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Universidad de Guayaquil

Facultad de Ciencias Mdicas


Escuela de Enfermera
Enfermera y Marketing
TEMA: Manual y Tipos de manuales
DOCENTE: Lcda. Eufemia Garofalo
Tercer Ao Grupo #9
SUBGRUPO # 9
Responsables:
Campos Murrieta Alexis
Cedeo Brito Monica
Cruz Almea Girger Selene
Merino CHila Gisel
Moncada Arreaga Liseth
Moreira Manzo Stefana
Pacheco Briones Katherine
Vera Vera Joselin
Ecuador Guayaquil
MANUALES

Definicin:
Un manual es la concentracin sistemtica de los
elementos

administrativos

propuestos

para

alcanzar un objetivo. Se presentan estos en un


folleto o libro fcil de manejar.
Los manuales administrativos son documentos que sirven como
medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y
transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una
organizacin.
Funcin.
La funcin de los manuales en una organizacin es garantizar la
conducta uniforme en las actividades que as lo requieran. Adems,
tambin es una funcin de los manuales orientar a quien los
consulta

sobre

los

aspectos

procedimientos y organizacin.

Ventajas

relacionados

con

tcnicas,

Logra y mantiene un slido plan de organizacin.


Asegura que todos los interesados tengan una adecuada
comprensin del plan general y sus propios papeles y
relaciones pendientes.
Facilita el estudio de los problemas de la organizacin.
Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las
modificaciones necesarias en la organizacin.
Sirve como gua eficaz para la preparacin, clasificacin y
compensacin del personal clave.
Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin
con los dems de la organizacin.
Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de
autoridad de los diversos niveles.
La informacin sobre funciones y puestos suele servir como
base para la evaluacin de puestos y como medio de
comprobacin del progreso de cada quien.
Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los
funcionarios ms antiguos.
Sirve como gua para el adiestramiento de novatos.

Desventajas
Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas
para necesitar un manual que describa asuntos que son
conocidos por todos sus integrantes.

Algunas consideran que es demasiado

caro,

limitativo, y laborioso preparar un


manual y conservarlo al da.
Existe el temor de que pueda
conducir

una

estricta

reglamentacin y rigidez.
OBEJTIVOS
Podemos mencionar los siguientes objetivos:
Precisar funciones en un documento denominada manual, con
el propsito de que los miembros de la organizacin tengan
una fuente de informacin adecuada para realizar su trabajo.
Unificar criterios en la realizacin de las acciones de la
empresa o institucin.
Simplificar el trabajo, actuando como elemento de consulta
para realizar bien el trabajo y no tener que repetirlo.
Orientar la seleccin del personal, por medio de las
descripciones de puesto, perfil de trabajador, descripcin de
trabajos.
Establecer rutinas de trabajo.
Permitir el mejor aprovechamiento de recursos.

Facilitar la adaptacin del personal de nuevo ingreso.


Obrar como medio de comunicacin.
Servir de instrumento de control.

ELABORACIN DE UN MANUAL
Para elaborar los manuales es importante recurrir a documentos
legales y a personal operativo y directivo, adems observacin
directa en el trabajo.
La informacin debe ser uniforme y usar la terminologa correcta.
Procedimiento General para la Elaboracin de Manuales
Realizar estudio preliminar y definir: Problema, Mtodo de
Recoleccin de datos y Universo de Estudio
Delimitar el Universo de Estudio (Poblacin y Muestra)
Recolectar la Informacin: Archivos, Usuarios y rea de
Trabajo
Definir Tcnicas para el levantamiento de Informacin:
Documental, Entrevistas, Cuestionario, Observacin Directa,
Organigramas, Flujogramas.
Analizar la informacin recopilada: Evaluar informacin
recopilada.
Determinar duplicidad, cuellos de botella (definir problema).
Determinar posibles soluciones
Fase de elaboracin del Borrador del Manual
Pasos a considerar para la elaboracin del Manual
1. Definir tipo de Manual a elaborar, tipo de usuario y uso.

2. Elaborar borrador del Manual y discutir con las personas


involucradas en la ejecucin del proceso
3. Llegar a acuerdos con el usuario sobre el contenido del
Manual
4. Realizar ajustes y elaborar versin definitiva del Manual
5. Someter nuevamente a revisin y aprobacin del responsable
del rea.
6. Someter a la aprobacin de las instancias competentes
7. Fase de Seguimiento y Control. Realizar revisiones
peridicas, vigilar el cumplimiento del Manual y definir si
amerita modificaciones
Fases para la elaboracin de los Manuales
1. Definicin del objetivo a cumplir
2. Eleccin de los responsables de la preparacin
3. Estudio preliminar de la Organizacin
4. Planificacin
5. Levantamiento de Informacin
6. Elaboracin
7. Adiestramiento y Distribucin
8. Seguimiento
9. Actualizacin-Mantenimiento
10.
Evaluacin

DIFUSIN DEL MANUAL


Por su naturaleza Y contenido, el manual est llamado a disfrutar de
una amplia difusin en diferentes capas de la sociedad:
En cuanto documento de anlisis y reflexin en torno al valor de la
propiedad intelectual y las mejores prcticas en la lucha contra la
piratera, el Manual puede desempear luna importante funcin
informativa y de sensibilizacin y concienciacin social, con
vocacin de difusin universal

Asimismo, dado el contenido especfico recogido relativo a los


principales problemas detectados y buenas prcticas para la
persecucin penal eficaz de los delitos contra la propiedad
intelectual, el Manual aspira a tener un campo de difusin
restringido y especfico, siendo sus destinatarios naturales los
agentes pblicos con responsabilidades en esta materia: fuerzas y
cuerpos de seguridad, jueces y fiscales.
CLASIFICACIN DE LOS MANUALES
POR SU NATURALEZA O REA DE APLICACIN
Microadministrativos
Son los manuales que corresponden a una sola organizacin, que
se refieren a ella de modo general o se circunscriben a alguna de
sus reas en forma especfica.
Macroadministrativas
Son los documentos que contienen informacin de ms de una
organizacin.}
Mesoadministrativos
Incluyen a una o ms organizaciones de un mismo sector de
actividad o sector especfico. El trmino mesoadministrativos se usa
normalmente en el sector pblico, aunque tambin puede
emplearse en el sector privado.
POR SU CONTENIDO
De organizacin
Estos manuales contienen informacin detallada sobre los
antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura orgnica,
organigrama, misin
y funciones organizacionales. Cuando
corresponden a una rea especfica comprenden la descripcin de
puestos; de manera opcional pueden presentar el directorio de la
organizacin.

De procedimientos
Constituye un documento tcnico que incluye informacin sobre la
sucesin cronolgica y secuencia de operaciones concatenadas
entre s, que se constituyen en una unidad para la realizacin de
una funcin, actividad o tarea especfica en una organizacin.
Todo procedimiento incluye la determinacin de tiempos de
ejecucin, el uso de recursos materiales y tecnolgicos as como la
aplicacin de mtodos de trabajo y control para desarrollar las
operaciones de modo oportuno y eficiente.
La descripcin de los procedimientos permite comprender mejor el
desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles
jerrquicos, lo que propicia la disminucin de fallas u omisiones y el
incremento de la productividad
De contenido mltiple
Estos manuales concentran informacin relativa a diferentes tpicos
o aspectos de una organizacin.
El objetivo de
agruparla en un solo documento obedece
bsicamente a las razones siguientes:
Que sea ms accesible para su consulta.
Que resulte ms viable econmicamente.
Que tcnicamente es estime necesario integrar ms de un
tiempo de informacin.
Que sea una instruccin del nivel directivo.

MANUALES DE ORGANIZACIN

Este tipo de manual se refiere a que se exponen con detalle la


estructura de la compaa y sealan los puestos y la relacin que
existe entre ellos. Explica la jerarqua, los grados de autoridad,
responsabilidad, las funciones y actividades de los rganos de la
empresa. Generalmente contiene graficas de organizacin,

descripcin de trabajo, cartas lmite de


autoridad, y los roles que se cumplan en
cada rea.
El cual tiene como finalidad facilitar la
comunicacin,
coordinacin,
direccin,
evaluacin e identidad de que se trate.
Los manuales de organizacin contienen los
elementos
administrativos
referentes
a
funcionamientos. Se subdividen en:

Manual de objetivos
Manual de polticas
Manual de organigramas
Manual de descripciones de puesto
Manual de reglamentos.

MANUAL DE OBJETIVOS

Este manual
un
a

es una gua autorizada dentro de la estructura de


organismo social, contiene un grupo de objetivos
alcanzar a corto, mediano y largo plazo,
clasificndolos por departamentos, con
expresin de las polticas correspondientes a
esos objetivos y a veces de algunas reglas
muy generales que ayudan a aplicar
adecuadamente las polticas.

MANUAL DE POLTICAS

Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la


administracin que es probable que se presenten en determinadas
circunstancias.

Las polticas son la actitud de la


administracin superior. Las polticas
escritas establecen lneas de gua, un
marco dentro del cual el personal
operativo pueda obrar para balancear
las actividades y objetivos de la
direccin superior segn convenga a las
condiciones del organismo social.

Objetivo del Manual de Polticas:


Presentar una visin de conjunto de la organizacin para su
adecuada organizacin.
Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones
que deben realizarse en cada unidad administrativa.
Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.
Ser instrumento til para la orientacin e informacin al
personal.

Importancia:
Su importancia radica en que representa un recurso tcnico para
ayudar a la orientacin del personal y tambin ayuda a declarar
polticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rpidas a los
malos entendimientos y a mostrar cmo puede contribuir el
empleado al logro de los objetivos del organismo.

MANUAL DE ORGANIGRAMAS
Es una representacin grfica de la
estructura
formal
de
una
organizacin.
Representan
las
unidades de la organizacin en las
que se han agrupado las funciones
que se llevan a cabo, as tambin

como los niveles jerrquicos y las lneas de autoridades


correspondientes.

Ventajas:
Permite conocer la estructura de la organizacin.
Cada individuo que trabaja en ella puede tener clara visin de
la posicin de su rol dentro del conjunto y de sus posibilidades
de ascenso.
Se pueden detallar fallas: como que un cargo dependa de dos
o ms personas, o que dos o ms cargos ejerzan la misma
funcin.
MANUAL DE DESCRIPCIONES DE PUESTO
Este manual contiene las responsabilidades y obligaciones
especficas de los diferentes puestos que integran la estructura
organizacional, a travs de la descripcin de las funciones rutinarias
de trabajo para cada uno de ellos.
Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de
manera funcional, es decir que estn divididas en sectores en
donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e
intereses similares, definiendo las caractersticas de cada puesto de
trabajo, delimitando las reas de autoridad y responsabilidad,
esquematizando las relaciones entre cada funcin de la
organizacin.
Describe el nivel jerrquico de cada puesto
dentro de la organizacin, as como su
relacin de dependencia, lo cual quiere decir
el lugar que ocupa el puesto dentro de la
estructura organizacional, a que posiciones
est subordinado directa e indirectamente y
cul es su relacin con otros puestos de
trabajo.
Objetivos:

Delimitar funciones
Facilitar la supervisin
Mejorar la administracin de personal

MANUAL DE REGLAMENTOS

Se considera al Conjunto de polticas, normas y procedimientos que


gua el desarrollo de una actividad.
Este tipo de Manual se orienta a
especificar detalles de la ejecucin de
actividades organizacionales, con el fin
de unificar criterios a lo interno de la
institucin sobre la manera correcta en que
deben
ser realizadas. Al recuperar la informacin de la forma ms
adecuada de desempear las tareas se logra asegurar su calidad,
as como agilizar la circulacin de la informacin para que esta
llegue oportunamente a las unidades organizativas que la requieran.
Objetivos:

Presentar una visin de conjunto de la organizacin.


Facilitar el reclutamiento de personal.
Determinar la estructura orgnica.
Describir las funciones generales de cada unidad.

MANUAL DE ORGANIZACIN
Un manual de organizacin necesita para su
funcionamiento contener e integrar los siguientes
aspectos:

Datos Generales:
Este manual contiene una portada que no inclua todos
los datos necesarios, para la identificacin de la
organizacin. Los aspectos que contiene son los
siguientes:

Nombre Oficial del Organismo:


"Secretara de Control y Desarrollo Administrativo"
Ttulo y Extensin:
Manual de Organizacin General de la Secretara de Control y
Desarrollo Administrativo.
Por otro lado los datos que no se proporcionan de esta portada son:
Niveles Jerrquicos que comprende la institucin:
Esta informacin es imprescindible para la identificacin de las
autoridades por parte del personal de la organizacin para el
conocimiento de los mismos, y el mejoramiento de las relaciones y
comunicaciones en la empresa.
Nmero de revisin
En cuanto a este aspecto no se indica el nmero de revisin del
manual, solamente se seala el nombre y cargo de quien lo revis
de la siguiente manera:
Cantidad de ejemplares impresos:
En este caso no se menciona el nmero de ejemplares que se han
impreso.
El lugar y fecha de publicacin, as como la unidad orgnica
responsable de su elaboracin y autorizacin se encuentra
especificados al final del manual, en la ltima pgina del mismo; lo
anterior crea cierta confusin para el lector puesto que se
sobreentiende que no se contiene, sealndose de la siguiente
forma:
Lugar y Fecha de Publicacin
Ecuador, Quito. Noviembre, 2015.
Unidad Orgnica Responsable de su elaboracin
Direccin General de Programacin, organizacin y presupuesto.

Contenido ( o ndice)
El ndice es la relacin de los captulos o apartados que constituyen
el documento.
El ndice proporcionado en el manual de la Secretara incluye:
Temas de cada seccin, as como sus encabezados para
ofrecer al lector un mayor detalle del contenido.

Referencia numrica apropiada para cada concepto, la cual es


importante para facilitar el manejo del manual.

Sangras, espacios en blanco y maysculas, stas son de


utilidad en un manual para indicar las relaciones entre los
conceptos y el contenido.

Nmeros a la izquierda, lo anterior hace ms sencillo a los


usuarios enlazar los conceptos con sus nmeros, sin
necesidad de largas lneas punteadas que impidan la claridad
para conectar los temas con los nmeros.

Introduccin
El manual contiene una explicacin breve que permite al usuario
conocer a que se refiere el documento, as como los objetivos que
persigue el manual de acuerdo a su mbito de aplicacin.
Se deduce tambin los beneficios que se esperan obtener con la
utilizacin y difusin de la informacin que contiene el manual.
Por otro lado se incluyen tambin los propsitos o motivos bsicos
que dan lugar a su elaboracin.

Se sealan claramente las unidades administrativas de la


Secretara, adems de sus funciones generales.
En cuanto a las revisiones y actualizaciones del manual no se
sealan como se efectuaron las mismas, sin embargo en la ltima
pgina se indica la fecha en que se realizaron las ltimas
modificaciones al da 29 de septiembre de 1997.
Haciendo referencia a los puntos no incluidos dentro de la
introduccin se encuentran los siguientes:
No se menciona a quien va dirigido, por lo tanto se deduce que es
para el personal que labora en la Secretara, puesto que slo el
mismo tiene un conocimiento general de los temas a que se hace
referencia; pues para una persona ajena a la Institucin no es
totalmente comprensible el contenido del manual.
Del mismo modo tampoco se indica la manera o procedimiento para
hacer uso del manual; lo anterior es una diferencia importante en la
introduccin ya que puede manejarse inadecuadamente sin
obtenerse los beneficios esperados por la Institucin.
El mensaje y autorizacin de la ms alta autoridad de la
organizacin no est contenida en la introduccin por lo tanto no
existe un vnculo de comunicacin o personalizacin entre el
director y el personal que elabora en esta institucin.
Por ltimo no se incluyen las diferentes observaciones y
aclaraciones que despejen las diversas dudas e inquietudes que
puedan surgir en el transcurso de la lectura del manual.

Directorio:
El manual no presenta un directorio con la relacin de los
funcionarios principales comprendidos en el rea descrita en el
manual, as como los respectivos cargos que ocupan cuando se
trata de un manual general, como en este caso. Como sugerencia
puede incluirse los miembros que integran la Secretara.

Antecedentes Histricos de la Institucin

Se incluye una descripcin de la gnesis del organismo en la que se


indica adems la ley por la que se cre la misma, y una mencin de
la informacin sobresaliente acerca de su desarrollo histrico a
partir del ao de su creacin hasta la actualidad.
Esta informacin carece, en cierto aspecto de validez puesto que no
se incluye copia de la documentacin consultada o la indicacin de
la fuente.

Bases Legal
El orden jerrquico de las disposiciones legales no sigui el orden
establecido en el libro de manuales administrativos escrito por
Benjamn Franklin.
l recomienda las disposiciones legales de la siguiente manera:
Constitucin, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos,
acuerdos y circulares.
Por otra parte, pudimos observar que las disposiciones legales de
este manual, a pesar de no estar ordenadas jerrquicamente, si
siguen una secuencia cronolgica de su expedicin as como sus
reformas publicadas en el Diario Oficial de la Federacin.

Estructura y Organizacin
La estructura orgnica de la Secretaria de Contralora y Desarrollo
Administrativo describe perfectamente las unidades administrativas,
as como sus relaciones jerrquicas que la constituyen.
As mismo, la representacin grfica u organigrama si corresponde
con la descripcin de los puestos.

Organigrama
El organigrama es de tipo vertical, se encuentran en l
perfectamente definidos los niveles jerrquicos, las reas

funcionales, as como las lneas de comunicacin en las cuales se


pueden observar la unidad de mando.
Se nota una uniformidad en el tamao de los rectngulos con los
cuales fue hecho, as como las lneas de comunicacin que ninguna
es mas gruesa que la otra. El rgano descentralizado que
contribuye a la organizacin est perfectamente delimitado al
notarse su separacin respecto a sta con una lnea discontinua.
Una deficiencia es la carencia visual dentro de la estructura fsica,
tanto para los empleados, como para visitantes. Otra que pudimos
observar es la falta del nombre del funcionario que est a cargo del
puesto respectivamente.

Un manual de organizacin necesita para su funcionamiento


contener e ingresar los siguientes aspectos:

Datos generales
Contenido ( por captulos)
Introduccin
Directorio ( principales funcionarios)
Antecedentes histricos de la institucin
Base legal
Estructura y organizacin
Organigramas
Descripcin de puestos
Otros manuales
Bibliografa

Se cuidara que los manuales se elaboren en hojas que puedan


cambiarse fcilmente cuando se necesario hacer correcciones, con
la finalidad de que sean vigentes durante el mayor tiempo posible.
Deben ser revisados en forma peridica y actualizados

ASPECTOS POSITIVOS
ORGANIZACIN

DEL

USO

DE

MANUAL

DE

Contribuye a formular y crear la organizacin, as como al anlisis


de esta, con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o totales.
La descripcin de los puestos y unidades de la organizacin
contribuye a facilitar el conocimiento parcial de los fines y objetivos
de la empresa o institucin.
Los manuales de organizacin suministran informacin sobre las
relaciones de las distintas unidades y especifican la autoridad.
Constituye un medio eficaz de la direccin de personal para la
preparacin de cuadros directivos y empleados.
Aspectos Negativos Del Uso De Manual De Organizacin
La elaboracin de un manual de organizacin es costosa y requiere
tiempo, en consecuencia, no todas las empresas pueden tener ese
instrumento.
En virtud de que la organizacin es dinmica y cambiante la mayor
dificultad la constituye su actualizacin; ya que el manual debe
mantener ese mismo ritmo, lo cual resulta poco menos que
imposible porque es muy arduo el proceso burocrtico requerido
para cambiar un puesto, ponerlo al da, oficializarlo y hacer
efectivos esos cambios. Esto contribuye a aumentar la estructura de
costos de la empresa
Cuando son excesivamente descriptivos y circunstanciales tienen
efecto negativo sobre el personal, que no llega a entender de
manera clara sus funciones y adems se encuentra atado en
perjuicio de su iniciativa; contrariamente, pueden resultar muy
esquemticos y en consecuencia, no explicar debidamente las
funciones y las actividades; de igual manera es posible que omita
un conjunto de relaciones que dada su naturaleza resulte imposible
describirlas.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Un

manual

instrumento

de

procedimientos

administrativo

que

es
apoya

un
el

quehacer cotidiano de las diferentes reas. En


los

manuales

consignados,

de

procedimientos

metdicamente

son

tanto

las

acciones como las operaciones que deben


seguirse para llevar a cabo las funciones
generales de una unidad.
Adems, con los manuales puede hacerse un seguimiento
adecuado

secuencial

de

las

actividades

anteriormente

programadas en orden lgico y en un tiempo definido. Contiene la


secuencia cronolgica de las operaciones de un determinado
trabajo.
Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:

Ayudan en el adiestramiento y capacitacin del personal.


Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Facilitan la interaccin de las distintas reas de la unidad.
Indican las interrelaciones con otras reas de trabajo.
Permiten que el personal operativo conozca los diversos
pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de

rutina.
Permiten una adecuada coordinacin de actividades a travs
de un flujo eficiente de la informacin.
Proporcionan la descripcin de cada una de sus funciones al
personal.
Proporcionan una visin integral de la unidad al personal.
Son guas del trabajo a ejecutar.

Para su elaboracin es necesario establecer los siguientes


aspectos:
1. DATOS GENERALES: Se incluyen en este apartado el
nombre y la razn social de la institucin, el nombre genrico
de los procedimientos, fecha y directorio.
2. CONTENIDO: Se refiere al ndice del contenido.
3. INTRODUCCION: Se sealan las razones por las cuales se
elabor el manual y la justificacin del mismo.
4. PROCEDIMIENTOS: Los procedimientos se

describen

incluyendo objetivos del procedimiento, reas de aplicacin,


descripcin por pasos, graficas.
5. BIBLIOGRAFIA.

MANUAL MLTIPLE
Contiene aspectos relativos al funcionamiento de la organizacin y,
al mismo tiempo, aborda procedimientos generales.
Para su elaboracin, debe seguirse el orden que se da a los
manuales de organizacin.
Un ejemplo de manuales mltiples son los manuales de bienvenida,
que

contienen

aspectos

de

organizacin

procedimientos

generales para personal que ingresa a la empresa como: rutinas de


trabajo, papelera que se maneja, etctera.
Estos manuales concentran informacin relativa o diferentes tpicos
o aspectos de una organizacin. El objeto de agruparla en un solo
documento obedeciera bsicamente a las razones siguientes.
Que resulte ms viable econmicamente.
Que se considere ms accesible para su consulta.

Que tcnicamente se estime necesario integrar ms de un tipo de


informacin.
Que sea una instruccin especifica del nivel directivo.