UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO

DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

PRACTICA
PROFESIONAL
Trabajo Practico N3:

Sistema Administrativo Contable

SISTEMA ADMINISTRATIVO
CONTABLE

Profesor: Cr. Antista, Sergio

Grupo 6:

Fernndez Rivas, Agustina

Ocao, Lucia
Pita, Maitn
Stevns, Gisela

INFORMACION RECOLECTADA MEDIANTE ENTREVISTAS CON LA

DUEA DEL NEGOCIO

Relevamiento de informacin de la empresa DESPENSA LA

ESQUINA
Despensa La Esquina es una empresa familiar dedicada a la
compra y venta de diferentes artculos necesarios para cubrir las
necesidades bsicas de los clientes.
Su

posicin

Monotributista,

frente

los

impuestos

es

responsable

se encuentra ubicada la ciudad de Ayacucho,

Sistema Administrativo Contable

Provincia de Buenos Aires, en la calle Bouzon n 795; Cuenta con una

experiencia en el rubro de 10 aos.
El negocio nace en el ao 2005, emprendido como kiosco por
Valeria Travella, con ayuda de su cnyuge e hijos, siendo el rubro ms
acotado a los productos que ofreca. Debido al gran aumento de
movimiento de la actividad, dicho rubro se expande.
La empresa en la actualidad no cuenta con empleados, ya que
todas las funciones estn concentradas en la duea y las actividades
son llevadas por ella, y en oportunidades ayudadas por los miembros
de la familia. Tampoco tiene confeccionado contrato social, ni un
manual de procedimientos que indique las labores a desarrollar.
Objetivo:
El objetivo de la empresa es la satisfaccin del cliente en
tiempo y forma incluyendo no solo la venta del producto, sino
tambin la calidad del mismo y en el asesoramiento durante la venta.
Misin:
-

La empresa se compromete a lograr el cumplimiento en tiempo y

forma de lo pactado con el cliente satisfaciendo sus requisitos,

trabajar con marcas reconocidas.

Lograr una mejora continua a travs de la revisin permanente de la
gestin de calidad y actualizacin permanente de productos y
servicios.

Visin
Es fundamental para el negocio lograr la satisfaccin y
fidelizacin de los clientes, establecer alianzas con proveedores. Es
necesario proveer una amplia variedad de productos.

Sistema Administrativo Contable

Estructura
La empresa no cuenta con una estructura definida ya que la totalidad
de las operaciones se encuentra concentrada en una misma persona.
Por lo tanto no cuenta con un organigrama definido.

Rueda operativa

Necesidad
es
Pagos

Compras

Cobro
s

Ventas

Proveedores:
A continuacin se listan los principales proveedores:

Vital
Sancor
Coca cola
Quilmes
Normas de control interno
La empresa opera de la siguiente manera:

Caja y Bancos:
-Cheques recibidos: generalmente no es usual utilizar cheques, en
caso de recibir cheques los mismos son depositados, o se utilizan
para cancelar obligaciones con los proveedores.
-Pagos en efectivo: es el ms utilizado ya sea para cobrar las compras
de clientes, pago de proveedores, ya que hay un intercambio
permanente.

Sistema Administrativo Contable

- Control interno del rubro: se practican los arqueos de caja de

manera diaria. Realiza el control contrastando los importes que
surgen de los remitos recibidos con la lista de precios actuales.
Crditos: la mayor parte de sus ventas las realiza al contado, en
efectivo. En algunos casos, se suele dar la posibilidad de abrir cuenta
corriente, dependiendo del cliente; el nmero de crditos es reducido
y de muy corto plazo. La nica poltica que utilizan para el rubro
crdito es la cancelacin del saldo del mes para seguir vendiendo a
crdito.
Bienes de Cambio: En cuanto al stock en depsito, se realiza un
recuento fsico diario de los materiales de mayor salida, cuando este
detecta que las unidades alcanzan el stock mnimo de cada producto,
y se realiza el pedido.
Inversiones: no se realizan inversiones de fondos destinados a
obtener ingresos fuera de su actividad principal. El ente prioriza la
colocacin

de

fondos

en

infraestructura,

bienes

elementos

necesarios para optimizar tiempo y mejorar la calidad delos servicios

que brinda.
Bienes de uso: DESPENSA LA ESQUINA cuenta los siguientes bienes: 5
heladeras, 1 balanza, cortadora de fiambre, estanteras, carameleras.
Deudas: Se solicita cotizaciones a varios proveedores y realiza un
anlisis con respecto a las condiciones de pago que estos ofrecen,
plazos e intereses, bonificaciones por pronto pago, descuentos,
calidad de los productos, etc.
Se confeccionan rdenes de compra.
Registros:
La empresa no se encuentra inscripta en el Registro Pblico de
Comercio y no lleva libros contables.
Sistema contable
No emite los estados contables. Tampoco tiene plan de cuentas
definido.
Documentacin respaldatoria
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Sistema Administrativo Contable

Para las ventas se confeccionan:

-

Facturas B, y
Se realiza un registro de salida diaria de mercaderas.
En cuanto a los cobros: se emiten recibos y facturas B.
Para las compras:

rdenes de compra.
Se receptan facturas B y remito.
RECOMENDACIONES PROPUESTAS DE CONTROLES INTERNOS.
La propuesta realizada con respecto a la implementacin de un
sistema administrativo contable refiere a un comercio que desde su
formacin ha crecido y ha diversificado los productos ofrecidos. Las
propuestas que realizaremos son netamente de control, aunque
entendemos que por ser una empresa familiar la implementacin de
las mismas son difciles de aplicar por la negacin de los dueos que
se basan en la confianza.
Los controles de rubro que recomendaramos serian:
1. Controles tpicos caja y bancos:
Cobranzas

Limitar el acceso de las cobranzas.

Registracin inmediata de las cobranzas.

Recibos

1. Prenumeracin de imprenta
2. Inutilizacin y archivo de los anulados
3. Acceso limitado a los que intervienen en las cobranzas
4. Control externo a caja de los talonarios en blanco
5. Control de la correlatividad numrica de los recibos rendidos y de los
procesados

Depsito de las cobranzas

Existencia de polticas definidas sobre monto y ocasin de descuentos

Existencia de un rgimen de autorizacin para emitir notas de

crditos
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Sistema Administrativo Contable

Comprobacin del total depositado con los recibos emitidos

Relativos a pagos:

Limitacin del acceso a los pagos

Cheques

1. Inutilizacin y archivo de los anulados

2. Acceso limitado al que los emite
3. Control externo al custodio de las chequeras en blanco

Proteccin del cheque al emitirlo

1. Escritura no adulterarle

Lmites de autorizacin para aprobar pagos y emitir cheques

Revisin del pago por el firmante

1. Cheque emitido en base a las normas

2. La documentacin que lo respalda cumple con las condiciones de ser
autentica, corresponder a una transaccin del ente y tener evidencia
de las autorizaciones y los controles establecidos.
3. Cancelacin de la documentacin con el sello de pagado fechado
antes de la presentacin al que autoriza el pago, para evitar que sea
pagada ms de una vez

Los pagos sean autorizados previo examen de la documentacin de

respaldo

Doble firma de cheques

Relativos al movimiento de fondos

Sistema de Fondo Fijo

1. Todas las cobranzas se depositan
2. Todos los pagos se efectan con cheque, salvo los menores que se
canalizan por el fondo fijo. Se fija un monto mximo para los pagos
por fondo fijo
3. Empleo de fondos fijos para pagar gastos menores, con rendicin
peridica y reposicin a travs de un cheque
Aclaracin de las discrepancias de las cuentas con clientes y
proveedores
Anlisis y justificacin de notas de dbito y crdito bancarias
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Sistema Administrativo Contable

Control

de

la

cumplimento

documentacin:
de

lmites,

secuencia

autorizaciones

numrica,
y

integridad,

controles

previos,

imputacin.
Control

contable

peridico

de

estados

contables

mensuales,

conciliacin de mayores auxiliares y anlisis de las cuentas

Separacin de funciones
1. De los que custodian los fondos con los sectores contables
2. De los que custodian los fondos con los que autorizan las
transacciones
3. Custodia de otros valores por otros sectores no relacionados
4. Preparacin de las liquidaciones de sueldos por personas ajenas a
caja
5. Entrega de cheques a los beneficiarios por el personal distinto al de
caja
6. Realizacin de controles por personal ajeno al movimiento y custodia
de fondos
2. Controles tpicos crditos
Relativos a ventas

Separacin de la funcin de venta del otorgamiento de crditos,

entrega al cliente, registraciones contables y del manejo y custodia
de los fondos

Utilizacin de notas de pedido, remitos, facturas, notas de dbito y

crdito pre-numeradas y control posterior de correlatividad numrica

Existencia de un rgimen de autorizacin y control de facturas, notas

de dbito y crdito

Existencia de pruebas del despacho de las mercaderas

Existencia de un rgimen de autorizaciones para la concesin de

descuentos y bonificaciones, aceptacin de devoluciones y dar de
baja incobrables

Sistema Administrativo Contable

Registracin contable por procesos separados en sub-mayores de

clientes y en cuentas de control del mayor general y conciliacin
peridica entre ambos por persona ajena a la registracin

Control peridico de la antigedad de los saldos a cobrar

Envo de resmenes de cuenta a clientes

Aclaraciones de las discrepancias de las cuentas de clientes por

personal no afectado a cobranzas
Relativos al otorgamiento del crdito

Existencia de polticas definidas sobre requisitos a cumplir para su

otorgamiento

Existencia de lmites de autorizaciones para otorgar crditos por los

distintos niveles de colaboradores

Mantenimiento de la informacin actualizada sobre la solvencia y el

cumplimiento de los deudores
Relativos a la gestin de cobranzas

Control permanente de la antigedad de los saldos de los deudores

Existencia de una poltica definida para ejercitar acciones destinadas

al cobro de cuentas atrasadas

Envo peridico de resmenes de cuenta

3. Controles tpicos de bienes de cambio
Relativos a ingreso, custodia y salida de mercaderas

Provisin de informacin contable referida al ingreso de productos

Las mercaderas se recuentan o pesan antes de su aceptacin

Constancia

de

ingreso

depsito

normas

sobre

estiba

almacenamiento

Control de las devoluciones a proveedores con el conforme de la

recepcin respectiva

Provisin de informacin contable referida a la salida por venta de

productos

Sistema Administrativo Contable

4. Controles tpicos de bienes de uso

Relativos a incorporacin

Normas referidas a autorizaciones

Control de los bienes recibidos

Provisin de informacin contable referida al ingreso y afectacin de

los bienes

Criterios para establecer el valor de incorporacin al patrimonio y la

vida til a asignarse

Existencia de legajos de incorporacin de bienes, incluyendo la

documentacin que avala el dominio
Relativos a la administracin de su uso

Separacin de las funciones de la custodia de la registracin contable

Mantenimiento de registros de inventario permanente

Adecuadas medidas de seguridad y cobertura de siniestros

Normas referidas a traslado de bienes entre sectores

Existencia de un sector responsable de herramientas o similares

Verificacin en el sector de contadura de la correlatividad de los

formularios que integran la operatoria del rubro

Normas precisas sobre procedimientos contables de valuacin

Control de bienes en poder de terceros

Relativos a bajas

Normas referidas a autorizaciones

Provisin de informacin contable referida a la baja

Constancia de la recepcin del bien por terceros

5. Controles tpicos de deudas
Relativos a las operaciones de compra

Separacin de las actividades de compras, recepcin, custodia de

bienes, cuentas a pagar, pagos y registros contables

Existencia de un rgimen de autorizacin y control de facturas, notas

de dbito y crditos de proveedores

Sistema Administrativo Contable

Existencia de polticas definidas en cuanto a punto de pedido,

volmenes de compra, mercados de abastecimientos, condiciones de
operacin, transporte a utilizar, seguros por bienes en trnsito y en
depsito, etc.

Solicitud de cotizaciones de precios previa a la adjudicacin de la

compra

Controles de correlatividad numrica de rdenes de compra, notas de

recepcin, informes de control de calidad, etc.

Registros individuales por proveedor conciliados permanentemente

con mayor, que permitan conocer el importe adecuado a cada uno de
ellos y que asegure la adecuada y oportuna imputacin de cada
operacin
Relativas a remuneraciones y cargas sociales

Separacin de las actividades de control de tiempo trabajado,

liquidacin de haberes , pago, registro contable, y conciliacin, en su
caso, de la cuenta bancaria utilizada para el pago de remuneraciones

Rgimen de autorizaciones de horas extraordinarias trabajadas

Informacin

escrita

fehaciente

que

permita

probar

el

tiempo

autnticamente trabajado

Recmputos de liquidaciones de haberes individuales y conciliacin

con nminas totalizadas

Informacin

permanentemente

actualizada

sobre

la

legislacin

vigente relativa a remuneraciones y cargas sociales

Registros contables que permitan la atribucin de los costos del

personal a los periodos contables en que prestaron su labor
Relativos a prstamos bancarios y otros

Separacin de las funciones de autorizacin de asuncin de pasivos,

recepcin y custodia de los fondos, y registro de las operaciones

Necesidad de dos firmas como mnimo para obligar a la sociedad

Empleo de cuentas de mayor y sub-mayor para el registro de estos

pasivos permanentemente conciliados entre s y con la pertinente
documentacin respiratoria
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Sistema Administrativo Contable

Tanto el organigrama como el manual de procedimientos propuestos a

continuacin, son realizados teniendo en cuenta que en la actualidad
DESPENSA LA ESQUINA no posee un esquema de jerarquas expreso
debido a que es una empresa familiar en la cual las tareas son
realizadas por los propietarios y en donde predomina la comunicacin
de manera informal.

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Sistema Administrativo Contable

ORGANIGRAMA PROPUESTO
Gerente
Consultora Contable

Gerencia de
operaciones y

Administracin y

Encargado de

RRH

Contabilid

Administraci

Vendedores

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROPUESTO

Gerente General: a cargo de uno de los dueos de la empresa. Es el
rgano de mayor jerarqua dentro del ente, quien representa a la
empresa frente a terceros. Tiene como tarea la planificacin,
organizacin, coordinacin, direccin y control de actividades.
Gerencia de operaciones y planificacin: tiene a su cargo la tarea de
control sobre el encargado de almacenes. Se encarga de pedir
autorizacin para la compra de mercaderas. Ha de conseguir esos
bienes a mejor precio pero sin afectar a la calidad, intentando que la
empresa sea cada vez ms competitiva.
Encargado de almacenes: se encarga de avisar a su superior la
necesidad de comprar mercaderas, controlar la mercadera recibida
con la orden de pedido y verificar la orden de carga con la mercadera
que llevan los transportistas.
Administracin y finanzas: es el encargado de la autorizacin de
fondos en todo el ente, esta es una tarea asignada a uno de los
dueos. Entre otras cosas autorizar los pagos para la compra de
mercaderas, otorgar fondos a contabilidad y se encargar de hacer

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Sistema Administrativo Contable

los pagos a los proveedores. Tambin se encargar de los cobros a los

mayores clientes.
Recursos Humanos: es el encargado de contratar el personal y
liquidar los sueldos.
Administracin: es el encargado de vigilar a los vendedores. Adems
se ocupa de los cobros menores y los pagos no significativos a travs
de una caja chica la cual rinde diariamente a Administracin y
Finanzas.
Contabilidad: tiene la tarea de llevar los registros auxiliares de las
operaciones bsicas (cobros, ventas, pagos y compras) cargando
todas las operaciones en el sistema de la empresa. Se encarga de
proveer de informacin al contador externo.

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Sistema Administrativo Contable

Conclusin
Analizando la informacin expuesta, podemos llegar a la
conclusin que no podra aplicarse el sistema administrativo contable
tal como lo desarrollamos en el presente trabajo, ya que es en la
duea donde se concentran las operaciones. Creemos conveniente
aplicar el sistema en una forma ms limitada, adaptndolo a dichas
condiciones, para no solo poder cumplir con los requerimientos
fiscales, sino tambin para poder facilitar la toma de decisiones.
Por otra parte, consideramos oportuno la redaccin de un
contrato e implementacin de los manuales de procedimiento con el
fin

de

estipular

las

bases

de

la

actividad,

administracin,

responsabilidades, y funciones que permita formar a un sucesor para

lograr la continuidad de la empresa.

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