FORMULARIOS Y REGISTROS DE CONTABILIDAD:

La historia de la humanidad cambi con la invencin de la imprenta. Desde lo

inicios de la historia el hombre ha sentido la necesidad de expresar sus ideas y
pensamientos en forma escrita. De esta necesidad no se escapa el mundo de los
negocios, por esta razn surgen los formularios. Los formularios son los modelos
que se utilizan para capturar informacin para el registro, control y/o proceso de las
operaciones de una entidad. La aplicacin de los formularios es sumamente amplia
en los negocios. Por ejemplo, cuando usted efecta un depsito en un banco, lo
primero que hace es llenar algn tipo de formulario para dejar evidencia de la
transaccin realizada; una copia del documento le es entregada, luego de ser
validada por el cajero en seal de conformidad.
Todas las instituciones requieren documentar sus transacciones, y dejar evidencia
de todo el trabajo que llevan a cabo los empleados a travs de documentos
escritos. La gran mayora de la informacin correspondiente a las transacciones
que lleva a cabo la entidad, son plasmadas en formularios.
Con el avance de la tecnologa de informacin, muchos formularios estn siendo
sustituidos por operaciones registradas en forma electrnica y debido a ello las
operaciones y transacciones que soportan los registros contables son iniciadas,
autorizadas y procesadas en forma electrnicas, en donde inclusive las personas
que transan las operaciones no llegan a conocerse personalmente.
CARACTERISTICAS DE LOS FORMULARIOS:
Todo formulario debe cumplir con ciertas caractersticas necesarias, para que se
considere diseado de acuerdo con las necesidades de cada negocio. Se debe
tener presente en todo momento, que el diseo de un formulario debe responder a
la utilidad que preste en el procedimiento en que sea utilizado. Las caractersticas
mnimas que debe tener todo formulario son las siguientes:
-

Sencillez en su diseo

Cada formulario debe estar diseado para un procedimiento especfico.

El orden en el cual se solicita la informacin, debe ser realizado en la misma

secuencia de la cual se generan los datos.

Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control
interno, sean incompatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un informe de
recepcin no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el cual se cancele
una obligacin.

Las copias deben ser hechas y distribuidas nicamente para aquellos

departamentos que manejan la informacin que contienen los mismos.

En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio, se

deben establecer formularios prenumerados.

Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o
autorizaciones.

Todo formulario debe estar codificado bajo algn esquema, de tal forma que se
pueda lograr una identificacin o asociacin del formato a una funcin o rea
especfica y se indique la ltima fecha de revisin.

CLASIFICACION DE LOS FORMULARIOS:

Los formularios pueden ser clasificados:
De acuerdo a su presentacin pueden ser:
-

Simples

Compuestos

Los formularios simples son aquellos documentos que estn representados por una
sola forma y que no poseen copias anexas. En algunos casos, tales como los
depsitos a una cuenta de ahorro, requieren de una sola hoja y queda evidencia del
depsito en la libreta correspondiente. Las cartas con membretes de la Empresa,
son otro ejemplo de este tipo de formularios.
Los formularios compuestos poseen ms de una hoja y son elaborados con base en
un formato predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial.
Dentro de este rengln, podemos distinguir los siguientes tipos:
-

De bloques

Talonarios

Formas continua.
De Acuerdo a su Uso Pueden Ser:
Los formularios para originar una accin, tienen el objetivo de iniciar el proceso o
procedimiento de algn grupo de tareas con un cierto objetivo. Por ejemplo, la
emisin de una requisicin de materiales puede dar origen a la emisin de una
orden de compra.
Los formularios para registrar una accin estn orientados a guardar informacin
que puede ser consultada posteriormente. Por esta razn, su llenado correcto es
importante desde el principio, dado que cualquier informacin omitida puede ser
requerida despus.
Los formularios para informar resultados, son aquellos que son usados para mostrar
cifras o anlisis de procesos que se encuentran estandarizados.
De acuerdo a su elaboracin pueden ser:

Manuales

Semimecanizados

Mecanizados

Los formularios manuales son formatos que son llenados en forma totalmente
manual, es decir, no interviene el elemento mquina para su confeccin.
Los formularios semimecanizados se llevan en parte manualmente y en parte, a
travs de un elemento mquina como una computadora o una mquina de escribir.
Los formularios mecanizados, son aquellos que son elaborados totalmente por una
computadora, tanto los datos del mismo como los campos por rellenar.
DISEO DE FORMULARIOS:
Todo formulario debe seguir una serie de principios bsicos para su diseo, estos
principios deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y eficiencia de los
procedimientos involucrados. Todo formulario debe cumplir al menos con los
siguientes principios:
-

Facilidad para su relleno

Reduccin de las posibilidades de error

Esttica

Reduccin de costos
FORMULARIOS UTILIZADOS POR LA EMPRESA:
A continuacin detallaremos los diferentes formularios utilizados por la Empresa
para reunir, clasificar y resumir las informaciones necesarias para manejar la
contabilidad, estos formularios se detallan como sigue:
1.- Cheques: Es un formulario utilizado para pagar a las personas o instituciones
que se le adeuda algn bien o tipo de servicio.
2.- Recibo de Caja Chica: Este es un formulario utilizado para dejar evidencia de
todos los pagos realizados por el fondo de caja chica.
3.- Recibo de Ingresos: Este es un formulario utilizado para dejar evidencia de todo
el dinero recibido de los clientes.

4.- Depsito: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar constancia de los

depsitos realizados en el Banco Popular Dominicano.
5.- Depsito de Tarjeta: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar
constancia de los depsitos de tarjetas realizados en el Banco Popular Dominicano.
6.- Factura a crdito: Es un formulario utilizado con la finalidad de dejar constancia
de las ventas a crdito al por mayor y detalle.
7.- Recibo de Ingresos: Este es un formulario utilizado con la finalidad de tener
control sobre los ingresos diarios que tenga la Empresa.
8.- Nota de Crdito: Este formulario es utilizado bsicamente para dejar constancia
de los descuentos y devoluciones concedidos.
9.- Orden de Compra: Este formulario es utilizado con la finalidad de realizar
determinadas compras.

Captulo 5:
Glosario de trminos y smbolos del
control de inventarios
En el control inventarios existen trminos, expresiones y
smbolos que son caractersticos del trabajo de anlisis y de
establecimiento de polticas de abastecimiento. Presentamos a
continuacin aquellos que se usarn en este volumen.

Una breve explicacin de cada uno de los conceptos nos

familiarizar con tal terminologa.
DEMANDA (D).
Tambin denominada consumo o uso, es el factor ms
importante en el control de los inventarios. La principal finalidad de
un anlisis de los inventarios consiste en prever lo que se ha de
consumir en un tiempo futuro, con objeto de mantener existencias
suficientes para las necesidades de ventas y produccin y no
excederse en la inversin y en los costos de almacenamiento.
La demanda se considera como lo que ha consumirse, por
salidas de materiales para produccin o de productos terminados,
para ventas, en cierto periodo que puede ser anual, semestral,
mensual, semanal o diario. Se expresa en trminos de cantidad de
unidades que aumentan o disminuyen las existencias. Tambin se
expresa en valores, los cuales, a su vez, se presentan en trminos
de precios de adquisicin.
LOTE (L).

Un conjunto de unidades o piezas, contadas pesadas o

medidas, que integran la cantidad ordenada en un pedido de
compra o en una orden de produccin, se denomina lote.
TIEMPO DE ADQUISICIN. ( Ta).
El tiempo de entrega es el nmero de das, semanas o
meses que tarda un pedido de compra en llegar al almacn,
despus de haber sido solicitado al proveedor.
RESERVA (R).
Es la cantidad de materiales o de productos que se
mantienen en existencia tal como una provisin de seguridad, o
para casos en que las cantidades calculadas para el consumo
durante el periodo de entregas lleguen a agotarse, ya sea por
demora en la entrega, por consumo ms rpido, por salidas a
produccin o por ventas a clientes.
El clculo de las reservas es muy importante ya que las
cantidades de seguridad pueden resultar excesivas y aumentar la
inversin en los inventarios; asimismo, pueden ser insuficientes y
aumentar el costo de faltantes a produccin o a ventas.
PUNTO DE REORDEN ( Pr).
El punto de reorden est determinado por: la cantidad que
represente el uso normal durante el tiempo que lleva el
reabastecimiento, ms la cantidad de reserva que se mantiene
para los imprevistos de variacin en las entregas o en el consumo.
La incidencia de faltantes puede reducirse a un mnimo si se
efecta un buen clculo del punto de reserva y se lleva un
constante control de el, para ajustarlo a las necesidades
cambiantes de los mercados de abastecimientos y de ventas.
COSTO UNITARIO (Cu).
Generalmente el costo unitario es:

a).- En lo que respecta materiales, el precio de compra ms

el costo de adquisicin. Estos costos pueden ser por concepto de
fletes, gastos aduanales, etc. y
b).- En relacin con los productos terminados, la suma de
sus costos directos e indirectos de fabricacin.
El costo unitario es un factor bsico para determinar el valor
de cada unidad en un inventario. Como vimos al hablar del sistema
de clasificacin A, B,C, el costo unitario es un elemento
fundamental para el clculo de los distintos porcentajes de valor de
cada clase; tambin ser bsico para la frmula del lote econmico
de compra.
COSTO DE PEDIDO (Cp).
Este uno de los factores empleados en las frmulas del lote
econmico de compra o de produccin.
El costo de preparacin o de pedido de compra es la suma
de todos los gastos anuales inherentes al abastecimiento de
materias primas y materiales, dividida entre el nmero de pedidos
de compra al ao.
COSTO DE ALMACENAMIENTO (Ca).
Los costos anuales de almacenamiento de existencias se
expresan como un porcentaje del promedio anual del valor de
inventario; incluyen gastos de caja, as como costos intangibles
pero reales como los siguientes:
- Intereses sobre el capital invertido en las existencias.
- El valor del espacio ocupado por los almacenes en relacin
con el valor del espacio total de la planta.
- Sueldos y prestaciones del personal que interviene en las
zonas de recibo, de almacenamiento y embarque.

- El costo de primas de seguros por el local y el valor de las

existencias.
- El costo de depreciacin de las instalaciones de los
equipos de almacenamiento y de movimiento de materiales.
- Costos por mermas y obsolescencia.
- Mantenimiento de las instalaciones, impuestos y otros
gastos.
COSTO DE MANTENIMIENTO EN INVENTARIO ( Cm).
Este es un costo que vara segn el volumen almacenado y
el costo unitario del material o producto que se emplea como uno
de los factores de las frmulas del lote econmico de compra y del
lote econmico de produccin.
El porcentaje obtenido en el costo de almacenamiento,
multiplicado por costo unitario del material o producto, nos da el
costo de mantenimiento de existencias en los almacenes:
Cm = Cu x C
COSTO TOTAL INCREMENTAL ( CTI)
Es la suma de los costos de preparacin y de
almacenamiento. En la frmula del lote econmico vara de
acuerdo con los distintos tamaos de lote y con las veces de
adquisicin anuales.
Mximo-Mnimo ( Max-Min)
Estos son los niveles de cantidades de existencias que
deben llevarse en los almacenes de acuerdo con los clculos de
lotes econmicos y con los puntos de reorden.
El mnimo es la cantidad de existencias que sirve de seal
para reabastecer.

El mximo esa cantidad total de cada material o de cada

producto que debe almacenarse. La adquisicin normalmente se
calcula mediante la diferencia entre la existencia al momento de
efectuar el pedido y la cantidad fijada como "mxima".
FRECUENCIA(F)
La frecuencia es el nmero de veces que ocurre un
determinado evento o valor.
Encontraremos la frecuencia en los clculos de desviacin
estndar y en las tabulaciones de faltantes contra excesos de
existencias.
PROBABILIDAD(P)
En las frmulas empleadas utilizaremos la probabilidad
como un factor de posibilidades de que ocurre un evento en 100
frecuencias; por tanto, se expresa porciento de probabilidades de
que ocurra un hecho o un evento.
COSTO DE FALTANTE(Cf)
Es lo que cuestan el no surtir un producto a un cliente. En
este volumen nicamente el costo de faltante, se toma como el
margen de utilidad entre el costo del producto y su precio de venta.
Los costos intangibles, como la prdida de los clientes o de imagen
en el mercado, no se consideran en los clculos.
COSTO DE EXCEDENTE (Ce)
Es el valor Cm, o sea, el costo de almacenamiento aplicado
a un producto que permanece en exceso en el almacn, por no
venderse.
SISTEMAS DETERMINISTICOS PARA EL CONTROL DE
INVENTARIOS.
Puesto que los costos pueden incrementarse, bajarse o
nivelarse, segn los sistemas que se empleen, deben considerarse

decisiones con planes alternativos para fijar objetivos y polticas de

ventas, produccin y abastecimiento.
El objetivo primordial de la direccin con respecto a los
abastecimientos y al control de inventarios, consiste en definir
polticas y reglas de decisin con miras a establecer los sistemas
que tienden a reducir al mnimo los costos siguientes:
1.- Los que dependen, en volumen y valor, del tamao de la
compra, o sea, lo que llamamos lote econmico de compra.
2.- Aquellos que dependen de la secuencia, la programacin
de cargas de mquinas, del tiempo de preparacin de rdenes de
produccin y del tiempo de preparacin de mquinas, cuando el
volumen de produccin afecta estos factores; es decir, el lote
econmico de fabricacin.
En la administracin de los inventarios de materiales o de
las partes componentes que sean adquiridas mediante compras o
por manufactura propia, se requiere tomar decisiones de cuanto y
de cuando hay que pedir para reabastecer las existencias.
El lote econmico de compra constituye un mtodo
determinstico que sirve de base para la toma de decisiones por lo
que respecta a cunto comprar o reabastecer.
LOTE ECONOMICO DE COMPRA.
La agilidad en la decisin de las adquisiciones contribuye en
forma importante, aunque slo en parte, a las utilidades del
negocio. Las decisiones acerca de las cantidades de adquisicin, o
sea sobre el tamao del pedido de compra, deben cubrir tres
objetivos:
a) Reducir al mnimo el nivel del valor total del inventario.
b) Reducir al mnimo la incidencia de faltantes.
c) Reducir los gastos de adquisicin y de almacenamiento,

La realizacin de estos objetivos ha constituido siempre un

problema para decidir cunto comprar. Las determinantes de este
problema son ambivalentes, ya que almacenar grandes cantidades
requiere ms almacenamiento y aumenta el costo del mismo, pero
al mismo tiempo requiere menos rdenes y reduce el costo de las
rdenes. Cuando se ordenan pequeas cantidades se produce
justamente los efectos contrarios.
La administracin habr de procurar un equilibrio entre estos
dos costos. Si se compran pequeos lotes, la frecuencia de
pedidos aumenta el trabajo y, consecuentemente, los gastos en los
departamentos de compras, recibo, control de calidad, contabilidad
y pagos. En cambio la frecuencia de los pedidos de lotes ms
grandes es menor y en tal caso los costos se reducen.
Pero, por otro lado, entre mayor es el tamao de los lotes
mas alto es el costo de almacenarlos, por la inversin en su valor,
por ocupar espacio adicional, o emplear mas personal, etc. De la
misma manera, lotes pequeos disminuyen estos costos.
Los clculos del lote econmico de compra resuelven este
problema y determinan cunto comprar y la cantidad ms ventajosa
para la empresa; establecen el equilibrio entre los dos costos:
pedido y almacenamiento. Tal equilibrio se determinar mediante
anlisis y clculos, y se alcanzar cuando los dos costos sean
iguales.
COSTO DE ALMACENAMIENTO(Ca).
Manejar y mantener existencias en los almacenes cuesta;
por tanto, a mayor cantidad almacenada, de cualquier artculo o
material, mayor es el incremento de su costo por unidad anual.
Es importante considerar que cada peso invertido en
inventarios representa rditos sobre el capital, ya que si el dinero
se encontrara en alguna institucin bancaria o en algn tipo de
ttulos, estara produciendo un inters. Asimismo, estar ocupando
un espacio que significa tambin el pago de una renta.

Se requerir personal para el mantenimiento de este

inventario. La mercanca adems, estar protegida por un seguro
que representa el pago de una prima. Igualmente se pagan
impuestos sobre la inversin.
Otros riesgos que es necesario considerar son los de
obsolescencia y desperdicio y que sern mayores a medida que las
cantidades almacenadas sean ms altas.
COSTO DE FALTANTES (Cf)
No se sabe porque este costo, que llega a ser en algunos
casos considerable, no se lleva en la contabilidad ni se carga al
costo del producto.
Los costos debidos a faltantes pueden traducirse en
prdidas, pues no permiten surtir a tiempo los pedidos de los
clientes.
COSTO DEL PEDIDO (Cp)
Cada vez que se formula un pedido de compra se gasta
tiempo y, por consecuencia, dinero en todos los departamentos que
intervienen en l.
Para obtener el costo de pedir, se acostumbra sumar los
gastos anuales de los departamentos que intervienen en
elaboracin de un pedido y se divide el importe entre el nmero de
pedidos por ao. De sta manera, se obtiene el costo unitario por
pedido de compra.
TECNICAS PARA DETERMINAR EL LOTE ECONMICO
DE COMPRA.
Para los clculos que determinan el lote econmico de
compra pueden emplearse los siguientes mtodos:
1. Tcnica de tabulacin a un solo precio unitario;

2. Tcnica de tabulacin con descuentos por volumen de

compra;
3. Tcnica grfica, y
4. Tcnicas de derivacin.
Tabulacin a un solo precio unitario es el mtodo
recomendado, por su sencillez. Los otros 3 se muestran solamente
como una referencia.
Este mtodo facilita la determinacin del tamao del lote
ms econmico que se debe comprar y de la frecuencia o nmero
de veces al ao que hay que efectuar pedidos. En el modelo I, que
aparece en pginas siguientes, se presentan siete alternativas de
cantidades, de unidades y de frecuencias.
El problema que debe resolverse es: determinar un lote
econmico de compra, con los siguientes datos:
Una demanda anual (D) de 120,000 unidades, al precio de
$5.00 por unidad (Cu); el costo de cada pedido es de $480.00;
contabilidad vala en un 4% el costo de mantenimiento en
inventario (Cm), que multiplicado por el precio unitario da un costo
de almacenamiento (Ca) de $0.20. Se tabulan varios tamaos de
lotes y diversas frecuencias, para encontrar el lote (L) ms
econmico, obteniendo su costo total (CT) de pedido, mas el de
almacenamiento.
El primer rengln contiene siete columnas para las
alternativas 1, 2, 3, 4, 5, 6 y 12 veces al ao. En el segundo
rengln aparecen los tamaos de los lotes, en unidades para cada
columna de frecuencias al ao. Las cantidades representan el
cociente de la demanda (D) entre el nmero de veces al ao, para
cada columna; por ejemplo, una vez al ao, 120,000 unidades; dos
veces al ao: 120,000 entre 2 = 60,000 unidades, y as
sucesivamente para cada columna en este rengln.

El tercer rengln presenta el inventario promedio (L/2), que

es la mitad de la cantidad de cada lote; por ejemplo el lote de
120,000, una vez al ao, tienen inventario promedio de 60,000; el
lote de 60,000 tiene un inventario de 30,000 unidades, y as
sucesivamente en las dems columnas.
En el cuarto rengln aparece el costo promedio de
almacenamiento (C a x L/2), es el producto del costo de
almacenamiento (Ca) por el inventario promedio (L/2). En la
primera columna tenemos un inventario promedio de 60,000 por
$0.20 = $12,000.00; y en la siguiente columna un inventario
promedio de 30,000 unidades multiplicadas por $0.20 = $6000.00,
el resto de las columnas se determinan de igual manera.
El quinto rengln contiene el costo de preparacin o de
hacer una orden de compra (Cp), que es el producto del costo de
efectuar un pedido por el nmero de veces al ao que se ordena.
En la primera columna aparecen $480.00 multiplicados por una
vez, y la siguiente $960.00 que es el resultado de multiplicar
$480.00 por dos veces al ao.
El sexto rengln es la suma de los dos costos: el de efectuar
la orden mas el de almacenamiento.
En la primera columna se tienen $480.00 + $12,000.00 =
$12,480.00; y en la siguiente $960.00 + $6,000.00 = $6,960.00.
Este rengln contiene el costo total (CT) para cada columna.
Al comparar los costos totales de cada columna se observa
que costo ms bajo es de $4,800.00, y corresponde a un tamao
del lote de 24,000 unidades y a una frecuencia de 5 veces al ao;
ste es el lote econmico que pide este problema.
Tambin es importante observar que ambos costos, el de
pedido y de almacenamiento son iguales; en algunos casos no lo
son, pero su diferencia debe ser mnima o, como se dice
matemticamente, con tendencia a cero (0).

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