UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE LOS

ANDES

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERIA DE

SISTEMAS E INFORMATICA
IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE TRMITE DOCUMENTARIO EN
LA UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE LOS ANDES - 2015.
PRESENTADO POR:
RUBEN TORRES BAZAN

BELCY PANCORBO MONZON

ASESOR:
ING. LINTOL CONTRERAS SALAS
Abancay Per
2015

DEDICATORIA

A mi padre por su esfuerzo y comprensin en cada etapa de mi

vida y a mi madre por su amor y cario incondicional que
me inspira cada da a seguir adelante.

Ruben Torres Bazan

A mis padres por ser las personas que me inspiran a seguir

progresando en este mundo competitivo, gracias a su
amor, esfuerzo y fuerza de voluntad.

Belcy Pancorbo Monzon

-2-

AGRADECIMIENTOS

A Dios y a nuestra Santa Madre, por derramar todos los

das en nuestras almas, gotas de vida que nos inspira e
ilumina en nuestro sendero a seguir adelante. A nuestra familia,
por el apoyo brindado en cada momento de nuestra vida.

Los autores

-3-

CONTENIDO
1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.4.1
2.4.2
2.5
2.5.1
2.6
2.6.1
2.6.2

2.6.3
2.6.4
2.6.4.1
2.6.4.2

ASPECTOS BSICOS DE LA EMPRESA

RESEA HISTRICA
VISIN
MISIN
OBJETIVOS DE LA EMPRESA
ORGANIGRAMA
REA ESPECFICA DE LA PRCTICA
ACTIVIDADES
NOMBRE DEL TRABAJO
DIAGNSTICO
JUSTIFICACIN
OBJETIVOS
Objetivo General
Objetivos especficos
PLAN DE ACTIVIDADES
Cronograma de actividades
DESARROLLO DE LA PRCTICA
Empresa ejecutora del proyecto
Objetivos del perfil del proyecto
Objetivo General
Objetivos Especficos
Localizacin
identificacin del proyecto
Problema central
Establecimiento de las causas del problema central y efectos
del mismo mediante el rbol del problema
Fin y propsito del proyecto
Estudio de mercado
Estructura de mercado
El producto
El mercado meta
arbol de problemas
La oferta
Estudio tcnico
Marco y Evaluacin Financiera

2.6.4.3
2.6.5
2.6.5.1
2.6.5.2
2.6.5.3
2.6.5.4
2.6.5.5
2.6.6
2.6.7
2.7
CONCLUSIONES
2.8
RECOMENDACIONES
2.9
BIBLIOGRAFIA

7
7
8
8
8
9
10
11
11
11
12
15
15
15
16
16
17
17
18
18
18
18
18
21
21
22
23
23
24
26
34
34
37
42
43
44

-4-

INTRODUCCIN
Hoy en da vemos que las tecnologas informticas y especficamente el internet
es una herramienta til de trabajo diario en la mayora de empresas pblicas y
privadas, lo que ha permitido crecer de forma espectacular la magnitud de
informacin compartida, fortalecer la comunicacin fuera de los lmites de la
organizacin y permitir que la informacin sea transparente y de mejor calidad

La Universidad Tecnologica de los Andes requiere elevar el nivel de eficiencia y

calidad en la atencin a los estudiantes con respecto a toda la documentacin
interna y externa que se genera y procesa en la institucin.
Bajo estas necesidades y aplicando tecnologas de informacin que apoyen a
una mejor toma de decisiones, el presente proyecto plantea el implementacin
del sistema de trmite documentario en la universidad tecnologica de los andes 2015.

El objetivo de este proyecto es lograr que todas las dependencias de la

universidad tecnologica de los andes usen la misma herramienta que efectivice
el registro, control y seguimiento de todo documento o expediente que se
procese.
Se identific la necesidad de mejorar el sistema de tramite documentario de
Secretaria general, el cual est dirigido a los usuarios interno-externo, es por ello
que se implantacin de un sistema para la gestin de trmite documentario en la
universidad tecnolgica de los andes (ISTDUTEA).

-5-

1. ASPECTOS BSICOS DE LA UNIVERSIDAD

1.1. RESEA HISTORICA

La Universidad Tecnolgica de los Andes inici su funcionamiento por decisin

popular del pueblo de Abancay el 23 de septiembre de 1978, con la
denominacin de Universidad Particular de Apurmac, oficializada por Ley 23852
de fecha 07 de junio de 1984, durante el gobierno del Presidente Fernando
BeJlande Terry.
Con la Ley 25266, se prorroga en proceso de organizacin de la Universidad
hasta el 30 de junio de 1994, mediante Ley Nro. 26280 del 05 de enero de 1994
se cambia el nombre de Universidad Particular de Apurmac por UNIVERSIDAD
TECNOLGICA DE LOS ANDES (UTEA), denominacin con la que actualmente
viene funcionando.
En virtud a la Ley de Creacin, es una institucin educativa superior, autnoma,
democrtica y descentralizada, con personera jurdica de derecho privado y sin
fines de lucro, gestado por el pueblo abanquino con el fin primordial e ineludible
de promover el desarrollo humano sostenible y mejores condiciones de vida
cultural, econmico y social en esta regin y en el pas, provisionalmente
funcion hasta el 06 de noviembre de 1998, fecha a partir del cual logra la
autorizacin definitiva de funcionamiento mediante Resolucin Nro. 025-98-ANR
ILUSTRACION N 1: Resea Histrica

Fuente:(Andes, 2015)

-6-

1.2. VISION

Ser Universidad acreditada

La Universidad Tecnologica de los Andes ser reconocida Como una de las mejores
universidades a nivel nacional, por la calidad de sus graduados, su produccin
acadmica y su contribucin al desarrollo sostenible de la sociedad.
1.3. MISIN

Formamos profesionales competentes, emprendedores, con calidad humana,

comprometidos con la mejora continua al servicio de la sociedad
1.4. OBJETIVOS DE LA UTEA.

Implementar un sistema de gestin de calidad que contribuye al desarrollo de la

Cultura organizacional, informacin y comunicacin, programas de motivacin para
el desarrollo institucional a travs de prcticas de buen gobierno Universitaria
Basado en gestin por procesos (Andes, 2015).
El objetivo principal de la Universidad Tecnologica de los Andes es Automatizar sus
procesos de Trmite Documentario es permitir que toda la rea puedan utilizar y
adecuarse a un tipo de trabajo adecuado fsica y lgica de la documentacin que
llega y fluye dentro de ella, as como de la que se genera al interior de la misma
Univercidad.

-7-

1.5. ORGANIGRAMA
ILUSTRACION N 2: Organigrama de la (UTEA)

FUENTE: Reglamento de Organizacin Funciones

-8-

1.6. REA ESPECFICA DEL PROYECTO

Como se puede observar en el organigrama de la universidad, el rea donde se

hara el proyecto ser en el rea de mesa de partes que corresponde a la
Direccion de Secretaria General, se realizara el proyecto de implementacin del
sistema de trmite documentario en la universidad tecnologica de los andes 2015 atendiendo esencialmente, a la necesidad
Son las reas que conforman la organizacin de la Universidad Tecnolgica de
los Andes y que se encargan de recepcionar documentos.

ACTIVIDADES
2.1. NOMBRE DEL PROYECTO
Perfil de proyecto para la implementacin del sistema de trmite documentario
en la universidad tecnologica de los andes - 2015
2.2. DIAGNSTICO
La Universidad Tecnologica de los Andes de Abancay es una institucin privada
que administra diariamente una gran cantidad de documentos tanto internos
como externos, haciendo que el proceso de trmite sea ms lento, dificultando la
labor de todo el personal lo cual conlleva a una deficiente atencin al
administrado. Por ello es necesario el desarrollo de un sistema informtico el cual
permita optimizar dichos procesos.
Actualmente, La Universidad Tecnologica de los Andes carece de un sistema
automatizado en cuanto al control de documentacin, es por ello que requiere de
mucho tiempo realizar el seguimiento manual de la documentacin.
Por lo que es necesaria la automatizacin del rea de documentacin, un Sistema
que administre la informacin y genere los resultados ptimos e inmediatos,
reduciendo el tiempo de respuesta satisfactoriamente, dando mayor oportunidad
de realizar otras labores.
No es posible ubicar de manera rpida el estado actual de algn documento que
se presenta como la seguridad en el momento de que se ha tramitado un
expediente determinado a otra rea o que el mismo est en pendiente.
2.3. JUSTIFICACIN
Por lo expuesto anteriormente es que hemos decidido enfocarnos en esta rea
para darle solucin al problema que se presenta, ahorrando adems de tiempo,
mejor atencin al usuario interno externo los errores que se puedan producir
por realizarse manualmente

-9-

2.4. OBJETIVOS
2.4.1. OBJETIVO GENERAL
Implementacin del sistema de trmite documentario en la universidad
tecnologica de los andes - 2015
2.4.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Se Elaborar una encuesta piloto en la institucin

Observar y definir la situacin actual Del proceso de trmite
documentario de la Universidad Tecnologica de los Andes de la
Provincial de Abancay.
Analizar los requerimientos funcionales y no funcionales del manejo de
la informacin para conseguir una solucin acorde a las necesidades
de la Universidad Tecnologica de los Andes de la Provincial de
Abancay.
Formular el anlisis y diseo para el sistema informtico.
Desarrollar el sistema informtico utilizando programacin en 3 capas y
orientada a objetos.
Realizar el estudio costo/beneficio de la implementacin del Sistema
Informtico.
Realizar el Plan de Seguridad del Sistema Informtico

- 10
-

2.5. PLANDE ACTIVIDADES

2.5.1. CRONOGRAMA DE ACTIVITIES
ILUSTRACION N 3: Cronograma de Actividad

FUENTE: Cronograma de Diagrama de gantt

2.6. DESARROLLO DE LA PROYECTO

2.6.1. RESPONSABLES DE EJECUCIN DEL PROYECTO
Del proyecto somos los alumnos de la Escuela Profesional de ingenieria
de sistemas e Informtica.
Ruben Torres Bazan
Belcy Pancorbo Monzon

2.6.2.

OBJETIVOS DEL PERFIL DEL PROYECTO

OBJETIVO GENERAL

El sistema de informacin de trmite documentario, tiene Como

objetivo mejorar el sistema de trmite documentario en sus distintas
etapas a travs de procedimientos adecuados que permitan una
atencin efectiva a todos los usuarios internos Como tambin a los
externos de una manera ms rpida.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Este sistema permitir registrar, foliar, clasificar, distribuir y hacer un

seguimiento de los documentos
Disminucin del tiempo promedio en el trmite o atencin de un
documento, debido a que se eliminan tareas repetitivas, evitando
olvidos y/o documentos traspapelados.
Ubicacin rpida de un documento en trmite o cerrado, lgica y
fsicamente.
Aumento en la productividad gracias a la implantacin de procesos
lgicos para la atencin de la documentacin.
Aumento de la efectividad por la disminucin significativa de la cantidad
de actividades manuales que son las ms susceptibles de errores.
Disminucin del uso de papel, reduciendo drsticamente los gastos por
este concepto.
Ahorro considerable de tiempo al no tener que sumergirse en
voluminosos archivos fsicos para ubicar un determinado documento
pues dispone de acceso instantneo a la informacin especfica con
funciones de bsqueda.
Estandarizacin de la documentacin emitida (cartas, memos, oficios,
resoluciones, convenios, etc.).

- 12
-

INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

2.6.3.

LOCALIZACION

En esta etapa, es de anotar que por ser un proyecto complementario no

fue necesario un estudio de localizacin; no obstante se anota que el rea
se incrementara dndose la inversin, como se anot en los aspectos
bsicos de la univercidad.
ILUSTRACION N 4: Localizacion

FUENTE: google maps

CUADRO N 1: Localizacin (www.google.com.pe)

DIRECCIN

Av. Per N 700

Abancay,

COORDENADAS

Per

133800S 725300OCoordenadas:
133800S 725300O (mapa)
ADMINISTRACIN

RECTOR/A

Dr. Juan Rodrguez Pantigoso

FINANCIAMIENTO

Autogestionaria
ACADEMIA

MASCOTA
COLORES

Puma

Azul, blanco, celeste

ACADMICOS
COLORES
DEPORTIVOS

13

Crema, Azul, Blanco

INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

Sitio web
www.utea.edu.pe
FUENTE: google

IDENTIFICACIN DEL PROYECTO

2.6.4.1.
PROBLEMA CENTRAL

2.6.4.

Actualmente, la Universidad Tecnologica de los Andes carece de un

sistema de trmite documentario

INTERESES DE GRUPOS INVOLUCRADOS.

Para identificar los intereses de los grupos involucrados en el proyecto, es
Necesario desarrollar para una mejor comprensin metodolgica la
siguiente Matriz de Involucrados en el trmite documentario de la UTEA.
MATRIZ DE INVOLUCRADOS
CUADRO N 2: Matriz de Involucrados
Grupo de involucrados

Decano de la UTEA I/E

Consejo unibercitario
Administrativo de la UTEA I/E

Docentes de la UTEA I/E

Estudiante de la UTEA I/E
FUENTE: Elaboracin Propia, 2015

14

Problemas
Percibidos
Demora en la atencin de
tramite documentario
Devora en la atencin de
tramite documentario
No cuenta con un sistema de
informacin para la
administracin del trmite
documentario en la UTEA
Deficiente en la atencin a los
docentes
Deficiente en la atencin a los
docentes

Intereses
Eficiente atencin y en menor
tiempo posible
Eficiente atencin y en menor
tiempo posible
desarrollar y administrar mejor
los recursos de tramite
documentario en la UTEA
Eficiente atencin y en menor
tiempo posible
Eficiente atencin y en menor
tiempo posible

INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

2.6.4.2.
ESTABLECIMIENTO DE LAS CAUSAS DEL PROBLEMA
CENTRAL Y EFECTOS DEL MISMO MEDIANTE EL RBOL DEL
PROBLEMA
RBOL DE CAUSAS PROBLEMA EFECTOS
ILUSTRACION N 5: Arbol de Problema
efectos

EFECTO FINAL
BAJA CALIDAD DE LA ATENCIN DE TRMITE
DOCUMENTARIO

EFECTO INDIRECTO
BAJOS INGRESOS POR LOS SERVICIOS PRESTADOS DE LOS ESTUDIANTES ALA
UNIVERSIDAD

EFECTO DIRECTO
DEFICIENCIA EN LA ATENCIN EN TRMITE
DOCUMENTARIO

PROBLEMA CENTRAL
INADECUADA ADMINISTRACIN DE SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO UTEA 2015

CAUSA DIRECTA
AUSENCIA DE UN SISTEMA DE INFORMACIN
AUTOMATIZADO

CAUSA I 1

CAUSA I 2

CAUSA I3

FALTA DE LOCAL
ADECUADO PARA LA
ATENCIN DE TRAMITE
DOCUMENTARIO

INADECUADA
CAPACITACIN Y
ASISTENCIA TCNICA EN
EL MANEJO DE LOS
EQUIPOS DE CMPUTO

VULNERABILIDAD DE LA
SEGURIDAD

FUENTE: Elaboracin Propia, 2015

15

INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

2.6.4.3.

FIN Y PROPSITO DEL PROYECTO

El fin y propsito Del Proyecto es la adecuada implementacin Del

Sistema de trmite documentario. Para alcanzar los objetivos es
necesario desarrollar actividades orientados a la construccion de
un local y su Implementacion con equipos para el manejo del
Sistema de tramite documentario de acuerdo al obgetibo del arbol ,
medios y fines a desarrollar se logra el obgetibo trasado cuando
logremos en priomer termino capasitar alos administradores del
sitema de tramite documentario.

RBOL DE MEDIOS OBJETIVO FINES

ILUSTRACION N 6:Arbol de Medios Fines

FIN LTIMO
ADECUADA CAPACITACIN Y ASISTENCIA TCNICA EN EL
MANEJO DE LOS EQUIPOS DE CMPUTO

FIN INDIRECTO
BUENA SEGURIDAD

FIN DIRECTO
BUENA ATENCIN EN TRMITE DOCUMENTARIO

OBGETIVO CENTRAL
ADECUADA ADMINISTRACIN DE SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO UTEA 2015

MEDIO DE 1 NIVEL
SISTEMA DE INFORMACIN AUTOMATIZADO

MEDIO
FUNDAMENTAL 1.1
LOCAL ADECUADO PARA LA ATENCIN
DE TRMITE DOCUMENTARIO

MEDIO
FUNDAMENTAL 1.2
ADECUADA CAPACITACIN Y
ASISTENCIA TCNICA EN EL MANEJO
DE LOS EQUIPOS DE CMPUTO

FUENTE: Elaboracin Propia, 2015

16

MEDIO
FUNDAMENTA
L 1.3
BUENA SEGURIDAD

INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

2.6.5. ESTUDIO DEL MERCADO

2.6.5.1. ESTRUCCTURA DEL MERCADO

Segn la encuestas piloto se tiene Como resultado o se percibe
que el Sistema de gestin documentaria de resultados

2.6.5.2. EL PRODUCTO
El propsito es mostrar un autntico compromiso con la calidad del
servicio a los usuarios mediante una atencin rpida de sus
requerimientos.
Adems de esto se orienta a garantizar excelencia en la calidad del
servicio al usuario, permitiendo respuestas oportunas gracias a la
sistematizacin de todos los procesos de las oficinas. Algunas
funciones del proceso de trmite documentario son:
Recepcionar, registrar y distribuir los documentos oficiales
provenientes de las diferentes dependencias de la Institucin,
as como de otras usuarios que realizan su trmite via online ya
sea.
Distribuir con reporte de cargos los documentos recepcionados
por la Institucin y llevar el control correspondiente.
Consultar en que dependencia se encuentran los expedientes y
en cuanto tiempo se atendieron los expedientes por oficina.

2.6.5.3. EL MERCADO META

Nuestro mercado Meta funcione no solo para los intereses de la
Universidad u organizacin, si no tambin para los intereses a
quienes fueron determinados. En caso de intentar entrar este
sistema esta dirigido especialmente para los administrativos,
docentes, estudiantes y persona externa.
USUARIOS INTERNO Y EXTERNOS
CUADRO N 3: Descripcion de Usuarios

Total de Documentos
N de Meses
Promedio Mensual
15460
185520
12
DESCRIPCION
CANTIDAD
TIPO DE
%
ATENDIDAS DOCUMENTO
administrativos
2900
OFICIO
40 %
estudiantes
5560
SOLICITUD
90 %
persona externas 4000
OFICIO
80 %
docentes
3000
OFICIO
10 %
FUENTE: Elaboracin Propia, 2015

17

INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

2.6.5.4 LA DEMANDA
Segn el anlisis realizado basado en las encuestas piloto se
denota que la mayora de las personas entrevistadas estudiantes
estn conformes que se implemente el sistema de tramite
documentario en mesa de parte, se tom la encuestas a los
usuarios que hacen su cola para ver la cantidad de demanda y se
aplic una encuentra de preguntas:Cuantas veces realizas trmites
en un semestre acadmico
CUADRO N 4: Demanda de Usuarios

DESCRIPCION

administrativos
estudiantes
persona externas
docentes

VECES ATENDIDO
POR SEMESTER
ACADEMICO
56000
68380
6380
2660

80 %
90 %
30 %
10 %

FUENTE: Elaboracin Propia, 2015

2.6.5.5 LA OFERTA
No se encuentra otros ofertantes en el medio para disear un
sistema de Tramite documentario aparte de los mismos alumnos
de la escuela profesional de Ingenieria de sistemas e Informtica
de e la Univercidad Tecnologica de los Andes.
Precio: ELAVORACION DEL PERFIL DEL PROYECTO PRECIO
2.6.6. ESTUDIO TCNICO

TAMAO DEL PROYECTO:

El tamao del proyecto est delimitado por la mxima cantidad de
beneficios que este proyecto puede generar este sistema ya sean
beneficios tangibles como no tangibles. (A QUIENES
INVOLUCRA EL PROYECTO Y Q MAGNITUD)

18

INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

LOCALIZACIN:
La localizacin de la influencia del
proyecto es: Av. Per N 700 (PLANO
ILUSTRACION N 6:Arbol de Medios Fines

FUENTE: Elaboracin Propia, 2015

PROCESO DE DESARROLLO:
El proceso de desarrollo que se aplicara ser la metodologa de
programacin extrema que ya viene con una estructura
determinada tal y como se muestra en la imagen:

RUP (PROCESO UNIFICADO DE RATIONAL)

El Proceso Unificado de Rational (Rational Unified Process) es
un proceso de Ingeniera de Software. Proporciona una
aproximacin

disciplinada

para

asignar

tareas

responsabilidades dentro de una organizacin de desarrollo. Su

meta es asegurar la produccin de software de alta calidad que
llene los estndares de los usuarios finales, dentro de un horario
y presupuesto predecible. El Proceso Unificado captura muchas
de las mejores prcticas en el desarrollo de software moderno
en una forma que es adaptable para un amplio rango de
proyectos y organizaciones. A pesar, de nuestro uso del Proceso
Unificado, es importante recordar que el UML es independiente
del proceso; es decir, con cualquier proceso que se use, puede
usar el UML para grabar las decisiones resultantes del anlisis y
el diseo.

19

INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

PRINCIPIOS DE DESARROLLO
EL RUP EST BASADO EN 5 PRINCIPIOS CLAVE QUE SON:
Adaptar el proceso
El proceso deber adaptarse a las caractersticas propias del
proyecto u organizacin. El tamao del mismo, as como su tipo o
las regulaciones que lo condicionen, influirn en su diseo
especfico. Tambin se deber tener en cuenta el alcance del
proyecto.

Balancear prioridades
Los requerimientos de los diversos participantes pueden ser
diferentes, contradictorios o disputarse recursos limitados. Debe
encontrarse un balance que satisfaga los deseos de todos. Debido
a este balanceo se podrn corregir desacuerdos que surjan en el
futuro.
Demostrar valor iterativamente
Los proyectos se entregan, aunque sea de un modo interno, en
etapas iteradas. En cada iteracin se analiza la opinin de los
inversores, la estabilidad y calidad del producto, y se refina la
direccin del proyecto as como tambin los riesgos involucrados
Elevar el nivel de abstraccin
Esto evita que los ingenieros de software vayan directamente de los
requisitos a la codificacin de software a la medida del cliente, sin
saber con certeza qu codificar. Un alto nivel de abstraccin tambin
permite

discusiones

arquitectnicas.

sobre

stas

se

diversos

niveles

pueden

acompaar

soluciones
por

las

representaciones visuales de la arquitectura,por ejemplo con el

lenguaje UML.
Enfocarse en la calidad

20

INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

El control de calidad no debe realizarse al final de cada iteracin,

sino en todos los aspectos de la produccin. El aseguramiento de
la calidad forma parte del proceso de desarrollo y no de un grupo
independiente.

FASES Y DISCIPLINAS
Estas conforman la organizacin dinmica del proceso a lo largo del
tiempo. El ciclo de vida del software est dividido en ciclos, cada ciclo
trabaja en una nueva generacin del producto. El Proceso Unificado
divide un ciclo de Desarrollo en cuatro fases consecutivas:

Fase de Inicio (Inception Phase).

Fase de Elaboracin (Elaboration Phase).

Fase de Construccin (Construction Phase).

Fase de Transicin (Transition Phase).

Cada fase es construida con hitos un punto en el tiempo en el cual

ciertas decisiones crticas deben ser tomadas bien definidos, y por lo
tanto metas claves han sido alcanzadas. Cada fase tiene un propsito
especfico.
ILUSTRACION N 7: Fases y disciplinas de RUP

FUENTE: Libro El Proceso Unificado de Desarrollo de Software

21

INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

CARACTERSTICAS DE RUP
Dirigido por casos de uso.
Es a menudo difcil distinguir a partir de un sistema tradicional
orientado a objetos cmo un sistema hace lo que se supone que
debe hacer. En el Proceso Unificado, los casos de uso definen el
comportamiento de un sistema. Los casos de uso no son parte de la
orientacin a objetos tradicional, pero su importancia se ha vuelto
ms y ms aparente.

En el Proceso Unificado, los casos de uso definidos para un sistema

son las bases para el proceso de desarrollo entero. Los casos de
uso juegan un rol en cada uno de los cuatro componentes de
ingeniera: anlisis de requerimientos, diseo, implementacin y
prueba.
Iterativo e incremental
La aproximacin iterativa del Proceso Unificado es generalmente
superior por varias razones:
o Permite tomar en cuenta cambios de requerimientos.
o La Integracin de los elementos es progresiva.
o Ayuda a mitigar riesgos ms temprano.
o El proceso mismo puede ser mejorado y refinado en el camino.
o Facilita la reutilizacin, debido a que es ms fcil identificar
partes comunes a medida que son parcialmente diseadas e
implementadas.
o Resulta en una arquitectura ms robusta porque est
corrigiendo
errores en varias iteraciones.
Centrado en la arquitectura
El Proceso Unificado proporciona una forma metdica y de sistema
para disear, desarrollar y validar una arquitectura. Ofrece plantillas
para descripciones de arquitectura alrededor de conceptos de
mltiples vistas de arquitectura, y la captura de estilo de

22

INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

arquitectura, reglas de diseo y restricciones.

El componente del proceso de diseo contiene actividades
especficas dirigidas a identificar restricciones de arquitectura y
elementos significativos, as como guas sobre como tomar
decisiones de arquitectura.
El proceso de administracin muestra como la planeacin de
iteraciones tempranas

toma en cuenta el diseo de una

arquitectura y la resolucin de los riesgos tcnicos mayores.

CRONOGRAMA DE DESARROLLO DEL PROYECTO
CUADRO N 5: Cronograma de proyecto

NOMBRE DE TAREA

1
2
3
4
5

FIN

162 das

jue 21/01/16

1.1 Implantacin Del

Software De gestin
documentaria

152 das

jue 21/01/16

vie 19/08/16

20 das

jue 21/01/16

mi 17/02/16

20 das

jue 21/01/16

mi 17/02/16

1 da

jue 21/01/16

jue 21/01/16

2 das

vie 22/01/16

lun 25/01/16

FASE DE INICIO
MODELO DE NEGOCIO
Vicion del Negocio
Decripcion de los
Participantes en el Proyecto
y Usuarios (STAKEHOLDERS)

NOMBRES DE
LOS RECURSOS

vie 02/09/16

JEFE DE PROYECTO

Sistema

2 das

mar 26/01/16

mi 27/01/16

JEFE DE PROYECTO
ANALISTA DE
PROYECTO

Definicion de reglas
de Negocio

3 das

jue 28/01/16

lun 01/02/16

JEFE DE PROYECTO

10

Modelo de Caso de
Uso del Negocio

5 das

mar 02/02/16

lun 08/02/16

7 das

mar 09/02/16

mi 17/02/16

44 das

jue 18/02/16

mar 19/04/16

17 das

jue 18/02/16

vie 11/03/16

17 das

jue 18/02/16

vie 11/03/16

2 das

jue 18/02/16

vie 19/02/16

10

3 das

lun 22/02/16

mi 24/02/16

14

PROGRAMADOR DE
PROYECTO,ANALISTA
ANALISTA DE
PROYECTO

12 das

jue 25/02/16

vie 11/03/16

15

JEFE DE PROYECTO

27 das

lun 14/03/16

mar 19/04/16

12

14 das

lun 14/03/16

jue 31/03/16

11
12
13
14
15
16
17
18
19

23

COMIENZO

PRED
ECES
ORAS

1 FASE DE EJECUCION

DURA
CIN

Requisitos del

Modelo de Analisis
del Negocio
FACE DE
ELABORACION
ITERACCION NRO 1
REQUERIMINTOS
Descripcion de
Actores del Sistema
Descripcion de los
Caso De Uso
Interaccion de los
Caso y de Actor
ITERACCION NRO 2
MODELO DE ANALISIS

DISEADOR DE
PROYECTO
ANALISTA DE
PROYECTO

INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

20
21
22
23

Analisis de la
Arquitectura
Elementos del
Analisis(Diagrama
Secuencia)
Realizacion de los
Caso de Uso
MODELO DE DISEO

2 das

lun 14/03/16

mar 15/03/16

16

6 das

mi 16/03/16

mi 23/03/16

19

6 das

jue 24/03/16

jue 31/03/16

20

ANALISTA DE
PROYECTO
ANALISTA DE
PROYECTO

13 das

vie 01/04/16

mar 19/04/16

18

24

Elaboracion del
Modelo Logico (Diagrama
Clases)

4 das

vie 01/04/16

mi 06/04/16

21

DISEADOR DE
PROYECTO

25

Elaboracion del
Modelo Fisico

2 das

jue 07/04/16

vie 08/04/16

23

DISEADOR DE
PROYECTO

2 das

lun 11/04/16

mar 12/04/16

24

DISEADOR DE
PROYECTO

5 das

mi 13/04/16

mar 19/04/16

25

DISEADOR DE
PROYECTO

75 das

mi 20/04/16

mar 02/08/16

11

30 das

mi 20/04/16

mar 31/05/16

15 das

mi 20/04/16

mar 10/05/16

26

PROGRAMADOR DE
PROYECTO

Preparacion del
Entorno de Desarrollo
(Transferencia de
Tecnologias)

15 das

mi 11/05/16

mar 31/05/16

29

PROGRAMADOR DE
PROYECTO

PROGRAMACION

45 das

mi 01/06/16

mar 02/08/16

28

45 das

mi 01/06/16

mar 02/08/16

30

13 das

mi 03/08/16

vie 19/08/16

27

26
27
28
29

30

31
32
33
34

Identificacion de
Subsistemas y Librerias
Realizacion de los
Casos de Uso De Diseo
FASE DE
CONSTRUCCION
IMPLEMENTACION
Implementacion de
Base de Datos (Carga Inicial
y Migracion de Datos)

Modulos
FASE TRANSICION

PROGRAMADOR DE
PROYECTO

35

Modelo de
Implantacion y Despliegue

3 das

mi 03/08/16

vie 05/08/16

32

JEFE DE PROYECTO

36

Procedimiento de
Operacin del
Sistema(Verificacion y
Aceptacion)

10 das

lun 08/08/16

vie 19/08/16

34

JEFE DE PROYECTO

37

1.2 Capacitacin del

personal encargado de
administrar dar permisos
(TIC)

10 das

lun 22/08/16

vie 02/09/16

7 das

lun 22/08/16

mar 30/08/16

35

JEFE DE PROYECTO

3 das

mi 31/08/16

vie 02/09/16

37

JEFE DE PROYECTO

38
39

3.2.1 Desarrollo de la
capacitacin
3.2.2 Evaluar a los
empleados

FUENTE: Elaboracin en project diagrama de Gantt, 2015

24

ANALISTA DE
PROYECTO

METODOLOGA
LA INVESTIGACIN
INGENIERADE
DE SISTEMAS
E INFORMTICA CIENTFICA

25

DIRAGRAMA GANTT

METODOLOGA
LA INVESTIGACIN
INGENIERADE
DE SISTEMAS
E INFORMTICA CIENTFICA

26

FUENTE: Elaboracin en project diagrama de Gantt, 2015

INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

HERRAMIENTAS EMPLEADAS EN LA APLICACIN

SERVIDOR APACHE
Es un software servidor HTTP de cdigo abierto
para plataformas Unix (BSD, GNU/Linux, etc.),
Windows, Macintosh y otras,que implementa el
protocolo HTTP/1.1 y la nocin de sitio virtual.
Cuando comenz su desarrollo en 1995 se bas
inicialmente en cdigo del popular NCSA
HTTPd 1.3, pero ms tarde fue reescrito por
completo. Su nombre se debe a que Behelendorf eligi ese nombre porque
quera que tuviese la connotacin de algo que es firme y enrgico pero no
agresivo, y la tribu Apache fue la ltima en rendirse al que pronto se
convertira en gobierno de EEUU.

Apache presenta caractersticas como mensajes de error altamente

configurables, bases de datos de autenticacin y negociado de contenido,
modular, Open Source, multiplataforma, extensible, popular y sobre todo
gratuito; pero fue criticado por la falta de una interfaz grfica que ayude en
su configuracin
Apache tiene amplia aceptacin en la red: desde 1996, Apache, es el
servidor HTTP ms usado. Alcanz su mxima cuota de mercado en 2005
siendo el servidor empleado en el 70% de los
sitios web en el mundo.

44

INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

LENGUAJE DE PROGRAMACIN PHP

PHP es un acrnimo recursivo que significa Hypertext
Pre-Processor (inicialmente PHP Tools, o, Personal
Home Page Tools).

PHP es un lenguaje interpretado de propsito general ampliamente usado y

que est diseado especialmente para desarrollo web y puede ser embebido
dentro de cdigo HTML. Generalmente se ejecuta en un servidor web,
tomando el cdigo en PHP como su entrada

creando

pginas

web

como salida. Puede ser desplegado en la mayora de los servidores web

y en casi todos los sistemas operativos y plataformas sin costo alguno.
Sus caractersticas son las siguientes:
o Es un lenguaje multiplataforma.
o Capacidad de conexin con la mayora de los manejadores de base de
datos que se utilizan en la actualidad, destaca su conectividad con MySQL
o Capacidad de expandir

su potencial utilizando la enorme cantidad de

mdulos.
o Posee una amplia documentacin en su pgina oficial
o Es libre, por lo que se presenta como una alternativa de fcil acceso para
todos.
o

Permite las tcnicas de Programacin Orientada a Objetos.

o Biblioteca nativa de funciones sumamente amplia e incluida. o No

requiere definicin de tipos de variables.
o Tiene manejo de excepciones (desde php5).

45

INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

MANEJADOR DE BASE DE DATOS MYSQL

El software MySQL proporciona un servidor
de base de datos SQL muy rpido, multithreaded, multiusuario y robusto. El servidor
MySQL est diseado

para

entornos

de
Produccin crticos, con alta carga de trabajo as como para integrarse en
software para ser distribuido. MySQL es una marca registrada de MySQL
AB. El software MySQL tiene una doble licencia. Los usuarios pueden elegir
entre usar el software MySQL como un producto Open Source bajo los
trminos de la licencia GNU General Public License o pueden adquirir
una licencia
comercial Standard de MySQL AB.

ADMINISTRADOR DE MYSQL PHPMYADMIN

Es un instrumento escrito en PHP que tiene
la intencin de manipular la administracin
de MySQL sobre Web. Ciertamente esto
puede crear, eliminar y alterar las bases
de datos, crear/eliminar/alterar tablas, borrar/actualizar/agregar campos,
ejecutar cualquier sentencia SQL, administrar llaves sobre campos,
administrar privilegios, exportar datos en varios formatos y est disponible
en 55 lenguajes bajo la licencia GPL. En otros trminos phpMyAdmin es un
programa de libre distribucin en PHP, creado por una comunidad sin
nimo de lucro. Es una herramienta muy completa que permite acceder a
todas las funciones tpicas de la base de datos MySQL a travs de una
interfaz Web muy intuitiva.

46

INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

MANEJADOR DE BASE DE DATOS POSTGRESQL

Es un poderoso sistema de base de datos relacional de
cdigo abierto, cuenta con ms de 15 aos de
desarrollo activo y una arquitectura probada que se ha
ganado una slida

reputacin

de

fiabilidad,

de

integracin de los datos y de correccin.

Funciona en todos los principales sistemas operativos, incluyendo el Linux,
UNIX y Windows. Es plenamente compatible con ACID, tiene soporte para
claves forneas, relaciones, vistas, triggers y procedimientos almacenados.
Apoya el almacenamiento de grandes objetos binarios incluyendo imgenes,
sonidos y video.
Cuenta con las siguientes caractersticas:
o

Alta concurrencia, mediante un sistema denominado MVCC (Acceso

concurrente multiversin) PostgreSQL permite que mientras un proceso
escribe en una tabla, otros accedan a la misma tabla sin necesidad de
bloqueos. Cada usuario obtiene una visin consistente de lo ltimo a lo
que se le hizo commit.

Manejo de Llaves ajenas o Claves Forneas (foreign keys).

Disparadores (triggers).

Vistas.

Integridad transaccional.

Herencia de tablas.

Tipos de datos y operaciones geomtricas.

EDITOR DE PGINAS WEB MACROMEDIA DREAMWEAVER

Es una aplicacin destinada para la construccin y
edicin de sitios y aplicaciones Web basadas en
estndares. Creado inicialmente por Macromedia
(actualmente producido por Adobe Systems). Es el
programa ms utilizado en

47

INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

el sector del diseo y la programacin Web, por sus funcionalidades,

su integracin con otras herramientas como Adobe Flash y, recientemente,
por su soporte de los estndares del World Wide Web Consortium. En la
ltima versin (CS3) dispone de un muy mejorado soporte de CSS, que
junto a su funcionalidad de autocompletado de atributos CSS (ideal para los
que empiezan) lo convierte quizs en uno de los editores ms cmodos para
trabajar con CSS, y por ello quizs tambin sea el ms usado por
los diseadores Web.

SISTEMA DE DISEO DE BASES DE DATOS DBDESIGNER

Es un diseador de bases de datos visual que integra
sistemas de diseo de bases de datos, modelado,
creacin y mantenimiento en un nico entorno sin
fisuras. Combina caractersticas profesionales y una
clara ysencilla interfaz de usuario para ofrecer la
forma ms eficaz de manejar sus bases de datos. DBDesigner 4 se compara
con productos como Oracle Designer, IBM Rational Rose, Computer
Associates de Erwin y theKompany la DataArchitect pero es un proyecto
de cdigo abierto disponible para Microsoft
Windows y Linux 2K/XP KDE / Gnome.

48

INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

TECNOLOGA ORIENTADA A OBJETOS

La Orientacin a Objetos (OO) permite construir modelos ms cercanos al mundo real.
As se reduce la distancia entre los requerimientos del sistema y la construccin del
mismo. El anlisis y diseo orientado a objetos es un enfoque cuyo propsito es
facilitar el desarrollo de sistemas que deben cambiar con rapidez en respuesta a
entornos de negocios dinmicos.
El enfoque OO, es una tcnica para modelacin de sistemas en la cual estn
involucrados un nmero de conceptos que son muy convenientes para este propsito.
Tomando en cuenta que la palabra "sistema" tiene un significado amplio y puede
referirse a un sistema de software dedicado, o un software industrial.
Los tres aspectos fundamentales del paradigma orientacin a objetos son: Anlisis
OO, Diseo OO y Programacin OO. Cada uno de estos conceptos contribuye a la
ingeniera del software y modelaje de sistemas orientados a objetos.
Anlisis Orientado a Objetos
El propsito del anlisis orientado a objeto est en obtener un entendimiento de la
aplicacin. Un entendimiento que depende de los requerimientos funcionales del
sistema.
El Anlisis Orientado a Objeto puede ser caracterizado como una iteracin entre
analizar el comportamiento y la informacin del sistema. Adems usa los conceptos
de orientacin a objetos. Una de las ventajas del anlisis orientado a objetos es
la reduccin de
la distancia semntica entre el dominio y el modelo.
Diseo Orientada a Objetos
Su uso induce a los programadores a pensar en trminos de objetos, en vez de
procedimientos, cuando planifican su cdigo. Un objeto agrupa datos encapsulados
y procedimientos para representar una entidad. La 'interfaz del objeto', esto es, las
formas de interactuar con el objeto, tambin es definida en esta etapa. Un programa
orientado a objetos es descrito por la interaccin de esos objetos. El diseo
orientado a objetos es la disciplina que define los objetos y sus interacciones para
resolver un problema de negocio que fue identificado y documentado durante el
anlisis orientado a

INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

objetos.
Programacin Orientada a Objetos
La programacin orientada a objetos esencialmente consiste en programar usando
objetos y otros conceptos introducido en la orientacin a objetos. Este estilo de
programacin ha sido usado, recientemente, solamente en una escala pequea. El
poder mayor de la programacin orientada a objetos es que motiva la reusabilidad
y que es usualmente ms fcil comprender y mantener que en otros tipos de
programacin.
Definir qu es y qu no es programacin orientada a objeto es una tarea difcil.
Igualmente es difcil definir si se trata de un estilo de programacin o de un lenguaje
dependiente.

PROGRAMACIN EN CAPAS
La programacin en capas se esquematiza de la siguiente forma:

Capa de

Interfaz de Usuario
o

Responsable del control de los aspectos relacionados con la

interaccin entre el usuario y la aplicacin + lgica de validacin de
cliente.

Debe ser inmune a los cambios introducidos en los procedimientos de la

empresa y a los cambios de los DBMS utilizados.

Visualizacin de reportes.

Capa de Lgica de Negocio

o

Controla la secuencia de acciones y fuerza el cumplimiento de las reglas del

negocio propio de cada empresa

Asegura la integridad de transacciones, clculos, inserciones completas.

Libreras y componentes que encapsulan la lgica del proceso del negocio.

Programacin del lado del servidor
Capa de Datos

Gestin (mantenimiento) de los datos propiamente dicha.

Garantiza las reglas de integridad referencial y la gestin de transacciones.

Motor de Base de Datos Relacional, tablas, vistas,
procedimientos almacenados, triggers, etc.

INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

ILUSTRACION N 5: Modelo en
Capas

FUENTE: Elaboracin Propia (2015)

2.6.7. Marco y evaluacin financiera:

Se abordar el marco financiero presentando dos tablas para los costos del
proyecto y beneficios del proyecto y con ello obtener el flujo de efectivo
presupuestado y con ello proceder a la evaluacin financiera.

1) COSTOS DEL PROYECTO

INVERSIN INICIAL
Costos de Servicios
Los costos de servicios detallados en el CUADRO N 36, corresponden a los seis
meses de elaboracin del proyecto, con la excepcin del servicio de transporte el
cual comprende cinco meses. Por otro lado el monto diario de servicio de energa
elctrica se calcula el doble de lo estimado por corresponder a dos computadoras.
CUADRO N 6: Costo de Servicios

Descripcin

Monto diario (S/)

Servicio de Transporte

2.00

Servicio de Internet

1.00

Servicio de Energa
Elctrica

1.72
Monto Total

FUENTE: Elaboracin Propia (2015)

Das por
mes (S/)

2
0
2
0
2
0

Meses

Total (S/)

200.00

120.00

206.40
526.40

INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

Tomando en cuenta que el consumo de una computadora por hora es de 0.300 Kw,
el costo de energa tiene un valor de S/. 0.3583 x Kwh, entonces el monto promedio
diario se calcul de la siguiente forma: 0.3 Kw/hr * 8hr/da * S/0.3583 = S/. 0.86 soles
diarios.

Costos de Materiales
Los costos de materiales estimados en el CUADRO N 37, han sido de suma
importancia para la elaboracin del proyecto, porque se tena la necesidad de
realizar algunos bocetos y diagramas manualmente, entre otras utilidades.
CUADRO N 7: Costo de Materiales
Descripcin

Cantidad

Impresiones
Fotocopias
Papel Bond A4
CD's
Material de Oficina
Empastados
FUENTE: Elaboracin Propia (2015)

Costos de Personal

66
0
5
01
1
2
3
Monto
Total

Unidad

Precio (S/)

Hojas
Hojas
Millar
Unidad
Juego
Unidad

0.20
0.05
25.00
1.00
8.00
18.00

Total (S/)
132.00
2.50
25.00
1.00
16.00
54.00
230.50

La etapa de anlisis, diseo e implementacin corresponden a los seis meses

de realizacin del proyecto, la etapa de pruebas y capacitacin se considera
despus de la culminacin del mismo.

Descripcin

CUADRO N 8: Costo de Personal

DURACIN
Meses
Das por
Horas por
mes
da

Anlisis y diseo
Implementacin
Pruebas e
implantacin
Capacitacin

2
6
10.00
0
3
2
8
10.00
0
1
2
6
10.00
0
1
2
6
10.00
0
Total de Inversin en costo de personal

FUENTE: Elaboracin Propia (2015)

Costo por
hora (S/)

Total (S/)

3600
4800
1200
1200
10800

INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

Costos de Software
La Univercidad Tecnologica de los andes es una institucin privada, por tal motivo
carece muchas veces de presupuesto para adquirir licencias de ciertos programas,
por tal motivo se ha considerado elegir las herramientas propias del software libre
como alternativa frente a esta dificultad a excepcin del software Dreamweaver el
cual se ha estimado su costo por la utilidad dada en la realizacin del proyecto.
CUADRO N 9: Costo de Software
Descripcin

Total (S/)

Servidor Apache
Lenguaje de programacin PHP
DBMS MySQL
Sistema Operativo Ubuntu Server 8.10
PHP Edit
Adobe Dreamweaver CS3
Monto Total

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
756.00
756.00

FUENTE: Elaboracin Propia (2015)

Costos de Hardware
El Gobierno Provincial de Chiclayo cuenta con diferentes equipos y una red
estructurada ya establecida, por tal motivo los costos en hardware son 0.00
soles.
CUADRO N 10: Costo de Hardware

Descripcin
Servidor de Aplicaciones
Switch administrable
Estaciones de trabajo

N Equipos

Precio Unit

Total (S/)

1
2
3

0.00
0.00
1500.00

0.00
0.00
4500.00
4500.00

Total de Inversin en Hardware

FUENTE: Elaboracin Propia (2015)

GASTOS OPERATIVOS
CUADRO N 11: Costo Operativos I
DURACIN
Descripcin

Administracin del
sitio web

Meses

Das por mes Horas por da

20
Monto Total

FUENTE: Elaboracin Propia (2015)

Costo por Total (S/)

hora (S/)

5.56

8000
8000

INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

CUADRO N 12: Costo Operativos II

Descripcin
N PC's
Mantenimiento de PC's adquiridas
3
Monto Total

Veces x ao Costo
3
20.00

Total (S/)
180.00
180.00

FUENTE: Elaboracin propia

BENEFICIOS
Los beneficios sern estimados en base a algunos indicadores y otros aspectos que
se lograran al implantar el sistema, adems se describirn los beneficios intangibles
los cuales no sern calculados por ser beneficios sociales.

Beneficios tangibles
Inversin en adquisiciones de Libros de Registro (Indicador)
Como se explic anteriormente el ahorro anual en la inversin de libros
de registro sera de S/ 1860.00 nuevos soles por ao.
Reduccin del personal para el rea de trmite documentario.
Para este beneficio se ha realizado el siguiente anlisis que se
demuestra en el CUADRO N 13:
CUADRO N 13: Reduccin del Personal para el rea de Tramite Documentario
SIN LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA
Cantidad actual de personal (U)
Sueldo del personal (S/)
Periodo anual (meses)

9
850.00
12
Total por ao
91800.00
CON LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA

Cantidad de personal necesario (U)

Sueldo del personal (S/)
Periodo anual (meses)

Total por ao

5
850.00
12
51000.00

FUENTE: Elaboracin Propia (2015)

Segn el clculo realizado se ha estimado un ahorro anual de S/ 40800.00

nuevos soles en personal necesario para el rea de trmite documentario.

Beneficio intangibles
Reduccin del tiempo promedio de atencin.

INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

Reduccin del tiempo promedio de registro.

Reduccin del tiempo promedio de seguimiento.
Mejora de la calidad de la recepcin.
Reduccin del circuito para la obtencin de la informacin.
Mejora de las respuestas de las solicitudes.
Incremento de la productividad del personal del mesa de parte.
Incremento en la Imagen institucional.

INGENIERA DE SISTEMAS E INFORMTICA

FLUJO DE CAJA
CUADRO N 14: Calculo del Flujo de Caja
Ao 0
INVERSION INICIAL

(S/)

Ao 1
(S/)

Ao 2
(S/)

Ao 3
(S/)

Ao 4

Ao 5

(S/)

(S/)

Total
(S/)

Costos de servicios Costos de materiales

526.40

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

526.40

Costos de personal Costos de software

230.50

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

230.50

10800.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

10800.00

756.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

756.00

4500.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

4500.00

16812.90

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

16812.90

Costos de hardware

Total de inversin inicial

GASTOS OPERATIVOS
Administracin del sitio web

(S/)
0.00

(S/)
8000.00

(S/)
8000.00

(S/)
8000.00

(S/)
8000.00

(S/)
40000.00

180.00

180.00

180.00

180.00

180.00

900.00

0.00

8180.00

8180.00

8180.00

8180.00

8180.00

40900.00

Total TODOS los gastos por ao

16812.90

8180.00

8180.00

8180.00

8180.00

8180.00

57712.90

Total TODOS los gastos acumulados

16812.90

24992.90

33172.90

41352.90

49532.90

57712.90

(S/)

(S/)

(S/)

(S/)

(S/)

(S/)

Mantenimiento de PC's adquiridas

Total de gastos operativos

BENEFICIOS
Inversin en adquisiciones de libros de registro

0.00

(S/)
8000.00

(S/)

0.00

1860.00

1860.00

1860.00

1860.00

1860.00

9300.00

0.00

24000.00

24000.00

24000.00

24000.00

24000.00

120000.00

25860.00

25860.00

25860.00

25860.00

25860.00

129300.00

25860.00

51720.00

77580.00

103440.00

129300.00

17680.00

17680.00

17680.00

17680.00

17680.00

Ahorro en reduccin del personal

Total BRUTO de beneficios por ao
Total BRUTO de beneficios acumulados
Total NETO de beneficios por ao

0.00
0.00
0.00

Total NETO de beneficios acumulados

0.00

17680.00

35360.00

53040.00

70720.00

88400.00

FLUJO DE CAJA NETO

(S/)

(S/)

(S/)

(S/)

(S/)

(S/)

Flujo de caja neto anual

-16812.90

17680.00

17680.00

17680.00

17680.00

17680.00

Flujo de caja neto acumulado

-16812.90

867.10

18547.10

36227.10

53907.10

71587.10

FUENTE: Elaboracin Propia (2015)

88400.00

(S/)
71587.10

VALOR ACTUAL NETO (VAN)

El VAN es un procedimiento que permitir calcular el valor presente
de un determinado nmero de flujos de caja futuros.

El clculo del VAN se ha realizado utilizando la funcin VNA (tasa;

periodo_1:periodo_5), del programa Microsoft Excel. Donde la tasa de
inters es del 200% y los periodos son extrados del Flujo de Caja
Neto Anual presentado en CUADRO N44. El resultado obtenido
es

de S/.8803.62; lo que indica el ptimo nivel de rentabilidad del

proyecto propuesto.

TASA INTERNA DE RETORNO (TIR)

El TIR es la tasa de inters con la cual el valor actual neto o valor
presente neto (VAN o VPN) es igual a cero.

Al igual que el VAN, el clculo del TIR se ha realizado utilizando la

funcin de Microsoft Excel: TIR (periodo_0: periodo_5).

El resultado obtenido es de 102%.

57

2.6.6.

MARCO Y EVALUACION FINANCIERA

Aqu se determinara con que recursos cuenta el rea para poder implementar o
desarrollar el sistema que se requiere.
- Se dispondr con un servidor de base de datos de costo de2000 s/.
-Un software de aplicacin
-El sistema de control de tramite documentario

2.7. CONCLUCION

Referente al objetivo Observar y definir la situacin actual del proceso de

trmite documentario se concluye que por manejar gran cantidad de documentos
de tramitacin, estos se procesan de manera ineficiente generando ciertas
limitaciones, por lo que es necesario la implementacin de un sistema
informtico que permita mejorar y optimizar dicho proceso.

Referente al objetivo Analizar los requerimientos funcionales y no funcionales

del manejo de la informacin para conseguir una solucin acorde a las

58

necesidades de la univercidad tecnologica de los andes se obtuvieron todos los

requerimientos necesarios los cuales fueron analizados de manera exhaustiva ya
que son los pilares para el desarrollo de la aplicacin en conformidad con la
institucin.

Referente al objetivo Formular el anlisis y diseo para el sistema informtico

se expone que se realizaron los artefactos establecidos en la metodologa, que
son necesarios para las fases de anlisis y diseo para la gestin de
documentos y seguimientos de los mismos.

59

2.8. RECOMENDACIONES
El presente trabajo pude servir como base para posteriores estudios en los sistemas de
trmite documentario, puesto que es un tema de carcter actual y esta es de mucha
importancia, se debe ir de la mano con la tecnologa ante el incesante cambio de las
necesidades.

Por ser una aplicacin Web que funcionar sobre internet y una intranet , es de
significativa importancia establecer medidas de seguridad que disminuyan la
vulnerabilidad de la aplicacin contra ataques imprevistos que puedan
perjudicar su adecuado desempeo y la integridad de la informacin que esta

60

procesa. Es por ello que se recomienda tomar en consideracin criterios

seguridad adicionales.

Como toda evolucin tecnolgica, por lo frecuente, conlleva a una significativa

disminucin de los recursos humanos dentro de las organizaciones, ya que los
procesos se automatizan, los tiempos disminuyen y los recursos se ahorran, en
el corto plazo. Es por ello que se propone a la institucin que la reduccin del
personal planteada en el anlisis costo beneficio, no se realice de forma
estricta, sino ms bien se haga una redistribucin del mismo en reas que lo
necesiten.

61

2.9. BIBLIOGRAFIA

Web:
http://www.utea.edu.pe/
http://www.monografias.com/

El objetivo principal del Sistema de Trmite Documentario es permitir a las Organizaciones tener el
control de la ubicacin fsica y lgica de la documentacin que llega y fluye dentro de ella, as como de la
que se genera al interior de la misma.

ANEXO:
CUESTIONARIO
OFICINA:
Mesa de partes univercidad tecnologica de los andes

HORA Y FECHA:
Cual
es
el
procedimientos
para
la
Recopilacin
del
documento?.......................................................................................................................
.......................................................................
Clasifica
los
documentos?....................................................................................................

Es
necesario
la
implementacion
de
un
sistema
de
trmite
documentario?

seria necesario que su rea Este equipado con un sistema o un software que le ayude
al desarrollo ptimos de sus actividades?

62

Qu datos apunta cuando registra un documento?

( ) Nmero de expediente
( ) Fecha
( ) Tipo de documento
( ) Numero de documento
( ) Folios
( ) Confidencialidad
( ) Remitente
() Destinatario
( ) Asunto
( ) Otros:
..

63