Eliminar la registracin mltiple, (facturacin, libro Diario, Libro Mayor, Registro Stock,
Cuenta corriente,) y lo har en un solo paso.
Los soportes fsicos son totalmente reemplazados por soportes magnticos, ilegibles
para el ojo humano.
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En ese sentido, los Sistemas de Contabilidad que pueden ser empleados son el
Sistema Manual y el Sistema Computarizado. Adems segn corresponda, los libros podrn
o debern ser llevados en forma electrnica.
Registro de operaciones contables
Un aspecto que resulta sumamente importante de analizar, es el referido a la
anotacin de las operaciones cuando se llevan los libros y/o registros contables bajo el
Sistema de Contabilidad Computarizada, y no se envan en forma electrnica, dado que en
funcin a ello se procede luego a clarificar la oportunidad en que se debe efectuar la
legalizacin de los libros y registros contables as como el cumplimiento o no por parte del
contribuyente de registrar sus operaciones dentro de los plazos mximos de atraso.
Sobre el particular, debemos indicar que la anotacin de las operaciones, implica
asentar una operacin a travs del correspondiente registro contable, los cuales en un
sistema de contabilidad computarizada se plasman a travs del ingreso al sistema
respectivo de los datos necesarios para generar el referido registro.
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Para cada intercambio estamos interesados como auditores que ciertas condiciones
se cumplan:
- el intercambio se registre
- exista y est autorizado
- que los activos pertenezcan al ente
- tenga obligacin por pasivos
- sea correcta la cantidad registrada
- sea correcto el precio registrado
- sea correcta la descripcin
- sea correcta la otra parte del intercambio
- se registre en el periodo correcto
Clasificacin de los controles internos
Controles generales y especficos
1. Generales: No tienen un impacto sobre la calidad de las aseveraciones en los
estados contables, dado que no se relacionan con la informacin contable.
2. Especficos: Se relacionan con la informacin contable y por lo tanto con las
aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este tipo de controles estn
desde el origen de la informacin hasta los saldos finales.
Controles generales
Conciencia de control
La gerencia es responsable del establecimiento de una conciencia favorable de
control interno de la organizacin. Es importante que la gerencia no viole los controles
establecidos porque el sistema es ineficaz.
La Gerencia se podra motivar a violarlos por las siguientes causas:
- Cuando el ente est experimentando numerosos fracasos.
- Cuando le falte capacidad de capital de trabajo o crdito.
- Cuando la remuneracin de los administracin este ligada al resultado.
- Cuando el ente se va a vender en base a sus ee.cc.
- Cuando se obtienen beneficios en exponer resultados ms bajos.
- Cuando la gerencia se encuentra bajo presin en cumplir sus objetivos.
Estructura organizacional
Establecida una adecuada estructura en cuanto al establecimiento de divisiones y
departamentos funcionales y as como la asignacin de responsabilidades y polticas de
delegacin de autoridad.
Esto incluye la existencia de un departamento de control interno que dependa del
mximo nivel de la empresa.
Personal
Calidad e integridad del personal que est encargado de ejecutar los mtodos y
procedimientos prescriptos por la gerencia para el logro de los objetivos.
Proteccin de los activos y registros
Polticas adoptadas para prevenir la destruccin o acceso no autorizado a los activos,
a los medios de procesamiento de los datos electrnicos y a los datos generados. Adems
incluye medidas por el cual el sistema contable debe estar protegido ante la eventualidad
de desastres (incendio, inundacin, etc.)
Separacin de funciones
La segregacin de funciones incompatibles reduce el riesgo de que una persona est
en condiciones tanto de cometer u ocultar errores o fraudes en el transcurso normal de su
trabajo. Lo que se debe evaluar para evitar la colusin de fraudes son: autorizacin,
ejecucin, registro, custodia de los bienes, realizacin de conciliaciones.
Control circundante en el procesamiento electrnico de datos
El funcionamiento de los controles generales dependa la eficacia del funcionamiento
de los controles especficos. El mismo procedimiento debe ser aplicado a la empresa con
procesamiento computarizado.
Los controles generales en el procesamiento electrnico de datos (PED) tienen que
ver con los siguientes aspectos.
Organizacin
El personal de PED (sistemas) no realice las siguientes tareas:
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Iniciar y autorizar intercambios que no sean para suministros y servicios propios del
departamento.
Registro de los intercambios
Custodia de activos que no sean los del propio departamento
Correccin de errores que no provengan de los originados por el propio dpto.
Controles de acceso
El acceso al PED debe estar restringido en todo momento. Tambin debe controlarse:
El acceso los equipos debe estar restringido a aquellos autorizados
El acceso de la documentacin solo aquellos autorizados
El acceso a los archivos de datos y programas solo limitado a operadores
Controles especficos
Los ciclos de informacin contable
Un ciclo de informacin contable est constituido por el flujo de informacin que va
desde la cuenta del mayor general por el tratamiento contable del intercambio hasta los
soportes documentales que contienen los datos inherentes a dicho intercambio.
Las cuentas del mayor general son solo objeto de validacin mediante procedimiento
sustantivo.
Para generar los datos contenidos en el mayor, el proceso contable debe capturar los
datos de cantidad, precio, descripcin, al intercambio para luego tratar dichos datos de tal
manera que luego de efectuar sucesivos tratamientos, dichos datos generen los saldos del
mayor.
Tal tratamiento consiste en llevar los datos del estado a que estn documentados o
tambin en un medio magntico hasta llegar a generar los saldos del mayor.
Ejemplo: Los datos del nombre del cliente, direccin, artculo y cantidad se
encuentran contenidos en el pedido. El precio se encuentra en la lista de precio del
computador. Aprobado el pedido, se corre el programa de facturacin y remito.
Cuando el cliente recibe la mercadera conforme y firma el remito, se produce un
cambio en la informacin ya que esta se encontrara en Ventas del da.
Lo que vemos es que en un sistema operativo y en un contable, consiste en el
tratamiento de datos en los cuales se produce un cambio de estado en los mismos a travs
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Mtodo de evaluacin
Una vez entendido el flujo de informacin contable se identifiquen los posibles errores
que pueden surgir cada vez que los datos se trasladan de un soporte a otro. Si el auditor los
ha detectado todos, entonces estar en condiciones de determinar si la empresa ha
establecido controles efectivos para prevenirlos y detectarlos.
Proceso de evaluacin
Se compone de los siguientes pasos detallados:
Paso 1. Comprender el flujo de informacin contable.
Consiste en conocer desde la captura hasta la informacin, los saldos, del mayor.
No se puede realizar una auditoria si no se tiene conocimiento de las actividades y
procedimientos del cliente. Esto comprende el estudio de su control interno.
Se conocen varias formas de realizar este estudio ya sea por medio de cuestionarios,
mtodos descriptivos y flujograma; siendo los ms tiles los dos ltimos.
Paso 2. Identificar los departamentos involucrados y analizar la segregacin de funciones.
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Por lo tanto, debemos elaborar una prueba para determinar si el control se est
realizando y otra prueba para indicar si la informacin sujeta a control se est comprobando
que es correcta.
Entonces la tarea de disear las pruebas depende su efectividad, al conocimiento y
pericia del auditor, a las circunstancias particulares de cada cliente.
Tipos de prueba de cumplimiento
Existen prueba de:
1. Detalles: las cuales entendemos que se refieren a la verificacin de constancia
de un control realizado por los funcionarios del ente sobre todo atributos como
fecha, parte, descripcin, etc. Contenido en un documento o soporte magntico.
Las pruebas de detalles se realizan mediante:
- Comparacin de igual atributos entre distintos documentos
- Comparacin entre los nmeros de los comprobantes
- Verificaciones matemticas
- Cumplimiento con autorizacin general o particular
- Verificacin de secuencia numrica
2. Indagacin y Observacin:
El tipo de prueba que se selecciona depende del control identificado y del objetivo de
la prueba. Ejemplo: Control de integridad de poblacin en la captura de informacin, tienen
como objetivo asegurarse que los datos que revelan el intercambio se ingresan en el
sistema de procesamiento. Lo que preocupa a la auditoria es que algunos de esos
intercambios, no sean registrados.
Por lo tanto tomar una muestra para detectar que se registraron los atributos, no
descubrir las omisiones. Por lo tanto se tiene que recurrir a la prueba de indagacin y
observacin.
Desviaciones de cumplimiento
Las desviaciones nos permiten soportarnos para determinar si se deposita confianza
en los controles internos.
Antes de comenzar a probar los controles en los cuales se depositar confianza,
debemos definir aquello que se constituir una desviacin de cumplimiento.
Se entiende por desviacin de cumplimiento a todo procedimiento que de acuerdo
con las normas establecidas debe efectuarse y no se efecta.
Ejemplo. Puede existir entonces que no se ha realizado un asiento contable o que el
mismo este mal hecho, el cual el mismo debera estar bajo la supervisin del encargado del
departamento contable.
La determinacin del desvo nada tiene que ver con el valor monetario dado que el
propsito de la prueba de cumplimiento es reunir evidencia respecto del cumplimiento de
un control y no sobre el intercambio en particular.
Tales desvos se producen por:
- Errores humanos
- Cambio de personal y falta de familiaridad del mismo
- Fluctuaciones temporales en el volumen de transacciones.
Tenemos que contemplar los aspectos relevantes para poder disear un sistema de
control interno que consiste en los siguientes pasos:
Identificar los departamentos involucrados y relacionarlos con documentos o medios
magnticos
1. Analizar la segregacin de funciones
2. Identificar los puntos dbiles de control
3. Para cada punto de control posibles, detallar la totalidad de los errores posibles
4. Para cada uno de los posibles errores arriba identificados establecer un mtodo de
control
5. Para los mtodos de control establecidos analizar su costo beneficio
6. Para los mtodos de control establecidos analizar la segregacin de funciones
Anlisis de proceso
a) Identificar los departamentos involucrados y relacionarlos con documentos o medios
magnticos
Cuando se disea el flujo de informacin, se establece los medios en los cuales dicha
informacin se almacena. Estos medios de informacin pueden ser magnticos o medios
manuales. Debemos entonces identificar los departamentos involucrados
b) Analizar la segregacin de funciones
La identificacin expuesta se realiza con el objetivo de analizar la segregacin de
funciones como un prerrequisito de control. Si no existe una adecuada segregacin de
funciones a nivel de la arquitectura del sistema el mismo se caracteriza por su falibilidad, es
decir la posibilidad de que sea violado.
La segregacin de funciones reviste fundamental importancia, tanto para el auditor,
como para aquel que disea el sistema, en la medida que el arquitecto quiera asegurar la
relativa seguridad.
c) Identificar los puntos de control
Debemos separar el procesamiento de la informacin en tres categoras:
- Procesamiento de la informacin
En el procesamiento se puede dar los errores establecidos en el apartado Tipos de
errores y habr que identificar donde se pueden producir esos errores de poblacin y
exactitud.
- Captura de la informacin
Es la informacin que se captura dentro del proceso de informacin.
- Custodia de los bienes
Aplican los mismos criterios expuestos para el punto anterior.
d) Para cada punto de control detallar la totalidad de los posibles errores.
e) Para cada uno de los posibles errores arriba identificados establecer un mtodo de
control.
Se debe disear los controles que prevengan o detecten los posibles errores
identificados el punto anterior.
f) Para los mtodos de control establecidos analizar su costo beneficio
El costo del control no puede ser mayor al valor que se controla. Pero es dificultoso
determinar dicho valor. Este aspecto debe ser analizado para cada sistema y control en
particular y depende de las caractersticas y valores organizacionales de cada empresa.
g) Para los mtodos de control establecidos analizar la segregacin de funciones
Una vez establecidos los mtodos de control lo que debemos analizar es si las
personas involucradas ene l proceso de control cumplen con los requisitos de separacin de
funciones. Aqu nos interesamos en:
- Que el control se d por oposicin de intereses entre las partes a cargo de la
operacin
- Que los que tienen funciones exclusivas de control no estn involucrados en
tareas operativas en relacin con el sistema que se est diseando
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Los cinco procesos que se utilizan para transformar los datos en informacin son los
siguientes:
1. Clasificar. Consiste en colocar los datos en categoras. Un ejemplo concreto de este
proceso consiste en categorizar los costos incurridos en la produccin de un bien en costos
fijos y costos variables.
2. Ordenar. Consiste en colocar en cierto orden general o particular los datos. Por ejemplo,
los datos sobre un cliente pueden ser buscados tanto por su nombre o apellido o por su
nmero de cliente.
3. Agrupar. Consiste en sumarizar los datos calculando promedios, subtotales y totales.
4. Calcular. Consiste en sumar, multiplicar, dividir y restar los datos entre ellos. Por ejemplo,
para saber cunto es el monto de la comisin a ser percibida por un vendedor se debe
multiplicar el porcentaje de comisin que le corresponde por el total de las ventas que
realiz.
5. Seleccionar. Consiste en elegir y descartar de acuerdo a ciertos criterios. Por ejemplo,
una organizacin puede crear una lista potencial de clientes seleccionando aquellos que han
realizado compras por encima de cierto monto.
La mejor manera de entender como los datos se transforman en informacin y
finalmente en conocimiento es observando e interpretando la pirmide de informacin. Con
esta pirmide se demuestra como ocurre este proceso.
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La pirmide de la informacin
Actualidad
Frecuencia
Periodo
Exactitud
Pertinencia
Integridad
Brevedad
Alcance
Desempeo
Dimensin Forma
Claridad
Detalle
Orden
Presentacin
Medios
en
forma
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proceso lento, costoso, duplicacin de trabajo, poca confiabilidad en los informes, propenso
a errores y sujetos a la interpretacin individual.
.
Los costes de transaccin en el comercio electrnico, se explican en el uso de la
tecnologa cada vez ms comn y al mismo tiempo ms barata y asimismo por las ventajas
que traen el uso de estas tecnologas aplicadas al comercio: oferta de una variedad de
servicios y productos, flexibilidad en los horarios, eliminacin de desplazamientos etc.
El comercio electrnico est cambiando la forma de competir, la velocidad de accin
y la modernizacin de las interacciones, los productos y los pagos de los clientes a las
empresas y de stas a los proveedores.
Qu tecnologas son necesarias para el comercio electrnico? La respuesta rpida es
que la mayora de las tecnologas de informacin y las tecnologas de Internet que
analizamos en este texto participan en los sistemas de comercio electrnico.
En la actualidad, muchas empresas participan en o patrocinan tres categoras bsicas
de aplicaciones de comercio electrnico: comercio electrnico de empresa a consumidor, de
negocio a negocio y de consumidor a consumidor.
El comercio electrnico lleg para quedarse. La Web y el comercio electrnico son los
conductores clave de la industria. El comercio electrnico ha cambiado la forma de hacer
negocios de muchas empresas y ha creado nuevos canales para nuestros clientes. Las
empresas se encuentran frente a la encrucijada del comercio electrnico y existen muchas
formas de avanzar.
Las empresas estn reconociendo que el xito ser para aquellos que puedan
ejecutar estrategias virtuales y no virtuales, que unan el mundo fsico con el virtual.
Diferentes empresas necesitarn seguir caminos muy diversos al decidir con cunta rigidez
(o libertad) integrarn sus iniciativas de Internet con sus operaciones tradicionales.
La intermediacin y el comercio electrnico
La intermediacin se produce cuando los fabricantes necesitan hacer llegar los
productos a los consumidores, y lo consiguen con ms eficacia con la ayuda de los
intermediarios: personas u organizaciones que mediante diferentes funciones facilitan la
distribucin y comercializacin del producto, des del fabricante o productor hasta los
consumidores finales (personas u organizaciones). Conforman los canales de distribucin y
aportan las siguientes ventajas:
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stos a la vez se especializan en sus funciones y las llevan a cabo con ms eficiencia
que si lo tuviera que hacer el mismo fabricante, a pesar que le pueda suponer cierta
prdida de control sobre los procesos de distribucin y comercializacin del producto.
Pero donde hay ventajas, siempre aparecen algunos posibles inconvenientes, y digo
posibles porque seguramente estas tres desventajas del eCommerce tienen solucin:
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