PORTADA

Diagramas de Flujo

Nombre: Karla Fernanda Gonzlez Loera.

Docente: Ing. Oscar Sedano Ramrez.
Materia: Tecnologa
Escuela: Colegio Hispanoamericano Baha.

Lugar y Fecha: Tondoroque, Baha de Banderas, Nayarit. Viernes 22 de Enero del 2016.
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Contenido
PORTADA............................................................................................................. 1
1.- INTRODUCCIN.................................................................................................. 3
2.- OBJETIVO Y ALCANCE........................................................................................ 3
3. - RESPONSABILIDADES........................................................................................ 3
4.- DEFINICIONES / CONCEPTOS............................................................................... 4
4.1.- DIAGRAMA DE FLUJO..................................................................................... 4
Definicin........................................................................................................... 4
Caractersticas principales....................................................................................... 4
4.2.- SMBOLO....................................................................................................... 4
Definicin........................................................................................................... 4
5.- PROCESO............................................................................................................ 5
5.1.- DIAGRAMA DE FLUJO..................................................................................... 5
5.2.- CONSTRUCCIN............................................................................................ 6
5.2.2.- Preparacin de la construccin del diagrama...........................................................7
5.2.3.- Desarrollo de la construccin.............................................................................7
5.3.- INTERPRETACIN........................................................................................ 13
5.3.2.- Anlisis del proceso....................................................................................... 13
5.3.3.- Posibles problemas y deficiencias de interpretacin................................................11
5.4.- UTILIZACIN............................................................................................... 12
6.- ANEXOS........................................................................................................... 12

1.- INTRODUCCIN
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Este documento proporciona la secuencia de pasos necesarios para la

construccin de un Diagrama de Flujo.
Muestra la importancia de dos aspectos clave en este proceso:
La planificacin previa a la construccin requiere la definicin clara del
objetivo de su desarrollo y el establecimiento, a priori, del resultado de dicho
proceso.
El Diagrama de Flujo debe expresar fielmente el proceso real en estudio.
Dota de una simbologa y una metodologa comunes para todos los
diagramas, por lo que se simplifica la interpretacin de los mismos y se
homogeneiza la pauta de comportamiento de todos los responsables de su
desarrollo.
2.- OBJETIVO Y ALCANCE
Definir las reglas bsicas a seguir para la construccin y la correcta
interpretacin de los Diagramas de Flujo, resaltando las situaciones en que pueden, o
deben, ser utilizados.
Es de aplicacin a todos aquellos estudios en los que un grupo de trabajo
necesita conseguir un conocimiento sobre el funcionamiento de un proceso
determinado que sirva como base comn para todos sus componentes o se debe
realizar un anlisis sistemtico del mismo.
Su utilizacin ser beneficiosa para el desarrollo de los proyectos
abordados por los Equipos y Grupos de Mejora y por todos aquellos individuos u
organismos que estn implicados en la mejora de la calidad.
Adems se recomienda su uso como herramienta de trabajo dentro de las
actividades habituales de gestin.

3. RESPONSABILIDADES
a) Grupo de trabajo o persona responsable del estudio:
- Seguir las reglas que se sealan en el procedimiento para su correcta
construccin, interpretacin y utilizacin.
b) Direccin de Calidad:
- Asesorar, a aquellos que as lo soliciten, en las bases para la
construccin y utilizacin del Diagrama de Flujo.
4. DEFINICIONES / CONCEPTOS

4.1.- DIAGRAMA DE FLUJO

Definicin:
El Diagrama de Flujo es una representacin grfica de la secuencia de
pasos que se realizan para obtener un cierto resultado. Este puede ser un producto,
un servicio, o bien una combinacin de ambos.
Caractersticas principales
A continuacin se comentan una serie de caractersticas que ayudan a
comprender la naturaleza de la herramienta.
Capacidad de Comunicacin
Permite la puesta en comn de conocimientos individuales sobre un
proceso, y facilita la mejor comprensin global del mismo.
Claridad
Proporciona informacin sobre los procesos de forma clara, ordenada y concisa.
4.2.- SMBOLO
Definicin:
Imagen o figura con la que se representa un concepto

5.- PROCESO
5.1.- DIAGRAMA DE FLUJO

Fig. 1: Ejemplo de un Diagrama de Flujo.

5.2.- CONSTRUCCIN
5.2.1.- Simbologa
Para la construccin de los Diagramas de Flujo se utilizarn los
siguientes smbolos:

Fig. 2: Smbolos para la construccin de un Diagrama de Flujo

5.2.2.- Preparacin de la construccin del diagrama

Paso 1: Establecer quines deben participar en su construccin.
El grupo de trabajo, o la persona responsable del estudio identificar los
organismos implicados en el proceso, o parte del mismo, que debe ser analizado.
Se invitar a un representante de dichos organismos a participar en la
construccin del Diagrama de Flujo.
El nmero de participantes en la sesin de construccin del Diagrama no
ser superior a 10 para que el grupo sea operativo y eficaz.
Paso 2: Preparar la logstica de la sesin de trabajo.
Con objeto de que el ritmo de la sesin de trabajo sea el adecuado se debe prever:

Dar la informacin necesaria a los participantes en la reunin sobre el

objeto de la misma y sobre este procedimiento.

Preparar superficies y material de escritura que permitan tener a la vista

continuamente el trabajo desarrollado.

5.2.3.- Desarrollo de la construccin

Paso 3: Definir claramente la utilizacin del Diagrama de Flujo y el resultado
que se espera obtener de la sesin de trabajo.

En primer lugar, es necesario clarificar el objetivo de la construccin del

Diagrama de Flujo y escribirlo de forma que sea visible para los participantes
durante toda la sesin.

Esta clarificacin permitir definir el grado de detalle y la estructura que se

requieren en el diagrama para poder alcanzar dicho objetivo.

Paso 4: Definir los lmites del proceso en estudio.

La mejor forma de definir y clarificar dicha definicin de los lmites del proceso es
decidir cules son el primer y ltimo pasos del Diagrama de Flujo.
El primer paso es la respuesta a la pregunta:
Qu nos indica que empieza el proceso?
El ltimo paso debe contestar a la pregunta:
Cmo sabemos que el proceso ha terminado?

Escribir estos pasos expresndolos de forma clara y concisa e incluirlos en la

superficie de escritura. (El primer paso en el borde izquierdo o superior de la misma y el
ltimo paso en el borde derecho o inferior).
Ejemplo:

Fig. 3: En la tabla se muestra un ejemplo de acuerdo con lo dicho en el paso 4.

Paso 5: Esquematizar el proceso en grandes bloques o reas de actividades.

Identificar los grupos de acciones ms relevantes del proceso y establecer su secuencia
temporal.
Esta esquematizacin global del proceso a analizar servir de ayuda para guiar
proceso de construccin del diagrama.

el

Ejemplo:

Fig. 4: En la tabla se muestran los bloques de actividades de acuerdo a su secuencia temporal.

Paso 6: Identificar y documentar los pasos del proceso.

Esta actividad puede comenzar, tanto por el primer paso del proceso, como por el
ltimo, no existiendo ningn criterio que indique mayor eficacia en alguno de los dos
enfoques. Sea cual sea la direccin en que se realice, si se considera til, realizar una revisin
en la direccin contraria.
Las preguntas a realizar para la identificacin y documentacin de los pasos del proceso son
las siguientes:

Existen entradas significativas asociadas con este paso, tales como materias primas,
informacin, etc.?
Sealar estas entradas, por medio de los smbolos apropiados, en el diagrama.
Existen resultados significativos como consecuencia de este paso, tales como
informacin, etc.?
Sealar estos resultados, por medio de los smbolos apropiados, en el diagrama.

Una vez realizado este paso, cul son las actividades inmediatamente siguientes que
debemos realizar?

Sealar estas actividades, mediante el smbolo apropiado, en el diagrama.

Partiendo del primer paso, realizar este proceso hasta alcanzar el ltimo o viceversa.
Dibujar el proceso con exactitud disponiendo el flujo principal siempre de arriba
abajo o de izquierda a derecha.

Ejemplo:

Fig. 5: Ejemplo del proceso de facturacin en in diagrama de flujo.

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Paso 7: Realizar el trabajo adecuado para los puntos de decisin o bifurcacin.

Cuando se llega a un paso en el que existe un punto de decisin o de
bifurcacin:
a) Escribir la decisin o alternativa de acuerdo con la simbologa
utilizada e identificar los posibles caminos a seguir mediante la
notacin adecuada.
En general, cuando se trata de una toma de decisin, se incluye dentro
del smbolo una pregunta y la notacin de las dos ramas posibles
correspondientes se identifican con la notacin SI/NO.
b) Escoger la rama ms natural o frecuente de la bifurcacin y
desarrollarla, segn lo dispuesto en el "Paso 6", hasta completarla.
c) Retroceder hasta la bifurcacin y desarrollar el resto de las ramas de
igual modo.
Paso 8: Revisar el diagrama completo.
Comprobar que no se han omitido pasos, pequeos bucles, etc. y que
el proceso tiene una secuencia lgica.
En caso de que existan dudas sobre parte del proceso representado,
realizar
una observacin directa del proceso o contactar con
expertos de ese rea para su aclaracin.
El resultado final de este paso es el Diagrama de Flujo del proceso en estudio.

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5.3.- INTERPRETACIN
5.3.1.- Comprensin del proceso
Una de las aplicaciones
del Diagrama
conocimiento global y especfico de un proceso.

de

Flujo

es

la

obtencin

de

un

Esta herramienta posibilita un conocimiento comn que sirva de base para un determinado
estudio, planificacin, etc.
5.3.2.- Anlisis del proceso
Otra de las aplicaciones del Diagrama de Flujo es como herramienta de anlisis del proceso,
facilitando informacin sobre posibilidades de mejora del mismo.
Para el anlisis de procesos mediante esta herramienta se seguir la siguiente secuencia:
a) Examinar cada smbolo de toma de decisin o de actividad de control.
Cuando una decisin implica algn tipo de comprobacin, existe un bucle que hace retroceder el
proceso hasta un paso anterior en un determinado porcentaje de las ocasiones en que este se
realiza.
Debern plantearse preguntas tales como:
- Es la comprobacin necesaria?
- Es la comprobacin completa?
- Es la comprobacin redundante? b)
Examinar los bucles de reproceso.
Las comprobaciones dan lugar a bucles de reproceso y stos siempre estn asociados a
deficiencias, por tanto el objetivo debe ser su eliminacin u optimizacin.
Se examinarn las actividades del bucle como tales y la "longitud" del mismo (nmero de
operaciones que deben repetirse) plantendose cuestiones tales como:
- Son necesarias todas las actividades dentro del bucle?.
- Se podran detectar antes las deficiencias?.
- Evita el bucle que se repita el error?.
- Cul es el coste del reproceso?.
- Cul es la frecuencia de las distintas deficiencias detectadas?.

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c) Examinar cada smbolo de actividad.

Este examen puede poner de manifiesto las deficiencias que arrastra el diseo del proceso
mediante cuestiones tales como:
- Es necesaria esta operacin?.
- Cul es la relacin coste-valor aadido que aporta?.
- Es una operacin redundante?.
-
Es
fuente
de
errores
frecuente?. d) Examinar
los smbolos de documentos o bases de datos.
En general, en las empresas, la documentacin y las bases de datos son fuentes de errores,
duplicacin de tareas y realizacin de trabajo intil, por ello deber comprobarse para cada
uno de estos elementos si:
- Es til la informacin que contiene?.
- Es redundante dicha informacin?.
- Se mantiene al da?.
- Es la nica fuente para esta informacin?.
- Cmo se puede utilizar para el seguimiento y mejora del proceso?
Cuanto ms sistematizado sea el anlisis del Diagrama de Flujo, ms sencilla y eficaz puede
resultar la mejora del proceso en estudio.
5.3.3.- Posibles problemas y deficiencias de interpretacin
La principal causa de deficiencias en la interpretacin de los Diagramas de Flujos es que ste
no refleje la realidad.
Esto puede ser debido a:
- Se representa el proceso ideal tal y como debera ser realizado, y no la prctica habitual de
aquellos que lo ejecutan.
- Alguno de los participantes no aporta informacin sobre partes del mismo, evidentemente
ilgicas, por sentirse de alguna forma responsable de las mismas.
- Se consideran irrelevantes pequeos bucles existentes.
- Los miembros del grupo de trabajo desconocen realmente como opera parte del proceso.
- Se utilizan Diagramas de Flujo desfasados que no han sido revisados despus de producirse
cambios en el proceso.
Para evitar la aparicin de estas situaciones se aconseja, siempre que sea posible, la
confrontacin del diagrama con la realidad, siguiendo en la prctica la ejecucin del proceso.
Cuando esto no sea posible, ser til la revisin del diagrama por personal operativo del
proceso.

5.4.- UTILIZACIN
Debido a sus caractersticas principales, la utilizacin del Diagrama de Flujo ser muy til
cuando:
-

Se quiere conocer o mostrar de forma global un proceso.

- Es necesario tener un conocimiento bsico, comn a un grupo de personas, sobre el mismo.
- Se deben comparar dos procesos o alternativas de uno dado.
- Se necesita una gua que permita un anlisis sistemtico de un proceso.
Utilizacin en las fases de un proceso de solucin de problemas.
El Diagrama de Flujo es una herramienta de gran aplicacin en la solucin de problemas:
- En la fase de definicin de proyectos para identificar oportunidades de mejora, guiar la
estimacin de costes asociados al problema, identificar los organismos implicados en el mismo y
establecer las fronteras de la misin del grupo de trabajo que debe abordarlo.
- En el inicio de cualquier proyecto, para unificar el conocimiento bsico de los participantes en el
mismo.
- En la fase de diagnstico, para la planificacin de las recogidas de datos y para la elaboracin
de teoras sobre las causas.
- En la fase de diseo de soluciones, para guiar en el diseo de sistemas de control y para la
identificacin de posibles focos de resistencia al cambio.
- En la fase de implantacin de soluciones, para mostrar el proceso y los cambios realizados y
para identificar las necesidades de formacin existentes.
6.- ANEXOS
Ejemplo 1

La falta de herramientas

En una empresa de transportes, el taller de mantenimiento tena fama de causar muchos

retrasos. Un equipo de mejora empez a investigar y comprob en primer lugar que el taller
entregaba los vehculos, en general, con unos das de retraso respecto a las estimacin del
tiempo necesario para realizar la reparacin.
El segundo paso del equipo fue construir un Diagrama de Flujo para obtener conocimientos
sobre lo que realmente ocurra en el taller de mantenimiento. El Diagrama de Flujo centr la
atencin del equipo en la bsqueda y obtencin de herramientas.

Posteriores investigaciones confirmaron que el problema principal del taller era la falta y la
mala gestin de las herramientas de trabajo.