Sistema de Gestin de la Calidad

ORDEN DEL DA
Objetivo de la sesin.
Reforzamiento de conocimientos del SGC.
Estructura documental del SGC.
Qu hacer y qu no hacer en una Auditora del SGC.
Ventajas de tener un sistema documentado.
Beneficios al obtener una certificacin.

OBJETIVOS

Tener los elementos necesarios para responder

adecuadamente a un auditor de sistemas de calidad.

Autoevaluar y reforzar los conocimientos del Sistema

de Gestin de la Calidad.

ESTRUCTURA DOCUMENTAL
LISTA DE DOCUMENTACIN DEL SGC
DOCUMENTO

CDIGO

RESPONSABLE

REVISIN

MC01

RD

MPC01

RD

N/A

RD

RD
RD
RD
RD

0
0
0
0

ECDP
JD
JD

0
0
0

MANUALES
Manual de Gestin de la Calidad

Manual de Planeacin de la Calidad

Manual de Organizacin
PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS NORMATIVOS

Control de Documentos y Registros

PDI01
Auditoras Internas de Calidad
PDI02
Control de Servicio No Conforme
PDI03
Acciones Correctivas y Preventivas
PDI04
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO BSICO DE SERVICIOS ACADMICOS
Actualizacin y Desarrollo del Plan de Estudios
PSA01
Solicitud, Seleccin y Confirmacin de Campos Clnicos
PSA02
Estudios de Factibilidad
PSA03

INSTRUCCIONES DE TRABAJO
INSTRUCCIONES DE TRABAJO DEL PROCESO BSICO DE SERVICIOS ACADMICOS
Programa de Iniciacin a la Vida Universitaria
I01 PSA 07
CPA
Programas PRONABES Y Bcalos (DGOSE)
I02 PSA 07
CPA
Programa de Alta Exigencia Acadmica, PAEA (DGOSE)
I03 PSA 07
CPA

REGISTROS

RESPONSABLE
CONSERVACIN
NO.REV.
REGISTROS DEL PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
RD
Archivo
0
Solicitud y Reporte de Acciones Correctivas y Preventivas.
RD
Archivo
0
Avance de Acciones.

0
0
0

RETENCIN

DISPOSICIN FINAL

1 ao
1 ao

Destruccin
Destruccin

 QU HACER QU NO HACER
EN UNA AUDITORA DEL SGC ?
Antes de la
Auditora
Durante la
Auditora
Despus de la
Auditora

 QU HACER QU NO HACER
EN UNA AUDITORA DEL SGC ?

Antes de la
Auditora

 QU HACER ANTES DE LA AUDITORA?

Conocer la ubicacin de la documentacin del
SGC de la ENEO en la pgina de Internet,
identificando los documentos que la integran.

 QU HACER ANTES DE LA AUDITORA?

Leer y conocer el Manual de Gestin
de la Calidad, el de Planeacin de la
calidad y los procedimientos normativos.
Dominar el manejo de los procedimientos,
instrucciones de trabajo y todos los
documentos que me aplican.

Tener mis registros en Orden

(electrnicos o papel):
Verificar que hayan sido llenados
adecuada, oportuna, correcta y
completamente, cumpliendo con
la mcanica de su llenado.

 QU HACER ANTES DE LA AUDITORA?

Mantener mi rea de trabajo LIMPIA y
ordenada (Cajones, Escritorio, Estantes,
Archiveros).
Ordenar y archivar los documentos y registros
del SGC y si tengo otro tipo de documentacin
es mejor archivarla por separado o desecharla
si no la utilizo.

 QU HACER ANTES DE LA AUDITORA?

Aclarar posibles dudas con tu Jefe inmediato o
con el Representante de la Direccin.
Comentar del uso del sistema de calidad.

 QU HACER QU NO HACER
EN UNA AUDITORA DEL SGC

Durante la
Auditora

 QU HACER DURANTE LA AUDITORA?

Identificar dnde se encuentra declarada la
poltica de calidad, saber explicarla y la forma en
que la aplico a mi trabajo.
Identificar dnde se encuentran declarados los
objetivos de calidad y cmo contribuyo a su
logro.
Identificar los documentos y secciones en que
se establecen mis responsabilidades, funciones y
actividades, es decir mi participacin dentro del
SGC.
Identificar la estructura documental del SGC en
la Lista de Documentacin del SGC.

 QU HACER DURANTE LA AUDITORA?

ASPECTOS A CUIDAR EN LA AUDITORA
Manejar perfectamente el portal del SGC en internet.
Tener los registros de todos los procesos ordenados y
localizables en el momento en que me los pidan.
Tener orden y limpieza fsica de toda mi rea de trabajo.

 QU HACER DURANTE LA AUDITORA?

ASPECTOS A CUIDAR EN LA AUDITORA
Ser honesto, sin propasar el sentido comn.
Demostrar cortesa y educacin al responder.
No echar la culpa a otros de lo que desconozco.
Responder exclusivamente lo que me preguntan, ni de ms
ni de menos.
No contestar si no te es clara la pregunta y solicitar al
auditor que replantee la pregunta.

 QU HACER DURANTE LA AUDITORA?

ASPECTOS A CUIDAR EN LA AUDITORA
Responder solamente lo que conozco, no tratar de
contestar por otra persona, ni pedir que otro responda por
lo que yo debo saber.
No involucrar a otros y menos si no estoy seguro de lo que
digo.
Evitar interrupciones mientras seamos auditados (telfono,
mail, messenger, otras personas).

 QU HACER DURANTE LA AUDITORA?

ASPECTOS A CUIDAR EN LA AUDITORA
La informacin que proporciono o no al auditor es mi
responsabilidad y de nadie ms.
No hacer preguntas relacionadas con el SGC al auditor.
Si nos surge alguna duda en relacin al SGC es mejor
anotarla y consultarla despus con el Representante de la
Direccin.

 QU HACER DURANTE LA AUDITORA?

ASPECTOS A CUIDAR EN LA AUDITORA
Saber explicar cmo realizo mi trabajo conforme lo
establece mi procedimiento, no decir que as no lo hago yo
o que el documento tiene errores.
Tomar nota de las observaciones hechas por el auditor.

Sobre todo defender nuestro SGC y

demostrar convencimiento y seguridad
en su utilizacin.

 QU HACER QU NO HACER
EN UNA AUDITORA DEL SGC

Despus de la
Auditora

 QU HACER DESPUS DE LA AUDITORA?

Hacer un recuento de lo ocurrido en la auditora.
Revisar las anotaciones que tomamos de las observaciones
hechas por los auditores.
Analizar el Informe de auditora y elaborar las solicitudes de
accin viables, en funcin de las no conformidades u observaciones
hechas.
Aplicar el procedimiento de Acciones correctivas y preventivas
PDI04, identificando las causas, plan de actividades de correccin y
generando las evidencias necesarias para mostrar a los auditores
hasta lograr su cierre en el tiempo previsto.

CERTIFICADO
ISO-9001:2008

VENTAJAS DE TENER
UN SISTEMA DOCUMENTADO
Se cuenta con informacin actualizada en las reas donde
es necesaria.
Se conoce en dnde se encuentra la informacin para
consulta.
Se elimina la documentacin obsoleta.
Proporciona la informacin necesaria e indispensable para
la realizacin de las actividades diarias del personal.
En caso de existir alguna desviacin en el proceso, se sabe
cmo actuar.
Se obtiene informacin importante para la toma de
acciones correctivas y preventivas.

BENEFICIOS DE UTILIZAR UN
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
Mejora la documentacin.
Facilita la induccin del personal.
Facilita un cambio cultural positivo.
Da seguridad al desarrollar las actividades.
Mejora la comunicacin interna.
Da prestigio de la organizacin.