CARTILLA No. 2
Elaborada por:
Jess Boanerges Camero C.
Instructor SENA
NEIVA
PROGRAMA DESARROLLO EMPRESARIAL
SENA, Regional Huila
Enero 2002
BASICO DE ADMINISTRACION
PRESENTACIN
Est cartilla se ha desarrollado como una gua en la que se expresan los conocimientos bsicos de la
administracin de una empresa, temas como las reas funcionales y el proceso administrativo lo llevaran a
analizar su unidad econmica en cada uno de sus componentes y a determinar la importancia de realizar una
gestin administrativa, a travs de actividades como, la planeacin en la que una vez apropiado el conocimiento
se ve la importancia de aplicar el concepto en la practica, logrando al finalizar el proceso de capacitacin y
acompaamiento tener una planeacin sistemtica mediante la cual Usted podr idear el tipo de empresa que se
adecue a las necesidades del mercado.
Su quehacer como empresario le implica mltiples actividades, pero sobre todo Usted tiene una gran
responsabilidad - Hacer que su empresa se sostenga en el mercado por mucho tiempo- , y esta tarea solo la
logra si tiene claro su papel como lder de una organizacin que se debe a sus Clientes externos, a sus
inversionistas, sus empleados a la comunidad y que adems tiene una responsabilidad ante el estado.
El desarrollo de nuestro pas est en manos de gente visionaria y emprendedora como Usted, que ha sido capaz
de sacar adelante una idea cristalizando una empresa que se constituye en fuente de ingresos y de riqueza para
el pas... Adelante.
BASICO DE ADMINISTRACION
OBJETIVOS
Objetivo General:
Que el empresario apropie los conocimientos bsicos de la gestin empresarial y los aplique en su
organizacin, a travs del proceso sistemtico de planeacin, organizacin direccin y control de sus
actividades.
Objetivos Especficos
Determinar la importancia de la unidad econmica y su contribucin en el desarrollo del pas.
Establecer las reas funcionales de la unidad econmica y el conjunto de actividades que la
componen de acuerdo a las caractersticas particulares de cada una.
Precisar el conjunto de actividades que el gerente debe desarrollar en su organizacin para que
esta opere a buen ritmo y pueda presentar resultados satisfactorios.
Aplicar los conocimientos en el desarrollo de actividades prcticas como la planeacin, el diseo de
la organizacin, establecimiento de funciones claras para cada cargo y otras actividades que
permitan tener un resultado palpable al finalizar la capacitacin.
BASICO DE ADMINISTRACION
1 LA EMPRESA
Para empezar definamos que es la empresa:
Es una Organizacin
Conformada por :
Personas
Recursos
Financieros
Maquinarias
y equipos
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Para que los anteriores elementos existan se debe contar con la voluntad del inversionista o
inversionistas que ven la oportunidad de crear una empresa que produzca los bienes o
servicios para atender ciertas necesidades, que segn los estudios se encuentran
insatisfechas en algn segmento del mercado.
As de este modo la empresa toma su forma y se prepara para ejercer su responsabilidad
frente a diferentes actores que la legitiman...
LA EMPRESA
Como organizacin que acta en un medio
Tiene responsabilidades con:
Inversion
istas
Son
los
emprendedores
quienes
decidieron
aportar a un
sueo.
La
empresa
debe velar por
que ese capital
invertido genere
rentabilidad.
Estado
Clientes Internos
Clientes externos
Comunidad
La empresa se crea
amparada
en
la
normatividad que rige
la
actuacin
empresarial en el
pas.
La
empresa
contribuye a la tarea
del estado a travs
del pago oportuno de
sus contribuciones.
La empresa acta en
un medio y sus
acciones
generan
impacto.
Procesos industriales
apropiados
y la
responsabilidad en el
manejos de residuos
industriales
y
el
manejo sostenible de
los recursos naturales,
contribuyen
al
desarrollo
de
la
comunidad.
Jess Boanerges Camero C.
Instructor SENA
BASICO DE ADMINISTRACION
Una vez que tenemos claro la definicin de la empresa y su papel en diferentes mbitos vamos a continuar
internndonos en la vida cotidiana de la empresa.
Taller 1:
Para empezar: Haga un listado de actividades que se realizan en su empresa ( Trate de ir al detalle).
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Es probable que este listado tenga actividades como:
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Estas acciones ms todas la que aparecen en su listado deben ser agrupadas por actividades que
son comn a una tarea, a esta agrupacin la denominaremos reas funcionales o reas operativas.
BASICO DE ADMINISTRACION
2 AREAS FUNCIONALES
La reas funcionales son agrupaciones que facilitan la organizacin de la empresa , pues si toda las actividades
estuvieran integradas en una sola reas sera un caos para poder dar orden a las tareas que se deben realizar ,
encontraramos muchos tropiezos para hacer seguimiento al cumplimiento de metas.
Pero si se agrupan actividades como: Diseo de producto o servicio; seleccin de materia prima, mantenimiento
de equipos. Vemos que todas estas acciones tienen algo en comn y es que tienen que ver con la elaboracin
de un producto. A todas estas las agruparemos en el rea de produccin. Si tomamos otras actividades
podemos observar que muchas tienen que ver con el mercadeo otras con la parte del manejo de las cuentas y
otras con las personas de la empresa.
Grafico 1
reas Funcionales
MERCADEO
PERSONAL
PRODUCCIN
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Como se explica en pginas anteriores la empresa es un todo en el que cada una de las reas es
interdependiente de las otras; veamos... En una empresa de confeccin el rea de mercadeo plantea:
El mercado esta demandando blusitas en tonos pastel bordadas en hilo y con aplicaciones de encajes italianos.
Esta solicitud debe ser analizada por produccin para verificar su capacidad; en relacin a
maquinarias y equipos necesarios para hacer estas blusas.
Produccin verifica si se cuenta con materia prima y con personal preparado para hacer este tipo de producto;
al verificar sus inventarios y el talento humano con que cuenta, detecta que cuenta con los equipos adecuados para
la produccin pero no se tienen ni las materias primas ni el talento humano necesario para dicha produccin.
Produccin notifica a mercadeo la situacin .
y Mercadeo a su vez se dirige el rea financiera exponiendo las posibilidades de entrar a un nuevo segmento de mercado
con las blusitas, esto implicar ms ventas y por su puesto ms utilidades, pero se requiere conocer el presupuesto
para ver la posibilidad de comprar la materia prima necesaria y la contratacin de cuatro bordadoras.
Financiera analiza su informacin y pasa un reporte a la gerencia donde expone que el presupuesto es bajo
y no alcanza para contratar nuevo personal, para compra de materias primas se puede contar con la
financiacin de los proveedores y plantean a su vez que para el caso de la contratacin de las bordadoras
la empresa tiene capacidad de tomar un crdito bancario para capital de trabajo a una tasa de inters
razonable para la empresa.
Finalmente La gerencia decide aprobar la incursin en el mercado de las blusitas y tomala decisin de adquirir el crdito bancario y contratar al personal
necesario para llevar a cabo el proyecto. Una vez tomada la anterior decisin El rea de Talento Humano inicia el proceso para hacer la respectiva
contratacin.
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Tiene como principal objetivo producir los bienes o servicios que demanda el mercado, en est rea
relacionamos actividades como diseo de producto, preparacin de materia prima, control de calidad,
mantenimiento de equipos; entre otras acciones que estn directamente relacionadas con esta rea.
Talller 2 : Elabore
su servicio.
listado de las actividades que la empresa debe realizar para elaborar su producto u ofrecer
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2. 2 AREA DE MERCADEO
El objetivo del rea de mercados es la de conocer las necesidades, expectativas y deseos de los consumidores,
para que la empresa produzca aquello que el mercado ( El cliente) esta buscando y satisfaga plenamente dichas
necesidades. Relacionamos en esta rea actividades como: Investigacin de mercados, publicidad, promociones,
ventas, entre otras.
Taller 3: En un breve resumen indique el mecanismo que usa su organizacin para identificar las necesidades de
su cliente:
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Esta rea tiene como razn de ser; brindar apoyo para que el equipo directivo tome mejores decisiones en
relacin al manejo eficiente de los recursos econmicos de la empresa a travs de la captura, clasificacin,
organizacin, contabilizacin y anlisis de la informacin. Entre las actividades que se desarrollan en esta rea
esta: elaboracin del plan de cuentas, hacer los registros contables, elaborar estados financieros, aplicar razones
financieras a estos estados contables, hacer conciliaciones bancarias y muchas otras que contribuirn con el
alcance de su propsito.
Taller 4. Haga una breve resea del comportamiento de sus ventas en los ltimos aos. Analice los datos y
comprelos con los gastos que ha tenido en las mismas fechas. Como puede interpretar esta informacin.
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El propsito de esta rea es la de llevar a cabo todo el proceso de convocatoria, reclutamiento, seleccin,
entrenamiento y capacitacin del personal que contribuir a que la empresa alcance sus propsitos. Otro de los
propsitos es lograr el bienestar y motivacin del personal de la empresa.
Taller 5. Realice un listado de sus empleados y determine cuales son las fortalezas de estos para realizar su
trabajo y cules sus debilidades. De acuerdo a esta informacin determine que tipo de acciones debe emprender
para que sus fortalezas se potencien y sus debilidades se puedan superar.
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3 PROCESO ADMINISTRATIVO
Cada una de estas reas requiere para su operacin; desarrollar un proceso lgico que le permita alcanzar sus
propsitos, este proceso tiene el nombre de PROCESO ADMINISTRATIVO. Usted, como gerente de su empresa,
desarrolla este proceso cotidianamente, quiz no conozca su nombre, pero estamos seguro que todos los das
los lleva a cabo cuando; decide que actividades debe desarrollar, el tiempo en se ejecutar a quienes tienen la
responsabilidad. Cuando revisa si se han desarrollado dichas actividades y con otra serie de acciones que le
permiten alcanzar su MISIN EMPRESARIAL.
Los cuatro pasos del proceso administrativos son:
A.
B.
C.
D.
PLANEACIN
ORGANIZACIN
DIRECCIN
CONTROL
En la Grfica No. 2 observamos que en la base de la estructura empresarial est la planeacin ya que esta es el
punto de partida de la Unidad econmica y como pilares tenemos la organizacin, la direccin y el control.
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Para que toda empresa pueda consolidarse es necesario que siga rigurosamente este proceso, de lo contrario
sus aos de vida empresarial se podrn reducir sustancialmente.
Grafica No.2
El Proceso Administrativo
PROCESO ADMINISTRATIVO
2.
O
R
G
A
N
I
Z
A
R
3.
D
I
R
I
G
I
R
4.
C
O
N
T
R
O
L
A
R
1 PLANEAR
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3.1 PLANEAR
Es el paso del proceso administrativo a travs del cual la empresa determina los objetivos de la organizacin y
establece las acciones que debe realizar teniendo en cuenta su situacin interna y la de su entorno para
alcanzar dichos objetivos. Planificar es establecer el puente entre el presente y el futuro, la planificacin es la
base para formular buenas estrategias de accin.
EJERCICIO:
Resuelva de manera individual el siguiente ejercicio:
INSTRUCCIONES
Usted debe salir de su casa hacer una serie de tareas y estar de regreso a las 1:00 de la tarde.
Para recorrer el camino de su casa a la terminal de transportes se tarda 30 minutos , la oficina de impuestos cierra a las 10:00 de la
maana, el comercio y dems negocios cierran a las 12:00 de la tarde y la panadera abre despus de las 11 de la maana , el
recorrido debe hacerse a pie. Las tareas son las siguientes:
1.- Llevar un vestido al almacn.
2.- Recoger el cabezote de una mquina de coser familiar en el taller de reparacin.
3.- Llevar un sastre a la boutique.
4.- Mandar un pedido de 10 Kg. por encomienda.
5.- Pagar los impuestos.
6.- Comprar pan en la panadera.
7.- Recoger en la terminal de transporte a un familiar a las 12:30 P.M.
8.- Recoger una cotizacin donde el distribuidor.
9.- Comprar un figurn con diseos de ltima moda en la papelera.
10.-Comprar una libra de mantequilla.
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Para que Usted pueda resolver el ejercicio guese por el plano de la ciudad.
PLANO DE LA CIUDAD
Proveedor
Lecheria
Oficina de
Correo
Almacn
Oficina
De
Impuestos
Casa Empresario
Terminal
Taller de
Reparacin
Panadera
Papelera
Boutique
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Para poder realizar este ejercicio Usted debi haber tenido en cuenta una serie de factores que afectaban la
realizacin de las tareas y el objetivo de llegar a la 1 p.m. a su casa habiendo desarrollado todas las actividades.
Lo mismo ocurre con su empresa cuando Usted se sienta a realizar el ejercicio de planear su empresa al corto, al
mediano y al largo plazo debe tener en cuenta los siguientes Factores externos...
Factores Econmicos
Factores Sociales.
Factores Polticos Gubernamentales y Jurdicos
Factores Tecnolgicos
Fuerzas Competitivas
...los factores externos pueden afectar las actividades de su organizacin , constituyndose en Oportunidades o
Amenazas.
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Igualmente al realizar el ejercicio tuvo que tener en cuenta su capacidad fsica para resistir cierto limite de peso o
para poder abarcar todos los paquetes que llevaba. Al realizar la planeacin en la empresa tambin se debe
hacer una revisin de los aspectos internos...
Aspectos administrativos
Talento Humano
rea de produccin
rea de mercadeo
Aspectos financieros, entre otros.
.. que le permitirn establecer cuales son las Fortalezas de la empresa y cuales sus debilidades.
Taller 6: Haga un anlisis de los aspectos externos que puedan estar afectando su empresa constituyndose en
una amenaza y aquellos que se constituyen en una oportunidad. De igual manera es importante que vaya
analizando los aspectos internos para establecer donde estn las Debilidades de su empresa y las Fortalezas.
Para realizar la planeacin de la unidad econmica podemos retomar algunos elementos fundamentales de la
planeacin estratgica , como primera medida el anlisis DOFA que proponemos en el taller 6. lo cual implica
Anlisis Interno:
Anlisis externo:
Anlisis Interno:
Anlisis Externo:
Debilidades
Oportunidades
Fortalezas
Amenazas
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Los componentes de la planeacin estratgica son: Misin, Objetivos y Metas, Estrategias, Tcticas y Polticas
Veamos un ejemplo de planeacin para el rea de Mercado.
PROCESO DE LA PLANEACIN ESTRATGICA
EN EL REA DE MERCADEO
ANALIZAR LA
SITUACIN
DETERMINAR
LOS
OBJETIVOS
SELECCIONAR
Y MEDIR LOS
MERCADOS
METAS
DISEAR
TACTICAS Y
ESTRATEGIAS
PREPARAR EL
PLAN DE
MERCADOTECNIA
PARA LA REALIZACION Y
EVALUACIN
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3.1.1.
La Misin
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Son los resultados especficos que pretende alcanzar una organizar por medio del cumplimiento de su MISIN
bsica. Los objetivos son esenciales para la empresa por que son ellos los que establecen su camino y es
alrededor de ellos que se convocan las personas para aportar a su alcance.
FORMULACION DE OBJETIVOS
La formulacin de objetivos es una tarea que requiere una gran dedicacin y para que estos nos queden bien
planteados, debemos tener en cuenta:
Los objetivos deben estar planteados de una forma clara y que expresen el qu se
quiere lograr y el para qu, su lenguaje debe ser sencillo.
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Los objetivos deben estar basado en los objetivos especficos de cada rea
(Produccin, Mercadeo, Finanzas y Manejo de personal)
Los objetivos que se tracen deben estar por encima de los intereses individuales de los
propietarios ya que estos deben de buscar el bienestar de la Unidad Econmica.
Los objetivos deben estarcen revisando y si es necesario replantearlos de acuerdo a la
dinmica del medio donde se van a desarrollar.
Debe existir una jerarquizacin de los objetivos teniendo en cuenta los siguientes factores:
Posicin en el mercado
Innovacin
Productividad
Recursos fsicos y financieros
Rentabilidad
Desempeo y desarrollo del personal
Responsabilidad social de la empresa.
Taller 8. Para ir concretando su planeacin vaya escribiendo los objetivos que quiere alcanzar en cada una de
las actividades que desarrolla su empresa, tenga en cuenta que existen unas reas funcionales debe establecer
objetivos para cada rea.
Tenga en cuenta que estos objetivos deben ser alcanzables y que debe estar haciendo un seguimiento peridico
que le permita establecer si est logrando los resultados previstos.
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3.1.3Las estrategias
Son un medio para alcanzar los objetivos propuestos a largo plazo. Las estrategias se constituyen en un plan
bsico y general de accin por medio del cual la empresa alcanza sus objetivos.
Originalmente estaba relacionado con el arte o ciencia del mando militar. Una estrategia es un plan global para
ganar la batalla como primer paso en la consecucin de la Misin de ganar la guerra.
3.1.4 La tctica
Es un medio operacional a travs del cual una estrategia ha de ponerse en prctica o activarse. La tctica esta
orientada a la meta de corto plazo.
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3.2. ORGANIZAR
Una vez diseado los objetivos, las estrategias y planes que van a permitir el logro de los objetivos, los gerentes
deben disear una organizacin apta para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
La funcin de organizar consiste en la creacin de una estructura de relaciones de trabajo y de autoridad que
mejore y mantenga niveles de calidad que conlleven al desarrollo de las estrategias empresariales. Organizar
incluye todas las actividades gerenciales que producen una estructura de tareas y relaciones de autoridad.
La funcin de organizar da lugar a una estructura organizativa o administrativa que hace que la empresa pueda
operar eficazmente como un todo coherente para alcanzar los objetivos trazados y desarrollar la Misin.
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La estructura administrativa es el arreglo o disposicin de las diversas partes de un todo, en ella se expresa el
nivel jerrquico de la cada puesto que esta integrado en ella. Tambin determina los niveles y unidades
dependientes y sujetos a obligaciones de autoridad- responsabilidad.
A nivel de las micros y pequeas empresas la autoridad la concentra una sola persona - su propietario, gerente o
director - quien toma decisiones, la responsabilidad y el mando.
En la grfica observamos un posible organigrama de una microempresa, pero en realidad ocurre que en algunas
micros y pequeas empresas no se tienen una estructura establecida ya que los dueos realizan todas las
funciones o la hace de manera emprica, utilizando su sentido comn o imitando los que hacen sus competidores.
La estructura de la empresa puede ir consolidndose en la mediada que el empresario adquiere ms experiencia
administrativa la empresa crece y la misma necesidad lo exige.
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Grafica No. 3
Estructura Administrativa de una Microempresa
DIRECTOR
Vendedores
????
Contador
Cajera
De acuerdo a lo planteado por Sisk1 las estructuras se formalizan y estructuran de acuerdo a su crecimiento,
por lo que la divisin formal del trabajo se hace con base en los siguientes factores:
Taller 9 Determine los cargos que existen en su unidad econmica y el grado de responsabilidad de cada uno de
ellos.
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Todos los miembros de la unidad econmica deben saber cules son los objetivos de esta y ojal el empresario
sepa cuales son los objetivos de sus empleados . El principal problema organizacional radica en que por un lado
van los objetivos del empresario y por otro el de los empleados.
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Al formular los objetivos de la unidad econmica todos se deben sentir identificados con ellos ya que esto es
fundamental para que todos unan esfuerzos hacia el logro de los mismos.
La autoridad y la responsabilidad:
La empresa moderna en el momento de seleccionar a su personal debe estar segura de sus capacidades de sus
habilidades y de su responsabilidad . En el momento que se ubica a una persona en un cargo determinado , se le
debe de brindar todos los implemento y todas la instrucciones para que pueda cumplir eficientemente su labor; su
jefe debe estar plenamente convencido de que eligi a la persona correcta y la ubico en el lugar correcto para
que ella pueda ser responsable de su tarea conforme a los instrumento y procedimientos establecidos por la
empresa.
La Delegacin:
Uno de los temas que ms ocupa a los lderes de las empresas modernas es el delegar a sus empleados las
funciones que ellos puedan atender; se debe empoderar al empleado para que cumpla su trabajo y a la vez se
sienta seguro y motivado, ya que de esta manera siente que su superiores confan en su capacidad profesional
para las tareas que le asignaron.
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3.3 DIRIGIR
Usted seor empresario debe tener en cuenta que en el manejo de su unidad econmica. Usted cuenta con
maquinaria y equipos, materias primas e insumos, infraestructura fsica y muchos otros recursos y que por sobre
estos, su empresa cuenta con un talento humano capaz de alcanzar sus propsitos empresariales, dependiendo
de la motivacin y el apoyo que Usted les brinde.
Generalmente en nuestro medio la gerencia de la empresa est en cabeza de su propietario quien debe cumplir
dos roles importantes, Administrador y Lder.
Es la funcin administrativa que analiza los diferentes criterios y opiniones y fija las polticas, orienta y gua el
trabajo de su Talento Humano, motivndolo para que todo el equipo trabaje unido y puedan de manera
colectiva lograr los objetivos propuestos hacia la bsqueda de a cumplir con la misin.
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Una de las nuevas tcnicas administrativas nos plantea el empoderamiento, como el elemento fundamental que
permite la delegacin de responsabilidades y la facultad de los colaboradores para tomar decisiones y solucionar
problemas, las teoras administrativas del siglo XIX planteaban que la empresa estaba compuesta por dos tipos
de personal un 90% representado en los trabajadores quienes solo estaban para ejecutar lo que el 10% - los
directivos- decidan que hacer, esta manera de asumir la administracin provoco una deshumanizacin de la
industria; est deshumanizacin y los conflictos humanos desatados en los aos de la depresin econmica en
los treinta causaron un gran cambio en el desarrollo organizacin dando origen a un nuevo estilo de
administracin basado en las ciencias del comportamiento que reza:
3.3.1 Liderazgo
Ser lder es crear un ambiente en el que se de una verdadera participacin y la participacin y la promocin del
empleado como ser humano que lucha por mejorar sus condiciones de vida; y la calidad de vida solo se cambia
si se logra hacer el trabajo de forma integral, si el trabajador logra ver su trabajo no como la obligacin de hacer
un oficio para poder vivir, sino que encuentra en l la manera de satisfacer sus necesidades humanas de
seguridad, prestigio y de autoestima y puede experimentar sentimientos de logro, reconocimiento, promocin y
responsabilidad. Si Usted como propietario de la unidad econmica logra ese cambio de actitud en sus
colaboradores o usted mismo tiene una actitud de cambio al comprender los sentimientos de quienes estn bajo
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su responsabilidad; se lograr que el personal tenga una disposicin libre para desarrollar su trabajo y realizarlo
efectivamente.
Delegar responsabilidades
Reconocimiento
Vida sana
Propuestas concretas
Honestidad y autocrtica
Organizacin
Decamos que el gerente debe ser administrador y lder. Ser administrador significa manejar en forma eficiente y
efectiva los recursos de la organizacin, especficamente los econmicos. Se puede ser un buen administrador y
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un mal lder o viceversa; la clave esta en combinar perfectamente estos dos elementos. Jhon Adair en su libro
Lderes no jefes hace la siguiente cita.
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3.4 CONTROLAR
El gerente debe asegurarse de que el rendimiento actual de la organizacin se ajuste a lo estipulado en el plan
inicialmente acordado. El control tiene cuatro pasos bsicos:
Qu se controla en una empresa: La calidad de los procesos y de los productos, las finanzas, las ventas, los
inventarios, los gastos, y otra serie de actividades que deben estar de acuerdo a lo estipulado en el plan.
El control permite ver :
Las desviaciones o errores que se estn cometiendo.
Corregir las equivocaciones , es decir , volver al camino correcto.
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Cmo lo gastamos?
Qu costos tenemos?
Tiempo:
Calidad:
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Taller 11
Sabe Usted que tiempo se gastan su operarios en cada uno de los procesos para la elaboracin de uno de
los productos que elaboran en su Unidad Econmica. __________________________
Revisa La calidad de la materia prima que le llega a su taller __________________
Verifica si la cantidad pedida es la misma que le ha sido despachada ___________
En que etapa del proceso productivo controla la calidad de su producto:__________
Sabe Usted el costo real de produccin de cada uno de los productos que elabora en su Unidad
Econmica.____
Tiene claro cunto gasta y cunto gana en los productos que Usted Elabora:_______
Tiene Usted un archivo con todos los comprobantes de las diferentes transacciones que hace ha diario en
su Unidad Econmica.______
Si la mayora de sus respuestas son ( No ) cul cree Usted que debera ser su plan estratgico para
corregir estos errores.
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BIBLIOGRAFIA