27 DE OCTUBRE DE 2015

COMO ORGANIZAR NUESTROS

ARCHIVOS Y CARPETAS.
TAREA 3.1

DANIEL COS JIMENEZ

ADFI - OPI

Ofimtica y Procesos de la Informacin

Tarea 3.1
Como organizar nuestros archivos y carpetas
Daniel Cos Jimnez

Bosquejo.
- Introduccin.
- Pautas.
1. Normas generales para nombrar los archivos y carpetas.
2. Nombrar los archivos y carpetas de forma adecuada.

3. Organizar los archivos en carpetas jerarquizadas.

4. Mantener el Escritorio limpio.
5. Mantenimiento y limpieza.
6. Ayuda extra.

- Conclusin.
- Bibliografa.

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Tarea 3.1
Como organizar nuestros archivos y carpetas
Daniel Cos Jimnez

Introduccin.
La organizacin de nuestro ordenador y el nombrar sus archivos y carpetas depender
mucho de la personalidad y la mentalidad de cada persona as de como su disposicin
para crear buenos hbitos en el uso de nuestros equipos informticos, ya sea un
ordenador de mesa, porttil, Tablet, etc
Pero existen algunas pautas o consejos para nombrar y organizar nuestros equipos, que
nos pueden servir de gua para mantener nuestros equipos limpios y bien organizados.
Esto nos ayudara sobre todo a encontrar rpidamente los archivos que necesitamos.

Pautas.
1. Normas generales para nombrar los archivos y carpetas.
Los nombres de los archivos estn formados por el nombre en s y por la extensin del
archivo (autoevaluacion03.xls).
La extensin del archivo va detrs del nombre separada por un punto y este no se puede
cambiar ni borrar ya que no se podra abrir el archivo (.xls). Pero s podemos darle
cualquier nombre y cambiarlo cada vez que queramos.
Como normas generales a la hora de nombrar nuestros archivos y carpetas, tendremos
en cuenta:
No usar nombres largos. Ya que estos pueden no caber en la etiqueta del archivo, y
de lo que se trata es que veamos la etiqueta a golpe de vista.
Usar exclusivamente caracteres alfanumricos. Es decir no usaremos los siguientes
signos para el nombre de los archivos y carpetas: barra invertida, barra inclinada,
dos puntos, asterisco, comillas, interrogacin, menor y mayor que, punto, barra
vertical, caracteres introducidos por la tecla control y, aunque algunos sistemas
operativos como Windows hoy da los admiten, tampoco es recomendable usar
espacios, sobre todo para los archivos que debemos usar a travs de internet, en su
lugar usaremos para unir palabras el guion (-) o guion bajo (_), este ltimo mejor.

2. Nombrar los archivos y carpetas de forma adecuada.

Debemos nombrar los archivos y carpetas de forma detallada y coherente y en lo posible
de forma corta y breve. De esta manera aseguraremos su mejor legibilidad. Para ello
usaremos palabras claves acorde al contenido y fechas. Que nos ayudaran a saber que
archivos son ms actuales en el caso de que puedan estar repetidos. Tambin
introduciremos algunas maysculas para resaltar el nombre mejor.
Por ejemplo: CV_13 mejor que Currculum Vitae.
En el caso de los archivos de fotos o videos el formato a elegir puede ser diverso, pero
uno de los ms recomendables es ao-mes-dia_quien_donde_numero de serie. Luego,
si tenemos muchos del mismo ao, podemos a su vez organizarlos en carpetas por ao.

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Como organizar nuestros archivos y carpetas
Daniel Cos Jimnez

Por ejemplo: 2014-05-01_Daniela_Feria_01; 2014-05-01_Daniela_Feria_02

Y para las carpetas el mismo formato pero sin nmero de serie (ejemplo: 2014-0501_Daniela_Feria), o bien podemos organizarlas por temas cuando las ordenamos en
una carpeta por aos (ejemplo Feria, o Daniela_Feria).
Para los archivos y carpetas compartidas o a compartir con otros equipos o usuarios,
usaremos una nomenclatura convencional compatible con cualquier sistema operativo,
con el fin de garantizar que no se vean alterados. Ya que, cuando se comparten, estos
pueden dar error y no se podr abrir el archivo o carpeta. Para ello seguiremos estas
reglas:
Usar solo caracteres alfanumricos.
No usar nombres o caracteres reservados para el uso de algn sistema operativo.
Por ejemplo Windows reserva estos nombres: com1, com2, com3, com4, com5,
com6, com7, com8, com9, lpt1, lpt2, lpt3, lpt4, lpt5, lpt6, lpt7, lpt8, lpt9, con, nul,
prn. Para ello deberamos informarnos en las diferentes pginas web de ayuda de
los sistemas operativos.
No usar maysculas. Aunque los sistemas operativos ms usados las reconocen,
existen otros en los que pueden producir algn tipo de problema.
No usar nombres largos. Windows permite usar solo 255 caracteres, en otros incluso
menos. Tengamos en cuenta que el nombre del archivo a compartir o compartido
no es solo el que pongamos en su etiqueta, sino que se sumara a este su ruta de
acceso.
Evitar nombres parecidos o iguales a las aplicaciones o software.

3. Organizar los archivos en carpetas jerarquizadas.

Lo ms prctico es nombrar las carpetas por temas y dentro de estas tener algunas
subcarpetas que nos hablen de forma ms especfica y detallada de su contenido.
Dicha organizacin debe ser muy bsica porque no es aconsejable hacer un complicado
y gran entramado sistema de carpetas y subcarpetas. Recordemos que se trata de
limpieza, organizacin y ahorrar tiempo.
Algunos sistemas operativos como Windows ya tienen su propia forma de organizar los
datos por carpetas. Y a su vez ofrece la posibilidad de ordenar los datos de estas
alfabticamente (ascendente o descendente), por tamao, tipo, fecha u otros detalles.
Lo que ayuda y facilita nuestro trabajo.
As que podemos utilizar sus bibliotecas o carpetas principales como Documentos,
Msica, Imgenes y Videos para guardar nuestros datos y tenerlos organizados por estos
temas generales. Que a su vez los dividiremos en subcarpetas por temas especficos y
ms concretos. Y dentro de estas ordenarlas segn los detalles que nos interese y resulte
ms efectivo a la hora de buscar.

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Como organizar nuestros archivos y carpetas
Daniel Cos Jimnez

Por ejemplo, en el caso de la carpeta Documentos, podemos crear una carpeta llamada
Programas, para los paquetes de aplicaciones y programas que tengamos. Otra para
nuestros Trabajos, donde pueden ir los presupuestos de los trabajos realizados o los
estudios que estamos cursando, etc. Y otra de uso Personal donde pueden estar nuestro
currculo, los seguros y todo el papeleo.
La carpeta Msica podemos organizarla por Autor, y dentro de esta carpeta por lbum
que podramos organizarlos por aos.
En la carpeta Imgenes iran otras como Fotos (que organizaremos por ao), Wallpapers
o Power point (PPS). Y los Videos que podemos ponerlos en conciertos, reportajes,
documentales, chistes, etc segn el contenido que tengamos.
Tambin podemos aadir otras bibliotecas ms a las ya existentes segn lo que
necesitemos. Como por ejemplo Mis ebooks, para guardar nuestros libros y tenerlos
ms a mano, la cual podemos ordenar por Autor.

4. Mantener el Escritorio limpio.

Nuestro escritorio es nuestro lugar de trabajo, as que debemos de tenerlo siempre
limpio. A mano lo que necesitemos y lo dems al almacn.
En el Escritorio solo debe estar los datos, informacin, trabajos o aplicaciones que
usamos ms. Estos solo deben aparecer en el escritorio en forma de Acceso directo.
Tambin podemos tener en l una agenda que nos ayude a organizar nuestro tiempo y
recordar nuestras tareas, pero esto ya es a gusto personal. Lo que no es aconsejable es
tener muchos Gadgets en el Escritorio.

5. Mantenimiento y limpieza.
Una vez organizado y limpiado nuestro equipo entra la siguiente etapa y para m la ms
importante: el mantenimiento de nuestro equipo. Es decir, mantener el hbito de seguir
con el equipo organizado y no descuidarlo, si no, todo lo que hayamos hecho ser perder
el tiempo.
Para llevar a cabo este mantenimiento debemos crear unos hbitos, que podemos
alcanzar siguiendo estos consejos:
Seleccionar nuestras descargas de internet. No descargar ni guardar
indiscriminadamente a nuestro equipo todo lo que nos enven por correo y
dems.
Los archivos nuevos colocarlos directamente y de forma inmediata en su sitio.
Vaciar la papelera peridicamente. Quizs cada semana o todos los das,
depende de cada uno.
Evitar las copias innecesarias de archivos y carpetas.

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Como organizar nuestros archivos y carpetas
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Revisin peridica y limpieza. Cada cierto tiempo (tres o cuatros meses por
ejemplo) examinar nuestro equipo borrando lo que ya no sirva o guardarlo en un
DVD.
Siguiendo todo esto siempre tendremos nuestro equipo organizado.

6. Ayuda extra.
Aunque yo no lo he puesto en prctica, un consejo que he visto por internet, es el uso
de aplicaciones que nos pueden ayudar a mantener nuestro equipo organizado. Como
por ejemplo: Seagate Media, Hazel, Dropit o Belvedere.
Otra herramienta disponible son los llamados renombradores que nos ayudan a
renombrar los archivos, incluso en bloque. Por ejemplo: NameChanger o Automator.

Conclusin.
Las pautas a seguir para la organizacin de los archivos y carpetas son: nombrarlos
adecuadamente, ordenarlos jerrquicamente, mantener el escritorio limpio usando
accesos directos, crear un hbito de mantenimiento y si queremos, usar algunas
aplicaciones.
Al principio nos costara un poco de trabajo pero siguiendo estos consejos y creando
buenos hbitos conseguiremos tener bien organizados y limpios nuestros equipos y nos
servir para ahorrar tiempo y trabajo y buscaremos y veremos con mayor facilidad los
diferentes archivos. Adems de ahorrar espacio en nuestros dispositivos de
almacenamiento.

Enlace Video Bsquedas Avanzadas en Google

http://screencast.com/t/awLQtFyOA3N

Bibliografa.
-

http://todo-fotografia.com/2014/el-archivo-de-imagenes-nombre-de-carpetas-yficheros/ (recuperado el 27 de octubre de 2015 a las 17:30 h.).

http://www.seagate.com/es/es/do-more/organizing-your-digital-files-master-dm/
(recuperado el 27 de octubre de 2015 a las 17:30 h.).

https://support.apple.com/es-es/HT202808 (recuperado el 27/10/2015 a las 16:00

h.).

https://support.apple.com/es-es/TS1602 (recuperado el 27/10/2015 a las 16:00 h.).