Procedimento de Inventário Físico Completo

MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Data Elaborao:
07/02/2013
Cdigo:
PLO-01
rea Responsvel:
Custos
Reviso:
1
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo
e Financeiro
PROCEDIMENTO DE INVENTRIO FSICO

INTRODUO
O Procedimento de Inventrio Fsico tem por objetivo estabelecer as normas para realizao
do Inventrio Fsico utilizado para conferir as quantidades registradas contabilmente e validar
os resultados de maneira a atender as exigncias de ordem Contbil e Fiscal.
1. CAMPO DE APLICAO
Este procedimento aplicvel aos inventrios realizados nas unidades de Caieiras, Mogi das
Cruzes, Guaba e depsitos terceirizados.
2. DIRETRIZES
As matrias-primas, produtos semi-acabados e produtos acabados, devem ser

inventariados no mnimo duas vezes ao ano, com alcance de 100% do estoque.
Peas de manuteno e de reposio devem ser inventariados no mnimo 1 (uma) vez

ao ano, com alcance mnimo de 80% do estoque.
Conforme regras determinadas acima, deve-se estabelecer o cronograma de inventrio

anual, estabelecendo os inventrios fsicos gerais e cclicos.
O inventrio geral contempla 100% das matrias primas, produto semi acabados e
produtos acabados e 80% das peas de manuteno e reposio e deve ser executada
no mnimo 1 (uma) vez ao ano, na data a ser definida pelo Departamento de
Controladoria Custos com consentimento dos Gerentes Industriais, Coordenadores
de Armazm e Gerente Logstico.
O inventrio geral deve ser acompanhado por uma auditoria externa, contratada pela
Melhoramentos Papeis Ltda.
As datas de contagem do inventario geral devem ser definidas atravs de reunies de

consenso entre o Departamento de Controladoria Custos e a Gesto das Fbricas e
Armazns.
O Gerente de Controladoria deve nomear um colaborador do Departamento de

Controladoria como Coordenador Geral do inventrio fsico, e o Gerente de Logstica
deve nomear um colaborador do Departamento de Logistica como Coordenador Geral
do inventario fsico cclico.
No inicio de cada ano, o responsvel de cada unidade deve preencher o Check List de
Conferncia Dados Gerais, a fim de definir depsitos e itens a serem inventariados,
datas de corte e de contagem, entre outros.
3. DOCUMENTOS DE REFERNCIA
Check List de Conferncia Dados Gerais vide Anexo I
Check List de Conferncia Equipe vide Anexo II
Check List de Conferncia Documentao vide Anexo III

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Check List de Conferncia Preparao Fsica vide Anexo IV
4. PROCEDIMENTOS
4.1. Equipe
O organograma do inventario ser composto de Coordenador Geral, Supervisor, Fiscal,
Contador, Digitador e Equipe de Apoio.
O Coordenador Geral deve selecionar uma equipe mista para realizar o inventario, um Auxiliar
de Almoxarifado ou Conferente e um funcionrio administrativo (Departamento de
Controladoria, e se necessrio, envolve funcionrios de outros departamentos).
J nos inventrios cclicos, a equipe deve ser composta somente de funcionrios do
Departamento de Logistica e Fabricas / Armazns, uma vez que o Departamento de
Controladoria no envolvido na contagem.
Alm disso, o responsvel por cada unidade deve verificar continuamente se as providencias
relacionadas no Check List de Conferencia Equipe, esto sendo cumpridas de maneira a no
prejudicar a data de realizao do inventrio fsico.
4.2. Preparao Fsica
A segregao dos depsitos e dos itens deve ser clara, de maneira que itens da mesma
categoria no mesmo depsito sejam agrupados, quando possvel.
Os itens que no fazem parte do estoque da Melhoramentos Papeis Ltda. (Terceiros,
Prottipos, Garantia, Amostras, etc.) devem ser segregados e identificados, pois no so
inventariados.
O responsvel por cada unidade deve verificar continuamente se as providencias relacionadas
no Check List de Conferncia Preparao Fsica, esto sendo cumpridas de maneira a
assegurar a execuo das tarefas nas datas previstas, no prejudicando a data de realizao
do Inventrio Fsico.
O Supervisor deve emitir as etiquetas de inventario, as quais devero seguir uma sequncia
numrica.
Em seguida, a equipe do armazm ou fabrica dever etiquetar os itens a serem inventariados.
Observaes:
Todos os itens devero estar etiquetados impreterivelmente um dia antes do inicio da

contagem. A utilizao de listas s ser autorizada para inventrios parciais do estoque
e com previa aprovao do Coordenador Geral.
Todos os materiais recebidos antes da data do inventrio devem estar registrado no

sistema SAP.
Produtos faturados e no expedidos devero estar identificados de maneira clara,

acompanhados de nota fiscal e faro parte da contagem. Iremos contar 100% do
depsito.
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Itens no conforme (prazo de validade vencido, danificados, entre outros) devero ser
tratados em um depsito especfico. Sero inventariados e as baixas sero efetuadas
conforme a poltica estabelecida.
No dia do inventario, esta proibida qualquer movimentao de estoque e produo.
4.3. Documentao
Aps o momento de corte, esto proibidos quaisquer lanamentos com datas retroativas sem a
prvia anlise e aprovao dos seus efeitos pelo Coordenador Geral / Supervisor do inventrio
fsico.
O responsvel por cada unidade dever verificar continuamente se as providncias
relacionadas no Check List de Conferencia Documentao, esto sendo cumpridas de
maneira a no prejudicar a data de realizao do inventrio fsico.
4.4. Contagem
Todos os envolvidos no processo de contagem do estoque fsico devero seguir as seguintes
regras:
As duplas devero ser divididas por sees, sendo esta maneira pela qual as
contagens sero realizadas, onde cada dupla fica responsvel pela contagem de uma
seo ou categoria.
Os itens devero ser contados um a um, e para os volumes que se encontram em

embalagens fechadas, lacradas por fitas, cintas de ao, plsticos ou outros mtodos
que garantam a inviolabilidade e apresentem externamente de forma clara e concisa a
identificao do produto e as quantidades de seu contedo, podero ser aceitas a
quantidade indicada na embalagem.
Os itens sero inventariados atravs de duas contagens realizadas por equipes

distintas. Fica proibida qualquer anotao no local de estoques que registre a
quantidade inventariada por uma das equipes.
A segunda contagem ser continuamente confrontada com a primeira e em caso de

divergncia, que ser confirmada atravs de conferncia das etiquetas pelo Supervisor,
ser realizada uma terceira contagem, com a presena de um Fiscal, valendo esta.
Fica estabelecida a tolerncia de 2% entre a primeira e a segunda contagem, para os
itens com unidade de peso e para aqueles inventariados atravs de balanas
contadoras, nestes casos, adotarem a maior contagem. Para os demais casos a
tolerncia de contagem 0%.
Para itens que se encontram na linha de produo em fase intermediaria de processo,

cujo cdigo conste da estrutura do produto, poder ser inventariado nesta condio. O
campo de localizao na etiqueta dever ser preenchido com o Process Code (clula
de produo).
Sero emitidas etiquetas de inventrio, que devero ser preenchidas conforme

instruo fornecida pelo Supervisor, as quais sero fixadas aos itens antes do inicio
das contagens. As etiquetas de inventrio sero emitidas, para todos os itens com
saldo em estoque, e a localizao de acordo com o cadastro dos itens no sistema.
Existiro etiquetas em branco para itens no registrados no saldo do estoque que
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devero ser preenchidas manualmente, a caneta e sem rasuras. Em caso de erro no
apontamento, dever ser solicitado o visto do Fiscal no apontamento dos dados
corretos.
As fichas de identificao dos itens inventariados, no devero ser retiradas dos itens
at a concluso do inventrio.
4.5. Digitao
O Digitador dever estar localizado junto ao Supervisor, para que a digitao possa ser
efetuada imediatamente aps o recebimento das etiquetas. Aps a digitao, as etiquetas
devero ser devolvidas ao Supervisor.
4.6. Apurao da Contagem

O Digitador dever digitar as contagens na Planilha de Apurao. Em seguida, deve emitir o
Relatrio de Divergncias Constatadas e encaminhar aos responsveis.
O resultado das contagens realizadas devem ser devidamente documentados e arquivados,
para posteriores anlises de diferenas.
Os Gerentes de Logstica, Armazm e Industrial devem esclarecer as causas das variaes do
inventrio fsico logo aps a apurao e encaminhar o Relatrio das Divergncias Constatadas,
com anlise das causas.
4.7. Ajustes de Inventrio no sistema SAP
Para efetuar os ajustes de estoque resultantes dos inventrios, ficam definidos os nveis de
responsabilidade (hierarquia) conforme descrito abaixo:
Aps aprovao, os departamentos responsveis pelo inventrio tero que criar

documento de inventrio no sistema SAP, para envio Controladoria para conferencia
e efetivao dos ajustes.
O Departamento de Controladoria o responsvel pela analise e contabilizao dos

ajustes de inventrio.
Os departamentos responsveis pelas diferenas devem elaborar plano de ao para que

evitem erros futuros da mesma natureza, e apresentar esses planos ao Diretor Financeiro aps
finalizao das analises (com limite de um ms aps o inventrio).
Ao final do inventrio e devidos ajustes, deve ser realizado um book de inventrio, contendo
os resultados das contagens e diferenas analisadas e justificadas, este relatrio deve ser
assinado pelo Gerente Geral da Melhoramentos Papeis Ltda. Se as divergncias informadas
superarem 1% (em US$) do total do estoque da empresa (sobre um mnimo de MUS$50), o
relatrio dever ser assinado adicionalmente pelo Gerente Geral da CMPC Tissue S.A.
4.8. Processamento do Inventrio no Sistema SAP
O processo de inventrio no sistema SAP composto de trs fases:
1. Criao dos documentos de inventrio;
2. Registro da Contagem; e
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3. Contabilizao da diferena de inventrio.
Na primeira fase criam-se os documentos de inventrio. Uma vez selecionado o estoque que
se incluir na contagem e criado os documentos para inventrio, imprime-se os documentos
para iniciar o processo de contagem.
Na segunda fase, so registrados os resultados da contagem no sistema SAP. A seguir, o
sistema calcula as diferenas de inventrio. Se algum resultado parecer ser duvidoso,
possvel executar uma nova contagem das unidades de estoque, para o qual ser necessrio
gerar novos documentos de inventrio.
Na terceira fase, as diferenas de inventrio so contabilizadas. As quantidades e os valores
do estoque so atualizados e ajustados.
As principais transaes do sistema SAP utilizadas so:
MI31: Criar Documento de Inventrio
MI21: Imprimir Folhas de Contagem Fsica
MI02: Modificar Documento de Inventrio
MI03: Visualizar Documento de Inventrio
MI04: Entrar Contagem de Inventrio
MI05: Midificar Contagem
MI20: Lista das Diferenas Inventrio
MI11: Entrar Nova Contagem
MI07: Contabilizar Diferenas

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4.8.1.
Criao do Documento de Inventrio
Com a transao MI31 do sistema SAP cria-se o documento de inventrio, definindo:
Materiais a inventariar
Ficha de Contagem
Numero do inventrio
possivel definir os materiais por tipo ou grupo. Na seo controle seleciona a opo Criar
batch input, que mais adequada para a carga massiva de dados. importante selecionar a
opo S materiais sem estoque zero. Posteriormente, necessrio gerar outro documento
marcando Somente Somente materiais com estoque zero, para verificar os estoques nulos.
Deve-se selecionar a opo Definir bloqueio de reg., o qual permite bloquear todos os
movimentos de mercadorias ara os materiais selecionados. Quando se registra os resultados
das contagens o desbloqueio realizado automaticamente.
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Ao tentar realizar um movimento de mercadoria quando o material estiver bloqueado para

contagem, o sistema emite a mensagem abaixo.
Abaixo est o documento de inventrio:

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4.8.2.
Impresso do Documento de Inventrio
Com a transao MI21, possvel imprimir o documento de inventrio, prvia visualizao.
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Acima se visualiza o relatrio de inventrio, este relatrio pode ser utilizado para contagem, se
desejar um maior detalhe, permitido realizar uma planilha externa ao SAP que considere
todos os materiais a inventariar.
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4.8.3.
Modificar Documento de Inventrio
Com a transao MI02 possvel modificar o documento de inventrio.
Selecionando o boto
possvel modificar a data de contagem, entre outros dados.
Posteriormente, deve-se bloquear o sistema para que no realizem movimentos de entrada e
sada de mercadoria, selecionando o campo Bloqueio registro
Selecionando
possvel modificar o tipo de estoque e marcar a permio de unidades de
medidas alternativas, aps isso, os sistema ir gerar a seguinte mensagem:
.
4.8.4.
Registro da Contagem com Referncia a Documento
Executar a transao MI04 e inserir o documento de inventrio. Opcionalmente a porcentagem

de desvio, se desejar que o sistema emita um alerta quando detectar uma diferena entra a
quantidade registrada e o estoque do sistema.
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Registra a contagem de cada posio. Para o caso de materiais com contagem zero, deve-se
selecionar a coluna RC (contagem zero). marcado um a um o bem, e pressiona-se o cone
.
O
sistema
emitir
uma
mensagem
indicando
que
contagem
foi
registrada:
.
4.8.5.
Relatrio de Diferenas de Inventrio
Para listar as diferenas de inventrio, executar a transao MI20. Deve-se inserir o nmero do
inventrio para listar todos os documentos que compem o inventrio. possvel inserir
somente o nmero do documento para visualizar a contagem individual de um item.
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Aps listar as diferenas de inventrio, gerado o relatrio abaixo, onde possvel contabilizar
as diferenas, modificar a contagem ou registrar a contagem.
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4.8.6.
Entrar nova contagem
possvel efetuar uma nova contagem fsica, seja por posio (cdigo do material) ou por
documento de inventrio. Para o primeiro caso, marca-se as posies desejadas no campo
correspondente e proceda como se mostra na imagem abaixo.
Se desejar uma nova contagem no nvel de documento, executa a transao MI11 e insira:
Marcar Bloq. Registros
Nmero de inventrio
Valor Limiar
O valor limiar selecionar as posies que possuem valor de diferena superior ou igual a este,
de modo que sejam tratadas.
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A posio pode ser modificada:
Selecionando
imagem abaixo.
o sistema ir gerar o resumo das posies a serem tratadas, conforme

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Grave
selecionando
sistema
ir
gerar
nmero
de
documento:
.
No caso de existir mais de um documento de inventrio contemplado na nova contagem, o
sistema emitir novamente a tela para inserir o nmero do documento, e assim repete-se o
processo anterior.
Aps inserir a contagem da nova contagem, ser obtido o relatrio atualizado das diferenas.
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4.8.7.
Modificar Contagem
Para modificar ou corrigir uma contagem j realizada, a nvel de posio, seleciona a

alternativa Modificar contagem, a nvel de documento, executa a transao MI05, insere o
nmero do documento, o ano, e seleciona o desvio percentual, se desejar que o sistema emita
um alerta.
O sistema oferece a opo de modificar cada contagem realizada em relao ao documento ou

posies selecionadas.
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4.8.8.
Contabilizao das Diferenas
Executa a transao MI07. Ao inserir as diferenas, o sistema migra para a tela abaixo, onde
se deve registrar a data da postagem.
Deve-se inserir o motivo das diferenas, conforme a tabela de cdigos disponveis no sistema.
O sistema emitir o nmero do documento.
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5. RESPONSABILIDADES E ALADAS
5.1. Auditoria Externa
Validar o inventario (aplicvel somente 1 (uma) vez ao ano, no inventario geral).
5.2. Auditoria Interna
Verificar itens e preparao fsica, e autorizar o inicio do inventario (aplicvel somente no
inventario geral).
5.3. Coordenador Geral
Enviar informativo com o cronograma e datas do inventrio aos participantes do processo.
Alm disso, deve planejar, acompanhar e aprovar a preparao do inventario. Orientar as
equipes na correta execuo dos itens deste procedimento e encontrar solues para os
problemas que lhes forem apresentados no decorrer do processo.
5.4. Supervisor
Efetuar o corte de entradas, transferncias e sadas de materiais, providenciando os
respectivos comprovantes. Treinar e orientar os contadores e fiscais, remanejar pessoal de
acordo com o andamento dos trabalhos, identificar e providencias as recontagens quando
necessrio e realizar a distribuio das fichas para contagem, relacionando os nomes dos
recebedores e sequencia numrica entregues a cada um.
5.5. Fiscal
Verificar se todos os itens foram previamente etiquetados, fiscalizar as equipes de contagem,
impedindo que as duas contagens de um mesmo item sejam efetuadas pela mesma equipe e
acompanhar e validaras terceiras contagens.
5.6. Contador / Apontador
Realizar a contagem fsica e preencher a respectiva etiqueta com a quantidade contada.
5.7. Digitador
Deve estar localizado junto ao Supervisor para realizar a digitao das etiquetas imediatamente
aps recebimento.
5.8. Equipe de Apoio
composta por almoxarifes, operadores de empilhadeira, chefia da produo e engenheiros.
Tero por atividade o assessoramento aos Fiscais e as equipes de contagem no sentido de
identificao e movimentao do material.
6. LEGENDA
N/A
7. EXCEES
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N/A
8. VIGNCIA
Esse procedimento passa a vigorar a partir da data de sua publicao ou da data de sua ltima
reviso. O mesmo deve ser revisado em at 02 anos ou caso haja alguma alterao no
processo.
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Diretor Administrativo e Financeiro
Anexo I Check List de Conferncia Dados Gerais.
Empresa:
Data:
Planta:
Diviso:
Processo:
Responsvel:
Descrio
rea/Responsvel
Data Prevista
Data Realizada
Ass. do Responsvel
1. Definir depsitos e itens

a serem inventariados.
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2. Definir as datas de
contagem e corte
3. Avaliar a quantidade de
itens x recursos.
4. Divulgar as definies
organizao.
5. Definir os responsveis
pelas providncias.
6. Avaliar os resultados do
inventrio.
7. Emitir o relatrio de
inventrio.
8. Definir a data de corte
para entrada de materiais
no estoque.
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Anexo II Check List de Conferncia Equipe
Empresa:
Data:
Planta:
Diviso:
Processo:
Responsvel:
Descrio
rea/Responsvel Data Prevista
Data Realizada
Ass. do Responsvel
1. Definir equipes de inventrio

(Contagem e Preparao
Fsica).
2. Definir equipe de controle
(Supervisor, Mesrio, Fiscais e
Digitadores).
3. Definir equipes de apoio
(Engenharia, CQ).
4. Aprovar as horas extras das
equipes (quando necessrio).
5. Solicitar alimentao e
transporte para a equipe (se
necessrio).
6. Treinar os mesrios, fiscais e
digitadores.
7. Treinar os operadores das
balanas, contadores e
apontadores.
8. Definir o posicionamento das
equipes fixas.
9. Definir as reas para cada
equipe de contagem (1 e 2).
10. Elaborar e divulgar layout
da localizao das equipes e
instrues detalhadas do
inventrio por escrito.
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Anexo III Check List de Conferncia Documentao
Empresa:
Data:
Planta:
Diviso:
Processo:
Responsvel:
Descrio
Data Realizada
Ass. do Responsvel
1. Definir a data de corte da

entrada de materiais.
2. Digitar todos os documentos
de entrada e solucionar os
boletins de ocorrncias.
3. Separar os itens com nota
fiscal de sada com permanncia
do material na empresa.
4. Encerrar todas as requisies
de materiais.
5. Reportar e digitar as baixas
de sucata e refugo.
6. Conferencia do encerramento
das transferncias entre
depsitos.
7. Devolver aos fornecedores os
itens possveis.
8. Providenciar copias das 3
ultimas notas fiscais de entrada
com as respectivas fichas de
recebimento (2 jogos).
9. Providenciar copias das 3
ultimas notas fiscais de sada (2
jogos).
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10. Emitir relao de materiais
em transito para outros
estabelecimentos.
importados em transito (fichas
de recebimento).
em poder de terceiros.
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Anexo IV Check List de Conferncia Preparao Fsica
Empresa:
Data:
Planta:
Diviso:
Processo:
Responsvel:
Descrio
Data Realizada
Ass. do Responsvel
1. Identificar com localizao e

segregar todos os itens em todos
os depsitos.
2. Emitir as etiquetas de
inventrio.
3. Colocar as etiquetas em todos
os itens a serem inventariados.
4. Segregar material recebido e
no digitado.
5. Segregar material faturado e
no expedido.
6. Instalar e testar as balanas
contadoras.
7. Segregar e identificar os
materiais que no sero
inventariados.
8. Definir, identificar, contar e
segregar os itens obsoletos.
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Procedimento de Inventário Físico Completo

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MANUAL DE PROCEDIMENTOS

PROCEDIMENTO DE INVENTRIO FSICO

As matrias-primas, produtos semi-acabados e produtos acabados, devem ser

Peas de manuteno e de reposio devem ser inventariados no mnimo 1 (uma) vez

Conforme regras determinadas acima, deve-se estabelecer o cronograma de inventrio

As datas de contagem do inventario geral devem ser definidas atravs de reunies de

O Gerente de Controladoria deve nomear um colaborador do Departamento de

Check List de Conferncia Dados Gerais vide Anexo I

Check List de Conferncia Equipe vide Anexo II

Check List de Conferncia Documentao vide Anexo III

PROCEDIMENTO DE INVENTRIO FSICO

Check List de Conferncia Preparao Fsica vide Anexo IV

Todos os itens devero estar etiquetados impreterivelmente um dia antes do inicio da

Todos os materiais recebidos antes da data do inventrio devem estar registrado no

Produtos faturados e no expedidos devero estar identificados de maneira clara,

PROCEDIMENTO DE INVENTRIO FSICO

No dia do inventario, esta proibida qualquer movimentao de estoque e produo.

Os itens devero ser contados um a um, e para os volumes que se encontram em

Os itens sero inventariados atravs de duas contagens realizadas por equipes

A segunda contagem ser continuamente confrontada com a primeira e em caso de

Para itens que se encontram na linha de produo em fase intermediaria de processo,

Sero emitidas etiquetas de inventrio, que devero ser preenchidas conforme

PROCEDIMENTO DE INVENTRIO FSICO

4.6. Apurao da Contagem

Aps aprovao, os departamentos responsveis pelo inventrio tero que criar

O Departamento de Controladoria o responsvel pela analise e contabilizao dos

Os departamentos responsveis pelas diferenas devem elaborar plano de ao para que

PROCEDIMENTO DE INVENTRIO FSICO

MI31: Criar Documento de Inventrio

MI21: Imprimir Folhas de Contagem Fsica

MI02: Modificar Documento de Inventrio

MI03: Visualizar Documento de Inventrio

MI04: Entrar Contagem de Inventrio

MI05: Midificar Contagem

MI20: Lista das Diferenas Inventrio

MI11: Entrar Nova Contagem

MI07: Contabilizar Diferenas

PROCEDIMENTO DE INVENTRIO FSICO

Criao do Documento de Inventrio

Com a transao MI31 do sistema SAP cria-se o documento de inventrio, definindo:

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Ao tentar realizar um movimento de mercadoria quando o material estiver bloqueado para

Abaixo est o documento de inventrio:

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Impresso do Documento de Inventrio

Com a transao MI21, possvel imprimir o documento de inventrio, prvia visualizao.

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Modificar Documento de Inventrio

Com a transao MI02 possvel modificar o documento de inventrio.

Registro da Contagem com Referncia a Documento

Executar a transao MI04 e inserir o documento de inventrio. Opcionalmente a porcentagem

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Relatrio de Diferenas de Inventrio

PROCEDIMENTO DE INVENTRIO FSICO

PROCEDIMENTO DE INVENTRIO FSICO

Entrar nova contagem

Marcar Bloq. Registros

PROCEDIMENTO DE INVENTRIO FSICO

A posio pode ser modificada:

o sistema ir gerar o resumo das posies a serem tratadas, conforme

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