Ministerio de la Presidencia
BOE nm. 284, de 25 de noviembre de 2011
Referencia: BOE-A-2011-18541
TEXTO CONSOLIDADO
ltima modificacin: sin modificaciones
El tratamiento de los archivos pblicos se ha venido abordando en nuestro ordenamiento
jurdico, tradicionalmente, desde una perspectiva eminentemente histrico-patrimonial. Un
enfoque muy centrado en la conservacin y proteccin de nuestro patrimonio documental
que, aunque fundamental, hoy resulta insuficiente. La creciente heterogeneidad de los
documentos producidos por las Administraciones pblicas y los particulares, los cambios
derivados de la incorporacin de las tecnologas de la informacin y de la comunicacin, la
aparicin de nuevos modelos de gestin, con sistemas mixtos digitales y en papel, y el
reconocimiento de una serie de derechos ciudadanos que inciden en la gestin documental y
archivstica, han configurado un nuevo escenario que demanda completar el tratamiento
tradicional de los archivos con una regulacin de mayor alcance y perspectiva. Se hace
precisa una mejor gestin de los heterogneos fondos documentales que facilite la puesta a
disposicin de los ciudadanos de la gran variedad de documentos que se contienen en los
archivos pblicos y que garantice, a la vez, su correcta ordenacin y conservacin.
El presente Real Decreto establece el Sistema Espaol de Archivos, configurado sobre
la base de relaciones de cooperacin voluntaria, de conformidad con la Ley 16/1985, de 25
de junio, del Patrimonio Histrico Espaol. La nueva regulacin pretende dotar a las
Administraciones y agentes implicados de herramientas suficientemente flexibles que
posibiliten la comunicacin archivstica dentro de un marco dinmico de cooperacin
interadministrativa. Con este objetivo se crea el Consejo de Cooperacin Archivstica, rgano
colegiado especfico de composicin interadministrativa, encargado de canalizar la
cooperacin archivstica entre las administraciones pblicas implicadas.
Por otro lado, la norma establece unas directrices para la coordinacin de los criterios
archivsticos aplicables en la Administracin General del Estado y los organismos pblicos
de ella dependientes. La nueva Comisin de Archivos de la Administracin General del
Estado, rgano con representacin interministerial, tiene encomendada la coordinacin de la
poltica archivstica de los ministerios y organismos pblicos en tanto que integrantes del
Sistema de Archivos de la Administracin General del Estado. En el diseo del Sistema se
tiene en cuenta que, en la fase activa del ciclo de vida de los documentos, la gestin eficaz
de la informacin administrativa resulta clave tanto para la organizacin interna como para la
actividad externa de la Administracin, en tanto que, finalizada la fase activa, es la dimensin
histrico-patrimonial y cultural de documentos y archivos la que adquiere progresivamente
mayor relevancia. En consecuencia con esto, el presente Real Decreto prev una regulacin
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Autnomas. Los archivos podrn ser centros promotores de proyectos de investigacin y los
archiveros podrn presentarse como personal investigador a convocatorias nacionales e
internacionales.
e) Promover la creacin de plataformas y proyectos digitales de acuerdo con los
criterios de accesibilidad en lnea, digitalizacin de fondos, preservacin y duplicacin con
fines de difusin y la colaboracin en proyectos de desarrollo de contenidos digitales
promovidos por las administraciones pblicas.
f) Impulsar la cooperacin con otros pases y mbitos culturales, especialmente con los
pases de la Unin Europea, de Iberoamrica y del Mediterrneo, en programas de
digitalizacin y en la elaboracin y desarrollo de plataformas y portales en Internet, con el fin
de fomentar el conocimiento y la difusin de los documentos que forman parte de una
historia comn.
Artculo 4. La cooperacin archivstica.
1. La cooperacin archivstica comprende los vnculos que, con carcter voluntario, se
establecen entre los archivos y los sistemas archivsticos dependientes de las diferentes
administraciones pblicas y de todo tipo de entidades o personas fsicas para intercambiar
informacin y servicios, conocimientos especializados y medios tcnicos, con la finalidad de
optimizar los recursos y desarrollar los servicios que prestan los archivos.
2. Las relaciones de la Administracin General del Estado con los sistemas archivsticos
autonmicos se regularn por lo establecido en los respectivos convenios de colaboracin
que, con tal fin, se suscriban con las Comunidades Autnomas.
3. La Administracin General del Estado, en colaboracin con el resto de las
Administraciones Pblicas y todo tipo de entidades privadas, promover e impulsar la
cooperacin archivstica mediante:
a) El establecimiento de planes generales y especficos, que debern ser aprobados por
el Consejo de Ministros.
b) La suscripcin de convenios y otros instrumentos de cooperacin entre las
administraciones pblicas y con los archivos de titularidad privada.
c) el impulso del funcionamiento de los Patronatos de los Archivos Histricos de carcter
nacional y de los rganos colegiados en materia archivstica con presencia de la
Administracin General del Estado.
d) La presencia espaola en organismos y organizaciones internacionales y la
participacin en proyectos supranacionales.
Artculo 5. El Consejo de Cooperacin Archivstica.
1. El Consejo de Cooperacin Archivstica, como rgano adscrito a la Subsecretara del
Ministerio de Cultura, es el rgano de cooperacin entre las administraciones pblicas en
materia de archivos.
2. Son funciones del Consejo:
a) La promocin de la integracin de los sistemas archivsticos de titularidad pblica y
archivos privados en el Sistema Espaol de Archivos.
b) La elaboracin de criterios uniformes para el desarrollo de los servicios archivsticos.
c) La propuesta y promocin del desarrollo de polticas pblicas, directrices y estrategias
relativas a la administracin de archivos y patrimonio documental, con especial atencin a la
implantacin de las nuevas tecnologas en la gestin de los archivos.
d) Informar los planes de cooperacin archivstica previstos en el artculo 4.3 letra a) y
proceder a su seguimiento y, eventualmente, a la propuesta de su actualizacin.
e) La promocin y el fomento de la formacin profesional y el intercambio en el mbito
archivstico.
f) El impulso de la cooperacin internacional.
3. Presidir el Consejo de Cooperacin Archivstica quien ocupe la Subsecretara del
Ministerio de Cultura.
4. Componen el Consejo de Cooperacin Archivstica, junto con su Presidente, seis
representantes de la Administracin General del Estado, con rango de director general o
equivalente, designados por los Ministerios de Asuntos Exteriores y de Cooperacin,
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Artculo 10. Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos pblicos
dependientes de los mismos.
1. Son aquellos archivos existentes en los Ministerios y organismos pblicos para la
custodia de los documentos, una vez finalizada su tramitacin y transcurridos los plazos
establecidos por la normativa vigente o en los calendarios de conservacin.
El Archivo Central cumplir las siguientes funciones:
1. Coordinar y controlar el funcionamiento de los distintos archivos de gestin, as como
proporcionar el asesoramiento tcnico necesario a las unidades y a su archivo de gestin,
con el fin de conseguir la correcta conservacin y tratamiento tcnico de los documentos de
archivo, de acuerdo con las normas especficas que correspondan a cada serie documental.
2. Llevar a cabo el proceso de identificacin de series y elaborar el cuadro de
clasificacin.
3. Describir las fracciones de serie conforme a las normas internacionales y nacionales
de descripcin archivstica.
4. Llevar a cabo procesos de valoracin documental, a fin de elevar las
correspondientes propuestas de eliminacin, o en su caso, de conservacin permanente de
documentos, en aplicacin del procedimiento establecido por la normativa vigente.
5. Tramitar, en su caso, los expedientes de eliminacin de documentos, una vez
cumplidos los requisitos exigidos por la normativa vigente y de acuerdo con los calendarios
de conservacin aprobados.
6. Realizar las transferencias preceptivas y peridicas de documentos al archivo
intermedio, acompaadas de su correspondiente relacin de entrega.
7. Proporcionar al archivo intermedio las descripciones de las fracciones de serie objeto
de cada una de las transferencias.
8. Participar en los equipos multidisciplinares encargados del diseo e implementacin
de los sistemas de gestin de los procedimientos administrativos tramitados en soporte
electrnico.
2. Los rganos competentes de cada Ministerio propondrn los calendarios de
conservacin y acceso de los documentos que custodian en los diferentes archivos previstos
en este artculo, comunicndolos a la Comisin Superior Calificadora de Documentos
Administrativos.
Artculo 11. Archivo intermedio.
El archivo intermedio es la institucin responsable de la custodia de los documentos
generados y reunidos por los diferentes Departamentos ministeriales y sus organismos
pblicos, una vez finalizada su fase activa conforme a lo establecido en los calendarios de
conservacin. El Archivo General de la Administracin, es el archivo intermedio de la
Administracin General del Estado, segn la normativa vigente.
El Archivo General de la Administracin, como archivo intermedio de la Administracin
General del Estado y adscrito al Ministerio de Cultura, tiene las siguientes funciones:
1. Conservar los documentos que son transferidos desde los Archivos Centrales de los
Ministerios.
2. Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisin Superior Calificadora
de Documentos Administrativos relativas a la eliminacin de documentos, garantizando su
efectiva destruccin, tramitando los preceptivos expedientes de eliminacin, conforme lo
dispuesto en la legislacin vigente.
3. Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisin Superior Calificadora
de Documentos Administrativos relativas a la conservacin permanente, y al acceso en su
caso, de agrupaciones documentales.
4. Identificar y llevar a cabo procesos de valoracin documental, a fin de elevar a la
Comisin Calificadora departamental o Grupo de Trabajo propuestas de eliminacin, o en su
caso, de conservacin permanente de documentos, en aplicacin del procedimiento
establecido por la normativa vigente para las agrupaciones documentales acumuladas que
no hayan recibido previamente tratamiento archivstico.
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facilitarn al interesado los documentos solicitados o ser posible la consulta directa. Las
resoluciones denegatorias sern motivadas.
2. En caso de que la solicitud se refiera a documentos que no obren en poder del rgano
al que se dirige, ser remitida de oficio al que los posea, si se conoce, dando cuenta de ello
al solicitante.
3. Cuando la indicacin de la existencia o no del documento solicitado suponga incurrir
en alguna de las limitaciones al acceso, se desestimar la solicitud, informando al interesado
de esta circunstancia.
4. Se tramitarn con carcter preferente las solicitudes que tengan por objeto el acceso a
documentos necesarios para el ejercicio de derechos.
5. Sern inadmitidas las solicitudes que se consideren abusivas por su carcter
manifiestamente irrazonable o repetitivo.
Artculo 30. Plazo para resolver y sentido del silencio.
1. La resolucin de la solicitud de acceso o de consulta deber adoptarse y notificarse lo
antes posible y, en todo caso, en el plazo mximo de un mes desde la recepcin por el
rgano competente para tramitarla.
2. En el caso de solicitud de acceso a documentos, cuando el volumen de lo solicitado,
su emplazamiento o las dificultades para su reproduccin as lo justifiquen, el plazo para
resolver podr ampliarse por otro mes, informando de esta circunstancia al solicitante.
3. El cmputo del plazo para resolver se interrumpir en los siguientes supuestos:
a) Cuando se requiera al solicitante la subsanacin de deficiencias y la aportacin de
documentos, especialmente los relativos al consentimiento de los afectados.
b) Cuando una norma exija autorizacin especfica.
La interrupcin del plazo ser debidamente comunicada al interesado.
4. Transcurrido el plazo mximo para resolver sin haberse notificado resolucin expresa,
la solicitud de acceso se entender estimada.
Artculo 31. Obtencin de copias.
1. La estimacin de la solicitud de acceso o de consulta conllevar el derecho a obtener
copia de los documentos solicitados, salvo en los siguientes supuestos:
a) Cuando los documentos no sean de libre consulta.
b) Cuando no resulte posible realizar la copia en un formato determinado debido a la
carencia de equipos apropiados o al excesivo coste de la misma.
c) Cuando la reproduccin suponga vulneracin de los derechos de propiedad
intelectual.
2. La resolucin que conceda el acceso expresar si es posible la obtencin de copias y
las condiciones de uso de las mismas.
3. La expedicin de certificaciones y copias y la transposicin a formatos diferentes del
original podr someterse al previo pago de las exacciones que estn legalmente
establecidas en la normativa sobre tasas y precios pblicos.
Artculo 32. Rgimen de impugnaciones.
Contra toda resolucin, expresa o presunta, recada en el procedimiento regulado en
este Real Decreto podrn interponerse los recursos administrativos y contenciosoadministrativos que resulten procedentes de conformidad con la legislacin aplicable.
Disposicin adicional primera. Constitucin del Consejo de Cooperacin Archivstica y de
la Comisin de Archivos de la Administracin General del Estado.
En el plazo de tres meses desde la fecha de la entrada en vigor de este Real Decreto se
proceder a convocar la reunin constitutiva del Consejo de Cooperacin Archivstica y a la
designacin de sus componentes.
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relativo al acceso del pblico a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la
Comisin.
Disposicin adicional novena. Clusula de no incremento del gasto pblico.
La aplicacin de este Real Decreto se har sin aumento del coste de funcionamiento de
los respectivos rganos directivos y no supondr aumento del gasto pblico.
Disposicin transitoria primera. Normas y plazos de transferencias.
Las normas y plazos de transferencias de documentos de los Departamentos
ministeriales al Archivo General de la Administracin establecidos en el Decreto 914/1969,
de 8 de mayo de 1969, por el que se crea el Archivo General de la Administracin, sern
sustituidos progresivamente por los calendarios de conservacin y normas tcnicas de
transferencia que se aprueben en el marco del Sistema de Archivos de la Administracin
General del Estado.
Disposicin transitoria segunda.
Administrativos.
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