Plan de Trabajo

Adicin
Son muchos los aspectos que se deben tener en cuenta para la elaboracin
de un plan de trabajo y por consiguiente veo la necesidad de incluir los
siguientes temas:
1. Las consultas:
Se debe unificar este proceso.
Se debe asignar esta tarea a dos personas.
El insumo principal de las consultas es la Base de Datos, por
esta razn debemos tener una base de datos bien consolidada
Se debe trabajar en la elaboracin de un procedimiento en el
cual las dependencias de la Caja puedan tener las
herramientas necesarias para solicitar una consulta.
Las personas que manejen las consultas deben tener el
suficiente conocimiento de todas las series.
Los responsables deben ser personas agiles y verstiles, con
criterios propios para poder responder con rapidez las
consultas.
Los responsables deben manejar muy bien Excel, Docuware,
Correo electrnico y las dems herramientas ofimticas que se
requieran.
Las consultas van muy ligadas a la facturacin con Alarchivo y
por esta razn se deben crear controles e indicadores de
gestin para llevar unas estadsticas que le permitan a la Caja
tomar decisiones.
2. Capacitaciones:
Crear un espacio para trasmitir a todo el grupo de trabajo los
conocimientos que he adquirido con la creacin de las TRD. Les mostrar la
necesidad de entrar en una cultura archivstica desde el marco legislativo,
fortaleciendo los conocimientos.
Esta mesa de trabajo servir para que cada uno vaya adoptando una
terminologa adecuada frente al manejo de la documentacin, utilizando un
glosario con la definicin exacta de los trminos archivsticos.

No solo nos servir para aprender, sino que ser de mucha importancia
para la certificacin con el Sena, pues creo que el trabajo emprico se debe
fortalecer con el conocimiento y de esta manera ser ms competentes a
nivel personal y a nivel grupal como equipo de trabajo.
Este espacio podra ser dos das a la semana con una intensidad de una
hora de duracin cada da, llevando una planificacin de las tareas a
desarrollar.

Estamos en un mundo cambiante y debemos estar preparados frente a todo

lo nuevo que nos trae, aplicando nuevos conceptos y enriqueciendo
nuestros conocimientos.
De otro lado adjunto un modelo del cronograma con las actividades de los
practicantes del Sena, s que no es el mejor ni el ms completo, pero cada
supervisor puede mejorarlo desde su ptica y poder as establecer una gua
de trabajo que permita de manera dinmica y reciproca transmitir
experiencias y recibir conocimientos tericos por parte de los aprendices
Se puede modificar el tiempo de permanencia en cada rea de acuerdo a
las necesidades y si se maneja con disciplina este cronograma, tendremos
en las cuatro reas de administracin de documentos un practicante. Se
puede mirar la posibilidad de que todos empiecen por la unidad de
correspondencia cambiando los tiempos mientras nos adecuamos al
sistema.
Me gustan los retos y siempre los asumo con responsabilidad, con una
mente abierta y sin lmites, por eso mi misin es la de tener un grupo de
trabajo con las mismas disposiciones mentales y fsicas apuntando a un
solo propsito, trabajar en equipo brindando lo mejor a nuestros clientes.

Elabor
Joseph