Servicio y Asistencia Vial de Oriente C.A.

J-29455406-7

San Fernando de Apure, 16 de Septiembre del 2012.

Para: Jefe de Dpto. de Recursos Humanos

Lcdo. Jhonny Navarro.

FUNCIONES DEL ANALISTA DEL

DEPARTAMENTO DE GESTION Y CONTROL.

ELABORADO POR:
LCDA. LOURDES BARRIOS_____________
Modificado por Lcda. Lourdes Barrios a la fecha: 11 de Marzo de 2.013.
LCDO. RONALD CEBALLOS______________

Servicio y Asistencia Vial de Oriente C.A.

J-29455406-7

Manual De Funciones Del Analista Del Departamento

De Gestin y Control
1.- Recepcin de las valijas procedentes de las oficinas a su
cargo, las cuales deber abrir y clasificar la informacin que se
encuentre en ellas de la manera siguiente:
1. Control de asistencias, recibos de pago, recibos de clculos de
vacaciones, entre otros documentos del personal, los cuales
debern ser entregados al departamento de RRHH.
2. Siniestros, finiquitos de aceptacin de pago, cheques devueltos,
entre otros. Estos debern ser entregados al departamento de
Administracin.
3. Ingresos, gastos y reportes emitidos por el sistema, entre los
cuales se encuentran las facturas correspondientes a las ventas
de RCV, relacin de ingresos, depsitos, relacin de depsitos,
comisiones de asesores, cierres diarios, recibos de egresos,
facturas de alquiler, entre otros documentos que sean necesarios
para soportar los comprobantes de gastos que
baja
administracin. Estos documentos
quedaran
en manos del
analista para realizar las funciones de auditoria correspondientes
a la quincena con la que se esta trabajando.
Luego de realizar la distribucin y clasificacin del contenido de las
valijas, se procede al siguiente paso que consiste en la revisin y el anlisis
de la informacin recibida.
2.- INGRESOS, que comprende:

Facturas fsicas de las ventas de RCV.

Las mismas deben ser analizadas detalladamente para
verificar que toda la informacin que contienen, datos del
cliente: nombre, numero de cedula, numero telefnico y
direccin fiscal. Fecha de elaboracin, descripcin de la venta y
montos del contrato emitido, sea la correcta. Todo lo
mencionado
debe ser legible, sin tachaduras ni
enmendaduras. Esta informacin debe coincidir fielmente con
lo emitido por el sistema, tanto en relacin de ingresos como
en cierres diarios y por lo tanto debe existir siempre la
correlatividad en nmeros de facturas y fechas. Una vez
revisadas y analizadas todas las facturas fsicas, se debe
proceder a la sumatoria para obtener el monto total de la

venta de la oficina, la cual debe ser la misma que aparece en

la Relacin de Ingresos. Es importante que una vez obtenida la
suma de la venta se identifique el ticket de sumadora con el
cdigo contable de la oficina que estn revisando, el mismo
puede ser encontrado el instructivo de carga en Glac.

Recibos de anticipo por ventas a crdito.

Los recibos de anticipo deben ser verificados con la relacin de
ingresos ya que la informacin debe ser exactamente la misma
que esta contenga. Se realiza la sumatoria de todos los recibos
y se identifica el ticket de sumadora con el cdigo contable de
Anticipos Recibidos, que se encuentra en el instructivo de
carga en Glac.

De presentarse alguna anomala en lo antes mencionado deber ser

notificada de manera inmediata al Jefe Del Departamento para que le preste
el apoyo a su problemtica.

Relacin de ingresos.
Estos reportes sern emitidos y recibidos en cada quincena del
mes, comprendidas del 01-00-0000 hasta el 15-00-0000, del
16-00-0000 hasta el 30/31-00-0000 y una que ser impresa
mensualmente la cual comprende la venta general de cada
mes (del 01-00-0000 hasta el 30/31-00-0000) esta ultima debe
ser recibida en la valija enviada en la ultima quincena del mes.
El analista debe verificar que la Relacin de ingresos presente
de manera ordenada y detallada las ventas realizadas en cada
quincena, la informacin que ella contenga debe ser la misma
presentada en las facturas fsicas, datos completos del cliente
y monto del contrato vendido, tomando siempre en cuenta la
correlatividad de las fechas y nmeros de facturas. Es
sumamente importante verificar esta informacin ya que si se
presenta alguna diferencia entre lo relacionado por el sistema
(sisconse) y la factura fsica pueda ser corregido, sancionado y
modificado de manera inmediata.

Cierres diarios.
Los cierres contienen la informacin de la venta diaria. El
analista deber comparar lo indicado en las facturas fsicas con
lo que aparece en cada cierre, es decir, si el da 11-01-2000 se
vendieron tres contratos facturados con los siguientes nmeros
30, 31 y 32 por un monto de 300,00 cada uno, el cierre diario
del da 11-01-2000 debe indicar en orden correlativo de
nmeros de facturas los tres contratos vendidos en ese da:
factura n 30 por 300,00, factura n 31 por 300,00 y factura n
32 por 300,00 que suman un total de 900,00 ingresados el da
11-01-2000. Cada cierre diario debe poseer obligatoriamente
una copia clara y legible del depsito del da.

Depsitos.

El analista debe constatar que los depsitos sean realizados al

da siguiente de cada venta y verificar los datos que la planilla
de depsito contenga, los mismos deben coincidir con cada
cierre diario, es decir, si el cierre del da 11-01-2000 fue de
900,00 el deposito debe realizarse por los 900,00 exactos. Es
necesario confirmar que exista en cada cierre diario una copia
clara y legible del depsito de cada da, la misma debe ser
identificada con un cdigo contable del banco al que
pertenecen que se ubica en el instructivo de carga en Glac.
Una vez realizada la revisin y verificacin de las planillas de depsitos
originales del mes completo se procede a su organizacin para ser pasados al
encargado de su conciliacin. Los mismos se deben organizar de la siguiente
manera:
1.- Segn el banco.
2.- Segn la fecha, de forma ascendente.
3.- CARGA DE INGRESOS EN EL SISTEMA GALAC.
Una vez analizada toda la informacin que comprende los ingresos de
una oficina, se procede a cargar en el sistema Glac:
1. Todos los depsitos, en el orden que indique el cierre diario al que
pertenecen, se utiliza el cdigo contable con el que se encuentre
identificada la copia del mismo, el cual debe pertenecer al banco en el
que se haya depositado. Se deben colocar los datos completos del
depsito: fecha, N de planilla y si fue realizado en efectivo o en cheque,
en caso de existir cheque es necesario colocar el nmero del cheque
depositado y el monto. Se debe indicar el cierre al que pertenece, y
como ltimo paso colocar el monto completo del depsito.
2. Los recibos de anticipos se deben cargar en la cuenta codificada en el
ticket de sumadora indicando el monto general de la suma. La fecha que
se debe tomar en cuenta es la del ultimo recibo emitido en el mes. Es
importante colocar en el comprobante de carga los nmeros de cada
uno de los recibos de anticipo para tener una referencia de la
informacin cargada.
3. Por ultimo se debe cargar la informacin contenida en las facturas de
venta, la fecha a ingresar debe ser la del ultimo da del mes, la
referencia que se debe utilizar es FAV, que significa Facturas de Ventas,
seguido del numero de la primera y de la ultima factura emitidas en el
mes que se este cargando, el monto a cargar debe ser el que resulte de
la suma de todas las facturas.
4. Una vez cargada toda la informacin se debe verificar que el
comprobante indique en su parte superior CONTABILIZADO que significa
que la oficina ha cuadrado perfectamente.
NOTA: EXISTE UN INSTRUCTIVO DE GALAC QUE PUEDE SER UTILIZADO
COMO GUIA PARA TRABAJAR CON EL SISTEMA.
4.- GASTOS, que comprenden:

Gastos generales.
1.-El analista de gestin y control deber soportar, con sus
anexos correspondientes, todos los comprobantes de egreso emitidos por el
departamento de administracin, entre los cuales se encontraran la
cancelacin de impuestos municipales, alquiler de local, comisiones de
asesores, publicidad y otros gastos generales que pueda presentar la empresa.
2.-Los soportes de estos gastos deben consignarse en las valijas
enviadas en cada quincena, los mismos deben cumplir con los aspectos legales
exigidos por el departamento contable, todos estos documentos deben ser
recibidos en original.
3.- Es importante mencionar que el analista es el encargado de
aprobar la informacin enviada de cada oficina, es por ello que si es recibida
una factura que no cumpla con los requerimientos legales, la misma debe ser
devuelta inmediatamente a la oficina que cometi la infraccin.
4.- Todos los gastos del mes deben ser relacionados en un formato
de Excel que indique detalladamente la informacin y sumatoria de los
mismos.
Gastos de caja chica.
1.- Los gastos de caja chica sern recibidos los 26 de cada mes.
2.- El analista de gestin y control debe realizar una revisin detallada y
precisa de todas las facturas de caja chica que enven las oficinas a su cargo.
Este debe asegurarse de que todas cumplan con los aspectos legales
requeridos por la empresa.
3.-El analista al momento de la revisin debe verificar que todas las facturas
enviadas por sus oficinas cumplan con las siguientes caractersticas:

Debe ser una factura legal, que contenga nombre del

proveedor legible, Rif del mismo, N de factura, N de control y
pie de imprenta, a excepcin de las emitidas por las maquinas
fiscales que no poseen ninguna de las dos ultimas
caractersticas.

La factura debe estar a nombre de la empresa y contener el

RIF de la misma (Servioriente, c.a. RIF: J-29455406-7)
La misma no debe pasar del 20% del monto fijo asignado.
Ejemplo: oficina castillito monto fijo asignado 650,00. Su 20%
son 130bs. El monto mximo de una factura de caja chica de la
oficina de castillito no debe pasar de 130 bs.
Todas la facturas deben tener fecha del mes en curso,
comprendido en un periodo fijo de caja chica que es del 01 al
25 de cada mes.
Las facturas deben presentarse legibles, sin enmiendas, ni
tachaduras.

4.-Luego de realizarse la revisin detallada de las mismas, el analista deber

proceder a la sumatoria de todas las facturas enviadas, para verificar que el
monto total de los gastos coincida con la relacin emitida por el sistema.

5.- El analista deber pasar todos los montos finales a reponer por oficina en
una relacin y entregarlos al departamento de administracin para su debida
reposicin.

5.- ENTREGA DE CARPETAS

1. Una vez analizada toda la informacin recibida, el analista
debe proceder a organizar en carpetas y por oficina los
ingresos, gastos generales y gastos de caja chica
correspondientes al mes en curso.
2. Las mismas sern entregadas al departamento de contabilidad
en un periodo de cinco das hbiles despus de recibir los
ltimos gastos del mes, emitidos por el departamento de
administracin.
3. Cada carpeta debe ir debidamente identificada con el nombre
de la oficina y el mes al que pertenece.
4. Cada carpeta debe contener el reporte de gastos que indique
detalladamente la informacin y sumatoria de los mismos.
6.- ARCHIVO
Cuando el analista haya realizado la entrega total de las carpetas al
departamento de contabilidad, debe proceder a archivar todos los documentos
y reportes del mes que se haya cerrado, de forma organizada. De manera que
cuando sea solicitada la informacin de los meses anteriores pueda ser ubicada
con facilidad. Estos reportes son los siguientes:

Relacin de ingresos quincenal.

Relacin de depsitos quincenal.
Relacin de documentos.
Reportes de comisiones de asesores.
Relacin de gastos generales.
Relacin de facturas de cuentas por cobrar.
Relacin de facturas del mes.

7.- APOYO Y ORIENTACION AL PERSONAL DE LAS SUCURSALES A

SU CARGO
El analista debe:
1. Estar preparado ante cualquier duda que presente el personal de las
sucursales.
2. Dar el apoyo correspondiente al personal cuando estos lo requieran.

3. Mantener una buena comunicacin con el personal de las oficinas a su

cargo.
4. Transmitir cualquier informacin orientada a la mejora del trabajo diario
de forma clara y precisa.