MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA

-Envo de Correspondencia Externa

La secretaria encargada de enviar a otras instituciones, tiene bajo
su responsabilidad la comunicacin, ventas, imagen, credibilidad y el dar
a conocer la empresa para la cual labora.
Al elaborar el correo a enviarse, es necesario que posea ciertos
conocimientos:
Generalidades:
El membrete de su empresa debe estar claro, completo y bien escrito;
en caso que no encuentren al destinatario, facilitar la devolucin de la
correspondencia.
El destinatario lleve, si es posible el nombre de la persona a quien va
dirigida y su cargo.
Corrobore las direcciones de los destinatarios.
No enve ningn tipo de valor por el servicio postal; ejemplo:
documentos o cheques. Utilice los servicios que prestan los bancos:
rdenes radiofnicas, transferencias bancarias, etc. Informe al
destinatario por telfono, Facsmile o telegrficamente, se presente a
recoger la trasferencia bancaria u orden radiofnica.
Antes de cerrarla, asegrese lleve todos los anexos.
Si necesita que llegue rpidamente, escriba URGENTE en el sobre.
Si desea que slo la persona a quien va dirigida la carta la abra, escriba
PERSONAL Y CONFIDENCIAL.
Si la correspondencia es voluminosa, el servicio postal de su pas puede
proporcionar, a la empresa, una flanqueadora.
En correspondencia publicitaria y/o Ventas, adems
recomendaciones anteriores, tome en cuenta las siguientes:

de

las

Procure mantener una relacin constante con los clientes; comunquese,

como mnimo, 12 veces al ao.
Si llevara publicidad especial, al rotular el sobre, agregue los beneficios
que su empresa ofrece.

MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA
-

Continuacin: Envo de Correspondencia Externa

Para enviar su correspondencia, puede utilizar el servicio Postal

Nacional, o de su empresa privada que se dedican a ese fin.
Servicio Postal Nacional:
No cierre la correspondencia con tape, ya que el servicio postal lo
cataloga como alterada y no se encargar de trasladarla.
Al enviar demasiadas cartas, envelas en fracciones, considerando
que en el servicio postal, no sea da de gran actividad de porteo.
Procure no enviarla como correspondencia de segunda o tercera,
puesto que este servicio no tiene requisito de devolucin y no le
garantiza su entrega.
Al enviar documentos importantes, para tener constancia de su
recepcin, utilice el servicio de correo certificado; llene la forma
destinada para ello. Posteriormente le devolvern la tarjeta firmada
de recibido.
Si desea agilizar la entrega, clasifique la correspondencia por zonas,
si es a nivel local; por departamentos, si es al interior del pas; o, en
caso, por correspondencia extranjera. Indique al mensajero coloque
las cartas clasificadas en los buzones respectivos.
En envos urgentes, solicite el servicio de una empresa de transporte,
para su traslado a la oficina de correo en cada localidad.
Servicio de Correo Privado:
Catalogan el servicio y tarifas en correo ordinario y urgente, utilice el
ms conveniente.

Entregue

la

correspondencia

clasificada

con

listado

de

destinatarios.
Delimite tiempo. Indique a la empresa, que su correspondencia
deber ser entregada antes de una fecha estipulada.
A la persona que recoge la correspondencia, solicite: Nombre, nmero
de DPI, firma y telfono, para responsabilizarle.
Al requerir el pago, la empresa enviar listado de correspondencia no
entregada y la factura correspondiente. El listado indicar el motivo
por el cual devuelven al remitente; cotjelas con su propio listado,
verificando coincidente; cotjelas con su propio listado, verificando
coincida las cartas entregadas y devueltas con el total enviado

PREPARACION PRE-EMPLEO: - Curriculum Vitae

El Curriculum Vitae, es una hoja de datos personales, con la que
podra informar al empleador o a quien otorgue la vacante: quin es
usted, que habilidades posee y por qu razn es la persona indicada
para ocupar el puesto que requieren.
En

este

resumen,

deber

resaltar

en

forma

realista,

las

habilidades, conocimientos, experiencias que posee, para considerarse

un aspirante al puesto que solicita.
La principal funcin y uso de este resumen, es que el empleador
necesita relacionarse con el empleado en tiempo corto; esta hoja ayuda
a alcanzar este propsito.
Por lo general, la hoja de datos personales est dividida en las
siguientes partes:
a) Informacin Personal: Incluye nombre, direccin de residencia,
nmero
telefnico, nmero de identificacin personal o de seguro social, edad
(Fecha de nacimiento), estado civil, estatura, peso y condicin fsica
(estado de salud general). Si el telfono no est instalado en su casa,
indique si es el nmero telefnico del vecino, amigo u oficina, etc.
Si solicita un puesto que de antemano sabe se encuentra vacante,
especifquelo; si no lo sabe si existe una vacante determinada, enumere
sus redirecciones hacia ciertos trabajos, de acuerdo con las habilidades
que posea; es decir; haga nfasis sobre lo que sabe hacer mejor.
b) Educacin: Describa el nombre completo de las instituciones
donde
curs sus estudios, materias o cursos adicionales que haya desarrollado;
especifique las materias que se relacionen con el puesto que solicita.

Seale cualquier mrito, premio o distincin, que haya recibido durante

su carrera estudiantil o posterior a ella.
c) Actividades

extracurriculares:

stas

enmarcan

todas

las

actividades de
las organizaciones en las que el solicitante particip mientras
estudiaba o en las que todava se mantiene activo. Se incluye,
asimismo, los puestos que ocup en la directiva del saln de clases
o en clubes.
Este punto es de gran inters para el empleador, ya que
proyecta los inters especiales, la habilidad para trabajar con otros
y las cualidades de liderazgo.