QU ES UNA ENCUESTA DE EVALUACIN DE NECESIDADES?

POR QU HACER UNA ENCUESTA DE EVALUACIN DE NECESIDADES?

YA SABEMOS LO QUE NECESITAMOS!
CMO LLEVAR A CABO UNA ENCUESTA DE EVALUACIN DE NECESIDADES?
Usted desea hacer algo. Tiene a un grupo de personas reunidas. Est listo para salir y actuar.
Entonces alguien viene y pregunta, Espere un momento. Ha realizado usted una encuesta de
evaluacin de necesidades?
Una encuesta de evaluacin de necesidades?, Debe ignorar a esta persona, o decirle (de un
modo elegante) que se enfoque en otra cosa? O debera escuchar lo que esa persona tiene que
decir y probablemente seguir sus consejos?
Esta seccin le ayudar a tener las cosas ms claras acerca de lo que es una encuesta de
evaluacin de necesidades, acerca de si o no hacer una, y en que momento hacer una y, si lo
deciden, qu hacer despus.

QU ES UNA ENCUESTA DE EVALUACIN DE NECESIDADES?

Muy brevemente, sta es una forma de preguntarles a los miembros de un grupo o comunidad,
que es lo que ellos ven como las necesidades ms importantes de su grupo o comunidad. Los
resultados de la entrevista guan entonces las siguientes acciones. Generalmente, las
necesidades que son detectadas como ms importantes son las que son abordadas.
Dependiendo de nuestros recursos (tiempo, dinero, personal), la encuesta puede hacerse de
muchas formas. La encuesta puede hacerse de manera tan informal como preguntando a la gente
que conozca en su comunidad: el cartero, la gente con la que trabaja, el seor del puesto de
peridico, o el de la tiendita de la esquina. O puede hacerse a manera de un escrito profesional,
encuesta que es enviada a cientos de personas. En general, las verdaderas encuestas de
valoracin de necesidades tienen algunas caractersticas comunes:
Contienen una lista de preguntas, previamente hechas, para que sean contestadas
Tienen una muestra predeterminada (del nmero y tipo de personas que contestarn a esas
preguntas son elegidas de antemano).
Son aplicadas mediante entrevistas personales, va telefnica o por escrito (por ejemplo, enviadas
por correo).
Los resultados de la encuesta son tabulados, resumidos, distribuidos y discutidos y (al final, pero
sin perder importancia) utilizados.
QU ES UNA NECESIDAD?
En la mayora de las encuestas de evaluacin de necesidades, cuando hablamos de una
necesidad, nos referimos alguna cosa que especficamente se relaciona con un grupo o
comunidad particular. Se refiere a algo ms que una necesidad individual, tal como necesitar un
nuevo silln para la sala o unas vacaciones. Estas pueden ser verdaderamente una necesidad,
pero esas no son generalmente los tipos de necesidades que son evaluadas en las encuestas de
evaluacin de necesidades.
En lugar de esto, una encuesta usualmente, pregunta acerca de necesidades concernientes a la
comunidad o a un grupo en particular. Esto no es usualmente una necesidad universal como la
necesidad de comida o afecto. Esto podra incluir cientos de posibilidades, desde la basura de las
calles, el vandalismo, o tiendas alejndose del centro hasta conflictos tnicos o raciales. Estos
son ejemplos de necesidades que pueden ser percibidas por el grupo o comunidad en cuestin.
Nota. Algunas encuestas son muy amplias y preguntan acerca de algunos o todos los tipos de
necesidades. Otras son reducidas y se limitan para obtener cierta informacin acerca de una o
dos de ellas. Amplias o limitadas, ambas formas pueden ser incluidas; ambas son tiles; elegir
cul de ellas depende que sea lo que usted quiera averiguar.
POR QU HACER UNA ENCUESTA DE VALORACIN DE NECESIDADES?
PONGA A PRUEBA ESTAS RAZONES. TIENEN SENTIDO PARA USTED?

Para aprender ms acerca de cuales son las necesidades de su grupo o comunidad. Una buena
encuesta puede darle informacin complementaria y detallada de lo que usted haya observado y
experimentado directamente. Puede proporcionarle informacin detallada relativa a un grupo
amplio y representativo de personas, ms de lo que usted podra obtener simplemente mediante
la observacin.
Para obtener descripciones ms honestas y objetivas de las necesidades que lo la gente pueda
describirle.
Para darse cuenta de las posibles necesidades que nunca vera como de particular importancia o que nunca sabra que existen.
Para documentar sus necesidades, como es requerido en muchas solicitudes de financiacin y lo
que es casi siempre til para hacer presin por su causa.
Para asegurarse de que cualquier accin que pueda realizar eventualmente est en la lnea de
las necesidades que la comunidad ha expresado por si misma.

EXISTEN DOS RAZONES MS, QUE SON COMNMENTE MENOS COMPRENDIDAS.

Para obtener ms grupos y comunidades de estudio para las futuras acciones. Esto es as porque
si la gente ha afirmado la necesidad de una particular accin, es ms probable que la apoye. Y,
por la misma razn...
Obtener ms gente de la actualmente implicada para las posteriores intervenciones.
Puede estar de acuerdo con algunas o todas estas razones o tener todava alguna duda,
inquietud u objecin. Esto est bien. Si es as, vamos a ponerlas entonces sobre la mesa y a
tratarlas tan honestamente como sea posible.
ALGUNAS OBJECIONES O INQUIETUDES
Ya conoce las necesidades que tiene la comunidad!
Probablemente usted las conoce. Probablemente todos sabemos cuales son y no hay duda sobre
ello. Si la construccin se est quemando, detenga el fuego. No se necesita una evaluacin para
saberlo. Si el ndice de criminalidad se ha duplicado, haga alguna cosa contra del crimen. Y
esperamos que pronto. Deje las encuestas en casa.
Sin embargo, en muchas ocasiones, las necesidades no son tan claras. Usted podr tener sus
opiniones y sesgos, naturalmente, cada uno las tiene. Pero, Sienten todos del mismo modo?
No sera justo verificar lo que piensan otras personas, al menos para aclarar y los dems
comparten sus puntos de vista? Posiblemente cambie y revise sus opiniones un poco.
Posiblemente no. Verifiqumoslo.
Nosotros estamos muy ocupados. Queremos pasar a la accin.
Bien. Pero generalmente no deseara cambiar algunas cosas que no le preocupan realmente a la
mayora de la comunidad. Si usted hace una evaluacin de las necesidades se sentir ms
confiado sabiendo que lo que usted quiere hacer se dirige hacia una necesidad real de la
comunidad y que no esta desperdiciando su valioso tiempo.No tengo tiempo de hacer una
encuesta. Probablemente usted tiene el tiempo necesario. La cantidad de tiempo vara. Es verdad
que si realmente quera hacer una encuesta cientfica completa, podra gastar un ao o ms
juntando datos, haciendo tablas, escribiendo los datos. Sin embargo, nosotros normalmente no
hablamos de este tipo de inversin de tiempo.
Puede reunir datos tiles en horas, o incluso menos. Puede ir a reuniones en donde est la
audiencia clave y hacerles ah algunas preguntas. Puede hacer una encuesta con un cuestionario
escrito. De cualquiera manera, estos tipos de encuestas pueden ser completadas en 10 min., y
tomarle otros 10 min. el conocer los resultados. Resultarn tiles.
Es suficiente? Probablemente no, si usted puede elegir. Tal vez quiera una encuesta con ms
sujetos, diferentes preguntas de diferentes formas. Existen muchos grados de amplitud. Sin
embargo, es mejor entrevistar algo que no entrevistar? Casi siempre si. Tiene tiempo de
hacerlo? Nosotros pensamos que puede encontrar suficiente tiempo y vale la pena hacerlo.

Valo de esta forma: Si realmente est preocupado por la efectividad de la accin, tiene tiempo
para no conocer las necesidades de la comunidad?
No sabe como hacerlo.
No es tan difcil. Cualquier persona, con un poco de orientacin, puede escribir encuestas con
preguntas tiles. Usted no tiene que ser un experto. La entrevista no tiene que ser perfecta.
Adems, ya existen muchas encuestas que se puede tomar prestadas, o simplemente repetirlas.
De cualquier forma, otros pueden ayudarle. Puede conseguir asesora profesional. Puede probar
las encuestas en un grupo piloto, para solucionar los problemas que se pudieran presentarse (los
cuales casi siempre estn presentes, an en encuestas realizadas por expertos).
No es verdad que la gente est evaluada hasta el cansancio? No estn ellos hartos de
responder preguntas? y No se resentirn por hacerles preguntas nuevamente?
Ms a menudo de lo que pensamos, lo contrario es lo cierto. De hecho, la mayora de la gente
rara vez es consultada sobre lo que ellos consideran como sus necesidades locales o sobre los
proyectos de la comunidad. Usualmente, esos proyectos pueden realizarse, o no realizarse,
independientemente de la opinin colectiva de la comunidad.
Comprubelo por si mismo, Cundo fue la ltima vez que preguntaron su opinin de lo que su
comunidad necesitaba, como parte de una encuesta formal? No le de apuro contestar. Y si fue
encuestado, Se ofendi por haberlo sido?
Es un mito que la mayora de la gente es encuestada hasta el cansancio. Los problemas reales
son las evaluaciones insuficientes y tambin el no actuar en funcin de los resultados de la
encuesta. Sus inquietudes son vlidas. Pero nosotros esperamos que nuestras respuestas tengan
sentido tambin. Entonces sigamos.
CUNDO DEBE HACER UNA ENCUESTA DE VALORACIN DE NECESIDADES?
Algunos buenos momentos para hacer una encuesta son:
Cuando su grupo est empezando.
Cuando tiene la duda de cules son las necesidades ms importantes.
Cuando los miembros de su grupo estn en desacuerdo sobre el punto anterior.
Cuando necesita convencer a inversionistas o apoyos de que usted est tratando de los
problemas ms importantes de la comunidad. (A veces se requieren esas evaluaciones).
Cuando la comunidad le pide que lo haga.
Cuando quiere estar seguro que tendr el apoyo de la comunidad en cualquier cosa que usted
desee hacer.
Hay momentos en los que no deba hacerlo?
Si, los hay. Una encuesta para detectar necesidades no es necesaria antes de cada accin y
especialmente:
Cuando no existe absolutamente ninguna duda sobre cual es la ms importante necesidad en el
grupo o comunidad.
Cuando es urgente actuar en el momento, sin demora.
Cuando recientemente se ha hecho una evaluacin y es claro que las necesidades no han
cambiado.
Cuando sienta que un estudio en la comunidad podra ser visto como redundante o innecesario,
un despilfarro que podra ser daino o perjudicial para su causa.
Cmo actan esos factores sobre su propia situacin actual? Piensa que las cosas podran ser
mejores si tiene datos sobre evaluacin sobre las necesidades de la comunidad que le guen?
Nota: Hay otras formas de aprender acerca de las necesidades de la comunidad. Usted puede
hacer entrevistas con miembros de la comunidad, o llevar a cabo observaciones, o estudiar
registros de la comunidad. Y ciertamente debe siempre verificar las evaluaciones anteriores si se
pudieron haber hecho antes y usarlas de la mejor manera que se pueda. No realizarlas
nuevamente ni reinventar la rueda!
CMO LLEVAR A CABO NUESTRA ENCUESTA DE EVALUACIN DE NECESIDADES?

Acercndonos paso por paso.

Aqu hay un importante punto a considerar: Las acciones comunitarias ms efectivas comienzan
con pensar. Pensamientos que no estn en la comunidad sino en cabezas de pensadores. Las
encuestas evaluadoras de necesidades no son una excepcin. Si escoge hacer una evaluacin,
aqu hay algunos pasos internos que su grupo debe realizar y decisiones que deben tomar antes
de reunir cualquier informacin.
Consejo provechoso: Una evaluacin puede ser hecha por una persona que trabaja sola. Pero
generalmente una encuesta de evaluacin de necesidades sera ms efectiva y ms til si es
designada y realizada por un grupo. Esto es ms aplicable cuando ninguno tiene especial
experiencia en este campo. Es decir, en la mayora de los casos de evaluacin de necesidades,
muchos odos usualmente son mejor que uno. As que trate de reunir un grupo pequeo de
personas interesadas para ayudarle a responder las cuestiones que siguen, tomar decisiones, y
realizar el trabajo.
Pregntese a si mismo: Cuales son mis razones para elegir hacer esta encuesta?
Por qu estoy implicado en esto? La respuesta puede estar clara para usted. Las respuestas
podran tambin incluir las razones previamente listadas. Sin embargo, si sus razones no son
completamente claras, contestar a las siguientes preguntas le dar la oportunidad de aclararlas.
Pregntese a si mismo: Cules son mis metas al hacer esta encuesta?
Qu es lo que quiero obtener de ella?, cmo usar los resultados? Nuevamente, sus metas
pueden ser muy claras, probablemente estn relacionadas con sus razones anteriormente
expuestas. Pero debe conocerlas antes de empezar.
Pregntese a si mismo: Estoy listo (o est listo mi grupo) para llevar a cabo esta
encuesta?
Estoy listo para hacer el trabajo que se necesite hacer, con mucha calidad y esfuerzo? Antes
de comenzar asegrese de que sus respuestas sean Afirmativas.
Nuestro punto de vista: Estas tres cuestiones que pueden verse como obvias o triviales, pero no
son ni lo uno ni lo otro. Mucho del xito en el trabajo de comunidad, como todo en la vida,
depende de la preparacin, tanto tcnica como mental. Cuanto mejor se prepare tcnica y
mentalmente, ms efectivo ser probablemente su trabajo. Ahora en los aspectos ms tcnicos
de las cosas. Iremos a travs de ellos, paso a paso:
Decida cunto tiempo tiene para hacer la entrevista desde el principio hasta el final.
Cunto tiempo se pueden permitir? Su respuesta depender de los conocimientos que se
tengan, el tamao de su grupo de estudio, la importancia que le concierne al problema y los
recursos que tenga a su disposicin. (Cunta gente puede ayudar?, Cunto dinero est
dispuesto a gastar?). Si no se sabe nada, la comunidad es grande, los recursos son pocos y la
importancia es mucha, entonces su encuesta puede llevar un tiempo considerable, varios meses,
o incluso ms. Y verdaderamente lo har. Pero si por el contrario, las condiciones son buenas,
podra terminar una buena encuesta en un mes o menos.Esos nmeros son aproximaciones. A
nosotros nos gustara ser ms especficos, pero eso es difcil de lograr. No existe una respuesta
universal a la pregunta Cuanto tiempo? Una norma mnima podra ser sta: Reunir suficiente
informacin fiable de un grupo representativo de modo que usted estar lo suficientemente
seguro para usar esta informacin para guiar futuras acciones.Aplique este estndar a su propia
situacin, cunto tiempo piensa usted que podra implicar?
Decida Cunta gente ser encuestada? Si usted va a encuestar a las necesidades de un
pequeo o mediano grupo, puede (y debe) incluir a cada persona.
Pero suponiendo que tiene un barrio de 5.000 personas, o una comunidad ms grande,
probablemente no sera viable que preguntara a cada persona directamente. Cuando el grupo es
ms grande puede elaborar una encuesta disponible para cada persona que quiera contestarte.
Pero una tcnica ms objetiva, la cual le dar a usted normalmente informacin ms fiable, es
elegir una muestra (un porcentaje predeterminado del grupo total) y preguntarle a cada miembro
de la muestra.
Decida A qu tipo de personas encuestar? Para un grupo ms pequeo, en el que
pregunta a todos, esta duda no surge.
Es probable que con un grupo ms grande, cuando usted est utilizando una muestra del total de
la poblacin, quiera estar seguro de que ciertas partes de su poblacin quedan incluidas.

Por ejemplo, si est evaluando las necesidades del cuidado de los nios de la comunidad,
seguramente desear incluir a los padres de los nios pequeos y tambin encuestar o
entrevistar a este grupo por separado.
Decida qu preguntas har? Esas preguntas dependern del alcance de la evaluacin.
Si est preguntando sobre todas las posibles necesidades que pueda tener una comunidad,
entonces debe hacer sus pregunta acorde a esto y permitir un amplio rango de posibles
respuestas. Por otra parte, si est preguntando por cierto tipo de necesidades (digamos
transporte, o prevencin de la violencia), entonces sus preguntas se referirn a estos asuntos en
particular. De cualquier forma, tiene la opcin de preguntar preguntas ms cualitativas o con
respuestas abiertas, y ms cualitativamente o con respuestas cerradas. Las respuestas
cerradas involucran una eleccin entre alternativas establecidas. Usted podra firmar su grado de
acuerdo con ciertas cuestiones, o poner sus preferencias de modo ordenado. Las respuestas
abiertas permiten ms libertad; ellas dan la oportunidad de responder cualquier cosa que los
encuestados quieran. Sin embargo, las respuestas pueden ser menos precisas. En muchos casos
la encuesta puede incluir ambos tipos de preguntas.
Decidir: quin har las preguntas? Si usted planea hacer las entrevistas, cuantos ms
personas pregunte, ms base usted cubrira; pero ms entrevistadores habr de entrenar.
Adems, los entrevistadores tendrn que ser adiestrados para llevar a cabo los procedimientos
estndar correctamente, as los resultados no variarn debido a que los entrevistadores no
operen de manera similar. Si usted utiliza encuestas escritas, esta cuestin es menos relevante;
aquellos quienes proporcionan y recogen las encuestas deberan ser instruidos de modo profundo
y uniforme.Y recuerde: si usted puede, rena a un grupo para que le ayude a disear las
preguntas. Los miembros de su grupo siempre pensarn en buenas preguntas y tendr buenas
ideas que probablemente usted slo no podra tener.
Ahora que usted ha dado respuesta a las preguntas arriba mencionadas, termine de disear un
borrador de la encuesta completa. (Incluya las instrucciones; sta es una parte muchas veces
abandonada, sin embargo no lo olvide usted. Las instrucciones sentarn el precedente para las
personas que responden).
Ahora, haga una prueba piloto de la encuesta, en un grupo de prueba. Idealmente, el grupo
piloto deber estar compuesto por el mismo tipo personas a las que piense entrevistar. Por qu
a un grupo piloto? porque ellos le permitirn saber si sus instrucciones son claras y si sus
preguntas tienen sentido. An s su entrevista es para usted exactamente clara, podra no ser
clara que ellos. Es importante que usted lo sepa antes de aplicar la encuesta a su poblacin
general. No olvide este paso, su grupo piloto constituye un ensayo que le ayudar a conocer los
posibles inconvenientes antes de que llegue el gran momento.
Revise su encuesta con base en la retroalimentacin de su grupo piloto.
Algunas veces, este proceso piloto y de revisin necesita ser repetido en ms de una ocasin.
Finalmente, cuando se sienta satisfecho de haber realizado todas las revisiones necesarias,
administre la encuesta a las personas que usted ha elegido.
Tabule sus resultados.
Para las preguntas cerradas, esto puede consistir en una simple suma. Para las preguntas
abiertas, usted puede codificar los resultados en categoras. Que categoras utilizar? Solicite la
opinin de otras personas, ya que de las categoras que elija, depender su interpretacin de los
datos, lo cual es el siguiente paso.
Interprete sus resultados. La interpretacin va ms all de la simple tabulacin. Puede utilizar las
siguientes preguntas: qu significan los resultados?, cules son los principales patrones que se
presentan?, hacia qu posibles acciones nos dirigen? Ser til si la gente (an ms si es la
misma gente que realiz las evaluaciones), revisa los resultados y comparte sus propias
interpretaciones. Los mismos nmeros pueden significar cosas muy diferentes para diferentes
personas; por lo tanto algunas discusiones aqu podran clarificar las interpretaciones.
Planee acciones futuras.
Ahora viene el pago principal de su encuesta de evaluacin de necesidades, y su razn principal
de haber hecho todo ese trabajo. Proporcione los resultados y las interpretaciones a todo su
grupo. Pregunte y respondan lo siguiente: " qu deberamos hacer ahora?". Una buena
respuesta puede ser pensar y discutir otra vez. Eso viene sobre la marcha. El punto clave es que

ahora usted puede planear e implementar las acciones futuras con mayor confianza de que esas
acciones estn basadas en las necesidades ms importantes de las personas a quienes desea
servir.
A continuacin se presentan ms beneficios aadidos:
Las acciones a tomar sern ahora apoyadas con mayor probabilidad por su grupo o comunidad.
Debido a que estas acciones son apoyadas, tienen ms probabilidad de ser exitosas.
Y adems no olvidemos un principio bsico del trabajo comunitario: el xito atrae ms recursos
para su causa. Directa o indirectamente, el xito le dar ms publicidad o publicidad ms
favorable, atrae a ms miembros, ms apoyo econmico y ms oportunidades felizmente no
esperadas.
Implemente sus acciones.
Lo cul fue, por supuesto, la razn por la que se realizaron las encuestas en primer trmino. Los
resultados se encuentran all para ser utilizados para las acciones; y su grupo debi acordar
utilizarlos, volviendo al principio. Ahora usted se encuentra listo para actuar. Pero este es un tema
para otra seccin. Y finalmente, con posterioridad:
Repita su evaluacin.
No precisamente ahora, pero deber hacerlo ms tarde. Si un examen fsico para usted mismo es
una buena idea, tambin lo ser un examen para la comunidad, puede ser cada dos aos o as.
Las necesidades de la comunidad pueden cambiar; y seguramente usted desear saberlo
cundo, cmo y por qu esto ocurre. La evaluacin es realmente un proceso (tanto como la
accin comunitaria en si misma).
NECESIDADES COMUNITARIAS O MEDIOS DE LA COMUNIDAD?
Nos hemos tomado algn tiempo para hablar sobre las necesidades comunitarias, a partir del
punto de que esto es bsico para el buen desarrollo del trabajo comunitario. Sin embargo, a pesar
de su importancia, las necesidades son slo una primera parte. La otra parte, al menos tan
bsica, son los medios comunitarios: habilidades, intereses, capacidades y otros recursos que se
pueden encontrar en cualquier comunidad. Esos medios deben ser identificados, tan
profundamente como las necesidades. Ese es un tema de la siguiente seccin de la Caja de
Herramientas.