CONSIDERACIONES PREVIAS AL PROCESO DE AUDITORA Y

EJEMPLOS NOTAS DE DESVIACIN

El auditor debe verificar procesos dentro del Sistema de Gestin, pudiendo estructurar
el Sistema en dos procesos diferentes:

Vertical. Relacionado con lo propuesto en el Manual, la Poltica, Objetivos y

Planificacin.

Horizontal. Relacionado con el proceso de realizacin del producto, entradas,

procesos, salidas, clientes, etc.

Al finalizar el proceso de auditora, el auditor debera haber verificado ambos

procesos, tanto el vertical como el horizontal.

Gestin del Tiempo

Es tarea del auditor, gestionar adecuadamente el tiempo, cosa que, con frecuencia,
puede acarrear dificultades, sobre todo en auditores sin experiencia.
Puf, no s como voy a revisar todas las actividades de este rea en el tiempo que me
han asignado! Qu hago con el otro departamento que tambin debera auditar esta
maana?
Un mtodo apropiado, en este caso, consiste en dividir el tiempo disponible entre las
distintas actividades que se van a revisar.
El auditor deber estudiar y establecer la ruta lgica y conveniente a travs del
sistema, que le ayudar a controlar las desviaciones, con el fin de minimizar el
muestreo y las discusiones irrelevantes.

Consideraciones Previas al Proceso de Auditora y Ejemplos Notas de Desviacin

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Formulacin de Preguntas
Una tcnica muy til a la hora de recopilar informacin es la entrevista. El auditor
deber preguntar a la gente cules son sus tareas, qu hacen, cmo lo hacen, qu
informacin reciben, qu informacin transmiten, etc.
Con frecuencia ocurre que los auditores sin experiencia desarrollan inspecciones
amplias de documentacin, con poca aportacin por parte de las personas que
desempean las tareas.
Para no caer en ello, es conveniente estructurar las entrevistas de modo que se pueda
conseguir la mxima informacin por parte del entrevistado, en el menor periodo de
tiempo posible.
Para minimizar posibles errores durante la entrevista, se deben seguir una serie de
pautas:

Diferencia semntica. Desigual entendimiento del

significado de las palabras en una pregunta o respuesta.

Entrevista sesgada. Proceso en el que la visin del

entrevistador se refleja en las preguntas e influencian las
respuestas dadas por el entrevistado.

Efecto halo. Interpretacin positiva de todas las

respuestas del entrevistado debido a que las preguntas
iniciales obtuvieron respuestas positivas.

Elaborar listas de comprobacin que guen al auditor a

travs de la entrevista.

Formular preguntas abiertas para obtener informacin.

Realizar el mismo tipo de preguntas a personas

distintas. As el auditor podr juzgar la veracidad de las
respuestas.

Realizar las entrevistas durante las horas normales de

trabajo y, cuando sea prctico, en el lugar habitual de la
persona entrevistada.

Tranquilizar a la persona que se va a entrevistar antes y

durante la entrevista.

Explicar la razn de la entrevista y de cualquier nota que

se tome.

Evitar preguntas que predispongan respuestas.

Fuentes de Error

Pautas de
Minimizacin de
Errores

La clave para una buena entrevista es la capacidad de escucha del

auditor.

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Ejemplo
El auditor est llevando a cabo el examen de la formacin inicial que reciben los
trabajadores en materia de prevencin de riesgos laborales cuando empiezan a trabajar en
la empresa.
El auditor se dirige a uno de los empleados de la empresa que comenz a trabajar en la
misma la semana pasada.

Auditor: Hola buenos das. Le voy a realizar unas preguntas muy sencillas si me
permite.

Trabajador: Muy bien, usted dir.

Auditor: Cunto tiempo lleva usted trabajando aqu?

Trabajador: Pues empec la semana pasada.

Auditor: Me podra contar cmo ha sido su proceso de incorporacin a la empresa?

Ha recibido usted alguna formacin?

Trabajador: El jefe de taller me ense mi lugar de trabajo y me present a mis

compaeros. El Responsable de Prevencin me dio unos folletos para que los leyera, los
tengo en mi taquilla.

Auditor: Una ltima pregunta cmo actuara usted en una situacin de emergencia?

Trabajador: Pues saldra corriendo.

Auditor: Muy bien, muchas gracias por su atencin.

Una vez finalizada la entrevista con el trabajador el auditor se dirige al Responsable de

Prevencin de Riesgos Laborales.

Auditor: Buenos das. Permtame hacerle unas preguntas en relacin con la formacin
de los trabajadores. Segn el procedimiento PG-08 de formacin y cualificacin, cuando
un trabajador se incorpora a un puesto de trabajo se le debe proporcionar una formacin
Podra indicarme que formacin se le ha impartido al trabajador que se incorpor hace
una semana?

Responsable de PRL: Pues el mismo da que comenz a trabajar se le entreg la

evaluacin de riesgos, el manual de seguridad y el plan de emergencias. Puede
comprobarlo aqu, en el registro de entregas. Puede ver adems que se encuentra
firmado el recib por parte del trabajador, que adems indica que ste ha comprendido la
informacin recibida y que se compromete a aplicarla.

Auditor: Muy bien alguien se cerciora luego de que el empleado se ha enterado de lo

que significa toda esa documentacin?

Responsable de PRL: Est previsto que se realice a los trabajadores un examen

anualmente, pero an no hemos realizado ninguno.

Muestreo
El auditor deber tener claro cuntos documentos, y de qu tipo, es necesario
muestrear. Este muestreo se puede realizar por mtodos diferentes:
Consideraciones Previas al Proceso de Auditora y Ejemplos Notas de Desviacin
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Aleatorio.

Estadstico.

Por objetivos.

Teniendo en cuenta un porcentaje determinado, etc.

Todos los mtodos son aceptables, no obstante debe primar el sentido comn.
Durante el tiempo disponible, los muestreos que se realicen deben ser representativos
de la actividad que est bajo revisin, debiendo aumentar su nmero si se encuentra
una no conformidad o informacin que pueda dar lugar a posibles problemas.
Se pueden distinguir dos tcnicas de muestreo en auditoras: por cortes
horizontales o por cortes verticales.
Consiste en el examen de diferentes muestras, centrado en
un slo elemento del sistema y referido a especificaciones
consideradas en un documento.
Sirve para evaluar un elemento del sistema con precisin y
exactitud, en cuanto a su grado de aplicacin y cumplimiento.

Ejemplo: examinar 30 albaranes y registros (diferentes

muestras) correspondientes a la recepcin de materia prima,
para confirmar si la inspeccin en recepcin ha sido
realizada como se dice en el procedimiento elaborado al
respecto.

Ejemplo: examinar los documentos de Control y

Seguimiento de los ltimos 9 meses, para confirmar que las
medidas de las sondas que valoran las emisiones de los
hornos verticales de una fbrica de cementos, se
encuentran dentro de los lmites marcados.

Muestreos por
Cortes Horizontales

Consiste en el examen de una sola muestra, centrado en varios

elementos del sistema y referido a especificaciones
consideradas en varios documentos.
Es una herramienta que ayuda a evaluar un determinado
nmero de elementos del Sistema de Gestin, interrelacionados
entre s, a la vez que sirve para obtener evidencias de la calidad
del producto final o de prevencin de la contaminacin.
Muestreos por
Cortes Verticales

Ejemplo: examinar un solo albarn y el registro

correspondiente a la recepcin del material, a la vez que se
verifica:

El pedido cursado al proveedor referente al material

suministrado.
La evaluacin efectuada para calificar al proveedor.
La cualificacin del personal que ha realizado la
recepcin e inspeccin.
La
adecuacin
de
las
condiciones
de

Consideraciones Previas al Proceso de Auditora y Ejemplos Notas de Desviacin

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aceptacin/rechazo del procedimiento de inspeccin al

producto comprado.
El estado de inspeccin del producto recepcionado, etc.

Ejemplo: examinar un solo registro, correspondiente a la

identificacin de Residuos Peligrosos, a la vez que se
verifica que:

El residuo peligroso est debidamente identificado.

El contenedor para su almacenamiento es adecuado y
est correctamente identificado.
Su almacenamiento no excede el perodo establecido.
Est incluido en el registro de Pequeo Productor de
Residuos.
Ha sido aceptado por un Gestor Autorizado de Residuos
Peligrosos.
El gestor de residuos est acreditado para actuar como
tal.
Se realiza su cesin al gestor segn las directrices
establecidas.

Consideraciones Previas al Proceso de Auditora y Ejemplos Notas de Desviacin

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Ejemplos Notas de Desviacin

Ejemplo Relativo a Calidad: Control de las Subcontratas
La empresa Cementos del Nora S.L., pretende certificarse segn la ISO 9001.
Durante la visita del auditor a una de las instalaciones, ha observado y anotado lo
siguiente:
Los almacenamientos en planta de productos finales por parte de la empresa que se
encarga de su distribucin no son adecuados, por ejemplo, los sacos de cemento no
estn convenientemente etiquetados de acuerdo a las especificaciones de
identificacin del producto final.
Auditor:

No se dispone de una instruccin para identificacin de los

productos finales?

Jefe de
Calidad:

Si, la IT.8, pero no se obliga a su cumplimiento a los

subcontratistas.

Al concluir la visita, el auditor y el Jefe de Calidad se dirigen al despacho de ste

ltimo. El auditor solicita el Manual de Calidad de la empresa, y comprueba que en el
punto 4 se refiere al cumplimiento de las exigencias de calidad por parte de todo el
personal, incluyendo subcontratistas.
Tras concluir el anlisis, el auditor procede a cumplimentar la siguiente nota de
hallazgo:
AUDITORA:
Interna
Certificacin
Seguimiento
Renovacin

EMPRESA: Cementos del Nora S.L.

 DEPARTAMENTO AUDITADO: Almacn


NOTA N: rd8

FECHA: 25-03-09

NORMA DE APLICACIN: ISO 9001

Punto de la norma al que afecta: 7.5.5 Preservacin del producto
Deficiencias encontradas:
Se han encontrado sacos de cemento que no estn convenientemente etiquetados.
No se ejerce por tanto, un control adecuado sobre la preservacin del producto,
dado que el etiquetado no cumple las especificaciones de identificacin del
producto final.
Categorizacin:

No conformidad

Desviacin

Firma del auditor:

Observacin

Firma del auditado:

Consideraciones Previas al Proceso de Auditora y Ejemplos Notas de Desviacin

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Ejemplo Relativo a Medio Ambiente: Control de las Subcontratas

La empresa Tejas del Caudal S.L., est realizando por primera vez una auditora
interna sobre su sistema de gestin ambiental, pues pretende certificarse segn la
ISO 14001. Durante la visita del auditor a sus instalaciones observa que, en el rea
posterior de la nave donde se est desmontando una estructura metlica, existe un
contenedor de escombros en el que se acumulan restos metlicos, plsticos, botes de
pintura, bidones de aceite, tablones de madera, restos de comida y latas de refrescos,
etc.
El Jefe de Gestin Ambiental, que acompaa al auditor, se percata de cmo ste ha
detenido su mirada en el contenedor.
Auditor:

No aplican los trabajadores alguna pauta de actuacin para la

segregacin de residuos?

Jefe de
Gestin
Ambiental:

S. He elaborado una Instruccin Tcnica, la IT 4.6/3. Todos

nuestros empleados la conocen y separan los residuos segn se
indica en ella, pero los albailes y los pintores son de una
subcontrata que ya acaba hoy. Slo han estado una semana, para
restaurar la fachada. Ya tenan que haber venido el mes pasado...
Nunca se la damos a las subcontratas, dejamos que lo hagan como
quieran para acabar cuanto antes.

El auditor procede a cumplimentar la siguiente nota de hallazgo:

AUDITORA:
Interna
Certificacin
Seguimiento
Renovacin

EMPRESA: TEJAS DEL CAUDAL S.L.



DEPARTAMENTO AUDITADO: Subcontratas


NOTA N: 03

FECHA: 20-03-09

NORMA DE APLICACIN: ISO 14001

Deficiencias encontradas:
Se ha observado que personal subcontratado no segrega los residuos generados.
El Jefe de Gestin Ambiental confirma que no se les facilita la IT 4.6/3. que recoge
las pautas para su segregacin ni se les indica las directrices de cmo hacerlo.
No se ha comunicado por tanto, los procedimientos aplicables a los subcontratistas
en contra de los establecido en el punto 4.4.6 Control operacional de la Norma.
Categorizacin:

No conformidad

Desviacin

Firma del auditor:

Observacin

Firma del auditado:

Consideraciones Previas al Proceso de Auditora y Ejemplos Notas de Desviacin

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