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PLANEACION Y CULTURA DEL PROYECTO

En los ltimos aos y gracias a la adopcin de nuevas leyes orientadas a la


implementacin de procesos de planeacin en los diferentes niveles territoriales; la
cultura del proyecto constituye la fase primaria en la articulacin de los diferentes
planes y programas de desarrollo social.
Los procesos de planeacin se efectan con el propsito de introducir organizacin
y racionalidad en la accin para el logro de determinadas metas y objetivos;
permitiendo orientar los limitados recursos disponibles hacia la solucin de
problemas y necesidades prioritarias; el proyecto por lo tanto se convierte en el hilo
conductor de todo el sistema presupuestal.
Qu es un Proyecto?
Un proyecto es un conjunto de todas las actividades encaminadas a lograr un
resultado especfico, con el objeto de satisfacer una necesidad o resolver un
problema, utilizando recursos en su realizacin.
Es la unidad mnima operacional que vincula recursos, actividades y componentes
durante un periodo determinado y con una ubicacin definida para resolver
problemas o necesidades de la poblacin
Para que nos sirve la elaboracin de un Proyecto?
Nos prepara para la accin, porque nos ayuda a aclarar:
- Qu se va a hacer?
- Para qu se va a hacer?
- Cmo se va hacer?
- Cundo se va a hacer?
- Con quin se va hacer?
Cules son los elementos bsicos que orientan la elaboracin de un
proyecto?
1. Identificacin del problema: A travs del diagnstico definimos el problema que
se va a resolver teniendo en cuenta priorizacin, alternativas de solucin y
determinacin de objetivos y metas.
2. Definimos los objetivos que queremos alcanzar; teniendo en cuenta qu vamos
hacer y para qu lo vamos hacer.
3. Se formulan las metas del proyecto con el fin de determinar de manera ms
concreta los resultados esperados.

Qu son las metas?


Se refieren al alcance de los objetivos en cantidad y tiempo; se convierten en
resultados y hacen referencia a las preguntas: Cunto se va hacer?, en qu
tiempo?, cul es el plan de trabajo?
Cundo se formula un proyecto?
Cuando se ha identificado adecuadamente el problema a resolver y se haya
determinado la alternativa ms viable en los aspectos tcnico, econmico, social,
ambiental, institucional, legal y poltico, para solucionar el problema.
Cul es la participacin de la comunidad en la formulacin de los proyectos?
La comunidad es la que convive con las necesidades y conoce a fondo la
problemtica que los afecta y mediante sus solicitudes a las administraciones
municipales, departamentales o nacional dan origen a los proyectos; la comunidad
tambin participa en la identificacin del problema, y en la ejecucin en la medida
en que aporta recursos materiales, humanos, financieros, etc. Esto genera en la
comunidad un sentido mayor de pertenencia hacia el proyecto garantizando el xito
en la operacin del mismo.
Adems la veedura ciudadana toma verdadero sentido y se concreta a travs de
los proyectos, cuya ejecucin debe ser controlada por asociaciones comunitarias
beneficiarias.
Para qu y porqu son tiles los proyectos?
-Para asignar los recursos disponibles de la mejor manera posible (inversin ms
eficiente del gasto social).
-Porque son las herramientas indispensables para materializar los planes de
desarrollo
-Porque son la materia prima para programar y ejecutar la inversin
-Porque contribuyen al mejoramiento de la calidad de vida.
-Porque permiten: evaluar entre diferentes opciones, aquellas que generan mayor
impacto social y dar soluciones acertadas a los problemas identificados.
La elaboracin de un proyecto es un resumen del proceso de planeacin:
preparacin - formulacin de estrategias - planeacin programacin y ejecucin de
inversiones - control y seguimiento de la gestin del Desarrollo.
TIPOS DE PROYECTOS
1. Segn su Responsabilidad: Pueden ser
-Oficiales: Cuando son formulados por el Estado y obedecen a polticas del gobierno

-Privados: Los formula una entidad privada; una organizacin comunitaria o una
ONG
-Mixtos: Cuando existe una responsabilidad conjunta entre el Estado y una entidad
privada, son formulados entre entidades oficiales y organizaciones comunitarias.
2. Segn la Cobertura: Se refiere a la dimensin geogrfica y pueden ser:
-Local: A nivel municipal y veredal
-Regional: Con la unin de varios municipios
-Departamental: Que impacte todos los municipios del Departamento
-Nacional: Dirigido a todos los Departamentos
3. Segn su naturaleza:
-Econmicos: Generan otros recursos que nos ayudan a producir ms y continuar
produciendo: Proyectos rentables, ej. Cooperativas.
-Sociales: Son los que se realizan para mejorar el bienestar y calidad de vida de la
comunidad ej., escuelas, parques infantiles, acueductos, etc.
-Mixtos. Cuando cumplen un doble objetivo social y econmico, como un centro
recreativo rentable.
CICLO DE LOS PROYECTOS
Todos los proyectos atraviesan por diferentes estados, el conjunto de estas fases
se denomina el ciclo de proyectos.
Primer Etapa: Pre inversin
Esta etapa comprende desde el momento en que surge la idea de hacer el proyecto
hasta el momento en que se inicia su ejecucin. Incluye acciones, tales como:
-Identificacin del problema
-Definicin del proyecto
-Preparacin de estudios que permitan medir la importancia, justificacin, costos y
beneficios.
Segunda Etapa: Inversin
-Incluye el diseo definitivo y construccin del proyecto
-En esta etapa generalmente slo hay gastos de recursos
-Se materializan las obras y acciones
-Se inicia el seguimiento fsico-financiero del proyecto

Tercer Etapa: Operacin


Esta etapa incluye el periodo cuando el proyecto empieza a generar beneficios; se
genera la produccin de bienes y servicios para lo que fue diseado el proyecto y
se da continuacin al seguimiento fsico financiero del proyecto.
Cuarta Etapa: Terminacin - Evaluacin Posterior (Ex-Post)
Estudio posterior a la terminacin del proyecto, para determinar su impacto.
Se trata de constatar si los objetivos buscados inicialmente se cumplieron.
METODOLOGIAS PARA LA FORMULACION DE PROYECTOS:
1. METODOLOGIA BPIN (Banco de programas y proyectos de inversin
Nacional)
Los proyectos que aspiran a recursos del nivel municipal, departamental o nacional
se deben formular en la metodologa BPIN.
El objetivo de esta metodologa es guiar y orientar al usuario en la realizacin de los
estudios de pre inversin, para la toma de decisiones de inversin.
2. METODOLOGA DE LA COOPERACION TECNICA INTERNACIONAL
Cooperacin internacional tcnica y financiera no reembolsable, o Asistencia Oficial
para el Desarrollo AOD- es un concepto global que comprende las diferentes
modalidades concesionales de ayuda que fluyen hacia los pases de menor
desarrollo relativo.
Los recursos de cooperacin son canalizados a travs de proyectos que incluyan
asistencia tcnica, capacitacin de personal y los equipos requeridos para la
ejecucin del proyecto.
Criterios de Cooperacin Internacional
Estos criterios son dinmicos y estn determinados por los convenios, prioridades,
polticas, funciones y programas determinados por las relaciones internacionales de
los Pases. Dentro de stos podemos sealar los siguientes:

Los Recursos Internacionales solicitados deben beneficiar a sectores de la


poblacin en condiciones de vulnerabilidad.

Los Recursos Internacionales solicitados no deben estar dirigidos a llenar


vacos del presupuesto de la entidad solicitante.

El aporte extranjero solicitado no debe incluir la financiacin de gastos de


operacin o funcionamiento, compras de terreno o maquinaria pesada.


No se deben duplicar esfuerzos e iniciativas para la misma poblacin
beneficiaria.

Los proyectos debern incluir y garantizar aportes de contra partida nacional.


Esta debe incorporar recursos en efectivo o en especie, e incluir entre otros, el
personal tcnico y administrativo nacional requerido para recibir la Cooperacin y
participar en la respectiva ejecucin.
Criterios Institucionales

El objetivo general del proyecto, debe estar enmarcado, dentro de los planes
y programas de la Institucin proponente.

El objetivo especfico del proyecto debe ser congruente con los programas
de la entidad o el Pas donante.

La Entidad proponente del proyecto debe demostrar capacidad administrativa


y logstica para ejecutar el proyecto.

Debe existir un conocimiento anticipado, antes de enviarse el proyecto, entre


la entidad proponente y la entidad y/o Pas donante.

El proyecto debe ser enviado en la fecha prevista en el calendario del Pas


y/o entidad donante.

La entidad ejecutora deber poseer capacidad tcnica y financiera para


ejecutar el proyecto.
Criterios Econmicos

El valor del proyecto no debe ser superior a los lmites mximos sealados
por el Pas o la entidad donante, para ese tipo especfico de ayuda.

Los costos de las actividades e insumos del proyecto deben ser razonables
y ajustados a los precios del Pas.

El presupuesto del proyecto se debe expresar en la moneda del Pas


donante.
Criterios Metodolgicos

Aplicacin de la metodologa del enfoque del marco lgico (EML) en la


preparacin y la formulacin del proyecto.

Utilizar el formato suministrado por la entidad donante para la presentacin


del proyecto, o en su defecto utilizar el formulario aprobado por la Junta Directiva
de la Asociacin Colombiana de Cooperacin Internacional.

Observar una adecuada formulacin, esto es plantear con claridad,


concrecin y en la forma conceptualmente definida en el instructivo cada uno de los
puntos exigidos en el mismo.


Presentar coherencia e integracin entre cada uno de los puntos
desarrollados.
Criterios De Viabilidad Tcnica

Estar en concordancia con las lneas estratgicas y programas sectoriales de


Cooperacin Internacional establecidos por la Asociacin Colombiana de
Cooperacin Internacional en coordinacin con las entidades sectoriales.

Ser pertinente y oportuno para el desarrollo sectorial, nacional y regional,


para la entidad ejecutora, y para la poblacin beneficiaria o participante.

Los objetivos establecidos en la propuesta deben presentar claridad en su


planteamiento y posibilidad de cumplimiento

Los resultados deben estar claramente identificados y guardar coherencia en


el objetivo especfico. Debe asegurarse que las actividades previstas permitan
alcanzar los resultados planteados y que exista una adecuada formulacin de
indicadores que permitan medir el cumplimiento del objetivo especfico y de los
resultados.

Se debe asegurar la sostenibilidad de los resultados, de manera que la


entidad Colombiana ejecutora tenga la capacidad de continuar por s misma los
logros obtenidos, una vez terminada la Cooperacin Internacional.

Se deben identificar los supuestos que definen los riesgos de xito o fracaso
del proyecto.

El proyecto de Cooperacin Internacional no debe tener ms de un objetivo


especfico.

La redaccin del proyecto debe ser lo ms sencilla posible.

Criterios De Viabilidad Ambiental

Los proyectos de Cooperacin Internacional no deben generar efectos


negativos sobre el medio ambiente y los recursos naturales.

Si la ejecucin del proyecto genera algn efecto negativo, se debe indicar en


el mismo proyecto, como se mitigarn los efectos negativos que se generen.
Criterios De Viabilidad De Gnero

En el proyecto se debe indicar como afecta el problema indistintamente a


hombres y a mujeres.

El planteamiento del proyecto debe considerar las necesidades e intereses


de mujeres y hombres en forma aparte.

En el proyecto se debe indicar como influye ste en los intereses estratgicos


de gnero y los intereses prcticos de supervivencia humana.

Los proyectos deben estar concebidos dentro del marco de referencia global
al que estn integrados, pues son parte de la programacin empresarial y
surgen de la necesidad de analizar diferentes alternativas de inversin y de
las dems variables en el que se fundamentan.
Con la preparacin de proyectos empresariales se estiman las ventajas y
desventajas econmicas de asignar ciertos recursos a la produccin de bienes o
servicios, lo que implica estimaciones sobre el futuro que conllevan a asumir riesgos
en cuanto a la certeza de las previsiones.
Los encargados y responsables de tomar las decisiones dentro de un marco
empresarial disponen de muy poco tiempo para evaluar si un proyecto es viable o
no, por eso es conveniente resumir el proyecto, para as facilitar un juicio global
acerca de l, sin necesidad de estudiarlo a fondo en todas sus partes.

Escogencia de proyectos

Las decisiones se toman en espacios cortos de tiempo, es por ello que en la


presentacin de proyectos es vital que se presenten los aspectos ms importantes
y relevantes.
Hay que tener presente que los detalles son de suma utilidad para quienes asuman
la responsabilidad de terminar los estudios con fines de ejecucin y de realizar
ciertos trabajos previstos ya en la formulacin, como son relativos a organizacin,
arreglos administrativos, relaciones con terceros, aspectos legales, productivos y
todos los que intervienen en el funcionamiento empresarial.
RESUMEN EMPRESARIAL
Este resumen debe explicar la esencia del proyecto en no ms de tres pginas y en
l debe realizarse una extraccin de los puntos importantes y sobresalientes del
mismo, entre ellos se pueden destacar:
Objetivos del proyecto

Bienes o servicios que se producirn, capacidad que se va instalar y cuanta


de la demanda total.
Localizacin.
Cuanta de las inversiones.
Presupuesto de gastos e ingresos, costos unitarios y puntos de equilibrio.
Rentabilidad.
Coeficientes de evaluacin social.
Financiamiento de corto y largo plazo.

Despus de realizar el resumen empresarial, en el proyecto se deben presentar los


detalles del proyecto tratados con la mayor claridad posible, sin caer en repeticiones
intiles que solo retardan el anlisis y entorpecen la toma de decisiones.
ESTUDIO DEL MERCADO
En este aparte se realiza un planteamiento general del problema del mercado en
relacin con el proyecto. Se puede dividir en:
1. Recopilacin de antecedentes.

Usos y especificaciones del bien o servicio.


Series estadsticas de produccin, importacin, exportacin y consumo.
Tipo de consumidores.
Distribucin geogrfica del mercado.
Competencia.
Mtodos de comercializacin.
Precios y costos.
Proveedores.
Mecanismos de distribucin.

2. Fijacin de la cuanta de la demanda total actual, real y aparente.


3. Conclusiones y previsiones del estudio en cuanto a la comercializacin del bien
o servicio y los puntos relacionados con la organizacin de ventas y las formas de
distribucin, problemas de transportes, formas de presentacin del producto,
posibles necesidades de servicio tcnico a los usuarios, posibles necesidades de
publicidad y otros aspectos.
4. Conclusiones y previsiones del estudio en cuanto a la incidencia de la poltica
econmica del mercado.
5. Proyeccin de la demanda.
TAMAO Y LOCALIZACIN
1. Justificacin de la capacidad instalada propuesta.

Localizacin.
Distribucin geogrfica.
Tcnicas de produccin.
Adaptabilidad.

2. Justificacin de la localizacin con respecto a

Insumos.

Mercado.
Fletes e impuestos.
Costos de los recursos productivos.
Facilidades administrativas, sanitarias, accesibilidad, clima, etc.
Anexos de los detalles de tamao y localizacin.

INGENIERA DEL PROYECTO


1. Ensayos e investigaciones preliminares.
2. Alternativas tcnicas.
3. Descripcin del proceso de produccin.
4. Funcionamiento.
5. Distribuciones del equipo en los edificios.
6. Proyectos complementarios de ingeniera.
7. Productividad en el uso de recursos.
8. Flexibilidad en la capacidad de produccin.
9. Programa de trabajo.
10. Anexos de los detalles tcnicos.
INVERSIONES
1.
2.
3.
4.
5.

Composicin y cuanta de las inversiones en capital fijo.


Estimacin del capital circulante.
Composicin de la inversin en moneda local y extranjera.
Calendario de inversiones.
Anexos de los detalles de inversin.

PRESUPUESTO DE GASTOS E INGRESOS


1. Presupuesto anual de costos e ingresos a precios de mercado.
2. Determinacin de puntos de equilibrio haciendo variar los factores como:

Porcentaje utilizado de la capacidad de produccin.


Costo de los insumos.
Precio de venta de los productos o servicios.

3. Agrupacin de la informacin requerida para preparar el presupuesto.

Presupuesto de materiales e insumos.


Presupuesto de mano de obra.
Presupuesto de costos indirectos de fabricacin.
Clculo de depreciaciones estimadas.
Anlisis de los costos de distribucin.
Todos los antecedentes de clculo necesarios

EVALUACIN

1. Rentabilidad del capital en el proyecto.


2. Valor agregado por unidad de capital.
3. Velocidad de rotacin del capital.
4. Intensidad de capital.
5. La ocupacin del personal por unidad de capital.
6. La productividad marginal social del capital.
7. La productividad de la mano de obra.
8. El cociente o mdulo beneficios-costos.
9. El valor agregado por unidad de insumos totales.
10. Los coeficientes necesarios para la evaluacin.
11. Anexos detallados del clculo y explicacin de la investigacin.
FINANCIAMIENTO
1. Fechas en las que se deben realizar los aportes de capital.
2. Fuentes de financiamiento

Capital propio.
Capital fijo y circulante.
Crditos.
Intereses.
Garantas etc.

3. Cuadro de fuentes y usos de los recursos.


4. Estudio de los coeficientes que reflejan la solidez de la estructura financiera
de la futura empresa o de la que solicita financiacin.
ORGANIZACIN
1. Estructura general de la empresa.
2. Establecimiento de normas internas, administrativas, productivas, legales y
las que se consideren necesarias.
3. Previsiones sobre la normatividad del estado.
4. Otros aspectos relacionados con la organizacin, puesta en marcha y
funcionamiento de la empresa.
Las partes del proyecto permiten a los asesores comprobar la veracidad de las
cifras, la calidad de la informacin recolectada, la precisin de los criterios
empleados, la calidad de las estimaciones, el estudio estadstico y la formulacin
del proyecto en s, ya que estas son algunas de las bases para evaluar el proyecto.