Administratieve organisatie

Wat is AO?
Administratieve organisatie: Alle interne processen moeten goed lopen om
puinhoop te voorkomen.
Vier begrippen van belang:
1.Besturen de gewenste richting geven
2.Doen functioneren de tent moet draaien
3.Beheersen activiteiten verlopen volgens plan
4.Verantwoording afleggen zowel intern als extern
Betrouwbare informatie is
1. juist (klopt het wat er staat?)
2. volledig (staat alles er wat er moet staan?)
3. tijdig (is de informatie up to date?)

Typologie
Er zijn veel verschillende soorten bedrijven en instellingen. Er bestaan
overeenkomsten tussen deze organisaties, maar vooral ook veel verschillen. Mbv
een typologie leer je organisaties vanuit een bepaald perspectief te benaderen en
krijg je een brede kennis over het functioneren van bedrijven en instellingen.
Een typologie is een indelingsmethode waarbij bedrijven vanuit een bepaald
gezichtspunt worden onderverdeeld in vergelijkbare bedrijven of organisaties. Bv.
de typologie van Starreveld:

Definitie markt
Waarin n of meerdere aanbieders producten of diensten aanbieden aan
n of meer afnemers/klanten. Starreveld onderscheidt hierbij twee
subcategorien:
Met doorstroming van goederen (handelsbedrijven, industrile bedrijven,
sommige dienstverleners en agrarische & extractieve bedrijven).
Zonder doorstroming van goederen (zakelijk) dienstverlenende bedrijven.
Het hanteren van een typologie is handig bij het analyseren van het functioneren
van organisaties.
Bedrijfsproces
Een bedrijfsproces bestaat uit een geordende set activiteiten met een specifiek
doel. Deze activiteiten zijn afzonderlijk te herkennen. Daarnaast is er een
duidelijke samenhang tussen de activiteiten terug te vinden.

Primaire, ondersteunende en besturende processen beschrijft de

kernactiviteiten van een organisatie.
Processen op verschillende niveaus:

Bedrijfsprocessen bestaan uit hoofd- en subprocessen. Belangrijk! Waar begint

een proces en waar houdt het op? Bv. binnen de muren van de winkel.
Processen:

Standaardprocessen:
- Inkoopproces
- Voorraadproces
- Verkoopproces
- Financieel-administratief proces
- Personeelsproces
- IT proces
Waardeketenmodel van Porter
Bedrijfsprocessen kunnen ook beschreven
worden aan de hand van het
waardeketenmodel van Porter. Het geeft
een generieke opsomming van alle
bedrijfsprocessen in een organisatie:

Allereerst maakt Porter onderscheid tussen

primaire processen (5 onderste
onderdelen). De secundaire processen
(ondersteunende activiteiten) zijn
aanwezig om ervoor te zorgen dat de
primaire processen kunnen functioneren.
Beheersing van processen
Administratieve organisatie
Gaat over hoe je een organisatie moet
inrichten zodat je fouten kunt voorkomen.
Dit aan de hand van het drie-W model:
1. Waarom bestaat AO: wat is het doel?
Voorkomen dat het een puinhoop
wordt! Dit door middel van:
Besturen gewenste richting geven
dagelijkse activiteiten)
Doen functioneren de tent moet
draaien (dagelijkse activiteiten)
Beheersen van een organisatie
feilloos kunnen uitvoeren of
toepassen (dagelijkse activiteiten)
Verantwoording afleggen verschil
tussen intern en externe
verantwoording afleggen (gebeurd
periodiek)
2. Waarmee kunnen doelstellingen
bereikt worden: wat staat centraal?
Twee woorden: betrouwbare informatie.
Welke informatie nodig is, hangt af van
de activiteiten van de organisatie en
van de functionaris waar we het over
hebben. Onderscheid tussen:
Strategische informatie van
belang voor topleiding; gaat om het
sturen van de organisatie: het
bepalen van de doelstellingen.
zowel interne als externe informatie
is van groot belang.
Tactische informatie gericht op het
beheersen van de organisatie. De

strategie, bepaalt vanuit de top,

wordt vertaald naar doelstellingen.
Operationele informatie alle
informatie die nodig is om de
organisatie dagelijks te doen
functioneren.
Betrouwbaarheid van informatie hangt
af van de juistheid, volledigheid en
tijdigheid!!!
3. Wat moet daarvoor gebeuren: hoe kan
het doel bereikt worden?
Organisatie en processen zodanig
inrichten dat op een systematische
wijze gegevens verzameld, vastgelegd
en verwerkt worden. verschil gegevens
en informatie:
Gegevens betreffen puur de
vastlegging van iets
Informatie heeft betekenis voor de
gebruiker
Balanced scorecard
In de balanced scorecard worden zaken
gerapporteerd die kritische
succesfactoren zijn voor de organisatie om
doelen te behalen. Dit gebeurd vanuit vier
perspectieven:
1.

Financieel perspectief (financin)

2. Klantenperspectief (klanten)
3. Intern perspectief (efficiency)
4. Innovatieperspectief (vernieuwing)

Dit is de gereedschapskoffer van de

administratieve organisatie. Dit zijn zeven
maatregelen waarmee zoveel mogelijk
risico's vermeden kunnen worden.

Randvoorwaarden
Functiescheiding bestaat uit meerdere essentile functies:
o Beschikken = mogen beslissen over zaken van de onderneming
o Bewaren = activa (en passiva) bewaren, maar niet over beslissen
o Uitvoeren = in opdracht van een andere functionaris iets uitvoeren
o Registreren = gecombineerd met controleren; spreekt voor zich
o Controleren = gecombineerd met registreren; spreekt voor zich
Automatisering tegenwoordig is bijna alles geautomatiseerd. Echter,
daarbij zijn de volgende punten van groot belang:
o Toegangsbeveiliging voor de veiligheid van een organisatie
o Autorisaties binnen systeem wel toegang tot systeem, maar met maar
een beperkt aantal bevoegdheden. Dit wordt natuurlijk goed in de gaten
gehouden, bijv door middel van geautomatiseerde controles.
o Logging als er wordt gecheckt wat je op het net van een organisatie hebt
gedaan.
o Volledig en juist invullen van velden
Kaders en normen met betrekking tot kostprijscalculaties,
verkoopprognoses, afdelingsbudgetten, begrotingen, etc.
Richtlijnen gaat o.a. over gedragscodes, daarnaast over interne controle
(zie hfst. eerder!)
Verbandcontroles o.a. de three-way-match, maar daarnaast ook
verbanden (zie later in SV)!
Steekproefcontroles - willekeurige controles
Oogtoezicht toezicht houden op processen, systemen en situaties.
Informatie
Opgedeeld in:
Strategische informatie voor de topleiding van belang
Tactische informatie gaat over primair besturen van organisatie
Operationele informatie detailinformatie die nodig is om de organisatie te
doen functioneren.

Processen
Wie (functiescheiding), wat (concrete handeling) en waarmee (informatie)?
belangrijke elementen hierbij zijn: efficiency/interne controle,
standaardprocessen en verbanden.
Verbanden

Expliciet aandacht aan controles en afstemmingen die plaatsvinden, zowel

in processen zelf als op de administratie door middel van verbandcontroles.

Verbandcontroles waardekringloop:
Inkoop
voorraad bij = crediteuren
Betaling
crediteuren af = geld af
Verkoop
voorraad af = debiteuren bij (correctie winstmarge)
Incasso
debiteuren af = geld bij
Btaformule - Formule goederenbeweging = beginvoorraad + inkopen
eindvoorraad = verkopen