Department of Immigra.on and Ci.

zenship – Use of social media in the department
Use of social media in the Department of Immigra5on and Ci5zenship
Purpose
The purpose of this sec.on is to provide guidance for all Department of Immigra.on and Ci.zenship 
employees and contractors on the use of social media tools. 
What are social media tools for online communica5on?
Social media include a range of new tools and technologies. The following list is not exhaus.ve nor does it 
cover all pla?orms:
Blogs—an online journal of opinions, brief paragraphs and informa.on that can be updated regularly.
Wikis—web‐based systems for genera.ng web pages, allowing users to collaborate by adding, removing 
and edi.ng content collec.vely.
Podcas.ng—created by pos.ng an audio file to a website which can then be downloaded via 
subscrip.on.
RSS (Really Simple Syndica.on [RSS]—allows users to receive updated informa.on from websites, blogs 
or podcasts without having to visit a website repeatedly. RSS provides open and .mely communica.on 
about specific issues to its various audiences.
Social bookmarking—refers to group‐based collec.ons of links to ar.cles and media. Users bookmark 
links to the web pages they want to remember or share. 
Tagging—relates to keyword classifica.on of content carried out by users which in turn yields more 
relevant and useful categorisa.on and search results.
Social networking sites such as Facebook, LinkedIn, My Space and Flickr—provide users with 
infrastructure and resources to connect and communicate with each other and share and exchange 
content.
Mash‐ups—a web service that pulls together data from different sources to create a new service or 
product. Mash‐ups take informa.on typically stored in separate soTware applica.ons and combine them 
into new hybrid applica.ons.
Virtual worlds (such as Second Life)—allow users to create a physical online iden.ty and socialise with 
each other, create objects and buildings and conduct sales.
Official use of online communica5on tools
All online communica.on on behalf of the department must be authorised. The process for doing this will 
depend on the nature and purpose of the communica.on. 
Working with online media in an official capacity is subject to the same standards required by the Public 
Service Act 1999 (APS Values and the APS Code of Conduct) that apply in a physical work environment. 
These include:
behaving honestly and with integrity
not providing false or misleading informa.on in response to a request for informa.on that is made for 
official purposes in connec.on with APS employment 
dealing appropriately with informa.on, recognising that some informa.on needs to remain confiden.al
being apoli.cal, impar.al and professional
delivering services fairly, effec.vely, impar.ally and courteously to the Australian public
behaving with respect and courtesy, and without harassment 
being sensi.ve to the diversity of the Australian public
taking reasonable steps to avoid conflicts of interest
making proper use of Commonwealth resources 
upholding the APS Values and the integrity and good reputa.on of the APS.

DIAC Code of Conduct Guidelines   April 2010    ‐ 65 ‐

   Department of Immigra.on and Ci.zenship – Use of social media in the department
DIAC employees making official use of online media must:
comply with the department’s email and internet instruc.on and DIAC Code of Conduct guidelines
declare the purpose of the communica.on and their posi.on as a representa.ve of the department, 
unless there are excep.onal circumstances such as a poten.al threat to personal security 
avoid any statement or comment that might bring the department, the government or the APS into 
disrepute
be accurate and impar.al and avoid any comment that could be interpreted as a poli.cal view
do not commit the department or the government to any ac.on or ini.a.ve without appropriate 
authority
do not disclose official informa.on unless you are authorised to do so or unless it is already in the public 
domain
be aware of laws covering libel, defama.on, privacy and the protec.on of intellectual property
avoid the risk of liability for the department by not providing recommenda.ons or referrals for friends 
and or associates
ensure the terms and condi.ons of use do not conflict with APS or departmental policies
avoid any statements that might be interpreted as advoca.ng government policies or cri.cising the 
policies of other poli.cal par.es or groups 
be aware that people online may mask their real iden.ty 
protect personal informa.on such as iden.ty documents, drivers licence, banking  and financial 
informa.on from distribu.on in the public domain
understand how to use privacy secngs and preferences to restrict access to content 
obtain prior permission to use words, images or materials for online communica.ons. 
The department will establish systems for ensuring that online communica.on is consistent with 
informa.on and advice being provided by the agency through other media and fora. Informa.on and 
views expressed should be accurate, clear and not open to ready misrepresenta.on 
Confiden5ality and proprietary informa5on
Before using a social networking site, employees should ensure there is no conflict for the department in 
complying with the owner’s Terms of Service.
Poten.ally, all content posted to social networking sites becomes:
public informa.on freely available to those who access it 
informa.on that can be used as source material for journalists and other interested par.es, and
the property of the networking host. 
Employees who engage in social networking from work can be iden.fied by their email address. Basic 
opera.onal and personal security considera.ons must be applied at all .mes.
Personal use of social networking sites
The Australian Public Service Commission (APSC) has issued Circular no. 2009/6: protocols for online 
media par.cipa.on. The principles of the protocols derive from the APS Values and the APS Code of 
Conduct. 
Departmental staff should be aware that using public social networking sites, blogs, video portals or wikis 
carries the risk of iden.ty fraud and other threats which can result from providing personal informa.on on 
such sites, specifically details such as age, address and employment details.
Employees who blog in their own .me using their own resources should not record any informa.on 
regarding their employment, including work email address, contact lists, work du.es or any photographs 
of DIAC employees at work‐related func.ons and ac.vi.es aTer hours or while away from home. 

DIAC Code of Conduct Guidelines   April 2010    ‐ 66 ‐

   Department of Immigra.on and Ci.zenship – Use of social media in the department
Employees should also consider poten.al consequences for safety and security before lis.ng any personal 
details rela.ng to themselves, their colleagues and family members on the internet. 

The following chart provides general guidance for staff using online media.
Official use of online communica5on  Do not 
Do be aware that employees who engage in social  Do not use work email address or contact lists when 
networking from work can be iden.fied by their  registering on social media sites.
email address. Unless there is a poten.al threat 
to personal security, declare the purpose of your 
communica.ons and your posi.on
Uphold the APS Values and Code of Conduct and  Do not post material on line that may compromise 
behave at all .mes in a way that upholds the  the interests and reputa.on of the government or 
values, integrity and good reputa.on of the APS. the department.
Do be aware that you may be iden.fied as having  Do not commit the department or the government 
a perceived or real conflict of interest if using  to any ac.on or ini.a.ve without appropriate 
departmental informa.on online. authority.
Recognise that some informa.on related to the  Do not disclose informa.on obtained or generated 
opera.ons of government and the department  in connec.on with APS employment if it could 
needs to remain confiden.al. Opera.onal and  poten.ally be prejudicial to the effec.ve working of 
personal security considera.ons must be applied  government policies and programs.
at all .mes.
Be accurate, professional, impar.al, apoli.cal,  Do not make any comment that could be 
respec?ul, and courteous when par.cipa.ng in  interpreted as a poli.cal view, or disrespec?ul or 
robust policy conversa.ons.  discourteous.
Be aware of the laws covering libel, defama.on,  Do not make any statement that might harm the 
privacy and the protec.on of intellectual  reputa.on of individuals, the government or the 
property. department.
Get prior permission in wri.ng from an  Do not post photos online—including photos of 
authorised person before using words, images,  work‐related ac.vi.es and events or photos 
links or other material (such as audio and visual  containing images related to the department (for 
content) for online communica.ons. example: signs, uniforms, flags, buildings)—without 
prior permission from a relevant manager and from 
other people depicted in the photo. 
Behave honestly and with integrity at all .mes. Do not provide false or misleading informa.on for 
official purposes in connec.on with your APS 

employment.
Personal use of online communica5on Do not
Be aware that people online may disguise their  Do not disclose any personal informa.on, such as 
real iden.ty. Protect yourself, your family and  age, address, banking and financial informa.on, 
your colleagues from the risk of iden.ty fraud and  passport, driver licence and employment details, or 
other threats. informa.on about work related ac.vi.es and 
events. 
Consider carefully whether you should iden.fy  Do not risk any liability for the department by 
yourself as an APS employee or an employee of  providing online recommenda.ons or referrals for 
the department. friends and or associates.
If pos.ng photos online that include colleagues or  Do not post photos of colleagues or friends online 
friends, ask them for their permission to include  without their permission.
photos in which they appear.
Ensure the terms and condi.ons of use do not  Do not post informa.on or images that may 
conflict with APS or departmental policies.  damage your personal or professional reputa.on or 
Content posted online poten.ally becomes public  that of your colleagues or family members now or 
informa.on and the property of the networking  in the future.
host.

DIAC Code of Conduct Guidelines   April 2010    ‐ 67 ‐

   Department of Immigra.on and Ci.zenship – Use of social media in the department
Understand how to use privacy secngs and  Do not expose yourself, your family and friends to 
preferences to restrict access to content. the risk of fraud, iden.ty theT and abuse of privacy.

DIAC Code of Conduct Guidelines   April 2010    ‐ 68 ‐