Liquidacin de la nmina

Mensualmente o quincenalmente segn sea el periodo de pago acorado, la empresa debe proceder a liquidar su
respectiva nmina para determinar los diferentes conceptos que adeuda al trabajador y que debe descontarle o
deducirle.
A continuacin se expone un ejemplo sencillo de la liquidacin de una nmina. Para hacer el ejercicio ms gil y
comprensible, el ejemplo se trabajara con un solo empleado, el cual tenga derecho al Auxilio de transporte, a horas
extras y a comisiones.

Supuesto:
Salario bsico. 700.000
Comisiones. 100.000
Horas extras. 50.000
Auxilio de transporte. 63.600 (2011)

Total devengado 913.600

Liquidacin.
Deducciones de nmina. (Conceptos a cargo del empleado)
Salud (4%). 850.000*0.04 = 34.000
Pensin (4%). 850.000*0.04= 34.000

Nota.
Para efectos de la seguridad social no se tiene en cuenta el Auxilio de transporte.

Seguridad social a cargo del empleador.

Salud (8.5%). 850.000*0.085 = 72.250
Pensin (12%). 850.000*0.12= 102.000
A.R.P. (Segn la tabla). 850.000*.00522 = 4.437

Prestaciones sociales.
Prima de servicios. 913.600*0.0833 = 75.829
Cesantas. 913.600*0.0833 = 75.829
Intereses sobre las cesantas. 75.037*0.12 = 9.099
Vacaciones. 700.000*.0417 = 29.190

Nota:
1. El artculo 192 del C.S.T contempla que para el clculo de las vacaciones no se tiene en cuenta el valor de las horas
extras.
2. Para el clculo de las Prestaciones sociales dentro de la base se debe incluir el Auxilio de transporte, excepto para
las vacaciones. Solo se debe tomar el salario bsico, puesto que en vacaciones no tendr ni horas extras,
comisiones ni trabajo suplementario.
3. Segn la sentencia de septiembre 16 de 1958, de la Corte suprema de justicia, la base para el clculo de la prima de
servicios debe ser el salario promedio, lo que significa que se deben incluir tanto las comisiones como el trabajo
suplementario y las horas extras.
4. Para el clculo de las cesantas se debe tomar el salario promedio, lo que supone la inclusin de las comisiones,
horas extras y trabajo suplementario.

5. Para el clculo de las vacaciones, por costumbre se provisional el 4.17% lo que corresponde exactamente a 15 das
de salario, pero se debe tener en cuenta que a la hora de pagar la vacaciones se debe pagar aproximadamente 18
das de salario, toda vez que la norma habla de 15 das hbiles de descanso, lo que por lo general significan 18 das
calendario. Recordemos que los domingos y festivos no son das hbiles. El sbado es da hbil solo si en la
empresa se labora ese da, de lo contrario tampoco es da hbil.

Aportes parafiscales.
Cajas de compensacin familiar (4%). 850.000*0.04 = 34.000.
I.C.B.F. (3%). 850.000*0.03 = 25.500.
Sena. (2%). 850.000*0.02 = 17.000.

Nota.
Para el clculo de los Aportes parafiscales se toma el valor total de la nmina mensual de la empresa excluyendo el
Auxilio de transporte que no es factor salarial, y siempre considerando que la est obligada a liquidar ICBF y Sena, pues
no se debe perder devisa que estos conceptos, en algunos casos desaparecieron para dar lugar al llamado CREE.

Neto a pagar al empleado.

Total devengado 913.600 (-)
Salud 34.000
Pensin 34.000

Neto pagado 845.600

Una vez liquidada la nmina, se debe contabilizar cada uno de los conceptos determinados. En este ejemplo, se supone
que el empleado pertenece a la parte administrativa, por lo que se utilizara la cuenta 51.
Para la contabilizacin de la nmina, utilizaremos los valores determinados en la liquidacin de la nmina que
suponemos arroja los datos abajo consignados.
En el proceso de contabilizacin se utilizaran los siguientes grupos de cuentas.
1105 (Bancos).
2370 (Retenciones y aportes de nmina).
2610 (Provisiones para obligaciones laborales).
5105 (Gastos de personal).

Contabilizacin.
Cdigo

Nombre de la cuenta

Debito

Crdito

250505

Salarios por pagar

846,662

237005

Aportes E.P.S

106,250

237006

A.R.P

4,437

237010

Aportes parafiscales

76,500

238030

Fondos de pensin

131,751

261005

Cesantas

75,037

261010

Intereses sobre las cesantas

9,004

261015

Vacaciones

29,190

261020

Prima de servicios

75,037

510506

Sueldos

700,000

510515

Horas extras

50,000

510518

Comisiones

100,000

510520

Auxilio de transporte

63,600

510530

Cesantas

75,037

510533

Intereses sobre las cesantas

9,004

510536

Prima de servicios

75,037

510539

Vacaciones

29,190

510568

A.R.P

4,437

510569

Aportes E.P.S

72,250

510570

Aportes fondo pensiones

98,813

510572

Aportes cajas de compensacin

34,000

510575

I.C.B.F

25,500

510578

Sena

17,000

Sumas iguales

1,341,068

1,341,068

Comentarios.
En el caso que haya lugar a practicarle retencin por salarios a un empleado, el valor de la retencin se deduce del total
devengado y se contabiliza con un crdito a la cuenta 236505.
Igual se deduce del total devengado los embargos judiciales, libranzas, aportes a Cooperativas y fondos y dems
descuentos que deba hacer la empresa al empleado. Estos conceptos se contabilizan en la respectiva subcuenta de la
cuenta 2370.
No hay que olvida, que la empresa solo puede retener o deducir del sueldo del empleado aquellos conceptos o valores
autorizados expresamente por el mismo empleado u ordenados por una autoridad judicial.
La parte que le corresponde al empleado por concepto de salud y pensin se considera como una retencin de nmina
(deducciones de nmina), y como se puede ver se contabiliza en la cuenta 2370 y 2380, junto con la parte que le
corresponde pagar al empleador.
Al gasto solo se lleva la parte de la pensin y de salud que le corresponde al empleador, puesto que el valor restante, es
el trabajador quien lo aporta y se le carga como deduccin de nmina.
Las prestaciones sociales se contabilizan en la cuenta 2610, que corresponde a una provisin. Se considera provisin
porque es una estimacin de lo que se pagara por ello. Una vez se haya determinado el valor exacto que se debe pagar
por Prestaciones sociales se lleva a la cuenta 25.
Es importante aclarar que no se debe olvidar a final de ao cancelar las respectivas provisiones y llevarlas a la cuenta 25
como pasivos reales y efectivos, toda vez que los pasivos estimados no proceden fiscalmente, y esto supondra un
aumento del patrimonio fiscal que es la base para el clculo de la renta presuntiva y el Impuesto al patrimonio.
La nmina por pagar se ha causado inicialmente en la cuenta 2505, y luego al momento de pagarla, se debe debitar esta
cuenta y acreditar la cuenta de caja o bancos, segn sea el caso.