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SESIN

Introduccin a Microsoft Office Excel


2010 y uso de Formatos de Celdas.

CAPACIDADES EN ESTA SESIN


El participante al final de esta sesin:
Conoce el entorno y los fundamentos bsicos del manejo de la hoja de clculo.
Ingresa correctamente y diferencia los tipos de datos.
Aplica los formatos de celda respectivos.

TEMAS A DESARROLLAR EN ESTA SESIN


Definicin de Microsoft office Excel 2010.
Iniciando una sesin en Microsoft office Excel 2010.
Entorno y elementos de la ventana principal.
Ingreso de datos.
Opciones para guardar el libro.
Seleccin de celdas y rangos de celdas.
Edicin y control de la hoja de clculo.
Formatos de Celdas.
Formatos Personalizados.
Comentarios en la hoja de clculo.
Eliminar formatos.
Autoevaluacin.

http://www.ucv.edu.pe/cis/
cis@ucv.edu.pe

Estimado alumno:
En esta oportunidad aprenderemos a conocer el entorno y los fundamentos de manejo de la hoja de
clculo, a ingresar correctamente los diferentes tipos de datos, as como a aplicar los diversos
formatos de celdas, que nos permitan mejorar la presentacin de los datos y resultados obtenidos al
imprimir la informacin.

!
1

Importante:
Los detalles de los temas tratados en esta sesin se encuentran en la carpeta lecturas.
Asimismo los archivos a usar en toda esta sesin debes descargarlos desde el campus
virtual hacia la Unidad D: de tu PC.

DEFINICIN DE MICROSOFT EXCEL


Excel es un programa para analizar, compartir y administrar informacin para la toma de decisiones,
el cual consiste en una hoja de clculo, utilizada para realizar frmulas matemticas y clculos
aritmticos, o bases de datos.
Es un componente de la Suite Office que genera archivos llamados Libros compuestos por objetos de
clculo llamados Hojas.

INICIANDO UNA SESIN EN MICROSOFT EXCEL 2010


Recuerda que para poder iniciar el programa debes seguir los siguientes pasos:
a) Clic en Iniciar.
b) Seleccionar Programas.
c) Elegir Microsoft Office.
d) Finalmente clic en Microsoft Excel 2010.

ENTORNO DE TRABAJO DE MICROSOFT EXCEL


El programa despus de haberse ejecutado, muestra en pantalla los siguientes elementos los cuales
se mencionan a continuacin:

Barra de acceso rpido.


Cinta de opciones.
Barra de frmulas.
Celda activa.
Hojas.
Barra de estado.
Pgina |-2-

Barra acceso rpido

Cinta de opciones

Barra de frmulas
Celda activa

Barra de Estado
Hojas

Considerando la figura anterior es importante que conozcamos brevemente la utilidad de los


elementos descritos.
1. Barra de Acceso Rpido:
Contiene las operaciones bsicas que se pueden realizar en el programa.
Nuevo (Ctrl + U)

Abrir (Ctrl + A)

Guardar (Ctrl + G)

Vista Previa de
Impresin

Impresin
rpida

2. Cinta de Opciones
La Cinta de Opciones, est organizado en Fichas, las cuales contiene a Grupos y estos a los
diferentes comandos o herramientas a usar en cualquier aplicacin.
Algunas fichas slo se muestran cuando es necesario. Por ejemplo, la ficha Herramientas de
imagen slo se muestra cuando se selecciona una imagen.

Ficha Inicio
Comando

Grupo

A continuacin definimos cada componente:

Pgina |-3-

Ficha: Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas
bsicas que se hacen en Excel.
Grupo: Cada ficha tiene grupos que contienen comandos a usar.
Comando: Son las rdenes que puede usar el programa para ejecutar una accin.
3. Barra de Frmulas
La barra de frmulas es el espacio en el que aparecen las expresiones que introducimos en
cada una de las celdas de Excel.
Facilita la creacin y modificacin de frmulas, al tiempo que proporciona informacin
acerca de las funciones y sus argumentos.
Cuadro de nombres

Cancelar

Insertar Funcin

Introducir

Barra de Frmulas

4. Libro de Excel
Libro: Es el archivo del programa, por defecto se abre como Libro1.
Etiquetas de hojas: Cada libro nuevo tiene tres hojas por defecto (Hoja1, Hoja2 y Hoja3).
Para ver una hoja de clculo, tiene que hacer clic en la etiqueta correspondiente.
La siguiente figura nos ilustra grficamente lo mencionado:
Nombre del libro

Hojas del libro

Al iniciar Excel el primer


libro de trabajo que se
visualiza se denomina
Libro1. Si abrimos un
nuevo libro durante la
misma sesin, Excel lo
llama Libro2. Podemos
tener varios libros
abiertos a su vez y
guardarlos
posteriormente con un
nombre diferente.

5. La hoja de clculo
La hoja de clculo se divide en una trama de columnas y filas.
Columnas: Se asigna una letra, mostrada en la cabecera de la columna. El rango de letras
va desde A hasta XFD siendo un total de 16,384.
Filas: Se asigna un nmero, mostrado en el encabezado de cada fila. El rango est
comprendido desde 1 hasta 1048,576.

Pgina |-4-

Celdas: Es la interseccin de filas y columnas, es el espacio donde se insertan los datos.

Celda

Columnas

Filas

6. Celda activa
Es la nica que se puede desplazar por toda la hoja de clculo.
Para ello haga un clic con el mouse o use las teclas de desplazamiento del teclado.
Al hacerlo la celda se convierte en la celda activa y estaremos listos para ingresar el dato.
Esta celda tiene elementos que es necesario reconocer, por que lo usaremos posteriormente.
Si ubicamos el puntero en el Borde podemos:
Mover: Arrastrar el borde hacia otra posicin.
Copiar: Pulsar Ctrl + y arrastrar a otra posicin.
Si ubicamos el puntero en el rea podemos:
Seleccionar: Arrastra sobre las reas deseadas.
Si ubicamos el puntero en Relleno podemos:
Rellenar y/o Copiar: dependiendo del valor
contenido en la celda.

NOTA:
Ahora que ya sabemos cmo iniciar el programa y reconocer su entorno de trabajo,
debemos ingresar datos a las celdas de la hoja de clculo y as crear nuestra
aplicacin.

INGRESO DE DATOS EN LA HOJA DE CLCULO


En una hoja de clculo se puede ingresar datos tipo: Textos, Nmeros (enteros, decimales, positivos,
negativos, fraccin, porcentajes), fechas y frmulas.
Este proceso lo explicaremos con el siguiente ejemplo:
1. Haga clic en la celda donde se ingresar el dato. Para nuestro caso A2
2. Escriba el dato (Alumnos Matriculados en Computacin) y pulse la tecla enter para ingresarlo
a la celda. Debe haber quedado as:
Si deseas corregir errores podemos realizarlo
desde la barra de frmulas o doble clic sobre la
celda.

Pgina |-5-

3. En forma muy similar y usando las celdas respectivas ingresa los datos descritos a
continuacin, y obtendremos el siguiente cuadro:

Le
recomiendo
que el ingreso de
datos numricos
enteros
y/o
decimales
debe
hacerse con el
teclado numrico.

!
5

Importante:
FELICITACIONES! Ahora que ya ingresaste los datos a las celdas, debemos grabar
nuestro ejemplo y aplicarle luego los formatos de celda para cambiar su apariencia;
No es muy conveniente presentarlo as.

GUARDAR UN LIBRO
Ingresado los datos a la hoja de clculo, deber guardar el libro; ya que de lo contrario corremos el
riesgo de perder la informacin creada hasta el momento.
Para ello siga el siguiente proceso:
1. En la barra de acceso rpido (recuerdas lo vimos lneas arriba), haga un clic en el botn
Guardar.

2. Tambien podemos acceder desde Archivo y luego Guardar, a continuacin nos muestra la
siguiente ventana.

Ubicacin del archivo

Nombre del archivo

Pgina |-6-

3. A continuacion ingresas el nombre (Ejercicio1) y luego indicas donde deseas guardar el


archivo (Disco Local D:)
4. Finalmente clic en el boton Guardar.
NOTA:
Toda modificacin realizada al archivo recientemente grabado, debe ser
actualizada. Para ello deber volver hacer un clic en el mismo botn Guardar de la
barra de acceso rpido. Esta orden ya no volver a mostrar la ventana de Guardar,
puesto que el archivo ya tiene nombre.
6

SELECCIN DE CELDAS EN UNA HOJA DE CLCULO


Antes de aplicar los formatos a las celdas debemos aprender a seleccionar las celdas que recibirn
dichos formatos.
Para ello tenemos diferentes casos:
1. Seleccionar una celda:
Con el Mouse: Un clic en la celda deseada.
Observa el ejemplo cuando se seleciona la celda A2.
2. Seleccionar Celdas Adyacentes:
Con el Mouse: Arrastrar entre las reas de las celdas deseadas.
Observa el siguiente ejemplo cuando seleccionamos desde la celda A4 hasta la celda F5.

3. Seleccionar Celdas Dispersas:


Con el Mouse : Seleccionar el rango inicial (A6:A11) y manteniendo presionado la tecla CTRL,
seleccione el siguiente rango (C6:C11 y luego E6:E11). Observa el ejemplo:

Pgina |-7-

!
7

Importante:
MUY BIEN!: Ahora que ya sabemos seleccionar celdas, podemos aplicar formatos a
las celdas.

DESPLAZARSE DENTRO DE UNA HOJA DE CLCULO


Para que puedas desplazarte dentro de la hoja de clculo, podemos realizar algunas de estas formas
que se mencionan a continuacin:
a) Utilizando las barras de desplazamiento y el clic del mouse.

Nos
desplazamos
con las barras de
desplazamiento
dentro de la hoja, y
hacemos clic en la
celda P13.

b) Utilizando el cuadro de nombres.

Utilizando el cuadro de
nombres digitamos la
referencia de celda A2 y
luego pulsamos enter.

c) Utilizando el teclado.

o Teclas de direccin: las utilizamos para moverse entre celdas, dentro de la


hoja de clculo.

o Teclas de paginacin: las podemos utilizar para avanzar pantalla por pantalla.

Pgina |-8-

TIPOS DE DATOS
a) Texto: Cadena de caracteres (Palabras, ttulos, nombres,...). a continuacin se mencionan
algunos ejemplos.

b) Valores: Dentro de este grupo podemos mencionar a los siguientes:


Nmeros: dentro de los nmeros mencionamos a los siguientes tipos enteros, decimales,
moneda, cientfica, fraccin, porcentaje.
Fechas: dentro de este grupo mencionamos a la Fecha y hora. Como se muestra a
continuacin en el ejemplo.

c) Frmulas:

Son expresiones que devuelven un resultado. Las frmulas se pueden aplicar


sobre datos de cualquiera de los 3 tipos.

Pgina |-9-

EDICIN Y CONTROL DE HOJAS DE CLCULO


a) Cambiar el nombre de una hoja de clculo.
o Haga clic con el botn secundario del mouse en la Hoja1.
o Luego, haga clic en Cambiar nombre. Como se muestra a continuacin.

Escribe el nuevo nombre por ejemplo: Ejercicio y, a continuacin, presione ENTRAR.


Observa el ejemplo.

b) Agregar color a las fichas de la hoja de clculo


o Haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha Ejercicio.
o Luego elija Color de etiqueta y seleccione el color que desee.
o Ahora la ficha tendr una banda del color seleccionado. Haga clic en la ficha Hoja2.
Observe que la ficha Ejercicio estar ahora totalmente coloreada.

c) Insertar una hoja de clculo


Para que puedas insertar una hoja de clculo lo puedes realizar de dos formas:

P g i n a | - 10 -

En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opcin Insertar y, luego, en Insertar
hoja. Podrs observar que se inserta una nueva hoja de clculo.

La otra opcin que tienes para insertar la hoja de clculo es desde las fichas.
Clic para insertar hoja

d) Eliminar una hoja de clculo


Haga clic derecho en la ficha Hoja1 situada en la parte inferior de la hoja de clculo, luego
hacer clic en Eliminar. Se eliminar la Hoja1.

Con el clic derecho


sobre la etiqueta nos
permite
insertar,
eliminar y cambiar
nombre a la hoja de
clculo.

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FORMATO DE CELDAS
Entendemos por formato de celdas como El conjunto de caractersticas que afectan la apariencia de la
celda y su contenido.
Como vimos anteriormente, al ingresar datos a las celdas, generalmente deben cambiar su
apariencia antes de imprimir toda la informacin, es por ello que usaremos los formatos de celdas
para ese objetivo.

P g i n a | - 11 -

Para aplicar un formato de celda debemos recordar los siguientes pasos:


1. Selecciona el rango de celdas.
2. En la cinta de opciones elija la ficha de Inicio y el grupo adecuado: Fuente, Alineacin,
Nmero. Como se muestra a continuacin:

Para aplicar los formatos de celdas seguiremos trabajando con nuestro ejercicio anterior.

A. Aplicando Formatos de Fuente: (Grupo Fuente)


Para el Titulo.
o Seleccione el rango de celdas para nuestro ejemplo (A2)
o Luego nos dirigimos al (Grupo Fuente) y seleccionamos las siguientes opciones:
como tipo de fuente, tamao, subrayado y color.
o El resultado se muestra a continuacin.

B. Aplicando Formatos de Bordes y Relleno: (Grupo Fuente)


Para el encabezado del cuadro.
o Seleccione el rango de celdas (A4:F5)
o Luego en el Grupo Fuente seleccionamos bordes, color de relleno, negrita, y del
grupo alineacin seleccionamos centrar.
o El resultado se muestra a continuacin.

P g i n a | - 12 -

C. Aplicando Combinar y Centrar (Grupo Alineacin)


Para el encabezado del cuadro.
o Seleccione el rango de celdas (A4:A5)
o Luego en el grupo alineacin seleccionamos combinar
y centrar.
o A continuacin en las alineaciones seleccionar alinear al medio.
o El resultado se muestra a continuacin.
o
o
o

Seleccione el rango de celdas (D4:F4)


Luego en el grupo alineacin seleccionamos
combinar y centrar.
El resultado se muestra a continuacin.

Completa los formatos para los dems datos del cuadro consiguiendo lo siguiente:

D. Aplicando Formatos: Moneda: (Grupo Nmero)


Para el caso de la columna Costo.
o Selecciona el rango de celdas (C6:C11).
o En el grupo nmero, selecciona formato de numero contabilidad y
a continuacin escoge S/. Espaol (Per).
o El resultado se muestra a continuacin.

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E.

Aplicando Formatos Personalizado: (Grupo Nmero)


Ahora aplica un formato personalizado que muestre el cero a la izquierda.
o Selecciona el rango de celdas a formatear (A6:A11).
o Elija la ficha de Inicio y en el grupo de Nmero, acceda al cuadro de dilogo para
personalizar el formato.

En la ventana de Formato de celdas:


o Selecciona la ficha de Nmero, la Categora: Personalizada.
o En la zona de la derecha seleccionamos 0.
o Escriba en Tipo: 000 (Para establecer el formato solicitado).
o Haga clic en el botn Aceptar, para aplicar los formatos seleccionados.
El resultado final del ejercicio se muestra a continuacin:

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FORMATOS PERSONALIZADOS
a) Formatos fecha y hora:
Para escribir una fecha debes utilizar una barra diagonal o un guin para separarlos por
ejemplo: 16/07/2010 o 16-julio-2010. Excel reconocer esto como una fecha.
Si necesitas escribir una hora, escribe los nmeros, luego un espacio y "a" o "p": por
ejemplo, 9:00 p, Excel lo reconoce como una hora y la escribe como 9: 00 p.m.

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Descripcin del Formato para las fechas


SMBOLO
d
dd
ddd
dddd
m
mm
mmm
aa

SIGNIFICADO
Da en uno o dos dgitos (1 21)
Da en dos dgitos (01 21)
Da de la semana con tres letras (lun - mar - mie - jue - vie - sab - dom)
Da de la semana completo (lunes-martes-mircoles-jueves-viernes)
Mes en uno o dos dgitos (2 12)
Mes en dos dgitos (02 12)
Mes con tres letras (ene-feb-mar-abr-may-jun-jul-ago-sep-oct-nov-dic)
Ao con dos dgitos (08-09-10)

Ejemplos:

b) Formatos numricos:
Excel alinea los nmeros al lado derecho de las celdas.
Ejemplos:

Descripcin de Formatos personalizados para nmeros


SMBOLO

SIGNIFICADO

Marcador de dgito. Redondea el nmero hasta el nmero de dgitos indicado o


rellena con ceros las posiciones que falten

Marcador de dgito. Redondea el nmero indicado pero no rellena con ceros las
posiciones que falten

Marcador de dgito. Se usa como el cero pero permite que las comas decimales se

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alineen
, (coma)

Separador decimal

. (punto)

Separador de miles

Porcentaje. Se multiplica el nmero por cien y se aade el smbolo %

Ee

Notacin cientfica para expresar el nmero en potencias de 10. Por ejemplo, el


3
nmero 4,3E+03 significa 4,3 x 10 , es decir, 4.300

"Texto"
\

Introduce un carcter. No se necesita para + - / ( ) :

_
(subrayado)

12

Introduce una cadena de caracteres


Se salta el ancho de un carcter. Permite alinear perfectamente nmeros positivos y
negativos formateados de distinta forma

Repite el carcter siguiente hasta llenar a la columna

Marcador de texto

COMENTARIOS EN LA HOJA DE CLCULO:


Una manera de incluir su documentacin en su hoja de trabajo, es mediante el uso de comentarios.
Excel le permite insertar un comentario dentro de cualquier celda, para que acte como una nota
escondida similar a un mensaje adherido.
Por defecto, la celda que contiene un comentario muestra un pequeo tringulo rojo, en la parte
superior derecha de la celda.

Para observar el contenido del comentario debe mover el ratn por encima de la celda para este
caso B2. Cuando se mueve el ratn fuera de la celda, el comentario desaparece nuevamente.
La secuencia de pasos para que puedas insertar comentarios es de dos formas:
a) Mediante la Cinta de Opciones:
o
o
o

Selecciona la celda donde deseas insertar el comentario.


Luego clic en la ficha Revisar de la cinta de opciones.
En el grupo Comentario, selecciona la opcin Nuevo Comentario. Como se observa a
continuacin.

Dentro de este grupo tenemos opciones como para modificar, eliminar, mostrar los
comentarios de la hoja de clculo.

P g i n a | - 16 -

b) Mediante el Mouse:
o
o
o

13

Selecciona la celda donde deseas insertar el comentario.


Clic derecho sobre la celda y seleccione Insertar
Comentario.
De igual forma para mostrar, modificar o eliminar el
comentario lo puede realizar con el clic derecho.

ELIMINAR UN FORMATO DE CELDA:


Despus de aplicar los formatos a las celdas, estos los podemos eliminar.
Por ejemplo borraremos el formato de la celda A2.
A continuacin se mencionan los siguientes pasos:
1. Seleccionemos la(s) celda(s) con el formato a borrar: A2
2. En la ficha de Inicio, selecciona el botn Borrar del grupo Modificar
y elija Borrar formatos.
3. A continuacin se observa cmo se borran los formatos y permite ver el dato como se
ingres al inicio.

IMPORTANTE:
Hemos culminado la Sesin 01 y como se puede dar cuenta el acceso, manejo de las
herramientas bsicas y uso de formatos de celdas, es muy sencillo. Sin embargo debemos
reforzar nuestro aprendizaje desarrollando las prcticas de reforzamiento (que se
encuentran en la carpeta Propuestos) y tambin los ejercicios del mdulo bsico (carpeta
Recursos) para lo cual puedes ayudarte de las lecturas modulares (que se encuentran en la
carpeta Lecturas); como viendo el video del Formato de celdas.
Nos encontraremos nuevamente en la Sesin 02. Cudate!
DOCENTE DEL CURSO

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AUTOEVALUCIN:
Ahora demuestra lo aprendido respondiendo V (Verdadero) o F (Falso).
a) Un libro es el archivo del Excel.
b) La barra de acceso rpido puede personalizarse.
c) El grupo Portapapeles puede aplicar formatos de celda.

( )
( )
( )

Es un comando del grupo Fuente:


a)
b)
c)
d)

Combinar y Centrar
Orientacin
Aumentar y Disminuir decimales
Color de relleno

Es un formato personalizado:
a) Mostrar el nmero 5, como:05
b) Alineacin Izquierda un dato cualquiera
c) Mostar el nmero 10, como 10%

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PRCTICA N01
TEMA:
Introduccin al Microsoft Office Excel
ENUNCIADO:
En la Prctica que se muestra a continuacin, usted podr aplicar los contenidos desarrollados en
la Sesin 01, obteniendo un libro de Excel caracterizado por la adecuada: personalizacin de
formatos como bordes, alineacin, tramas y sombreados.
PRACTICA:
Crea un libro con el nombre de CAUSAS
Inserta dentro del libro hasta 4 Hojas y denomnalas:
Estadsticas Demandas Audiencias Juzgados
Dar un Color diferente a cada una de las fichas de las hojas.
En la hoja Marzo, crear la siguiente tabla (Datos iniciales) e insertar los siguientes datos:
Aplicar los formatos de celda: Nmero, Alineacin, Bordes, Fuente y relleno
Datos iniciales

Datos finales

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PARA EL DESARROLLO DE LA PRCTICA, ES PRECISO TENER EN CUENTA LA SECUENCIA DE PASOS


RESPECTIVA:
Clic en el Botn Iniciar / Todos los programas

Seleccionamos Microsoft Office y luego Clic en Microsoft Excel 2010

Se abre el Libro con el nombre de Libro1.xlsx

Lo guardamos con el nombre de CAUSAS

CAUSAS -

Cambiar los Nombres de Hoja

Se da color a las respectivas hojas creadas

P g i n a | 20

Resultado.

Se ingresa los datos

Se aplica formatos de celda

a. Formato de Borde

P g i n a | 21

b. Formato de Alineacin

c. Formato de Nmero
Se aplica formatos de nmero, como
General y Estilo Porcentual. Asimismo
podemos

aumentar

disminuir

decimales.

P g i n a | 22

PRCTICA PROPUESTA N01


TEMA:
Introduccin al Microsoft Office Excel
ENUNCIADO:
En la Prctica Propuesta que se muestra a continuacin, usted creara un libro con el nombre
Prctica el cual tendr tres hojas con los siguientes nombres: (Factura, Ventas, Alimentos)
En la Hoja Ventas, implementar la Factura de acuerdo al modelo, considerando: Aplicar formatos
de Bordes, Aplicar formatos de alineacin, Aplicar formatos de nmero, Aplicar formatos de
fuente, Utilizar formas para el N de RUC, Insertar Word Art para el nombre de la empresa.

P g i n a | 23

SESIN

Referencias de Celdas y
Frmulas bsicas.

CAPACIDADES EN ESTA SESIN


El participante al final de esta sesin:
Utiliza los distintos tipos de referencias en una hoja de clculo.
Trabaja eficientemente con frmulas.
Asigna nombres a los rangos de celdas.
Aplica formato condicional para resaltar la informacin deseada.

TEMAS A DESARROLLAR EN ESTA SESIN


Frmulas en Excel.
Referencias de celdas.
Copiando frmulas.
mbito de referencias.
Nombres de celdas.
Formato Condicional.
Tipos de formatos condicionales.

Autoevaluacin

http://www.ucv.edu.pe/cis/
cis@ucv.edu.pe

Estimado alumno:
En esta sesin aprenderemos a construir y aplicar adecuadamente una frmula, identificar y utilizar
las referencias de celdas que puede usar una frmula en la hoja de clculo, asignar nombres a rangos
de celdas para ser utilizados en los mismos procesos de clculo, as como tambin a proteger las
celdas de la hoja de clculo. Es muy importante tu predisposicin al aprendizaje, ya que tocaremos
un tema medular del Excel.

Importante:
Los detalles de los temas tratados en esta sesin se encuentran en la carpeta Lectura.
Asimismo los archivos a usar en toda esta sesin debes descargarlos desde el campus
virtual hacia la Unidad D: de tu PC.

Hasta la Sesin 01, tenamos los datos ingresados y los formatos de celdas aplicados Recuerdas!, ahora
debemos utilizar frmulas para obtener los resultados deseados. Pero las frmulas requieren de celdas
referenciales para su creacin, es por ello que iniciaremos nuestro sesin conociendo sobre los tipos y
mbitos referenciales que pueden asumir las celdas que conformen una formula.

FRMULAS EN EXCEL
Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos con los valores de las respectivas celdas dentro de
la hoja de clculo. Una frmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente frmula
divide al resultado de 10 elevado al cuadrado y le suma 20 al resultado.
Ejemplo:
= 20+(10^2)/2
Elementos de una frmula:
Puedes crear su frmula (frmula bsica) o seleccionar de las ya creadas en el programa (funciones).
En cualquier caso estn conformadas por los siguientes elementos:

Operadores ms utilizados en una frmula:


Existen muchos operadores, pero entre los principales tenemos:
Operador aritmtico

Significado

Ejemplo

+ (signo ms)

Suma

A3 + B3

(signo menos)

Resta , Negacin

A3 - B3

P g i n a | 25

* (asterisco)

Multiplicacin

A3 * B3

/ (barra oblicua)

Divisin

A3 / B3

^ (acento circunflejo)

Exponenciacin

A3 ^ B3

Operador de comparacin

Significado

Ejemplo

= (signo igual)

Igual a

A1=B1

> (signo mayor que)

Mayor que

A1>B1

< (signo menor que)

Menor que

A1<B1

>= (signo mayor o igual que)

Mayor o igual que

A1>=B1

<= (signo menor o igual que)

Menor o igual que

A1<=B1

<> (signo distinto de)

Distinto de

A1<>B1

REFERENCIAS DE CELDAS
Como una frmula usa referencias de celdas para obtener resultados, diremos que, es una expresin
que identifica la ubicacin exacta de un valor en la hoja de clculo de cualquier libro abierto o
cerrado creado en Excel. Las referencias de celdas sirven para automatizar los clculos generados por
una frmula.
El valor de la frmula va a depender entonces de los valores de las celdas referenciales, y cambiar
cuando se modifiquen los valores de las celdas referenciadas.
Tipos de referencias
Existen 2 tipos de referencias: Relativas y Absolutas.
a) Referencias Relativas:
Sabemos que el trmino relativo significa cambiante, entonces diremos que son aquellas
celdas que cambian automticamente su referencia (posicin) al ser copiada la frmula que
las contiene.
Para explicar adecuadamente estas referencias, desarrollaremos el siguiente ejercicio:

Ahora crearemos la frmula para el Monto Vendido:


o Hagamos clic en la celda donde se calcular el resultado: E5

P g i n a | 26

o
o

Escriba la frmula a usar: =C5*D5 y pulse Enter.


El resultado ser: 625

Como cada producto tiene sus propias Unidades Vendidas y Precio Unitario, entonces las celdas que
conforman la frmula obtenida =C5*D5, son CELDAS RELATIVAS. El clculo para el resto de productos se
generar al copiarse la dicha frmula (proceso que veremos posteriormente).

b) Referencias Absolutas:
El trmino Absoluto puede significar Fijo, por ello diremos que son aquellas
celdas que no cambian su referencia (posicin) al ser copiada la frmula que las
contiene.
Para explicar este tipo de referencia, desarrollaremos el siguiente ejercicio:
Ahora crearemos la frmula para el Importe IGV.
o Hagamos clic en la celda donde se calcular el resultado: F5
o Escriba la frmula a usar: =E5*C11.
o A continuacin sobre la celda C11 pulsamos la tecla de funcin F4.
o Luego pulsamos Enter y el resultado es de: 112.50

La celda C11, ser


utilizada no solo por
el primer producto,
sino tambin por el
resto de productos;
por ello la digitamos
como: $C$11 ya que
es una referencia
absoluta.

P g i n a | 27

COPIADO DE FRMULAS
Ahora que ya estn creadas las frmulas de Monto Vendido y de Importe IGV, para el primer
producto, debemos obtener lo mismo para los productos restantes, para ello copiaremos la frmula
en cada caso.
Para esto seguiremos trabajando con el ejercicio anterior:

Controlador de relleno

o
o
o

!
4

Seleccione la celda que contiene la frmula a copiar, para nuestro ejemplo: E5


Apunte en el controlador de relleno y arrastre hacia donde desea se copie la frmula,
segn nuestro ejemplo ser verticalmente (hasta la celda E9).
Siguiendo el mismo proceso en la celda F6, los resultados sern los siguientes:

Importante:
MUY BIEN!: Lo has logrado, pero debemos practicar ms, recuerda la prctica nos hace
diestros. Usa los archivos que se encuentran en la carpeta Recursos del campus virtual.

AMBITO DE LAS REFERENCIAS


Ahora que ya conoces como crear las frmulas y sus tipos de referencias que usan, debemos conocer
tambin donde pueden estar ubicadas las celdas referenciales: misma hoja, diferentes hojas y
diferentes libros.

P g i n a | 28

As tenemos:
a) Referencias de celdas en la misma hoja de clculo.
Cuando las celdas se encuentran en la misma hoja de clculo.
Para comprender el mbito de esta referencia, usaremos el cuadro del ejercicio anterior.
Ahora crearemos la frmula para el Importe Vendido.
o Hagamos clic en la celda donde se calculara el resultado: G5
o Escriba la frmula a usar: =E5+F5 y pulse Enter.
o A continuacin copiamos la formula como en los casos anteriores.
Observe que las celdas E5 y F5 estn en la misma hoja de clculo donde se inserta la
frmula. A ello se le conoce como referencias de celdas en la misma hoja.

Ahora crearemos la frmula para el Total Enero.


o Hagamos clic en la celda donde se calculara el resultado: G10
o Dentro de la ficha de Inicio, en el grupo Modificar debemos seleccionar el botn
Autosuma y a continuacin la funcin Suma.

o Ahora seleccione el rango de celdas a sumar: G5:G9 y pulsa la tecla Enter.


o Observa como nos queda finalmente el cuadro.

Importante:
FCIL Y SENCILLO!: Mira, nuestro cuadro Ventas de Enero est terminado y ya conocemos
bastante de frmulas, pero an nos falta ms.

P g i n a | 29

b) Referencias de celdas desde otra hoja de clculo:


Cuando las celdas se encuentran en otras hojas de clculo, pero de un mismo libro.
La explicacin de esta referencia, lo haremos con el mismo ejercicio que hemos trabajado el
ejercicio anterior, adicionando un cuadro similar pero con los datos de las Ventas de Febrero
en la hoja Febrero.
As mismo en la hoja RESUMEN se nos pide mostrar el total de las ventas de Enero y Febrero.
A continuacin se menciona los cuadros a utilizar en este tipo de referencia.

Como los Totales de Enero y Febrero los encontramos en otras hojas el procedimiento para
realizarlo es el siguiente:
Obteniendo el Total Enero en la Hoja Resumen:
o

Hacer clic en la etiqueta de hoja Resumen y luego clic en la celda donde se desea
obtener el resultado para este caso: E4

P g i n a | 30

o
o
o
o

Escriba el signo =
Ahora hacer clic en la etiqueta de la hoja ENERO y luego clic en la celda referencial a
usar (G10).
Pulse Enter. Se obtuvo el primer resultado.
Para el caso del Total Febrero seguimos los pasos anteriores. Observa como se
muestra los resultados.
Referencia obtenida para el
Total de Enero.

Obteniendo el Total General en S/. en la Hoja Resumen:


o

Hacer clic en la celda E8 de la hoja Resumen y luego ingresamos la frmula para


sumar el total de enero con el total de febrero la cual se muestra a continuacin:
=E4 + E6 luego pulsamos Enter.

c) Referencias de celdas externas o desde otro libro:


Cuando las celdas de referencia se encuentran en otro libro de Excel.
Siguiendo con el ejercicio que estamos trabajando, explicaremos el mbito de esta
referencia:
Obteniendo el Total General ($). Para obtener este resultado se requiere del tipo de cambio
del dlar ($) que est en una tabla de otro libro llamado Tabla-Cambios.

P g i n a | 31

Los datos que usaremos en este ejercicio son:


a) El libro llamado Ejercicio2, hoja RESUMEN (que venimos trabajando)

b) El libro llamado Cambios, hoja PERU.

Muy fcil de desarrollar, ya lo veras; empecemos:


o
o
o

Activa la hoja RESUMEN y la celda donde se desea obtener el resultado: E10


Ingresamos la frmula a aplicar: =E8/
Ahora necesitamos localizar el tipo de cambio del dlar, para ello debemos tener abierto
el libro CAMBIOS, hacer clic en etiqueta de hoja PERU y luego en la celda donde se
encuentra el valor del dlar: C5.
Luego pulsar Enter, para obtener el resultado.

De lo expuesto
deducimos que en
la hoja RESUMEN,
se ha referenciado a
la celda C5 de la
hoja PERU y del
libro Cambios.xlsx.

P g i n a | 32

Se refiere a la
hoja de clculo.

=E8/[Cambios.xlsx]Per!$C$5
Se refiere al libro
de Referencia.

!
5

Se refiere a la
celda Referencial.

Importante:
FELICITACIONES!: Estas mejorando, poco a poco vamos conociendo algo ms. Ya
conocemos sobre Frmulas y Referencias de celdas.

NOMBRES DE CELDAS
Otro de los temas bastante usuales en el manejo de frmulas es la asignacin de un nombre a un
rango de celdas, lo cual nos facilita la referencia rpida y absoluta de celdas locales y externas en los
Libros de Excel.

a) Asignando un nombre a un rango de celdas:


Trabajando con el mismo ejercicio anterior, necesitamos calcular el Promedio Unidades
Vendidas en el mes de Enero, el rango de celdas referenciales a usar ser: C5:C8, al cual lo
nombraremos como: unid_ene, que utilizaremos en la frmula.
A continuacin mencionamos los pasos:
o

Seleccionar un rango a nombrar: C5:C9


o En el cuadro de nombres, escribir un nombre vlido (sin espacios): unid_ene y

pulsemos enter.

Ahora vers cmo se usa este nombre de celdas, en la obtencin del Promedio Unidades
Vendidas:

P g i n a | 33

Hacer clic en la celda G12

Digita la frmula: =PROMEDIO(), luego seleccionas las celdas o ingresas el nombre del
rango unid_ene y pulsemos enter para obtener el resultado.

Importante:
RECUERDA: unid_ene es el nombre asignado al rango de celdas de las Unidades
Vendidas de Enero. No olvides que el nombre asignado debe ser nico en el libro.

El resultado es el siguiente:

Es muy sencillo y
prctico,
usar
frmulas
con
nombres de celdas,
emplalo
frecuentemente, te
facilitar los procesos
de clculo.

b) Administrar nombres de celdas:


En muchos de los clculos, se tiene ya asignado un nombre al rango de celdas a usar (como
en nuestro caso), pero se requiere modificar o eliminar dicho rango. A continuacin
explicaremos con el siguiente ejercicio:
o
o

Seleccionemos la ficha Frmulas, del grupo Nombres definidos elija el botn


administrador de nombres.
En la ventana que se muestra a continuacin podemos observar los siguientes botones:
Botn Nuevo (para crear un nuevo nombre de celdas).

P g i n a | 34

Botn Editar (para modificar el nombre de celda seleccionado).


Botn Eliminar (para borrar el nombre de celdas seleccionado).

En nuestro caso, debemos eliminar el nombre de celdas: unid_ene. Observe lo que pasar:
o Hagamos clic en el nombre de celdas a borrar: unid_ene.
o Ahora haremos clic en el botn Eliminar y confirme la eliminacin.

o
o

Finalmente clic en cerrar.


Observe, el resultado que utilizaba el nombre de celdas: und_ene en su frmula,
muestra ERROR; ya que al no existir dicho nombre, la frmula no calcula nada.

Importante:
VISTE!: Es fcil, espero vuelvas a practicarlo hasta dominarlo. Puedes usar CRTL +Z
hasta mostrar nuevamente el resultado.
P g i n a | 35

FORMATO CONDICIONAL
Excel nos ofrece la posibilidad de cambiar el color, estilo, subrayado y tamao de fuente, as como los
bordes de una celda cuando el valor que aparece cumple unas determinadas condiciones.
El formato condicional es la manera de decirle a Excel que aplique formato a todas las celdas que
respondan a uno o ms criterios.

Dnde estn los formatos condicionales?


A continuacin se detalla los pasos:
Selecciona la ficha Inicio.
Grupo Estilos.
Finalmente en el botn Formato Condicional.
Los tipos de formato condicional que encontramos en
Excel son:
Resaltar reglas de celdas
Reglas superiores e inferiores
Barras de datos
Escalas de Color
Conjunto iconos
Repasemos a continuacin mediante ejemplos los diversos tipos de formatos condicionales.

a) Resaltar reglas de celdas.


Te sirve para dar formato a un rango de celdas especficas basado en un operador de
comparacin.
Ejercicio: En esta aplicacin tienes una planilla bsica de sueldos, donde debes aplicar un
formato condicional con relleno rojo claro a la columna Sueldo Bsico pero solo a los sueldos
que sean mayores a 800.

P g i n a | 36

Procedimiento:
Selecciona el rango donde aplicars el formato condicional para nuestro caso B3:B12.
En la cinta de opciones selecciona la ficha Inicio, el grupo Estilos y en el botn Formato
condicional, elige el tipo: Resaltar Reglas de Celdas.
Luego elige el operador de comparacin: Es Mayor que como se muestra a continuacin:

Establece los argumentos del formato:


o
o

Valor del criterio: 800


Formato de celda a aplicar: Relleno rojo claro

Los resultados se muestran a continuacin:

Importante:
Observa, como se ha coloreado todos los sueldos superiores a 800. Si tu cambias estos
valores por otros, se vuelve a evaluar el criterio y dependiendo del valor se colorea o
no la celda. MUY FCIL. Sigamos

P g i n a | 36

b) Reglas superiores e inferiores.


Busca los valores ms altos y ms bajos en un rango de celdas segn criterio o valor de corte que
especifique.
Ejercicio: Continuando con el mismo ejercicio se desea aplicar un formato condicional de color
de relleno verde a los 3 sueldos netos ms altos.

Procedimiento:
Selecciona el rango F3:F12
En la Cinta de opciones, selecciona el botn Formato condicional.
Selecciona el tipo: Reglas superiores e inferiores y luego 10 superiores
Establece los argumentos del formato a aplicar:

En
Formato
Personalizado
selecciona la Ficha
relleno, luego indica
color de fondo Verde.

Los resultados en la columna Sueldo Neto sern los siguientes:

P g i n a | - 37 -

Importante:
Ves, como se han coloreado 4 sueldos netos ms altos. Si tu cambias estos valores por
otros, se vuelve a evaluar el criterio y dependiendo del valor se colorea o no la celda.
MUY SENCILLO. Continuemos

c) Barras de datos.
Las barras de datos son tiles para encontrar nmeros ms altos y ms bajos especialmente con
grandes cantidades de datos. La longitud de la barra de datos representa el valor de la celda.
Una barra ms grande representa un valor ms alto y una barra ms corta representa un valor
ms bajo.
Ejercicio: Continuando con el ejercicio anterior ahora se desea aplicar un formato condicional
Barra de Datos a la columna Aporte Oblig.

Procedimiento:
Selecciona el rango de datos donde aplicars el formato condicional: C3:C12
Selecciona Formato condicional de la ficha Inicio en la Cinta de opciones
Selecciona el tipo: Barras de datos y elige el relleno a aplicar. Los resultados sern:

Importante:
Mira se han coloreado todos los aportes obligatorios, pero unos ms que otros,
dependiente del valor que contiene la celda. Continuemos

P g i n a | - 38 -

d) Escalas de color.
Las escalas de colores son guas visuales que ayudan a comprender la variacin y la distribucin
de datos.
Ejercicio: Ahora debes aplicar un formato condicional Escala de color a la columna Prima de
Seguro, utilizando el mismo ejercicio que vienes trabajando.

Procedimiento:
Selecciona el rango donde aplicars el formato condicional:D3:D12
Selecciona Formato condicional de la ficha Inicio en la Cinta de opciones
Selecciona el tipo: Escalas de color y elige el relleno a aplicar. Nos quedar as:

Importante:
Ya lo tienes, haz coloreado todos los valores de primas de seguro, pero con una
variedad de colores, dependiente del valor que contiene la celda.
CONTINUA, ya falta poco.

P g i n a | - 39 -

e) Conjunto de iconos.
Clasifica los datos de tres a cinco categoras que representa un rango de valores: valores ms
altos, valores medios y valores ms bajos.
Ejercicio: Aplicars un formato condicional Conjunto de conos de Flechas a la columna Total
Dsctos, pero a los resultados obtenidos debers personalizarlos con tus propios valores.

Selecciona el rango E3:E12


Selecciona Formato condicional y elija Conjunto de iconos de la Cinta de opciones.
Excel de manera determinada establece intervalos para valores altos, medios y bajos,
pero puede personalizar los valores:

Por ejemplo definir los siguientes nuevos intervalos:


o
o
o

Valores altos :
Valores medios:
Valores bajos :

mayor o igual a 90
entre 70 y 90
menores que 70

Selecciona el rango: E3:E12


En la opcin Formato condicional, selecciona Administrar reglas.

P g i n a | - 40 -

Al hacer un clic en el botn Aceptar, el resultado es:

Importante:
MUY BIEN! puedes comparar los valores predeterminados obtenidos anteriormente, y
los actuales; han cambiado al establecer nuevos valores en los intervalos. Ahora
veremos los formatos condicionales por FRMULAS, muy usuales tambin.

P g i n a | - 41 -

FORMATO CONDICIONAL UTILIZANDO UNA FRMULA


Estos formatos aplican sus cambios al evaluar el contenido de la celda, pero a travs de una frmula
o funcin.
Ejercicio 01: Se pide colorear de relleno amarillo, el nombre del empleado que tiene el sueldo ms
alto. Utiliza la funcin MAX para determinar el sueldo ms alto y poder aplicar formato al nombre.

Procedimiento:
Primero aplicaremos el formato condicional para resaltar el nombre del alumno con el promedio ms
alto. A continuacin se mencionan los pasos:

Seleccionar el rango A3:A12.


Elige la ficha Inicio/grupo Estilos/botn Formato
Condicional, luego ingresar a Nueva Regla.
Enseguida se mostrara la siguiente ventana:
o Selecciona el tipo de regla: Utilice una
frmula que determine las celdas aplicar
formato.

o
o
o
o

Ingresar
la
frmula:
=Max($F$3:$F$12)=F3
Y aplicar Formato, color de
relleno Amarillo.
Hacer clic en el botn Aceptar.
Observe los resultados:

P g i n a | - 42 -

Importante:
FELICITACIONES! Hemos terminado la sesin de hoy, esperando que lo aprendido lo
vuelvas a practicar para poder dominarlo. La siguiente sesin desarrollaremos una
PRCTICA DIRIGIDA, donde resumiremos todo lo aprendido a la fecha. Hasta la
siguiente sesin..

AUTOEVALUACIN:
Ahora demuestra lo aprendido:
1. Responde V (Verdadero) o F (Falso), marca con X:

a. La funcin MAX, puede usarse en un formato condicional ( )


b. Los formatos condicionales se usan sin criterios
( )
c. Pude editar un formato condicional
( )

F
( )
( )
( )

2. Son criterios del formato condicional: RESALTAR REGLAS DE CELDAS


a.
b.
c.
d.

10 mejores
Es mayor
Es menor que
NA.

3. Es tipo de regla de los formatos condicionales:


Aplicar formato a las celdas que contengan
b. Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato
c. Estilo de formato con relleno
d. NA.
a.

P g i n a | - 43 -

PRCTICA N02 - A
TEMA:
Referencias de Celdas
ENUNCIADO:
En la Prctica que se muestra a continuacin, usted podr aplicar los contenidos desarrollados en la
Sesin 02, obteniendo una hoja de clculo caracterizada por el uso adecuado de referencias de
celdas relativas y absolutas.
Por lo tanto se le pide Calcular el Promedio y el Puntaje de las 3 notas, correspondientes a los
cursos de Comunicacin, Matemtica e Historia.

a) USANDO REFERENCIAS RELATIVAS


Calculando el Promedio:

El Promedio,
resulta de dividir
entre 3, la suma
de las 3 notas
Para los dems
promedios se
copia arrastrando
en forma vertical

Calculando el Total del Puntaje:

El Puntaje
Total resulta
de sumar las
notas de los
3 cursos

P g i n a | 44

Calculando el % del Puntaje Obtenido

El porcentaje resulta de dividir el


Puntaje Total entre 60 (puntaje max.).
Luego al resultado aplicar Estilo
Porcentual

El resultado ser:

P g i n a | 45

USANDO REFERENCIAS ABSOLUTAS

Calculando el Promedio:

Calculando el Puntaje Total:

P g i n a | 46

Calculando el Puntaje en formato porcentaje:

El resultado ser:

P g i n a | 47

PRCTICA N02 - B
TEMA:
Referencias de Celdas
ENUNCIADO:
En la Prctica que se muestra a continuacin, usted podr aplicar los contenidos desarrollados en la
Sesin 02, obteniendo una hoja de clculo caracterizada por el uso adecuado de referencias de
celdas relativas y absolutas.
Por lo tanto se le pide Calcular el Total de alumnos presentes, ausentes y % de asistencias.

Calculando el Total de alumnos Presentes

El total de Presentes, resulta de sumar las asistencias


x semana. Para las dems semanas se copia la
frmula, arrastrndola en forma horizontal.

Clculo de los Ausentes y % de Asistencia:

El total de Ausentes, resulta de restar el Total


Matriculados - Presentes. Para las dems semanas
se copia la frmula, arrastrndola en forma horizontal.

P g i n a | 48

Resultado final:

El porcentaje de Asistencia, resulta de dividir Presentes /


Total matriculados. Para las dems semanas se copia
la frmula con referencia absoluta. horizontal.

Resultado obtenido al
arrastrar la frmula

P g i n a | 49

PRCTICA PROPUESTA N02


TEMA:
Referencias de Celdas
ENUNCIADO:
En la Prctica Propuesta que se muestra a continuacin, usted creara un libro con el nombre
Estadsticas, elaborar el cuadro de acuerdo al modelo que se muestra a continuacin
considerando lo siguiente:
Total por mes: se debe sumar las cantidades de cada una de las enfermedades que han
reportado en ese mes.
Promedios mensuales: se debe calcular el promedio por enfermedad de cada una de las
regiones.
Total por enfermedad: se debe sumar las cantidades por enfermedades.
Promedio por enfermedad: se debe calcular el promedio de las cantidades por
enfermedades.
Total por Regiones: se debe sumar las cantidades por regiones.
Implementar la siguiente Tabla con datos estadsticos y completar los resultados:

P g i n a | 50

SESIN

Creacin de Grficos
Estadsticos

CAPACIDADES EN ESTA SESIN


El participante al final de esta sesin:
Identifica los diferentes tipos de grficos.
Personaliza grficos aplicando las opciones correctas.
Utiliza los minigrficos o sparklines.
Aplica correctamente las opciones para configurar la pgina.

TEMAS A DESARROLLAR EN ESTA SESIN


Definicin de grficos estadsticos.
Tipos de grficos.
Elementos del grfico estadstico.
Edicin del grfico: configuracin y formatos.
Creacin de minigrficos o soarklines
Configuracin de la pgina.
Encabezado y Pie de Pgina.
Vista Preliminar.

Autoevaluacin.

http://www.ucv.edu.pe/cis/
cis@ucv.edu.pe

Estimado alumno:
En esta sesin de aprendizaje podrs conocer los diferentes Tipos de Grficos, la creacin de ellos as
como la edicin de estos a travs de casos tipos. Esta sesin se complementa con aplicaciones que
muestran el uso de los Minigrficos o Sparklines que pueden averiguarlo desde tus lecturas
modulares de esta sesin.

!
1

Importante:
Debes tener en cuenta que los detalles de los temas tratados en esta sesin se encuentran
en la carpeta lectura. Asimismo los archivos a usar en toda esta sesin debes descargarlos
desde el campus virtual hacia la Unidad D: de tu PC.

DEFINICIN DE GRFICOS ESTADSTICOS


Un grfico es una representacin visual de los datos de una hoja de clculo a travs de figuras o
lneas que permiten un anlisis e interpretacin ms sencilla e inmediata.

TIPOS DE GRFICOS
El tipo de grfico depender de los datos a graficarse. Los tipos ms utilizados son de: columnas,
lneas, circular, barras, reas, dispersin, Valores, superficie, entre otros. A continuacin se
mencionan:
a) Grfico de columnas.
El grfico de columnas es muy utilizado, ilustrar comparaciones entre elementos.

b) Grfico circular.
El grfico circular es muy til cuando se
desea graficar totales acumulados de
datos.

P g i n a | - 52 -

c) Grfico de barras
Un grfico de barras ilustra comparaciones entre elementos individuales.

d) Grficos de dispersin
Muestra los datos a travs de una lnea de puntos.

ELEMENTOS DE LOS GRFICOS


Un grfico consta de numerosos elementos. Algunos de ellos se presentan de forma predeterminada
y otros se pueden agregar segn las necesidades.
A continuacin los mencionamos:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

rea del grfico.


rea de trazado.
Serie de datos.
Ejes horizontales y vertical.
Leyenda del grfico.
Ttulo del eje y del grfico.
Etiqueta de datos.

P g i n a | - 53 -

CREACIN DE GRFICOS:
Ejercicio: Se desea crear un grfico tipo columna que represente la comparacin entre las ventas
realizadas por 6 vendedores en los primeros 3 meses del ao. A continuacin se adjunta la tabla con
los datos.

Solucin:
Selecciona los datos que desea representar: A2:D8. Como se muestra a continuacin:

Ahora haz clic en la ficha Insertar y selecciona


el tipo y subtipo de grfico a usar: para nuestro
caso Columna y Columna Agrupada.
Ahora ya tenemos creado nuestro grfico, pero
debes cambiar su ubicacin.

P g i n a | - 54 -

CAMBIAR LA UBICACIN DEL GRFICO


Forma 1: Para mover el grfico a otra ubicacin dentro de la misma hoja: arrastra desde el borde
celeste del grfico hasta la nueva posicin en la hoja de clculo. Por ejemplo: A10.

Forma 2: Si el grfico ser desplazado a otra hoja de clculo, use la ficha Diseo de las herramientas
de grfico y elija el botn Mover grfico. En esta ventana puede elegir su opcin: si desea moverlo a
otra hoja o dentro de la misma hoja como un objeto.

P g i n a | - 55 -

!
6

Importante:
YA LO HICISTE, MUY BIEN pero ahora debes cambiar el tamao del grafico, hasta
encontrar el adecuado.

CAMBIAR TAMAO DE UN GRFICO:


1. Selecciona el grfico a modificar el tamao (haz clic en el borde celeste del grfico).
2. Arrastra desde uno de los nodos punteados que tiene el borde del grfico.
3. El resultado se muestra a continuacin, observa la forma del puntero.

Para eliminar un
grfico de la hoja
de
clculo,
debes primero
seleccionarlo y a
continuacin
pulsar SUPR.

EDICIN DE GRFICOS:
En ocasiones se nos pide personalizar nuestros grficos, si queremos cambiar el tipo de grfico actual
o queremos mostrar los datos en el mismo grfico o colocar una imagen de fondo en nuestro grfico
(como el logo de la empresa) entre otras configuraciones.
Cmo editamos un grfico?
Para poder editar nuestros grficos tendremos que hacer uso de las fichas contextuales (Diseo,
Presentacin y Formato) de las Herramientas de grficos.
Recuerda que estas
fichas se muestran
en la Cinta de
Opciones, cuando
seleccionas
al
grafico.

P g i n a | - 56 -

HERRAMIENTAS DE GRFICOS:
a) En la Ficha Diseo: Te ayudar a cambiar el estilo de nuestro grfico: diseos y estilos de grficos,
podrs cambiar de tipo y/o subtipo de grfico y hasta mover grficos de una hoja a otra.

Cambiar Tipo
de Grfico

Diseos de Grfico

Estilos de Grfico

Mover
Grfico

b) En la Ficha Presentacin: Aqu podrs insertar formas a mostrar los datos de las etiquetas, a
manipular las diferentes opciones de los ejes.

Insertar
Objetos

Insertar
Etiquetas al
Grfico

Opciones
del Eje

c) En la Ficha Formato: Aqu podrs mejorar los estilos de las formas que nosotros empleemos en
nuestros grficos, se podrn colocar efectos, estilos, alineaciones.

Aplicar Estilos de
Forma

Aplicar Estilos de
WordArt

Cambiaremos el diseo de nuestro grafico


En la ficha Diseo de Herramientas de Grficos, haz clic en el Diseo 3 del grupo Diseos de
Grfico. A continuacin se muestra la siguiente pantalla.

P g i n a | - 57 -

El resultado ser:

Ahora Cambiaremos el Ttulo del grfico:


o

Haz clic en el ttulo del grfico y cambia el Titulo grfico por el de Ventas.

Tambin aplicaremos un estilo al grfico: Estilo 42.


Observa el resultado:

P g i n a | - 58 -

Ahora Cambiaremos el tipo de grfico


o

En el grupo Tipo, selecciona el botnCambiar tipo de grfico, y elige el subtipo


Columna apilada.

Observemos el resultado:

Ahora mostraremos las etiquetas de datos de cada columna del grfico


o

En la ficha Presentacin, selecciona el botn Etiqueta de datos del grupo


Etiquetas, y elija la opcin adecuada: Base inferior.
Nota: Tambin puede usar: Ms opciones de la etiqueta de datos.
El resultado ser:

P g i n a | - 59 -

Ahora Cambiaremos la ubicacin de la leyenda en el grfico


o
o

En la ficha Presentacin, selecciona el botnLeyenda del grupo Etiquetas, y elige


la opcin adecuada: Mostrar leyenda a la derecha.
El resultado ser:

Ahora asignaremos una etiqueta a los ejes del grfico


o
o

En la ficha Presentacin, selecciona el botn Rtulos del eje del grupo Etiquetas, y
elige la opcin adecuada: Ttulo de eje vertical primario/Titulo girado.
El resultado ser:

Ahora Cambiaremos la escala del eje de valores del grfico


o

Haz clic en uno de los valores

En la ficha Presentacin, selecciona el botnAplicar formato a la seleccindel


grupo Seleccin actual, y haztus cambios: Mnima=0, Mxima=250, Unidad
mayor=25.

P g i n a | - 60 -

El resultado ser:

Ahora Cambiaremos el relleno de fondo del grfico


o

En la ficha Formato, selecciona el botn Relleno de forma del grupo Estilos de


forma, y elige la opcin adecuada: Imagen a continuacin localiza su imagen de
fondo.
El resultado ser:

Importante:
FELICITACIONES!: Haz creado t grfico y personalizado segn tu criterio. Este mismo
proceso se realiza para cualquier tipo de grfico. Sigue practicando hasta dominar el
tema.

P g i n a | - 61 -

CREACIN DE MINIGRFICOS O SPARKLINES:


Est es una nueva caracterstica que incluye Excel 2010 los sparklines son
graficas de barras y lneas ocupan una sola celda, y representan una hilera
o columna de datos numricos, esta grfica permite con un solo golpe de
vista tener el comportamiento de alguna serie de cifras.
Procedimiento:
Seleccionar la celda en donde queremos incluir el grfico. Por ejemplo: G12
Hacer clic en la Ficha Insertar y en el grupo
Minigrficos, seleccione el tipo de grfico que
queremos insertar:
Se abrir un cuadro de dialogo en el que debemos
seleccionar el rango de celdas a graficar:
Haga clic en el botn Aceptar.
Observar los resultados.

Ejercicio: Se tiene los datos de la Tasa de mortalidad infantil post-neonatal por 1.000 nacidos vivos,
segn lugar de residencia de la madre. Total del pas. Aos 2007-2010. Se desea crear grficos para
cada una de las zonas.

Procedimiento:
Seleccione el rango G8:G23.
Haga clic en la Ficha Insertar, en el grupo Minigrficos haga clic en Lnea.
En el siguiente cuadro de dialogo seleccione el rango de datos para tomar en cuenta para
el minigrfico en este caso sera de B8:E23.
P g i n a | - 62 -

Haga clic en el botn Aceptar.

Observe los resultados.

10

CONFIGURACIN DE LA PGINA
Antes de imprimir una hoja de clculo, Excel 2010 nos permite modificar factores que afectan a la
presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao del
papel, entre otras.

Si deseamos modificar algunos de los factores


anteriores,
puedes ingresar a la ventana
Configurar pgina a travs del Inicializador del
cuadro de dialogo.

P g i n a | - 63 -

En la ficha Diseo de Pgina encontramos las siguientes opciones:


Mrgenes: la opcin mrgenes nos permite controlar los mrgenes superior, inferior,
izquierdo y derecho de las hojas.
Orientacin: el parmetro orientacin determina si la hoja se visualiza e imprime
verticalmente o de forma horizontal.
Tamao: nos permite determinar a travs de la lista desplegable el tamao adecuado para
nuestra hoja. En la actualidad el tamao A4 es un estndar para los diversos documentos.
rea de Impresin: define un rea especfica de la hoja para imprimirla.
Saltos: especifica el inicio de una nueva pgina. El salto de pgina se inserta encima y a la
izquierda de la seleccin.
Fondo: esta opcin permite establecer una imagen de fondo en la hoja.
Imprimir Ttulos: especifique las filas y columnas que se repetirn en cada en cada pgina
impresa.
11

DEFINICIN DE ENCABEZADOS Y PIES DE PGINA


Un encabezado es una lnea o un bloque de texto impreso en la parte superior de cada pgina. Un pie
de pgina es una lnea o bloque de texto impreso en la parte inferior de cada pgina.
Para poder crear un encabezado y pie de pgina realizamos lo siguiente:
Procedimiento:
1.
2.
3.
4.

Seleccionar la Ficha Diseo de Pgina.


Luego clic en el inicializador de cuadro de dialogo.
En la ventana que se muestra a continuacin seleccionar la ficha Encabezado y pie de pgina.
Excel incluye encabezados y pies de pgina predefinidos, para ello podemos seleccionar de
las listas desplegables.

5. Para crear uno nuevo debemos seleccionar el botn Personalizar encabezado o Personalizar
pie de pgina segn sea el caso.
6. A continuacin se muestra la siguiente ventana.

P g i n a | - 64 -

Excel usa varios cdigos,


comenzando
con
&
y
delimitados con corchetes, para
representar
informacin
a
ingresar en el encabezado y pie
(como la hora, fecha o nmero
de pgina, entre otros).

En la parte superior de las secciones se presentan algunos botones los cuales se explican a
continuacin:
Inserta Ruta, Nombre del archivo y
Nombre de la hoja

Inserta Nmero de Pgina

Aplica Formato al
Texto

12

Inserta Fecha y Hora

Insertar Imagen y aplicar formatos

VISTA PRELIMINAR
La vista preliminar nos permite ver los saltos de pgina, mrgenes y el formato de nuestra hoja antes
de imprimir. Para acceder a la vista preliminar podemos realizarlo de la siguiente manera:
a) Seleccionando el botn vista preliminar de la barra de herramientas de acceso rpido. El cual
se muestra a continuacin.

Vista Previa de Impresin

b) Seleccionando la ficha Archivo permitir mostrar la vista Backstage, a continuacin


seleccionar Imprimir. Mostrndonos la siguiente imagen.
Lasprincipalesopciones se mencionan a continuacin:
Imprimir Copias: permite indicar el nmero copias a imprimir.
Impresora: desde esta opcin seleccionamos la impresora a utilizar.
En la seccin de Configuracin tenemos:
o Imprimir hojas activas: permite indicar las hojas a imprimir como (hojas activas, todo
el libro o seleccin).
o Imprimir a una cara:
o Intercaladas: permite indicar el orden de las hojas a imprimir.

P g i n a | - 65 -

o
o
o
o

Orientacin: indicamos la orientacin si es vertical y horizontal.


Tamao: especificamos el tamao del papel.
Mrgenes: establecemos desde aqu los mrgenes.
Escala: indicamos la escala respectiva.

Encabezado

Pie de Pgina

AUTOEVALUACIN:
Ahora demuestra lo aprendido:
1. Responde V (Verdadero) o F (Falso), marca con X:
a. Los grficos, se pueden insertar en cual hoja de un libro
b. En un grfico se puede modificar su origen de datos
c. El fondo de un grfico puede ser una imagen

( )
( )
( )

( )
( )
( )

2. Forma parte de la ficha DISEO en la herramienta de grfico:


a.
b.
c.
d.

Ttulo de grafico
Rotulo del eje
Leyenda
Seleccionar datos

3. En un grfico podemos representar el valor porcentual graficado, a partir de:


a.
b.
c.
d.

Rtulos del eje


Aplicar forma a la seleccin
Etiqueta de valor
Etiqueta de datos

P g i n a | - 66 -

PRCTICA N03 -A
TEMA:
Creacin de Grficos Estadsticos
ENUNCIADO:
En la Prctica que se muestra a continuacin, usted podr aplicar los contenidos desarrollados en la
Sesin 03, obteniendo una hoja de clculo donde se aplica adecuadamente: personalizacin e
insercin de Grficos Estadsticos.
Se tiene la lista de censos de egresados en Derecho de la regin Lima desde 1980 hasta el 2010.
Debido a que la primera columna contiene valores aos en que se realizaron los censos, conviene
usar un grfico tipo XY de dispersin.

Procedimiento:
1. Seleccione los datos que desea representar, seleccione el rango B2:C9.
2. Haga clic en la Ficha Insertar, en el grupo Grficos encontrar diversos grficos
disponibles.
3. Haga clic en grfico tipo: Dispersin con lneas suavizadas.

4. Una vez terminado el grfico hacer clic derecho sobre la curva y dar clic sobre la opcin
Agregar lnea de tendencia en la opcin tipo de tendencia Lineal.
5. Observe el resultado:

P g i n a | 66

PRCTICA N03 -B
TEMA:
Creacin de Grficos Estadsticos
ENUNCIADO:
En la Prctica que se muestra a continuacin, se tiene una lista de Abogados y los casos judiciales
que estos han llevado o estn llevando, como se detalla a continuacin:

Se desea tener grficos para cada abogado y ver cmo van los casos judiciales.
Procedimiento:
1. Seleccione el rango E5:E11.
2. Haga clic en la Ficha Insertar, en el grupo Minigrficos haga clic
en Columna.
3. En el siguiente cuadro de dialogo seleccione el rango de datos
para tomar en cuenta para el minigrfico en este caso sera de B5:D11.

4. Haga clic en el botn Aceptar.


5. En la Ficha Diseo de Herramientas para Minigrficos, ubcate en el grupo Estilo y haga
clic en el Estilo para minigrfico Oscuro #1.
6. Y en el grupo Mostrar seleccione Punto Alto.
7. Observe los resultados.

P g i n a | 67

SESIN

Introduccin a las Funciones


de Excel

CAPACIDADES EN ESTA SESIN


El participante al final de esta sesin:
Identifica correctamente las funciones en Excel.
Diferencia los tipos de funciones.
Reconoce y aplica en casos prcticos las funciones.

TEMAS A DESARROLLAR EN ESTA SESIN


Introduccin a las funciones de Excel.
Ingreso de funciones en la hoja de clculo.
Clasificacin de las funciones.
Funciones Estadsticas.
Funciones Matemticas y Trigonomtricas.
Funciones de Fecha y Hora.
Funciones con Criterio Lgico.

Autoevaluacin.

http://www.ucv.edu.pe/cis/
cis@ucv.edu.pe

Estimado alumno:
Esta sesin de aprendizaje te permitir conocer y aplicar con destreza las funciones bsicas
de Excel, a travs de los diversos mtodos o formas de gestin en la hoja de clculo para
obtener los resultados esperados.
Importante:
Los detalles de los temas tratados en esta sesin se encuentran en la carpeta lecturas.
Asimismo los archivos a usar en toda esta sesin debes descargarlos desde el campus
virtual hacia la Unidad D: de tu PC.

INTRODUCCION A LAS FUNCIONES DE EXCEL


Definicin de funcin
Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2010 (o por el usuario), que opera con uno o ms
argumentos (valores) para devolver un resultado. Estas funciones estn agrupadas por categoras y
es sencilla su eleccin, segn el mtodo que emplees.

Sintaxis:
Todas las funciones de Excel, tienen una misma estructura de ingreso a la hoja de clculo, lo
nico que cambia son los argumentos utilizados por ellas; por eso se tiene como sintaxis
general:
Nombre_de_la_Funcin (arg1; arg2;....; argN)
Separador de grupo
Dnde:
Nombre_de_la_Funcin: es un nombre abreviado que identifica a la funcin.
(arg; arg2,....; argN): son los argumentos requeridos para proveer un resultado.
Separador de grupo: puede ser ; o , (debes tener presente, ya que puede devolverte un
Error como resultado).
2

INGRESAR UNA FUNCIN EN LA HOJA DE CLCULO


Mtodo 1: Escribiendo la funcin
Este mtodo consiste en digitar la funcin y sus argumentos con los datos de nuestra aplicacin,
teniendo en cuenta la sintaxis de la funcin que estas empleando. No olvides!, que cada funcin
tiene argumentos diferentes.

Para explicar adecuadamente este mtodo, desarrollaremos el siguiente ejercicio:


Ejercicio: Se tiene las notas de los alumnos de una institucin educativa, y se pide Calcular el puntaje
total obtenido por cada uno de ellos.

P g i n a | 69

A continuacin se detallan los pasos a realizar:


Sita el cursor en la celda donde escribirs la funcin. Para nuestro ejemplo : celda F2
Escribe la funcin segn su sintaxis. Ejemplo: =SUMA(B2:E2)

Importante:
Observa que al escribir el nombre de la funcin, iniciando con el signo =, el programa
te localiza rpidamente en una lista de funciones, la que desea utilizar; para ingresar
sus argumentos.

Al escribir la funcin y sus argumentos debes seguir exactamente la sintaxis que te


muestra en ese instante el Excel:

Selecciona las celdas correspondientes B2:E2, cierra parntesis.


Pulsa la tecla Enter para ver el resultado.
Ahora debes copiar la funcin obtenida, verticalmente desde el controlador de relleno.

P g i n a | 70

Importante:
MUY BIEN!: Lo has logrado, ya tenemos los resultados deseados, este mtodo es
rpido, pero requiere de mucha prctica de tu parte, ya que debes conocer
conceptualmente sus argumentos, antes de ingresarlos. Te recomiendo que lo uses,
cuando logres mucha destreza en el uso de funciones. Ahora veremos el mtodo 2.

Mtodo 2: Usando el asistente Insertar funcin


Este mtodo consiste en insertar la funcin y sus argumentos a travs del botn Insertar funcin,
para luego obtener los resultados.

Para explicar adecuadamente este mtodo, desarrollaremos el siguiente ejercicio:


Ejercicio: Ahora usando el mismo cuadro de datos, debes calcular la mxima nota de cada alumno.
Previamente ingresa el texto MAXIMA NOTA en la celda G1.
Sita el cursor en la celda donde se insertars la funcin. Ejemplo: celda G2

Haz clic en el botn Insertar funcin que est en la Barra de frmulas

En el cuadro de dilogo Insertar funcin, selecciona la categora y la funcin a usar:


Ejemplo: Categora: Estadsticas y Funcin: Max.

P g i n a | 71

Haz clic en el botn Aceptar


Ingresa los argumentos solicitados. Puedes escribir el rango de celdas o seleccionarlo desde el
mismo cuadro de datos (con arrastre). Ejemplo: Nmero1: B2:F2.

Ahora haz clic en el botn Aceptar, enseguida copia la frmula hacia abajo.

Importante:
LO LOGRASTE!: Como debes haber dado cuenta, este mtodo es muy sencillo, ya que
solo ingresas o seleccionas los argumentos; despus de haber elegido la funcin. Cada
argumento describe su uso al ser seleccionado. Te recomiendo que lo uses, si estas
recin aprendiendo a trabajar con funciones. Ahora veremos el mtodo 3.

Mtodo 3: Uso del botn Autosuma


Es otro mtodo que tambin puedes usar, consiste en utilizar el botn Autosuma, que contiene
bsicamente a las funciones ms usuales del programa.

Para explicar adecuadamente este mtodo, desarrollaremos el siguiente ejercicio:


Ejercicio: Siguiendo con el mismo ejercicio, ahora debes calcular, debes calcular la mnima nota de
cada alumno. Previamente ingresa el texto MINIMA NOTA en la celda H1.
Haz clic en la celda donde se insertars la funcin. Ejemplo: celda H2
Selecciona la ficha Inicio, y del grupo Modificar elija la opcin: Autosuma
Selecciona el nombre de la funcin a usar. Ejemplo: Min
Selecciona el rango de datos que se vas a usar (hazlo con arrastre).
Ejemplo: B2:E2

P g i n a | 72

Ahora pulsa Enter para obtener los resultados y copia la funcin verticalmente.

Importante:
MUY BIEN!: Es un mtodo fcil que nos ayudar a utilizar las funciones en forma
rpida. Te recomiendo que lo uses, es muy efectivo para un aprendizaje sencillo. Ahora
veremos el mtodo 4.

Mtodo 4: Uso de la Biblioteca de Funciones


Este mtodo es un resumen del mtodo 2, ya que las funciones estn agrupadas por categoras en el
grupo Biblioteca de funciones; para que las puedas seleccionar segn el clculo a realizar.

Para explicar este mtodo, continuaremos desarrollando el siguiente ejercicio:

P g i n a | 73

Ejercicio: Ahora debes calcular, debes calcular el promedio de cada alumno. Previamente ingresa el
texto PROMEDIO NOTAS en la celda I1.
Ubica el cursor en la celda donde se insertars la funcin. Ejemplo: Celda I2
En la ficha Frmulas y en el grupo Biblioteca de Funciones, localiza la categora y funcin:
Promedio.

Ingresa los argumentos requeridos. Seleccione el rango de datos, con arrastre.

Haz clic en el botn Aceptar y copia la funcin.

P g i n a | 74

NOTA:
QUE TE PARECIO?: Este mtodo tambin es muy fcil de aprender. Puedes usarlo
como una nueva alternativa en el manejo de funciones.
A continuacin, vers con ms detalle el uso de las funciones en el desarrollo de las
siguientes aplicaciones agrupadas por categora: ESTADISTICAS, MATEMATICAS Y
TRIGONOMETRICAS, FECHA Y HORA, etc.
3

FUNCIONES ESTADISTICAS
a) FUNCION PROMEDIO: Devuelve el promedio de un rango numrico de datos seleccionado.
Sintaxis:
=Promedio (Nmero1; Nmero2;...)

Para explicar el uso de esta funcin, emplearemos el siguiente ejercicio:


Ejercicio: Se tiene las ventas realizadas en el primer trimestre del presente ao por los
vendedores de la empresa TOLIMAS S.A. Se pide obtener el promedio de ventas por vendedor.
El mtodo de funciones a usar quedar a tu criterio segn lo aprendido anteriormente.

Calculando el Promedio del Vendedor


Para nuestro caso usaremos el mtodo3: Botn Autosuma
Haz clic en la celda E2, para obtener el Promedio Vendedor.
Como es una funcin bsica, puedes usar rpidamente el botn Autosuma (ficha Inicio):

P g i n a | 75

Ahora debes seleccionar (con arrastre) los argumentos que sern promediados: B2:D2

Pulsa la tecla Enter para obtener el Promedio Vendedor. Ahora puedes copiar la funcin
al resto de vendedores (arrastre desde el controlador de relleno).

Importante:
BUEN LOGRO!, ya utilizaste la funcin Promedio para obtener el Promedio de las
ventas de cada vendedor, pues aproxima los resultados a dos decimales. Ahora vers
el uso de la funcin MIN.

b) FUNCION MIN: Devuelve el valor mnimo de un rango de valores.


Sintaxis:
=Min (Nmero1; Nmero2;...)
Ejercicio: Ahora debes calcular la menor venta de cada vendedor.

Para este ejercicio, tambien emplearemos el mtodo 3: Botn Autosuma, por ser una funcin
bsica.
Previamente debes ingresar en la celda F1, el texto: MINIMA VENTA.

P g i n a | 76

Selecciona la celda F2, para obtener la Mnima Venta por vendedor.


Haz clic en el botn Autosuma y elige la funcin MIN:

Ahora selecciona (con arrastre) el rango de datos donde se buscar el valor mnimo:
B2:D2

Pulsa la tecla Enter, para obtener el resultado. Puedes copiar la funcin insertada al resto
de vendedores:

P g i n a | 77

Importante:
MUY BIEN!, haz usado la funcin MIN, para obtener en un rango de datos numricos
el valor ms bajo, ahora veremos la funcin MAX.

c) FUNCION MAX: Devuelve el valor mximo de un rango de valores.


Sintaxis:
=Max (Nmero1; Nmero2;...)
Ejercicio: Tambin en el mismo cuadro de datos que estamos trabajando debers calcular la
venta mayor de cada vendedor.
Previamente debes ingresar en la celda G1, el texto MAXIMA VENTA y podrs usar tambin el
botn Autosuma para obtener el resultado.

Selecciona la celda G2, para obtener la Mxima Venta por vendedor.


Haz clic en el botn Autosuma y elige la funcin MAX:

Ahora selecciona (con arrastre) el rango de datos donde se buscar el valor mximo:
B2:D2.

P g i n a | 78

Pulsa la tecla Enter, para obtener el resultado. Puedes copiar la funcin insertada al resto de
vendedores:

Importante:
FACIL VERDAD!, haz trabajado con la funcin MAX, para obtener en un rango de datos
numricos el valor ms ALTO, ahora veremos la funcin CONTAR.

d) FUNCION CONTAR: Devuelve la cantidad de datos numricos de un rango.


Sintaxis:
=Contar (Valor1; Valor2;...)
Ejercicio: Usando la misma aplicacin anterior, debes calcular el N de ventas hechas en el
trimestre.
Previamente debes ingresar en la celda C10, el texto N Ventas hechas en el Trimestre y
podrs usar tambin el botn Insertar funcin para obtener el resultado.

P g i n a | 79

Selecciona la celda D10, para que insertes la funcin CONTAR.

Selecciona la ficha Frmulas y haz un clic en el botn Insertar funcin de la Biblioteca de


funciones. Elige la categora: ESTADISTICAS y la funcin CONTAR.

Ahora debes ingresar el argumento del conteo: Selecciona el rango de datos donde se
har el conteo.

Pulsa la tecla Enter para obtener el resultado.


P g i n a | 80

Importante:
IMPORTANTE! Debes tener siempre en cuenta que esta funcin solo se aplica sobre
rango de datos numricos. Ahora veremos la funcin CONTARA.

e) FUNCION CONTARA: Devuelve la cantidad de datos de un rango de celdas llenas.


Sintaxis:
=Contara (Valor1; Valor2;...)
Ejercicio: Debes calcular el N de vendedores y el N de ventas hechas por Vctor y Andrea.
Previamente debes ingresar en la celda C12, el texto N Vendedores y podrs usar tambin
el botn Insertar funcin para obtener el resultado.

Selecciona la celda D12, para que insertes la funcin CONTARA.

P g i n a | 81

Selecciona la ficha Frmulas y haz un clic en el botn Insertar funcin de la Biblioteca de


funciones. Elige la categora: ESTADISTICAS y la funcin CONTARA.

Ahora debes ingresar el argumento del conteo: Selecciona el rango de datos donde se
har el conteo.

Pulsa la tecla Enter para obtener el resultado.

P g i n a | 82

!
f)

Importante:
IMPORTANTE! Debes tener presente que esta funcin a diferencia de Contar, realiza
el conteo sobre celdas que contengan cualquier tipo de datos. Ahora veremos la
funcin CONTAR.BLANCO.

FUNCION CONTAR.BLANCO: Devuelve la cantidad de celdas en blanco en un rango de


celdas.
Sintaxis:
=Contar.blanco (Rango)
Ejercicio: Ahora calcularas el N de ventas no realizadas en el trimestre.
Previamente debes ingresar en la celda C14, el texto N Ventas no hechas en el trimestre,
podrs usar tambin el botn Insertar funcin para obtener el resultado.

P g i n a | 83

Selecciona la celda D14, para que insertes la funcin Contar.blanco.

Selecciona la ficha Frmulas y haz un clic en el botn Insertar funcin de la Biblioteca de


funciones. Elige la categora: ESTADISTICAS y la funcin CONTAR.BLANCO.

Ahora debes ingresar el argumento del conteo: Selecciona el rango de datos donde se
har el conteo. Para nuestro ejemplo: Todos los trimestres.

P g i n a | 84

Pulsa la tecla Enter para obtener el resultado.

Importante:
IMPORTANTE! Debes tener presente que esta funcin solo cuenta celdas vacas, para
obtener su resultado.
Haz terminado con el anlisis de las principales funciones estadsticas, pasaras ahora
estudiar las funciones MATEMATICAS Y TRIGONOMETRICAS del Excel.

!
41

FUNCIONES MATEMATICAS Y TRIGONOMETRICAS


a) FUNCION SUMA: Devuelve la suma de todos los nmeros de un rango de celdas.
Sintaxis:
=Suma (Nmero1; Nmero2;...)
Ejercicio 1: Se tiene informacin sobre el stock y las unidades vendidas de los productos de una
distribuidora de bebidas y se pide calcular el total de unidades vendidas de Enero a Abril.

P g i n a | 85

Como es una funcin muy bsica, podemos escribir la funcin y sus argumentos para obtener
el resultado.
Selecciona la celda D10
Escriba la funcin y sus argumentos: = SUMA (D3:G8) y pulse Enter.
Habrs obtenido el resultado:

Importante:
IMPORTANTE! Como debes haber dado cuenta, hemos obtenido el resultado
escribiendo la funcin SUMA y sus argumentos, este mtodo para este caso es sencillo
ya que sus argumentos son fciles de entender. Ahora veremos la funcin Entero.

b) FUNCION ENTERO: Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo.


Sintaxis
=Entero (Nmero)
Ejercicio: Calcular el valor entero del promedio de las 3 notas.

Recuerda que ya tenemos calculado el promedio de las notas, para ello use la funcin
Promedio.

Ahora debes editar la funcin Promedio para obtener el Entero del Promedio:

P g i n a | 86

Haz doble clic sobre la celda donde se calcul el promedio (F3)


Haz clic despus del signo = y escribe exactamente lo se muestra a continuacin con
rojo:
=ENTERO (PROMEDIO (C3:E3))

Pulsa la tecla Enter y vers el resultado:

Ahora copia verticalmente la funcin obtenida para hallar el promedio entero del resto
de alumnos.

Importante:
Observacin: Este ejercicio, muestra el valor entero en la misma celda donde est el
promedio o valor original. Ahora vers cmo al mismo resultado no le aplicamos
Entero, sino la funcin REDONDEAR, notars la diferencia.

c) FUNCION REDONDEAR: Redondea un nmero al nmero de decimales especificado.


Sintaxis
=Redondear (Nmero; nm_decimales)

P g i n a | 87

Ejercicio: Ahora redondea el mismo promedio de las 3 notas a 2 decimales.

Recuerda que como ene lcaso anterior ya tenemos calculado el promedio de las notas,
con la funcin Promedio.

Ahora debes editar la funcin Promedio para obtener el Promedio Redondeado a 2 decimales:
Haz doble clic sobre la celda donde se calcul el promedio (G3)
Haz clic despus del signo = y escribe exactamente lo se muestra a continuacin con
rojo:
=REDONDEAR (PROMEDIO (C3:E3);2)

Pulsa la tecla Enter y vers el resultado:

Ahora copia verticalmente la funcin obtenida para hallar el promedio redondeado del
resto de alumnos.

P g i n a | 88

Importante:
Observacin: Este ejercicio, muestra el valor REDONDEADO en la misma celda donde
est el promedio o valor original. Puedes comparar con el anterior promedio obtenido
a travs de la funcin ENTERO, es diferente ya que este ltimo promedio considera 2
decimales del valor original, mientras que el anterior solo la parte entera del
promedio. Tambin podemos usar le funcin TRUNCAR para ver la diferencia entre
ENTERO, REDONDEAR Y TRUNCAR.

d) FUNCION TRUNCAR: Trunca un nmero a un entero, suprimiendo la parte fraccionaria de dicho


nmero.
Sintaxis
=Truncar (Nmero; nm_decimales)
Ejercicio: Ahora trunca el mismo promedio de las 3 notas a 2 decimales.

Recuerda que como en el caso anterior ya tenemos calculado el promedio de las notas,
con la funcin Promedio.

Ahora debes editar la funcin Promedio para obtener el Promedio Truncado a 2 decimales:
Haz doble clic sobre la celda donde se calcul el promedio (G3)
Haz clic despus del signo = y escribe exactamente lo se muestra a continuacin con
rojo:
=TRUNCAR (PROMEDIO (C3:E3); 2)

P g i n a | 89

Pulsa la tecla Enter y vers el resultado:

Ahora copia verticalmente la funcin obtenida para hallar el promedio redondeado del
resto de alumnos.

!
5

Importante:
Observacin: Aparentemente usando truncar y redondear es lo mismo, pero no es as,
ya que REDONDEAR muestra con 2 decimales el resultado redondeado: 14.33, y tiene
en cuenta si en el tercer decimal es igual o superior a 5 el ultimo digito decimal
aumentara a 4, es decir quedara 14.34; mientras que en TRUNCAR no se considera el
valor de tercer decimal.

FUNCIONES DE FECHA Y HORA


Estas funciones son muy usuales cuando queremos realizar clculos con fecha, por ejemplo:
Tiempos de Servicio, das de mora, etc. Es por ello que necesitamos explicar su uso:

P g i n a | 90

a)FUNCION HOY(): Muestra la fecha que tiene su PC. Observe que esta funcin no tiene argumentos.
Sintaxis:
=HOY()
b) FUNCION AHORA(): Muestra la fecha y hora que tiene la PC. Observe que esta funcin no tiene
argumentos.
Sintaxis:
=AHORA()
Ejercicio: Insertar la fecha actual y la hora del sistema.

Calculando la fecha actual:


Selecciona la celda C8, para obtener la fecha actual
Escribe la funcin: =Hoy () y pulsa la tecla enter, vers que ya tienes la fecha actual del
sistema.
Proceso muy similar seguirs para obtener la hora actual:
Haz clic en la celda C10, y escribe la funcin: =Ahora() y pulsa la tecla enter, habrs
obtenido la fecha y hora actual.

P g i n a | 91

Pero t solo deseas mostrar la hora actual, por ello cambiaremos


el formato a la celda C10 (donde apareci el resultado):
Selecciona la celda donde hars el cambio de formato: C10
En la ficha Inicio, selecciona el formato de Nmero
Elige el nuevo formato: Hora

!
6

Importante:
HAZ CONCLUIDO MUY BIEN ESTA SESIN!, espero hayas comprendido el uso de estas
funciones y que lo apliques en tus aplicaciones profesionales. Ahora hablaremos sobre
las funciones pero con Criterio Lgico, es decir aquellas que usan condiciones para
obtener resultados, as es que vamos con ms ganas

FUNCIONES CON CRITERIO LGICO


Como ya comentamos lneas arriba, estas funciones ya utilizan criterios o condiciones para
obtener sus resultados, por ello le llamamos con criterio lgico. Empecemos!
a) FUNCIN CONTAR.SI: Cuenta las celdas no vacas dentro de un rango, pero solo aquellas que
cumplen el criterio especificado por t.
Sintaxis:
=Contar.Si (rango, criterio)
Ejercicio: En esta aplicacin se tiene los datos de evaluacin de los alumnos de una institucin
educativa. Se pide determinar en cada caso el nmero de alumnos:

P g i n a | 92

Calculando el N Alumnos que rindieron examen de Lenguaje


Aqu el criterio del conteo es que sean del curso de Lenguaje, entonces tenemos:
Selecciona la celda E14
Puedes usar la biblioteca de funciones para insertar la funcin, para lo cual debes seguir
la secuencia mostrada en la siguiente figura:

Ahora debes ingresar los argumentos solicitados, para obtener el resultado:

Importante:
IMPORTANTE! Puedes observar que el criterio es un texto: Lenguaje, el cual debe
ser ledo en el rango de los cursos (D2:D11)

Haz clic en el botn Aceptar. El resultado ser:

P g i n a | 93

Calculando el N Alumnos que aprobaron el examen de aplazados


Aqu el criterio del conteo es >=10.5, entonces tenemos:
Selecciona la celda E16
Puedes usar la biblioteca de funciones para insertar la funcin, para lo cual debes seguir
la secuencia mostrada en la siguiente figura:

Ahora debes ingresar los argumentos solicitados, para obtener el resultado:

P g i n a | 94

Importante:
IMPORTANTE! Ahora observa que el criterio es una expresin matemtica: >=10.5,
el cual debe ser ledo en el rango de los notas (E2:E11).
Haz clic en el botn Aceptar. El resultado completo ser:

b) FUNCIN SUMAR.SI: Esta funcin, suma las celdas en un rango de datos, pero solo aquellas que
coinciden con el criterio establecido por t.
Sintaxis:
=Sumar.Si (rango, criterio,rango_suma)
Ejercicio: Este ejercicio, explicar claramente el uso de esta funcin.
Se tiene el mismo cuadro anterior, pero ahora se requiere conocer el Puntaje obtenido por los
alumnos que rindieron examen de matemticas.

P g i n a | 95

El criterio a usar para obtener el puntaje total de los alumnos es que solo sean del curso de
MATEMATICA
Haz clic en la celda E18
Puedes usar la biblioteca de funciones para insertar la funcin, para lo cual debes seguir
la secuencia mostrada en la siguiente figura:

Ahora debes ingresar los argumentos solicitados, para obtener el resultado:

Importante:
IMPORTANTE! Ahora observa que el criterio es una un texto: Matemtica, el cual
debe ser ledo en el rango de los cursos (D2:D11), mientras que el rango_suma es el
rango de las notas (E2:E11) que ser sumado al ser evaluado el criterio.

Haz clic en el botn Aceptar. El resultado completo ser:

P g i n a | 96

c) FUNCIN PROMEDIO.SI: Devuelve el promedio de todas las celdas de un rango que cumplen
un criterio que t determines.
Sintaxis:
=Promedio.Si (rango, criterio, rango_promedio)
Ejercicio: Para explicar esta funcin se requiere calcular solo el promedio del alumnado que
rindi examen de Lenguaje.
El criterio a usar para obtener el promedio de los alumnos es que solo sean del curso de
LENGUAJE
Haz clic en la celda E20
Puedes usar la biblioteca de funciones para insertar la funcin, para lo cual debes seguir
la secuencia mostrada en la siguiente figura:

Ahora debes ingresar los argumentos solicitados, para obtener el resultado:

Importante:
IMPORTANTE! Ahora observa que el criterio es una un texto: Lenguaje, el cual debe
ser ledo en el rango de los cursos (D2:D11), mientras que el rango_promedio es el
rango de las notas (E2:E11) que sern promediadas al ser evaluado el criterio.

P g i n a | 97

Haz clic en el botn Aceptar. El resultado completo ser:

Importante:
MUY FACIL VERDAD! Las funciones con criterio lgico tienen un anlisis muy sencillo,
espero lo vuelvas a practicar, ya que generalmente la informacin a obtener siempre
est condicionada.
En la Sesin 04, seguiremos con clculos condicionados, pero ya usaremos varios
criterios a evaluar al obtener un resultado. CUIDATE.

AUTOEVALUACION:
Ahora demuestra lo aprendido:
1. Responde V (Verdadero) o F (Falso), marca con X:

a. PROMEDIO, es una funcin Matemtica y Trigonomtrica ( )


b. Todas las funciones tienen argumentos
( )
c. CONTAR, cuenta sobre celdas con cualquier dato
( )

F
( )
( )
( )

2. Es una funcin que puede promediar valores numricos condicionados:


a.
b.
c.
d.

Contar.Si
Promedio
Sumar.Si
Promedio.Si

3. Es una funcin que devuelve solo la fecha del sistema:


a. AHORA
b. SIFECHA
c. NA

P g i n a | 98

PRCTICA N04
TEMA: Introduccin a las Funciones de Excel
ENUNCIADO:
En la Prctica que se muestra a continuacin, usted podr aplicar los contenidos desarrollados en
la Sesin 04, obteniendo una hoja de clculo donde se aplica lo siguiente:
1. Crea un libro con el nombre: Vendedores.
2. El libro debe contener 2 Hojas con los siguientes nombres:
Vendedores.
Ventas.
3. Dar un Color diferente a cada una de las fichas de las hojas.
4. Dar formato adecuado a cada hoja. Aplicar los formatos de celda:
Formato de nmero.
Formato de Alineacin y Bordes.
Formato de fuente y relleno.
5. La hoja de Vendedores es la siguiente:

Observacin: Los promedios de sueldo bsico y de edad, deben ser redondearlo a 2 decimales.

P g i n a | - 99 -

6. La Hoja de Ventas es la siguiente:

Observaciones: A todos los promedios de sueldo bsico y de edad, debe redondearlo a 2


decimales.

PARA EL DESARROLLO DE LA PRCTICA, ES PRECISO TENER EN CUENTA LA SECUENCIA DE PASOS


RESPECTIVA. (EN HOJA VENDEDORES)
A. Cuadro Listado de Vendedores:
N de Vendedores:

Sueldo Bsico Mximo:

Site la celda activa en C14


Insertar la funcin: =CONTARA(B4:B12)
Total Sueldo Bsico:

Site la celda activa en F15


Insertar la funcin: =MAX(F4:F12)
Sueldo Bsico Mnimo:

Site la celda activa en F13


Insertar la funcin: =SUMA(F4:F12)
Promedio Sueldo Bsico:

Site la celda activa en F16


Insertar la funcin: =MIN(F4:F12)

Site la celda activa en F14


Insertar la funcin:
=REDONDEAR(PROMEDIO(F4:F12),2)

P g i n a | - 100 -

B. Cuadro Resumen por Sexo:


# Vendedores Masculinos y Femeninos:
Site la celda activa en C20
Insertar la funcin: =CONTAR.SI ($D$4:$D$12, B20) y copie la frmula verticalmente.
Promedio Edades de Masculinos y Femeninos:
Site la celda activa en D20
Insertar la funcin: =REDONDEAR(PROMEDIO.SI($D$4:$D$12,B20,$E$4:$E$12),2)
Copie la frmula verticalmente.
C. Cuadro Resumen por Distrito:
# Vendedores por Ciudad:
Site la celda activa en C25
Insertar la funcin: =CONTAR.SI ($C$4:$C$12, B25) y copie la frmula verticalmente.
Total Sueldo Bsico por Ciudad:
Site la celda activa en D25
Insertar la funcin: =SUMAR.SI ($C$4:$C$12, B25, $F$4:$F$12) y copie la frmula.
Promedio del Sueldo Bsico por Ciudad:
Site la celda activa en E25
Insertar la funcin: = REDONDEAR(PROMEDIO.SI($C$4:$C$12,B25,$F$4:$F$12),2)
Copie la frmula para obtener en las otras ciudades.

P g i n a | 101

En el caso de la Hoja Ventas.


A. Cuadro Ventas Total Trimestre-2010:
Total Por Vendedor:
Site la celda activa en F5
Insertar la funcin: = SUMA(C5:E5)
Copie verticalmente la formula.
Promedio Por Vendedor:
Site la celda activa en G5
Insertar la funcin: =PROMEDIO(C5:E5)
Copie verticalmente la formula
Venta Mxima Por Vendedor:
Site la celda activa en H5
Insertar la funcin: =MAX(C5:E5)
Copie la verticalmente la formula
Venta Mnima Por Vendedor:
Site la celda activa en I5
Insertar la funcin: =MIN(C5:E5)
Copie verticalmente la formula
Total Por Mes:
Site la celda activa en C14
Insertar la funcin: =SUMA(C5:C13)
Copie horizontalmente la formula
Promedio Por Mes:
Site la celda activa en C15
Insertar la funcin:
=REDONDEAR (PROMEDIO (C5:C13) ,2)
Copie horizontalmente la formula
Mxima Venta Por Mes:
Site la celda activa en C16
Insertar la funcin: =MAX(C5:C13)
Copie horizontalmente la formula

P g i n a | 102

Mnima Venta Por Mes:


Site la celda activa en C17
Insertar la funcin: =MIN(C5:C13)
Copie horizontalmente la formula.
B. Cuadro N Vendedores por Zona:
Site la celda activa en H17
Insertar la funcin: = CONTAR.SI($B$5:$B$13,G17)
Copie la formula.
C. Cuadro Totales de Ventas mensuales:
Total Ventas de Enero por Zona:
Site la celda activa en B24
Insertar la funcin: = SUMAR.SI($B$5:$B$13,A24,$C$5:$C$13)
Copie la formula.
Total Ventas de Febrero por Zona:
Site la celda activa en C24
Insertar la funcin: =SUMAR.SI ($B$5:$B$13,A24,$D$5:$D$13)
Copie la formula.
Total Ventas de Marzo por Zona:
Site la celda activa en D24
Insertar la funcin: =SUMAR.SI($B$5:$B$13,A24,$E$5:$E$13)
Copie la frmula.
D. Cuadro Promedios de Ventas Mensuales por Zona:
Promedio Ventas de Enero por Zona:
Site la celda activa en G24
Insertar la funcin: =REDONDEAR(PROMEDIO.SI($B$5:$B$13,F24,$C$5:$C$13),2)
Copie horizontalmente la formula.
Promedio Ventas de Febrero por Zona:
Site la celda activa en G25
Insertar la funcin: =REDONDEAR(PROMEDIO.SI($B$5:$B$13,F24,$D$5:$D$13),2)
Copie la formula.
Promedio Ventas de Marzo por Zona:
Site la celda activa en G26
Insertar la funcin: =REDONDEAR(PROMEDIO.SI($B$5:$B$13,F24,$E$5:$E$13),2)
Copie la formula.

P g i n a | 103

P g i n a | 104

SESIN

Funciones Avanzadas en
Excel

CAPACIDADES EN ESTA SESIN


El participante al final de esta sesin:
Identifica correctamente las funciones en Excel.
Diferencia los tipos de funciones.
Reconoce y aplica en casos prcticos las funciones.

TEMAS A DESARROLLAR EN ESTA SESIN


Funciones avanzadas.
Funcin SUMAPRODUCTO.
Funcin SUMAR.SI.CONJUNTO.
Funcin CONTAR.SI.CONJUNTO.
Funcin PROMEDIO.SI.CONJUNTO.
Funcin FRECUENCIA.
Funcin SIFECHA.
Autoevaluacin.

http://www.ucv.edu.pe/cis/
cis@ucv.edu.pe

Estimado alumno:
Esta sesin de aprendizaje te permitir conocer y aplicar las funciones un poco ms complejas de
Excel, teniendo siempre en cuenta que su uso exige la destreza y experiencia que tengas en el
manejo de la forma correcta de utilizar las funciones para obtener los resultados esperados.

!
1

Importante:
Los detalles de los temas tratados en esta sesin se encuentran en la carpeta lecturas.
Asimismo los archivos a usar en toda esta sesin debes descargarlos desde el campus
virtual hacia la Unidad D: de tu PC.

FUNCIONES AVANZADAS
a) FUNCIN SUMAPRODUCTO: Esta funcin, multiplica los componentes correspondientes de las
matrices (rangos de datos) suministrados y devuelven la suma de esos productos.
Sintaxis:
=Sumaproducto (matriz1; matriz2; matriz3;...)
Ejercicio: Es muy usual obtener resultados acumulados en base a pesos o ponderaciones, es por
ello que se pide calcular el Puntaje Total de cada alumno, teniendo en cuenta que cada
parmetro de evaluacin tiene ponderaciones.

Cada parmetro de evaluacin tiene su ponderacin, los cuales se deben evaluar al obtener el
puntaje total, por ello usaremos SumaProducto .
Calculando el Puntaje Total a partir de la funcin SUMAPRODUCTO
Haz clic en la celda G5
Puedes usar la biblioteca de funciones para insertar la funcin, para lo cual debes seguir
la secuencia mostrada en la siguiente figura:

P g i n a | 106

Ahora debes ingresar los argumentos solicitados, para obtener el resultado:

Importante:
IMPORTANTE! Ahora observa que la Matriz1 es el rango de las ponderaciones
$C$3:$F$3, este rango debe ser una referencia absoluta (fija) ya que ser utilizada por
las notas de cada alumno para obtener su promedio; Matriz2 es el rango de las notas
(C5:F5), tiene referencia relativa porque cada alumno ser promediado con sus notas.
Debes tener presente que ambos rangos deben tener el mismo tamao.

Haz clic en el botn Aceptar. El puntaje obtenido ser:

P g i n a | 107

Ahora copia la frmula obtenida para el resto de alumnos:

Importante:
MUY SENCILLO VERDAD! El sentido comn juega un rol muy importante en este tipo
de clculos. Vuelve a practicarlo, para lograr entenderlo mejor.
T ya conociste la funcin Sumar.Si, ahora continuaremos con la funcin
Sumar.Si.Conjunto que tambin obtendr valores acumulados despus de evaluar
varios criterios.

b) FUNCIN SUMAR.SI.CONJUNTO: Esta funcin suma las celdas de un rango de valores, pero solo
a aquellos que cumplen con varios criterios que t especificaste.
Sintaxis:
=Sumar.Si.Conjunto (rango_suma, rango1_criterio, criterio1, rango2_criterio, criterio2)
Explicaremos detalladamente las bondades de esta funcin con el siguiente ejercicio.
Ejercicio: Se tiene un los resultados de la evaluacin de los alumnos de una Institucin Educativa
y se pide determinar el puntaje total de los alumnos que aprobaron la PRACTICA y el PARCIAL.

P g i n a | 108

Haz clic en la celda F13


Puedes usar la biblioteca de funciones para insertar la funcin, para lo cual debes seguir
la secuencia mostrada en la siguiente figura:

Ahora debes ingresar los argumentos solicitados, para obtener el resultado:

Importante:
INTERPRETACION! Ahora observa que el Rango_suma (G5:G11), es el rango de los
puntajes (ellos sern sumados), Rango_criterios1 es el rango de la notas de Practica
(C5:C11) y Rango_criterios2 es el rango de las notas Parciales (F5:F11); ambos usan
como criterio: >=10.5, ya que se pide aprobados.

Haz clic en el botn Aceptar. El resultado ser:

P g i n a | 109

NOTA:
MUY FACIL. Observa como hemos utilizado dos criterios para sumar, cada criterio
se establece en su propio rango de datos.
Ahora nos toca trabajar con la funcin Contar.Si.Conjunto que obtendr conteo de
datos despus de evaluar varios criterios.

c) FUNCIN CONTAR.SI.CONJUNTO: Realiza el conteo de las celdas que cumplen los criterios
especificados, dentro del rango.
Sintaxis:
=Contar.Si.Conjunto (rango1, criterio1, rango2, criterio2)
Para ello explicaremos esta funcin sobre el mismo ejercicio que venimos trabajando.
Ejercicio: Ahora se pide determinar el nmero de alumnos que aprobaron el Proyecto y el
Parcial.

Haz clic en la celda F14


Puedes usar la biblioteca de funciones
para insertar la funcin, para lo cual
debes seguir la secuencia mostrada en
la siguiente figura:

P g i n a | 110

Ahora debes ingresar los argumentos solicitados, para obtener el resultado:

Importante:
INTERPRETACION! Ahora observa que el Rango_criterios1 (E5:E11), es el rango de las
notas de Proyecto, Criterio1: >=10.5 se pide aprobados; Rango_criterios2 es el rango
de la notas delas notas Parciales (F5:F11); y Criterio2: >=10.5, ya que se pide tambin
aprobados.

Haz clic en el botn Aceptar. El resultado ser:

Importante:
SENCILLO Y FACIL. Te diste cuenta hemos utilizado dos criterios para contar, cada
criterio se establece en su propio rango de datos.
Ahora nos veremos otra funcin con anlisis de varios criterios; como la funcin
Promedio.Si.Conjunto.

d) FUNCIN PROMEDIO.SI.CONJUNTO
Devuelve el promedio (media aritmtica) de todas las celdas que cumplen mltiples criterios que
t especificaste

P g i n a | 111

Sintaxis:
=Promedio.Si.Conjunto (rango_promedio, rango_criterio1, criterio1, rango_criterio2, criterio2)

Usaremos el ejercicio que venimos trabajando, para explicar cmo usar esta funcin.
Ejercicio: Debes determinar el Puntaje Promedio de los alumnos que aprobaron sus 4
parmetros de evaluacin.

Haz clic en la celda F15


Puedes usar la biblioteca de funciones para insertar la funcin, para lo cual debes seguir
la secuencia mostrada en la siguiente figura:

P g i n a | 112

Ahora debes ingresar los argumentos solicitados, para obtener el resultado:

Importante:
INTERPRETACION! Ahora observa que el Rango_promedio (G5:G11), es el rango de
los puntajes que sern promediados, el resto de rango de criterios corresponden a
cada parmetro de evaluacin donde todos usan el mismo criterio: >=10.5, ya que se
pide aprobados en todos.
Haz clic en el botn Aceptar. El resultado ser:

Importante:
EXCELENTE! Viste como es muy sencillo trabajar con este tipo de funciones ya que el
uso de criterios o condiciones hacen que los resultados sean selectivos.
Ahora veremos la funcin Frecuencia muy importante en la tabulacin de un muestreo
de datos.

P g i n a | 113

e) FUNCIN FRECUENCIA: Esta funcin calcula la frecuencia con que se repiten los valores dentro
de un rango, devolviendo una matriz vertical de nmeros.
Sintaxis
=Frecuencia (datos, grupos)

El uso de frecuencias se explicar en el siguiente ejercicio.


Ejercicio: Se hizo una encuesta para conocer las edades de los pacientes atendidos en el
Hospital de Neoplsicas, la muestra poblacional fue de 120 encuestados. Se pide clasificar
dicha muestra con una de amplitud de 10, considerando un lmite mnimo de 29 y un lmite
mximo de 79, obteniendo la frecuencia absoluta y relativa.

Para desarrollar esta aplicacin necesitamos tener el cuadro donde clasificaremos la muestra y
obtendremos las frecuencias. Entonces digitando ese cuadro tendremos lo siguiente:

P g i n a | 114

Creando los Grupos de datos:


Estos Grupos o rangos servirn para clasificar las edades de los encuestados.
Sabemos cmo dato, que existe un lmite mnimo de 29 para el primer rango y un
mximo de 79 para el ltimo rango, con una amplitud de 10.
o
o

Digita en la celda K10, el dato 29 como lmite del primer grupo


Ahora en la celda K11, ingresa el dato 39 como lmite de este grupo, este valor se
obtiene sumando al lmite anterior, la amplitud que es de 10; y as
sucesivamente sobre el resto de grupos. Quedar el cuadro con los grupos as:

Calculando las frecuencias absolutas:


o
o

Selecciona el rango de celdas donde se obtendrn todas las frecuencias: L10:L15


Puedes usar la biblioteca de funciones para insertar la funcin, para lo cual debes
seguir la secuencia mostrada en la siguiente figura:

P g i n a | 115

o Ahora debes ingresar los argumentos solicitados, para obtener el resultado:

Importante:
INTERPRETACION! Ahora observa que Datos (G5:G11), es el rango de la muestra y
Grupos, son los datos que ingresaste a partir de los lmites y la amplitud.
o Por una frmula matricial, los resultados se mostrarn combinando las teclas:
CRTL+SHIFT+INTRO:

Calculando las frecuencias relativas:


Estas frecuencias se obtienen con la frmula: =frecuencia Absoluta/Total muestra.
Por ello debes calcular el total de la muestra con la funcin Suma:
o

Haz clic en la celda L16

Escribe la funcin: =suma (L10:L15) y pulsa la tecla Enter.

Ahora ya puedes calcular la frecuencia relativa:


o

Haz clic en la celda M10

Escribe la frmula: =L10/$L$16 y pulsa la tecla Enter.

P g i n a | 116

Copia la frmula hacia abajo y ya tendrs la informacin completa.

NOTA:
Observa que la frecuencia absoluta es cuantitativa y la frecuencia relativa es
porcentual.
Ahora vers el uso de la funcin SiFecha, muy importante para generar clculos en
base a fechas.

f)

FUNCIN SIFECHA: Es una funcin que devuelve el nmero de das, meses y aos que han
transcurrido entre dos fechas determinadas. Es una funcin que no se encuentra en el asistente de
funciones de Excel, pero si podremos utilizarla escribiendo directamente en la celda.
Sintaxis:
=SIFECHA (Fecha_Inicial; Fecha_Final; Parmetro)
Dnde:
El parmetro puede ser:
o

D si queremos obtener los das que han transcurrido

M si queremos obtener los meses

Y si queremos obtener los aos

YM si queremos obtener los meses sin tener en cuenta los aos

MD si queremos obtener los das sin tener en cuenta los meses

Ejercicio 01:
Se desea calcular el TIEMPO DE SERVICIO en aos de cada empleado.

P g i n a | 117

Sita el cursor en la celda E15


Escriba la funcin: =SIFECHA (D15, HOY (),Y) y copie la frmula.

Importante:
Observa!, que hemos usado en la funcin la celda D15 (fecha de ingreso), la funcin
HOY() para referenciar el resultado a la fecha actual y el parmetro Y para obtener
resultados en aos.

Ejercicio 02: Ahora tenemos dos fechas, calcular el tiempo slo en aos, tiempo slo en meses (sin
considerar aos) y el tiempo slo en das (sin considerar meses).

P g i n a | 118

Site el cursor en la celda C6


Escriba la funcin: =SIFECHA($B$3,$C$3,B6)
Copie la frmula verticalmente, para obtener los resultados.

AUTOEVALUACION:
Ahora demuestra lo aprendido:
1. Responde V (Verdadero) o F (Falso), marca con X:
a. SIFECHA, es una funcin de Fecha y Hora
b. FRECUENCIA, es una funcin matricial
c. SUMAPRODUCTO, usa matrices de diversos tamaos

( )
( )
( )

( )
( )
( )

2. Es una funcin que puede promediar valores numricos con varios criterios:
a.
b.
c.
d.

Contar.Si
Promedio.Si.Conjunto
Sumar.Si.Conjunto
NA

3. Son funciones estadsticas:


a. SUMAR.SI, CONTAR.SI, PROMEDIO.SI
b. CONTAR.SI, CONTAR, PROMEDIO.SI

P g i n a | 119

PRCTICA N05
TEMA:
Funciones Avanzadas en Excel
ENUNCIADO:
En la Prctica que se muestra a continuacin, usted podr aplicar los contenidos desarrollados en
la Sesin 05, obteniendo una hoja de clculo, con las siguientes instrucciones.
1. Crea un libro con el nombre de Pacientes.
El libro debe contener 2 Hojas con los siguientes nombres: Pacientes y Visitas.
2. Dar un Color diferente a cada una de las fichas de las hojas.
3. Dar formato adecuado a cada hoja. Aplicar los formatos de celda:
Formato de nmero.
Formato de Alineacin y Bordes.
Formato de fuente y relleno.
4. Se tiene el estudio realizado a partir de visitas hechas a un grupo de pacientes de diversos
distritos. La hoja de PACIENTES es la siguiente. Soluciona los ejercicios segn se muestra:

5. La Hoja de VISITAS es la siguiente. Soluciona los ejercicios segn se muestra:

P g i n a | 120

P g i n a | 121

SESIN

Funciones de Decisin en
Excel

CAPACIDADES EN ESTA SESIN


El participante al final de esta sesin:
Identifica correctamente las funciones en Excel.
Diferencia los tipos de funciones.
Reconoce y aplica en casos prcticos las funciones.

TEMAS A DESARROLLAR EN ESTA SESIN


Funciones de Decisin.
Funcin SI.
Funcin Y.
Funcin O.

Autoevaluacin.

http://www.ucv.edu.pe/cis/
cis@ucv.edu.pe

Estimado alumno:
Esta sesin de aprendizaje te permitir reforzar tus conocimientos en cuanto al uso de las funciones
que dependen de uno o ms criterios de decisin, sabiendo siempre que su uso exige la destreza y
experiencia que tengas en el manejo de la forma correcta de utilizar las funciones para obtener los
resultados esperados.

!
1

Importante:
Los detalles de los temas tratados en esta sesin se encuentran en la carpeta lecturas.
Asimismo los archivos a usar en toda esta sesin debes descargarlos desde el campus
virtual hacia la Unidad D: de tu PC.

FUNCIONES DE DECISIN
a) FUNCIN SI: Comprueba si se cumple una condicin y devuelve un valor si se evala como
VERDADERO y otro valor si se evala como FALSO.
Sintaxis :
=SI (prueba_lgica, valor_si_verdadero,valor_si_falso)
NOTA:
Debes tener presente que los valores que puede devolver el Excel luego de evaluar
el criterio puede ser: un texto, una frmula o un nmero.

Veamos mejor el desarrollo de cada caso en las siguientes aplicaciones.


Ejercicio 01: Se tiene el nombre y promedio de los alumnos de una institucin educativa, y se
desea obtener el ESTADO (APROBADO o DESAPROBADO) de los alumnos, a partir del promedio
calculado.
Sabemos que el ESTADO de todo alumno depende de su promedio, es decir est APROBADO (si
su promedio >=10.5) y DESAPROBADO (si su promedio<10.5). Por lo tanto el criterio a evaluar es
el PROMEDIO del alumno.

Solucin:
Haz clic donde insertar la funcin. Ejemplo: D3

P g i n a | 123

Puedes usar la biblioteca de funciones para insertar la funcin, para lo cual debes seguir
la secuencia mostrada en la siguiente figura:

Ahora debes ingresar los argumentos solicitados, para obtener el resultado:

Importante:
IMPORTANTE! Observa que la Prueba lgica es el criterio a evaluar, es decir el
promedio: >=10.5; si se cumple este criterio entonces el Valor_si_verdadero:
APROBADO; sino se cumple el criterio entonces el Valor_si_falso: DESAPROBADO.
En ambos casos el valor a devolver es un texto.
Haz clic en el botn Aceptar. El resultado obtenido ser:

P g i n a | 124

Ahora copia la frmula obtenida para el resto de alumnos:

Importante:
MUY FCIL VERDAD! Observa como el alumno con promedio >=10.5 estn APROBADO
y caso contrario DESAPROBADO. El sentido comn y la lgica juegan un rol muy
importante en este tipo funciones. Sigue practicando para lograr mayor destreza.

Ejercicio 02: Usando el ejercicio anterior, ahora se desea calcular el Puntaje de Bonificacin que
tendr el alumno por tener su Promedio>16, esta bonificacin debe ser el 10% de su promedio a
considerarse en la siguiente unidad formativa.
Para ello ingresa en la celda E2 el texto PUNTAJE BONIFICACIN.

Solucin:
Haz clic donde insertars la funcin:E3
Puedes usar la biblioteca de funciones para insertar la funcin, para lo cual debes seguir la
secuencia mostrada en la siguiente figura:

P g i n a | 125

Ahora debes ingresar los argumentos solicitados, para obtener el resultado:

Importante:
La prueba lgica a evaluar es el Promedio: C3>16, si se cumple este criterio el Excel
debe mostrar el resultado de la frmula: 10%*C3, caso contrario 0 (ninguna
bonificacin). Observa que el valor a mostrar es una frmula: 10%*C3.

El resultado ser:

P g i n a | 126

Ahora copia la funcin obtenida al resto de alumnos:

Ya tienes los resultados generados a partir de una frmula dada por un criterio evaluado.
SIGAMOS con otra aplicacin donde el valor a devolver es un nmero.

Ejercicio 03: En la misma aplicacin que estamos trabajando, se desea calcular el Puntaje de
Descuento que tendrn los desaprobados. Este descuento ser el 2 PUNTOS, a considerarse en la
siguiente unidad formativa.
Para ello ingresa en la celda F2 el texto PUNTAJE DESCUENTO.

Solucin:
Haz clic donde insertars la funcin. Ejemplo: F3
Puedes usar la biblioteca de funciones para insertar la funcin, para lo cual debes seguir
la secuencia mostrada en la siguiente figura:

P g i n a | 127

Ahora debes ingresar los argumentos solicitados, para obtener el resultado:

Importante:
IMPORTANTE: La prueba lgica a evaluar es el ESTADO: D3=DESAPROBADO, si se
cumple este criterio el Excel debe mostrar el resultado de la frmula: 2, caso contrario
0 (ninguna bonificacin). Observa que el valor a mostrar es un NMERO.

El resultado ser:

Ahora copia la funcin obtenida al resto de alumnos:

P g i n a | 128

Ya tienes los resultados generados a partir de un NMERO dado por un criterio evaluado. Observa que
slo tienen puntos de descuento los desaprobados.
SIGAMOS con otra aplicacin donde analizaremos el uso de la funcin Y en los clculos del Excel.

b) FUNCIN Y: Esta funcin devuelve Verdadero si todos los argumentos son VERDADEROS;
devuelve FALSO si algn argumento es FALSO.A veces estas respuestas no son muy tiles, son
muy bsicas.
Sintaxis :
=Y (valor_lgico1, valor_lgico2,...)

Este ejercicio te mostrar lo bsico que es el uso solo de esta funcin.


Ejercicio 01:
Se desea evaluar si un postulante es APTO o no al puesto de Asistente de Cmputo la respuesta
a devolver debe ser VERDADERA o FALSA. Se pide como requisitos O CRITERIOS indispensables a
evaluar son: COMPUTACIN e INGLS. Para ello contamos con el siguiente cuadro de datos:

Solucin:
Haz clic en la celda E4

P g i n a | 129

Puedes usar la biblioteca de funciones para insertar la funcin, para lo cual debes seguir
la secuencia mostrada en la siguiente figura:

Ingrese los argumentos solicitados:

Importante:
IMPORTANTE: Cada Valor_lgico es un criterio a ser evaluado. Puedes darte cuenta
que slo hay argumentos para ingresar criterios y no valores a mostrar.

Al hacer clic en el botn Aceptar, se mostrar el resultado:

Copia la formula obtenida al resto de postulantes:

P g i n a | 130

Importante:
Observacin: La funcin Y, de por s, devuelve slo VERDADERO o FALSO, que en
muchos casos no es muy til en los reportes de una organizacin. Pero, si la
combinamos con la funcin Si, es muy usual. La funcin Y, nos permitir usar la funcin
SI con varias condiciones verdaderas en la prueba lgica como vers a continuacin.

Ejercicio 02:
Usaremos el ejercicio anterior para obtener el Puntaje Obtenido por el postulante luego de la
evaluacin. Se sabe que si cumple con los 2 requisitos, su puntaje es 100, sino 0. Usaremos la
funcin Si combinada con la funcin Y, ya que se debe evaluar 2 criterios incluyentes. Veamos.
Previamente en la celda F2 debes escribir PUNTAJE y en la celda F3 escribe OBTENIDO y dale su
formato como se muestra:

Solucin:
Haz clic en la celda D5
Puedes usar la biblioteca de funciones para insertar la funcin, para lo cual debes seguir
la secuencia mostrada en la siguiente figura:

P g i n a | 131

Ingrese los argumentos solicitados:

Importante:
IMPORTANTE: Sabemos que en la Prueba Lgica, slo se puede ingresar un criterio,
pero si usamos la funcin Y podemos considerar varios criterios dentro de ella, siempre
que estos sean incluyentes (dependientes). Viste ahora si es ms til esta funcin.

Al hacer clic en el botn Aceptar, se mostrar el resultado:

Copia la frmula obtenida al resto de postulantes:

P g i n a | 132

Importante:
Observacin: Ya tenemos los resultados y te dars cuenta slo el puntaje se muestra al
postulante que cumple con todos los requisitos. Ya puedes mostrar el valor que
quisieras.
Muy similar es el trabajo con la funcin O que veremos a continuacin.

c) FUNCIN O: Esta funcin devuelve VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO;


devuelve FALSO si todos los argumentos son FALSOS. A veces estas respuestas no son muy tiles,
son muy bsicas.
Sintaxis :
=O (valor_lgico1, valor_lgico2,...)

Este ejercicio te mostrar lo bsico que es el uso bsico de la funcin O.


Ejercicio 01:
Se desea cubrir 2 plazas vacantes en el rea de Sistemas, por ello se evala los expedientes de
ciertos postulantes. Los postulantes Aptos para la entrevista personal, sern aquellos que tienen
ms de 3 aos de experiencia O que sean titulados en Computacin.

Solucin:
Haz clic en la celda D4

P g i n a | 133

Puedes usar la biblioteca de funciones para insertar la funcin, para lo cual debes seguir
la secuencia mostrada en la siguiente figura:

Ingrese los argumentos solicitados:

Importante:
Observacin: Cada Valor_lgico es un criterio a ser evaluado. Puedes darte cuenta que
slo hay argumentos para ingresar criterios y no valores a mostrar, como en la funcin
Y.

Al hacer clic en el botn Aceptar, se mostrar el resultado:

P g i n a | 134

Copia la formula obtenida al resto de postulantes:

Importante:
Observacin: La funcin O, de por s, devuelve slo VERDADERO o FALSO, no muy til
en los reportes de una empresa. Si la combinamos con la funcin Si, es muy usual. La
funcin O, nos permitir evaluar varios criterios verdaderas o falsos en la prueba
lgica como vers a continuacin.

Ejercicio 02:
Usando la misma aplicacin, ahora queremos que se muestre en la SITUACIN, el texto APTO (si
cumple por lo menos un requisito) o NO APTO (si no cumple ningn requisito). Sabemos que los
postulantes Aptos para la entrevista personal, sern aquellos que tienen ms de 3 aos de
experiencia O que sean titulados en Computacin.

Solucin:
1. Haz clic en la celda E4

P g i n a | 135

2. Puedes usar la biblioteca de funciones para insertar la funcin, para lo cual debes seguir
la secuencia mostrada en la siguiente figura:

3. Ingrese los argumentos solicitados:

Importante:
Sabemos que en la Prueba Lgica, slo se puede ingresar un criterio, pero si usamos la
funcin O tambin podemos considerar varios criterios dentro de ella, siempre que
estos sean incluyentes o excluyentes. Viste ahora si es ms til esta funcin.

Al hacer clic en el botn Aceptar, se mostrar el resultado:

P g i n a | 136

Copia la frmula obtenida al resto de postulantes:

Importante:
Observacin: Ya tenemos los resultados y te dars cuenta son APTOS aquellos
postulantes que por lo menos cumplen uno de los criterios. Ahora ya puedes mostrar
el valor que quisieras.
MUY ESENCIAL Y PRCTICO en las aplicaciones usar en tu vida profesional.
Hemos terminado la sesin, nos veremos en la Sesin 06. HASTA PRONTO.

AUTOEVALUACIN:
Ahora demuestra lo aprendido:
1. Responde V (Verdadero) o F (Falso), marca con X:
a. SI, puede evaluar varios criterios
b. Y, devuelve cualquier valor, despus del criterio
c. O, puede usarse con la funcin SI

( )
( )
( )

( )
( )
( )

2. Es una funcin que puede evaluar varios criterios incluyentes:


a.
b.
c.
d.

SI
Y
O
NA

3. Devuelve un valor VERDADERO, cuando se cumplen todos los criterios:


a.
b.
c.
d.

SI
Y
O
NA

P g i n a | 137

PRCTICA N06
TEMA:
Funciones de desicin en Excel
ENUNCIADO:
En la Prctica que se muestra a continuacin, usted podr aplicar los contenidos desarrollados en
la Sesin 06, obteniendo una hoja de clculo, con las siguientes instrucciones.
Ejercicio 01:
La hoja de INDICADORES MEDICOS es la siguiente:

1. Calculando g Prescritos:
Haga clic en la celda H5 e inserte la frmula: =Peso*Dosis Prescrita/Kg
=E5*$H$2/1000
2. Calculando IMC (ndice de Masa Corporal):
Haga clic en la celda I5 e inserte la frmula: =Peso/Talla^2
=E5/ (F5) ^2
3. Calculando el HALLAZGO:
Haga clic en la celda J5 e inserte la frmula: =SI (IMC>25,SOBREPESO,NINGUNO)
=SI (I5>25,SOBREPESO,NINGUNO)
4. Calculando la ADVERTENCIA1:
Haga clic en la celda K5 e inserte la frmula: =SI(G RECIBIDO>G PRESCRITO, SOBREDOSIS,
NINGUNO)
=SI (G5>H5,SOBREDOSIS,NINGUNO)

P g i n a | 138

5. Calculando la ADVERTENCIA2:
Haga clic en la celda L5
PRESCRITO,ALERTA,NINGUNA)

inserte

la

frmula:

=SI

(G

RECIBIDO>G

=SI (G5>H5,ALERTA,NINGUNA)
Ejercicio 02:
Laboratorios San Carlos, tiene las siguientes tablas de datos y resultados:

1. Calculando Diagnostico de la Enfermedad:


=SI(MICROORGANISMO=ADENOVIRUS,NEUMONIA,TUBERCULOSIS)
Haga clic en la celda C5 e inserte la frmula:
=SI (B5=ADENOVIRUS,NEUMONIA,TUBERCULOSIS)
2. Calculando RESULTADOS:( =SI(PPD>=5,POSITIVO,NEGATIVO))
Haga clic en la celda C13 e inserte la frmula:
=SI (B13>=5,POSITIVO,NEGATIVO)

P g i n a | 139

3. Calculando DSCTO DEL 10%:(=SI(Y(PAGO>=260 ,PAGO<=400),10%,0)*B24)


Haga clic en la celda C24 e inserte la frmula:
=SI (Y (B24>=260, B24<=400) ,10%,0)*B24
4. Calculando NETO A PAGAR: (PAGO MEDICAMENTO-DSCTO)
Haga clic en la celda D24 e inserte la frmula: =B24-C24

P g i n a | 140

SESIN

Anidamiento y Funciones
de Texto

CAPACIDADES EN ESTA SESIN


El participante al final de esta sesin:
Identifica correctamente las funciones en Excel.
Diferencia los tipos de funciones.
Reconoce y aplica en casos prcticos las funciones.

TEMAS A DESARROLLAR EN ESTA SESIN


Funciones Anidadas.
Funcin SI Anidada.
Funciones SIERROR.
Funciones de texto.
Funciones IZQUIERDA, DERECHA, EXTRAE, CONCATENAR, HALLAR, LARGO, MAYUSC
MINUSC, NOMPROPIO.

Autoevaluacin.

http://www.ucv.edu.pe/cis/
cis@ucv.edu.pe

Estimado alumno:
Esta sesin de aprendizaje te permitircomprender de una forma sencilla el uso la funcin SI
ANIDADA y las funciones SIERROR y de TEXTO, a travs de casos tipos, que espero te sirvan de
ejemplo para aplicaciones propias a tu profesin. Sabiendo que la destreza y rapidez de tu
conocimiento depende de la prctica que tengas en la forma correcta de utilizar las funciones
para obtener los resultados esperados.

!
1

Importante:
Los detalles de los temas tratados en esta sesin se encuentran en la carpeta
lecturas. Asimismo los archivos a usar en toda esta sesin debes descargarlos
desde el campus virtual hacia la Unidad D: de tu PC.

FUNCIONES ANIDADAS
a) FUNCIN SI ANIDADA: Est funcin se emplea cuando evaluamos una condicin con
ms de dos posibilidades dentro de la solucin, usando dentro de la funcin SI otra
funcin SI.
Debes conocer que esta funcin se puede utilizar a travs de varias formas, pero
usaremos la ms fcil en los siguientes ejercicios.
Ejercicio 01:
Se tiene el siguiente reporte de evaluacin de los alumnos de una Institucin Educativa
referente al curso de CMPUTO II, y se desea conocer el Nivel obtenido del alumno de
acuerdo a la Tabla de Niveles; as como tambin su Condicin al finalizar del curso, para
ello debes tener en cuenta la Tabla de Condicin.

Solucin: (Utilizando la Biblioteca de funciones)


Selecciona la celda I4

P g i n a | - 142 -

En la ficha Frmulas abre el botn Lgicas, luego ingresa a la


funcin SI.
Ingresa los primeros argumentos de la funcin en la ventana que
se muestra a continuacin:

En Prueba_lgica ingresa: H4>18

En el Valor_si_verdadero ingresa: Excelente

En el valor_si_falso debes dar clic dentro del cuadro blanco.

Ahora debes hacer clic sobre la lista desplegable del cuadro de nombres para activar otra
nuevamente la funcin SI e ingresa los nuevo argumentos para el siguiente nivel, as:

P g i n a | - 143 -

En Prueba_lgica ingresa: H4>15

En el Valor_si_verdadero ingresa: Bueno

En el valor_si_falso debes dar clic dentro del cuadro blanco.

Ahora debes hacer clic sobre la lista desplegable del cuadro de nombres para activar otra
nuevamente la funcin SI e ingresa los nuevo argumentos para el siguiente nivel, as:

En Prueba_lgica ingresa: H4>10

En el Valor_si_verdadero ingresa: Regular

En el valor_si_falso debes ingresar: Malo, ya que no hay otra opcin a reportar.

Como ya no hay ms criterios a evaluar, haz clic en el botn Aceptar.


El resultado de todo el procedimiento anterior de la frmula es:

P g i n a | - 144 -

Copia la frmula obtenida para el resto de alumnos y se tendr:

Haz encontrado el nivel de cada alumno en base a su promedio, ahora debes hallar su condicin, a
travs del siguiente ejercicio.

Ejercicio 02:
Ahora en la misma aplicacin que vienes trabajando, se pide hallar la Condicin Final del alumno
en base a sus Faltas y su Promedio. Para ello debes tener en cuenta la Tabla de Condicin.

Solucin: (Utilizando la Biblioteca de funciones)


Selecciona la celda J4
En la ficha Frmulas abrir el botn Lgicas, luego ingresar a la funcin
SI.

P g i n a | - 145 -

Ingresa los primeros argumentos de la funcin en la ventana que se muestra a


continuacin:

En Prueba_lgica ingresa: G4<4

En el valor_si_falso ingresa: Inhabilitado

En el Valor_si_verdadero debes dar clic dentro del cuadro blanco.

Ahora debes hacer clic sobre la lista desplegable del cuadro de nombres para activar otra
nuevamente la funcin SI e ingresa los nuevo argumentos para el siguiente nivel, as:

P g i n a | - 146 -

o
o
o

En Prueba_lgica ingresa: H4>=10.5


En el Valor_si_verdadero ingresa: Aprobado
En el valor_si_falsoingresa Desaprobado, ya que no hay mas criterios a evaluar.

Otro procedimiento que puedes realizar es: Escribiendo la sintaxis de la funcin


Haga clic en la celda J4
Escriba la frmula siguiente:
=SI(G4<4,SI(H4>=10.5,"Aprobado","Desaprobado"),"Inhabilitado")
El resultado obtenido es:

Copia la formula obtenida y tendrs:

Importante:
EXPLICACIN: Si N faltas<=4 y Promedio>=10.5, el alumno est APROBADO,
ahora si negamos la condicin del promedio y aceptamos la condicin del N
faltas, el alumno est DESAPROBADO; y si negamos la condicin del N Faltas, el
alumno est INHABILITADO.

P g i n a | - 147 -

Observa en los resultados de la Condicin, el alumno Juregui Zavaleta est


INHABILITADO a pesar que su promedio es 9.00, ya que la condicin del N
Faltas es relevante.
Espero hayas comprendido, practica mucho para reforzarlo. Ahora hablaremos
sobre la funcin de SIERROR.
b) FUNCIN SIERROR: Est funcin devuelve un valor determinado en caso que una frmula
o celda contenga un error. Utilice la funcin SIERROR para interceptar y controlar errores
en una frmula.
Sintaxis:
=SIERROR(valor, valor_si_error)
Explicaremos esta funcin con la siguiente aplicacin.

Ejercicio:
Se tiene informacin sobre el registro de evaluacin de un docente, donde calcularemos
el promedio para cada alumno, pero solo en aquellos que tienen por lo menos una nota. Y
en los que no tienen ninguna nota, la celda correspondiente al promedio debe mostrarse
vaca.

Nota: Si slo aplicaras la funcin promedio, el resultado sera:

P g i n a | - 148 -

Importante:
OBSERVA! que en los alumnos que no tienen notas el error es # DIV/0!, ya que
no existe divisin entre cero en la obtencin del promedio. Por eso para corregir
este error usaremos la funcin SIERROR.

Solucin:
Selecciona la celda E4
En la ficha Frmulas abrir el botn Lgicas, luego ingresar a
la funcin SIERROR.
Ingresar los argumentos de la funcin en la ventana que se
muestra a continuacin:

En Valor, ingresa: Promedio(B4:d4), promedio de notas a calcular.

En Valor_si_error, ingresa: , nos devolver vaca la celda en caso se produzca


un error (no exista ninguna nota).

Haz clic en el botn Aceptar y copie la formula obtenida para mostrar todos los
promedios:

P g i n a | - 149 -

Importante:
IMPORTANTE: Al usar la funcin SIERROR, el promedio no se calcula en los
alumnos que no tienen ninguna nota. SENCILLO, VERDAD!. Ahora veremos las
funciones de texto.

c) FUNCIONES DE TEXTO
Este tipo de funciones nos sirve para manipular datos tipo texto, cadena, o carcter. Excel
posee varias funciones que permiten manipular texto, se detallan algunas a continuacin:
Funcin / Descripcin
Funcin CONCATENAR
Concatena varios elementos de texto en uno
solo.
Funcin IGUAL
Comprueba si dos valores de texto son
idnticos.
Funcin IZQUIERDA
Devuelve los caracteres del lado izquierdo de
un valor de texto.
Funcin LARGO
Devuelve el nmero de caracteres de una
cadena de texto.
Funcin MINUSC
Pone el texto en minsculas.
FuncinMED (EXTRAE)
Devuelve un nmero especfico de caracteres
de una cadena de texto que comienza en la
posicin que se especifique.
Funcin NOMPROPIO
Pone en mayscula la primera letra de cada
palabra de un valor de texto.

EJEMPLO
=CONCATENAR(UCV,TRUJILLO)

=IGUAL(Mara,Mara)

=IZQUIERDA(Universidad Vallejo,11)

=LARGO(Vallejo)

=MINUSC(UNIVERSIDAD)
=MED(Jos Cruz,6,4)

=NOMPROPIO(csar)

P g i n a | - 150 -

Funcin REEMPLAZAR
Reemplaza caracteres de texto.
Funcin REPETIR
Repite el texto un nmero determinado de
veces.
Funcin DERECHA
Devuelve los caracteres del lado derecho de
un valor de texto.
Funcin HALLAR
Busca un valor de texto dentro de otro (no
distingue maysculas de minsculas).
Funcin SUSTITUIR
Sustituye texto nuevo por texto antiguo en
una cadena de texto.
Funcin TEXTO
Da formato a un nmero y lo convierte en
texto.
Funcin RECORTAR (ESPACIOS)
Quita los espacios del texto.
Funcin MAYUSC
Pone el texto en maysculas.
Funcin VALOR
Convierte un argumento de texto en un
nmero

=REEMPLAZAR(Mara Vargas,1,5,"Ana")
=REPETIR(UCV,4)

=DERECHA(Curso Libre,5)

=HALLAR(" ",Alianza Lima)

=SUSTITUIR(SERGIO
ALEJANDRO,"SERGIO","Omar")
=TEXTO("14/10/2010","dddd")

=RECORTAR(Juan

Saavedra)

=MAYUSC(universidad csar vallejo")


=VALOR("400")

Veremos a continuacin el uso de las principales funciones de texto.


Ejercicio:
Se desea crear el cdigo autogenerado para los datos ingresados de cualquier empleado. Este
cdigo debe estar conformado por el enunciado descrito en el cuadro de texto.

Solucin:
Como los caracteres que conformarn el CODIGO AUTOGENERADO estarn en una misma celda,
usaremos la funcin Concatenar.

P g i n a | - 151 -

Haz clic en la celdaC7, donde se insertar el cdigo del alumno


En la ficha Frmulas abrir el botn Texto, luego ingresar a la funcin CONCATENAR

Ingrese los argumentos solicitados, segn los requerimientos establecidos para el


cdigo.

Haz clic en el botn Aceptar y habrs obtenido el cdigo autogenerado.

Importante:
EXPLICACIN: Puedes ingresar cualquier dato en las celdas de referencia
(amarillas) y obtendrs un cdigo diferente.
Viste que fcil es el uso de las funciones de texto, espero que al igual de las
funciones anidadas y de error te sirvan en tu vida profesional. Te recomiendo
como siempre que sigas practicando; me despido hasta la siguiente sesin.

P g i n a | - 152 -

AUTOEVALUACIN:
Ahora demuestra lo aprendido:
1. Responde V (Verdadero) o F (Falso), marca con X:
a. SI anidado, puede evaluar varios criterios
b. SIERROR, se usa para no ingresar errores al Excel
c. MAYUS, es una funcin de texto

( )
( )
( )

( )
( )
( )

2. Extrae caracteres del lado izquierdo un dato ingresado a una celda:


a.
b.
c.
d.

MAYUSC
HAYAR
IZQUIERDA
NA.

3. Devuelve un valor conformado por caracteres contenidos en diversas celdas:


a.
b.
c.
d.

HALLAR
MINUSC
CONCATENAR
CONCATENA

P g i n a | - 153 -

PRCTICA N07
TEMA:
Anidamiento y Funciones de Texto
ENUNCIADO:
En la Prctica que se muestra a continuacin, usted podr aplicar los contenidos desarrollados en
la Sesin 05, obteniendo una hoja de clculo, con las siguientes instrucciones.

Ejercicio 01:
Se solicita ayudar a resolver la siguiente tabla, para calcular el Sueldo de ciertos trabajadores
administrativos de una determinada empresa.

Procedimiento:
1. Seleccione la celda D2.
2. Digite lo siguiente:
=SI(C2<=1,2000,SI(C2=2,2500,SI(C2=3,3000,SI(C2=4,3400,4200))))
3. Presione Enter.
4. Copie la frmula a las celdas siguientes y observe el resultado.

P g i n a | 154

Ejercicio 02:

Procedimiento:
1. Seleccione e ingresa edades arbitrariamente en el rango D12:D21.
2. Seleccione e ingresa la palabra SI o NO arbitrariamente en el rango E12:E21.
3. Seleccione la celda F12 y digite la siguiente frmula:
=SI(D12<18,"-",SI(Y(D12>=18,E12="SI"),"Entregar DNI","No Cancel"))

4. Presione Enter y copie la formula a las celdas siguientes.


5. Seleccione la celda C24 y digite la siguiente frmula:
=SI(PROMEDIO(D14,D16)>=18,"Necesitan DNI","No Necesitan")
6. Seleccione la celda C30 y digite la siguiente frmula:
=SI(SUMA(D12,D21)<=23,"Menores",SI(SUMA(D12,D21)<=38,"Edad Media","Edad
Adulta"))
7. Observe los resultados.

P g i n a | 155

Ejercicio 03:
Se detalla a continuacin una lista de alumnos de los cuales deseamos cual es la condicin con
respecto al IMC (ndice de Masa Corporal) y emitir una condicin estos alumnos a su vez se les
asignara un cdigo para tpicos de enfermera.

Para la columna Cdigo se crear de la siguiente estructura:


CODIGO = Primera letra del nombre + Dos primeras letras del apellido + el peso
Para la solucin de la columna IMC, se aplicar la frmula siguiente:
IMC = Peso / (Talla*Talla)
Para la solucin de la columna Condicin tendrs que usar la tabla que se muestra de lado
derecho ubicando su posible resultado.
Procedimiento:
1. Seleccione la celda A2.
2. Digite lo siguiente:
=CONCATENAR(MED(B2,HALLAR(" ",B2)+1,1),IZQUIERDA(B2,2),D2)
3. Presione Enter.
4. Autollene las celdas siguientes.
5. Seleccione la celda E2.
6. Digite lo siguiente:
=D2/(C2*C2)
7. Autollene las celdas siguientes.
8. Seleccione la celda F2.
9. Digite lo siguiente:
=SI(E2<16,$I$1,SI(E2<17,$I$2,SI(E2<18.5,$I$3,SI(E2<25,$I$4,SI(E2<30,$I$5,SI(E2<35,$I$
6,SI(E2<40,$I$7,SI(E2<60,$I$8,$I$9))))))))
10. Observe los resultados.
P g i n a | 156

P g i n a | 157

SESIN

Evaluacin
I Unidad

EVALUACIN - I UNIDAD

http://www.ucv.edu.pe/cis/
cis@ucv.edu.pe

SESIN

Funciones de Localizacin

CAPACIDADES EN ESTA SESIN


El participante al final de esta sesin:
Identifica correctamente las funciones en Excel.
Diferencia los tipos de funciones.
Utiliza en casos prcticos las funciones.

TEMAS A DESARROLLAR EN ESTA SESIN


Funciones de Localizacin.
Funcin BUSCAR.
Funcin CONSULTAV.
Funcin CONSULTAH.
Funcin INDICE.

Autoevaluacin.

http://www.ucv.edu.pe/cis/
cis@ucv.edu.pe

Estimado alumno:
En esta sesin de aprendizaje te explicar sobre las tcnicas eficientes para buscar valores en un
rango de datos. En MS Excel las funciones que permiten ubicar, encontrar y mostrar datos son:
BUSCAR, CONSULTAV, CONSULTAH e INDICE.
Importante:
Los detalles de los temas tratados en esta sesin se encuentran en la carpeta lecturas.
Asimismo los archivos a usar en toda esta sesin debes descargarlos desde el campus
virtual hacia la Unidad D: de tu PC.

!
1

FUNCIONES DE LOCALIZACIN
a) FUNCIN BUSCAR: Esta funcin de bsqueda tiene dos formas de sintaxis: matriz y vector.
Explicaremos cada una de ellas con los siguientes ejercicios
Ejercicio:
Se desea localizar el precio unitario de un artculo en la matriz Lista de Precios, usando el cdigo
del mismo del artculo como dato buscado. Este ejercicio lo desarrollaremos por ambos mtodos
para que t puedas comparar y elegir el que ms conveniente.
1) Por Matriz: La bsqueda se realiza en un rango de varias filas y varias columnas.
Sintaxis:

= BUSCAR (valor_buscado, matrz)

Debes tener en cuenta que


en la MATRIZ debe
contener
-En la primera columna o
fila, los valores referencial
a buscar. Ej.: CODIGO
-En la ltima columna o
fila, los posibles valores a
reportar.
Ej.:
PRECIO
UNITARIO

Solucin:
Selecciona la celda C2, donde se obtendr el resultado de la bsqueda.
En la ficha Frmulas abrir el botn Bsqueda y referencia, y luego elige la funcin BUSCAR.

P g i n a | - 160 -

A continuacin en la ventana Seleccionar argumentos hacer clic en la opcin:


valor_buscado, matriz.

Finalmente ingresa los argumentos de la funcin:


Hemos seleccionado tambin
los nombres de los artculos;
ya que estn en el rango
necesario para seleccionar el
precio unitario (estamos
usando matriz).

Donde:
C1: celda que tiene el valor a buscar (cdigo del artculo)
A6:C13: rango de celdas o matriz (A6:C13) en la cual se buscar el precio del artculo en base
a su cdigo.
La frmula final es:

= BUSCAR (C1, A6:C13)

Compruebe la bsqueda: Ingresa un cdigo de artculo (en la celda C1) y pulsa Enter. Se
obtuvo el precio unitario de dicho artculo (en la celda C2).

P g i n a | - 161 -

Observa cmo a partir de un


dato
referencial,
puedes
obtener informacin desde un
cuadro de datos. FACIL
VERDAD,
claro
que
s.
SIGAMOS con otra tcnica de
bsqueda.

2) Por VECTOR: La bsqueda se realiza en un rango de una columna y varias filas o varias
columnas y una fila. Usaremos el mismo ejercicio.
Sintaxis:

=BUSCAR (Valor_buscado,Vector_de_comparacin,Vector_resultado)

Solucin:
Selecciona la celda C2
En la ficha Frmulas abrir el botn Bsqueda y referencia,
luego ingresa a la funcin BUSCAR.
En la ventana Seleccionar argumentos hacer clic en la opcin:
valor_buscado, vector de comparacin, vector resultado.

P g i n a | - 162 -

Finalmente ingresa los argumentos de la funcin:

No hemos seleccionado los


nombres de los artculos; ya
que estamos usando vectores
para buscar y ese rango no es
necesario.

Donde:
C1 celda que tiene el valor a buscar (cdigo del artculo)
A6:A13 rango de celdas donde se buscar slo el cdigo del artculo.
C6:C13 rango de celdas donde se buscar el precio del artculo en base a su cdigo.
La frmula final es:

= BUSCAR (C1, A6:A13, C6:C13)

Comprueba la bsqueda: Ingresa un cdigo de artculo (en la celda C1) y pulsa Enter. Se
obtuvo el precio unitario de dicho artculo (en la celda C2).

Importante:
Observa es objetivo de bsqueda es el mismo que el mtodo anterior, pero aqu tanto
el rango de datos referenciales estn separados del rango donde estn los resultados a
obtener. TAMBIEN ES FACIL, pero. SIGAMOS con otra tcnica de bsqueda.
P g i n a | - 163 -

b) FUNCIN CONSULTAV: Esta funcin se usa para ubicar un valor (dato) especfico en una tabla
distribuida de forma vertical. La funcin hace la bsqueda en la primera columna de una matriz y
devuelve el valor en la misma fila de una columna especfica de la matriz de bsqueda.
Sintaxis:

=CONSULTAV (Valor_buscado, Matriz_buscar_en, Indicador_columnas, Ordenado)

Ejercicio:
Se desea asignar el NIVEL a cada alumno a apartir del puntaje obtenido en un examen de
clasificacin en IDIOMAS. Para ello se tiene una tabla de valoracin de puntajes, cada nivel debe
ser reportado luego de buscarse el puntaje obtenido por el alumno.

Solucin:
Usaremos la funcin CONSULTAV, ya que el valor referencial (Puntajes) estan distribuidos en la tabla
de valoracin en forma vertical.
Asigna el nombre Tabla_valora al rango A4:B9. (si lo deseas puedes dar este paso)
Selecciona la celda F5 e inserta la funcin de bsqueda CONSULTAV:
o Selecciona la ficha Frmulas, el botn Bsqueda y referencia, y haz clic en
CONSULTAV
o En la ventana que muestra, debes llenar los argumentos:

P g i n a | - 164 -

Donde:
Valor_buscado: Se indica la celda E5 (puntaje del alumno) como valor a buscar en el Rango
A4:B9. La comparacin lo hace en la primera columna del rango.
Matriz_buscar_en: Dar el nombre de rango Tabla_valora que corresponde a la matriz
donde se busca un valor y se obtendr el resultado. De lo contrario puedes seleccionar el
rango.
Indicador_columnas: Es un nmero que corresponde a la ubicacin de la columna que
devuelve un resultado.
Ordenado: Como los datos de la primera columna de la matriz Tabla_valora estn
ordenados (ver tabla de valoracin), entonces este casillero se deja en blanco o se escribe
VERDADERO para que haga la bsqueda por aproximacin.
Del procedimiento anterior se obtiene la frmula =CONSULTAV(E5,Tabla_valora,2), luego
est frmula debes copiar para las dems celdas del rango F5:F14.
El resultado ser el siguiente:

Importante:
Observa tambin el objetivo de buscar un valor referencial para obtener un resultado,
se cumple. Pero a diferencia de los mtodos anteriores, la matriz de bsqueda define
la localizacin del resultado con un valor que indica el N DE COLUMNA donde este se
encuentra. AHORA veremos otra tcnica de bsqueda.

c) FUNCIN CONSULTAH: Esta funcin se usa para ubicar un valor (dato) especfico en una tabla
distribuida de forma horizontal. La funcin hace la bsqueda en la primera fila de una matriz y
devuelve el valor en la misma columna de una fila especfica de la matriz de bsqueda.

P g i n a | - 165 -

Sintaxis:

=CONSULTAH (Valor_buscado,Matriz_buscar_en,Indicador_filas,Ordenado)

Ejercicio:
Se desea asignar el SUELDO BASICO y ASIGNACION a cada empleado en base a su CATEGORIA.

Solucin:
Usaremos la funcin CONSULTAH, ya que el valor referencial (Categoras) estan distribuidos en
la tabla de valoracin en forma horizontal.
Calculando el Bsico:
Asigna el nombre Categorias al rango G2:J5 (si lo deseas).
Selecciona la celda C4 e inserta la funcin de bsqueda CONSULTAH.
o

Selecciona la ficha Frmulas, el botn Bsqueda y referencia,

y haz clic en

CONSULTAH.

P g i n a | - 166 -

En la ventana que muestra, debes llenar los argumentos de la funcin CONSULTAH.

Donde:
Valor_buscado: Se indica la celda B4 (Categora del docente) como valor a buscar en
el Rango G2:J5. La comparacin lo hace en la primera fila del rango.
Matriz_buscar_en: escribe el nombre de rango Categorias que corresponde a la
matriz donde se busca un valor y retorna el resultado.
Indicador_filas: Es un nmero que corresponde a la ubicacin de la columna que
devuelve un resultado.
Ordenado: Como los datos de la primera fila de la matriz Categoras no estn
ordenados, entonces en este casillero se indica FALSO para que haga la bsqueda
exacta.
Haz clic en el botn Aceptar, y habras obtenido el resultado.

Ahora podrs copiar la formula obtenida para el resto de empleados:

P g i n a | - 167 -

Calculando la Asignacin:
Seleccionar la celda D4 e inserta la funcin de bsqueda CONSULTAH
o

Selecciona la ficha Frmulas, el botn Bsqueda y referencia,

y haz clic en

CONSULTAH

En la ventana que muestra como resultado el procedimiento anterior, debes llenar los
argumentos de la funcin CONSULTAH.

P g i n a | - 168 -

Donde:
Valor_buscado: Se indica la celda B4 (Categora del docente) como valor a buscar
en el Rango G2:J5. La comparacin lo hace en la primera fila del rango.
Matriz_buscar_en: Dar el nombre de rango Categorias que corresponde a la
matriz donde se busca un valor y retorna el resultado.
Indicador_filas: Es un nmero que corresponde a la ubicacin de la columna que
devuelve un resultado.
Ordenado: Como los datos de la primera fila de la matriz Categoras no estn
ordenados, entonces en este casillero se indica FALSO para que haga la bsqueda
exacta.
Haz clic en el botn Aceptar y obtendrs el resultado.

Lo que se ha localizado es el % Asignacin, este valor debes multiplicarlo por el BASICO,


para obtener el monto de la asignacin. Pulsa Enter.

P g i n a | - 169 -

Copia la formula obtenida para el resto de empleados:


Importante:
Observa tambin el objetivo de buscar un valor referencial para obtener un resultado,
se cumple. Pero a diferencia de la funcin CONSULTAV, la matriz de bsqueda define la
localizacin del resultado con un valor que indica el N DE FILA donde este se
encuentra. AHORA veremos la ltima tcnica de bsqueda.

d) FUNCIN NDICE: Devuelve un valor o la referencia a un valor en una tabla o rango. La funcin
INDICE presenta dos formas: matricial y de referencia.
Esta tcnica es la ms sencilla, ya que se basa en localizar un dato en una matriz, a partir de su
ubicacin en dicha matriz: N fila y N columna, Aqu no se busca un dato referencial, solo la
ubicacin del valor.
Sintaxis:

=INDICE (Matriz,Num_fila,Num_col)

Ejercicio:
Se pide localizar el nombre del alumno de la columna C4:C13, a partir de su posicin en la matriz.

Solucin:
Haz clic en la celda F3, ya que es donde se mostrar el resultado.
Inserta la funcin NDICE:
o

Selecciona la Ficha Frmulas/grupo Biblioteca de funciones/botn Bsqueda y


referencias y elige INDICE.

P g i n a | - 170 -

Ingresa el argumento a usar:

Haz clic en el botn Aceptar


Ingresa los argumentos solicitados:

Haz clic en el botn Aceptar


Los resultados son:

P g i n a | - 171 -

Importante:
Puedes darte cuenta que en esta funcin no se busca un valor referencial, sino se
localiza la ubicacin del elemento en la matriz de datos.
Bien hemos terminado la sesin de hoy, espero practiques bastante estas tcnicas de
bsqueda para lograr destreza sobre ellas. NOS VEMOS la siguiente sesin.

AUTOEVALUACION:
Ahora demuestra lo aprendido:
1. Responde V (Verdadero) o F (Falso), marca con X:
a. La funcin CONSULTAV, requiere una matriz de bsqueda
b. La funcin INDICE, se aplica tambin a vectores de bsqueda
c. La funcin BUSCAR, usa dato referencial de bsqueda

( )
( )
( )

( )
( )
( )

2. Tiene como argumento la localizacin de la posicin en la matriz de bsqueda:


a.
b.
c.
d.
e.

BUSCAR-VECTOR
BUSCAR-MATRIZ
INDICE
CONSULTAV
CONSULTAH

3. La bsqueda ordenada de datos, se aplica cuando:


a.
b.
c.
d.

La matriz de bsqueda, tiene ordenados todos sus datos en orden alfabtico


La matriz de bsqueda contiene su primera columna ordenada en rangos numricos.
Las 2 anteriores son ciertas.
NA

P g i n a | - 172 -

PRCTICA N09
TEMA:
Funciones de Localizacin
ENUNCIADO:
En la Prctica que se muestra a continuacin, usted podr aplicar los contenidos desarrollados en
la Sesin 09, obteniendo una hoja de clculo, con las siguientes instrucciones.

Ejercicio:
Se tiene la siguiente hoja de clculo donde se debe calcular el sueldo neto de cada trabajador.

Procedimiento:
Calculando el Cargo del empleado segn el Cod_Cargo:
1. Haga clic en la celda E10
2. Haga clic en la ficha Frmulas/elija el Bsqueda y Referencia/Buscar

3. Seleccione el argumento: valor_buscado, matriz

P g i n a | 173

4. Haga clic en el botn Aceptar e ingrese los argumentos solicitados.

Calculando el Sueldo segn el Cod_Cargo:

1. Haga clic en la celda F10


2. Inserte la funcin ndice (Ficha Frmulas/grupo Biblioteca de
funciones/botn Bsqueda y referencias/INDICE.
3. Ingrese los argumentos solicitados:

4. Haga clic en el Aceptar


5. Ingrese los datos solicitados:

P g i n a | 174

Calculando la Bonificacin segn la Categora:


1. Seleccionar la celda H10 e inserta la funcin de bsqueda CONSULTAH (Ficha
Frmulas, Botn Bsqueda y referencia, Clic CONSULTAH)

2. En la ventana que muestra como resultado el procedimiento anterior, se debe llenar


los argumentos de la funcin CONSULTAH.

Dnde:
Valor_buscado: Se indica la celda G10 (Categora del empleado) como valor a buscar
en el Rango H3:K5. La comparacin lo hace en la primera fila del rango.

P g i n a | 175

Matriz_buscar_en: matriz donde se busca un valor y retorna otro de la misma


columna en la fila indicada.
Indicador_filas: Es un nmero que corresponde a la ubicacin de la columna que
devuelve un resultado.
Ordenado: Como los datos de la primera fila de la matriz NO estn ordenados,
entonces en este casillero se indica FALSO para que haga la bsqueda exacta.

Calculando el Descuento segn la Categora:


1. Seleccionar la celda I10 e inserta la funcin de
bsqueda CONSULTAH (Ficha Frmulas, Botn
Bsqueda y referencia, Clic CONSULTAH)

2. En la ventana que muestra como resultado el procedimiento anterior, se debe llenar


los argumentos de la funcin CONSULTAH.

Valor_buscado: Se indica la celda G10 (Categora del empleado) como valor a buscar
en el Rango H3:K5. La comparacin lo hace en la primera fila del rango.
Matriz_buscar_en: matriz donde se busca un valor y retorna otro de la misma
columna en la fila indicada.
Indicador_filas: Es un nmero que corresponde a la ubicacin de la columna que
devuelve un resultado.
Ordenado: Como los datos de la primera fila de la matriz NO estn ordenados,
entonces en este casillero se indica FALSO para que haga la bsqueda exacta.
Calculando el Sueldo Neto:
1. Haga clic en la celda I10
2. Escriba la frmula: =F10+H10-I10

P g i n a | 176

Buscando datos del empleado a partir de su cdigo:


1. Seleccionar la celda D26 e introducir la funcin de bsqueda CONSULTAV (Ficha
Frmulas, Botn Bsqueda y referencia, Clic CONSULTAV)

2.

En la ventana que muestra como resultado el procedimiento anterior, se debe llenar los
argumentos de la funcin CONSULTAV

3.

Del procedimiento anterior se obtiene la frmula


=CONSULTAV(D25,$B$10:$J$19,2,FALSO).

4.

Similar proceso es para el resto de datos a reportar, lo unico que cambia es el Indicador
de columna.
Para obtener el Cargo:

P g i n a | 177

Para obtener el Sueldo:

Para obtener Categora

Para obtener Bonificacin:

P g i n a | 178

Para obtener Descuento:

Para obtener el Sueldo Neto:

P g i n a | 179

SESIN

Funciones Financieras

10

CAPACIDADES EN ESTA SESIN


El participante al final de esta sesin:
Identifica correctamente las funciones en Excel.
Diferencia los tipos de funciones.
Reconoce y aplica en casos prcticos las funciones.

TEMAS A DESARROLLAR EN ESTA SESIN


Funciones Financieras.
Funcin NPER.
Funcin PAGO.
Funcin TASA.
Funcin VA.
Funcin VF
Funcin TIR.
Funcin VNA
Buscar Objetivo

Autoevaluacin.

http://www.ucv.edu.pe/cis/
cis@ucv.edu.pe

Estimado alumno:
Esta sesin de aprendizaje tiene como objetivo aplicar funciones financieras en actividades de
crdito e inversin. As como, obtener un resultado deseado a partir de un clculo predeterminado y
as ayudar en la difcil tarea de la toma de decisiones.

!
1

Importante:
Los detalles de los temas tratados en esta sesin se encuentran en la carpeta lecturas.
Asimismo los archivos a usar en toda esta sesin debes descargarlos desde el campus
virtual hacia la Unidad D: de tu PC.

FUNCIONES FINANCIERAS
CONCEPTOS BSICOS
a) Anualidad: Es el conjunto de pagos iguales o rentas (R) realizados a intervalos iguales de
tiempo (periodos uniformes).
Esquema de las anualidades

Considera:
Anualidad vencida: Cuando el pago se realiza al final de cada periodo uniforme.
Ejemplo: los sueldos.
Anualidad anticipada: Cuando el pago se realiza al inicio de cada periodo.
Ejemplo: la pensin de enseanza.
b) Amortizacin: Son los pagos peridicos vencidos o anticipados que extinguen
progresivamente un prstamo sometido a una tasa de inters.

P g i n a | - 182 -

Tambin es necesario que podamos definir los principales argumentos utilizados por las principales
funciones financieras que veremos:
Tasa: Es la tasa efectiva de inters del perodo del prstamo
Pago: Es la renta uniforme vencida o anticipada, el cual debe ingresarse con signo
negativo, ya que descontar el monto prestado.
Va: Es el importe de un prstamo o inversin, ubicado en el momento 0.
Vf: Es el monto de una anualidad simple o capital final.
Tipo: Puede asumir los valores 0(si la renta es vencida) o 1 (si la renta es anticipada).

NOTA:
Al momento de realizar los clculos, debes tener presente que los argumentos a usar,
trabajen en las mismas unidades: aos, meses, semanas, das, etc.
Lo ms importante en toda aplicacin a desarrollar, es identificar los argumentos
solicitados extrados del enunciado del ejercicio, como vers; una vez localizados los
argumentos, el Excel devuelve rpidamente el resultado esperado. Ahora que ya
sabemos cmo iniciar el programa y reconocer su entorno de trabajo, debemos
ingresar datos a las celdas de la hoja de clculo y as crear nuestra aplicacin.

Empecemos con la siguiente funcin:


a) FUNCIN NPER (Nmero de periodos): Devuelve el nmero de pagos (rentas) constantes
vencidas o anticipadas de una anualidad simple, donde la tasa de inters efectiva no vara
durante el perodo de la operacin.
Sintaxis:

=NPER (tasa, pago, va, vf, tipo)


Ejercicio:
Cuntas pagos mensuales vencidos, sern necesarios para cancelar un prstamo de S/. 3,000, el
mismo que usa una tasa efectiva mensual del 3% y se amortiza con pagos uniformes de S/. 200 cada
mes.
Anlisis de los datos:
Puedes darte cuenta del enunciado:
Al hablarte de cuantos pagos, se indican que uses la funcin NPER
Al decirte pagos mensuales vencidos, te indican que el argumento Tipo=0
Un Prstamo de 3000, te indican que VA=3000

P g i n a | - 183 -

Una Tasa efectiva mensual del 3%, debes comparar que los pagos tambin sean mensuales.
Localizados los datos, estos debes ingresarlos en la hoja de clculo para obtener el resultado.
Observa que el pago debe ser negativo para descontar el prstamo en el clculo.

Solucin:
Sita la celda activa en la celda C4
Selecciona en la ficha Frmulas, el botn Financieras, del grupo Biblioteca de funciones, la
funcin NPER.

Ingresa los argumentos solicitados por la funcin y haz clic en el botn Aceptar.

P g i n a | - 184 -

Importante:
INTERPRETACIN: El total de periodos a generarse para devolver el prstamo de S/. 3000 a
una tasa de inters del 3%, es de 20.23 meses.
MUY FACIL, observa como cuando ya los datos fueron localizados e ingresados a la hoja de
clculo el proceso es sencillo y rpido. SIGAMOS

b) FUNCIN PAGO: Llamado tambin cuota o renta. Calcula el importe de la renta uniforme
vencida o anticipada en una anualidad simple, en funcin al prstamo realizado.
Sintaxis:
=PAGO (tasa, nper, va, vf, tipo)
Ejercicio:
Un prstamo de S/. 3,000 debe cancelarse con 24 cuotas uniformes mensuales aplicando una
tasa efectiva mensual del 3%. Calcule el importe de las cuotas si los pagos se realizan cada fin de
mes.
Anlisis de los datos:
Puedes darte cuenta del enunciado:
Te piden que calcules el importe de las cuotas, es decir que uses la funcin PAGO.
Un prstamo de 3000, te indican que VA=3000
24 cuotas uniformes, te indican que el argumento nper=24
Una tasa efectiva mensual del 3%, te indican que el argumento Tasa=3%
Los pago se realizarn cada fin de mes, te indican que el argumento Tipo=0.
Localizados los datos, estos debes ingresarlos en la hoja de clculo para obtener el resultado.
Observa que la tasa y nper, deben estar en las mismas unidades.

P g i n a | - 185 -

Solucin:
Sita la celda activa en la celda C22
Selecciona en la ficha Frmulas, el botn Financieras, del grupo Biblioteca de funciones,
la funcin PAGO.

Ingresa los argumentos solicitados por la funcin :

Haz clic en el botn Aceptar, y vers el resultado:

P g i n a | - 186 -

Importante:
INTERPRETACIN: El resultado ser negativo, ya que Excel considera que los pagos son
desembolsos de dinero.
Si desea que el resultado nos d positivo, debemos multiplicar toda la funcin por -1, o
debemos aplicar la funcin ABS. As: =ABS(PAGO(B22,B23,B24,,B26))

c) FUNCIN TASA: Devuelve la tasa de inters peridica de un prstamo o una inversin.


Sintaxis:

=TASA (nper,pago,va,vf,tipo,estimar)
Ejercicio:
Una librera ofrece por campaa escolar, paquetes escolares por un importe de S/. 1,200
cobrando 12 cuotas mensuales anticipadas de S/. 120 cada una. Cul es la tasa efectiva
mensual cargada al financiamiento?
Anlisis de los datos:
Puedes darte cuenta del enunciado:
Cul es la tasa efectiva? te dicen que uses la funcin TASA.
Un importe de 1200, te indican que VA=1200
12 cuotas mensuales anticipadas de 120, te indican que el argumento nper=24, Tipo=1 y
Pago=120.
Localizados los datos, estos debes ingresarlos en
la hoja de clculo para obtener el resultado.
Observa que la nper y pago, deben estar en las
mismas unidades.

P g i n a | - 187 -

Solucin:
Sita la celda activa en la celda C15
Selecciona en la ficha Frmulas, el botn Financieras, del grupo Biblioteca de funciones
la funcin TASA.

Ingresa los argumentos solicitados por la funcin :

Haz clic en el botn Aceptar y el resultado ser:

P g i n a | - 188 -

Importante:
INTERPRETACIN: La tasa de inters a la que se somete el prstamo es de 3.50%
mensual, bajo las condiciones antes mencionadas.
FACIL de desarrollarlo. SIGAMOS

d) FUNCIN VA: Es uno de los indicadores ms importantes utilizados en la evaluacin de


inversiones, por medio se trae al momento 0 (actual) un conjunto de flujos de caja ubicados
en el futuro, con las siguientes caractersticas:
Son de importes iguales
Estn distribuidos en perodos uniformes durante la vida til del proyecto.
Evala solo flujos de ingresos (de signos positivos) , slo flujos de egresos (de signos
negativos). Si los flujos del proyecto tienen cambio de signo, entonces no se debe utilizar
la funcin VA, en su reemplazo debe utilizarse la funcin VNA.
Sintaxis:

=VA(tasa,nper,pago,vf,tipo)
Veamos la aplicacin, para comprenderlo mejor
Ejercicio:
La empresa CEAS S.A. desea comprar un torno, para lo cual lleva a cabo una licitacin de precios,
donde se presentan varios proveedores, entre los que clasifican 2 de ellos; recibiendo las
siguientes propuestas econmicas:

Proveedor

MESES
0

3000

3000

3000

3000

2400

2400

2400

2400

2400

Los importes en el momento 0 representa la cuota inicial. Asumiendo que el costo de


oportunidad de CEAS S.A. es del 4% mensual (tasa de adquisicin) y que ambas propuestas han
calificado tcnicamente. Cul sera la mejor oferta?
Analizando los datos e ingresndolos a la hoja de clculo tendrs:

P g i n a | - 189 -

Importante:
Las tasas son las mismas: 4% (costo de oportunidad de la empresa)
Los NPER, para diferentes ya que el crdito de realiza en 4 meses (Proveedor A) y 5
meses (Proveedor B).
Los PAGOS tambin son diferentes, depende de la propuesta establecida por el
proveedor.
Los TIPOS, son iguales a 1, ya que ambos se generan un PAGO anticipado en su
propuesta.

CALCULAREMOS EL PRECIO DE VENTA DEL PROVEEDOR A


Solucin:
Sita la celda activa en la celda C36 (Proveedor A)
Selecciona en la ficha Frmulas, el botn Financieras,
del grupo Biblioteca de funciones la funcin VA.
Ingresa en los argumentos solicitados, los datos del
proveedor A :

P g i n a | - 190 -

Haz clic en el botn Aceptar y vers el precio de venta del Proveedor A.

CALCULAREMOS EL PRECIO DE VENTA DEL PROVEEDOR B


Ahora haz clic en la celda C44 (Proveedor B)
Selecciona en la ficha Frmulas, el botn Financieras, del grupo Biblioteca de funciones la
funcin VA.

Ingresa en los argumentos solicitados, los datos del proveedor B :

P g i n a | - 191 -

Haz un clic en el botn Aceptar y vers el precio del Proveedor B.:

Comparando los precios tendrs:

Importante:
INTERPRETACIN: Segn los resultados, la mejor oferta es la del Proveedor B, porque su
precio es ms barato.

e) FUNCIN VF: Devuelve el valor futuro de un conjunto de pagos (rentas) uniformes o flujos
netos de caja vencido o anticipado de una anualidad simple; a partir de una tasa efectiva
peridica.
Sintaxis:

=VF (tasa,nper,pago,va,tipo)

P g i n a | - 192 -

Veamos la utilizad de esta funcin

Ejercicio:
Qu monto se habr acumulado en el plazo de un ao depositando en una cuenta de ahorros
al final de cada mes, una renta constante de $ 700 por la cual se percibe una TEA del 6%?
Anlisis de los datos:
Puedes darte cuenta del enunciado:
Qu monto se habr acumulado? te dicen que uses la funcin VF.
Plazo de 1 ao, te indican que NPER=12
Depositando al final de cada mes una renta de 700, te indican que el argumento Tipo=0 y
Pago=700.
Se percibe una TEA de 6%, OJO la tasa que nos dan es anual y debes usar una mensual.
Debes convertir esta tasa anual a mensual: (ver detalles en la lectura modular)
o Haz clic en la celda B54
o

Escribe la frmula: =(1+6%)^(1/12)-1

Pulsa la tecla Enter. Ya la tienes.

Ahora completa el ingreso del resto de datos en la hoja de clculo para obtener el resultado.
Observa que la nper y tasa, deben estar en las mismas unidades.
Solucin:
Ahora haz clic en la celda C54 y selecciona en la ficha
Frmulas, el botn Financieras, del grupo Biblioteca de
funciones y elige la funcin VF

Ingresa los argumentos solicitados:

Haz clic en el botn Aceptar y vers el resultado:

P g i n a | - 193 -

Importante:
INTERPRETACIN: El monto que debe acumularse despus de un ao, aportando cuotas de
700 y a una tasa de 0.49% mensual, es de S/. 8,628.57.

f) FUNCIN TIR: Devuelve la Tasa Interna de Retorno (TIR) en proyectos de inversin o


financiacin donde los flujos de caja no necesariamente son constantes, pero en plazos
uniformes.
Sintaxis:

=TIR (valores, estimar)


Dnde:
Valores: debe contener por lo menos un valor negativo y uno positivo para calcular la TIR.

NOTA:
RECUERDA. Esta funcin es muy usual para definir la factibilidad de un proyecto de
inversin, ya que nos permitir, recuperar el capital invertido a un valor peridico
resultante, el cual ser comparado con los existentes en el mercado financiero.

Ejercicio:
Se tiene que evaluar dos proyectos mutuamente excluyentes que tienen los siguientes flujos de caja
netos proyectados durante su vida til. Se desea saber cul de ellos es el ms factible.
Proyecto

Ao 0

Ao 1

Ao 2

Ao 3

Ao 4

Ao 5

-50,000

10,000

12,000

20,000

25,000

18,000

-45,000

13,000

14,000

15,000

20,000

18,000

P g i n a | - 194 -

NOTA:
RECUERDA. Los montos del Ao 0, es la inversin a realizar en el proyecto y el resto
son los flujos de caja proyectados.

En la hoja de calculo ingresa los datos proporcionados de cada proyecto:

CALCULANDO EL TIR PARA EL PROYECTO A:


Sita la celda activa en la celda D16 (Proyecto A).
Selecciona en la ficha Frmulas, el botn Financieras, del
grupo Biblioteca de funciones y elige la funcin TIR.
Ingresa los argumentos solicitados:

Haz clic en el botn Aceptar y vers el resultado:

P g i n a | - 195 -

CALCULANDO EL TIR PARA EL PROYECTO B:


Ahora sita la celda activa en la celda E16 (Proyecto B).
Selecciona en la ficha Frmulas, el botn Financieras, del
grupo Biblioteca de funciones y elige la funcin TIR
Ingresa los argumentos solicitados:

Haz clic en el botn Aceptar y vers el resultado:

Importante:
INTERPRETACIN: Segn los resultados obtenidos, el Proyecto B es el mejor, porque la tasa
de recuperacin del capital es mayor.

AHORA entremos a estudiar una de las herramientas ms usadas en la toma de decisiones.


A veces los clculos que obtenemos queremos ajustarlos en base a alguna variable que le dio origen,
pero utilizando el cambio con un valor conocido e antemano. En estos casos debemos utilizar la
funcin BUSCAR OBJETIVO, como herramienta de anlisis de sensibilidad.
Veamos la aplicacin

BUSCAR OBJETIVO
En muchos casos el valor de una celda originada por una
frmula, difiere del deseado, la opcin Buscar objetivo permite,
sin modificar la frmula, ajustar el valor de celda referencial a
dicha frmula, hasta llegar a un resultado especfico. Cabe decir
que los valores de otras celdas podran ser alterados como
resultado de esta operacin.

RECUERDA!: La celda objetivo


es aquella que contiene una
frmula cuyo resultado debe
cambiar en funcin a una
referencia de celda de dicha
frmula.

P g i n a | - 196 -

Ejercicio 01:
Se desea conocer el pago mensual, por un prstamo de S/. 4,000, que sern cancelados en 24
cuotas cada fin de mes a una tasa de inters efectiva mensual de 3%.
Debes aplicar la funcin PAGO, en la celda B5, ya conoces el proceso. Utiliza ABS(tal como se
muestra en la figura) para que el pago sea positivo.
Obtendrs como resultado S/. 236.19 pagaderos en 24 meses.
Con ese resultado tenemos un problema con el prestamista, ya que l, solamente puede pagar S/.
180 mensuales, en Cuntos meses deber pagar el prstamo?

Solucin:
Ubica el cursor en la celda objetivo:B5, ya que se quiere que el valor de esta celda sea 180
(que es lo que puede pagar el prestamista)
Haz clic en la ficha Datos y elija el botn Anlisis Y si del grupo Herramientas de datos
Clic en la opcin Buscar objetivo

El cuadro Definir la celda, indica

la celda que

contiene la frmula (PAGO). En este caso, B5.


En el cuadro Con el valor, escribe el valor que deseas
que contenga el resultado de la frmula. En este
caso, 180.
En el cuadro Para cambiar la celda, ingresa la celda (PERIODO) cuyo valor debe cambiar para
obtener el resultado deseado. En este caso, la celda B2.
Finalmente haz clic en Aceptar. Notar que la celda B2 ha cambiado.

P g i n a | - 197 -

Importante:
OBSERVA que ahora el prestamista podr pagar la cuota de S/. 180 que poda, pero con ese
monto su plazo para pagar el prstamo se ampla a aproximadamente 38 meses.

AUTOEVALUACIN:
Ahora demuestra lo aprendido:
1. Responde V (Verdadero) o F (Falso), marca con X:
a.
b.
c.
d.

La amortizacin es la deuda contrada


El pago es conocido tambin como cuota
La funcin tasa, es til para evaluar proyectos
La funcin BUSCAR OBJETIVO, evala sus resultado con mucha variables

(
(
(
(

F
)
)
)
)

(
(
(
(

)
)
)
)

2. Es un conjunto de pagos generados en periodo determinado del prstamo:


a.
b.
c.
d.
e.

PAGO
ANUALIDAD
AMORTIZACION
TIR
NA

3. Es una funcin que evala la factibilidad de los proyectos de inversin:


a.
b.
c.
d.

VA
TASA
Las 2 anteriores son ciertas.
TIR

P g i n a | - 198 -

PRCTICA N10
TEMA:
Funciones Financieras
ENUNCIADO:
En la Prctica que se muestra a continuacin, usted podr aplicar los contenidos desarrollados en
la Sesin 10, obteniendo una hoja de clculo, con las siguientes instrucciones.

Ejercicio 01: Uso de la funcin PAGO


Una clnica planea reemplazar una
incubadora infantil dentro de 4
meses, cuyo precio se estima que en
dicha fecha ser de $ 5,000. Qu
importe constante de fin de mes
deber depositarse durante ese
plazo en un banco que paga una tasa
efectiva mensual del 1%, a fin de comprar dicha incubadora con los ahorros capitalizados?
Ejercicio 02: Uso de la funcin TASA
Cul es la tasa efectiva mensual que
est cargando ECRI Institute por el
financiamiento de una venta al crdito
de un Sistema de Ciruga por
Imgenes valorizado en $ 125,000, el
cual debe cancelarse con cuotas de $
2,800 cada fin de mes durante 60
meses.
Cuando son cuotas vencidas,
no es necesario especificar el argumento tipo. Si no se especifica el argumento estimar, Excel
considera 10%.
Ejercicio 03: Uso de la funcin VA
KUMBER SAC vende al crdito,
Analizadores de Sangre, con una cuota
inicial de $ 2,000 y 12 cuotas de $ 300
cada una pagaderas cada 30 das.
Calcule el respectivo precio de contado
equivalente utilizando una tasa efectiva
mensual del 3%.

El precio al contado es igual al


valor actual de los flujos de las 12 cuotas ms la cuota inicial.

P g i n a | - 199 -

SESIN

Controles de Formularios

11

CAPACIDADES EN ESTA SESIN


El participante al final de esta sesin:
Elabora una consulta de datos automatizada usando controles.
Diferencia y utiliza adecuadamente los controles.

TEMAS A DESARROLLAR EN ESTA SESIN


Controles de Formularios.
Control cuadro combinado.
Control cuadro de lista.
Control cuadro de grupo.
Control de nmero.
Control botn de opcin.
Control casilla de verificacin.
Macros en Excel.

Autoevaluacin.

http://www.ucv.edu.pe/cis/
cis@ucv.edu.pe

Estimado alumno:
En esta sesin de aprendizaje tiene como objetivo el de utilizar los controles de formularios para
automatizar las aplicaciones en la hoja de clculo. Estos controles se pueden utilizar conjuntamente
con las diversas funciones que ya hemos estudiado, como lo veras en las aplicaciones de esta gua y
las modulares.

!
1

Importante:
Los detalles de los temas tratados en esta sesin se encuentran en la carpeta lecturas.
Asimismo los archivos a usar en toda esta sesin debes descargarlos desde el campus virtual
hacia la Unidad D: de tu PC.

CONTROLES DE FORMULARIOS
a) Activar / Desactivar el Acceso a los Controles de Formularios:
Los controles de formulario generalmente no estn disponibles en la cinta de opciones, es
por ello que debes conocer como activar la ficha Programador, que es la que los contiene.
VEAMOS
Haz clic en el botn de Archivo que se encuentra en la esquina superior izquierda.
Clic en Opciones
Clic en
opciones

Personalizar

cinta

de

En el lado lateral derecho, se


muestra una ventana donde debes
activar la casilla Programador.
Finalmente, haz clic en el botn
Aceptar.
Ya tienes activada la ficha
Programador y en ella el botn
Insertar con los controles a usar.

P g i n a | - 201 -

b) Tipos de Controles de Formularios


Para mostrar los controles de formularios, haz clic en la ficha Programador, luego en el botn
Insertar del grupo Controles.

c) Principales Controles de Formulario


A continuacin detallamos los diferentes tipos de controles de formularios que nos
proporciona Excel 2010.

Tipo de control
Etiqueta

Cuadro de
grupo
Botn

Descripcin
Texto agregado a una hoja de clculo o formulario para
proporcionar informacin acerca de un control.
Un borde y un rtulo que agrupa los controles relacionados, como
los botones de opcin o las casillas de verificacin.
Un botn que ejecuta una macro cuando se hace clic en l.

Casilla de
verificacin

Un botn que activa o desactiva una opcin. Puede seleccionarse


ms de una casilla de verificacin a la vez en una hoja o en un
grupo.

Botn de
opcin

Los botones de opcin se utilizan cuando se permite una de varias


posibilidades.

Cuadro de
lista

Un cuadro que contiene una lista de elementos.

Cuadro
combinado

Un cuadro con una lista desplegable. El elemento que se


seleccione en el cuadro de lista aparecer en el cuadro de texto.

P g i n a | - 202 -

Barra de
desplazami
ento

Un control que sirve para desplazarse a travs de un rango de


valores.

Control de
nmero

Sirve para adjuntarse a una celda y aumentar un valor, haga clic


en la flecha arriba; para disminuir un valor, haga clic en la flecha
abajo.

d) Insertar Controles de Formularios a la Hoja de Clculo


A continuacin veremos los pasos generales para insertar cualquier controla al ahoja de
clculo.
Seleccione en la ficha Programador, el botn Insertar del grupo Controles, y haga clic en
el control que desee insertar. Ejemplo: Cuadro combinado

En la hoja de clculo, arrastra el control hasta que tenga el tamao que desee.

YA ESTA INSERTADO,
muy fcil Verdad! , pero
solo insertados no sirven
de
nada;
debemos
asignar las propiedades
que
le
permitan
automatizar
ciertos
procesos.

e) Asignar Propiedades a los Controles de Formularios


Las propiedades de los controles, permitirn que se automaticen acciones en la hoja de
clculo, conjuntamente con las funciones de Excel desarrolladas en sesiones anteriores. (El
detalle de las propiedades de los principales controles est en el mdulo de clase).

P g i n a | - 203 -

Para asignar las propiedades a un control de formulario, podemos seguir con el siguiente proceso:
Selecciona el control al que desea asignar propiedades (Presione CRTL+Clic)

En la ficha Programador, selecciona el botn Propiedades del grupo Controles y asigne las
propiedades solicitadas.
Las
propiedades
de un control,
dependen del
tipo
de
controla usar.

Importante:
FACIL su proceso es sencillo, pero lo veremos mejor estos 2 procedimientos en las siguientes
aplicaciones.

!
Ejercicio:

Elabora una consulta de datos, de tal manera que al seleccionar el Nombre del producto desde un
cuadro combinado, se muestre el detalle de ste (marca y precio).
Para crear la consulta ya tenemos los datos tabulados en una tabla desde donde se extraer la
informacin solicitada.
Solucin:
En la Hoja 1, tienes una lista de 24 productos con los que se desarrollars la aplicacin:
Asignar un Nombre al rango de la lista de productos:
Al trabajar con controles de formularios, es recomendable asignar nombres a los rangos que vas
a usar. Entonces:
En la Hoja 1, asignar el nombre de LISTA al rango de celdas A2:E25.

P g i n a | - 204 -

o Selecciona el rango A2:E25 y en el cuadro de nombres escribe LISTA y presiona Enter.

o Insertando el Control Cuadro Combinado para mostrar los productos:


o

Activa la Hoja 2, e inserta el control Cuadro combinado para mostrar los nombres de
los productos que estn contenidos en Hoja 1.

Localizado el control, insertarlo con arrastre en la hoja de clculo.

P g i n a | - 205 -

Asignando Propiedades al Cuadro Combinado insertado:


Se quiere que el control Cuadro combinado, contenga a la lista de producto, por ello
debemos asignarle propiedades:
o

Haz clic derecho sobre el Cuadro combinado insertado y selecciona la opcin


Formato de control, tendrs el siguiente cuadro de dilogo, donde ingresaras las
propiedades a asignar:

En el cuadro Rango de entrada, debes ingresar el rango de los productos a mostrar:


A2:A25 de la Hoja 1. Tambin se puede escribir el nombre de rango LISTA asignado al
rango de celdas A2:E25 de la Hoja 1.

En el cuadro Vincular con la celda, debes seleccionar la celda en blanco donde se


mostrar un valor que nos indicar la posicin (ndice) del elemento seleccionado en
el cuadro combinado: vamos a vincularlo a la celda A1 de la Hoja 2.

En el cuadro combinado Lneas de unin verticales, opcionalmente debemos escribir


un nmero de elementos a desplegarse en el control.

Realizado estos cambios tendrs el control de la siguiente manera:

P g i n a | - 206 -

Haz clic en la en el botn Aceptar.

Ahora haz clic en la hoja de clculo para deseleccionar el control y luego haz clic
sobre el control cuadro combinado, el resultado es el siguiente:

Importante:
OBSERVA: Al seleccionar un producto (Ej.: ASPIRADORA THOMAS TH-1650), el contenido de
la celda A1 muestra un valor (Ej.: 4), que es la posicin del elemento en la lista de productos.

Mostrando el detalle del elemento seleccionado:


Al seleccionar un producto en el cuadro combinado, se debe mostrar el Estilo y la marca,
correspondiente. Como el cuadro combinado de productos est vinculado a la celda A1, donde
se muestra la posicin (ndice) del elemento seleccionado, usaremos la funcin INDICE.

P g i n a | - 207 -

Escribe los siguientes textos para la consulta de datos:

Ingresa en cada celda indicada la funcin INDICE y sus argumentos necesarios:


En Celda
Escribe la funcin
D6 =INDICE (LISTA, A1, 2)
Dnde:
LISTA: Es el rango de productos, desde donde extraern los datos.
A1: Es la celda que indica la posicin del elemento seleccionado en la lista.
2: N columna en la LISTA de productos, donde se encuentra el resultado a
reportar: ESTILO.

Similar proceso es para reportar la MARCA.


En Celda Escribe la Funcin
D7 =INDICE (LISTA, A1, 3)

Obtendrs los resultados siguientes al seleccionar un elemento de la lista:

Finalmente, vamos a mejorar el diseo:


a) Ocultaremos las lneas de la cuadrcula de la hoja de clculo:
o

Seleccione la ficha Vista y desmarque la casilla Lneas de cuadrcula.

P g i n a | - 208 -

El resultado obtenido debe ser:

b) Inserta un control cuadro de grupo alrededor de los resultados obtenidos y escribe el


ttulo REPORTE:

o
o

Asigne color de fuente blanco a la celda A1, para ocultar el valor de la celda
vinculada
El Resultado ser:

P g i n a | - 209 -

Importante:
Haz terminado tu aplicacin y puedes darte cuenta que la automatizacin desde la Hoja 2, te
permite seleccionar un elemento de la gran lista de productos que tienes en la Hoja 1, para
extraer de ella, detalles de dicho producto, sin necesidad de ir a la Hoja 1 y visualizar los
detalles.
ES TRABAJOSO, pero nada difcil; espero lo vuelvas a practicar y tambin desarrollar las
aplicaciones modulares y propuestas en el Campus virtual. Hasta la siguiente Sesin.

!
2

GRABACIN DE MACROS
El proceso de grabacin de una macro consta de tres fases. En primer lugar debemos activar la
ficha Programador, los pasos lo vimos en el caso anterior, recuerdas.
En primer lugar se pone en marcha el grabador de macros, dndole un nombre. A continuacin
se efectan las acciones que se desea grabar, como seleccin de comandos, celdas, ingreso de
datos. Finalmente se detiene el grabador de macros.

Procedimiento:
1. Seleccionar la Ficha Programador.
2. En el grupo cdigo, seleccionar Grabar
3.
4.

5.
6.

Macro.
En la ventana que se muestra indicar el
Nombre de la macro.
Asigne una combinacin de teclas a la macro
en la opcin mtodo abreviado (por ejemplo
D).
Guardar la macro en el libro activo
seleccionando la opcin Este libro.
Escriba una descripcin breve en el cuadro Descripcin.

7. Para comenzar la grabacin de la macro pulse Aceptar. Excel muestra un mensaje que en
ese momento se est grabando una macro y adems muestra el botn detener.

8. Pulse el botn Detener grabacin, despus de efectuar las acciones correspondientes


que se desea grabar la macro. Este paso es importante, si no detiene el grabador de
macros, Excel contina grabando sus acciones indefinidamente.

P g i n a | - 210 -

AUTOEVALUACION:
Ahora demuestra lo aprendido:
1. Responde V (Verdadero) o F (Falso), marca con X:
a.
b.
c.
d.

Todo control de formulario est en la ficha Programador


El control Cuadro combinado permite elegir ms de un elemento
Todo control de formulario se debe vincular a la hoja de clculo
Para seleccionar un control insertado, debes combinar CTRL+CLIC

V
(
(
(
(

F
)
)
)
)

(
(
(
(

)
)
)
)

2. Es un control que agrupa elementos de un mismo tipo:


a.
b.
c.
d.
e.

CUADRO DE LISTA
CUADRO COMBINADO
BOTON DE OPCION
CUADRO DE GRUPO
NA

3. Son herramientas de controles de la ficha Programador:


a.
b.
c.
d.

Controles Activos
Controles para Formularios
Controles Active X.
TIR

P g i n a | - 211 -

PRCTICA N11
TEMA:
Controles de Formularios
ENUNCIADO:
En la Prctica que se muestra a continuacin, usted podr aplicar los contenidos desarrollados en
la Sesin 11, obteniendo una hoja de clculo, con las siguientes instrucciones.

Ejercicio: A continuacin se muestra una lista de artculos los cuales deben ser ingresados en la
hoja2.

Asigne los siguientes nombres de rangos:


Nombre de rango

Rango

LAPTOP

A2:B5

ESCANER

A8:B10

IMPRESORA

A13:B17

MONITOR

A20:B23

En las columnas D y E de esta hoja, agregue los siguientes datos:

P g i n a | - 212 -

Asigne los siguientes nombres de rangos:


Nombre de rango

Rango

MEMORIA

D2:E5

MOUSE

D8:E10

PROYECTOR

D13:E16

ANTIVIRUS

D20:E22

En la Hoja 1, disee la interfaz de la proforma, aadiendo controles de formularios: casillas de


verificacin y cuadros combinados. Luego configure cada uno de ellos.
Finalmente, en la columna PRECIO ingrese las frmulas correspondientes para obtener los
resultados.
A continuacin detallamos lo descrito anteriormente:

P g i n a | - 213 -

En la celda B5, ingrese la funcin HOY() y aplique formato personalizado.

CONFIGURACIN DE CONTROLES
CONTROL
Casilla de verificacin 1
Casilla de verificacin 2
Casilla de verificacin 3
Casilla de verificacin 4
Casilla de verificacin 5
Casilla de verificacin 6
Casilla de verificacin 7
Casilla de verificacin 8
Cuadro combinado 1
Cuadro combinado 2
Cuadro combinado 3
Cuadro combinado 4
Cuadro combinado 5
Cuadro combinado 6
Cuadro combinado 7
Cuadro combinado 8

PROPIEDAD
Vincular con la celda: G1
Vincular con la celda: G2
Vincular con la celda: G3
Vincular con la celda: G4
Vincular con la celda: G5
Vincular con la celda: G6
Vincular con la celda: G7
Vincular con la celda: G8
Rango de entrada: LAPTOP
Vincular con la celda: H1
Rango de entrada: ESCANER
Vincular con la celda: H2
Rango de entrada: IMPRESORA
Vincular con la celda: H3
Rango de entrada: MONITOR
Vincular con la celda: H4
Rango de entrada: MEMORIA
Vincular con la celda: H5
Rango de entrada: MOUSE
Vincular con la celda: H6
Rango de entrada: PROYECTOR
Vincular con la celda: H7
Rango de entrada: ANTIVIRUS
Vincular con la celda: H8

P g i n a | - 214 -

Despus de configurar los controles y activar algunas casillas de verificacin as como seleccionar
algunos productos en los cuadros combinados, las celdas vinculadas mostrarn los resultados
correspondientes:

Finalmente, en la columna PRECIO, ingrese las siguientes frmulas:


Celda

Frmula

E10

=SI(G1,INDICE(LAPTOP,H1,2),0)

E11

=SI(G2,INDICE(ESCANER,H2,2),0)

E12

=SI(G3,INDICE(IMPRESORA,H3,2),0)

E13

=SI(G4,INDICE(MONITOR,H4,2),0)

E14

=SI(G5,INDICE(MEMORIA,H5,2),0)

E15

=SI(G6,INDICE(MOUSE,H6,2),0)

E16

=SI(G7,INDICE(PROYECTOR,H7,2),0)

E17

=SI(G8,INDICE(ANTIVIRUS,H8,2),0)

E18

=SUMA(E10:E17)

El resultado ser el siguiente:

P g i n a | - 215 -

SESIN

Anlisis de una Lista de


Datos

12

CAPACIDADES EN ESTA SESIN


El participante al final de esta sesin:
Valida el ingreso de datos en una hoja de clculo.
Ordena adecuadamente los campos en una base de datos.
Filtra los registros en funcin a uno ms criterios.
Elabora resmenes de datos por medio de tablas y grficos dinmicos.

TEMAS A DESARROLLAR EN ESTA SESIN


Validacin de datos.
Base de datos.
Ordenacin de registros.
Autofiltros.
Subtotales.
Tablas dinmicas.
Grficos dinmicos.

Autoevaluacin.

http://www.ucv.edu.pe/cis/
cis@ucv.edu.pe

Estimado alumno:
Esta sesin de aprendizaje tiene como objetivo, utilizar las diferentes herramientas que nos
proporciona Excel para analizar una lista de datos, entre las que destacan: Validacin de datos,
ordenacin y filtrado de registros, manejo de tablas y grficos dinmicas. Como en las sesiones
anteriores te explicar como usarlas, pero debes reforzar este aprendizaje con las aplicaciones de las
lecturas modulares y propuestas.

!
1

Importante:
Los detalles de los temas tratados en esta sesin se encuentran en la carpeta lecturas.
Asimismo los archivos a usar en toda esta sesin debes descargarlos desde el campus
virtual hacia la Unidad D: de tu PC.

VALIDACIN DE DATOS
Puedes usar la opcin Validacin de Datos para asegurarse de que las nuevas entradas de una lista o
base de datos satisfacen ciertos criterios. Puede especificar el tipo de datos permitido (por ejemplo
nmeros, enteros, fechas, horas o texto), as como el rango de valores aceptables (por ejemplo,
nmeros enteros entre 1 y 100). Incluso puede preparar una lista de valores aceptables (por ejemplo,
los nombres de las secciones de su empresa), y hacer que Excel cree una lista desplegable con dichos
valores.
Veamos a continuacin el siguiente ejemplo.
Ejercicio:
Se desea crear una tabla de informacin para ingresar adecuadamente los datos, los cuales deben
cumplir con las siguientes caractersticas:
El cdigo del empleado, debe ser seleccionado desde una lista desplegable que aparecer
cuando el usuario seleccione una de las celdas de la columna Cdigo Empleado.
El nombre del empleado, debe mostrarse automticamente al ser seleccionado su cdigo
en la columna de Cdigo de Empleado.
El DNI, debe ser un dato que contenga obligatoriamente 8 dgitos. Si no fuera as, muestre
el mensaje DNI incorrecto.
La fecha de ingreso, debe permitir el ingreso solo de fechas anteriores a la actual.
Las horas trabajadas, deben aceptar hasta un mximo de 160 horas al mes.
El sueldo, debe permitir el ingreso solo de valores numricos enteros.
Con esta informacin validaremos el ingreso de datos a la hoja de clculo, tomando como referencia
los datos de la hoja: Tabla Cdigos y de la hoja: Registro.

P g i n a | - 217 -

Solucin:
a) VALIDANDO EL CODIGO DEL EMPLEADO (con una Lista Desplegable):
Una lista desplegable, facilita la entrada de datos, o limita las entradas a determinados
elementos que define el usuario.
Asigna el nombre CODIGO al rango B4:B8 de la hoja: Tabla Cdigos. Este proceso se
vio sesiones anteriores.

P g i n a | - 218 -

Activa la hoja Registros y selecciona el rango a validar, en este caso B5:B9


En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin de
datos

En la ventana que se muestra, selecciona la ficha Configuracin para establecer el


criterio de validacin.

RECUERDA:
CODIGO, es el
rango de los
cdigos de los
empleados
creados en el
paso 1.

En el cuadro Permitir, seleccione: Lista

En el cuadro Origen, escriba: =CODIGO, luego haz clic en el botn Aceptar.

Ya tenemos disponibles los cdigos en una lista:

P g i n a | - 219 -

Localizando el Nombre del empleado desde su Cdigo:


o

Asigna el nombre EMPLEADO al rango B4:C8 de la hoja Tabla Cdigos.

Activa la hoja Registros y haz clic en la celda: C5

Selecciona la ficha Frmulas, el grupo Biblioteca de funciones y en el botn


Lgicas, elige la funcin SI.

Ingrese los argumentos solicitados por la aplicacin:

Es decir: =SI (B5<>"", CONSULTAV (B5, EMPLEADO, 2, FALSO),"")


Dnde:
-Prueba lgica: B5<>, para indicarle si la celda B5 no est vaca.
-Valor si verdadero: CONSULTAV (B5, EMPLEADO, 2, FALSO), para buscar el cdigo
de la celda B5 en el rango EMPLEADO, exactamente en la columna 2.
-Valor si falso: , para indicarle que si no hay cdigo seleccionado que no muestre
nada.

P g i n a | - 220 -

Haz clic en el botn Aceptar y luego, copia verticalmente la frmula.

Observa que mientras no se selecciona un cdigo de empleado, no se muestra el nombre


correspondiente.

b) VALIDANDO EL DNI DEL EMPLEADO (con 8 dgitos):


Activa la hoja Registros y selecciona el rango a validar, en este caso:D5:D9

En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin de


datos

En la ventana que se muestra, selecciona la ficha Configuracin para establecer el


criterio de validacin.

P g i n a | - 221 -

En la ficha Mensaje de error, ingresa el texto a mostrar al hacer un ingreso errado.

Haz clic en el botn Aceptar e ingresa un DNI. Puede comprobar lo validado.

c) VALIDANDO LA FECHA DE INGRESO (solo fechas anteriores a la actual):


Activa la hoja Registros y selecciona el rango a validar, en este caso:E5:E9

P g i n a | - 222 -

En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin de


datos

En la ventana que se muestra, selecciona la ficha Configuracin para establecer el


criterio de validacin.

Haz clic en el botn Aceptar e ingresa una fecha. Puede comprobar lo validado.

P g i n a | - 223 -

d) VALIDANDO LAS HORAS TRABAJADAS (mximo 160 horas):


Activa la hoja Registros y selecciona el rango a validar, en este caso:F5:F9

En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin de


datos

En la ventana que se muestra, selecciona la ficha Configuracin para establecer el


criterio de validacin.

Haz clic en el botn Aceptar e ingresa una cantidad. Puede comprobar lo validado.

P g i n a | - 224 -

e) VALIDANDO EL SUELDO (solo nmeros enteros):


Activa la hoja Registros y selecciona el rango a validar, en este caso:F5:F9

En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin de


datos

En la ventana que se muestra, selecciona la ficha Configuracin para establecer el


criterio de validacin.

Haz clic en el botn Aceptar e ingresa un valor. Puede comprobar lo validado.

Importante:
Te debes haber dado cuenta la importancia de la herramienta de validacin en el ingreso
de datos. Aplcalo muy seguido en tus aplicaciones, te dar seguridad al ingresarlos.
Ahora trabajaremos con bases de datos en Excel

P g i n a | - 225 -

BASE DE DATOS
Las bases de datos en Excel son una coleccin organizada de informacin dividida en campos los
cuales nos proporcionan datos detallados e individuales de un universo de datos. Una base de datos
en Excel se puede ver como una tabla compuesta por columnas y filas, en las cuales las columnas
definen a los campos y las filas a los registros.
Para comprender mejor este proceso debes conocer:
a) Campo: es el que guarda determinada informacin.
b) Registro es un conjunto de registros relacionados a un mismo elemento
c) Tabla: Es un conjunto de registros organizados en filas y columnas.

ORDENACION DE REGISTROS
En una base de datos, los registros deben ser ordenados frecuentemente, para ello Excel tiene 2
mtodos que describiremos a continuacin.
A. Ordenacin de Registros por un Campo
Consiste en redistribuir los registros de un campo en un orden ASCENDENTE O DESCENDENTE.
Ejercicio:
Ordenar la tabla por el campo DEPARTAMENTO en forma Ascendente

P g i n a | - 226 -

Solucin:
Haz clic dentro del campo DEPARTAMENTO (por ejemplo, en la celda B4)
En la Ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, haz clic en el botn Ordenar de A a Z:
Los registros ya se ordenaron.

Importante:
OBSERVA! se han ordenados los registros en base al campo DEPARTAMENTO, pero este
ordenamiento no es completo ya que existen datos duplicados en el mismo campo que
deben ser reordenados completamente. Para ello usars el siguiente mtodo.

B. Ordenacin de Registros por ms de un campo


En nuestro ejemplo sencillo, hemos ordenado la tabla por el campo Departamento. Ahora
tenemos los registros agrupados por Departamento, y los departamentos estn en orden
alfabtico. Pero dentro de cada grupo los registros no tienen un orden significativo.
Ejercicio: Como los DEPARTAMENTOS estn ordenados en forma ascendente, pero existen
dentro del campo nombres iguales, se pide ordenar adicionalmente por los sueldos en orden
descendente, para ordenar completamente los registros.
Solucin:
Ubica el puntero en cualquier celda de la tabla

P g i n a | - 227 -

En la Ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, haz clic en el botn Ordenar


Clic en el botn Agregar nivel para ordenar por un segundo campo.

El resultado ser el siguiente:

Importante:
Como se podr observar, se ha llevado a cabo una ordenacin dentro de otra. Mira hay
varios empleados de Reparto, pero Excel los reordenada en forma descendente por el
Sueldo, colocando primero al empleado Lamas Rojas. Si al ordenar por el segundo
campo se vuelve a formar grupos, se podr ordenar por un tercer campo, y as
sucesivamente, a este proceso se llama reordenacin. Este proceso se aplica a todos los
registros repetidos.

P g i n a | - 228 -

AUTOFILTRO O FILTRO AUTOMATICO


La manipulacin de una base de datos, exige en algunos casos extraer registros bajos ciertos
criterios, a ello se le denomina FILTROS. Los filtros siempre se aplican a los registros visibles.

Activar / Desactivar un Autofiltro:


Ubica el puntero en cualquier celda dentro de la tabla o base de datos
En la Ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en el botn Filtro
En cada uno de los nombres de campos se activarn unas listas desplegables, las cuales nos
van permitir realizar los filtros.

Realiza los siguientes filtros:


Ejercicio: Mostrar todos los empleados Solteros
Haz clic en la lista desplegable del campo Estado Civil

Del siguiente cuadro de dilogo, desmarca la casilla


(Seleccionar todo)
Luego, marca la casilla Soltero, como se muestra a
continuacin.
Finalmente, haz clic en el botn Aceptar.
El resultado ser el siguiente: SOLO QUEDAN LOS
SOLTEROS.

P g i n a | - 229 -

La barra de estado muestra la cantidad de registros filtrados.


Cancele el filtro para desarrollar otro ejercicio.

Cancelar un filtro
Para cancelar un filtro, es decir; volver a ver toda la tabla completa, despliegue
la lista del campo dnde se realiz el filtro y active la casilla (Seleccionar todo)
Una forma rpida de cancelar un filtro es desactivando el filtro automtico,
para esto basta hacer clic en la opcin Filtro, de la ficha Datos. Para volver
activar el filtro automtico, haga clic en la misma opcin.

Ejercicio: Mostrar todos los empleados que pertenecen al


Departamento de Contabilidad o Sistemas.
Haz clic en la lista desplegable del campo Departamento
Desmarca la casilla (Seleccionar todo)
Luego, marca las casillas Contabilidad y Sistemas, como
se muestra a continuacin.
El resultado ser el siguiente: SOLO CONTABILIDAD y
SISTEMAS

P g i n a | - 230 -

Ejercicio: Mostrar todos los empleados que pertenecen al


Departamento de Ventas con un Sueldo menor que 1000.
Este caso se trata de un filtro anidado, es decir aplicar un filtro dentro
de otro.
Cancele el filtro anterior antes de realizar el presente filtro.
Filtra los registros por el Departamento de Ventas.
Luego, sobre el filtro resultante, filtra por el campo Sueldo.

Al seleccionar la opcin Menor que, nos muestra una ventana para establecer el criterio
correspondiente: es menor que 1000.
A continuacin pulsamos Aceptar.

P g i n a | - 231 -

El resultado ser el siguiente:

Podr observar que sobre los registros extrados son de VENTAS y su sueldo <1000. Adems
dnde se ha realizado el filtrado, aparecer el cono del filtro.

Ejercicio: Mostrar los 5 empleados que ganan ms.


Clic en la lista desplegable del campo Sueldo.
Selecciona Filtros de nmero, luego Diez mejores
En el siguiente cuadro de dilogo, ingresar el valor 5.

Al seleccionar la opcin Diez mejores, nos muestra una ventana para establecer el criterio
correspondiente: 5.
A continuacin pulsamos Aceptar.

MUY SENCILLO el trabajo con filtros. Ahora


hablaremos sobre SUBTOTALES, como una
herramienta que obtiene resultados en
base a agrupamiento de registros.

P g i n a | - 232 -

SUBTOTALES
Al ordenar por un campo que tiene datos iguales, stos forman grupos de datos que son la base para
una operacin til con Subtotales.
Esta operacin consiste en aplicar una funcin estadstica a los datos agrupados y mostrar los
resultados del clculo al pie de sus grupos controlados por Niveles de despliegue.
Ejercicio:
Calcular la Suma Acumulada de los Sueldos por cada Departamento
Solucin:
Primero debes ordenar la lista de datos por el campo Departamento, con lo
cual agrupamos los departamentos. As como se muestra a continuacin.

Luego, de la ficha Datos, selecciona la opcin Subtotal del grupo Esquema

P g i n a | - 233 -

En Para cambio en, selecciona: Departamento (por el


cual se agrup).
En Usar funcin, selecciona Suma (funcin a aplicar)
En Agregar subtotal a, activa la casilla Sueldo (al cual
se aplicar el subtotal)
Finalmente, haz clic en el botn Aceptar.

El resultado ser el siguiente:

MUY SENCILLO el trabajo con filtros. Ahora hablaremos sobre SUBTOTALES, como una
herramienta que obtiene resultados en base a agrupamiento de registros.

Para cancelar los Subtotales, selecciona de nuevo la opcin Subtotal y del cuadro de haz clic en
el botn Quitar todos.

P g i n a | - 234 -

TABLAS DINMICAS
Una Tabla Dinmica es otra tabla generada a partir de una base de datos existente y en la cual se
busca mostrar distintamente la informacin. Se utiliza generalmente para promediar o totalizar datos
relativamente grandes.

Veamos su utilidad en algunos ejemplos


Ejercicio:
Utilizando la base de datos anterior, generar una tabla dinmica que permita mostrar el nmero de
empleados por Departamento.

Solucin:
Coloca el puntero en cualquier

celda de la base de datos.


Haz clic en la ficha Insertar
Luego haz clic en la opcin Tabla
dinmica / Tabla dinmica

P g i n a | - 235 -

Aparecer el siguiente cuadro:


En Tabla o rango, debes tener selecciono el rango de la base de datos: A1:H20.
Ahora debes definir dnde insertar la tabla dinmica. Existen dos opciones: Nueva hoja de
clculo (Excel agrega en forma automtica una nueva hoja) y Hoja de clculo existente
(debemos indicar una celda dnde se insertar nuestra tabla dinmica).
En nuestro ejemplo, vamos a generar el resumen en una hoja nueva. Clic en Aceptar
Se insertar una nueva hoja y mostrar los siguiente:

Del cuadro Lista de campos de tabla dinmica:


Arrastra el campo Departamento hacia Rtulos
de fila
Vuelve a arrastrar el campo Departamento
hacia Valores.

Cuando se trata de contar datos, el


mismo campo debe arrastrarse
tanto en el rea Rtulos de fila
como en el rea de Valores.

P g i n a | - 236 -

Si se arrastra un campo que contiene texto hacia el rea de valores, la funcin que se asigna a dicho
campo es Cuenta.
Si se arrastra un campo que contiene valores numricos hacia el rea de valores, la funcin que se
asigna a dicho campo es Suma.

El resultado ser el siguiente:

Como puedes observar,


la
tabla
dinmica
muestra el nmero de
empleados
por
Departamento.

MEJORANDO LA APARIENCIA DE UANTABLA DINAMICA


Haz clic en la ficha Opciones y
selecciona la opcin Diseo de
informe
Luego, Mostrar en forma de
esquema.

Esto har que la tabla dinmica muestre el nombre del campo Departamento en lugar de
Rtulos de fila. As:

P g i n a | - 237 -

Para seguir mejorando su aspecto, en lugar que muestre Cuenta de Departamento, escriba N
Empleados. Y finalmente, seleccione un diseo predeterminado de la ficha Diseo.

Por ejemplo, como tenemos a continuacin:

GRAFICOS DINAMICOS
Adems, podemos generar un grfico dinmico a partir de la tabla dinmica, para entender mejor la
manipulacin de la informacin.
Ejercicio:
En la misma tabla dinmica, mostrar el nmero de
empleados por Departamento pero en forma porcentual.
Solucin:
Haz clic dentro de la tabla dinmica.
En la ficha Opciones, selecciona la opcin
Grfico dinmico

P g i n a | - 238 -

Elija el tipo de grfico Columna, luego de formato al grfico.

Haz clic en el botn Aceptar y tendrs el grfico:

P g i n a | - 239 -

MOSTRANDO EL N EMPLEADOS DE CADA DEPARTAMENTO EN FORMA PORCENTUAL


Arrastra otra vez el campo Departamento al rea de valores
Haz clic sobre el campo Departamento, que se ha colocado en el rea de valores.
Del cuadro de men que aparece, selecciona Configuracin de campo de valor
En el cuadro Nombre personalizado, escribe: Porcentaje
Haz clic en la ficha Mostrar valores como
Y de la lista desplegable, selecciona: % de la columna

Haz clic en el botn Aceptar y vers el resultado:

P g i n a | - 240 -

Importante:
Hemos terminado la sesin y vers que el manejo y gestin de una base de datos en
Excel, es muy importante en forma de visualizacin de los resultados en gran escala.
Espero haber cumplido con el objetivo planteado inicialmente en la sesin, practica
mucho y nos vemos. CUIDATE.

AUTOEVALUACION:
Ahora demuestra lo aprendido:
1. Responde V (Verdadero) o F (Falso), marca con X:
a.
b.
c.
d.

La validacin protege a toda la hoja de clculo


La validacin protege la salida de informacin
Excel es un administrador de base de datos
La tabla dinmica actualiza sus cambios, automticamente

V
(
(
(
(

F
)
)
)
)

(
(
(
(

)
)
)
)

2. Herramienta que extrae registros de una base de datos con criterios:


a.
b.
c.
d.
e.

CUADRO DE LISTA
FILTROS
TABLA DINAMICA
FORMULARIO
NA

3. Herramienta que muestra datos acumulados agrupados:


a.
b.
c.
d.

Controles de formularios
Funcin Suma
Autosuma
Subtotales

P g i n a | - 241 -

PRCTICA N12
TEMA:
Anlisis de una lista de datos
ENUNCIADO:
En la Prctica que se muestra a continuacin, usted podr aplicar los contenidos desarrollados en
la Sesin 12, obteniendo una hoja de clculo, con las siguientes instrucciones.

Ejercicio 01: A continuacin mostramos un reporte de auspiciadores correspondientes de diferentes


programas de TV, se trata de realizar algunos resmenes. Coloque como nombre de la hoja: Base,
primero debe validar la columna de CANAL TV, TIPO, AUSPICIADOR e IMPORTE MES, luego debe
ingresar datos.

1. VALIDAR IMPORTE MENSUAL: (Hoja Base)


Los importes deben estar entre 1500 y 6000 soles:
Seleccionar el rango a validar, en este caso F5:F29
En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin de datos.

P g i n a | - 242 -

Se muestra el cuadro de dilogo Validacin de datos.

Haga clic en la ficha Configuracin.


Especifique el tipo de validacin en el cuadro Permitir, para nuestro caso, seleccione Nmero
entero.
En el cuadro combinado Datos, seleccione entre y escriba el valor Mnimo: 1500 y valor
Mximo: 6000.
Opcionalmente, configure los mensajes de entrada y error.

2. VALIDAR EL CANAL DE TV: (Hoja 2)


En la hoja2 ingrese los siguientes datos:

P g i n a | - 243 -

Asigne los siguientes nombres de rangos:


Rango

Nombre

A2:A6

CANALTV

C2:C5

TIPO

E2:E8

AUSPICIADOR

Validando la columna de CANAL TV:

Seleccione el rango a validar, en este caso B5:B29

En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin de


datos

Haga clic en la ficha Configuracin

Especifique el tipo de validacin en el cuadro Permitir, para nuestro caso, seleccione


Lista

En el cuadro Origen, escriba =CANALTV, luego clic en Aceptar.

P g i n a | - 244 -

Nota: De igual manera debe validar a la columna del TIPO y AUSPICIADOR, luego ingrese los datos
que se encuentran empezando la prctica.

3. ORDENAR Y FILTRAR LA BASE DE DATOS:


Copiar la hoja Base al final de las hojas:
(Opcional)
Haga clic derecho a la Hoja Base, luego clic a
Mover o Copiar
Haga clic a Mover al final, seleccionar Crear
una copia y luego Aceptar
Cambiar el nombre de la hoja: Haga doble clic
a Base(2), y escriba Ordenacin luego pulse
Enter.
Ordenando por CANAL TV y AUSPICIADOR
Ubicar el puntero en cualquier celda de la tabla
En la Ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en el botn
Ordenar
Clic en el botn Agregar nivel para ordenar por un segundo campo.

El resultado ser el siguiente:

P g i n a | - 245 -

Filtrando registros en la base de datos:


a) Activando los Autofiltros:
Ubicar el puntero en cualquier celda dentro de la tabla o lista de datos
En la Ficha Datos, grupo Ordenar y Filtrar, haga clic en el botn Filtro
Ahora puede realizar su filtrado desde los botones de listado de cada campo.

P g i n a | - 246 -

Realizar los siguientes filtros:


Ejercicio 01: Extraer los registros del Auspiciador Mi Banco
Haga clic en la lista desplegable del campo AUSPICIADOR

El resultado es el siguiente:

Nota: Observe que en el botn de lista del campo donde filtr, se muestra el icono de filtrado, ingrese
all y elija Seleccionar todo para mostrar nuevamente todos los registros.
Ejercicio 02: Mostrar los registros del CANAL TV: Amrica TV
Haga clic en la lista desplegable del campo CANAL TV

P g i n a | - 247 -

El resultado es el siguiente:

4. SUBTOTALES EN LA BASE DE DATOS:


A. Copiar la hoja base al final de las hojas:
o

Haga clic derecho a la Hoja Base, luego clic a Mover o Copiar

Haga clic a Mover al final, seleccionar Crear una copia y luego Aceptar

Cambiar el nombre de la hoja: Haga doble clic a Base(2), y escriba Subtotal luego
pulse Enter.

B. Aplicando Subtotales: Calcular la Suma de los Importe Mes por cada CANAL TV
o

Ordenar la lista de datos por el campo CANAL TV, con lo cual agrupamos los Canales.
As como se muestra a continuacin:

P g i n a | - 248 -

Luego, de la ficha Datos, seleccionamos la opcin Subtotal del grupo Esquema

En el cuadro Para cambio en, seleccione: CANAL TV


En el cuadro Usar funcin, seleccione: Suma
o

En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla Importe Mes.

Finalmente, haga clic en Aceptar.

P g i n a | - 249 -

El resultado ser el siguiente:

4. CREAR TABLAS DINMICAS Y GRFICOS DINMICOS


A. Copiar la hoja base al final de las
hojas:
Haga clic derecho a la Hoja
Base, luego clic a Mover o
Copiar
Haga clic a Mover al final,
seleccionar Crear una copia y
luego Aceptar
Cambiar el nombre de la hoja: Haga doble clic a Base(2), y escriba Tablas y grficos
dinmicos luego pulse Enter.

B. Crear una Tabla Dinmica: Total Importe por Auspiciador en cada Canal TV

P g i n a | - 250 -

Colocar el puntero en cualquier celda de la lista de datos.


Clic en la ficha Insertar
Clic en la opcin Tabla dinmica / Tabla dinmica
Aparecer el siguiente cuadro:
En el cuadro Tabla o rango se debe seleccionar el rango de la lista de datos.
Luego, debemos definir dnde colocar nuestra tabla dinmica. Existen dos opciones:
Nueva hoja de clculo y Hoja de clculo existente. En el primer caso, Excel agrega en
forma automtica una nueva hoja para colocar la tabla dinmica que vamos a crear;
y en el segundo caso debemos indicar una celda dnde se insertar nuestra tabla
dinmica.
Clic en Aceptar

Del cuadro Lista de campos de tabla dinmica:


Arrastre el campo Auspiciador hacia Rtulos de fila
Arrastre el campo Canal TV hacia Rtulos de columnas
Arrastre el campo Importe Mes hacia Valores
La estructura de la tabla creada se muestra a continuacin:

P g i n a | - 251 -

Seleccione la Ficha Diseo y mejore el aspecto de la tabla:

P g i n a | - 252 -

Se puede cambiar el diseo de la tabla dinmica, mostrando la misma informacin, por ejemplo,
arrastre el campo Canal TV que se encuentra el rea Rtulos de columna hacia el rea Rtulos de fila.
El resultado ser el siguiente:

ACTUALIZAR LOS DATOS DE UNA TABLA DINAMICA:


Si se modifica cualquier valor en la base de datos, tenemos
que actualizar la tabla dinmica de la siguiente manera:
1. Ubicar el puntero dentro de la tabla dinmica
2. De la ficha Diseo, haga clic en la opcin Actualizar
del grupo Datos.

Ejercicio: Crear una Tabla y Grfico Dinmico: Cantidad de


Programas por Auspiciador
1. Colocar el puntero en cualquier celda de la base de datos
o lista de datos
2. Clic en la ficha Insertar

3. Clic en la opcin Tabla dinmica / Grfico dinmico


Aparecer el siguiente cuadro:
El rango de la tabla: se seleccionar en forma automtica, ya que antes de dar la orden el puntero se
encontraba dentro de la lista de datos.
En este caso, vamos a colocar la tabla dinmica en una hoja nueva. Por lo tanto haga clic en el botn
Aceptar.

P g i n a | - 253 -

4. Luego, del cuadro lista de campos de tabla dinmica, arrastre los campos como se muestra a
continuacin:

Cmo se podr observar en la tabla dinmica y grfico dinmico resultante, se podr cambiar el
diseo de cada uno.

P g i n a | - 254 -

SESIN

Gestin de Datos y Anlisis


Estadstico Bsico con SPSS

13

CAPACIDADES EN ESTA SESIN


El participante al final de esta sesin:
Conoce el entorno y opciones principales de SPSS.
Disea y construye base de datos en SPSS.
Usa tcnicas apropiadas para el ingreso de datos.
Usa opciones de transformacin de variables.

TEMAS A DESARROLLAR EN ESTA SESIN


Definicin del SPSS
Iniciando una sesin en SPSS.
Tipos de archivos.
Creacin de un archivo de datos.
Guardar un archivo.
Exportar e importar datos.
Transformacin de variables.
Ordenacin de casos.

Autoevaluacin

http://www.ucv.edu.pe/cis/
cis@ucv.edu.pe

Estimado alumno:
Esta sesin de aprendizaje tiene como objetivo, explicar los fundamentos bsicos de SPSS, en la
creacin y edicin de un archivo de datos. Asimismo aprenders a como modificar y transformar
variables, haciendo un anlisis descriptivo de los datos.

Importante:
Los detalles de los temas tratados en esta sesin se encuentran en la carpeta lecturas.
Asimismo los archivos a usar en toda esta sesin debes descargarlos desde el campus
virtual hacia la Unidad D: de tu PC.

!
1

DEFINICIN DEL SPSS 15


El SPSS (Statistical Package for the Social Sciences), es un programa de gestin estadstica que
realizar un anlisis descriptivos de datos, empleando grficos, tablas o estadsticos complejos,
mostrando los resultados de una forma ms interactiva que facilita al analista la interpretacin de
los mismos. Su aplicacin est presente en todas las reas de la ciencia e investigacin as como
tambin en los negocios; de all el motivo de estudio de estas 3 ltimas sesiones.

INICIAR SESIN EN SPSS 15.0


Para iniciar SPSS 15, debes seguir el siguiente procedimiento:
Haz clic en el botn Inicio
Selecciona Todos los Programas
Luego abrir la carpeta SPSS para Windows y hacer clic en: SPSS 15.0 para Windows

Se debe haber activado la ventana del Asistente de inicio; a travs del cual podemos
comenzar a trabajar en SPSS de seis diferentes maneras diferentes, los detalles de cada
una de ellas las encontrars en la lectura modular.
Para nuestro caso podramos elegir:
o

Introducir datos: para crear un nuevo archivo.

Abrir un origen de datos existente: para abrir los archivos de datos que se hayan
utilizado con anterioridad en el programa.

P g i n a | - 256 -

TIPOS DE ARCHIVOS
Los archivos que genera SPSS son:
Archivos de Datos: son los archivos creados o trabajados (casos, variables) por editor de
datos. Este tipo de archivo se genera con la extensin (*.sav).
Archivos de resultados: son los archivos resultados de los procesos del SPSS (Tablas,
Grficos, Estadsticos, etc). Este tipo de archivo se identifica con la extensin (*.spo).
Archivos de sintaxis: contienen los cdigos generados en cada procedimiento que se
hayan realizado con el paquete (Frecuencias, Grficos, etc.). Este tipo de archivo se
identifica con la extensin (*.sps).

CONCEPTOS BSICOS A USAR:


Durante la gestin de archivos en este programa, hablaremos de:
Variable: Es cada campo de la tabla de datos que almacena determinada informacin.
Caso: Llamado tambin registro. Est conformado por un conjunto de variables
referentes a un mismo elemento.

TIPOS DE VENTANAS SPSS


De los 8 tipos de ventanas destacan 2 de ellas: Editor de datos y Visor de resultados.
a) Editor de datos
En esta ventana se realiza la mayor parte de las acciones que se pueden llevar a cabo en el
SPSS.

P g i n a | - 257 -

Vistas del Editor de datos:


La ventana del Editor de datos puede mostrar dos contenidos diferentes: los casos o registros
ingresados (Vista de datos) y las variables (Vista de variables) con las propiedades o atributos
de cada una de ellas. Se abre automticamente cuando se inicia una sesin de SPSS.

b) Visor de resultados
Recoge y muestra toda la informacin (estadsticos, tablas, grficos, etc.) genera como por las
acciones que se lleva a cabo con los datos.

P g i n a | - 258 -

CREACIN DE UN ARCHIVO DE DATOS


La creacin de un archivo de datos contiene dos etapas:
Definicin de variables
Ingreso de datos

Este proceso lo explicaremos mejor con el siguiente ejercicio:

Ejercicio: Crear el archivo de datos: Libros.sav


En la Tabla N 1, se tiene los resultados del estudio de diversas variables en una muestra de libros
de una biblioteca municipal. Las variables son: materia (disciplina cientfica a la que pertenece la
variable), precio (en soles), entrada (fecha de entrada del libro en la biblioteca), vejez (antigedad
del libro, es decir, nmero de aos transcurridos entre su publicacin y la fecha en la que se hace
la investigacin, con los siguientes resultados: 1 = entre 1 y 3 aos; 2 = entre 4 y 6 aos; 3 = entre
7 y 9 aos; 4 = 10 aos a ms), altura (en centmetros), peso (en gramos), prstamo (nmero de
veces que se ha prestado el libro en el ltimo ao), y las tres ltimas corresponden a la opinin de
tres expertos respecto de la encuadernacin de los libros (1 = Muy mala, 2 = Mala, 3 = Regular, 4 =
Buena, 5 = Muy buena).

P g i n a | - 259 -

Tabla N 1
N
Libro
1

Materia

Precio

Entrada

Vejez

Altura

Peso

Prstamo

Opinin
1

Opinin
2

Opinin
3

153

03/05/2005

20,5

325

32

132

06/12/2004

25,6

890

18

125

25/10/2005

20,0

415

175

03/09/2004

20,0

400

15

189

12/03/2006

18,8

515

115

26/06/2006

25,0

650

36

325

15/10/2005

30,6

790

400

26/11/2004

28,9

890

195

07/07/2004

20,1

320

10

85

04/05/2005

20,0

420

12

11

187

06/10/2005

23,5

620

42

12

163

12/12/2006

23,5

720

20

13

98

12/05/2005

30,9

850

10

14

250

13/01/2004

20,5

620

15

124

15/02/2006

22,0

475

15

16

125

01/02/2004

20,0

320

17

135

11/11/2005

21,0

380

15

18

145

07/06/2006

35,9

790

16

19

337

23/04/2006

33,0

780

20

81

21/10/2006

20,0

500

16

21

75

03/03/2005

25,9

550

11

22

158

11/08/2006

25,0

820

23

230

04/04/2005

19,8

360

24

395

23/09/2006

25,3

490

25

210

15/12/2004

22,8

480

26

169

06/09/2005

19,8

390

23

27

185

12/03/2006

20,0

520

16

28

102

08/05/2006

20,0

650

13

29

68

04/10/2005

20,0

690

20

30

235

06/09/2006

36,2

785

E: Estadstica G: Geografa H: Historia I: Informtica L: Literatura

Paso 1: Definicin de variables


Debes definir todas las variables a usar, para te recomiendo elaborar una tabla auxiliar
que defina las propiedades de las variables (La Tabla N 2):

P g i n a | - 260 -

Tabla N 2

Nombre
materia

Tipo
Cadena

Anchura
1

Decimales
0

precio

Moneda

entrada

Fecha

vejez

Numrico

altura

Numrico

peso

Numrico

prstamo

Etiqueta

Valores
E: Estadstica
G: Geografa
I: Informtica
L: Literatura
H: Historia

Perdidos
Ninguno

Columnas
2

Alineacin
Izquierda

Medida
Nominal

Precio

Ninguno

Ninguno

Fecha de entrada

Ninguno

Ninguno

Derecha

Escala

Derecha

Antigedad del Libro

1: Entre 1 y 3 aos
2: Entre 4 y 6 aos
3: Entre 7 y 9 aos
4: Ms de 10 aos

Escala

Ninguno

Derecha

Ordinal

Altura del Libro (cm.)

Peso del Libro (gr.)

Ninguno

Ninguno

Derecha

Escala

Ninguno

Ninguno

Derecha

Numrico

Escala

N Veces que se Prest el Ninguno


Libro
Opinin del Experto 1
1: Muy mala
2: Mala
3: Regular
4: Buena
5: Muy buena

Ninguno

Derecha

Escala

opinion1

Cadena

Ninguno

Derecha

Ordinal

opinion2

Cadena

Opinin del Experto 2

1: Muy mala
2: Mala
3: Regular
4: Buena
5: Muy buena

Ninguno

Derecha

Ordinal

opinion3

Cadena

Opinin del Experto 3

1: Muy mala
2: Mala
3: Regular
4: Buena
5: Muy buena

Ninguno

Derecha

Ordinal

Materia

Ahora debes activar la Vista de Variables para ingresar el nombre y las propiedades
establecidas en la Tabla N 2.

P g i n a | - 261 -

a) En la columna Nombre, ingresa el nombre de la variable:


Haz clic debajo de la etiqueta Nombre y escribe: materia
Pulsa Enter.
b) En la columna Tipo, selecciona el tipo de variable:
Haz clic en la columna Tipo, en la celda correspondiente a la variable
Selecciona el tipo de variable y el ancho a usar:

Si usaste un dato
numrico, puedes
definir
en
la
columna
Decimales, el N
decimales a usar.

Haz clic en el botn Aceptar


c) En la columna Etiqueta, puedes escribir el detalle de la variable creada: Materia
d) Lo mismo hars para el resto de variables, y obtendrs:

e) Definiendo Valores a una Variable:


Cuando los datos a guardar en una variable (Ej.: Materia), son muy largos (Ej.: Estadstica);
es mejor asignarle valores para un rpido ingreso (Ej.: G-->Estadstica). Por eso te
recomiendo asignar una letra que represente cada ingreso de esta variable (ver Tabla N
2). En nuestra aplicacin lo haremos en las variables sealadas:

P g i n a | - 262 -

Para la variable materia


En la vista de variables, activa la columna Valores para la variable materia

En la ventana que se muestra, debes escribir los valores y las etiquetas a usar:

Repitiendo lo mismo para cada valor que puede asumir la variable materia,
obtendrs:

Haz un clic en el botn Aceptar, si definiste todos los valores a usar.


Para la variable vejez
Repitiendo el proceso, para cada valor a usar, obtendrs:

P g i n a | - 263 -

Para las variables opinion1, opinion2, opinion3


Repitiendo el proceso, para cada valor a usar, obtendrs:

El resultado final lo observars en la siguiente pantalla:

Como te puedes dar cuenta, se han creado y definido las variables que guardarn la informacin
de los registros o casos. Cumpliste con la Etapa1.

Paso 2: Ingreso de datos


Ahora ya ests en condiciones de ingresar los datos a cada variable.

P g i n a | - 264 -

Activa la Vista de datos.


Seleccionada la casilla correspondiente al primer sujeto y primera variable y escribe el
dato.

En nuestro ejemplo el ingreso de datos se va hacer por columnas. El resultado es el


siguiente:

P g i n a | - 265 -

7 GUARDAR UN ARCHIVO EN SPSS:

Haz clic en el botn Guardar archivo


Escribe el nombre y lugar de almacenamiento del archivo:

!
8

Importante:
FELICITACIONES! Ya tienes creado tu archivo de datos en SPSS. Esta fcil el proceso.
CONTINUEMOS

EXPORTAR DATOS A EXCEL:


Cuando deseas llevar tus archivos de SPSS a otro programa como Excel, siga lo siguiente:
Ejercicio: Abrir el archivo Libros.sav, para exportarlo a Excel.
Abrir el archivo a Exportar (Botn Abrir). Ejemplo: Libros.sav
Haz clic en el men Archivo/Guardar como
Graba tu archivo en formato de Excel:

P g i n a | - 266 -

Puedes abrir el archivo recin exportado a Excel y comprobar.

IMPORTAR UN ARCHIVO DESDE EXCEL:


Cuando tienes creado un archivo en Excel (97 a 2003) puedes traerlo a SPSS, con toda la
informacin. Pero una vez importado debes ajustar las variables, ya que por tratarse de
programas diferentes, parte de los formatos se pierden.

Ejercicio: Tienes el archivo Libros.xls que exportaste, ahora debes traerlo a SPSS.
Abrir un archivo en blanco de SPSS.
Haz clic en el men Archivo/Abrir/Datos
Selecciona en el cuadro de Tipo: Excel (*.xls), y localice su archivo.
Haz doble clic en el archivo para abrirlo.

P g i n a | - 267 -

Haz clic en el botn Aceptar, para abrir el archivo.

Ya est la informacin en
SPSS, debes ajustar las
propiedades
de
las
variables en la Vista de
variables, si lo crees
necesario.

10

EDICIN DE DATOS
Los datos ingresados pueden ser modificados.
Ejercicio: Usando el archivo Libros.sav, localiza el precio 189 y cmbialo por 1890
Localizar el dato a modificar:
o

Selecciona el men Edicin/Buscar

P g i n a | - 268 -

Ingresa en el recuadro Buscar qu: 189, dato a buscar.

Haz clic en el botn Buscar siguiente. Observa que ya fue localizado en el editor
de datos.

Cierra la ventana de bsqueda y haz el cambio solicitado:

Observa, como los


datos ingresados en el
archivo, pueden ser
editados.

11

TRANSFORMACIN DE VARIABLES
Este proceso permite generar nuevas variables a partir de otras ya existentes, mediante frmulas
efectuadas sobre los valores de las variables ya definidas
La explicacin de este proceso lo explicare mediante los siguientes ejercicios.
Ejercicio:
Usando el archivo Libros.sav, obtener la altura de cada libro que est en centmetros en
milmetros. La frmula a usar es: altura*10.

P g i n a | - 269 -

Solucin:
Selecciona el men Transformar/Calcular variable
Ahora define tu nueva variable: altura2
Selecciona la variable y operadores a usar para construir la Expresin numrica.
Luego ingresar la etiqueta de la variable y luego en continuar.

Una vez completado los datos en la ventana Calcular variable, se hace clic en el botn
Aceptar. Los resultados sern:

P g i n a | - 270 -

Observa como la variable altura2, ha cambiado, con respecto a la variable original altura.

Ejercicio 02:
Usando el archivo Libros.sav, obtener el peso*altura de los libros de Estadstica y con precio
menor a 150. Guardar los registros en la variable Robustez.

Considera:
La expresin numrica es

: peso*altura

La condicin es

:materia = E AND precio < 150

P g i n a | - 271 -

Solucin:
Selecciona el men Transformar/Calcular variable
Ahora define tu nueva variable: Robustez

Construir e ingresar la expresin : altura*peso


Hacer clic en el botn Si
Activar la opcin: Incluir si el caso satisface la condicin
Construir e ingresar la expresin: materia = E AND precio < 150.
Haz clic en el botn Continuar
Haz clic en el botn Aceptar y obtendrs el resultado:

P g i n a | - 272 -

Observa como la variable Robustez, solo se calcula para aquellos casos (registros) que
cumplen con los criterios especificados: Materia= E y precio<150.

12

ORDENACIN DE LOS CASOS


Los casos (registros) de un archivo de datos, pueden ser ordenados alfabticamente en funcin a
uno o ms variables.
Ejercicio: Ordenar los casos del archivo Libros.sav, en funcin a la variable precio.
Solucin:
Haz clic en el men Datos/Ordenar casos.
Agrega la(s) variable(s) a usar para el ordenamiento: Precio

Haz clic en el botn Aceptar. Los resultados sern:

P g i n a | - 273 -

Importante:
HEMOS TERMINADO LA SESION DE HOY, espero hayas entendido lo fcil y til que es
trabajar en este programa. Continuaremos con el anlisis estadstico en la prxima
sesin. HASTA PRONTO.

AUTOEVALUACION:
Ahora demuestra lo aprendido:
1. Responde V (Verdadero) o F (Falso), marca con X:
a.
b.
c.
d.

Un caso es un dato especifico del archivo


Los valores asignados a una variable, dependen del tipo de dato
Podemos obtener variables calculadas con frmulas en SPSS
Se puede establecer criterios para calcular una variable

V
(
(
(
(

F
)
)
)
)

(
(
(
(

)
)
)
)

2. Vista donde podemos modificar las propiedades de una variable :


a.
b.
c.
d.
e.

Vista de datos
Transformacin de variables
Vista del editor
Vista resultados
Vista de variables

3. Si deseas asignar valores: 1, 2, 3, a una variable, que tipo de datos usaras: :


a. Cadena
b. Fecha
c. Numrica
d. Punto

P g i n a | - 274 -

PRCTICA N13
TEMA:
Gestin de Datos y Anlisis Estadstico Bsico con SPSS
ENUNCIADO:
En la Prctica que se muestra a continuacin, usted podr aplicar los contenidos desarrollados en
la Sesin 13, obteniendo una hoja de clculo, con las siguientes instrucciones.

Ejercicio 01: Se desea conocer cules son las tcnicas de estudio que practican ms, los estudiantes
del I ciclo de la UCV Trujillo. Aplicando un cuestionario a una muestra de 40 alumnos.
1. Realizar el cuestionario, el cual se muestra a continuacin:
1. Generalidades:
1.1 Sexo
a. Femenino
b. Masculino
1.2 Edad
a. De 16 a 20 ( )
b. De 21 a 30 ( )
c. De 31 a 40 ( )
d. De 40 a ms ( )
1.3 A travs de que modalidad ingreso a la UCV?
a. Examen de admisin ( )
c. Premio de Excelencia ( )
b. CEPRE ( )
d. Concurso del estudiante del ao ( )
2. COLEGIO DE PROCEDENCIA:
2.1 De los siguientes tipos de Centros Educativos, marque con una X dentro del parntesis en
el que estudio secundaria.
a. Estatal ( )
b. Particular ( )
c. Religioso ( )
2.2 Cmo califica la calidad educativa del colegio donde estudio secundaria?
a. Muy buena ( )
b. Buena ( )
c. Regular ( )
d. Mala ( )
e. Muy mala ( )
2.3 Cmo califica los hbitos de estudio que le inculcaron en el colegio donde estudio
secundaria?
a. Muy buena ( )
b. Buena ( )
c. Regular ( )
d. Mala ( )
e. Muy mala ( )
3. TCNICAS DE ESTUDIO
3.1 De las siguientes tcnicas de estudio marque con una X aquellas que conoce.
a. Subrayar o resaltar ideas esenciales ( )
b. Al leer, escribir notas en los mrgenes de los textos ( )
c. Utilizar el diccionario ( )
d. Tomar apuntes ( )
3.2 De las tcnicas de estudio que Ud. Prctica, Con que frecuencia las practica?
a. Siempre ( )
b. Casi siempre ( )
c. Regularmente ( )
d. Pocas Veces ( ) e. Nunca ( )
3.3 Cmo califica los hbitos de estudio que le inculcaron en el colegio donde estudio
secundaria?
a. Totalmente eficientes ( )
b. Muy eficientes ( )
c. Eficientes ( )
d. Poco eficientes ( )
e. Nada eficiente ( )

P g i n a | - 275 -

2. Codificar el cuestionario, el cual se presenta a continuacin:

Descripcin

Variable

Sexo

sexo

Edad

edad

A travs de que modalidad P1


ingreso a la UCV?

De los siguientes tipos de P2


centros educativos. Marque
con una X dentro de
parntesis en el que estudio
secundaria.
Cmo califica la calidad P3
educativa del colegio donde
estudio secundaria?

Cmo califica los hbitos de P4


estudio que le inculcaron en el
colegio
donde
estudio
secundaria?
De las siguientes tcnicas de P5
estudio marque con una X
aquellas que conoce.
De las tcnicas de estudio que P6
Ud.
Prctica,
con
qu
frecuencia las practica.

Cmo califica los hbitos de P7


estudio que le inculcaron en el
colegio
donde
estudio
secundaria?

Valores
a: Femenino
b: Masculino
a: de 16 a 20
b: de 21 a 30
c: de 31 a 40
d: de 41 a ms
a: Examen de admisin
b: CEPRE
c: Premio de excelencia
d: Concurso estudiante del ao.
a: Estatal.
b: Particular
c: Religioso

a. Muy buena
b. Buena
c. Regular
d. Mala
e. Muy mala
a. Muy buena
b. Buena
c. Regular
d. Mala
e. Muy mala
a. Subrayar o resaltar ideas esenciales.
b. Al leer, escribir notas en los mrgenes de
los textos.
c. Utilizar el diccionario.
d. Tomar apuntes.
a. Siempre
b. Casi siempre
c. Regularmente
d. Pocas Veces
e. Nunca
a. Totalmente eficientes
b. Muy eficientes
c. Eficientes
d. Poco eficientes
e. Nada eficiente

P g i n a | - 276 -

3. Llenar la base de datos, que bsicamente es el ingreso de los datos recogidos de la encuesta;
recuerda que en este paso debes definir, en la ficha vista de variables, los parmetros
considerados en la tabla de codificacin de variables e ingresar los datos propiamente en la ficha
vista de datos.
Ingresar los siguientes datos a SPSS y guardar con el nombre EncuestaUCV.
Sexo
a
a
b
a
a
a
a
b
b
a
b
a
a
a
a
b
b
b
b
b
a
a
b
b
a
a
b
a
a
a
a
a
a
b
a
b
a
a
a

Edad
a
c
c
b
a
a
a
c
b
b
c
c
a
a
a
c
b
a
c
b
c
d
c
a
a
b
b
a
c
b
d
a
a
c
b
c
d
c
b

Edad: a= de 16 a 20
Sexo: a= Femenino

P1
c
d
c
b
c
c
c
c
d
c
b
c
d
a
b
d
c
b
b
a
a
d
c
a
a
a
c
b
c
d
a
d
d
b
b
c
a
c
b

P2
b
c
c
a
b
a
a
a
b
a
c
c
a
b
b
c
a
a
b
b
a
a
a
b
a
c
a
c
c
c
c
c
a
c
b
a
c
b
c

b= de 21 a 30
b= Masculino

P3
b
d
e
b
c
a
c
c
c
e
e
b
e
a
e
e
e
a
e
d
e
a
c
a
b
e
c
b
a
a
e
e
a
d
d
d
c
c
c

P4
e
c
c
d
a
d
a
a
c
c
a
e
b
c
e
b
c
c
a
c
e
d
d
d
c
b
d
c
b
a
c
c
b
c
a
a
c
b
b
c= de 31 a 40

P5
d
b
a
b
b
c
b
d
c
a
a
d
b
c
b
a
d
c
d
a
a
c
c
c
b
d
b
b
b
a
d
d
b
d
b
d
a
a
b

P6
c
e
d
c
a
e
d
d
a
a
c
a
c
a
d
e
d
c
c
a
b
b
e
b
d
c
b
e
d
c
d
c
b
b
e
c
d
e
b

P7
b
b
b
b
c
c
c
b
d
c
a
a
a
c
e
c
a
e
d
b
c
e
e
c
d
a
d
b
b
c
b
b
e
b
b
a
d
d
e

d= de 41 a ms

P g i n a | - 277 -

SESIN

Anlisis Estadstico Bsico


con SPSS

14

CAPACIDADES EN ESTA SESIN


El participante al final de esta sesin:
Realiza anlisis estadstico bsico de datos generales.
Elabora tablas personalizadas para resumir y consolidar.
Construye y disea histogramas y grficos personalizados.

TEMAS A DESARROLLAR EN ESTA SESIN


Anlisis Estadstico bsico con SPSS.
Distribucin de Frecuencias.
Anlisis descriptivo de datos por estratos.
Anlisis descriptivo de datos seleccionados.
Medidas descriptivas de datos.
Creacin de tablas personalizadas.
Representacin de grficos.

Practica de Reforzamiento.

http://www.ucv.edu.pe/cis/
cis@ucv.edu.pe

Estimado alumno:
Esta sesin de aprendizaje tiene como objetivo explicar el anlisis estadstico descriptivo y grafico
de los datos de la muestra, ingresados en un archivo de SPSS, con el fin de verificar el
comportamiento de la informacin y ver sus tendencias.

!
1

Importante:
Los detalles de los temas tratados en esta sesin se encuentran en la carpeta lecturas.
Asimismo los archivos a usar en toda esta sesin debes descargarlos desde el campus
virtual hacia la Unidad D: de tu PC.

ANLISIS ESTADSTICO BSICO CON SPSS 15


Antes de comenzar el anlisis descriptivo debemos precisar la naturaleza de las caractersticas del
objeto de estudio. Si la caracterstica es por naturaleza no cuantificable (sexo, religin, estado
civil, etc.) se trata de un ATRIBUTO (o variable cualitativa), mientras que si la caracterstica es
cuantificable se trata de una VARIABLE. Entra stas puede establecerse una clara diferencia entre
VARIABLE DISCRETA y VARIABLE CONTINUA.

ATRIBUTO

No cuantificable
Ejemplo: sexo, religin,
etc.

VARIABLE

Discreta
Ejemplo: N de hijos, edad, N de
vehculos de una familia, etc.

Continua
Ejemplo: la altura, el peso de una
persona, el tiempo, etc.

Ingresada la informacin a las variables de un archivo de datos, debemos analizar en forma


cuantitativa y cualitativa dicha informacin, para ello veremos las siguientes herramientas:
2

DISTRIBUCIN DE FRECUENCIAS
Un anlisis estadstico permite obtener tablas de frecuencias y porcentajes de los distintos valores
que toman las variables.
Para explicar este proceso lo haremos con el siguiente ejercicio:
Ejercicio 01:
Obtener la distribucin de frecuencias de la variable materia, usando el archivo de datos
Libros.sav

P g i n a | - 279 -

Solucin:
Selecciona el men Analizar / Estadsticos descriptivos / Frecuencias

En la ventana que se muestra, agrega con doble clic la(s) variable(s) objeto del anlisis.

Luego haz clic en el botn Aceptar. Para las variables no numricas no sirve aplicar las
opciones del botn Estadsticos Opcionalmente se puede incluir un grfico a la tabla de
frecuencias, con el botn Grficos, que veremos luego.
El resultado es el siguiente:

P g i n a | - 280 -

Observa que se muestra no solo la estadstica de frecuencias, sino tambin el N de la muestra


valida.

ANLISIS DESCRIPTIVO DE DATOS POR ESTRATOS


Hacer anlisis descriptivo por estratos consiste en agrupar y comparar los datos para hacer un
tratamiento estadstico por separado.
Ejercicio:
Comparar los precios promedios de los libros formando estratos con los valores de la variable
materia. Usa tambin el archivo Libros.sav
Solucin:
Segmentar el archivo de datos
o Ingresa al Men: Datos, Opcin: Segmentar archivo

P g i n a | - 281 -

o
o
o

Luego selecciona la variable Materia.


Activar la opcin Comparar los grupos para formar los estratos (o grupos) con los
valores de la variable Materia
Haz clic en el botn Aceptar.

Aplicar el Anlisis Estadstico


Una vez que se han formado los estratos de la variable Materia, se procede al anlisis
estadstico.
o
o

Selecciona el men: Analizar / Estadsticos descriptivos / Frecuencias


Haz doble clic en la variable Precio, para aadirla al anlisis.

Como la variable Precio es de tipo numrico, entonces se ingresa a la opcin


Estadsticos y activa los indicadores mostrados para analizar:

Fig. 14-4
13-1

P g i n a | - 282 -

Ahora haz clic en el botn Continuar.

Finaliza la operacin haciendo clic con el mouse en el botn Aceptar de la


ventana Frecuencias.
El resultado es el siguiente:

Mira, todos los datos de la variable materia se analizan agrupados. Todo anlisis sucesivo que
se hagan con esos datos, siempre se harn con los valores agrupados.
Si se desea dejar sin efecto la agrupacin, se debe activar la opcin:
Analizar todos los casos, no crear los grupos: Men Datos/Segmentar archivo.

P g i n a | - 283 -

ANLISIS DESCRIPTIVO DE DATOS SELECCIONADOS


4

En SPSS se puede excluir algunos casos en el anlisis estadstico es decir seleccionar solo los casos
que cumplan un criterio de seleccin.
Ejercicio:
Del archivo Libros.sav, seleccionar los casos que correspondan a los libros cuya vejez es de 4 a 6
aos (Valor=2), y realizar un anlisis descriptivo de frecuencias de la variable materia.
Solucin:
Seleccionar los casos
o Ingresa al men: Datos, Opcin: Seleccionar casos
o Seleccionar la opcin: Si se satisface la condicin.

Luego haz clic en el botn

para establecer el criterio de seleccin.

P g i n a | - 284 -

o
o

Se agrega la variable vejez, para crear la expresin de criterio.


Se finaliza haciendo clic en el botn Continuar y en la ventana Seleccionar casos se
hace clic en el botn Aceptar. Observar el resultado de los datos en la figura:

Los datos que aparecen con diagonal en la cabecera de fila de cada uno de los casos no estn
seleccionados y en consecuencia no sern analizados. Los seleccionados son los de valor 2:
Entre 4 y 6.

Si deseas comprobar esta seleccin, activa las etiquetad de valor: Men


Ver/Etiqueta de valor

P g i n a | - 285 -

Analizando la muestra de los casos seleccionados:


o Haz clic en el men Analizar/Anlisis descriptivo/Frecuencias, para la variable
materia.

Haz clic en el botn Aceptar y el resultado es el siguiente.

Observa que la
muestra ya no es
30, sino solo 10,
sobre los cuales se
hizo el anlisis.

MEDIDAS DESCRIPTIVAS DE LOS DATOS


4

Ahora que ya conocemos como obtener la frecuencia de la muestra estadstica, debemos tambin
aprender a obtener las medidas descriptivas de los datos.
Los conceptos tericos que usaremos en el anlisis se encuentran detallados en las lecturas
modulares, por ello te pido agenciarte de ellos.

P g i n a | - 286 -

Ejercicio:
Siguiendo con los datos del archivo Libros.sav, realizar un anlisis estadstico descriptivo de la
variable Precio.
Solucin:
Selecciona el men Analizar/ Estadsticos descriptivos/Frecuencias.
En la ventana Frecuencias, agrega la variable precio para su anlisis.

Haz clic en el botn Estadsticos y en la ventana Frecuencias: Estadsticos se muestran varias


medidas estadsticas las cuales se seleccionan las que son convenientes para el anlisis:

Haz clic en el botn Continuar y luego en el botn Aceptar


El resultado ser:

P g i n a | - 287 -

Donde:
o
o
o
o
o
o
o

El precio promedio de los libros es de 178.87


La asimetra es 1.192, es decir es asimtricamente positiva.
El precio menor en los libros es 68
El precio mayor en los libros es 400
El percentil 20, indica que el 20% de los libros tienen precios menores que 104.60
El percentil 25 (o primer cuartil) quiere decir que el 25% de los libros tienen
precios menores a 121.75
El percentil 50 (tambin es la mediana), indica que el 50% de los libros tienen
precios menores a 160.50

CREACIN DE TABLAS PERSONALIZADAS


4

Muchos procedimientos de SPSS generan resultados en forma de tablas. Sin embargo SPSS ofrece
funciones especiales diseadas para generar informes personalizados. Cuyos diseos son muy
tiles para el anlisis de encuestas y estudios de mercado.

Ejercicio:
Crear una tabla que resuma la materia con la antigedad (vejez) de los libros, del archivo de datos
Libros.sav. Es decir crear una tabla de doble entrada con estas variables.

P g i n a | - 288 -

Solucin:
Selecciona el men Analizar/Tablas/Tabla personalizada.

Ahora arrastra con el mouse las variables vejez (a filas) y materia (a columnas) y
colcalos en los recuadros Filas y Columnas respectivamente.

Haz clic en el botn Aceptar y obtendrs el resultado. FACIL Y SIMPLE. VERDAD!

P g i n a | - 289 -

REPRESENTACIONES GRFICAS EN SPSS


4

Es otra forma de representar las distribuciones de frecuencias. Que en muchos casos se puede
comprender mejor y rpido un resultado.
Forma1: Crear un Grfico desde el botn Grficos de la Distribucin de Frecuencias
Ejercicio: Crear un grfico de barras que represente la frecuencia de las alturas de los libros. Use
el archivo de datos Libros.sav.
Solucin:
Selecciona el men Analizar/Estadsticos descriptivos/Frecuencias.
Agrega la variable de las cuales se quiere obtener su representacin grfica (altura), y a
continuacin se pulsa el botn Grficos. Elije el tipo de grfico:

Haz clic en el botn Continuar y luego en el botn Aceptar


El resultado ser:

P g i n a | - 290 -

Forma2: Crear un Grfico interactivo desde el men Grficos


Ejercicio: Realizar un grfico del ao de vejez con la materia.
Solucin:
Ingresa al men: Grficos / Interactivos /Sectores y haz clic en la Opcin: Simple.
Arrastra las variables a graficar, tal como se indica en la ventana:

Puedes elegir las


fichas Grficos de
sectores, Ttulos y
Opciones
para
editar su grafico.

P g i n a | - 291 -

El resultado es el siguiente:

Importante:
MUY SENCILLO, el proceso para crear grficos a travs de estas 2 formas. Puedes volver
a practicarlo, para lograr destreza. Por hoy se termin la sesin. Nos vemos la siguiente
sesin, que ser la ltima. CUIDATE.

AUTOEVALUACION:
Ahora demuestra lo aprendido:
1. Responde V (Verdadero) o F (Falso), marca con X:
a. Las frecuencias solo se representan cuantitativamente
b. La media es un ndice de dispersin
c. Podemos insertar grficos en 3D, en el SPSS
d. El error tpico de la muestra debe ser >10%, para rechazarlo
Es un indicador de dispersin de una muestra:
e. Moda
f. Media
g. Asimetra
h. Cuartiles
i. Desviacin estndar
2. Al crear una tabla personalizada en SPSS, puedes usar:
a. 2 variables
b. 1 variable
c. Ninguna variable
d. Todas las anteriores.

V
(
(
(
(

F
)
)
)
)

(
(
(
(

)
)
)
)

P g i n a | - 292 -

PRCTICA N14
TEMA:
Anlisis Estadstico Bsico con SPSS
ENUNCIADO:
En la Prctica que se muestra a continuacin, usted podr aplicar los contenidos desarrollados en
la Sesin 14, obteniendo una hoja de clculo, con las siguientes instrucciones.

Ejercicio: Se tiene la realizacin de un muestreo de 15 personas entre 30 y 40 aos, con el objeto de


medir su grado de estudios y la relacin con sus ingresos que obtiene en su trabajo, para ello se pide
primero realizar un anlisis previo de la media, desviacin estndar, mximo, mnimo y moda para
cada una de las variables.
Edad

30

30

32

31

36

40

38

40

39

36

33

34

35

39

37

Nivel

Sexo

Sueldo 300

300

350

500

600

350

360

450

720

850

930

548

950 900 520

Gastos 100

150

130

320

350

120

160

470

530

500

450

350

800 460 240

Tome en cuenta que Nivel y Sexo deben trabajar con valores predefinidos, para ello debes de tomar
en cuenta la siguiente tabla de variables.
Descripcin

Variable

Valores
1 = Secundaria

Nivel

Nivel

2 = Universitario
3 = Maestra

Sexo

Sexo

0 = Femenino
1= Masculino

Para realizar el anlisis descriptivo realizaremos los siguientes pasos:


Clic en el Men Analizar / Estadsticos descriptivos / Descriptivos
Seleccionamos las variables a ser analizadas Sueldo, Gastos y Edad.
Clic en Opciones para seleccionar las medidas que se requiere calcular.
o

Media, Desv. Tpica, Mnimo, Mximo

Medias ascendentes.

Clic en el botn continuar y luego Aceptar.


Finalmente podrs observar los resultados en la ventana visor.

P g i n a | - 293 -

SESIN

Estadstica Aplicada

15

CAPACIDADES EN ESTA SESIN


El participante al final de esta sesin:
Realiza el anlisis de preguntas de respuesta simple.
Elabora tablas de contingencia.
Usa adecuadamente la correlacin de Pearson.

TEMAS A DESARROLLAR EN ESTA SESIN


Anlisis de preguntas de respuesta simple.
Tablas de contingencia.
Coeficiente de correlacin de Pearson.
Anlisis de regresin.

Autoevaluacin.

http://www.ucv.edu.pe/cis/
cis@ucv.edu.pe

Estimado alumno:
Esta sesin de aprendizaje tiene como objetivo aplicar las opciones avanzadas de SPSS para
realizar correlacin y regresin de variables, tablas de contingencia y pruebas de hiptesis.

Importante:
Los detalles de los temas tratados en esta sesin se encuentran en la carpeta lecturas.
Asimismo los archivos a usar en toda esta sesin debes descargarlos desde el campus
virtual hacia la Unidad D: de tu PC.

Es posible que al recolectar los datos tengas varias respuestas para la misma pregunta, a este tipo
de sucesos se les denomina Preguntas de Respuesta mltiple. Sin embargo la principal dificultad
que tiene este tipo de preguntas es la forma de estructurar las respuestas de manera que toda la
informacin pueda ser empleada en los anlisis.
De igual forma la correlacin es una prueba de hiptesis que debe ser contrastada a partir del
coeficiente de correlacin que cuantifica la correlacin entre dos variables.
Asimismo, el anlisis de regresin es una tcnica estadstica que estudia la relacin entre
variables. Se emplea para pronosticar valores de una variable criterio (Y: dependiente) desde las
puntuaciones de una variable predictora (X: independiente).
Toda esta informacin ser trabajada en esta ltima sesin de aprendizaje.
Pues EMPECEMOS

Generalmente las preguntas de respuesta mltiple se pueden realizar de dos formas diferentes
denominadas: Abiertas y Cerradas.
a) Preguntas abiertas: Son preguntas que permite al individuo ingresar libremente todas las
respuestas que considere convenientes.
Por ejemplo:
Cuntas marcas de gaseosas conoces?
a)

d)

g)

b)

e)

h)

c)

f)

i)

b) Preguntas cerradas: Son preguntas que permite al individuo seleccionar de un listado de


alternativas las opciones que considere pertinentes; para este tipo de preguntas el nmero de
respuestas est delimitado por el nmero de opciones que el investigador incluya en el
listado.

P g i n a | - 295 -

Por Ejemplo:
Cul de las siguientes marcas de gaseosas conoces?
a)

Coca Cola

d)

Kola Real

b)

Inca Kola

e)

Cassinelli

c)

Concordia

f)

Guaran Backus

Ejercicio:
Se encuest a 15 personas en la provincia de Trujillo, para conocer su opinin acerca de que
ciudades considera ms inseguras, para ello se us la siguiente pregunta, cuyos resultados fueron
tabulados en la tabla que se muestra ms abajo:

1) Qu distrito de Trujillo es ms inseguro?

Las respuestas se recogieron en la siguiente tabla:

Caso

dist1

dist2

dist3

dist4

dist5

1 Florencia de Mora

El Porvenir

La Esperanza

Trujillo

2 La Esperanza

Trujillo

Florencia de Mora

Vctor Larco Herrera

3 Trujillo

Florencia de Mora

La Esperanza

Laredo

4 Trujillo

Florencia de Mora

Moche

Vctor Larco Herrera

Poroto

5 Florencia de Mora

Trujillo

La Esperanza

El Porvenir

Moche

6 Florencia de Mora

Trujillo

La Esperanza

El Porvenir

Vctor Larco Herrera

7 La Esperanza

Trujillo

El Porvenir

8 Florencia de Mora

El Porvenir

Trujillo

Huanchaco

Moche

9 Florencia de Mora

Trujillo

El Porvenir

Laredo

La Esperanza

10 El Porvenir

Florencia de Mora

11 Salaverry

Florencia de Mora

12 Trujillo

La Esperanza

13 El Porvenir

Florencia de Mora

14 Florencia de Mora
15 Trujillo

dist6

Huanchaco

Laredo

Vctor Larco Herrera


Florencia de Mora

El Porvenir

Trujillo

La Esperanza

Vctor Larco Herrera

Florencia de Mora

Vctor Larco Herrera

Poroto

De la tabla anterior se puede observar que el mximo de respuestas es 6 (distritos) y


corresponden a las respuestas del caso 5 por lo tanto se deben crear 6 variables en SPSS.

P g i n a | - 296 -

Solucin:
Crear las variables del archivo.
o Activa la vista de variables e ingresa las variables y sus atributos
o En la columna Valores, asigna las etiquetas respectivas a la variable Sexo, segn la
ventana indicada:

Tambin se deben usar etiquetas para los valores de las variables distrito. Observar la
siguiente ventana:

El resultado final del archivo de datos ser:

P g i n a | - 297 -

Activa la Vista de datos e ingresar los datos al archivo de SPSS.

Guarda el archivo de datos. Haz clic en el botn Guardar archivo y asgnale un nombre
al archivo.
Ingresa al Men: Analizar, Opcin: Respuestas mltiples y seleccionar la Opcin:
Definir conjuntos de variables. Se debe mostrar la siguiente ventana.

Donde:
o

Selecciona y agrega las variables que contienen las respuestas de la pregunta


(distrito1, distrito2, distrito6) al recuadro Variables del conjunto.

P g i n a | - 298 -

Selecciona la opcin: Categoras y en los recuadros se debe ingresar el rango de


posibles respuestas: Rango:1 hasta: 11.

Despus de especificar la codificacin de las variables, se debe definir el nombre


y la etiqueta del conjunto de datos, ingresando los caracteres en las respectivas
casillas.

Finalmente haz clic en el botn Aadir para agregar la variable agrupada


Distritos, al recuadro Conjunto de respuestas mltiples. Esta nueva variable se
identifica como: $Distritos.

Finalmente hacer clic en el botn Cerrar.

Elabora la tabla de distribucin de frecuencias para la pregunta con respuestas


mltiples. Seguir la siguiente secuencia:
o

Haz clic en el men Analizar, Opcin Respuesta Mltiple y clic en la opcin


Frecuencias

Del cuadro Conjunto de respuestas mltiples selecciona la variable creada en el


paso 3 y trasladarlo al cuadro: Tablas para:

La casilla Excluir los casos segn lista dentro de las categoras se activa para omitir los casos que
se encuentran con valores fuera del rango establecido para la variable. En nuestro ejemplo no
usamos esta opcin.

Ahora haz un clic en el botn Aceptar y el resultado es el siguiente:

P g i n a | - 299 -

Observa como los resultados se obtiene ya agrupados por distrito, a partir de respuestas mltiples
que puede responder el encuestado.

TABLAS DE CONTINGENCIA
Son aquellas tablas de doble entrada que clasifica la muestra de acuerdo a un doble criterio. A
travs de ellas se puede obtener una descripcin cuantitativa de las distintas cualidades
vicariantes de la muestra, en forma de frecuencias y porcentajes. La caracterstica ms importante
de ellas es el contraste de homogeneidad o independencia que propone, como hiptesis a
rechazar, que ambos criterios de clasificacin son independientes.
Ejercicio:
Se desea medir la asociacin entre los niveles de ansiedad y gnero en una muestra de 38
estudiantes. Para ello tenemos en el archivo de datos Tabla de Contingencia.sav
Solucin:
a) Disea la tabla de contingencia:
Selecciona el men: Analizar, Opcin: Estadsticos Descriptivos, Opcin: Tablas de
Contingencia

P g i n a | - 300 -

Colocar las variables ansiedad (en Filas) y sexo (en columnas) respectivamente:

Luego hacer clic en el botn Estadsticos y activar la casilla Chi-cuadrado y luego haz clic
en el botn Continuar.

Al regresar a la ventana Tablas de contingencia, se accede a la opcin Frecuencias: y


activa las casillas: Observadas y Esperadas.

P g i n a | - 301 -

Finalmente cerrar todas las ventanas y observar los siguientes resultados:

P g i n a | - 302 -

b) Interpretacin y anlisis de los resultados:


El Chi cuadrado terico es 5.99 (con 2 grados de libertad y = 0.05) y es menor que 9.646 (Chi
cuadrado esperado), por lo tanto se dice que las mujeres (2) tienen menores niveles de
ansiedad que los hombres (1). Tambin se puede comparar 0.008 (Sig. asinttica bilateral)
con 0.05 y se llega a la misma conclusin.

El uso de Chi-cuadrado no se aplica cuando se tiene que ms del 25% de las observaciones
esperadas son menores que 5.

COEFICIENTE DE CORRELACIN DE PEARSON


La correlacin es una prueba de hiptesis que debe ser sometida a contraste y el coeficiente de
correlacin cuantifica la correlacin entre dos variables, cundo sta existe.
Ejercicio:
Utilice el archivo de datos Correlacin.sav para calcular el coeficiente de correlacin de la
siguiente serie de datos de estatura y peso de los alumnos de una clase:
Alumno Estatura Peso Alumno Estatura Peso Alumno Estatura Peso
1

1.25

32

11

1.25

33

21

1.25

33

1.28

33

12

1.28

35

22

1.28

34

1.27

34

13

1.27

34

23

1.27

34

1.21

30

14

1.21

30

24

1.21

31

1.22

32

15

1.22

33

25

1.22

32

1.29

35

16

1.29

34

26

1.29

34

1.30

34

17

1.30

35

27

1.30

34

1.24

32

18

1.24

32

28

1.24

31

1.27

32

19

1.27

33

29

1.27

35

10

1.29

35

20

1.29

33

30

1.29

34

P g i n a | - 303 -

Solucin:
Abre el archivo Correlacin.sav.
Selecciona en el men: Analizar, la opcin: Correlaciones y luego clic en la opcin:
Bivariadas
Agrega las variables a analizar su relacin: estatura y peso.

Haz clic en el botn Aceptar y el resultado es el siguiente:

Como el coeficiente de correlacin de Pearson entre estatura y peso es de 82.8%, entonces la


relacin existente entre estas dos variables es elevada.
Otra herramienta muy importante en SPSS, es el ANALISIS DE REGRESION.

P g i n a | - 304 -

ANLISIS DE REGRESIN
El anlisis de regresin es una tcnica estadstica que estudiar la relacin entre variables. Se
emplea para pronosticar valores de una variable criterio (Y: dependiente) a partir de datos
histricos de una variable predictora (X: independiente).
Para definir la recta hay que determinar los valores de los parmetros de a y b.
Ejercicio:
Calcular la ecuacin de regresin de los datos de altura y peso de los alumnos de una clase.
Considera que la altura es la variable independiente X y el peso es la variable dependiente Y.
Usa el archivo de datos Regresin.sav

Alumno Estatura Peso Alumno Estatura Peso Alumno Estatura Peso


1

1.25

32

11

1.25

33

21

1.25

33

1.28

33

12

1.28

35

22

1.28

34

1.27

34

13

1.27

34

23

1.27

34

1.21

30

14

1.21

30

24

1.21

31

1.22

32

15

1.22

33

25

1.22

32

1.29

35

16

1.29

34

26

1.29

34

1.30

34

17

1.30

35

27

1.30

34

1.24

32

18

1.24

32

28

1.24

31

1.27

32

19

1.27

33

29

1.27

35

10

1.29

35

20

1.29

33

30

1.29

34

Solucin:
Abre el archivo Regresin.sav
Selecciona el men: Analizar, la opcin: Regresin y clic en la opcin: Lineal
Agrega la variable estatura(al recuadro de independientes) y la variable peso (al
recuadro de dependientes).

P g i n a | - 305 -

Los resultados son:

Ahora obtendrs la ecuacin de la regresin lineal, sabiendo que es: Y=b+ax


La ecuacin a usar en nuestro ejercicio ser:

Y = -17.714 + 40.265*X

Podemos predecir los pesos de los siguientes datos:


Estatura

Peso

1,20

30,6

1,21

31,0

1,26

33,0

Muy bien, espero que todo lo aprendido en


todas nuestras sesiones, te hayan servido
para medir la importancia de nuestro curso
en tu formacin profesional. De mi parte
muchas gracias y nos veremos muy pronto.

P g i n a | - 306 -

PRCTICA N15
TEMA:
Estadstica Aplicada
ENUNCIADO:
En la Prctica que se muestra a continuacin, usted podr aplicar los contenidos desarrollados en
la Sesin 15, obteniendo una hoja de clculo, con las siguientes instrucciones.

Ejercicio: Una compaa de seguros que el nmero de vehculos que circulan por la pista
Panamericana puede ponerse como funcin lineal del nmero de accidentes que ocurre en ella.
Durante 5 das se obtuvo lo siguiente:
Da

N de vehculos en circulacin

N de accidentes

12

10

20

Basndote en estos datos. Cul es la relacin lineal que establece la compaa.


1. Para eso tenemos que definir nuestras variables del siguiente modo
Nombre

Tipo

Anchura

Decimales

Etiqueta

dia

numrico

Dia

vehic

numrico

N Vehculos

accid

numrico

N Accidentes

2. Clic en el men Analizar / Regresin / Lineal


a. A continuacin definimos:
i. Variable dependiente: N Vehculos
ii. Variable independiente: N Accidentes
3. Luego clic en botn Estadsticos para activar las opciones a mostrar.
a. Seleccionamos Estimaciones, intervalos de confianza y Ajuste del modelo.
4. Luego pulsamos continuar
5. Clic en el botn Grficos, para elegir las opciones a graficar.
a. Variable dependiente: n de vehculos (Histograma).
6. Para observar los resultados en la ventana visor.

P g i n a | - 307 -

SESIN

Evaluacin
II Unidad

16

EVALUACIN - II UNIDAD

http://www.ucv.edu.pe/cis/
cis@ucv.edu.pe