren actualizados y entregar la informacin oportunamente
de acuerdo
a solicitudes realizadas por la Oficina de Gestin Pblica y Autocontrol
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin
15 de A_gosto de 2015
Jefe de Planeacin
-,
...
los
~.
y veocldad
falto
Riltp<lfte
del la "'lormac:i6n,
buacando
I!I
obtener
8
lo;,'C"",;o",,~"dl!!ln
el
uao
V manttjo de la informllcin.
do eomunleeeln.
eeJ'lalH
Inlldec.uado
V mediCIJ que
'1
01 flu,kl d. Informeel.On,
de controle.
11111veracldlld
rl1lit ..,.
en"
mllrlejo y ,eporte
buscando
oblenor
benellelo de "te
o aOJttMllcln.
In~dC(:u.do
m:tnejo de la In'o~el6n:
Reporte falto de
ntl!lgrlllldad y vIMlleldad de la Informacin, busclll'ldo obteJ'lM
do la Informllc16l'l.
comunlculOn. un""
11111VMIIGldad
dI!Il.a informaci6n:
InformllCln,
ln'orm.don.
Aut..nc.ta
manejo
ver.eW:.icu;lde le
ejercicio
'1 objllltiYldad
'1
medlOl
que
de lII"'OfIIIllcloo.
UtlUz.aclon
IndC!'bldl
.mJ,'l do, .
dminiltrlcion
pera .1 o p.r.
naya
die Il\fOIMaelon
or. olrO(:U"o
de cuelqul.r
conocido
O mltmblo
ontlded
11"10
nor.
oiroc:U"o
en"
indebido
de la infOfmal::lCn qUII
de eu cargo
~Iregi.d'.
mlclmbiro d,
El <luO como
'_,.t, u org.no
d.
Observacin
Idlminlltrlcjon
do cuelqufer
par 1 o p.r.
n.ye
conocido
un tllrcero
con r.zan
entl4ed
naga
11"10
u oc.cien
provocho
d. l. iJlfOfmacion
qUII
d. IU cargo.
2. El control definido para los anteriores riesgos, corresponde al momento del retiro del servidor publico del hospital con periodicidad del control
anual y semestral, sin que sea definido el control que asegure el adecuado uso de la informacin en las actividades diarias del hospital, como por
ejemplo el cumplimiento permanente a la Ley de Transparencia cuya frecuencia es mensual.
3. De los (6) seis Riesgos identificados para Planeacin y los (7) siete riesgos transversales que involucran
observa identificado y definido un control que mitigue el riesgos respecto a las siguientes causas:
Rtes,go
loeSCriPC[n
Utilizacin
GGD-R-2
'
....
GMC-R'-1
del Ries'go
ndebtda
de informacin
a planeacin,
en algunos de ellos no se
Icausas
privilegiada:
El que
tnacecuado
manejo de ta informacin:
integralidad y veracidad die la informacin,
beneficio, de este ejerctco
Reporte fallo de
buscando obtener
Criterio
1.
2.
3.
4.
Manual Tcnico del Modelo Estndar de Control Interno par el Estado Colombiana - MECI-2014 modulo Control de Planeacin
Guia para la administracin del riesgo Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP)
GGD-FO- 130-007-V:4 - Mapa de Riesgos Institucionalvigente
Plan Operativo Anual aprobado 2015
y Gestin.
Tipo de Observacin
Oportunidad
Recomendacin
1. Se recomienda identificar los controles transversales a todos los procesos, unificando la definicin del riesgo (ej: corrupcin o transparencia) y
dejando como periodicidad la que mejor contribuya al cumplimiento de la ley.
2. Se recomienda definir los controles ejecutados por personal activo del proceso, que mitiguen el riesgos de "Ufilizacin indebida de informacin
privilegiada' e "Inadecuado manejo de informacin" respecto a sus respectivas causas.
Plan de Accin
El 12 de Junio 2015 se socializ todo lo relacionado con el componente de riesgo, se evalo el pre y post sobre los conocimiento adquiridos por los
asistentes a la capacitacin. Se mostr la estructura del Mapa de Riesgo acorde con la metodologia DAFP y se hizo empoderamiento
a los lideres
de proceso frente a la importancia que tiene el desplegar la informacin a sus equipos de trabajo haciendolos participes de la actualizacin del Mapa
de Riesgo. Se oficia para que los lideres de proceso informen a Planea ci n los riesgos identificados del proceso junto con los controles definidos a
ms tardar el 30-Jun-2015. La Oficina de Planeacin har acompaamiento
para validacin de los riesgos controles y responsables definidos de tal
forma que todos tengan conocimiento de su aporte.
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin
15 de Agosto de 2015
Jefe de Planeacin
de Mejora
1. Dentro del Mapa de Riesgos vigente del Proceso no se observa identificado el posible riesgo de incumplimiento de las actividades para lograr las
metas del POA, con los respectivos controles de la administracin,
respecto a:
1.1. Objetivo institucional: "saustacer las necesidades y expectativas en salud del usuario y su familia con calidad y calidez, promoviendo su
corresponsabilidad"
en la linea de accin "Fortalecer servicios materno neonatales programa de VIH, servicio farmacutico con nfasis en VIH" cuya
meta es: Al 31 de diciembre de 2015 se tendr el 90% de cumplimiento en validacin de nuevos servicios incluidos en el portafolio de servicios y en
el REP.
1.2. Objetivo institucional: "Lograr el equilibrio presupuestal y la sostenibilidad financiera, fortaleciendo la gestin administrativa, financiera y
comercial", en la linea de accin: Gestionar sucesos de seguridad, y meta: A 31 de diciembre de 2015 el 15% de los proyectos financiados sern
9 Observacin
Criterio
1.
2.
3.
4.
Manual Tcnico del Modelo Estndar de Control Interno - MECI-2014 mdulo Control de Planeacin y Gestin.
Gua para la administracin del riesgo Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP)
GGD-DO-130-003:
V:2: Plan anticorrupcin y atencin al ciudadano "Transparentes
y comprometidos con nuestros usuarios"
GGD-FO-130-007-V:4
- Mapa de Riesgos Institucionalvigente
Tipo de Observacin
Oportunidad
de Mejora
Recomendacin
Se recomienda revisar y actualizar el Mapa de Riesgos de acuerdo con la Guia para la administracin del riesgo Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica (DAFP) y considerando las observaciones
de auditoria incluidas en esta acta de entrega de resultados. Esto con la finalidad de
mejorar respecto a la identificacin y definicin de: Riesgo, Causa, Consecuencia, Control (Interno) que contrarreste la causa, acciones de
mitigacin, frecuencia de ejecucin del control, responsables del proceso que ejecuten los controles y/o acciones de mitigacin, evaluacin objetiva
de controles y cumplimiento de las actividades para lograr los objetivos institucionales definidos en el Plan Operativo Anual.
Plan de Accin
EI12 de Junio 2015 se socializ todo lo relacionado con el componente de riesgo, se evalo el pre y post sobre los conocimiento adquiridos por los
asistentes a la capacitacin. Se mostr la estructura del Mapa de Riesgo acorde con la metodologia DAFP y se hizo empoderamiento
a los lderes
de proceso frente a la importancia que tiene el desplegar la informacin a sus equipos de trabajo haciendolos participes de la actualizacin del Mapa
de Riesgo. Se oficia para que los lderes de proceso informen a Planeacin los riesgos identificados del proceso junto con los controles definidos a
ms tardar el 30-Jun-2015. La Oficina de Planeacin har acompaamiento
para validacin de los riesgos controles y responsables definidos de tal
forma que todos tengan conocimiento de su aporte.
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin
15 de Agosto de 2015
Jefe de Planeacin
Los siguientes
Los siguientes
Firma de Auditores
aprobacin
de lo contenido
en el acta: