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FACULTAD DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Qu es el sistema de control interno?


Es el conjunto de acciones, actividades, planes, polticas, normas, registros, procedimientos y mtodos,
incluido el entorno y actitudes que desarrollan autoridades y su personal a cargo, con el objetivo de prevenir
posibles riesgos que afectan a una entidad pblica. Se fundamenta en una estructura basada en cinco
componentes funcionales:
1. Ambiente de control
2. Evaluacin de riesgos
3. Actividades de control gerencial
4. Informacin y comunicacin
5. Supervisin

Cul es el beneficio de contar con un sistema de control interno?


Seguridad razonable de:

Reducir los riesgos de corrupcin


Lograr los objetivos y metas establecidos
Promover el desarrollo organizacional
Lograr mayor eficiencia, eficacia y transparencia en las operaciones
Asegurar el cumplimiento del marco normativo
Proteger los recursos y bienes del Estado, y el adecuado uso de los mismos
Contar con informacin confiable y oportuna
Fomentar la prctica de valores
Promover la rendicin de cuentas de los funcionarios por la misin y objetivos encargados y el uso de
los bienes y recursos asignados

Implementacin del sistema de control interno


Se deben cumplir las tres fases siguientes:
Planificacin
Se inicia con el compromiso formal de la Alta Direccin y la constitucin de un Comit responsable de conducir
el proceso. Comprende adems las acciones orientadas a la formulacin de un diagnstico de la situacin en
que se encuentra el sistema de control interno de la entidad con respecto a las normas de control interno
establecidas por la CGR, que servir de base para la elaboracin de un plan de trabajo que asegure su
implementacin y garantice la eficacia de su funcionamiento.
Ejecucin
Comprende el desarrollo de las acciones previstas en el plan de trabajo. Se da en dos niveles secuenciales: a

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nivel de entidad y a nivel de procesos. En el primer nivel se establecen las polticas y normativa de control
necesarias para la salvaguarda de los objetivos institucionales bajo el marco de las normas de control interno y
componentes que stas establecen; mientras que en el segundo, sobre la base de los procesos crticos de la
entidad, previa identificacin de los objetivos y de los riesgos que amenazan su cumplimiento, se procede a
evaluar los controles existentes a efectos de que stos aseguren la obtencin de la respuesta a los riesgos que
la administracin ha adoptado.
Evaluacin
Fase que comprende las acciones orientadas al logro de un apropiado proceso de implementacin del sistema
de control interno y de su eficaz funcionamiento, a travs de su mejora continua.

Importante
El sistema de control interno est a cargo de la propia entidad pblica. Su implementacin y funcionamiento es
responsabilidad de sus autoridades, funcionarios y servidores. Cul es el rol de la Contralora? La CGR es
responsable de la evaluacin del sistema de control interno de las entidades del Estado. Sus resultados
contribuyen a fortalecer la institucin, a travs de las recomendaciones que hace de conocimiento de la
administracin para las acciones conducentes a superar las debilidades e ineficiencias encontradas.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO


En concordancia con lo dispuesto en los artculos 209 y 269 de la Constitucin Poltica y la Ley No. 87 de 1993, se
define como Control Interno para la Empresa, el sistema integrado por un esquema de organizacin, con su conjunto
de planes, mtodos, principios, normas y procedimientos, as como los confiables mecanismos de verificacin o
evaluacin, adoptados por la misma, con el fin de procurar una adecuada gestin, de todas las actividades,
operaciones y actuaciones, as como la utilizacin de la informacin y la proteccin de todos los bienes y recursos,
para que la administracin se realice aplicando los principios constitucionales y legales vigentes, dentro de las
polticas trazadas por el director y en atencin al cumplimiento de las metas u objetivos previstos en la Planeacin.

OBJETIVOS
GENERAL
Ayudar a la administracin y direccin de la Empresa al mejor y eficaz desempeo de sus labores.
ESPECFICOS

Garantizar procesos de planeacin y desarrollo organizacional de acuerdo con la naturaleza de la


organizacin.
Proteccin de los recursos y activos en cuanto a su desaprovechamiento, prdida y uso indebido.
Cumplimiento de las metas trazadas por la administracin de la Empresa.
Garantizar una informacin confiable y veraz.
Evaluar la eficiencia, eficacia, economa de las operaciones para garantizar una correcta ejecucin de las
funciones y actividades.

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Cumplir con los reglamentos de la Empresa.


Prevenir errores, riesgos e irregularidades.
Idoneidad y eficiencia del recurso humano.
Crear conciencia de control.
Garantizar la evaluacin y seguimiento de la gestin.

CARACTERSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA

Hace parte integrante de los sistemas contables, financieros, operacionales y administrativos de la Empresa.
No es un sistema aislado.
Lo establece y mantiene la mxima autoridad de la Empresa, La Direccin la cual institucionaliza un
Sistema de Control Interno adecuado a la naturaleza y objetivos de la Empresa.
Cada funcionario es responsable del control interno en la Empresa, de acuerdo a la estructura organizacional.
Es evaluado por la OFICINA DE CONTROL INTERNO de manera independiente.
Garantiza una informacin exacta, veraz y oportuna, como base para la presentacin de informes operativos,
administrativos y financieros de la Empresa.

ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO PARA LA EMPRESA

Establecer los objetivos y metas generales y especficos.


Instituir polticas como guas de accin y procedimientos para la ejecucin de procesos.
Adoptar un sistema de organizacin adecuado para ejecutar planes.
Delimitacin de niveles de responsabilidad y autoridad.
Normas para la proteccin y utilizacin de recursos.
Direccin y administracin del personal.
Aplicacin de las recomendaciones de la evaluacin de control interno.
Establecer mecanismos que faciliten el control adecuado a la gestin de la Empresa.
Organizacin de mtodos confiables para evaluar la gestin.
Establecer programas de induccin, capacitacin y actualizacin a los funcionarios de la Empresa.
Simplificacin y actualizacin de normas y procedimientos.

El Proceso de Auditora

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La auditora de los estados financieros es un compromiso realizado por un auditor independiente


para ofrecer garantas y seguridad que los estados financieros de una empresa o entidad se
presentan de conformidad con los Normas Internacionales de contabilidad e informacin
financiera (NIC/NIIF). Cada auditora es personalizada para satisfacer las necesidades de las
empresas. Sin embargo, el planteamiento general de cada auditora es el mismo.

La prctica de la Auditora se divide en tres fases:


1- Planeacin
2- Ejecucin
3- Informe
Primera Fase Planeacin: En esta fase se establecen las relaciones entre auditores y la
entidad, para determinar alcance y objetivos. Se hace un bosquejo de la situacin de la entidad,
acerca de su organizacin, sistema contable, controles internos, estrategias y dems elementos
que le permitan al auditor elaborar el programa de auditoria que se llevar a efecto.
Elementos Principales de esta Fase
1. Conocimiento y Comprensin de la Entidad
2. Objetivos y Alcance de la auditoria
3. Anlisis Preliminar del Control Interno
4. Anlisis de los Riesgos y la Materialidad
5. Planeacin Especfica de la auditoria
6. Elaboracin de programas de Auditoria
1) Conocimiento y Comprensin de la Entidad a auditar.

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Previo a la elaboracin del plan de auditoria, se debe investigar todo lo relacionado con la
entidad a auditar, para poder elaborar el plan en forma objetiva. Este anlisis debe contemplar:
su naturaleza operativa, su estructura organizacional, giro del negocio, capital, estatutos de
constitucin, disposiciones legales que la rigen, sistema contable que utiliza, volumen de sus
ventas, y todo aquello que sirva para comprender exactamente cmo funciona la empresa.
Para el logro del conocimiento y comprensin de la entidad se deben establecer diferentes
mecanismos o tcnicas que el auditor deber dominar y estas son entre otras:
a) Visitas al lugar
b) Entrevistas y encuestas
c) Anlisis comparativos de Estados Financieros
d) Anlisis FODA (Fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas)
e) Anlisis Causa-Efecto o Espina de Pescado
f) rbol de Objetivos.- Desdoblamiento de Complejidad.
g) rbol de Problemas
h) Etc.
2) Objetivos y Alcance de la auditoria.
Los objetivos indican el propsito por lo que es contratada la firma de auditoria, qu se persigue
con el examen, para qu y por qu. Si es con el objetivo de informar a la gerencia sobre el
estado real de la empresa, o si es por cumplimiento de los estatutos que mandan efectuar
auditorias anualmente, en todo caso, siempre se cumple con el objetivo de informar a los socios,
a la gerencia y resto de interesados sobre la situacin encontrada para que sirvan de base para
la toma de decisiones.
El alcance tiene que ver por un lado, con la extensin del examen, es decir, si se van a examinar
todos los estados financieros en su totalidad, o solo uno de ellos, o una parte de uno de ellos, o
ms especficamente solo un grupo de cuentas (Activos Fijos, por ejemplo) o solo una cuenta
(cuentas x cobrar, o el efectivo, etc.)
Por otro lado el alcance tambin puede estar referido al perodo a examinar: puede ser de un
ao, de un mes, de una semana, y podra ser hasta de varios aos.
3) Anlisis Preliminar del Control Interno

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Este anlisis reviste de vital importancia en esta etapa, porque de su resultado se comprender
la naturaleza y extensin del plan de auditoria y la valoracin y oportunidad de los
procedimientos a utilizarse durante el examen.
4) Anlisis de los Riesgos y la Materialidad.
El Riesgo en auditoria representa la posibilidad de que el auditor exprese una opinin errada en
su informe debido a que los estados financieros o la informacin suministrada a l estn
afectados por una distorsin material o normativa.
En auditoria se conocen tres tipos de riesgo: Inherente, de Control y de Deteccin.
El riesgo inherente es la posibilidad de que existan errores significativos en la informacin
auditada, al margen de la efectividad del control interno relacionado; son errores que no se
pueden prever.
El riesgo de control est relacionado con la posibilidad de que los controles internos imperantes
no prevn o detecten fallas que se estn dando en sus sistemas y que se pueden remediar con
controles internos ms efectivos.
El riesgo de deteccin est relacionado con el trabajo del auditor, y es que ste en la utilizacin
de los procedimientos de auditoria, no detecte errores en la informacin que le suministran.
El riesgo de auditoria se encuentra as: RA = RI x RC x RD
La Materialidad es el error monetario mximo que puede existir en el saldo de una cuenta sin dar
lugar a que los estados financieros estn sustancialmente deformados. A la materialidad tambin
se le conoce como Importancia Relativa.
5) Planeacin Especfica de la Auditoria.
Para cada auditoria que se va a practicar, se debe elaborar un plan. Esto lo contemplan las
Normas para la ejecucin. Este plan debe ser tcnico y administrativo. El plan administrativo
debe contemplar todo lo referente a clculos monetarios a cobrar, personal que conformarn los
equipos de auditoria, horas hombres, etc.

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6) Elaboracin de Programa de Auditoria


Cada miembro del equipo de auditoria debe tener en sus manos el programa detallado de los
objetivos y procedimientos de auditoria objeto de su examen.
Ejemplo: si un auditor va a examinar el efectivo y otro va a examinar las cuentas x cobrar, cada
uno debe tener los objetivos que se persiguen con el examen y los procedimientos que se
corresponden para el logro de esos objetivos planteados. Es decir, que debe haber un programa
de auditoria para la auditoria del efectivo y un programa de auditoria para la auditoria de cuentas
x cobrar, y as sucesivamente. De esto se deduce que un programa de auditoria debe contener
dos aspectos fundamentales: Objetivos de la auditoria y Procedimientos a aplicar durante el
examen de auditoria.
Tambin se pueden elaborar programas de auditoria no por reas especficas, sino por ciclos
transaccionales.
Segunda fase Ejecucin: En esta fase se realizan diferentes tipos de pruebas y anlisis a los
estados financieros para determinar su razonabilidad. Se detectan los errores, si los hay, se
evalan los resultados de las pruebas y se identifican los hallazgos. Se elaboran las
conclusiones y recomendaciones y se las comunican a las autoridades de la entidad auditada.
Aunque las tres fases son importantes, esta fase viene a ser el centro de lo que es el trabajo de
auditoria, donde se realizan todas las pruebas y se utilizan todas las tcnicas o procedimientos
para encontrar las evidencias de auditoria que sustentarn el informe de auditoria.
Elementos de la fase de ejecucin
1. Las Pruebas de Auditoria
2. Tcnicas de Muestreo
3. Evidencias de Auditoria
4. Papeles de Trabajo
5. Hallazgos de Auditoria
Las Pruebas de Auditoria

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Son tcnicas o procedimientos que utiliza el auditor para la obtencin de evidencia


comprobatoria.
Las pruebas pueden ser de tres tipos:
i) Pruebas de Control
j) Pruebas Analticas
k) Pruebas Sustantivas
Las pruebas de control estn relacionadas con el grado de efectividad del control interno
imperante.
Las pruebas analticas se utilizan haciendo comparaciones entre dos o ms estados financieros
o haciendo un anlisis de las razones financieras de la entidad para observar su
comportamiento.
Las pruebas sustantivas son las que se aplican a cada cuenta en particular en busca de
evidencias comprobatorias. Ejemplo, un arqueo de caja chica, circulacin de saldos de los
clientes, etc.
Tcnicas de Muestreo.
Se usa la tcnica de muestreo ante la imposibilidad de efectuar un examen a la totalidad de los
datos. Por tanto esta tcnica consiste en la utilizacin de una parte de los datos (muestra) de
una cantidad de datos mayor (poblacin o universo).
El muestreo que se utiliza puede ser Estadstico o No Estadstico.
Es estadstico cuando se utilizan los mtodos ya conocidos en estadstica para la seleccin de
muestras:
a) Aleatoria: cuando todos los datos tienen la misma oportunidad de ser escogidos o
seleccionados. Ejemplo se tiene una lista de 1000 clientes y se van a examinar 100 de ellos. Se
introducen los nmeros del 1 al mil en una tmbola y se sacan 100. Los 100 escogidos sern
los clientes revisados.

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b) Sistemtica: se escoge al azar un nmero y luego se designa un intervalo para los siguientes
nmeros. Ejemplo: se tiene una lista de 1000 clientes, entre los primeros 20 se escoge al azar
uno de ellos. Si resulta el 12, se puede designar los siguientes 4 nmeros de la lista con
intervalos de 50. Los clientes a examinarse seran: 12(escogido al azar), 13, 14, 15 y 16. Luego
el 62(12 +50), 63, 64,65 y 66. Luego el 112(62 + 50), 113, 114,115 y 116. Luego el 162, 163, 164,
165 y 166, y as sucesivamente hasta completar los 100 de la muestra.
c) Seleccin por Celdas: se elabora una tabla de distribucin estadstica y luego se selecciona
una de las celdas. Ejemplo:
Una lista de 1000 clientes puede dividirse en 5 grupos (celdas) de 200:
Del 1 al 200 Del 201 al 400 Del 401 al 600 Del 601 al 800 Del 801 al 1000
Se puede escoger una de las celdas como muestra para ser examinadas.
d) Al Azar: es el muestreo basado en el juicio o la apreciacin. Viene a ser un poco subjetivo, sin
embargo es utilizado por algunos auditores. El auditor puede pensar que los errores podran
estar en las partidas grandes, y de estas revisar las que resulten seleccionadas al azar.
e) Seleccin por bloques: se seleccionan las transacciones similares que ocurren dentro de un
perodo dado. Ejemplo: seleccionar 100 transacciones de ventas ocurridas en la primera semana
de Enero, o 100 de la tercera semana, etc.
Evidencia de Auditoria
Se llama evidencia de auditoria a " Cualquier informacin que utiliza el auditor para determinar si
la informacin cuantitativa o cualitativa que se est auditando, se presenta de acuerdo al criterio
establecido".
La Evidencia para que tenga valor de prueba, debe ser Suficiente, Competente y Pertinente.
Tambin se define la evidencia, como la prueba adecuada de auditoria. La evidencia adecuada
es la informacin que cuantitativamente es suficiente y apropiada para lograr los resultados de la
auditoria y que cualitativamente, tiene la imparcialidad necesaria para inspirar confianza y
fiabilidad...

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La evidencia es suficiente, si el alcance de las pruebas es adecuado. Solo una evidencia


encontrada, podra ser no suficiente para demostrar un hecho.
La evidencia es pertinente, si el hecho se relaciona con el objetivo de la auditoria.
La evidencia es competente, si guarda relacin con el alcance de la auditoria y adems es
creble y confiable.
Adems de las tres caractersticas mencionadas de la evidencia (Suficiencia, Pertinencia y
Competencia), existen otras que son necesarias mencionar, porque estn ligadas estrechamente
con el valor que se le da a la evidencia: Relevancia, Credibilidad, Oportunidad y Materialidad.
Tipos de Evidencias:
1. Evidencia Fsica: muestra de materiales, mapas, fotos.
2. Evidencia Documental: cheques, facturas, contratos, etc.
3. Evidencia Testimonial: obtenida de personas que trabajan en el negocio o que tienen relacin
con el mismo.
4. Evidencia Analtica: datos comparativos, clculos, etc.
Tcnicas para la Recopilacin de Evidencias
Son los mtodos prcticos de investigacin y prueba que el contador pblico utiliza para
comprobar la razonabilidad de la informacin financiera que le permita emitir su opinin
profesional.
1.- Estudio General.- Apreciacin sobre la fisonoma o caractersticas generales de la empresa,
de sus estados financieros de los rubros y partidas importantes, significativas o extraordinaria.
Esta apreciacin se hace aplicando el juicio profesional del Contador Pblico, que basado en su
preparacin y experiencia, podr obtener de los datos e informacin de la empresa que va a
examinar, situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atencin especial. Por
ejemplo, el auditor puede darse cuenta de las caractersticas fundamentales de un saldo, por la
simple lectura de la redaccin de los asientos contables, evaluando la importancia relativa de los
cargos y abonos anotados. En esta forma semejante, el auditor podr observar la existencia de
operaciones extraordinarias, mediante la comparacin de los estados de resultados del ejercicio
anterior y del actual. Esta tcnica sirve de orientacin para la aplicacin antes de cualquier otra.

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El estudio general, deber aplicarse con cuidado y diligencia, por lo que es recomendable que
su aplicacin la lleve a cabo un auditor con preparacin, experiencia y madurez, para asegurar
un juicio profesional slido y amplio.
2.- Anlisis. Clasificacin y agrupacin de los distintos elementos individuales que forman una
cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades
homogneas y significativas.
El anlisis generalmente se aplica a cuentas o rubros de los estados financieros para conocer
cmo se encuentran integrados y son los siguientes:
a)

Anlisis de saldos

Existen cuentas en las que los distintos movimientos que se registran en ellas son
compensaciones unos de otros, por ejemplo, en una cuenta de clientes, los abonos por pagos,
devoluciones, bonificaciones, etc., son compensaciones totales o parciales de los cargos por
ventas. En este caso, el saldo de la cuenta est formado por un neto que representa la
diferencia entre las distintas partidas que se registraron en la cuenta. En este caso, se pueden
analizar solamente aquellas partidas que forman parte del saldo de la cuenta. El detalle de las
partidas residuales y su clasificacin en grupos homogneos y significativos, es lo que
constituye el anlisis de saldo.
b)

Anlisis de movimientos

En otras ocasiones, los saldos de las cuentas se forman no por compensacin de partidas, sino
por acumulacin de ellas, por ejemplo, en las cuentas de resultados; y en algunas cuentas de
movimientos compensados, puede suceder que no sea factible relacionar los movimientos
acreedores contra los movimientos deudores, o bien. Por razones particulares no convenga
hacerlo. En este caso, el anlisis de la cuenta debe hacerse por agrupacin, conforme a
conceptos homogneos y significativos de los distintos movimientos deudores y acreedores que
constituyen el saldo de la cuenta.
3.- Inspeccin. Examen fsico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de
cerciorarse de la existencia de un activo o de una operacin registrada o presentada en los
estados financieros.

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En diversas ocasiones, especialmente por lo que hace a los saldos del activo, los datos de la
contabilidad estn representados por bienes materiales, ttulos de crdito u otra clase de
documentos que constituyen la materializacin del dato registrado en la contabilidad.
En igual forma, algunas de las operaciones de la empresa o sus condiciones de trabajo, pueden
estar amparadas por ttulos, documentos o libros especiales, en los cuales, de una manera
fehaciente quede la constancia de la operacin realizada. En todos estos casos, puede
comprobarse la autenticidad del saldo de la cuenta, de la operacin realizada o de la
circunstancia que se trata de comprobar, mediante el examen fsico de los bienes o documentos
que amparan el activo o la operacin.
4.- Confirmacin . Obtencin de una comunicacin escrita de una persona independiente de la
empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones
de la operacin y, por lo tanto, confirmar de una manera vlida.
Esta tcnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la persona a quien se
pode la confirmacin, para que conteste por escrito al auditor, dndole la informacin que se
solicita y puede ser aplicada de diferentes formas:
Positiva.- Se envan datos y se pide que contesten, tanto si estn conformes como si no lo
estn. Se utiliza este tipo de confirmacin, preferentemente para el activo.
Negativa.- Se envan datos y se pide contestacin, slo si estn inconformes. Generalmente se
utiliza para confirmar pasivo o a instituciones de crdito.
5.- Investigacin. Obtencin de informacin, datos y comentarios de los funcionarios y
empleados de la propia empresa.
Con esta tcnica, el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio sobre algunos
saldos u operaciones realizadas por la empresa. Por ejemplo, el auditor puede formarse su
opinin sobre la contabilidad de los saldos de deudores, mediante informaciones y comentarios
que obtenga de los jefes de los departamentos de crdito y cobranzas de la empresa.
6.- Declaracin. Manifestacin por escrito con la firma de los interesados, del resultado de las
investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados de la empresa.

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Esta tcnica, se aplica cuando la importancia de los datos o el resultado de las investigaciones
realizadas lo ameritan.
Aun cuando la declaracin es una tcnica de auditoria conveniente y necesaria, su validez est
limitada por el hecho de ser datos suministrados por personas que participarlo en las
operaciones realizadas o bien, tuvieron injerencia en la formulacin de los estados financieros
que se est examinando.
7.- Certificacin. Obtencin de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho,
legalizado por lo general, con la firma de una autoridad.
8.- Observacin. Presencia fsica de cmo se realizan ciertas operaciones o hechos.
El auditor se cerciora de la forma como se realizan ciertas operaciones, dndose cuenta
ocularmente de la forma como el personal de la empresa las realiza. Por ejemplo, el auditor
puede obtener la conviccin de que los inventarios fsicos fueron practicados de manera
satisfactoria, observando cmo se desarrolla la labor de preparacin y realizacin de los
mismos.
9.- Calculo. Verificacin matemtica de alguna partida.
Hay partidas en la contabilidad que son resultado de cmputos realizados sobre bases
predeterminadas. El auditor puede cerciorarse de la correccin matemtica de estas partidas
mediante el clculo independiente de las mismas.
En la aplicacin de la tcnica del clculo, es conveniente seguir un procedimiento diferente al
ampliado originalmente en la determinacin de las partidas. Por ejemplo, el importe de los
intereses ganados originalmente calculados sobre la base de cmputos mensuales sobre
operaciones individuales, se puede comprobar por un clculo global aplicando la tasa de inters
anual al promedio de las inversiones del periodo.
Papeles de Trabajo
Son los archivos o legajos que maneja el auditor y que contienen todos los documentos que
sustentan su trabajo efectuado durante la auditoria.

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Estos archivos se dividen en Permanentes y Corrientes; el archivo permanente est conformado


por todos los documentos que tienen el carcter de permanencia en la empresa, es decir, que no
cambian y que por lo tanto se pueden volver a utilizar en auditorias futuras; como los Estatutos
de Constitucin, contratos de arriendo, informe de auditorias anteriores, etc.
El archivo corriente est formado por todos los documentos que el auditor va utilizando durante
el desarrollo de su trabajo y que le permitirn emitir su informe previo y final.
Los papeles de trabajo constituyen la principal evidencia de la tarea de auditoria realizada y de
las conclusiones alcanzadas que se reportan en el informe de auditoria.
Los papeles de trabajo son utilizados para:
a) Registrar el conocimiento de la entidad y su sistema de control interno.
b) Documentar la estrategia de auditoria.
c) Documentar la evaluacin detallada de los sistemas, las revisiones de transacciones y las
pruebas de cumplimiento.
d) Documentar los procedimientos de las pruebas de sustentacin aplicadas a las operaciones
de la entidad.
e) Mostrar que el trabajo de los auditores fue debidamente supervisado y revisado
f) Registrar las recomendaciones para el mejoramiento de los controles observados durante el
trabajo.
El formato y el contenido de los papeles de trabajo es un asunto relativo al juicio profesional del
auditor; no hay sentencias disponibles que indiquen lo que se debe incluir en ellos, sin embargo,
es esencial que contengan suficiente evidencia del trabajo realizado para sustentar las
conclusiones alcanzadas. La efectividad de los papeles de trabajo depende de la calidad, no de
la cantidad.
En las cdulas que se utilizan para soportar el trabajo realizado se debe considerar la
Referenciacin de los papeles de trabajo y las Marcas.
Hallazgos:

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Se considera que los hallazgos en auditoria son las diferencias significativas encontradas en el
trabajo de auditoria con relacin a lo normado o a lo presentado por la gerencia.
Atributos del hallazgo:
1. Condicin: la realidad encontrada
2. Criterio: cmo debe ser (la norma, la ley, el reglamento, lo que debe ser)
3. Causa: qu origin la diferencia encontrada.
4. Efecto: qu efectos puede ocasionar la diferencia encontrada.
Al plasmar el hallazgo el auditor primeramente indicar el ttulo del hallazgo, luego los atributos,
a continuacin indicar la opinin de la personas auditadas sobre el hallazgo encontrado,
posteriormente indicar su conclusin sobre el hallazgo y finalmente har las recomendaciones
pertinentes. Es conveniente que los hallazgos sean presentados en hojas individuales.
Solamente las diferencias significativas encontradas se pueden considerar como hallazgos
(generalmente determinadas por la Materialidad), aunque en el sector pblico se deben dar a
conocer todas las diferencias, aun no siendo significativas.
Una vez concluida la fase de Ejecucin, se debe solicitar la carta de salvaguarda o carta de
gerencia, donde la gerencia de la empresa auditada da a conocer que se han entregado todos
los documentos que oportunamente fueron solicitados por los auditores.
Tercera Fase Preparacin del Informe:
El informe de Auditora debe contener a lo menos:
1- Dictamen sobre los Estados Financieros o del rea administrativa auditada.
2- Informe sobre la estructura del Control Interno de la entidad.
3- Conclusiones y recomendaciones resultantes de la Auditora.
4- Deben detallarse en forma clara y sencilla, los hallazgos encontrados.
En esta fase se analizan las comunicaciones que se dan entre la entidad auditada y los
auditores, es decir:
a) Comunicaciones de la Entidad, y

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b) Comunicaciones del auditor


Entre las primeras tenemos:
a) Carta de Representacin
b) Reporte a partes externas
En las comunicaciones del auditor estn:
a) Memorando de requerimientos
b) Comunicacin de hallazgos
c) Informe de control interno
Y siendo las principales comunicaciones del auditor:
a) Informe Especial
b) Dictamen
c) Informe Largo
Si en el transcurso del trabajo de auditoria surgen hechos o se encuentran algunos o algn
hallazgo que a juicio del auditor es grave, se deber hacer un informe especial, dando a conocer
el hecho en forma inmediata, con el propsito de que sea corregido o enmendado a la mayor
brevedad.
As mismo, si al analizar el sistema de control interno se encuentran serias debilidades en su
organizacin y contenido, se debe elaborar por separado un informe sobre la evaluacin del
control interno.
El informe final del auditor, debe estar elaborado de forma sencilla y clara, ser constructivo y
oportuno.
Las personas auditadas deben estar siendo informadas de todo lo que acontezca alrededor de la
auditoria, por tanto, podrn tener acceso a cualquier documentacin relativa a algn hecho
encontrado.

PAPELESDETRABAJO

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os papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la informacin obtenida por el auditor en su
revisin, as como los resultados de los procedimientos y pruebas de auditora aplicados; con ellos se sustentan
las observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el informe correspondiente.
OBJETIVOS
Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos:
Registrar de manera ordenada, sistemtica y detallada los procedimientos y actividades realizados por el auditor.
Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.
Proporcionar la base para la rendicin de informes.
Facilitar la planeacin, ejecucin, supervisin y revisin del trabajo de auditora.
Minimizar esfuerzos en auditoras posteriores.
Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditora y de que el trabajo se efectu de conformidad
con las Normas de Auditora del rgano de Control y dems normatividad aplicable.
Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditora para prximas revisiones.
NATURALEZA Y CARACTERSTICAS
Los papeles de trabajo debern:
Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el programa deber relacionarse con los papeles
de trabajo mediante ndices cruzados.
Contener ndices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cdulas y resmenes que sean necesarios.
Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado.
Ser supervisados e incluir constancia de ello.
Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y alcance del trabajo realizado y sustenten
debidamente los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditora.
Redactarse con concisin, pero con tanta precisin y claridad que no requieran explicaciones adicionales.
Ser pertinentes, por lo cual slo debern contener la informacin necesaria para el cumplimiento de los objetivos de
la auditora.
Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para datos, notas y comentarios (los papeles de
trabajo desordenados reflejan ineficiencia y permiten dudar de la calidad del trabajo realizado).

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En cuanto a la evidencia contenida en los papeles de trabajo, estos debern cumplir los siguientes requisitos:

A.

Suficiencia. Ser suficiente la evidencia objetiva y convincente que baste para sustentar los
resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de auditora.

B.

Competencia. Para que sea competente, la evidencia deber ser vlida y confiable; es decir, las
pruebas practicadas debern corresponder a la naturaleza y caractersticas de las materias examinadas.

C.

Importancia. La informacin ser importante cuando guarde una relacin lgica y patente con el
hecho que se desee demostrar o refutar.

D.

Pertinencia. La evidencia
recomendaciones de la auditora.

deber

ser

congruente

con

los

resultados,

conclusiones

PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD
Los papeles de trabajo sern propiedad del rgano de Control, por contener la evidencia de trabajos de auditora
realizados por su personal. Por tanto, su guarda y custodia sern responsabilidad de los auditores y, para evitar el
riesgo de que se extraven o sean utilizados indebidamente por terceras personas, las Direcciones de Auditora
debern archivarlos en un sitio designado especialmente para ello, de preferencia bajo llave.
La confidencialidad est ligada al cuidado y diligencia profesional con que debern proceder los auditores
del rgano de Control. Por contener informacin confidencial, el uso y consulta de los papeles de trabajo estarn
vedados por el secreto profesional a personas ajenas a los auditores, salvo requerimiento o mandato de autoridad
competente.
Con objeto de que los papeles de trabajo estn debidamente resguardados y archivados, se formarn
tantos legajos como sean necesarios, que se archivarn en compiladores tamao carta.
Cada legajo incluir un ndice para facilitar la localizacin de las cdulas y dems papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo de auditoras terminadas debern conservarse por un perodo de cinco aos, en el
archivo general a cargo del Centro de Informtica, Documentacin y Archivo con excepcin de aquellos que, por
no haberse solventado alguna recomendacin, permanezcan en la oficina del Auditor Especial y/o en la
Direccin de Auditora correspondiente, quienes sern responsables de custodiarlos.
CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.
Con base en su utilizacin y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo permanente o expediente
continuo de auditora y papeles de trabajo actuales. A continuacin, se sealan las caractersticas de cada uno de
ellos.
Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditora
El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se concentran los documentos relativos
a los antecedentes, constitucin, organizacin, operacin, normatividad jurdica y contable e informacin

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financiera y programtico-presupuestal, actas y documentos de entrega recepcin de los entes fiscalizables. Esta
informacin, debidamente actualizada, servir como instrumento de referencia y consulta en varias auditoras.
La integracin del archivo permanente se iniciar en la etapa de planeacin de la auditora, cuando se
obtenga informacin general sobre el ente por auditar (organizacin, funciones, marco legal, sistemas de
informacin y control, etc.)
El archivo permanente se actualizar con la informacin que se obtenga al ejecutar una auditora o al dar
seguimiento a las recomendaciones correspondientes. Su integracin deber sujetarse a lo dispuesto en el
procedimiento para la Integracin y Actualizacin del Archivo Permanente, emitido por el rgano de Control o de
cada una de las reas correspondientes.
Papeles de Trabajo del Perodo
Los papeles de trabajo actuales o del perodo se elaboran y obtienen en el transcurso de la auditora; en ellos se
deja evidencia del proceso de planeacin y del programa de auditora; del estudio y evaluacin del control interno;
del anlisis de saldos, movimientos, operaciones, tendencias y razones financieras; del registro de la naturaleza,
alcance y oportunidad de los procedimientos de auditora; de la supervisin realizada; de la persona que aplic los
procedimientos y de la fecha en que se realiz el trabajo; de las conclusiones de la revisin; y del informe de
auditora en que se incluyan las recomendaciones formuladas.
Los papeles de trabajo denominados cdulas de auditora, se clasifican de acuerdo a la Gua para la
Elaboracin de Papeles de Trabajo, en cdulas sumarias, analticas, subanalticas, de informe, de observaciones
y de seguimiento de recomendaciones.
1. Cdulas sumarias o de resumen
En las cdulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del rea, programa, rubro o grupo
de cuentas sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, gastos o asignaciones presupuestales.
Es conveniente que estas cdulas contengan los principales indicadores contables o estadsticos de la operacin,
as como su comparacin con los estndares del perodo anterior, con el propsito de que se detecten desde ese
momento desviaciones importantes que requieran explicacin, aclaracin o ampliacin de algn procedimiento,
antes de concluir con la revisin (vase la Gua para la Elaboracin de Papeles de Trabajo).
2. Cdula Analtica
Adems de contener la desagregacin o anlisis de un saldo, concepto, cifra, operacin o movimiento del rea por
revisar, en las cdulas analticas se detallan la informacin obtenida, las pruebas realizadas y los resultados
obtenidos.
Es conveniente que la informacin recabada se agrupe o clasifique de tal forma que permita detectar fcilmente
desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones, y que a ella se agreguen los comentarios o
aclaraciones que se requieran para su debida interpretacin.

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Las pruebas que deben consignarse en las cdulas analticas se refieren a las investigaciones necesarias para
cumplir los objetivos establecidos en los programas de trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la
cdula sumaria.
En dichas cdulas se incluye, adems, el anlisis de cifras especficas o la verificacin de algn clculo, que son
tiles para reforzar el resultado de las pruebas. Su aplicacin parte de razonamientos de tipo financiero o
estadstico; algunas aplicaciones se pueden referir, por ejemplo, a razones de rentabilidad o produccin per
cpita, la determinacin del costo-beneficio, las variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto,
conciliaciones, etc.
Asimismo, en las cdulas analticas se incluyen los resultados finales, representados por las observaciones.
3. Cdulas Subanalticas
Por medio de las cdulas subanalticas, se desagregan o analizan con detalle los datos contenidos en una cdula
analtica. Si se examina, por ejemplo, la cuenta de inversiones en valores, la cdula subanaltica sera aquella en
que se mostraran los saldos mensuales de las cuentas de inversin.
4. Cdula de Observaciones
Las deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado en el transcurso de la revisin, se resumirn en esta
cdula de observaciones, debidamente identificados con el nmero de cdula correspondiente, a fin de facilitar su
consulta y revisin.
5. Cdula de Informes
Una vez concluido el trabajo de auditora, y de manera adicional a las cdulas en que se presenten las
conclusiones, se integrar, al inicio del expediente de papeles de trabajo, un informe donde se expongan
brevemente los antecedentes de auditora, los procedimientos de auditora aplicados y sus resultados, a fin de
ofrecer un panorama de trabajo realizado y de las posibles acciones por emprender.
6. Cdula de seguimiento de recomendaciones
Si del trabajo de auditora se derivan recomendaciones u otro tipo de acciones legales, ser necesario dejar
constancia de ello, primeramente en cdulas de discusin o de comentarios y despus en cdulas de control de
seguimiento. (Actas de Notificacin de Observaciones).
FORMULACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Para disear las cdulas y su integracin ordenada, es preciso considerar las necesidades de la revisin en
funcin de los objetivos planteados y de las probables conclusiones a que se pretenda llegar, con objeto de que
constituyan elementos prcticos para estructurar la informacin, su proceso y los resultados de los procedimientos
aplicados.
A continuacin se describen las cualidades que debe reunir una cdula para cumplir su cometido:

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a) Objetiva: es decir, la informacin debe ser imparcial y lo suficientemente amplia para que el lector pueda formarse
una opinin.
b) De fcil lectura: para lo cual su contenido se integrar de manera lgica, clara y sencilla.
c) Completa: en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditora realizado, y sustentar debidamente los
resultados, conclusiones y recomendaciones.
d) Relacionar claramente: los cruces entre las distintas cdulas (sumarias, analticas y subanalticas, de tal manera
que los ndices y marcas remitan al lector a otros datos con facilidad.
e) Ser pertinente: por lo cual slo deber contener la informacin necesaria para cumplir el objetivo propuesto.
ESTRUCTURA DE LAS CDULAS DE AUDITORA
Las cdulas constan de tres partes: encabezado, cuerpo y pie o calce.
1. Encabezado. El encabezado es la parte superior de la cdula y debe contener los siguientes datos:
a) Clave o ndice de la cdula, la cual permite clasificar y ordenar de manera lgica los papeles de trabajo.
b) Siglas del rgano de Fiscalizacin Superior y de la Direccin a cargo de la auditora; y nombre del ente
fiscalizado.
c) Cuenta Pblica revisada. (Periodo o ejercicio)
d) Tipo de cdula.
e) Procedimiento o tcnica de auditora aplicada, junto con una descripcin de su contenido y del alcance de la
prueba.
f)

Inciales de quienes formularon, revisaron y supervisaron la cdula, y sus firmas o rbricas, a fin de deslindar
responsabilidades y, en su caso, evaluar al personal.

g) Fecha de elaboracin de la cdula, con objeto de delimitar responsabilidades en caso de que durante la auditora
se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en la cdula.
2. Cuerpo. El cuerpo de la cdula es la parte donde se asienta la informacin obtenida por el auditor y los resultados
de la revisin. Regularmente, se incluir los siguientes elementos:
a) Cifras y conceptos sujetos a revisin.
b) Datos de los libros de contabilidad o de los elementos de control establecidos en el ente fiscalizado.
c) Referencias.
d) Observaciones respecto a las irregularidades o deficiencias detectadas.

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e) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas.


f)

Hechos e irregularidades detectados por prcticas omitidas o incumplimiento de los controles establecidos por el
ente auditado.

g) Conclusiones debidamente fundamentadas con el desglose y determinacin del monto de los hechos e
irregularidades detectados.
h) Marcas y cruces que indiquen en forma sistematizada las pruebas realizadas y remitan a otras cdulas
relacionadas o complementarias.
3. Pie o calce. El pie o calce es la parte inferior de la cdula; en ella se asientan principalmente los siguientes datos:
a) Notas para aclarar o complementar algn concepto asentado en el cuerpo de la cdula, para aclarar o ampliar
informacin o para sealar situaciones especiales.
b) Marcas de auditora empleadas y su significado (si no se elabora una cdula especial para ello).
c) Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cdula.
d) Normalmente se anotar la preposicin DE en color rojo, y enseguida la fuente de informacin (auxiliares, plizas,
cuentas por liquidar certificadas, contratos, etc.)
REGLAS PARA ELABORAR CDULAS DE AUDITORA
A efecto de que las cdulas que integrarn los papeles de trabajo renan los requisitos mencionados
anteriormente, enseguida se establecen de manera enunciativa, no limitativa, algunas reglas o principios que
servirn de gua general para su diseo y elaboracin.
1. Decidir si es necesaria su formulacin, en funcin del objetivo y procedimientos aplicados.
2. Efectuar un diseo previo a su elaboracin.
3. Aprovechar los elementos solicitados, proporcionados y localizados en el ente sujeto a revisin.
4. Escribir los datos y cifras siempre con letra legible.
5. Anotar los datos en forma de columna.
6. Tener cuidado de asentar en la cdula los datos necesarios y suficientes.
7. Ordenar y redactar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo conocimiento de la informacin y a la
misma conclusin que el auditor que elabor la cdula.
8. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos tanto con los contenidos en la misma
cdula como con los asentados en otras.

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9. Para efectos de correccin, las palabras o nmero incorrectos se tacharn, y los correctos se escribirn en la
parte inmediata superior.
10. Una vez elaborada una cdula, esta no deber desecharse ni pasarse en limpio; por eso siempre es necesario
trabajar con limpieza y precisin.
11. Respetar el orden en que aparezca la informacin en los documentos fuente.
12. Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las pruebas.

NDICES Y MARCAS DE AUDITORA


Los ndices son claves convencionales de tipo alfabtico, numrico o alfa-numrico, que permiten clasificar y
ordenar los papales de trabajo de manera lgica y directa para facilitar su identificacin, localizacin y consulta.
Para relacionar los papeles de trabajo entre s, los ndices de auditora se utilizan a manera de .cruces o
referencia cruzada; de esta manera, se podr vincular la informacin contenida en dos o ms cdulas.
Los ndices persiguen los siguientes propsitos:
Simplificar la revisin de los papeles de trabajo, porque se presentan en forma ordenada y permiten ir de lo general
a lo particular.
Evitar la duplicacin del trabajo, puesto que al asignar un lugar especfico a cada cdula se elimina el riesgo de que
sta se elabore nuevamente.
Interrelacionar dos o ms cdulas de auditora.
Facilitar la elaboracin del informe, pues permiten localizar en cdulas especficas las irregularidades y deficiencias
detectadas en la revisin.
NDICES DE AUDITORA
A manera de ejemplo, se mencionan los ndices que se detallan a continuacin, con carcter enunciativo, ms no
limitativo; as, cuando se requiera un ndice que no est incluido en este manual, se podr utilizar en el entendido
de que su significado se explicar en el documento correspondiente:
Los ndices correspondientes al gasto se identificarn de acuerdo con los captulos de la clasificacin
presupuestal por objeto del gasto, de manera que, siguiendo el mismo sistema de construccin, se pueden
elaborar ndices para cdulas sumarias o cdulas analticas que muestren un contenido ms detallado (9).

NDICE
(A.P.)

CONCEPTO AL QUE SE REFIERE


ARCHIVO PERMANENTE DE AUDITORA

100

Sumaria de conclusiones.

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200
Sumaria de ingresos.
300
Sumaria de costo de ventas.
400
Sumaria de gastos.
500
Activo.
600
Pasivo.
700
Capital contable.
800
Cuenta de orden.
900
Otros papeles que surjan con motivo de la revisin.
HT
Hoja de Trabajo
BC
Balanza de Comprobacin
CP
Control Presupuestal
A continuacin se desglosan algunos de los ndices:
200

Sumaria de ingresos.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CDULAS ANALTICAS


201

Determinacin de ingresos no contabilizados.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CDULAS SUBANALTICAS


Relacin de documentos correspondientes a ingresos que no se encuentran registrados en los libros autorizados.
Ingresos determinados mediante la confronta entre los ingresos contabilizados en cantidades globales, ya sea por
da, por semana o por mes, en libros (registros econmicos) y los que se encuentran contabilizados en libros
autorizados.
As, la clave de todas las cdulas que se elaboran, con relacin a la auditora de ingresos de la Dependencia,
Entidad o rea revisada, quedarn dentro de la centena 200.

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