Anda di halaman 1dari 71

ANALISIS BEBAN KERJA

ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar belakang

Penyelenggaraan pemerintahan yang efisien dan efektif menjadi


tuntutan di era globalisasi yang sarat dengan persaingan dan keterbatasan di
segala bidang. Kenyataan tersebut menuntut profesionalisme sumber daya
aparatur dalam pelaksanaan urusan pemerintahan. Hal ini sesuai dengan
Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian
yang menyatakan bahwa sebagai unsur aparatur negara, pegawai negeri sipil
harus memberikan pelayanan kepada masyarakat secara profesional.

Dalam rangka mencapai profesionalisme tersebut, Kementerian


Pendayagunaan Aparatur Negara melalui Surat Edaran (SE) Nomor:
SE/28/M.PAN/10/2004 tanggal 14 Oktober 2004 Tentang Penataan PNS,
mewajibkan setiap instansi baik pusat maupun daerah melaksanakan kegiatan
berikut :

1. Melakukan penataan PNS dilingkungan unit kerja mengacu pada Keputusan


Men.PAN Nomor:KEP/23.2/M.PAN/2004 tanggal 16 Pebruari 2004 Tentang
Pedoman Penataan Pegawai.

2. Melaksanaan analisis jabatan yang mengacu pada Keputusan Men.PAN


Nomor:KEP/61/M.PAN/6/2004 Tanggal 21 Juni 2004 Tentang Pedoman
Pelaksanaan Analisis Jabatan.

3. Melaksanakan analisis beban kerja berdasarkan/ mengacu pada Keputusan


Men.PAN Nomor:KEP/ 75/M.PAN/7/2004 Tanggal 23 Juli 2004 tentang
pedoman perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja dalam
rangka penyusunan formasi pegawai negeri sipil.

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 1


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

Departemen Dalam Negeri juga kemudian menyusun suatu Peraturan


Nomor 4 Tahun 2005 tentang Pedoman Analisis Jabatan di Lingkungan
Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah. Peraturan ini kemudian
ditindaklanjuti dengan Permendagri No. 12 tahun 2008 tentang pedoman
analisis beban kerja di lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah
Daerah yang merupakan panduan tentang uraian langkah-langkah dalam
melakukan analisis beban kerja pada setiap unit organisasi di lingkungan
Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.

Pelaksanaan analisis beban kerja pada hakekatnya diharapkan agar


terpenuhinya tuntutan kebutuhan untuk menciptakan efektivitas dan efisiensi
serta profesionalisme sumber daya manusia aparatur yang memadai pada
setiap instansi serta mampu melaksanakan tugas-tugas umum pemerintahan
dan pembangunan secara lancar dengan dilandasi semangat pengabdian
kepada masyarakat, bangsa dan negara.

Menurut Simamora (1995 : 57), Analisis beban kerja adalah


mengidentifikasi baik jumlah Pegawai maupun kualifikasi pegawai yang
diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Pelaksanaan analisis beban kerja
dapat menghasilkan suatu tolak ukur bagi pegawai/unit organisasi dalam
melaksanakan kegiatannya, yaitu berupa norma waktu penyelesaian pekerjaan,
tingkat efisiensi kerja, dan standar beban kerja dan prestasi kerja, menyusun
formasi pegawai, serta penyempurnaan sistem prosedur kerja dan manajemen
lainnya.

Hasil analisis beban kerja juga dapat dijadikan dasar untuk


meningkatkan produktifitas kerja serta langkah-langkah lainnya dalam rangka
meningkatkan pembinaan, penyempurnaan dan pendayagunaan aparatur
negara baik dari segi kelembagaan, ketatalaksanaan maupun kepegawaian.

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 2


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

Secara empirik, banyak fenomena yang muncul dalam praktek


penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi, seperti dipercaya atasan dalam
melakukan banyak tugas, pada awalnya memang menyenangkan, tapi bila
sudah melebihi kemampuan, terkadang kondisi cepat sakit atau perasaan
jenuh yang kerap menyerang para aparat pemerintah, bisa juga disebabkan
akibat beban kerja yang terlalu banyak sehingga Anda harus terus bekerja
melebihi waktu kerja yang wajar (lembur). Selain beban kerja yang bertumpuk,
melakukan pekerjaan yang sama dalam jangka waktu cukup lama, sepertinya
sudah menjadi masalah sehari-hari bagi Aparat saat ini. Boleh-boleh saja bila
Anda ingin menunjukkan dedikasi tinggi pada lembaga,tetapi bila ingin efektif
dan menikmati pekerjaan, Anda pun harus memiliki rambu-rambu yang
membatasi semangat anda tersebut.

Para aparat pemerintah yang memiliki beban kerja sangat berat, pasti
akan sering mengeluh dengan atasan mereka tapi cobalah sesekali
melepaskan lelah ditempat yang memungkinkan di kantor, pasti tak akan ada
yang mengeluh atau menyalahkan pegawai. Permasalahannya, kadang aparat
sendiri yang terlalu memaksakan diri untuk bisa menyelesaikan semua
pekerjaan secepatnya. Pada dasarnya, stres juga bisa menjadi salah satu
faktor paling efektif dalam membangkitkan semangat dalam bekerja. Sebagian
orang kadang membutuhkan rasa stres agar tetap bisa berfikir waras. Stres
juga mampu menstimulasi dan membuat anda merasa berharga, esensial dan
vital bagi lembaga, pemikiran anda pun bisa bekerja lebih aktif, sehingga stres
masih menjadi faktor yang bisa dimanfaatkan. Tapi di sisi lain, terlalu banyak
hal-hal baik juga bisa menyebabkan hal yang tak baik.

Bila pegawai bekerja dengan tingkat stres tinggi secara terus menerus,
lama kelamaan juga akan menimbulkan kejenuhan. Apalagi bila pekerjaan
tersebut akhirnya banyak yang tak tertangani. Salah satu penyebab utamanya

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 3


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

karena terjadi ketidaksesuaian antara kompetensi pegawai dengan jabatan


yang didudukinya. Ketidaksesuaian itu disebabkan oleh komposisi keahlian
atau keterampilan pegawai yang belum proporsional. Demikian pula,
pendistribusian pegawai masih belum mengacu pada kebutuhan nyata
organisasi, dalam arti belum didasarkan pada beban kerja organisasi.
Menumpuknya pegawai di satu unit tanpa pekerjaan yang jelas dan kurangnya
pegawai di unit lain merupakan kenyataan dari permasalahan tersebut. Di sisi
lain pembentukan organisasi cenderung tidak berdasarkan kebutuhan nyata,
dalam arti organisasi yang dibentuk terlalu besar sementara beban kerjanya
kecil, sehingga pencapaian tujuan organisasi tidak efisien dan efektif.

Berdasarkan permasalahan tersebut maka Pusat Kajian dan Pendidikan


dan Pelatihan Aparatur II Lembaga Administrasi Negara ( PKP2A II LAN )
sebagai lembaga yang bertanggung jawab dalam Pengkajian dan Pendidikan
dan Pelatihan Aparatur melaksanakan penelitian yang berjudul “Analisis beban
kerja organisasi pemerintah Daerah ”.

B. Rumusan masalah

Berdasarkan permasalahan di atas, kajian ini akan difokuskan untuk


menjawab rumusan permasalahan sebagai berikut :

1. Bagaimana jumlah beban kerja jabatan dan unit pada organisasi pemerintah
daerah ?
2. Bagaimana jumlah kebutuhan pegawai/pejabat pada organisasi pemerintah
daerah ?
3. Bagaimana efektivitas dan efisiensi jabatan serta unit kerja pada organisasi
pemerintah daerah ?
4. Bagaimana prestasi kerja jabatan dan unit pada organisasi pemerintah
daerah ?

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 4


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

C. Tujuan Penelitian

Berdasarkan rumusan masalah seperti dijelaskan sebelumnya, maka


tujuan penelitian ini adalah untuk :

1. Untuk mengetahui jumlah beban kerja jabatan dan unit pada


Organisasi pemerintah daerah ?
2. Untuk mengetahui jumlah kebutuhan pegawai/pejabat pada
organisasi pemerintah daerah ?
3. Untuk mengetahui efektivitas dan efisiensi jabatan serta unit kerja
pada organisasi pemerintah daerah ?
4. Untuk mengetahui prestasi kerja jabatan dan unit pada organisasi
pemerintah daerah ?

D. Manfaat Penelitian
1. Hasil Penelitian ini diharapkan dapat memberikan saran dan rekomendasi
kebijakan kepada pemerintah daerah dalam hal :
a. Jumlah beban kerja jabatan dan unit
b. Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat
c. Efektivitas dan efisiensi jabatan serta unit kerja
d. Prestasi kerja jabatan dan unit
2. Pengetahuan yang diperoleh tentang langkah-langkah yang harus ditempuh
oleh pemerintah daerah dalam upaya menangani permasalahan beban kerja
sekaligus menjadi bahan referensi dalam melakukan pengkajian lebih lanjut.

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 5


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian organisasi

Siagian, mendefinisikan “organisasi ialah setiap bentuk persekutuan


antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formal terikat
dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan
yang mana terdapat seseorang / beberapa orang yang disebut atasan dan
seorang / sekelompok orang yang disebut dengan bawahan.”

Hasibuan mengatakan “organisasi ialah suatu sistem perserikatan


formal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok yang bekerja sama
dalam mencapai tujuan tertentu.

Armosudiro mengatakan “organisasi adalah struktur pembagian kerja


dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi
yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan
tertentu.

Mooney berpendapat bahwa “Organization is the form of every


human, association for the assignment of common purpose” atau organisasi
adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian suatu tujuan bersama.

Bernard (1938) mengatakan bahwa “Organisasi adalah sistem


kerjasama antara dua orang atau lebih (Define organization as a system of
cooperative of two or more persons) yang sama-sama memiliki visi dan misi
yang sama. Preston dan Zimmerer mengatakan bahwa “Organisasi adalah
sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-kelompok, yang
bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.” (Organization is a collection

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 6


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

people, arranged into groups, working together to achieve some common


objectives).

Hal yang berbeda antara organisasi dan manajemen adalah


organisasi sebagai alat atau wadah sekelompok orang dalam mencapai tujuan
tertentu, sedangkan manajemen lebih mengarah kepada pengaturan atau
pengelolaan untuk mencapai tujuan tersebut, adapun persamaan dari
organisasi dan manajemen ialah sama-sama memiliki sasaran dan tujuan
tertentu yang ingin dicapai.

Ada beberapa orang yang beranggapan bahwa sesungguhnya


administrasi dan manajemen adalah sama, hanya saja istilah administrasi
digunakan pada badan / organisasi pemerintah, sedangkan istilah manajemen
dipergunakan untuk organisasi swasta. Administrator sama artinya dengan
manajer, tetapi organisasi untuk pemerintah. Hal ini dapat dilihat pada
penggunaan istilah manajer untuk perusahaan swasta yaitu diantaranya
manajer pemasaran, manajer pembelian dan lain-lain. Serta kepala bagian
administrasi keuangan, kepala bagian administrasi kepegawaian dan lain-lain.
Jadi dapat disimpulkan bahwa hubungan antara administrasi organisasi dan
manajemen adalah sebagai berikut :

1. Kepemimpinan merupakan arti dari manajemen

2. Melalui manajemen semua kegiatan di koordinir dan diarahkan untuk


mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.

3. Administrasi merupakan suatu kegiatan pelayanan, termasuk di dalam


kegiatan administrasi adalah kegiatan pengelolaan atau manajemen
administrasi dapat dilaksanakan di dalam atau diluar organisasi (formal).

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 7


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

4. Organisasi (formal) merupakan tempat dilaksanakannya kegiatan


administrasi.

Adapun ciri-ciri dari organisasi adalah :

a. Adanya komponen (atasan dan bawahan)

b. Adanya kerja sama (cooperative yang berstruktur dari sekelompok orang

c. Adanya tujuan

d. Adanya sasaran

e. Adanya keterikatan format dan tata tertib yang harus ditaati

f. Adanya pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas

Menyangkut hal itu pengertian organisasi juga merupakan


sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-kelompok, yang
bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama, Organisasi adalah system
kerjasama antara dua orang atau lebih, atau organisasi adalah setiap bentuk
kerjasama untuk pencapaian tujuan bersama, organisasi adalah struktur
pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang
pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama
mencapai tujuan tertentu.

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 8


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

B. Pengertian analisis jabatan


Analisis Jabatan merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan
atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian
kagiatan perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis
jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap
jabatan/pekerjaan, sehingga dengan demikian akan memberikan pula
gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu. Analisis jabatan secara
sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi dan
mengorganisasikan pekerjaan/jabatan. Informasi yang dikumpulkan melalui
analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena
menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja. Contoh
informasi yang didapat dari analisis jabatan adalah uraian jabatan, syarat
jabatan, berat ringannya pekerjaan, besar kecilnya risiko pekerjaan, sulit
tidaknya pekerjaan, besar kecilnya tanggung jawab, banyak sedikitnya
pengalaman, tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan pertimbangan-
pertimbangan lain.
Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri
dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut
dengan baik. Output dari analisis jabatan adalah deskripsi jabatan (Job
Description) dan spesifikasi jabatan (Job Specification).
Deskripsi jabatan (Job Description) menjelaskan tentang suatu
jabatan, tugas, tanggung jawab, wewenang dan sebagainya. Sedangkan
spesifikasi jabatan (Job Specification) adalah informasi tentang syarat-syarat
yang diperlukan bagi setiap pegawai agar dapat memangku suatu jabatan
dengan baik. Syarat tersebut antara lain : 1) Syarat pendidikan, 2) Syarat
kesehatan, 3) Syarat fisik, dan 4) Syarat lain seperti status pernikahan, jumlah
anggota keluarga, kepribadian tertentu dan sebagainya. Menurut French
(1986), analisis jabatan adalah penyelidikan yang sistematis tentang isi

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 9


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

pekerjaan, lingkungan fisik yang melingkupi pekerjaan, dan kualifikasi yang


dibutuhkan untuk menjalankan tanggung jawab jabatan/pekerjaan.
Sejumlah kategori informasi selalu terdapat pada analisis jabatan,
termasuk di dalamnya aktivitas apa saja yang ada, mengapa, bagaimana serta
kapan aktivitas tersebut dilakukan; juga berisi informasi tentang alat/mesin apa
yang digunakan, apa yang dipertimbangkan dalam interaksi satu sama lain,
kondisi kerja secara fisik dan sosial, pelatihan, ketrampilan dan kemampuan
yang diisyaratkan dalam pekerjaan. Analisis jabatan yang baik juga dapat
digunakan untuk memperbaiki efektivitas dan efisiensi staffing, penilaian,
imbalan dan sebagainya.
Analisis jabatan merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan-
pekerjaan apa yang harus dikerjakan oleh pegawai dalam suatu perusahaan
agar tujuan tercapai. Dari analisis jabatan dapat dibuat rancangan pekerjaan
dan ditetapkan uraian pekerjaan. Dengan demikian analisis jabatan dapat
memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks
pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia dan alat-alat yang
digunakan.
Schuler (1992) berpendapat bahwa analisis jabatan adalah suatu proses
penguraian dan pencatatan pekerjaan-pekerjaan. Sedangkan khusus uraian
dan catatan tersebut adalah sasaran pekerjaan-pekerjaan yaitu tugas-tugas
atau aktivitas dan kondisi yang meliputinya. Dasar dari analisis jabatan adalah
spesifikasi pekerjaan yang tertulis secara mendetail tentang ketrampilan,
pengetahuan dan kemampuan individu yang dibutuhkan oleh kinerja pekerjaan
tersebut. Namun demikian, tidak semuanya berjalan baik. Uraian kerja yang
termasuk didalamnya menginformasikan tentang standar kinerja, karakteristik
tugas yang dirancang, dan karakteristik individu pekerja. Selain itu spesifikasi
pekerjaan meliputi karaktersitik individu, interest dan preferensi yang
kompatibel dengan pekerjaan atau memuaskan kinerja pekerjaan. Modifikasi

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 10


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

antara uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah untuk menjaga agar
sasaran manajemen SDM seperti peningkatan produkstivitas dan kualitas hidup
pekerja senantiasa terjaga.

1. Manfaat dan fungsi analisis jabatan


Beberapa kegiatan organisasi akan berjalan lebih baik hasilnya
bila berlandaskan atau berpedoman pada analisis jabatan. Menurut
Nitisemito (1992), analisis jabatan bermanfaat sebagai :
a) landasan untuk melaksanakan mutasi ;
b) landasan untuk melaksanakan promosi;
c) landasan untuk melaksanakan training/ pelatihan;
d) landasan untuk melaksanakan kompensasi;
e) landasan untuk melaksanakan syarat lingkungan kerja;
f) landasan untuk pemenuhan kebutuhan peralatan.
Sedangkan fungsi dari analisis jabatan adalah untuk :
a) Menentukan basis regional bagi struktur kompensasi;
b) Mengevaluasi tantangan lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan
individu;
c) Menghapuskan persyaratan kerja yang dapat menyebabkan adanya
deskriminasi dalam pengadaan SDM;
d) Merencanakan kebutuhan SDM di waktu yang akan datang;
e) Memadukan lamaran dan lowongan kerja yang ada;
f) Menentukan kebutuhan-kebutuhan latihan bagi para karyawan;
g) Mengembangkan rencana-rencana pengembangan pegawai yang
potensial;
h) Menetapkan standar prestasi kerja yang realistik;
i) Menempatkan karyawan sesuai dengan ketrampilannya;
j) Membantu revisi struktur organisasi;

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 11


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

k) Memperkenalkan karyawan baru dengan pekerjaan mereka;


l) memperbaiki alur kerja;
m) Memberikan data sebagai fungsi saluran komunikasi;
n) Menetapkan garis promosi dalam semua departemen dan organisasi.

2. Sasaran analisis jabatan


a) Menentukan nilai pekerjaan yang memungkinkan untuk pemeliharaan
hak pembayaran internal dan eksternal.
b) Memastikan perusahaan tidak melanggar ketetapan upah dan imbalan
untuk pekerjaan yang sama.
c) Membantu supervisor dan pekerja dalam mendefinisikan tugas dan
tanggung jawab untuk masing-masing pekerja.
d) Menyediakan justifikasi untuk eksistensi pekerjaan dan manakala
organisasi dalam kondisi “fit” hingga kondisi “istirahat”.
e) Menentukan kebutuhan rekrutmen dan informasi yang memungkinkan
untuk membuat keputusan pekerja.
f) Sebagai dasar untuk memantapkan program dan pola pengembangan
karier bagi karyawan.
g) Sebagai cara untuk menyampaikan pada pekerja potensi apa yang
diharapkan dari mereka, kondisi kerja secara umum dan tipe individu
yang bagaimana yang dapat memuaskan pekerjaan.

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 12


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

3. Tahapan analisis jabatan

Gambar 1.1. Tahapan analisis jabatan

Output :
III.
Deskripsi
Pengumpulan Klarifik
Persiapan &
data asi
Spesifikas
Data
i jabatan

a) Persiapan yang meliputi :


1) Merancang bentuk dan merencanakan penyelenggaraan analisis
jabatan.
2) Koordinasi dengan semua pihak yang terlibat dalam analisis
jabatan.
3) Mendapatkan gambaran tentang fungsi, arus proses, dan struktur
organisasi yang akan dianalisis, berdasarkan hasil analisis yang
pernah dilakukan (jika ada).
4) Mengadakan inventarisasi pekerjaan dan tenaga kerja yang ada
sekarang.
b) Pengumpulan data dengan berbagai metode seperti :
1) Observasi, melakukan pengamatan langsung terhadap karyawan
selama melaksanakan tugas. Baik untuk pekerjaan yang
sederhana.
Kelemahan : lambat, mahal, terkadang kurang akurat
Kelebihan : memperoleh informasi dari tangan pertama, mengenal
kondisi kerja, ketrampilan yang diperlukan dan peralatan yang
digunakan secara riil.
2) Wawancara, bertatap muka langsung dengan karyawan dan
atasannya.

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 13


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

3) Kuesioner, menggunakan daftar pertanyaan yang telah disusun


sebelumnya.
Kelemahan : jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias,
terkadang tanggapan kurang lengkap
Kelebihan : biaya relatif murah, waktu efisien
4) Pelaporan, informasi diperoleh dari catatan yang disimpan
karyawan (Log).
Kelemahan : tidak dapat menunjukkan data penting, seperti
kondisi kerja, peralatan yang digunakan, dan terkadang karyawan
enggan untuk mengisi buku tersebut akibat kesibukannya
sehingga data tidak lengkap.
5) Kombinasi, dengan menggabungkan metode yang ada. Yang
masih dianggap terbaik adalah observasi dan wawancara karena
mampu menghasilkan data pekerjaan yang akurat dan lengkap.
Namun demikian, penggunaan kombinasi tersebut tergantung jenis
pekerjaan yang akan dianalisis.
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan untuk
menetapkan metode analisis yang terbaik adalah :
a) Karakteristik pekerjaan (fungsi, tanggungjawab, dan kondisi)
b) Lokasi tempat kerja
c) Persiapan perndahuluan yang dilakukan oleh analisis
d) Sikap dan tanggapan karyawan
e) Standar kinerja yang ditetapkan

c) Klarifikasi data
Melakukan penyaringan, pemisahan dan peninjauan kembali
informasi yang dikumpulkan agar diperoleh informasi yang akurat dan
tidak bias.

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 14


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

4. Jenis analisis jabatan

a) Tradisional
1) Informasi yang dikumpulkan hanya mencakup tanggungjawab,
kewajiban dan kualifikasi minimal untuk melaksanakan suatu
pekerjaan dalam jabatan tertentu.
2) Tidak dapat digunakan untuk menyusun deskripsi pekerjaan karena
tidak terdapat rincian stndar kinerja yang diharapkan.

b) Berorientasi hasil
1) Mencakup harapan organisasi terhadap karyawan
2) Mencakup keterkaitan antara tugas, standar kinerja, kecakapan dan
kualifikasi minimal
3) Contoh pertanyaan yang diajukan :
a) Tugas : perilaku, kewajiban/tanggungjawab apa yang penting
bagi perusahaan ?
b) Kondisi pekerjaan : bagaimana sifat pekerjaan atau syarat apa
yang diperlukan agar pekerjaan terlaksana, petunjuk apa yang
tersedia untuk membantu pekerja melaksanakan tugasnya ?
c) Standar kinerja : kinerja seperti apa yang diharapkan, baik
berdasarkan standar kualitas, kuantitas dan ketepatan waktu
yang ditetapkan perusahaan ?
d) Kecakapan : kemampuan, pengetahuan dan ketrampilan apa
yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tugas dengan
standar minimal ?
e) Kualifikasi : pendidikan dan pengalaman apa yang dibutuhkan
untuk mampu melaksanakan suatu pekerjaan ?

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 15


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

5. Keterkaitan analisis jabatan


Analisis jabatan memiliki keterkaitan dengan faktor lainnya
seperti rekrutmen, seleksi, penilaian prestasi kerja, pelatihan, penggajian,
dan sebagainya. Untuk mendapatkan kejelasan tentang keterkaitannya
dengan factor lain tersebut maka dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Gambar 1.2. Hubungan Keterkaitan Analisis Jabatan

POGRAM
PERTIMBANGA DESKRIPSI
PENGEMBANGA PEKERJAAN
N LEGALITAS
N
Tugas
Sasaran
Kondisi
Standarisasi
LINGKUNGAN ANALISIS Karakteristik
EXTERNAL PEKERJAAN
Tujuan Top
Manajemen
Teknologi SPESIFIKASI
JABATAN
REKRUTMEN
Keterampilan
Pengetahuan
Kemampuan
AKTIVITAS LAIN Personalitas
MANAJEMEN Interest
Produktivitas SDM Prefensi
Kualitas Hidup
Rekrutmen
Pekerja
Seleksi
Pemenuhan
Penilaian
secara legal
Kinerja
Pelatihan
Penggajian

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 16


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

a) Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Rekrutmen dan Seleksi


Analisis jabatan menyajikan banyak sasaran dan
berhubungan secara ekstensif dengan sejumlah aktivitas personalia.
Sebagai contoh, dasar analisis pekerjaan dan perencanaan SDM
organisasi dapat digunakan untuk mengetahui siapa yang akan direkrut.
Tanpa perencanaan SDM dan analisis pekerjaan, organisasi tidak akan
mampu menspesifikasikan tipe pegawai seperti apa yang dibutuhkan,
bilamana direkrut dan dimana direkrut. Hal ini akan berakibat negatif
pada produktifitas organisasi dan validitas masing-masing prosedur dan
keputusan seleksi. Hanya dengan informasi analisis pekerjaan
organisasi dapat memperlihatkan bahwa prosedur seleksi berkaitan
dengan pekerjaan.
b) Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Penilaian Kinerja dan Pelatihan
Untuk mengefektifkan evaluasi kinerja pekerja, metode
penilaian yang digunakan haruslah merefleksikan kepentingan tugas
dari pekerjaan. Hanya dengan menguji persyaratan ketrampilan untuk
pekerjaan (yang didefinisikan sebagai spesifikasi pekerjaan), pelatihan
dan promosi pekerja dapat diorganisasikan bersamaan dengan
kebutuhan SDM yang diterjemahkan oleh aktivitas perencanaan SDM.
Dengan kata lain, seleksi dan program pelatihan harus didasarkan pada
kriteria adanya hubungan dengan pekerjaan.
c) Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Penggajian
Salah satu bentuk perhatian terhadap individu pegawainya
adalah penggajian. Analisis jabatan dapat digunakan untuk membantu
menentukan seberapa besar layaknya seorang pegawai mendapatkan
gaji/upah untuk jenis dan tingkat pekerjaan tertentu. Analisis jabatan
juga penting untuk memastikan tingkat upah suatu pekerjaan. Adalah

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 17


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

adil mengaitkan tingkat upah dengan tingkat pekerjaan dan prestasi


kerja.
d) Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Program Perbaikan
Program untuk memperbaiki organisasi seringkali meliputi
perubahan rancangan pekerjaan. Tanpa memperhatikan hasil
rancangan pekerjaan alamiah, tugas, sasaran dan kondisi yang baru
harus dianalisis. Sejak awal, pekerjaan dirancang untuk individu. Hal ini
lebih kompleks untuk menganalisis rancangan pekerjaan grup pergrup
atau tim. Saat fokus kerja dipindahkan dari tugas individu ke tugas grup,
hal ini akan lebih sulit untuk menganalisis apakah tugas masing-masing
individu serta pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan individu
memungkinkan. Salah satu konsekuensi hal ini berawal dari evaluasi
pekerjaan dan rata-rata bayaran untuk pekerjaan spesifik untuk
mengevaluasi ketrampilan dan pembayaran pengetahuan yang dimiliki
pekerja.
e) Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Lingkungan Internal
Dua aspek lingkungan internal yang sangat erat kaitannya
dengan analisis jabatan adalah target yang ditetapkan oleh top
manajemen dan teknologi yang digunakan untuk menterjemahkan
tujuan organisasi ke dalam bentuk program kegiatan. Tugas top
manajemen menetapkan target yang hendak dicapai dalam program
tersebut. Penetapan target dapat dilakukan secara sendiri oleh top
manajemen atau bersama-sama dengan bawahannya. Bersamaan
dengan penetapan target, maka ditetapkan pula kriteria evaluasi
pekerjaan. Adanya penetapan target dan kriteria evaluasi akan sangat
membantu bagi tercapainya tujuan organisasi. Berdasarkan penetapan
target dan evaluasi pencapaian target inilah analisis jabatan dibuat.

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 18


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

f) Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Lingkungan Eksternal


Kaitan analisis jabatan dengan teknologi yang digunakan
terletak pada rancangan pekerjaan. Berdasarkan rancangan pekerjaan
tersebut dapat diketahui teknologi apa dan yang bagaimana yang
semestinya diterapkan. Teknologi yang digunakan saat ini adalah
evaluasi dalam analisa jabatan. Hasil analisis dapat menunjukkan tepat
tidaknya teknologi yang digunakan serta pengaruh teknologi terhadap
pencapaian tujuan organisasi.

6. Informasi analisis jabatan


Berdasarkan data yang dikumpulkan akan didapat dua output
besar yaitu deskripsi/ uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Dari hasil
uraian pekerjaan kemudian dapat dibangun formulir penilaian prestasi
kinerja dan sistem klasifikasi pekerjaan. Sistem klasifikasi ini kemudian
secara mantap digunakan untuk mengevaluasi dan sasaran kompensasi.
Berdasarkan spesifikasi pekerjaan, maka rekrutmen dan seleksi dapat
direncanakan serta dapat pula digunakan untuk merancang pelatihan
pengembangan pegawai. Sejumlah informasi yang akan didapat dari hasil
analisis jabatan dapat meliputi beberapa hal, seperti :
a) Orientasi pekerjaan (kapan, mengapa dan bagaimana kinerja karyawan),
seperti :
1) Proses aktivitas kerja
2) Penggunaan prosedur
3) Catatan aktivitas (dokumentasi)
4) Tanggung jawab perorangan

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 19


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

b) Orientasi aktivitas kerja, seperti :


1) Kinerja perilaku menusia dalam bekerja (komunikasi, pengambilan
keputusan, perasaan).
2) Gerakan dasar.
3) Permintaan pekerjaan perorangan.
c) Mesin, peralatan, perlengkapan dan berbagai alat bantu kerja yang
digunakan.
d) Relasi pekerjaan yang bisa diukur dan yang tidak bisa diukur :
1) Proses material,
2) Pembuatan produk,
3) Pengetahuan yang dimiliki,
4) Jasa yang diberikan.
e) Kinerja, seperti :
a) Ukuran pekerjaan,
b) Standar kerja,
c) Tingkat kesalahan,
d) Aspek lainnya.
f) Isi pekerjaan, seperti :
1) Kondisi fisik kerja,
2) Jadwal kerja,
3) Konteks organisasi,
4) Konteks sosial,
5) Insentif (Uang dan nonuang).

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 20


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

g) Persyaratan Perorangan :
1) Pengetahuan dan ketrampilan yang berkaitan dengan pekerjaan.
2) Atribut diri (karakteristik, fisik, personalitas
h) Beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja.

7. Klasifikasi, desain, perancangan kembali pekerjaan


Hasil analisis jabatan/pekerjaan juga dapat digunakan untuk
berbagai keperluan lain, seperti pengklasifikasian, membuat desain dan
perancangan kembali suatu pekerjaan.
Klasifikasi pekerjaan dilakukan melalui proses pengelompokkan
pekerjaan/jabatan tertentu berdasarkan jenis aktivitas yang dilakukan,
kecakapan yang dibutuhkan ataupun faktor lain yang erat kaitannya dengan
pekerjaan.
Desain pekerjaan bertujuan untuk mengatur penugasan kerja yang
sesuai dengan kebutuhan organisasi, teknologi dan keprilakuan. Sedangkan
fungsinya adalah menetapkan kegiatan kerja seseorang / kelompok secara
organisasional. Beberapa elemen yang tercakup dalam desain pekerjaan :
a) Elemen Organisasional, berkaitan dengan efisiensi yang mencakup :
1) Pendekatan mekanistik, mengidentifikasi setiap tugas suatu
pekerjaan agar dapat diatur untuk meminimalkan waktu dan tenaga;
2) Aliran kerja, untuk menjaga keseimbangan kerja;
3) Praktek kerja, menyangkut cara pelaksanaan kerja yang ditetapkan.
b) Elemen Lingkungan, berkaitan dengan kemampuan dan ketersediaan
SDM yang potensial.

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 21


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

c) Elemen Keprilakuan, mencakup :


1) Otonomi, tanggungjawab atas apa yang dikerjakan;
2) Variasi, menjauhkan dari kebosanan kerja;
3) Identifikasi tugas, kejelasan tugas yang dilaksanakan ;
4) Umpan balik, untuk mengetahui hasil kerja.

C. Pengertian Beban kerja

Menurut Komaruddin (1996 : 235) analisa beban kerja adalah proses


untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan
untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu, atau dengan kata
lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah
personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat
dilimpahkan kepada seorang petugas. Sedangkan menurut Simamora (1995 :
57), Analisis beban kerja adalah mengidentifikasi baik jumlah Pegawai maupun
kwalifikasi pegawai yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.

Menpan (1997), pengertian beban kerja adalah sekumpulan atau


sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau
pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu dan pengukuran beban kerja
diartikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan informasi tentang efisiensi
dan efektivitas kerja suatu unit organisasi, atau pemegang jabatan yang
dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis jabatan,
teknik analisis beban kerja atau teknik manajemen lainnya. Lebih lanjut
dikemukakan pula, bahwa pengukuran beban kerja merupakan salah satu
teknik manajemen untuk mendapatkan informasi jabatan, melalui proses
penelitian dan pengkajian yang dilakukan secara analisis. Informasi jabatan
tersebut dimaksudkan agar dapat digunakan sebagai alat untuk
menyempurnakan aparatur baik di bidang kelembagaan, ketatalaksanaan, dan

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 22


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

sumberdaya manusia.

Menurut Heizer dan Render (1996 : 98) standar tenaga kerja adalah
jumlah waktu yang diperlukan rata-rata tenaga kerja, untuk mengerjakan
aktivitas kerja khusus dalam kondisi kerja yang normal, atau dengan kata lain
standar tenaga kerja dapat digunakan untuk menetapkan jumlah personil, agar
mampu menghasilkan produksi yang diharapkan lembaga. Lebih jauh
dikatakan, bahwa untuk menentukan standar tenaga kerja dapat dilakukan
dalam empat cara, yakni berdasarkan pengalaman masa lalu, pengkajian
waktu, standar waktu sebelum penentuan, dan pengambilan contoh kerja.

Handoko (1985 : 135) menyatakan, bahwa standar pekerjaan dapat


diperoleh dari hasil pengukuran kerja atau penetapan tujuan partisipatif. Teknik
pengukuran kerja yang dapat digunakan antara lain : studi waktu, data standar,
data waktu standar yang telah ditetapkan sebelumnya, dan pengambilan
sampel kerja (work sampling), di samping itu dikatakan pula, bahwa penetapan
standar kerja dapat dilakukan melalui pembahasan antara manajer dengan
para bawahannya, di mana materi pembahasan mencakup sasaran-sasaran
pekerjaan, peranannya dalam hubungan dengan pekerjaan-pekerjaan lain,
persyaratan-persyaratan organisasi, dan kebutuhan pegawai. Proses
penentuan standar kerja seperti ini sering menimbulkan komitmen pegawai,
semangat kerja, kepuasan, dan motivasi yang lebih besar. Standar kerja,
kadang-kadang juga ditetapkan secara partisipatif dengan pemimpin
organisasi buruh, hal ini karena para pemimpin serikat pegawai memahami
pentingnya melakukan perundingan tentang standar-standar pelaksanaan
berbagai pekerjaan, dan perjanjian-perjanjian hasil perundingan ditulis dalam
kontrak kerja.

Dessler (1993 : 85) mengemukakan, bahwa analisis pekerjaan adalah

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 23


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

prosedur untuk menentukan tugas-tugas dan hakekat pekerjaan, serta jenis


orang yang perlu diangkat untuk melaksanakannya, atau dengan kata lain
analisis pekerjaan menyediakan data tentang syarat pekerjaan yang
digunakan untuk menyusun uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi
pekerjaan (job specification).

Lebih lanjut dikatakan pula, bahwa informasi yang dihasilkan oleh


analisis pekerjaan dapat digunakan dalam rekrutmen dan seleksi, kompensasi,
penilaian prestasi kerja, serta pendidikan dan pelatihan. Sedangkan Maitland
(1993 : 42) mengatakan, bahwa analisis pekerjaan adalah proses
mengumpulkan dan mempelajari informasi yang berkaitan dengan semua
aspek dari suatu jabatan,dengan informasi tersebut, memungkinkan untuk
mengambil keputusan yang tepat bagi kepentingan masa depan pekerjaan
tersebut, serta sekaligus dapat diputuskan tipe orang seperti apa yang
diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut dengan berhasil. Analisis
pekerjaan yang sempurna dan menyeluruh, mencakup tujuan, posisi, tugas
utama, kualitas yang diperlukan, dan lingkungan kerja. Selanjutnya Moekijat
(1995 : 58) mengemukakan, bahwa analisis jabatan memberikan informasi
tentang syarat-syarat tenaga kerja secara kualitatif serta jenis-jenis jabatan
dan pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas, di samping itu
dinyatakan pula, bahwa jumlah waktu yang dipergunakan untuk
menyelesaikan pekerjaan adalah sama dengan jumlah keempat waktu berikut :

1. Waktu yang sungguh-sungguh dipergunakan untuk bekerja yakni waktu


yang dipergunakan dalam kegiatan-kegiatan yang langsung berhubungan
dengan produksi (waktu lingkaran/waktu baku/dasar)
2. Waktu yang digunakan dalam kegiatan-kegiatan yang tidak langsung
berhubungan dengan produksi (bukan lingkaran/non-cyclical time)
3. Waktu untuk menghilangkan kelelahan (fatigue time)

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 24


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

4. Waktu untuk keperluan pribadi (personal time).

Lebih lanjut dikemukakan, bahwa jumlah orang yang diperlukan untuk


menyelesaikan jabatan/pekerjaan sama dengan jumlah waktu untuk
menyelesaikan jabatan/pekerjaan dibagi dengan waktu yang diberikan kepada
satu orang. Namun demikian, untuk menentukan jumlah orang yang diperlukan
secara lebih tepat, maka jumlah tersebut perlu ditambah dengan prosentase
tertentu akibat ketidakhadiran pegawai.

Menurut Irawan dan Motik (1997 : 63) analisis jabatan adalah kegiatan
untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan, sehingga akan
memberikan gambaran tentang spesifikasi jabatan tertentu, di samping itu
dikemukakan pula, bahwa analisis jabatan secara sistematik meliputi kegiatan-
kegiatan mengumpulkan, mengevaluasi, dan mengorganisasikan pekerjaan/
jabatan, di mana hasilnya meliputi uraian jabatan (job description) dan syarat
jabatan (job specification). Selanjutnya dinyatakan pula, bahwa dalam
perencanaan sumberdaya manusia, selain kegiatan analisis jabatan juga
diperlukan analisis beban kerja dan analisis kebutuhan tenaga kerja. Beban
kerja adalah kapasitas produksi dikalikan waktu sedangkan kebutuhan tenaga
kerja adalah beban kerja dibagi dengan rata-rata sumbangan tenaga Pegawai
perbulan.

French (1986 : 137) menyatakan, bahwa analisis jabatan adalah


penyelidikan yang sistematis tentang isi pekerjaan, lingkungan fisik yang
melingkupi pekerjaan, dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjalankan
tanggung jawab jabatan/pekerjaan. Sejumlah informasi yang diperoleh dari
analisis jabatan meliputi : aktivitas apa saja yang ada, mengapa, bagaimana,
serta kapan aktivitas tersebut harus dilakukan, disamping itu, terdapat juga
informasi tentang alat/mesin apa yang digunakan, apa yang dipertimbangkan

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 25


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

dalam interaksi satu sama lain, kondisi kerja secara fisik dan sosial, pelatihan,
ketrampilan, dan kemampuan yang disyaratkan dalam pekerjaan. Selanjutnya
dikemukakan pula, bahwa analisis jabatan/pekerjaan yang baik juga dapat
digunakan untuk memperbaiki efektivitas dan efisiensi staffing, penilaian,
imbalan, dan sebagainya.

Cahyono (1996 : 235) berpendapat, bahwa analisis jabatan merupakan


proses pengumpulan informasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan oleh
seorang pekerja, yang dilaksanakan dengan cara mengamati, atau
mengadakan interview terhadap pekerja dengan bukti-bukti yang benar dari
supervisor. Selain daripada itu dinyatakan pula, bahwa manfaat analisis
jabatan adalah untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan efektivitas
pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh setiap orang dalam organisasi.

Moeljadi (1992 : 93) mengatakan, bahwa perencanaan tenaga kerja


dalam jangka panjang ditentukan oleh sisi permintaan lembaga, yaitu
perkiraan kebutuhan tenaga kerja dan sisi penawaran yaitu ketersediaan
tenaga kerja di pasar. Perkiraan kebutuhan tenaga kerja lembaga ditentukan
oleh perkiraan tersedianya tenaga kerja di lembaga dan rencana-rencana
lembaga. Sedangkan perkiraan tersedianya tenaga kerja itu sendiri, ditentukan
dari analisis beban kerja, analisis perpindahan tenaga kerja dan analisis
kelebihan atau kekurangan tenaga kerja. Analisis kelebihan atau kekurangan
tenaga kerja lembaga, berkaitan dengan besarnya jumlah tenaga kerja yang
ada pada lembaga tersebut berada pada kondisi berlebih atau kurang jika
dikaitkan dengan beban kerja.

Analisis tersebut dapat dilaksanakan jika sudah diketahui beban


kerjanya dan analisis beban kerja sendiri memberikan arahan tentang
produktivitas. Produktivitas kerja dapat digambarkan dalam efisiensi

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 26


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

penggunaan tenaga kerja. Di mana tenaga kerja tersebut akan dapat


digunakan secara efisien jika jumlah tenaga kerja yang ada seimbang dengan
beban kerjanya. Handoko (1995: 139) menyatakan, bahwa spesifikasi
pekerjaan adalah karakteristik manusia yang diperlukan suatu pekerjaan yaitu
menyangkut pendidikan, latihan, pengalaman, persyaratan fisik dan mental.

Mintorogo dan Sudarmayanti (1992:38) menyatakan, bahwa untuk


mencapai efisiensi perlu dipenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

1. Berhasil-guna (efektif), yaitu pekerjaan telah dilaksanakan dengan tepat


target, dan tepat waktu.
2. Konomi, yaitu penggunaan biaya, tenaga, bahan, alat, waktu, ruangan, dan
lain-lain secara tepat sesuai rencana.
3. Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung-jawabkan secara tepat.
4. Pembagian kerja yang nyata berdasarkan beban kerja.
5. Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab, yaitu wewenang harus sama
dan seimbang dengan tanggung jawabnya.
6. Prosedur kerja yang praktis untuk dapat dilaksanakan.

Dari semua uraian pemikiran sebagaimana tersebut di atas, tersirat


makna bahwa dalam melaksanakan analis beban kerja diperlukan hal-hal
berikut :

1. Hasil analisis jabatan yang berupa informasi jabatan.


2. Menetapkan jumlah jam kerja per hari.
3. Adanya satuan hasil.
4. Waktu penyelesaian dari tugas-tugas/produk.
5. Adanya standar waktu kerja.
6. Adanya beban kerja yang akan diukur.
7. Perhitungan jumlah pegawai yang dibutuhkan.

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 27


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

Untuk mengetahui tingkat keseimbangan antara beban kerja dan jumlah


SDM, dapat dilakukan melalui penghitungan beban kerja dengan
menggunakan rumusan normatif yang ditetapkan oleh Kantor MenPAN.
Apabila hasil penghitungan menunjukkan ketidakseimbangan antara beban
kerja dan jumlah SDM, maka upaya yang dapat dilakukan untuk mengatasi
ketidakseimbangan tersebut adalah dengan pemberdayaan SDM
(pendidikan/pelatihan, promosi, mutasi, demosi) dan rekrutmen pegawai.
Dengan menggunakan informasi jabatan uraian tugas paling tidak dapat
dilakukan perhitungan beban kerja, yaitu dengan cara menentukan indikator
satuan hasil, waktu penyelesaian, standar waktu kerja, jumlah beban kerja,
dan pegawai yang dibutuhkan yang dituangkan ke dalam bentuk
formulir/matriks untuk memudahkan pengumpulan, pengolahan dan
perhitungan ratio kekuatan pegawai dengan beban kerja, dalam hubungannya
dengan kelembagan.

Thoha kemudian mengemukakan (1993 : 64), bahwa kelembagaan


adalah organisasi yang terdiri dari unit-unit kerja, dimana unit-unit kerja terdiri
dari beberapa jabatan. Tentunya berdasarkan jabatan yang ada dalam unit,
maka pekerjaan akan dilaksanakan sesuai dengan tugas dan fungsi dari
jabatan tersebut.

Penyelenggaraan pemerintahan yang efisien dan efektif menjadi


tuntutan di era globalisasi yang sarat dengan persaingan dan keterbatasan di
segala bidang. Kenyataan tersebut menuntut profesionalisme sumber daya
aparatur dalam pelaksanaan urusan pemerintahan yang terjadi saat ini
profesionalisme yang diharapkan belum sepenuhnya terwujud. Salah satu
penyebab utamanya karena terjadi ketidaksesuaian antara kompetensi
pegawai dengan jabatan yang didudukinya. Ketidaksesuaian itu disebabkan
oleh komposisi keahlian atau keterampilan pegawai yang belum proporsional,

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 28


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

demikian pula pendistribusian pegawai masih belum mengacu pada kebutuhan


nyata organisasi, dalam arti belum didasarkan pada beban kerja organisasi.
Menumpuknya pegawai di satu unit tanpa pekerjaan yang jelas dan
kurangnya pegawai di unit lain merupakan kenyataan dari permasalahan
tersebut,di sisi lain pembentukan organisasi cenderung tidak berdasarkan
kebutuhan nyata, dalam arti organisasi yang dibentuk terlalu besar sementara
beban kerjanya kecil, sehingga pencapaian tujuan organisasi tidak efisien dan
efektif. Dalam rangka mencapai performance Departemen Dalam Negeri dan
Pemerintah Daerah yang diharapkan, dipandang perlu menyusun suatu
Peraturan Menteri Dalam Negeri tentang Pedoman Analisis Beban Kerja di
Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah yang
merupakan panduan tentang uraian langkah-langkah dalam melakukan
analisis beban kerja pada setiap unit organisasi di lingkungan Departemen
Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.
Pelaksanaan analisis beban kerja pada hakekatnya diharapkan agar
terpenuhinya tuntutan kebutuhan untuk menciptakan efektivitas dan efisiensi
serta profesionalisme sumber daya manusia aparatur yang memadai pada
setiap instansi serta mampu melaksanakan tugas-tugas umum pemerintahan
dan pembangunan secara lancar dengan dilandasi semangat pengabdian
kepada masyarakat, bangsa dan negara.
Hal dimaksud sesuai dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999
tentang Pokok-pokok kepegawaian yang menyatakan bahwa sebagai unsur
aparatur Negara Pegawai Negeri Sipil harus memberikan pelayanan kepada
masyarakat secara profesional. Selain itu, pelaksanaan analisis beban kerja
dapat menghasilkan suatu tolok ukur bagi pegawai/unit organisasi dalam
melaksanakan kegiatannya, yaitu berupa norma waktu penyelesaian
pekerjaan, tingkat efisiensi kerja, dan standar beban kerja dan prestasi kerja,
menyusun formasi pegawai, serta penyempurnaan sistem prosedur kerja dan

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 29


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

manajemen lainnya.
Hasil analisis beban kerja juga dapat dijadikan tolok ukur untuk
meningkatkan produktifitas kerja serta langkah-langkah lainnya dalam rangka
meningkatkan pembinaan, penyempurnaan dan pendayagunaan aparatur
negara baik dari segi kelembagaan, ketatalaksanaan maupun kepegawaian.
Upaya tersebut dapat dicapai melalui pelaksanaan analisis beban kerja pada
setiap unit organisasi di lingkungan Departemen Dalam Negeri dan
Pemerintah Daerah secara konsisten dan berkesinambungan.

Workload atau beban kerja merupakan usaha yang harus dikeluarkan


oleh seseorang untuk memenuhi “permintaan” dari pekerjaan tersebut.
Sedangkan Capacity adalah kemampuan/kapasitas manusia. Kapasitas ini
dapat diukur dari kondisi fisik maupun mental seseorang. Penjelasan
sederhananya seperti ini. Misalkan suatu pekerjaan kuli angkut mempunyai
“demand” berupa mengangkat 100 karung per hari. Jika pekerja hanya mampu
mengangkat 50 karung per hari, berarti pekerjaan tersebut melebihi
kapasitasnya. Seperti halnya mesin,jika beban yang diterima melebihi
kapasitasnya, maka akan menurunkan usia pakai mesin tersebut, bahkan
menjadi rusak. Begitu pula manusia, jika ia diberikan beban kerja yang
berlebihan, maka akan menurunkan kualitas hidup (kelelahan, dsb) dan
kualitas kerja orang tersebut (tingginya error rate dsb), dan juga dapat
mempengaruhi keselamatan dan kesehatan kerja.

Analisis Beban Kerja ini banyak digunakan diantaranya dapat


digunakan dalam penentuan kebutuhan pekerja (man power planning); analisis
ergonomi; analisis Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3); hingga ke
perencanaan penggajian, dsb..

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 30


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

Gambar 1.3. Analisis ergonomi

Perhitungan Beban kerja setidaknya dapat dilihat dari 3 aspek, yakni


fisik, mental, dan penggunaan waktu. Aspek fisik meliputi perhitungan
beban kerja berdasarkan kriteria-kriteria fisik manusia. Aspek mental
merupakan perhitungan beban kerja dengan mempertimbangkan aspek
mental (psikologis). Sedangkan pemanfaatan waktu lebih
mempertimbangkan pada aspek penggunaan waktu untuk bekerja.

Secara umum, beban kerja fisik dapat dilihat dari 2 sisi, yakni sisi
fisiologis dan biomekanika. Sisi fisiologis melihat kapasitas kerja manusia
dari sisi fisiologi tubuh (faal tubuh), meliputi denyut jantung, pernapasan, dll.
Sedangkan biomekanika lebih melihat kepada aspek terkait proses mekanik
yang terjadi pada tubuh, seperti kekuatan otot, dan sebagainya.
Perhitungan beban kerja berdasarkan pemanfaatan waktu bisa dibedakan
antara pekerjaan berulang (repetitif) atau pekerjaan yang tidak berulang
(non-repetitif). Pekerjaan repetitif biasanya terjadi pada pekerjaan dengan
siklus pekerjaan yang pendek dan berulang pada waktu yang relatif sama.
Contohnya adalah operator mesin di pabrik-pabrik. Sedangkan pekerjaan
non-repetitif mempunyai pola yang relatif “tidak menentu”. Seperti pekerjaan

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 31


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

administratif, tata usaha, sekretaris, dan pegawai-pegawai kantor pada


umumnya.

1. Aspek-aspek dalam analisis beban kerja


a) Norma Waktu (Variabel Tetap)
Waktu yang dipergunakan untuk menghasilkan/menyelesaikan
produk/hasil kerja adalah relatif tetap sehingga menjadi variabel tetap
dalam pelaksanaan analisis beban kerja. Norma waktu perlu ditetapkan
dalam standar norma waktu kerja dengan asumsi tidak ada perubahan
yang menyebabkan norma waktu tersebut berubah. Perubahan norma
waktu dapat terjadi karena :
1) Perubahan kebijakan
2) Perubahan peralatan
3) Perubahan Kualitas SDM
4) Perubahan organisasi, sistem dan prosedur.
b) Volume Kerja (Variabel Tidak Tetap).
Volume kerja diperoleh dari target pelaksanaan tugas untuk
memperoleh hasil kerja/produk. Setiap volume kerja yang berbeda-beda
antar unit/jabatan merupakan variabel tidak tetap dalam pelaksanaan
analisis beban kerja.
Contoh :
1) Salah satu tugas kepala seksi inventarisasi jabatan adalah
membuat laporan kegiatan Seksi Inventarisasi Jabatan. Tugas ini
adanya seminggu sekali. Misal Hari Kerja Efektif dalam 1 tahun
untuk 5 hari kerja = 235 hari. Maka jumlah volume kerja untuk tugas
membuat laporan kegiatan dalam 1 tahun adalah 235:5 = 47,
satuannya frekuensi.

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 32


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

2) Tugas membuat laporan bulanan, tugas ini adanya 1 bulan sekali.


Maka jumlah volume kerja untuk tugas membuat laporan bulanan
dalam 1 tahun adalah 235 : 20 = 11,75 dibulatkan menjadi 12,
satuannya frekuensi. 3. Jam Kerja Efektif Untuk dapat melakukan
analisis beban kerja secara baik dan benar, terlebih dahulu perlu
ditetapkan alat ukurnya, sehingga pelaksanaannya dapat dilakukan
secara transparan. Keterbukaan/transparansi ini sebagai suatu
syarat agar pelaksanaan analisis beban kerja dapat dilaksanakan
secara obyektif, sehingga laporan hasil analisis beban kerja benar-
benar akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Kriteria suatu alat
ukur yaitu :
a) Valid, artinya alat ukur yang akan dipergunakan mengukur
beban kerja sesuai dengan material yang akan diukur.
b) Konsisten, artinya dalam melakukan analisis beban kerja harus
konsisten dari waktu ke waktu.
c) Universal, artinya alat ukur harus dapat dipergunakan untuk
mengukur berbagai unit kerja maupun hasil kerja, sehingga
tidak ada alat ukur yang lain atau khusus untuk suatu unit kerja
atau hasil kerja. Sesuai dengan kriteria alat ukur, maka dalam
pelaksanaan analisis beban kerja yang dipergunakan sebagai
alat ukur adalah jam kerja efektif yang harus diisi dengan tindak
kerja untuk menghasilkan berbagai produk baik yang bersifat
konkrit (benda) atau abstrak (jasa).
Dalam Keputusan Presiden Nomor 68 Tahun 1995 telah
ditentukan jam kerja instansi pemerintah 37 jam 30 menit per
minggu, baik untuk yang 5 (lima) hari kerja ataupun yang 6
(enam) hari kerja sesuai dengan yang ditetapkan Kepala
Daerah masing-masing. Berdasarkan ketentuan tersebut, dapat

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 33


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

dihitung jam kerja efektif yang akan digunakan sebagai alat ukur
dalam melakukan analisis beban kerja.
Contoh penghitungan 1 :
1) Untuk 5 hari kerja :
a) Jam Kerja PNS Per Minggu = 37,5 Jam (37 Jam 30
Menit)
b) Jam Kerja PNS Per Hari = 37,5 Jam : 5 = 7,5 Jam (7
Jam 30 Menit)
c) Jam Kerja Efektif Per Hari = 75% x 7,5 Jam = 5 Jam 37
Menit = 337 Menit dibulatkan 330 Menit (5 Jam 30
Menit)
d) Jam Kerja Efektif Per Minggu = 5 Hari x 330 Menit =
1.650 Menit
e) Jam Kerja Efektif Per Bulan = 20 Hari x 330 Menit =
6.600 Menit
f) Jam Kerja Efektif Per Tahun = 12 Bulan x 6.600 Menit =
79.200 Menit = 1.320 Jam = 1.300 Jam
2) Untuk 6 hari kerja :
a) Jam Kerja PNS Per Minggu = 37,5 Jam (37 Jam 30
Menit)
b) Jam Kerja PNS Per Hari = 37,5 Jam : 6 = 6,25 Jam (6
Jam 15 Menit)
c) Jam Kerja Efektif Per Hari = 75% x 6,25 Jam = 4 Jam
40 Menit = 280 , Menit dibulatkan menjadi 275 Menit (4
Jam 35 Menit)
d) Jam Kerja Efektif Per Minggu = 6 Hari x 275 Menit =
1.650 Menit
e) Jam Kerja Efektif Per Bulan = 24Hari x 275 Menit =

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 34


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

6.600 Menit
f) Jam Kerja Efektif Per Tahun = 12 Bulan x 6.600 Menit =
79.200 Menit = 1.320 Jam = 1.300 Jam

Contoh penghitungan 2 :
1) Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi
hari libur dan
cuti.
Untuk 5 hari kerja :
Jumlah hari per tahun 365 hari
Libur Sabtu-Minggu 104 hari
Libur Resmi 14 hari
Cuti 12 hari
130 hari
235 hari
Untuk 6 hari kerja :
Jumlah hari per tahun 365 hari
Libur Sabtu-Minggu 52 hari
Libur Resmi 14 hari
Cuti 12 hari
78 hari
287 hari

2) Jam Kerja Efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi


dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja
(allowance) seperti buang air, melepas lelah, istirahat makan
dan sebagainya. Allowance rata-rata sekitar 25% dari jumlah
jam kerja formal. Jam Kerja Formal per Minggu = 37 Jam 30

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 35


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

Menit. Jam Kerja Efektif per Minggu (dikurangi waktu luang


25%) = 75/100 x 37 Jam 30 Menit = 28 Jam Jam Kerja Efektif
per hari :
1). 5 hari kerja = 28 jam/5 hari = 5 jam 36 menit/hari
2). 6 hari kerja = 28 jam/6 hari = 4 jam 23 menit/hari
Jam Kerja Efektif per Tahun :
5 hari kerja = 235 hr x 5 jam 36 mnt/hr = 1.324 jam = 1.300
jam
6 hari kerja = 287 hr x 4 jam 23 mnt/hr = 1.339 jam = 1.300
jam.
Jam kerja efektif tersebut akan menjadi alat pengukur dari
beban kerja yang dihasilkan setiap unit kerja/jabatan.

2. Teknik pelaksanaan analisis beban kerja


Analisis beban kerja dilaksanakan secara sistematis dengan
tahapan-tahapan sebagai berikut :
a) Pengumpulan Data Beban Kerja.
Sebelum melakukan pengumpulan data, para analis harus
melakukan pengkajian organisasi sehingga memperoleh kejelasan
mengenai :
1) Tugas pokok dan fungsi
2) Rincian tugas dan
3) Rincian kegiatan.
b) Setelah melakukan pengkajian organisasi, pelaksanaan
pengumpulan data dapat dilakukan dengan :
1) Menyebarkan formulir isian (Form A);
2) Wawancara
3) Observasi.

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 36


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

3. Tujuan dan manfaat analisis beban kerja


Kajian analisis beban kerja organisasi pemerintah daerah
bertujuan untuk mengetahui informasi tentang tingkat keseimbangan
antara Beban Kerja, jumlah SDM dan Rasionalitas wewenang dan
tanggung jawab serta Prosedur kerja serta Kelembagaan Aparatur
Pemerintah Daerah serta efisiensi dan efektivitas kerja suatu unit
organisasi pemerintah daerah.
Adapun manfaat kajian ini secara keseluruhan adalah sebagai
bahan perumusan kebijakan pemerintah pusat dan daerah khususnya
dalam hal beban kerja kelembagaan aparatur pemerintah daerah serta :
a) Efektivitas dan efisiensi jabatan serta efektivitas dan efisiensi unit
kerja;
b) Prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit;
c) Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat;
d) Jumlah beban kerja jabatan dan jumlah beban kerja unit; dan
e) Standar norma waktu kerja.

D. Pengertian efektivitas kinerja organisasi

1. Efektivitas kinerja

Pembahasan awal menyoroti apa sebenarnya efektivitas kinerja


organisasi itu. Gibson (1989:30) mengatakan efektivitas adalah
menggambarkan seluruh siklus input-proses-output. Sedangkan Walker
(1992:45) mengatakan kinerja adalah pencapaian tugas-tugas individu dan
tujuan. Adapun efektivitas kinerja organisasi menurut Agus (2001 : 36)
mengatakan di dalam melakukan pekerjaan, pada hakekatnya para pekerja
memerlukan rasa aman, yang mempunyai kaitan dengan (1). Jaminan masa
depan, (2). Suasana organisasi yang memberikan kesempatan untuk

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 37


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

berkembang, tanpa adanya acaman-acaman, (3). Hubungan antara atasan


dan bawahan yang manusiawi.
Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa efektivitas kinerja
organisasi merupakan susunan dari beberapa orang secara rapi yang
menggambarkan seluruh siklus input-proses-output untuk mencapai tujuan
yang diharapkan. Pada kenyataan yang dialami oleh roda organisasi
“Garnisun Tetap III” sebagai berikut
a) Organisasi ini meliputi input-proses-output. Namun dalam
pelaksanaannya bahwa input-proses-output dirasa masih kurang
bermutu. Sebab inputnya meliputi beberapa unsur, yaitu TNI Angkatan
Darat, Angkatan Laut dan Angkatan Udara (heterogen). Sehingga
keadaan seperti ini membuat keseriusan untuk memanajemennya.
b) Organisasi itu mengalami hubungan timbal balik dengan beberapa
pihak. Kenyataan yang dilaksanakan organisasi “Garnisun Tetap III”
selalu mengadakankomunikasi antar anggota dan pihak yang terkait.
Komunikasi itu terjadi baik secara langsung maupun tidak langsung,
seperti melalui telepon, handphone dan semacamnya.Jarang sekali
individu bekerja sendirian atau terpisah dengan orang lain dalam
organisasi. Itulah pentingnya efektivitas kinerja organisasi yang
dipengaruhi oleh beberapa faktor, diantaranya iklim organisasi dan etos
kerja. Perlu diketahui bahwa efektivitas organisasi terdiri dari individu
dan kelompok, karena itu efektivitas organisasi terdiri dari efektivitas
individu dan kelompok.
Efektivitas organisasi adalah lebih banyak dari jumlah efektivitas
individu dan kelompok, sehingga organisasi bisa efektif jika mampu
mendapatkan hasil karya yang lebih tinggi tingkatannya dari pada jumlah
hasil karyanya setiap bagiannya. Sebenarnya alasan bagi organisasi
sebagai alat untuk melaksanakan pekerjaan masyarakat adalah bahwa

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 38


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

organisasi itu dapat melakukan pekerjaan lebih banyak dari pada yang
mungkin dilakukan.
Menurut Soekarno (1986:42) efektif adalah pencapaian tujuan atau
hasil dikehendaki tanpa menghiraukan faktor-faktor tenaga, waktu, biaya,
fikiran alat dan lain-alat yang telah dikeluarkan/ digunakan. Hal ini berarti
bahwa pengertian efektivitas yang dipentingkan adalah semata-mata hasil
atau tujuan yang dikehendaki. Sedangkan yang dimaksud kinerja adalah
suatu usaha yang dilakukan oleh seseorang dengan cara tertentu untuk
mencapai tujuan yang diharapkan. Adapun organisasi adalah kelompok
tugas terdiri para anggota yang bekerja bersama-sama untuk
menyelesaikan suatu tugas tertentu.
Organisasi terdiri dari individu dan kelompok, karena itu efektivitas
organisasi terdiri dari efektivitas individu dan kelompok. Namun demikian,
efektivitas kinerja organisasi lebih banyak dari jumlah efektivitas individu
dan kelompok. Organisasi mampu mendapatakan hasil kinerja untuk lebih
tinggi tingkatannya dari pada jumlah hasil kinerja setiap bagiannya.
Sebenarnya, alasan bagi organisasi sebagai alat untuk melaksanakan
pekerjaan masyarakat adalah bahwa organisasi itu dapat melakukan
pekerjaan masyarakat adalah bahwa organisasi itu dapat melakukan
pekerjaan yang lebih banyak dari pada yang mungkin dilakukan oleh
individu.
Jadi pengertian efektivitas kinerja organisasi adalah pencapaian
tujuan atau hasil yang dilakukan dikerjakan oleh setiap individu secara
bersama-sama. Pandangan efektivitas kinerja organisasi sebagaimana
gambaran di bawah ini :

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 39


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

Gambar 1.4. Tiga pandangan mengenai efektivitas organisasi

Efektiv
itas
Organi
sasi

Efektiv
itas
Kelom
pok

Efektiv
itas
Individ
u

Hubungan antara ketiga pandangan mengenai efektivitas


diperlihatkan dalam gambar 1.4. Anak panah yang menghubungkan setiap
tingkat tidak menunjukkan bentuk khusus dari hubungan tersebut. Yakni
efektivitas individual adalah harus merupakan sebab dari kelompok, begitu
pula tidak dapat dikatakan bahwa efektivitas kelompok adalah jumlah dari
efektivitas individu. Hubungan antara pandangan-pandangan tersebut
berubah-ubah tergantung dari faktor-faktor seperti jenis organisasi,
pekerjaan yang dilaksanakan, teknologi yang digunakan dalam
melaksanakan pekerjaan tersebut.
Organisasi mempunyai dua kelompok besar, yaitu sumber
manusia dan sumber alam. Manusia terdiri dari orang-orang yang bekerja di

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 40


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

organisasi karyawan operasional, staf dan tenaga manajemen. Mereka


menyumbangkan waktu dan tenaga mereka kepada organisasi dengan
mendapatkan upah dan imbalan lain, baik wujud maupun tak terwujud.
Sumber alam terdiri dari input untuk bukan manusia, yang akan diproses
atau akan digunakan dalam kombinasi dengan unsur manusia untuk
memberikan sumber lain. Pabrik baja menggunakan orang dan tanur
(bersama-sama dengan alat-alat lain dan mesin) untuk memproses biji besi
menjadi baja dan produk baja. Pabrik mobil menggunakan baja, karet,
plastik dan lain-lain dalam kombinasi dengan orang, perkakas dan alat-alat
untuk membuat mobil. Perusahaan bisnis dapat hidup terus selama
outputnya dapat dijula di pasar dalam jumlah dan dengan harga yang
memungkinkan perusahaan mengisi kembali persediaan inputnya yang
telah habis.
Seperti halnya dikemukakan Gedeian, dkk (1991:61) adalah That
is, the greater the extent it which an organization’s goals are met or
surpassed, the greater its effectiveness (semakin besar pencapaian tujuan-
tujuan organisasi semakin besar efektivitas).
Selanjutnya Gedeian, dkk (1991:66) mengatakan : That is, an
organization’s long-run success hinges upon its ability to establish and
maintain a favorable input-output ratio (organisasi akan bertahan jika dapat
pemasukan lebihbesar dari yang dituntut untuk pengeluaran). Hal ini berarti
bahwa efektivitas kinerja organisasi dapat dilihat dari besarnya pencapaian
tujuan dan besarnya output.

2. Pengukuran Efektivitas Kinerja Organisasi


Penilaian mengenai organisasi dan fakor - faktor yang mempengaruhinya
pada masa depan dapat diikhtisarkan sebagai berikut

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 41


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

a) Organisasi-organisasi akan beroperasi dalam lingkungan yang bergolak


yang membutuhkan perubahan-perubahan penyesuaian yang terus
menerus. Hal ini menunjukkan bahwa organisasi tidak statis.
b) Organisasi-organisasi perlu menyesuaikan diri dengan berbagai nilai
cultural dalam lingkungan sosial. Contoh organisasi yang berada di
suatu kampus, maka organisasi itu harus menyesuaikan dengan budaya
kampus tersebut.
c) Organisasi-organisasi akan terus meluaskan batas-batas daerah
wewenangnya. Keberadannya akan bertambah besar dan kompleks.
d) Organisasi-organisasi akan terus mendeferensiasikan kegian-kegiatan
mereka sehingga menambah masalah integrasi dan koordinasi, karena
kompetitif dan perkembangan iptek yang cepat.
e) Perhatian terhadap mutu kehidupan kerja akan meningkatkan. Karena
pesaing semakin besar, maka kualitas harus ditingkatkan.
f) Penekanan lebih besar pada saran dan bujukan daripada pemaksanaan
yang didasarkan pada kekuasaan sebagai alat koordinasi kegiatan dan
fungsi organisasi.
g) Para peserta di semua tingkat organisasi akan lebih berpengaruh.
h) Nilai dan gaya hidup orang dan kelompok dalam organisasi akan
terdapat lebih banyak ragamnya. Karena peluang antara pria dan wanita
sama, dari sisi etnis juga sama.
i) Penilaian terhadap prestasi organisasi akan lebih sulit. Karena
organisasi selalu berkembang, maka standar yang baku sudah tidak
memadai lagi.
j) Proses perubahan berencana dengan keterlibatan para peserta yang
meluas akan dilembagakan/ diformalkan.
k) Gerakan menjauh selalu tercipta dari organisasi stabil mekanistik
menuju ke arah sistem yang adaptif yang tanggap terhadap perubahan.

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 42


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

Perubahan dinamis dalam sifat organisasi akan selalu meningkalkan


jurang/ gap antara pengetahuan dan penerapannya, namun demikian
kemajuan terus ada.
3. Pendekatan Tujuan
Pendekatan tujuan untuk menjelaskan efektivitas didasarkan suatu
gagasan bahwa organisasi diciptakan sebagai alat untuk mencapai tujuan
organisasi. Pendekatan tujuan organisasi dibentuk dengan maksud
mencapai tujuan. Seorang ahli praktek dan penulis dalam manajemen dan
perilaku keorganisasian, Gibson (1989 : 27) menyatakan : “yang diartikan
dengan efektivitas adalah pencapaian sasaran yang telah disepakati atas
usaha bersama. Tingkat pencapaian sasaran itu menunjukkan tingkat
efektivitas. Gagasan bahwa organisasi maupun kelompok dan individu itu
harus dievaluasi dari segi pencapaian tujuan, telah diterima umum secara
luas. Pendekatan tujuan menunjukkan bahwa organisasi dibentuk dengan
tujuan tertentu, bekerja secara rasional dan berusaha mencapai tujuan
tertentu – yakni prinsip dasar dari masyarakat Barat sekarang ini. Meski
pendekatan tujuan ini kelihatan sederhana, tetapi mengandung juga
beberapa persoalan. Beberapa kesulitan yang dikenal secara luas meliputi :
a) Pencapaian tujuan tidak dapat segera diukur pada organisasi yang tidak
memproduksi barang-barang yang berwujud (tangible outputs).
b) Organisasi berusaha mencapai lebih dari satu tujuan dan tercapainya
satu tujuan sering kali dihalangi atau mengurangi kemampuannya untuk
mencapai tujuanyang lain.
c) Adanya beberapa tujuan “resmi” yang harus dicapai dan disepakati oleh
semua anggota, adalah diragukan. Banyak ahli riset menyatakan
kesulitan untuk mendapatkan persetujuan di antara para manajer
mengenai tujuan khusus dari organisasi mereka.

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 43


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

Pendekatan tujuan terdapat beberapa persoalan, tetapi


pendekatan itu mempunyai pengaruh yang besar sekali terhadap
perkembangan manajemen dan teori serta praktek tingkah laku
keorganisasian. Pembahasan pada waktu sekarang ini menunjukkan
pentingnya tujuan organisasi dalam pengambilan keputusan strategis
dan pembedaan antara memaksimumkan tujuan (maximizing goals) dan
mengoptimumkan tujuan (optimizing goals). Pengambilan keputusan
strategis memerlukan perhatian khusus terhadap tujuan organisasi,
pada waktu organisasi menghadapi lingkungannya, karena lingkungan
itu sangat tidak menentu dan bermacam-macam, maka organisasi harus
puas dengan mencapai tujuan yang mungkin tercapai dan bukannya
tujuan akhir.
Proses yang sebenarnya dari penjelasan hasil karya jauh lebih
sukar daripada yang disangka orang. Dikatakan bahwa manajer harus
memimpin organisasi sedemikian rupa sehingga dapat mencapai tujuan
semaksimum mungkin dengan penggunaan sumber secara efisien.
Adapun pendekatan efektivitas kinerja organisasi seperti yang
dikemukakan England (1991:67) adalah :
a) The Bass Model
1) The degree to which it is productive, profitable, self maintaining,
and so fort (Tingkat produktivitas, menguntungkan, mandiri dan
sebagainya).
2) The degree to which it is of value to it is member (Tingkat
manfaatnya bagi anggotanya).
3) The degree to which it and its members are of value to society
(Tingkat manfaat organisasi dan anggotanya bagi masyarakat).

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 44


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

b) The Yochman-searchore Model


1) Organisasi sebagai sistem terbuka
2) Efektivitas organisasi sama dengan posisi tawar menawar
3) Penguasaan sumber-sumber langkah dan berharga
4) Kontrol lingkungan

c) The Bennis Model


Model ini yang terpenting dalam kriteria efektivitas kinerja
organisasi adalah perhatiannya terhadap masalah adaptasi pada
perubahan.
Oleh karena itu, dalam penelitian ini menggunakan
pendekatan Model Bass yang intinya :
a) Adanya produktivitas, maksudnya seberapa jauh pencapaian
tujuan yang berupa produk dari setiap orang dalam organisasi.
b) Adanya pemanfaatan, maksudnya seberapa jauh pencapaian
tujuan yang berupa kemanfaatan bagi dirinya dan orang lain.

4. Pengertian Iklim Organisasi


Para ahli dari Barat mengartikan iklim organisasi sebagai suatu
unsur fisik, di mana iklim dapat sebagai suatu atribusi dari organisasi atau
sebagai suatu atribusi daripada persepsi individu sendiri. Duncon (1972)
mencirikan iklim organisasi sebagai keseluruhan faktor-faktor fisik dan
sosial yang terdapat dalam sebuah organisasi. Menurut model Pines
(1982), iklim kerja sebuah organisasi dapat diukur melalui empat dimensi
sebagai berikut :
a) Dimensi Psikologikal, yaitu meliputi variabel seperti beban kerja,
kurang otonomi, kurang pemenuhan sendiri (self-fulfilment clershif),
dan kurang inovasi.

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 45


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

b) Dimensi Struktural, yaitu meliputi variabel seperti fisik, bunyi dan


tingkat keserasian antara keperluan kerja dan struktur fisik.
c) Dimensi Sosial, yaitu meliputi aspek interaksi dengan klien (dari segi
kuantitas dan ciri-ciri permasalahannya), rekan sejawat (tingkat
dukungan dan kerja sama), dan penyelia-penyelia (dukungan dan
imbalan).
d) Dimensi Birokratik, yaitu meliputi Undang-undang dan peraturan-
peraturan konflik peranan dan kekaburan peranan.
Kemudian dikemukakan oleh Simamora (2001 : 81) disebutkan
bahwa iklim organisasi adalah lingkungan internal atau psikologi
organisasi. Iklim organisasi mempengaruhi praktik dan kebijakan SDM
yang diterima oleh anggota organisasi. Perlu diketahui bahwa setiap
organisasi akan memiliki iklim organisasi yang berbeda.
Keanekaragaman pekerjaan yang dirancang di dalam organisasi, atau
sifat individu yang ada akan menggambarkan perbedaan tersebut.
Semua organisasi tentu memiliki strategi dalam memanajemen SDM.
Iklim organisasi yang terbuka memacu pegawai untuk
mengutarakan kepentingan dan ketidakpuasan tanpa adanya rasa
takut akan tindakan balasan dan perhatian. Ketidakpuasan seperti itu
dapat ditangani dengan cara yang positif dan bijaksana. Iklim
keterbukaan, bagaimanapun juga hanya tercipta jika semua anggota
memiliki tingkat keyakinan yang tinggi dan mempercayai keadilan
tindakan. Iklim organisasi penting untuk diciptakan karena merupakan
persepsi seseorang tentang apa yang diberikan oleh organisasi dan
dijadikan dasar bagi penentuan tingkah laku anggota selanjutnya. Iklim
ditentukan oleh seberapa baik anggota diarahkan, dibangun dan
dihargai oleh organisasi.

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 46


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

Batasan pengertian iklim organisasi itu bisa dilihat dalam


dimensi iklim organisasi. Kelneer (1990) sebagaimana dikutip oleh Lila
(2002) menyebutkan enam dimensi iklim organisasi sebagai berikut :
a) Flexibility conformity
Fleksibilitas dan comfomity merupakan kondisi organisasi yang
untuk memberikan keleluasan bertindak bagi pegawai serta
melakukan penyesuaian diri terhadap tugas-tugas yang diberikan.
Hal ini berkaitan dengan aturan yang ditetapkan organisasi,
kebijakan dan prosedur yang ada. Penerimaan terhadap ide-ide
yang baru merupakan nilai pendukung di dalam mengembangkan
iklim organisasi yang kondusif demi tercapainya tujuan organisasi.
b) Resposibility
Hal ini berkaitan dengan perasaan pegawai mengenai
pelaksanaan tugas organisasi yang diemban dengan rasa
tanggung jawab atas hasil yang dicapai, karena mereka terlibat di
dalam proses yang sedang berjalan.
c) Standards
Perasaan karyawan tentang kondisi organisasi dimana
manajemen memberikan perhatian kepada pelaksanaan tugas
dengan baik, tujuan yang telah ditentukan serta toleransi terhadap
kesalahan atau hal-hal yang kurang sesuai atau kurang baik.
d) Reward
Hal ini berkaitan dengan perasaan karyawan tentang penghargaan
dan pengakuan atas pekerjaan yang baik.
e) Clarity
Terkait dengan perasaan pegawai bahwa mereka mengetahui apa
yang diharapkan dari mereka berkaitan dengan pekerjaan,
peranan dan tujuan organisasi.

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 47


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

f) Tema Commitment
Berkaitan dengan perasaan karyawan mengenai perasaan bangga
mereka memiliki organisasi dan kesediaan untuk berusaha lebih
saat dibutuhkan.
Sementara itu Lussier (1996) sebagaimana dikutip olah Barkah
(2002) mengatakan sejelasnya yaitu :
1) Struktur, merupakan tingkat paksaan yang dirasakan pegawai
karena adanya peraturan dan prosedur yang terstruktur atau
tersusun.
2) Responbility, merupakan tingkat pengawasan yang dilakukan
organisasi dan dirasakan oleh para pengawai.
3) Reward, merupakan tingkat penghargaan yang diberikan atas
usaha pegawai .
4) Warmt, berkaitan dengan tingkat kepuasan pegawai yang
berkaitan dengan kepegawaian dalam organisasi.
5) Support, berkaitan dengan dukungan kepada pegawai di dalam
melaksanakan tugas-tugas organisasi. Dukungan seperti dapat
berasal dari pimpinan ataupun rekan kerja.
6) Organizational identity and loyalty, berkaitan dengan perasaan
bangga akan keberadaannya dalam organisasi dan kesetiaan
yang ditunjukkan selama masa kerjanya.
7) Risk, berkaitan dengan pegawai diberi ruang untuk melakukan
atau mengambil resiko dalam menjalankan tugas sebagai sebuah
tantangan.
Menurut www.cats.ucsc.edu (2002:24) dijelaskan what is
organizational climate? It can be described as adalah combination of
shared history, expecatations,unwritten rules and social mores that
affects the behavior of everyone in adalahorganization. Or, more

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 48


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

simply, it is a set of underlying beliefs that are always there to color the
perceptions of actions and communications.

Iklim organisasi ini bisa digambarkan/ dideskripsikan sebagai


kombinasi pembagian sejarah, harapan, hukum yang tidak tertulis dan
sosial yang mempengaruhi kebiasaan/tingkah laku dari setiap orang di
dalam organisasi. Atau secara mudahnya, ini suatu garis kepercayaan
yang selalu mewarnai persepsi dari setiap tindakan dan komunikasi).
Sedangkan menurut Steers (1985:101) iklim organisasi merupakan
lingkungan internal yang mewakili faktor-faktor dalam organisasi yang
menciptakan kultur dan lingkungan sosial dimana aktivitas-aktivitas
pencapaian tujuan berlangsung. Berdasarkan pendapat di atas, berarti
bahwa iklim organisasi meliputi beberapa unsur yang bisa menjadikan
organisasi dijiwai oleh semua anggotanya. Hal ini membawa iklim
organisasi dalam penelitian ini ke arah pendapat Pines seperti di atas.

5. Pengertian Etos Kerja


Setiap organisasi yang selalu ingin maju, akan melibatkan anggota
untuk meningkatkan mutu kinerjanya, diantaranya setiap organisasi harus
memiliki etos kerja.
Etos menurut Geertz (dalam Taufik Abdullah, 1986) diartikan sebagai
sikap yang mendasar terhadap diri dan dunia yang dipancarkan hidup.
Sedangkan kerja,menurut Abdullah (1986), secara lebih khusus dapat
diartikan sebagai usaha komersial yang menjadi suatu keharusan demi
hidup, atau sesuatu yang imperatif dari diri, maupun sesuatu yang terkait
pada identitas diri yang telak bersifat sakral. Identitas diri yang terkandung
di dalam hal ini, adalah sesuatu yang telah diberikan oleh tuntutan religius
(agama).

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 49


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

Apabila mengintroduksi pendapat Anoraga dan Suryanti (1995),


maka etos kerja diartikan sebagai pandangan dan sikap suatu bangsa atau
umat terhadap kerja.
Berpijak pada pengertian bahwa etos kerja menggambarkan suatu
sikap, maka dapat ditegaskan bahwa etos kerja mengandung makna
sebagai aspek evaluative yang dimiliki oleh individu (kelompok) dalam
memberikan penilaian terhadap kegiatan kerja.
Mengingat kandungan yang ada dalam pengertian etos kerja, adalah
unsure penilaian, maka secara garis besar dalam penilaian itu, dapat
digolongkan menjadi dua, yaitu penilaian positif dan negatif.
Berpangkal tolak dari uraian itu, maka menurut bahwa suatu individu
atau kelompok masyarakat dapat dikatakan memiliki etos kerja yang tinggi,
apabila menunjukkan tanda-tanda sebagai berikut :
a) Mempunyai penilaian yang sangat positif terhadap hasil kerja manusia.
b) Menempatkan pandangan tentang kerja, sebagai suatu hal yang amat
luhur bagi eksistensi manusia.
c) Kerja yang dirasakan sebagai aktivitas yang bermakna bagi kehidupan
manusia.
d) Kerja dihayati sebagai suatu proses yang membutuhkan ketekunan dan
sekaligus sarana yang penting dalam mewujudkan cita-cita,
e) Kerja dilakukan sebagai bentuk ibadah.
Sedangkan bagi individu atau kelompok masyarakat, yang dimiliki
etos kerja yang rendah, maka akan menunjukkan ciri-ciri yang sebaliknya,
yaitu;
1) Kerja dirasakan sebagai suatu hal yang membebani diri,
2) Kurang dan bahkan tidak menghargai hasil kerja manusia,
3) Kerja dipandang sebagai suatu penghambat dalam memperoleh
kesenangan,

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 50


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

4) Kerja dilakukan sebagai bentuk keterpaksaan,


5) Kerja dihayati hanya sebagai bentuk rutinitas hidup.
Etos kerja yang dimiliki oleh seseorang atau kelompok masyarakat,
akan menjadi sumber motivasi bagi perbuatannya. Apabila dikaitkan dengan
situasi kehidupan manusia yang sedang “membangun”, maka etos kerja
yang tinggi akan dijadikan sebagai prasyarat yang mutlak, yang harus
ditumbuhkan dalam kehidupan itu. Karena hal itu akan membuka
pandangan dan sikap kepada manusianya untuk menilai tinggi terhadap
kerja keras dan sungguh-sungguh, sehingga dapat mengikis sikap kerja
yang asal-asalan, tidak berorientasi terhadap mutu atau kualitas yang
semestinya.
Nitisemito (1996:97) mengatakan bahwa indikasi turun/ rendahnya
semangat dan kegairahan kerja antara lain :
a) Turun/ rendahnya produktivitas
b) Tingkat absensi yang naik/ rendah
c) Labour turnover (tingkat perputaran buruh) yang tinggi
d) Tingkat kerusuhan yang naik
e) Kegelisahan dimana-mana
f) Tuntutan yang sering terjadi
g) Pemogokan
Berdasarkan beberapa pengertian di atas, maka dapat disimpulkan
etos kerja adalah sikap yang mendasar baik yang sebelum, proses dan hasil
yang bisa mewarnai manfaat suatu pekerjaan. Jadi etos kerja dalam
penelitian ini mengacu kepada apa yang dikemukakan Anoraga dan
Suryanti seperti di atas.

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 51


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

6. Nilai-nilai dalam Etos Kerja


Daya pendorong bagi pendisiplinan jajaran kerja diberikan oleh
Herzberg.Dasar bagi gagasannya adalah bahwa faktor-faktor yang
memenuhi kebutuhan orang akan pertumbuhan psikologis, khususnya
tanggung jawab dan etos kerja untuk mencapai tujuan yang efektif.
Herzberg yang dikutip oleh Gibson (1989:231) menunjukkan bahwa untuk
mencapai tujuan organisasi yang baik diperlukan orang yang memiliki
kemampuan yang tepat, termasuk etos kerja. Beberapa penelitian riset
mendukung asumsi bahwa etos kerja merupakan faktor penting yang
menentukan pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik dan bertambahnya
kepuasan. Ford menyatakan bahwa 17-18 percobaan di sebuah organisasi
memperlihatkan peningkatan yang positif sesudah adanya etos kerja.
Penelitian tersebut menyatakan bahwa etos kerja memberikan prestasi yang
lebih baik dan kepuasan yang lebih baik pula.

7. Pengertian Disiplin Kerja


Menurut Nitisemito (1986:199) menyatakan masalah kedisiplinan
kerja, merupakan masalah yang perlu diperhatikan, sebab dengan adanya
kedisiplinan, dapat mempengaruhi efektivitas dan efisiensi pencapaian
tujuan organisasi.
Sedangkan menurut Greenberg dan Baron (1993:104) memandang
disiplin melalui adanya hukuman. Disiplin kerja, pada dasarnya dapat
diartikan sebagai bentuk ketaatan dari perilaku seseorang dalam mematuhi
ketentuan-ketentuan ataupun peraturan-peraturan tertentu yang berkaitan
dengan pekerjaan, dan diberlakukan dalam suatu organisasi atau
perusahaan (Subekti D., 1995).

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 52


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

Jadi disiplin kerja adalah bentuk ketaatan sikap dan tingkah laku
prajurit yang dapat mempengaruhi efektivitas kinerja Garnisun Tetap III
Surabaya. Dilihat dari sisi manajemen, terjadinya disiplin kerja itu akan
melibatkan dua kegiatan pendisiplinan :
a) Preventif,
Pada pokoknya, dalam kegiatan ini bertujuan untuk mendorong disiplin
diri di antara para karyawan, agar mengikuti berbagai standar atau
aturan. Sehingga penyelewengan kerja dapat dicegah.
b) Korektif,
Kegiatan yang ditujukan untuk menangani pelanggaran terhadap aturan
dan mencoba untuk menghindari pelanggaran-pelanggaran lebih lanjut
(Heldjrachman dkk, 1990). Perlu disadari bahwa untuk menciptakan
disiplin kerja dalam organisasi/perusahaan dibutuhkan adanya :
1) Tata tertib/ peraturan yang jelas.
2) Penjabaran tugas dari wewenang yang cukup jelas.
3) Tata kerja yang sederhana, dan mudah diketahui oleh setiap
anggota dalam organisasi.
Menurut Byars and Rue (1995:357) menyatakan ada beberapa hal
yang dapat dipakai, sebagai indikasi tinggi rendahnya kedisplinan kerja
karyawan, yaitu : Ketepatan waktu, kepatuhan terhadap atasan, peraturan
terhadap perilaku terlarang, ketertiban terhadap peraturan yang
berhubungan langsung dengan produktivitas kerja
Sedangkan Cenzo dan Robbins (1994:451) mengemukakan tipe
permasalahan dalam kedisiplinan, antara lain : kehadiran, perilaku dalam
bekerja (dalam lingkungan kerja), ketidakjujuran, aktivitas di luar lingkungan
kerja. Jadi penelitian ini menganalisis nilai-nilai dalam disiplin kerja yaitu
mengenai ketepatan waktu dan kepatuhan terhadap atasnya, seperti yang
dikemukakan Byars dan Rue.

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 53


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

E. Pengertian Prestasi Kerja


Pengertian prestasi kerja disebut juga sebagai kinerja atau dalam
bahasa Inggris disebut dengan performance. Pada prinsipnya, ada istilah lain
yang lebih menggambarkan pada “prestasi” dalam bahasa Inggris yaitu kata
“achievement”. Tetapi karena kata tersebut berasal dari kata “to achieve” yang
berarti “mencapai”, maka dalam bahasa Indonesia sering diartikan menjadi
“pencapaian” atau “apa yang dicapai”. (Ruky:15)Bernardin dan Russel
(1993:378) memberikan definisi tentang prestasi kerja sebagai berikut :
“performance is defined as the record of outcome produced on a specified
jobfunction or activity during a specified time period” (Prestasi kerja
didefinisikan sebagai catatan dari hasil-hasil yang diperoleh melalui fungsi-
fungsi pekerjaan tertentu atau kegiatan selama tempo waktu tertentu).
Dari definisi diatas dapat dipahami bahwa prestasi kerja lebih
menekankan pada hasil atau yang diperoleh dari sebuah pekerjaan sebagai
kontribusi pada perusahaan.Rahmanto menyebutkan prestasi kerja atau
kinerja sebagai tingkat pelaksanaan tugas yang bisa dicapai oleh seseorang,
unit, atau divisi, dengan menggunakan kemampuan yang ada dan batasan-
batasan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan perusahaan. (www.
Feunpak. web. Id/ jima/isna.txt)

Pengertian Penilaian Prestasi Kerja


Pada sub-bab di atas telah dijelaskan mengenai prestasi kerja,
namun bagaimanakah definisi “penilaian”? Muchinsky (1993:217)
mendefinisikan penilaian sebagai berikut : “ a systematic review of an
individual employee’s performance on the job which is used to evaluate the
effectiveness of his or her work”. (suatu peninjauan yang sistematis
terhadap prestasi kerja individu karyawan dalam pekerjaan yang digunakan
untuk mengevaluasi efektivitas kerja).

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 54


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

Penilaian prestasi kerja dalam bahasa inggris disebut sebagai


performace appraisal. Pada kamus Manajemen SDM dan Perilaku
Organisasi (Tunggal, 1997:48) berarti suatu proses organisasi menilai
performa individu. Sedangkan Bittel (1996:233) menyebutkan suatu evaluasi
formal dan sistematis tentang seberapa baik seseorang melakukan
tugasnya dan memenuhi perannya yang sesuai dalam organisasi.
Blanchard dan Spencer (1982:100) menyebutkan penilaian
prestasi kerja merupakan proses organisasi yang mengevaluasi prestasi
kerja karyawan terhadap pekerjaannya. Esensinya, supervisor dan
karyawan secara formal melakukan evaluasi terus menerus. Kebanyakan
mereka mengacu pada prestasi kerja sebelumnya dan mengevaluasi untuk
mengetahui apa yang akan dilakukan selanjutnya. Ketika prestasi kerja tidak
memenuhi syarat, maka manajer atau supervisor harus mengambil
tindakan, demikian juga apabila prestasi kerjanya bagus maka perilakunya
perlu dipertahankan. Putti dalam bukunya A Manager’s Primer on
Performance Appraisal,sebagaimana yang dikutip oleh Achmad S. Ruky
(2002:12-13), terdapat beberapa definisi penilaian prestasi kerja yakni :
a) Roger Belows, dalam Psycology of Personnal in Business Industry,
Prentice Hall, New Jersey 1961, p.370 mendefinisikan suatu penilaian
periodik atas nilai seorang individu karyawan bagi organisasinya,
dilakukan oleh atasannya atau seseorang yang berada dalam posisi
untuk mengamati atau menilai prestasi kerjanya.
b) Dale S. Beach, The management of People at Work, Mac Milian New
York, 1970 p.257, mendifinisikan sebuah penilaian sistimatis atas individu
karyawan mengenai prestasinya dalam pekerjaannya dan potensinya
untuk pengembangan.
c) Bernardin dan Russel (1993:379), mendefinisikan suatu cara mengukur
kontribusi individu (karyawan) kepada organisasi tempat mereka bekerja.

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 55


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

d) Cascio (1992:267), mendefinisikan sebuah gambaran atau diskripsi


sistimatis tentang kekuatan dan kelemahan yang terkait dengan
pekerjaan dari seseorang atau satu kelompok.Dari beberapa definisi di
atas dapat disimpulkan bahwa penilaian prestasi kerja merupakan cara
sistematis untuk mengevaluasi prestasi, kontribusi, potensi dan nilai dari
seorang karyawan oleh orang-orang yang diberi wewenang perusahaan
sebagai landasan pengembangan dan sebagainya.

2. Tujuan Penilaian Prestasi Kerja


Perusahaan maupun organisasi menggunakan penilaian prestasi
kerja bagi para karyawan atau individu mempunyai maksud sebagai langkah
administratif dan pengembangan. Secara administratif, perusahaan atau
organisasi dapat menjadikan penilaian prestasi kerja sebagai acuan atau
standar di dalam membuat keputusan yang berkenaan dengan kondisi
pekerjaan karyawan, termasuk untuk promosi pada jenjang karir yang lebih
tinggi, pemberhentian, dan penghargaan atau penggajian. Sedangkan untuk
pengembangannya adalah cara untuk memotivasi dan meningkatkan
keterampilan kerja, termasuk pemberian konseling pada perilaku karyawan
dan menindak-lanjuti dengan pengadaan training (Gomez, 2001:226).
Cherrington (1995:276) menambahkan tujuan lainnya antara lain untuk
mengidentifikasi kebutuhan training untuk kepentingan karyawan agar
tingkat kemampuan dan keahliannya pada suatu pekerjaan dapat
ditingkatkan pada level yang lebih tinggi. Kemudian diintegrasikan pada
perencanaan sumberdaya manusia yang dihubungkan pada fungsi-fungsi
SDM. Lebih jelasnya, penilaian prestasi kerja mempunyai tujuan
(Rahmanto) untuk :
a) Membedakan tingkat prestasi kerja setiap karyawan.
b) Pengambilan keputusan administrasi seperti : seleksi, promosi,retention,
demotion, transfer, termination, dan kenaikan gaji.
c) Pemberian pinalti seperti : bimbingan untuk meningkatkan motivasi dan
diklat untuk mengembangkan keahlian.

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 56


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

Dari beberapa tujuan penilaian prestasi kerja di atas, dapat


diklasifikasikan melalui persentase mayoritas perusahaan yang
menggunakan untuk kepentingan yang sama pada 26 perusahaan Amerika,
25 perusahaan Inggris, dan Korea yang beroperasi di negara Malaysia.
Penelitian yang dilakukan oleh Tan dan Torrington (1998) sebagai berikut :
1) Alasan terpenting bagi perusahaan Amerika untuk menerapkan sistem
penilaian prestasi kerja karyawan adalah sebagai dasar bagi kenaikan
gaji (81%), keputusan promosi (77%), pelatihan dan pengembangan
(68%), dan pembinaan (60%).
2) Urutan pada perusahaan Inggris ada sedikit perbedaan, yaitu keputusan
promosi (88%), pelatihan dan pengembangan (75%), dan penentuan
kenaikan gaji (67%).
3) Pada perusahaan Korea yang beroperasi di Malaysia, penilaian prestasi
kerja karyawan sebagai dasar keputusan promosi (75%), pelatihan
(57%), perencanaan sumber daya manusia (50%), dan penentuan
kenaikan gaji (36%).
Dari data di atas, dapat diketahui bahwa setiap perusahaan di
dalam menetapkan tujuan penilaian prestasi kerja tidak ada yang
diprioritaskan atau hanya memiliki satu tujuan saja dari beberapa tujuan
yang ada.

3. Beberapa Bentuk Proses Penilaian Prestasi Kerja


a. Carol and schneir
Carroll dan Schneir membuat model penilaian prestasi kerja yang
mencakup ketiga aspek di dalamnya, antara lain: identification,
measurement, dan management mengenai prestasi kerja karyawan di
dalam organisasi.
1) Identification
Mengidentifikasi segala ketentuan yang menjadi area kerja
seorang manajer untuk melakukan uji penilaian prestasi kerja.
Identifikasi secara rasional dan legal memerlukan sistem pengukuran

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 57


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

berdasarkan job analysis. Sistem penilaian akan terfokus pada


prestasi kerja yang mempengaruhi keberhasilan organisasi dari pada
karateristik yang tidak berhubungan dengan prestasi kerja seperti
ras, umur, dan jenis kelamin. Dimensi ini langkah awal yang penting
di dalam proses penilaian. Apabila dimensi yang signifikan itu gagal,
moril karyawan yang diinginkan untuk mendapatkan tipe karyawan
yang bekerja dengan baik pada dimensi tersebut tidak akan diterima
dan dihargai. Apabila sudah tidak relevan dan dimensi tersebut tidak
dihiraukan maka karyawan merasa bahwa proses penilaian tidak
memiliki arti secara keseluruhan.
b) Measurement
Pengukuran (measurement) merupakan bagian tengah dari
sistem penilaian, guna membentuk managerial judgment prestasi kerja
karyawan yang memilah hasil baik-buruknya. Pengukuran prestasi kerja
yang baik harus konsisten melalui organisasi. Sehingga seluruh manajer
di dalamnya
diharuskan menjaga standar tingkat perbandingannya.
Pengukuran prestasi kerja karyawan melibatkan sejumlah ketetapan
untuk merefleksikan perilaku karyawan pada pengenalan beberapa
karakteristik maupun dimensi. Secara tehnis, sejumlah ketetapan itu
seperti halnya predikat exellent (sempurna), good (baik), average
(cukup), dan Poor (kurang) dapat digunakan dengan pemberian nomor
dari 1 hingga 4 untuk tingkatan prestasi kerja karyawan. Dari segi alat
pengukuran, Gomez-Mejia dkk (2001:227). memiliki format penilaian
yang diklasifikasikan pada dua cara : (1) the type of judgment that is
required (relative or absolute), dan (2) the focus of the measure
(trait,behavior, or outcome).

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 58


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

F. Kerangka Pikir Gambar 1.5. Skema kerangka pikir

UU N0 43 TAHUN 1999
UUUU POKOK-POKOK
TENTANG
KEPEGAWAIAN

Permendagri No.14.Tahun
Kep. Menpan No.61 Tahun 2005
2000 (Pedoman Analisis Jabatan di
(Tentang pedoman analisis Lingkungan Departemen
jabatan) Dalam Negeri dan
Kep. Menpan No. 75 Tahun Permendagri No.12 Tahun
2004 2008
(Tentang Pedoman (Pedoman analisis beban
kerja di lingkungan
Perhitungan Kebutuhan
Departemen Dalam Negeri
Pegawai Berdasarkan dan Pemerintah Daerah)
ANALISIS BEBAN KERJA

JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN

JUMLAH BEBAN KERJA UNIT

JUMLAH KEBUTUHAN PEGAWAI

EFEKTIVITAS DAN EFESIENSI JABATAN

EFEKTIVITAS DAN EFESIENSI UNIT

PRESTASI JABATAN

PRESTASI UNIT

INFORMASI ANALISIS JABATAN


- OVER LOAD
- UNDER LOAD
MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR
- ON –LOAD 59
ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif sifatnya deskriptif analitik

B. Lokasi Penelitian

Kajian analisis beban kerja organisasi pemerintah daerah ini dibatasi


pada 5 lokus dengan menggunakan pendekatan kriteria kawasan timur
Indonesia yaitu wilayah yang terletak di perairan yuridiksi nasional, dihitung
mulai Selat Lombok, Selat Makassar, Laut Sulawesi ke arah timur meliputi :

1. Provinsi Sulawesi Utara (Kota Manado)

2. Provinsi Gorontalo (Kab. Gorontalo)

3. Provinsi Bali (Kab.Jembrana)

4. Provinsi Sulawesi Selatan (Kab. Sidrap)

5. Provinsi Sulawesi Tengah (Kota Palu)

C. Informan
Pada pendekatan kualitatif penekanan pemilihan respondennya
didasarkan pada kualitasnya bukan pada jumlah. Ketepatan dalam memilih
responden merupakan salah satu kunci keberhasilan penelitian kualitatif. Oleh
karenanya untuk mendapatkan informasi yang mendalam dilakukan proses
wawancara (inDeept Interview ). Format wawancara ini tak berstruktur dan
sifatnya terbuka yang ditujukan kepada informan. Informan yang dimaksud

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 60


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

dalam penelitian ini adalah Tim/Unit yang terdiri dari unsur pegawai yang
diberikan tugas untuk melakukan analisis beban kerja pada lokus meliputi :

A. Asisten administrasi dan pemerintahan

B. Kepala Bagian Organisasi dan Tata Laksana

C. Kepala Bappeda

D. Kepala Sekretariat lingkup Bappeda

E. Kepala Bagian lingkup Bappeda

F. Kepala Dispenda

G. Kepala Sekretariat lingkup Dispenda

H. Kepala Bagian lingkup Dispenda

I. Kepala Inspektorat

J. Kepala Sekretariat lingkup Inspektorat

K. Kepala Bagian lingkup Inspektorat

Selain informan, juga akan diedarkan formulir pengukuran beban kerja


yang terdiri dari lima formulir sebagai tambahan informasi dari seluruh pejabat
struktural mencakup eselon IV yang terdapat Sekretariat Daerah lingkup bagian
organisasi dan tata laksana, Bappeda, Dispenda, Inspektorat.

D. Jenis dan Sumber Data

1. Data Primer
Data primer ialah data yang berasal dari sumber asli atau pertama.
Data ini tidak tersedia dalam bentuk terkompilasi ataupun dalam bentuk file-
file. Data ini harus dicari melalui nara sumber atau dalam istilah teknisnya
responden, yaitu orang yang kita jadikan obyek penelitian atau orang yang

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 61


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

kita jadikan sebagai sarana mendapatkan informasi ataupun data. Data


primer diambil secara langsung dari lokus penelitian melalui Wawancara
(inDeept Interview) dan di dalam wawancara (interview) tersebut juga
dilampirkan formulir pengukuran beban kerja.

Formulir Pengukuran beban kerja ini meliputi :

a. Form A pengumpulan data beban kerja


b. Form B inventarisasi jumlah pemangku jabatan
c. Form C rekapitulasi jumlah beban kerja jabatan
d. Form D perhitungan kebutuhan pejabat/pegawai, tingkat efisiensi jabatan
(ej) dan prestasi kerja jabatan (pj)
e. Form E rekapitulasi kebutuhan pejabat/pegawai, tingkat efisiensi unit
(eu) dan prestasi kerja unit (pu)

2. Data Sekunder
Selain data primer yang dikumpul melalui wawancara dan formulir
pengukuran beban kerja, juga dikumpulkan data sekunder berupa tugas
pokok dan fungsi, rincian tugas dan rincian kegiatan dari Sekretariat
Daerah, Bappeda, Dispenda, Inspektorat juga dokumen-dokumen tertulis
pemerintah daerah, seperti struktur organisasi dari tiap lokus serta data
mengenai jumlah pegawai menurut pendidikan, golongan, dan eselon, pada
tiap lokus yang dianggap relevan dengan masalah penelitian.

E. Metode Pengumpulan Data


Untuk memperoleh data sesuai tujuan penelitian, maka kajian analisis
beban kerja organisasi pemerintah daerah dilaksanakan secara sistematis
dengan tahapan metode pengumpulan data sebagai berikut :
a. Wawancara

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 62


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

Wawancara adalah metode pengambilan data dengan cara


menanyakan sesuatu kepada seseorang responden, caranya adalah
dengan bercakap-cakap secara tatap muka untuk mengumpulkan data dan
informasi tentang masalah beban kerja.

Pada penelitian ini wawancara akan dilakukan dengan menggunakan


pedoman wawancara. interview serta mencantumkan isu-isu yang harus
diliput tanpa menentukan urutan pertanyaan, bahkan memungkin tidak
terbentuk pertanyaan yang eksplisit.

Pedoman wawancara digunakan untuk mengingatkan interviewer


mengenai aspek-aspek apa yang harus dibahas, juga menjadi daftar
pengecek (check list) apakah aspek-aspek relevan tersebut telah dibahas
atau ditanyakan. Dengan pedoman demikian interviewer harus memikirkan
bagaimana pertanyaan tersebut akan dijabarkan secara kongkrit dalam
kalimat tanya, sekaligus menyesuaikan pertanyaan dengan konteks actual
saat wawancara berlangsung.

b. Kuesioner

Kuesioner adalah suatu teknik pengumpulan informasi yang


memungkinkan analis mempelajari sikap-sikap, keyakinan, perilaku, dan
karakteristik beberapa orang utama di dalam organisasi yang bisa
terpengaruh oleh sistem yang diajukan atau oleh sistem yang sudah ada.
Dengan menggunakan kuesioner, analisis berupaya mengukur apa yang
ditemukan dalam wawancara, selain itu juga untuk menentukan seberapa
luas atau terbatasnya sentimen yang diekspresikan dalam suatu
wawancara.

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 63


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

c. Observasi, dilakukan untuk melengkapi informasi yang diperoleh melalui


Wawancara dan pengisian formulir, artinya pengamatan langsung dilakukan
untuk mengetahui kepastian antara data yang diperoleh melalui wawancara
dan formulir isian dengan fakta pelaksanaan di lapangan.

F. Analisis data

Asumsi dasar yang digunakan dalam melakukan kajian analisis

beban kerja adalah sebagai berikut :

a. Organisasi sebagai wadah dan sistem kerjasama akan memberikan

keluaran berupa hasil kerja berdasarkan beban kerja

b. Beban kerja organisasi sesuai prinsip organisasi akan terbagi habis kepada

unit-unit terendah dan selanjutnya dari unit terbagi habis dalam jabatan-

jabatan.

c. Beban kerja dihitung berdasarkan volume kerja unit terendah untuk setiap

aktivitas kegiatan yang merupakan penjabaran dari uraian tugas unit

terendah dengan volume kerja dihitung pada periode 1 tahun (rutinitas 1

tahun).

d. Volume pekerjaan untuk setiap aktivitas kegiatan pada masing-masing unit

merupakan perkalian antara standar kemampuan rata-rata dalam norma

waktu dengan volume beban kerja.

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 64


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

e. Analisis kebutuhan pegawai didasarkan pada volume uraian tugas yang

dijabarkan dalam uraian kegiatan dibagi dengan norma waktu efektif 1

tahun.

Berdasarkan asumsi dasar tersebut data yang diperoleh melalui hasil


wawancara kemudian dianalisis dengan menggunakan teknik triangulasi secara
kualitatif dengan menggambarkan secara detail tentang gambaran rumusan
masalah Adapun penjelasan dari teknik analisis triangulasi adalah sebagai
berikut :

1. Mengorganisasikan data
Peneliti mendapatkan data langsung dari subjek melalui wawancara
mendalam (indepth inteviewer), dimana data tersebut direkam dengan tape
recoeder dibantu alat tulis lainya. Kemudian dibuatkan transkipnya dengan
mengubah hasil wawancara dari bentuk rekaman menjadi bentuk tertulis.
Data yang telah didapat dibaca berulang-ulang agar penulis mengerti benar
data atau hasil yang telah di dapatkan.

2. Pengelompokan berdasarkan kategori, tema dan pola jawaban


Pada tahap ini dibutuhkan pengertian yang mendalam terhadap data,
perhatian yang penuh dan keterbukaan terhadap hal-hal yang muncul di
luar apa yang ingin digali. Berdasarkan kerangka teori dan pedoman
wawancara, peneliti menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai
acuan dan pedoman dalam mekukan coding. Dengan pedoman ini, peneliti
kemudian kembali membaca transkip wawancara dan melakukan coding,
melakukan pemilihan data yang relevan dengan pokok pembicaraan. Data
yang relevan diberi kode dan penjelasan singkat, kemudian dikelompokan
atau dikategorikan berdasarkan kerangka analisis yang telah dibuat. Pada
penelitian ini, analisis dilakukan terhadap sebuah kasus yang diteliti. Peneliti

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 65


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

menganalisis hasil wawancara berdasarkan pemahaman terhadap hal-hal


diungkapkan oleh responden. Data yang telah dikelompokan tersebut oleh
peneliti dicoba untuk dipahami secara utuh dan ditemukan tema-tema
penting serta kata kuncinya. Sehingga peneliti dapat menangkap
pengalaman, permasalahan, dan dinamika yang terjadi pada subjek.

3. Menguji asumsi atau permasalahan yang ada terhadap data


Setelah kategori pola data tergambar dengan jelas, peneliti menguji
data tersebut terhadap asumsi yang dikembangkan dalam penelitian ini.
Pada tahap ini kategori yang telah didapat melalui analisis ditinjau kembali
berdasarkan landasan teori yang telah dijabarkan dalam bab II, sehingga
dapat dicocokkan apakah ada kesamaan antara landasan teoritis dengan
hasil yang dicapai. Walaupun penelitian ini tidak memiliki hipotesis tertentu,
namun dari landasan teori dapat dibuat asumsi-asumsi mengenai hubungan
antara konsep-konsep yang ada.

4. Mencari alternatif penjelasan bagi data


Setelah kaitan antara kategori dan pola data dengan asumsi
terwujud, peneliti masuk ke dalam tahap penejelasan. Dan berdasarkan
kesimpulan yang telah didapat dari kaitannya tersebut, penulis merasa perlu
mencari suatau alternatif penjelasan lain tentang kesimpulan yang telah
didapat. Sebab dalam penelitian kualitatif memang selalu ada alternatif
penjelasan yang lain. Dari hasil analisis, ada kemungkinan terdapat hal-hal
yang menyimpang dari asumsi atau tidak terfikir sebelumnya. Pada tahap ini
akan dijelaskan dengan alternatif lain melalui referensi atau teori-teori lain.
Alternatif ini akan sangat berguna pada bagian pembahasan, kesimpulan
dan saran.

5. Menulis hasil penelitian

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 66


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

Penulisan data subjek yang telah berhasil dikumpulkan merupakan


suatu hal yang membantu penulis untuk memeriksa kembali apakah
kesimpulan yang dibuat telah selesai. Dalam penelitian ini, penulisan yang
dipakai adalah presentase data yang didapat yaitu, penulisan data-data
hasil penelitian berdasarkan wawancara mendalam dan observasi dengan
subjek dan significant other. Proses dimulai dari data-data yang diperoleh
dari subjek dan significant other, dibaca berulang kali sehinggga penulis
mengerti benar permasalahanya, kemudian dianalisis, sehingga didapat
gambaran mengenai penghayatan pengalaman dari subjek. Selanjutnya
dilakukan interprestasi secara keseluruhan, dimana di dalamnya mencakup
keseluruhan kesimpulan dari hasil penelitian.

Data beban kerja yang telah berhasil dikumpulkan melalui Formulir


dianalisis dengan menggunakan teknik kuantitatif dan diolah secara sistematis,
dengan panduan standar normatif yang telah ditetapkan berdasarkan
Permendagri No. 12 tahun 2008 yakni :

a. Untuk menghitung jumlah kebutuhan pegawai/pejabat digunakan rumus :

Jumlah Kebutuhan Pegawai/Pejabat =

Jumlah beban kerja jabatan : Jam Kerja Efektif per tahun

Kolom (4) = Kolom (3) : JKE PER TAHUN

b. Untuk menghitung EJ (Efektivitas dan Efisiensi Jabatan) digunakan rumus :

Beban Kerja Jabatan


EJ =
Jumlah Pemangku Jabatan X Jam Kerja Efektif Per Tahun

Kolom (3)
Kolom (7) =
MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 67
Kolom (4) X 13000
ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

PJ (Prestasi Kerja Jabatan)/Kolom (8)” diisi dengan menggunakan pedoman :


a. EJ di atas 1,00 = A (Sangat
Baik)
b. EJ antara 0,90 – 1,00 = B (Baik)
c. EJ antara 0,70 – 0,89 = C (Cukup)
d. EJ antara 0,50 – 0,69 = D (Sedang)
e. EJ di bawah 0,50 = E (Kurang)

c. Untuk menghitung EU (Efektivitas dan Efisiensi Unit) digunakan rumus :

Beban Kerja Unit

EJ = --------------------------------------------------------------------

Jumlah Pegawai Unit X Jam Kerja Efektif Per Tahun

Kolom (3)

Kolom (7) = -----------------------------------

Kolom (4) X 13000

PU (Prestasi Kerja Unit) /Kolom (8)” diisi dengan menggunakan pedoman :


a. EU di atas 1,00 = A (Sangat Baik)
b. EU antara 0,90 – 1,00 = B (Baik)
c. EU antara 0,70 – 0,89 = C (Cukup)
d. EU antara 0,50 – 0,69 = D (Sedang)
e. EU di bawah 0,50 = E (Kurang)

DAFTAR PUSTAKA

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 68


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

Arikunto, Suharsimi.1998. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta:


Rineka Cipta.

Agung Praptapa.2007, “ Materi Kuliah Sistem Pengendalian Manajemen”.MM


UNSOED Purwokerto

Blau, M Peter dan M. W. Meyer. 1987. Birokrasi Masyarakat Modern, Edisi Kedua,
Alih Bahasa Gary Rachman Jusuf, UI-Press, Jakarta.

Burns and Peltason. 1966. Government By The People : The Dynamics of


American National, State and Local Government, Prentice-Hall, Inc.

Iskak, Aswad, 2003, Komunikasi dan Organisasi, UPFE UMY

Koontz, Harold and Heinz Weihrich. 1988, “Management”, Ninth Edition, Mc.Graw
Hill

Robbins, Stephen P, 1994, Teori Organisasi : Struktur, Desain dan Aplikasi,


Prentice Hal International dan Arcan.

Stuarts, 2002, Dasar-Dasar Organisasi, Gadjah Mada University Press

Suzanto, Boy, 2003,Studi Organisasi dan Perilaku Organisasi, Gadjah Mada


University Press

Robbins, Stephen P. 1994. Teori Organisasi : Struktur, Desain, dan Aplikasi, Edisi
Ketiga, Alih Bahasa Jusuf Udaya, Arcan, Jakarta.

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 69


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

Surie.H.G. 1987. Ilmu Administrasi Negara : Suatu Bacaan Pengantar, Gramedia,


Jakarta.

Thoha, Miftah. 2003. Birokrasi Politik di Indonesia, Cetakan Kedua, RajaGrafindo


Persada, Jakarta.

Thoha, Miftah. 2008. Jabatan Karir versus Jacksonisme, Makalah, www.geogle,


diakses 23 Januari 2009.

Peraturan
Undang–Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah

Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan


Pemerintah Antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah
Daerah Kabupaten/Kota

Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat


Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007

Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 4 Tahun 2005 tentang Pedoman Analisis
Jabatan di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah

Peraturan menteri dalam negeri Nomor 12 tahun 2008 Tentang pedoman


analisis beban kerja di lingkungan departemen dalam negeri dan pemerintah
daerah

Keputusan Men.PAN Nomor:KEP/61/M.PAN/6/2004 Tanggal 21 Juni 2004


Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan.

Keputusan Men.PAN Nomor:KEP/ 75/M.PAN/7/2004 Tanggal 23 Juli 2004 tentang


pedoman perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja dalam rangka
penyusunan formasi pegawai negeri sipil.

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 70


ANALISIS BEBAN KERJA
ORGANISASI PEMERINTAH DAERAH 2010

MUSKAMAL,S.Sos, M.Si, PKP2A II LAN MAKASSAR 71