PELAKSANAAN EVALUASI
16
lain. Hal ini dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja, tergantung
kesepakatan dari seluruh pihak yang terlibat.
c) Monitoring dan Evaluasi oleh ‘Pihak Luar’
Jika anda ingin memperoleh hasil yang lebih objektif dari monitoring
dan evaluasi, maka jenis Monitoring dan Evaluasi oleh ‘Pihak Luar’ adalah
pilihan yang tepat. Monitoring dan evaluasi jenis ini memungkinkan anda
untuk belajar dari pihak lain yang diharapkan memiliki pandangan yang lebih
jernih terhadap permasalahan yang anda hadapi.
Idealnya evaluator dari luar memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
− Mereka memiliki pengalaman dalam melakukan evaluasi.
− Mereka memahami program atau kegiatan yang akan
dievaluasi.
− Mereka tidak terlibat secara langsung dalam program.
− Mereka mampu menjadi fasilitator untuk menggali informasi
dari semua pihak, dan juga evaluator harus mampu
menganalisis data dan memperkaya hasil-hasil evaluasi.
Berikut ini adalah beberapa hal yang harus anda pertimbangkan ketika
menggunakan evaluator dari luar:
− Mengadakan pertemuan/rapat dengan individu-individu yang
terkait untuk menentukan tujuan.
− Manajer proyek yang memilih evaluator dari luar.
− Manajer proyek bersama dengan evaluator harus membuat
rancangan monitoring dan evaluasi, serta rencana tindakan.
− Evaluator menyiapkan alat-alat evaluasi (seperti kuesioner).
− Evaluator melakukan monitoring dan evaluasi melalui
wawancara, diskusi, dan rapat-rapat.
− Evaluator memeriksa data yang telah terkumpul.
− Laporan ditulis oleh evaluator.
− Evaluator menyajikan hasil-hasil yang diperoleh dan
membahasnya dengan masyarakat.
Hal-hal lain yang juga perlu dipertimbangkan adalah :
− Harus ada kesepakatan dari semua pihak mengenai siapa
saja yang terlibat.
17
− Anda harus siap dengan rekan kerja dan/atau anggota
kelompok yang merasa tidak nyaman diperiksa oleh pihak
luar.
− Evaluator luar mungkin kurang mampu memahami proyek
yang bersangkutan atau orang-orang yang terlibat, sehingga
diperlukan diskusi yang mendalam dengan para pelaksana
proyek.
− Seluruh dokumen dan rekaman proyek harus dilengkapi,
sebagai alat bagi evaluator untuk memahami dengan jelas
tujuan kegiatan, apa yang harus dicapai, dan apa ukuran
keberhasilannya.
− Harus ada kesamaan persepsi semua pihak tentang
pentingnya mengungkapkan pendapat secara jujur. Hal ini
akan memungkinkan evaluator untuk melihat gambaran yang
sebenarnya tentang keberhasilan suatu proyek.
Berikut ini adalah cara-cara yang biasa dilakukan oleh evaluator luar,
dalam melakukan monitoring dan evaluasi :
• Pemeriksaan dokumen
Evaluator memeriksa perencanaan proyek dan laporan kegiatan.
Kemudian mereka menganalisis apakah proyek tersebut telah mencapai
target yang direncanakan dan perubahan-perubahan apa saja yang
diperlukan.
• Diskusi
Untuk mendapatkan gambaran yang tepat dari sebuah proyek beserta
kendalakendalanya, evaluator akan melakukan diskusi dengan pihak-pihak
yang terkait.
• Wawancara
Wawancara dengan anggota kelompok, masyarakat atau pemimpin
informal yang ada akan memberikan informasi yang lebih objektif yang
mungkin tidak dapat diungkapkan secara terbuka oleh orang lain. Hal ini juga
merupakan suatu cara untuk mendapatkan informasi penting dari pihak luar.
• Rapat khusus monitoring dan evaluasi
18
Rapat khusus untuk penilaian ke dalam (refleksi) biasanya melibatkan
semua pihak yang terkait. Temuan sementara yang didapat dari kegiatan
sebelumnya dan untuk kepentingan validasi informasi dibahas dalam rapat.
Ini adalah cara yang baik untuk menilai proyek, apabila muncul faktor-faktor
yang tak terduga, yang telah menyebabkan dampak yang lebih besar dari
yang diharapkan, sebagai contoh, jumlah sebenarnya dari kebutuhan
tanaman untuk penghijauan dipengaruhi oleh factor-faktor luar, seperti
tekanan dari pihak kehutanan, kepentingan rehabilitasi lahan, atau
kepentingan penghijauan hutan, dan bukan karena proyek itu sendiri.
d) Monitoring dan Evaluasi Bersama
Biasanya hal ini dilakukan ketika kelompok-kelompok yang terlibat
dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek sepakat untuk melakukan
monitoring bersama, sehingga dapat menilai kesuksesan dan kegagalan
proyek secara bersama-sama.
Sama seperti semua pihak yang terlibat, ‘pihak luar’ juga dapat
dilibatkan dalam Monitoring dan Evaluasi Bersama, pihak luar ini adalah pihak
yang dianggap tidak mempunyai dampak langsung kepada proyek yang
bersangkutan. Seperti halnya Monitoring dan Evaluasi Silang, Monitoring dan
Evaluasi Bersama ini memungkinkan anda untuk berbagi pengalaman
dengan pihak lain sekaligus mendapat masukan dan kritik yang berharga.
Monitoring dan Evaluasi Bersama juga bermanfaat untuk memberikan
masukan bagi kinerja serta perilaku dari masing-masing pihak. Dalam hal ini,
sangat penting untuk diingat bahwa setiap pihak yang terlibat harus bisa
menerima dan memberi kritikan, serta melakukan diskusi dengan jujur.
Sangat penting bagi anda untuk mempersiapkan diri dengan baik
dalam melakukan Monitoring dan Evaluasi Bersama, terutama saat
mengumpulkan semua rencana dan hasil-hasil kerja dari monitoring dan
evaluasi sebelumnya. Sama dengan hasil awal, seperti gambaran mengenai
pembukuan, daftar peserta atau notulen rapat, anda memerlukan kesimpulan
berdasarkan atas analisis data-data ini.
Hal-hal yang dibahas dalam Monitoring dan Evaluasi Bersama
Diskusi anda harus dimulai dengan kesepakatan bersama dari setiap
orang yang terlibat; baik dalam format tertulis maupun tidak tertulis. Hal-hal
penting yang harus didiskusikan adalah :
19
− Keberhasilan atau kegagalan dalam mencapai target, beserta
alasannya.
− Perubahan situasi lingkungan yang mungkin mempengaruhi
kelangsungan program.
− Kesempatan belajar di tempat lain.
− Jaringan antara pihak-pihak yang terkait.
− Cara kerja dan apakah telah sesuai dengan tujuan yang telah
disepakati.
− Kesimpulan dan saran.
20
hanya dihadiri oleh pengurus kelompok saja tetapi mungkin juga dihadiri oleh
seluruh anggota kelompok, atau bahkan dihadiri oleh pihak luar yang mungkin
bisa memberikan masukan untuk program. Pertemuan ini juga membahas
kendalakendala yang muncul selama pelaksanaan program, lalu mencari
solusi untuk mengatasinya.
c) Kunjungan Lapangan
Untuk memahami kondisi program dengan tepat, maka kunjungan
lapangan secara rutin harus dilakukan sehingga setiap perubahan yang
terjadi dapat dipantau. Sebagai contoh, seorang anggota kelompok secara
rutin mengunjungi lokasi penanaman untuk melihat berapa banyak tanaman
yang hidup atau ada yang mati; atau sebuah komunitas yang melakukan
identifikasi terhadap jenis serta jumlah ikan yang tertangkap di wilayah
mereka setelah mereka menetapkan wilayah konservasi laut selama satu
tahun, dan lain-lain.
d) Pemetaan Partisipatif
Metode ini melibatkan masyarakat dengan menggunakan pemetaan
partisipatif untuk mengidentifikasi batas-batas wilayah, sumber daya alam
(hasil panen, tanaman, perkebunan, hutan, ternak) dan pengelolaan pertanian
yang ada. Setelah beberapa bulan atau beberapa tahun, mereka akan
meninjau kembali dengan menggunakan metode observasi dan pemetaan
untuk menetukan apakah mereka berhasil atau tidak.
e) Studi Banding dan Kunjungan Silang
Jika suatu kelompok masyarakat ingin belajar dari orang lain atau
kelompok lain yang memiliki kegiatan atau permasalahan yang sama, mereka
bisa melakukan studi banding dengan cara mengunjungi kelompok lain yang
sesuai.
Untuk memaksimalkan hasil, studi banding harus dipersiapkan dengan
baik. Logistik, juga tujuan serta metodologi yang jelas, adalah hal yang sangat
penting.
21
dapat ditemukan di sekitar anda, contohnya monografi dan peta desa, kliping
koran ,foto, dan lain-lain.
Anda perlu untuk memilih alat-alat yang tepat sebelum benar-benar
memulai monitoring dan evaluasi. Alat-alat yang anda pilih tergantung
sepenuhnya pada tujuan anda. Sebagai contoh, anda tidak membutuhkan
peta desa untuk memonitor aspek keuangan dari sebuah organisasi; tetapi
lebih baik gunakanlah laporan keuangan dan dokumen lain yang relevan.
Contoh alat-alat monitoring dan evaluasi
Data
Monografi desa, catatan keuangan, arsip, kliping koran, daftar
hadir, foto, video, dan lain-lain.
Laporan
Catatan harian, notulensi rapat, laporan kegiatan, laporan
keuangan, proseding dan jurnal, dan lain-lain.
Peta
Peta desa, peta penggunaan lahan, peta hasil pemetaan
partisipatif, foto udara, citra satelit, dan lain-lain.
Formulir
Kuesioner, daftar nama, daftar pertanyaan, dan lain-lain.
22
Ketidaksesuaian dan perbedaan antara rencana dengan
pelaksanaan.
Alasan terjadinya perbedaan-perbedaan tersebut.
Cara untuk mengatasi perbedaan-perbedaan tersebut.
23
• Menyajikan hasil dalam teater komunitas atau pertunjukkan kesenian
yang ditampilkan di hadapan kelompok sasaran.
Ada banyak cara untuk menyajikan laporan yang sebetulnya gratis,
contohnya dengan presentasi lisan melalui diskusi informal dengan anggota
komunitas atau di dalam rapat komunitas. Cara penyajian lain mungkin
membutuhkan biaya untuk membuat laporan tertulis, kemudian
memperbanyak dan membagikannya kepada kelompok sasaran.
Jika salah satu kelompok sasaran anda adalah masyarakat itu sendiri,
anda bisa menghemat sumber daya dengan memasang laporan di tempat
umum yang mudah dijangkau oleh sebagian besar anggota masyarakat,
seperti papan pengumuman di masjid, gereja, kuil, pusat perbelanjaan dan
pasar, kantor pemerintah, kantor kelurahan, dan lain-lain.
Apa yang perlu dipertimbangkan ketika menyajikan dan
mendistribusikan hasil-hasil monitoring dan evaluasi?
Pertama-tama jangan lupa untuk melihat kembali tujuan awal anda.
Juga, pertimbangkan siapa sasaran anda, misalnya pemerintah, lembaga
donor, atau LSM, sebab mereka mungkin memiliki kepentingan yang
berbeda-beda.
Berikut ini adalah beberapa contoh dalam menyajikan dan
mengirimkan hasil-hasil monitoring dan evaluasi kepada pihak-pihak yang
terkait :
SASARAN CARA UNTUK MENYAMPAIKAN INFORMASI
Masyarakat yang terlibat langsung Melalui pertemuan, diskusi, keterlibatan masyarakat
dengan kegiatan atau program dalam pelaporan, dll.
Masyarakat yang tidak terlibat Melalui media komunitas (radio komunitas, terbitan
langsung dengan kegiatan atau berkala/newsletter, dll.); pertemuan yang melibatkan
program publik yang lebih luas seperti diskusi yang diadakan
sebelum/setelah upacara keagamaan; memasang
laporan singkat di tempat-tempat umum seperti pasar,
balai desa, pertunjukan kesenian.
Pemerintahan lokal tingkat desa Melalui pertemuan; diskusi; mengirimkan/menyajikan
laporan tertulis; media komunitas (radio, newsletter),
dan lainlain.
Pemerintahan pusat dan daerah Melalui pertemuan; diskusi; mengirimkan/menyajikan
laporan tertulis; menggunakan media masa lokal, dll.
LSM Melalui pertemuan; diskusi; mengirimkan/menyajikan
laporan tertulis, dll.
Lembaga donor Melalui pertemuan; diskusi; mengirimkan/menyajikan
24
laporan tertulis; menggunakan media masa nasional,
dll.
25