Anexo 15

PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

Caracterizacin
Objetivo: Asegurar el manejo y control de los documentos institucionales, identificando los medios adecuados para la
conservacin de la informacin atendiendo los requisitos legales y reglamentarios aplicables a la Institucin.
Quien Suministra

Entradas

Gobierno Institucional

Gobierno Nacional
Proceso de Direccin y
Planeacin

Marco legal aplicable a la funcin

archivstica
Plan de Desarrollo
Plan de accin institucional.
Disponibilidades de recursos para el
proceso.
Criterios definidos para la documentacin
de los Procesos.
Metodologa para el control del servicio no
conforme.
Metodologa para la atencin de PQRS.
Criterios para el seguimiento de los
Procesos.
Mecanismos para el anlisis de datos.
Criterios para la toma de acciones
correctivas, preventivas y de mejora.
Resultados de las auditoras internas.
Necesidades de formacin en gestin
documental.
Recursos asignados.

Recursos asignados.

Recursos asignados.

Productos documentales a transferir.

Comunicaciones oficiales
Necesidades
de
actualizacin
directrices documentales.
Necesidades de consulta.

Proceso Gestin de
Calidad

Proceso de Gestin del

Talento Humano
Proceso de Gestin de
Contratacin
Proceso de Gestin
Financiera
Proceso Gestin
Administrativa
Todos los procesos.

Actividades

Acuerdos Superiores
Acuerdos Acadmicos
Resoluciones
Dems actos administrativos que incidan
en la produccin documental de la
Institucin.
Plan de accin institucional.
Disponibilidad de recursos para el
proceso.

Versin del Contenido: 04

de

Cdigo: DE-F01
Versin: 03
Responsable:
Secretario General
Salidas
Polticas identificadas
Tablas de
Documental

Quien Recibe

Retencin Proceso de Gestin

Documental
Todos los Procesos

1. Establecer los ciclos y canales de distribucin

de
las
comunicaciones
oficiales
institucionales.

Disposiciones legales
identificadas

Todos los procesos.

6. Mantener
los
mecanismos
para
la
actualizacin de Informacin Primaria,
Informacin Secundaria, Grupos de Inters y
Partes Interesadas

Personal formado.

Todos los Procesos

7. Recibir,
distribuir
y
controlar
las
comunicaciones oficiales institucionales.
8. Gestionar la Conservacin documental de los
archivos institucionales.
9. Atender consultas documentales.

Necesidades de
recursos.
Necesidades de
recursos.
Necesidades de
recursos.
Acervo documental del
archivo central.
Directrices
de
administracin
documental aprobadas.

Proceso de Gestin
de Contratacin
Proceso de Gestin
Financiera
Proceso Gestin
Administrativa
Comunidad
Universitaria
Todos los procesos.

2. Identificar las polticas para la conservacin

preventiva y correctiva de los documentos de
archivo.

3. Definir
y mantener las herramientas
archivsticas que permitan controlar los
documentos a travs de su ciclo de vida.
4. Gestionar la implementacin de las polticas
de administracin documental.
5. Identificar las necesidades.

Fecha: 18/10/2013

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Anexo 15
PROCESO GESTIN DOCUMENTAL
Caracterizacin
Quien Suministra

Usuarios
Comunidad en general

Entradas

Productos documentales a transferir.

Comunicaciones oficiales
Necesidades de actualizacin de
directrices documentales.
Necesidades de consulta.

Productos documentales a transferir.

Comunicaciones oficiales

Necesidades de actualizacin de
directrices documentales.

Necesidades de consulta.

Recursos
Recursos Fsicos:
Equipos tecnolgicos para control de condiciones ambientales.

Cdigo: DE-F01
Versin: 03

Actividades
10. Atender necesidades de formacin en
archivstica.
11. Recibir las transferencias documentales.
12. Distribuir las comunicaciones oficiales
13. Disponer finalmente los documentos.
14. Definir normatividad interna.
15. Divulgar normatividad interna.
16. Revisin semestral de las TRD
17. Efectuar seguimiento al proceso
18. Verificacin de planillas de radicacin.
19. Verificacin de condiciones ambientales y de
conservacin en el Archivo Central y Archivos
de Gestin.
20. Anlisis de indicadores
21. Atender peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias.

22. Tomar acciones de mejora.

Documentos Asociados al Proceso

Ver http://cogui.unimagdalena.edu.co
Procesos / Apoyo / Gestin Documental

Recursos Humanos: El personal desempear los siguientes roles:

Secretario General, Profesional Especializado Responsable del Grupo de
Gestin Documental, Profesional Universitario, Tcnicos Administrativos,
Mensajeros.
Ambiente de trabajo:
Oficinas, Archivo Central, Archivos de Gestin y dems espacios con un
adecuado ambiente laboral.

Salidas
Instrumentos para el
control del ciclo de vida
de
los
documentos,
definidos.

Quien Recibe

Usuarios
Archivo central.
Directrices
de
administracin
documental aprobadas.
Instrumentos para el
control del ciclo de vida
de los documentos,
definidos.

Correcciones
Accin Correctiva
Acciones Preventivas
Acciones de Mejora
Plan de Mejoramiento
Seguimiento y Medicin
Indicadores:
Ver Indicadores del Proceso
Controles:
Ver Mapa de riesgo del proceso

REQUISITOS APLICABLES AL PROCESO

ISO 9001:2008 / NTCGP 1000:2009
4.2.3. Control de Documentos
4.2.4. Control de Registros
6.3 Infraestructura
7.1 Planificacin de la realizacin del producto o prestacin del servicio
7.5.1 Control de la produccin y de la prestacin del servicio
8.2.3 Seguimiento y Medicin de los procesos
8.5 Mejora

Versin del Contenido: 04

MECI 1000:2005
2.2.1. Informacin Primaria
2.2.2. Informacin Secundaria
1.3. Administracin de Riesgos
2.1. Actividades de Control
2.2. Informacin
3.1. Autoevaluacin
3.3.2. Plan de Mejoramiento por Procesos

Fecha: 18/10/2013

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