BYE­LAWS 
OF 
XYZ APARTMENT OWNERS’ 
ASSOCIATION 
 

1 
 
 

CHAPTER1: PRELIMINARY 
 

1. The name of the Association shall be “XYZ APARTMENT OWNERS’ 
ASSOCIATION’. 

2. The registered address of “XYZ APARTMENT OWNERS’ 
ASSOCIATION’ shall be as under: 

“XYZ APARTMENT OWNERS’ ASSOCIATION’ 

XYZ, No55, ……….Main Road, 

XYZ  

Any change in the address of the association shall be 
communicated to the jurisdictional Registrar of Firms and 
Societies within 14 days from the date of such change. 

3. Definitions 

In this bye laws, the following words and expressions shall, unless 
repugnant to the context or meaning thereof, having the meaning 
hereinafter respectively ascribed to them: 

a. “Accounting Year” means the financial year commencing 
from the 1st April of any calendar year and ending on the 31st 
March of the next calendar year. 

b. “Applicable Laws” means all laws in force and effect as of 
the date hereof and which may be promulgated or brought 
into force and effect hereinafter in India, including 

2 
 
 judgements, decrees, injunctions, writs or orders of any 
court of record, as maybe in force and effect during the 
subsistence of the byelaws. 

c. “Apartment” means a part of the property ‘XYZ ‘ intended 
for independent use, including one or more rooms or 
enclosed space located on one or more floors of the 
property, intended to be used for residential purposes and 
with a direct exit to the public street, road or highway or to 
common area leading to such street, road or highway. 

d. “Apartment owner” means the person/s owning an 
apartment along with an undivided interest in the common 
areas and facilities. 

e. “Apartment number” means the number, letter or 
combination thereof designating the apartment in the deed 
of conveyance. 

f. “Arbitration Act” means the Arbitration and Conciliation 
Act, 1996 and shall include any amendment to or any re‐
enactment thereto as in force from time to time. 

g. “Act” means the Karnataka Apartment Ownership Act, 1972. 

h. “Block” means each of the blocks “Block A known as <>, 
Block B known as <>” referred to individually. 

i. “Property” means all that piece and parcel of land and 
buildings existing and constructed on  Corporation Khata 
Nos. XYZ Main Road ,…………. main Road ,bearing  

3 
 
 amalgamated Corporation No.1111111 measuring 11111111 
Sft the entire property is bounded by: 

East: Main Road 

West: Property XYZ 

North: XYZ 

South: XYZ 

Along with surrounding open spaces, roads, parks, 
playgrounds, parking spaces, civic amenities. 

j. “Building” means the building complex “XYZ” comprising of 
individual blocks as referred to in the previous point along 
with the surrounding open spaces, roads, play areas, parking 
places and civic amenities constructed/erected on the 
Property. 

k. “Bye Laws” means the bye laws of the Association. 

l. “Committee” means the managing committee of the 
Association as formed in accordance with Chapter  of this 
Bye Laws. 

m. “Common Areas and Facilities” shall mean:‐ 

i. The foundations, columns, girders, beams, supporting 
main walls, roofs, corridors, lobbies, stairs, stairways, 
fire escapes, entrances and exits of the building. 

ii. The gardens, general parking areas, driveways, the 
premises for lodging of person employed for 
maintenance and management of the property. 
4 
 
 iii. Installations of central services such as power, light, 
power generators and sewage treatment plant. 

iv. The elevators, tanks, pumps, motors, fans, ducts and in 
general all apparatus and installation existing for 
common use. 

v. Fire alarm and sprinkler system 

vi. Gymnasium  with all the equipment  

vii. Underground water and sewage lines, cable TV and 
telephone lines, common electricity meters and fiber 
optic conduits, intercom and any other facilities that 
may be added from time to time as common areas and 
facilities. 

viii. Sitting area and praying area 

ix. Such community and commercial facilities as maybe 
provided as common areas and facilities. 

x. All other parts of the property necessary or convenient 
to its existence, maintenance and safety or normally in 
common use. 

n. “Common expenses” means: 

i. All sums lawfully assessed against the apartment 
owners by the association 

ii. Expenses of administration, maintenance, repair or the 
replacement of common areas and facilities. 

5 
 
 iii. Expenses agreed upon as common expenses by the 
Association 

o. “Member” means any person/s entered as such in the 
Register of Members maintained by the Association. 

p. “Resident” shall mean any person/s in occupation of an 
apartment 

q. “Parking space” means the areas earmarked/reserved for 
parking as per the sanctioned plans. 

r. “Person” means (unless otherwise specified or required by 
the context), any individual, company, corporation, 
partnership, joint venture, trust, unincorporated 
organization, government or Government agency or any 
other legal entity. 

s. “Net Surplus/Deficit” means the balance of all income, 
rents, receipts and revenues from the common areas and 
facilities remaining after the deduction of the common 
expenses. 

t. “Registrar” means the Registrar appointed by the 
Government under the provisions of the Karnataka Societies 
Registration Act, 1960. 

u. “Association” means the XYZ Apartment Owners’ 
Association. 

4. Interpretation: In this bye law, unless the context otherwise 
requires: 

6 
 
 a. Any reference to a statutory provision shall include such 
provision such as is from time to time modified or re‐
enactment or consolidation so far as such modification or 
re‐enactment or consolidation applies or is capable of 
applying to any transaction entered into hereunder. 

b. References to the Applicable Law shall include the laws, acts, 
ordinances, rules, regulations, guidelines or bye laws which 
are in force in the State of Karnataka. 

c. The words importing singular shall include plural and vice 
versa, and the words denoting the natural persons shall 
include partnerships, firms, companies, partnership, joint 
venture, trust, societies, organizations or other entities 
(whether or not having a separate legal entity) 

d. The headings are for convenience of reference only and shall 
not be used in, and shall not affect, the construction or 
interpretation of this Bye‐Laws. 

e. The words “include” and “including” are to be construed 
without limitations; 

f. Any reference to any period of time shall mean a reference 
to that according to the Indian Standard Time. 

g. Any reference at any time to any agreement, deed, 
instrument, license or document of any description shall be 
construed as  reference to that agreement, deed, 
instrument, license or other document as amended, varied, 
supplemented, modified or suspended at the time of such 
reference; 
7 
 
 h. Any agreement, consent, approval, authorization, notice, 
communication, information or report required under or 
pursuant to this Bye Laws from or by any party shall be valid 
and effectual only if it is in writing under the hands of duly 
authorized representative of such Party, as the case may be, 
in this behalf and not otherwise; 

i. Unless otherwise stated, any reference to any period 
commencing “from” a specified day or date and “till” or 
“until” a specified day or date shall include both such days 
and dates. 

5. Ambiguities and Discrepancies: In case of ambiguities or 
discrepancies within this Agreement, the following shall apply: 

a. Between two Chapters of this Bye Laws, the provisions of 
specific Chapters relevant to the issue under consideration 
shall prevail over those in other chapters. 

b. Between Chapters and the Schedules and Annexures, the 
Chapters shall prevail. 

c. Between any value written in numerals and that in words, 
the latter shall prevail. 

6. Applicability 

These Bye‐laws shall be adhered to and followed, in its true spirits 
by all the Members of the Association, their tenants, employees, 
servants and/or any other person who may use the facilities 
within the apartment in any manner. 

8 
 
 Mere act of acquisition or rental or taking on lease and/or license 
of any apartment in XYZ or mere occupancy of any apartment 
shall mean that these bye laws have been read and understood, 
accepted, ratified and will be complied with at all times. 

9 
 
 

CHAPTER2: OBJECTS OF ASSOCIATION 
 

The Objects of the Association shall be: 

1. To be and to act as the Association of Apartment owners of the 
building XYZ located at No………………………. (hereinafter called 
“THE SAID BUILDING”] who have filed his/her/their respective 
Declaration/s submitting his/her/their respective Apartment/s to 
the provisions of the Act. 

2.  To invest or deposit moneys belonging to the association. 

3. To establish and carry on its own account or jointly with 
individual/s or institutions/s, educational, physical, social and 
recreational activities for the benefit of the apartment owner/s 
with the approval of the General Body. 

4. To frame the rules, with the approval of the General Meeting of 
the Association for establishing a Provident Fund, Gratuity Fund, 
and such other statutory fund/s, if necessary, for the benefit of 
the employee/s of the Association. 

5. To do all things necessary and/or otherwise provide for their 
welfare expedient for the attainment of the objects specified in 
these Bye‐Laws. 

6. To manage, maintain, administer and regulate the common area/s 
and/or facilities such as water supply to the apartment/s and the 
common area/s as custodian, to the best advantage and benefit 

10 
 
 of all the Apartment Owner/s and bonafide resident/s authorized 
by the Owner/s by contribution/s, payment of the maintenance 
charges from the apartment owners. 

7. To promote common interests, well being and welfare of the 
Apartment owners, encourage mutual help and comradeship 
amongst them in accordance with cooperative principles. 

8. To hire or enter into contract/s and/or agreement/s for or in 
connection with all allied matters or purposes that may be 
required for running and maintaining the building, common areas 
and facilities. 

9. To initiate or defend any legal proceedings, only in so far as it is 
related to connected with the common areas and facilities or 
encroachment of the Rules and the Byelaws, regulations, duties 
and responsibilities herein appended and any other related 
affair/s and to protect the common interests of the association. 

10. To build up reserves for the Association by judicious and 
economical expenditure every month, not exceeding the 
collections of the maintenance charges and invest the resultant 
reserves of the Association, not immediately required, in any 
deposits, investments in Nationalized Banks and approved 
Securities under the Trust Act. 

11. To collect the maintenance charges from owners, create and 
maintain additional funds that may be created by additional levy 
of charges (e.g. Corpus Fund) and / or charges as penalties for non 
payment of maintenance charges and/or damages caused by the 

11 
 
 members, etc., in the common interest of all the members of the 
association. 

12. To constitute Inquiry Committees of Members to go into, 
investigate, inquire and advise the general body or the Managing 
committee about any problems, dispute, and differences, either 
among the members or between the association and one or more 
Members and other related matters of the Association. 

13. To generate additional revenue for the association by 
allowing certain private functions of the owners, tenants and/or 
lessees on the common premises. 

The Managing Committee shall not act beyond the scope of its 
objects without duly amending the provisions of these bye laws for 
this purpose. 

12 
 
 

CHAPTER3: MEMBERSHIP 
1. Signatories – All persons who have signed the application for 
registration of the Association shall be deemed to be the original 
members. 

2. It shall be mandatory for all owners to become a member of the 
Association. Membership to the association will be subject to the 
provisions of the Act, Rules and this Bye Laws. 

3. All persons who have purchased apartment/s in the Property and 
executed respective Declarations under Section 5 of the 
Karnataka Apartment Ownership Act, 1972, submitting their 
apartments to the provisions of the Act shall be deemed to be 
members but they shall acquire formal membership of the 
Association by applying in writing in a format published to the 
President/Secretary of the Association for the membership 
together with the membership fee. 

4. Each Apartment Owner on becoming a member shall receive a 
copy of the Bye Laws of the Association. 

5. The said membership shall be co terminus with the ownership of 
the apartment/s and shall be automatically terminated upon the 
sale of the apartment/s and the new owner shall become the 
member by paying the membership fee that might be prescribed 
from time to time by the Association at the Annual General body 
Meeting.  

13 
 
 6. The amounts received as the membership fee is non refundable 
and shall be retained by the Association and shall form the corpus 
towards the reserve fund to be used for overall maintenance, 
repairs of urgent nature and towards any other exigencies and/or 
emergencies that may arise. 

7. If the Apartment owner is a firm, company or HUF, the 
membership of the association shall stand in the name of the firm, 
company or HUF and the person authorized by such firm, 
company or HUF shall be entitled to vote. 

8. Where an apartment has been purchased by two or more persons 
jointly, the membership of the association shall stand in their joint 
names, but the person whose name stands first in the sale deed 
shall alone be entitled to vote. Notwithstanding the above, the 
first person named in the sale deed may authorize in writing any 
of the other joint owners and/or any other family member to act 
as a member on his behalf. 

9. Upon any Apartment owner selling or absolutely conveying the 
apartment in favor of any third party, by way of gift or release or 
otherwise, the subsequent Purchaser, Donee or release shall be 
admitted as a member of the association on fulfillment of the 
aforementioned condition. The membership fee is not 
transferable. 

10. On the death of an apartment owner, the membership of his 
apartment shall be transferred to the person/s to who he 
bequeaths the same by his will or to the legal representative of 
his estate, in case he has died intestate. The names of the legatee 
or the names of the legal representatives shall be entered in the 
14 
 
 register of members. Where any legatee is a minor, the name of 
his natural/legal guardian shall be entered in the Register of 
Members. However, only one legatee or legal representative shall 
be entitled to vote or be elected to the Managing Committee. 

11. No apartment owner/s shall be entitled to vote at the 
election of members of the Managing Committee or any other 
office bearers of the association or be entitled to contest for 
election to such office if they are in arrears for a period of more 
than 60 (sixty) days on the date of the meeting notice in respect 
of their contribution for maintenance or other charges of the 
association. 

15 
 
 

CHAPTER4: MANAGEMENT OF THE ASSOCIATION 
 

Day to Day Management 

a) The day to day affairs of the Association shall be conducted and 
shall vest in the Managing Committee. 

b) The Management Committee shall be constituted as per Clause <>  
below and the members of the Managing Committee shall 
comprise of Apartment Owners or their authorized 
representatives only who shall be the present residents of XYZ . 

c) The Management Committee may employ a Manager at a 
compensation determined by the Committee to perform such 
duties and services as the committee shall authorize from time to 
time. 

d) This appointment and continuation of the Manager shall always 
be governed by the Managing Committee. 

e) The Secretary and the Manager shall be responsible for 
identifying and assessing the requirements of Association, making 
proposals for the budgets. Manager shall always be required to 
undertake all acts and deeds necessary to achieve the objectives 
of the Association in a smooth manner and to provide for general 
administration support to the Executive Committee. All 
actions/proposals of the Manager shall be subject to the approval 
of the Committee as per guidelines laid down by the General Body 
from time to time. 
16 
 
 f) The Manager may be required to attend all the Meetings of the 
General Body but shall have no voting rights. 

g) The members or their proxies shall be eligible to attend all 
Meetings of the General body. 

h) The Committee may appoint officers , advisers, accountants, lift 
operators, or any other staff that may be required to achieve the 
objects of Association. The Manager shall report to the committee 
and the rest of the Officers/employees of the Management shall 
report to the Manager. The salaries and emoluments of the 
Manager and all other Officers shall be paid by the Association. 

i) If any of the committee members wishes to move out their posts, 
he/she shall give a prior notice of 15 days, relinquish the post and 
such vacancy shall be duly filled by the managing Committee by 
co‐opting any other Member. 

The Management of the Association 

a) The management of the affairs of the association shall vest in the 
Managing Committee constituted under the provisions of the Act, 
rules and bye‐laws of the Association. 

b) The managing Committee shall comprise of Office bearers 
mentioned hereunder from (i) to (vii) :‐ 

i. A President 

ii. A Vice President 

iii. A Secretary 

iv. A Treasurer 

17 
 
 v. Executive Committee Members – 4 members 

c) It shall be mandatory that each block is represented at least by 2 
members in the overall committee. 

d) The election and demarcation of duties of the Office bearers will 
be decided by the elected Managing committee. 

e) Only the Members or their nominated proxy shall be entitled to 
elect the representatives to the Managing Committee. 

f) The General Body shall be at liberty to increase the Management 
Committee members only through an amendment through a 
General Body Meeting. 

g) The elections of the Managing Committee members shall be held 
under the supervision and direction of the Returning Office 
appointed and all the questions relating to the election or arising 
in connection therewith shall be decided by the returning Officer. 

h) Members proposed for the election of the committee at the 
general meeting should have been members of the association for 
a continuous period of 12 months before the date of the meeting 
at the general body, should have paid their dues to the 
association up to date. This shall, however, not be applicable to 
the First managing Committee. 

i) The election, term of office, their duties and removal/expulsion of 
Managing Committee shall be as set out in this Bye Laws. 

Powers & Responsibilities of the Committee 

a) To admit new Apartment owners as members; 

18 
 
 b) To do all activities for meeting the objects of Association; 

c) To control and manage all funds, properties of the Association; 

d) To take care and upkeep the common areas and facilities and 
supervise, direct and control the day to day administration of the 
association; 

e) The committee shall also have powers to consider and decide any 
emergent and temporary restrictions on the operations and use 
of the common areas and facilities and advise the owners 
accordingly for the compliance of the same; 

f) To appoint, suspend, punish and dismiss the employees and the 
staff and to fix their duties, conditions of service, conduct and 
their remunerations; 

g) To appoint or constitute sub committees to assist the Managing 
Committee in any activity of the association; 

h) To keep proper accounts of the Association and make a provision 
for the audit of the same and appoint outside accountants, if 
necessary; 

i) To inspect and check the accounts kept by the secretary and/or 
the treasurer of the Association and examine the registers and 
accounts, books, etc. and to take steps for timely recovery of all 
dues owed to the Association either by members or outsiders; 

j) To sanction work expenses, check cash balances, check bank 
balances of the Association for their correctness and to see that 
the cash book is written properly and promptly. 

19 
 
 k) To enter into any contract or agreements with any person/s, 
company, firm/s or corporate body for the purpose of carrying out 
any of the objects of the Association and to renew the same; 

l) To execute any documents to be executed by or in favor of the 
Association; 

m)To represent the association in all matters; 

n) To authorize institution of and defend legal proceedings; 

o) To prepare periodical reports including yearly report, statement 
of expenses and receipts, balance sheets with assets and 
liabilities, estimate of revenue and expenses; 

p) To redress the complaints of the Members; 

q) To decide on any expenditure required to discharge its duties and 
accordingly decide the contributions to be made by each member 
for the purpose; 

r) To incur all the expenses, with the approval of the General Body, 
that may be required for major replacement of equipment, 
fittings, fixtures, etc. of the common services and repair and 
reconstruction of any or part of the building from funds that may 
be collected under the heading of Corpus Fund. The Managing 
Committee should exercise due prudence in ensuring that 
ordinary repairs generally of revenue expense nature should not 
be met from the Corpus Fund. 

s) If an apartment owner defaults in payment of his share of 
expense and contributions and is in arrears for a period of one 
month or more, the Managing Committee will have powers, by 

20 
 
 giving not more than one week’s notice in writing and / or 
displayed in the notice board, to take necessary administrative 
actions by levying fines and interest, simple or compound for such 
defaults, in addition to discontinuance of common services such 
as water, electricity, etc. The Association may also take legal 
action as deemed fit and seek necessary charge on property for 
expenses not paid by owner and such other actions as per 
provisions of the Act. 

t) To seek legal redressal against any defaulting agencies and/or 
Members. 

u) To deal with infringements and/or default of any of the rules, 
regulations and Bye laws of the Association as and when it arises. 

v) To collect any other fee for any other specific service/facility 
rendered by the Association 

Election and Terms of Office of the Managing Committee 

a) At the first General Meeting of the Members, the Managing 
Committee will be elected, whose terms of office will be fixed for 
a period of two years. The term of office will commence from the 
Annual General Meeting date till the next Management 
Committee takes charge. 

b) At the expiry of the initial term of office of respective Managing 
Committee members, his/her successor shall be elected to serve a 
term of two years. Such outgoing/Managing Committee members 
shall hold office until their successors have been elected and 
taken charge of office. 

21 
 
 Vacancies in the Committee 

a) Any member of the Managing Committee who absents himself for 
four consecutive committee meetings shall relinquish his/her 
post. 

b) All the vacancies in the Managing Committee caused by physical 
incapacity, death, resignation or cessation of membership of the 
Association or for any reason/s may be filled by the members of 
the Committee by co‐opting any other member. Any person co‐
opted shall cease to be a member of the committee at the time of 
the next annual general meeting when the vacany shall be filled 
by election for the balance period of the two year term. 

Removal of One or More Member of the Committee 

a) In a special general body meeting duly called for as per the 
bye=laws, any or more members of the Committee may be 
removed, by a no confidence motion and approved by a 2/3rd 
majority of votes by the members present and eligible to vote. 

b) The notice for the Special General Body meeting shall clearly state 
the time, date and place of such meeting, the purpose thereof. 
The members of the Committee who are caused to be removed 
shall be given a reasonable opportunity to be heard at such 
meetings. 

Regular Meetings of the Managing Committee 

a) The Managing Committee shall meet at least once in 30 days at 
the Office of the Association. If for any reasons the committee is 
unable to meet on the appointed day, notice for the proposed 

22 
 
 committee meeting shall be given to each member of the 
committee personally or through email or fax/telegram/postal 
mail at least five days prior to the meeting. 

Special Meeting of the Committee 

a) The special meeting of the committee may be summoned by the 
President, to consider any urgent and important matters and on 
one day’s notice to each committee member in the manner as 
said above for the regular meetings. Special Meetings of the 
Managing Committee shall be also called on the written request 
of at least 50% of the members of the Committee stating clearly 
the purpose of the meeting. 

Conflict of Interest 

a) A member of the Committee shall not participate in any matter 
under consideration by the Committee regarding the provision of 
any services or entering into any contract by the Association with 
any Member of the Committee or any entity being a partnership 
firm, company, trust, organization or association whom the 
Member of the Committee or his relative is associated and has a 
direct or indirect financial interest and the interested member of 
the Committee shall not be entitled to vote in such meetings in 
such interested agenda. 

b) Any Interested member of the committee must disclose the fact, 
in writing to the President as soon as the potential conflict is 
discovered and to the extent possible, before the agenda for the 
meeting involving the matter at issue is prepared. If conflict of 
interest is discovered during the meeting, the committee member 

23 
 
 must verbally declare such conflict of interest immediately. Such 
declaration must be clearly noted in the minutes of meeting and 
the Member shall abstain from voting. 

Waiver of Notice 

a) Notice for the regular meeting need not be given. The committee 
before the closing of each of the meeting shall decide the time 
and place of meetings and regarding the dispensation of notice. 
But a special mention shall be made in the next meeting of the 
committee, the minutes of the previous meeting read out and 
confirmed by the members present. 

Quorum 

a) At all the meetings of the Committee, 50% of the members shall 
constitute a quorum for the transaction of business. If at any 
meeting, there is no quorum as above, it may be adjourned to 
another time, date and place. No formal notice is required for 
adjourned meeting. 

b) All questions before the Managing Committee shall be decided by 
a majority of the votes of the members present and the President 
shall have a right to a second vote in the case of a tie. 

c) Any urgent business of the Managing Committee may be 
transacted by circulation of papers. Any decision obtained by 
circulation of papers shall be placed at the next meeting of the 
managing committee and a formal approval sought from the 
members. 

24 
 
 d) The Managing Committee shall have the power to appoint one or 
more sub‐committees amongst its own members and/or amongst 
other members of the association for the purpose of facilitating 
business and to assign all or some of its duties and powers to such 
sub‐committees. 

Sub Committees 

a) All subcommittee shall function under the Managing Committee 
and collection of funds and expenditure thereof should only be 
with the Managing Committee’s approval. The Managing 
Committee shall ensure that at least one  Managing Committee 
member is a part of the subcommittee who shall be responsible 
for the management of all the funds of the subcommittee with 
the appropriate submission of accounts to the committee 

Duties and Responsibilities of the Office Bearers 

The President 

The President shall be the Chief Executive Officer of the Association and 
of the Committee and shall have all the general powers and duties 
which usually vests in the office of the president of the Association. The 
President will preside over the General and Special Meetings of the 
Association and also of the Committee Meetings. The President shall 
from time to time be entitled to check the books, files, maintained by 
the Treasurer and Secretary. 

The Vice President 

If the President is absent or unable to preside over any meeting, the 
Vice President as stated in the Bye‐Laws will take the chair and conduct 

25 
 
the meetings. In case of Committee meetings in the absence or inability 
of the President to take the chair, the Vice President shall preside and 
conduct the meetings. 

The Secretary 

The function and duties of the secretary shall be as follows: 

a) Shall be the executive officer of the committee and the 
association 

b) Will be responsible for convening all the meetings of the 
Association and Committee 

c) Shall record the proceedings and minutes of the meetings of the 
association and the committee, in the minute books kept for the 
purpose. 

d) Shall be responsible for maintaining the books, registers and other 
records unless otherwise decided by the Committee. 

e) All documents, registers and such other important assets of the 
Association shall be in the custody of the Secretary 

f) To sign all documents for/ on behalf of the association of the 
Association and represent the Association in any legal matters. 

g) To supervise and administer the day to day running and 
functioning of the Association by having an overall check and 
control of all the employees of the Association 

The Treasurer 

26 
 
 a) The treasurer shall be responsible for funds and finances of the 
Association. He shall also be responsible for the keeping full and 
accurate account of all receipts and disbursements of the 
Association, for deposit of all monies and other valuable effects in 
the name and to the credit of the Association. 

b) He/She shall maintain and be in custody of all the financial 
documents, book of accounts, and be responsible for maintaining 
promptly and accurately, all the financial transactions in a proper 
ledgers and books. 
 

27 
 
 j)  

CHAPTER 5: MANAGEMENT OF FUNDS 
 

All income of the Association shall be utilized only for the promotion of 
the aims and objectives of the Association. 

Sources of Income 

The sources of income of the association shall be as under: 

a) Admission Fees paid by Permanent members 

b) Contribution by members for the upkeep, maintenance and 
management of Common areas and facilities. 

c) Interest, dividends, etc from bank accounts or investments made 
by the Association 

d) Donations, gifts, etc received by the Association 

e) Any other funds collected by the Association 

Accounting 

The funds derived as above shall be accounted for under three heads, 
each earmarked for a specific purpose as under. 

1. General Fund 

a) Income 

• The Annual Maintenance charges, late fees, charges for change 
of tenancy/ownership collected from owners. 

28 
 
 • Interest accrued from the Savings and Fixed Deposit Accounts 

b) Expenditure 

• All normal maintenance of common areas, assets and 
appurtenances including staff salaries shall be charged to this 
fund. 

• Any capital expenditure of less than Rs.5000/‐ shall be charged 
under this fund 

• A pre‐determined amount collected every year may be 
transferred to Sinking Fund every Financial year as per rule 
below 

• Surpluses, if any, shall be transferred to the Reserve Fund at 
the end of the year. 

c) Holding  ‐ Amount not required for normal monthly expenses 
shall be held in a savings account in any scheduled bank or 
invested suitably as decided by the Management Committee 

2. Reserve Fund 

a) Income 

• Admission Fees Paid by Members 

• Surpluses, if any, from contributions from the owners for 
installation of any capital equipment or for major maintenance 

• Amounts transferred from the General Fund 

• Interest accrued in this Fund from Term Deposit/Savings 
Account of this Fund kept in any scheduled bank. 
29 
 
 • Any other fee collected from owners selling his/her apartment 

b) Expenditure – The Committee only with the prior approval of 
the General Body shall incur expenditure from Reserve Fund. 
Specific provision in the annual budget/revised budget shall be 
deemed as approval for such expenditure from this fund 

• Special non‐annual maintenance such as painting of common 
areas and exterior of the buildings 

• Any capital expenditure of exceeding Rs.5000/‐ other than 
replacing plant, machinery and equipment 

c) Holding  ‐ The amount accrued in this Fund shall be held as 
Term Deposit/Savings Account in any nationalized bank 

3. Sinking Fund 

a) Income 

• Periodic transfer of the amounts specifically collected from the 
owners 

• Any scrap value realized from the disposal of unserviceable 
Plant and Machinery, furniture, etc. 

• Interest accrued in this Fund from Term Deposit/Savings 
Account of this Fund kept in any scheduled bank or institution 

b) Expenditure – The fund shall be utilized exclusively for 
replacing Plant, machinery or equipment as and when such 
items become unserviceable. The Committee only with prior 
approval of the General Body shall incur the expenditure from 
this fund and encashing of Term deposits/investments shall be 
30 
 
 done only under such circumstances. Specific provision in the 
annual budget/revised budget shall be deemed as approval for 
such expenditure from this fund 

c) Holding  ‐ The amount accrued in this Fund shall be held as 
Term Deposit/Savings Account in any nationalized bank or in 
any liquid instrument in scheduled institution 

Deposit of Funds 

The funds of the association shall be kept in any 
Nationalized/Scheduled bank(s) and /or deposited with any post 
office(s), Government Financial Institutions and /or any securities 
specified under the Income Tax Act and/or where the Committee 
(subject to the approval of the General Body) may decide from time to 
time. Bank Accounts shall be operated by joint signatures of any two 
office bearers out of the President, the Secretary and/or the treasurer. 

Investment of Funds and Guidelines for Investment 

The committee while investing the Funds of the association shall follow 
the following principles: 

a) Of the three primary attributes of Safety, Liquidity and Returns 
associated with the investment decisions;”safety of principal” 
shall be accorded the highest priority 

b) Investments shall be planned so as to fulfill the liquidity needs of 
the association and therefor part of the corpus shall be placed in 
investments that are liquid. Money cannot be placed with private 
cooperative or unscheduled banks. 

31 
 
 c) The committee is entitled to frame further guidelines from time 
to time for investment. 

Mode of collection 

The committee may decide from time to time the mode of collections 
of the dues from the apartment owners so that the association is not 
bereft of funds at any point of time. To ensure uninterrupted service, 
the Committee shall collect the annual maintenance in advance. The 
Managing Committee has the right to change the periodicity of 
collection of maintenance form time to time.  

32 
 
 d)  

CHAPTER 6: ACCOUNTS AND AUDIT 
 

The Financial year of the Association shall be from the 1st Day of April 
each year to the 31st March of the next year. The first financial year of 
the Association shall be from the date of incorporation of the 
Association till the 31st of March 2010. 

Financial Statements and Reports 

a) The treasurer shall be responsible for the maintenance of 
accounts of the association The treasurer shall , as soon as 
possible after the close of the year, make out 

a. Receipts and Payments Account 

b. Income and Expenditure Account 

c. Summary of Property, Assets and Liabilities of the 
Association giving such particulars as will disclose the 
general nature of these liabilities and assets and how the 
value of the fixed assets have been arrived at. 

b) The treasurer shall place the accounts before the Managing 
Committee for their approval and thereafter submit the same to 
the Auditor for audit and his report thereon. 

Audit 

33 
 
 a) The Accounts of the Association shall be audited by a qualified 
auditor (chartered accountant) within the meaning of the 
Chartered Accountants Act, 1949. 

b) At every Annual General Body Meeting, the members shall 
appoint an auditor who shall hold office till the conclusion of the 
next Annual General Body Meeting and shall intimate the same to 
him in writing with seven days of such appointment. 

c) Every auditor so appointed shall confirm in writing to the 
Association, his acceptance of such appointment within seven 
days from the receipt of such intimation. 

d) The Auditor shall be entitled to call for such documents and 
explanations as may be required for the purpose of carrying out 
the audit. 

e) The Auditor appointed at any Annual General Body Meeting may 
be removed by the Members at a General Body Meeting and the 
members may appoint in his place any other auditor nominated 
for the said post. 

f) Any casual vacancy arising out of resignation, death, 
incapacitation, etc. of an auditor may be filled up by the Managing 
Committee and the Auditor so appointed to fill the casual vacancy 
shall hold office till the conclusion of the ensuing General Body 
Meeting. 

g) Any auditor retiring at an annual general body meeting shall be 
eligible for reappointment if a nomination to the effect has been 
received from any member or members and ratified by the 
general body. 
34 
 
 h) The remuneration payable to an auditor shall be fixed at the 
Annual General Body Meeting unless the same is delegated to the 
Managing Committee by the members at the annual general body 
meeting. 

 Timeframe for Preparation, Audit and Approval of Accounts 

a) The treasurer shall ensure that the accounts of the Association are 
prepared, got approved by the Managing Committee and audited 
on or before 30th of June every year in respect of the immediately 
preceding year ending on the March 31st. 

b) The audited accounts and the accompanying documents shall be 
placed before the members at the Annual General Body Meeting 
to be held every year on or before the 31st of July. 

c) The audited financial statement along with the auditors report 
thereon and accompanied by other documents such as the list of 
members with their addresses, etc of the Managing Committee 
and such other documents as stipulated , shall be submitted to 
the competent authority under the Karnataka Societies 
Registration Act, on or before the fourteenth day succeeding the 
day on which the Annual General Body Meeting is held. A 
summary of the property and assets and liabilities of the 
Association giving such particulars as will disclose the general 
nature of these as liabilities and assets and how the value of fixed 
assets has been arrived at. 

Inspection 

A copy of the last audited financial statement and the report of the 
auditor shall be kept at a conspicuous place in the Office of the 
35 
 
 Association and the same shall be open to inspection by any member 
during the Office Hours of the Association. 

36 
 
 

CHAPTER 7: GENERAL BODY MEETING 
 

First Meeting 

The First meeting of the Association shall be called by the Adhoc 
Committee President within 30 days from the date of 
registration/incorporation of the Association or within such extended 
time not exceeding more than 60 days in total. 

Subsequent Meetings 

All subsequent annual general meetings shall be held within 5 months 
from the date of close of the financial year. 

Business at Annual General Body meeting 

The following business shall be transacted at the General Meetings: 

a) Adoption of minutes of the proceedings of the previous meetings. 

b) Adoption of the report of the managing committee for the 
preceding year. 

c) Consideration and adoption of the statement of audited account 
for the preceding year. 

d) The election of the managing committee, if required, in 
accordance to the Bye‐Laws 

e) The calendar of events and budgets for the succeeding year. 

37 
 
 f) Any other business specific agenda of the meeting of which notice 
has been received from any member not later than seven days 
before the date of the meeting. 

Decisions 

All decisions of the Meeting shall be obtained by the simple majority 
vote of members present at the meeting. 

Votes 

Every member shall have one vote irrespective of the number of 
apartments owned by him and the person who is the President shall 
have a casting vote only in case of a tie. 

Presiding Officer 

Generally all meetings, Annual general as well as Special General Body 
meetings shall be presided over by the President of the Managing 
Committee and in his absence by the Vice President of the Managing 
Committee. 

Notice 

Not less than 21 days notice shall be given in writing by the Secretary to 
the members before holding the Annual General Meeting. Such notice 
shall be accompanied by an agenda of business to be transacted. Non 
receipt of notice by any member, shall not invalidate a meeting so long 
as notice is served by the Association on the member either personally, 
email or post at the address registered with the association. It is the 
responsibility of the owners to keep the association records upto date. 

Special General Body Meetings 

38 
 
A special meeting of the general body shall be convened by the 
Secretary: 

a) On a resolution to that effect by the Managing Committee with at 
least simple majority; or 

b) On a requisition signed by at least 25% of the total number of 
members and delivered to the Secretary, whereupon such 
meeting shall be held within 40 days from the date of receipt of 
the requisition 

The notice convening every annual or special general meeting shall 
state the date, time, place and agenda. In case of a special meeting, the 
agenda shall specify the items set out in the requisition by the 
requisitioner. 

Quorum 

The quorum for the annual or special general meeting shall be 1/3rd of 
the members of the Association. If within 15 minutes of the time 
specified for any ordinary general body meeting, no quorum is formed 
the business of the meeting shall be transacted at the adjourned 
meeting which may be held at the same place and on the same day 
after half an hour. Any adjourned meeting can transact business for 
which it was called without necessary quorum. 

Election of Committee and Office Bearers 

a) The Managing Committee shall conduct the Annual General 
Meetings every year but the election to the Managing Committee 
shall be conducted every two years. The decision of the Managing 
Committee to conduct elections shall be intimated to the 

39 
 
 members at least two months prior to the proposed election. The 
elections whenever required shall be conducted at the time of the 
Annual General Meeting. 

b) The notice for the election shall be dispatched to each of the 
Members of the Association either by post, personal delivery or 
email message to address registered by the member with the 
Association. The Association has no liability towards members 
who have failed to keep their records up to date. 

c) The secretary shall ensure that the notice of the election is also 
displayed on the notice boards. 

d) Duly filled proxy forms shall reach the office of the Returning 
Officer at least 48 hours prior to the meeting. The forms can be 
collected from the Association Office. 

e) The Secretary will invite nominations to the Managing Committee 
from the list of members or their representatives, at least two 
weeks before the date of the proposed election. 

f) The members of each block shall nominate representatives from 
their respective blocks out of which (x) shall be elected to the 
Managing Committee as the executive committee members.  

g) Only members eligible to vote can stand in the elections. 

h) If a member is in arrears of maintenance or contribution to any 
common expenses, sinking fund, etc, he /she shall not be eligible 
to contest the election and/or vote in any election. 

i) Nominations shall be submitted in the prescribed format to the 
Secretary within the time stipulated in the election notification 

40 
 
 sent to the members or put up in the notice boards of the 
Association. Members shall be given time of not less than 7 days 
from the date of intimation of the said notification, for filing the 
nominations. Nomination format will be made available by the 
Secretary. Every nomination should be complete in all respects 
and signed by the member signifying his willingness to get elected 
to the managing committee. The nomination shall be proposed by 
one Member and seconded by another.  A member shall be 
entitled to propose only one member for the Managing 
Committee. However, a member can second more than one 
member for elections. 

j) All such nominations received shall after scrutiny be placed in a 
sealed envelope and be handed over to the Returning Office 
appointed for conduct of election by the Secretary. 

k) The Management Committee shall in a separate meeting appoint 
a Returning Officer to conduct and oversee the elections. 

l) The Returning Officer may choose to conduct the election by 
secret ballot or by show of hands. 

m)When there is no decision in the choice of  committee members, a 
re‐election shall be conducted within 3 days in respect of only 
that particular post where there is no decision. 

n) The Returning Officer will be sole competent authority to conduct 
this election and observer normal procedure and announce the 
results of the election through a written and signed statement 
and displayed on the notice board. 

41 
 
 o) The Returning Officer appointed shall have no conflict of interest 
in conduct of the election.  

p) On the announcement of the result of the election of the office 
bearers, the previous office bearers shall be deemed to have 
demitted their office and the newly elected office bearers shall 
take charge immediately thereafter. 

42 
 
 

CHAPTER 8: OBLIGATIONS, RESPONSIBILITIES AND 
CONDUCT OF MEMBERS 
 

All Owners and Residents of the XYZ apartment complex are obliged to 
pay the association all the common expenses relating to the apartment 
which will include mainly the following: 

1. The common expenses towards the care, maintenance, 
replacement, improvement and additions, to the common 
facilities and services of the Association and all other expenses 
incurred in the administration and the Management of the affairs 
of the Association to meet the objects of the Association and 
others as mentioned under the definition of common expenses in 
Chapter 5 of the Act, shall be collected. 

2. All members of the Association have a very important duty and 
obligation to pay the maintenance and any other agreed charges 
promptly and in full since the efficient functioning of the 
Association and its management depends on the availability of 
the finances of the Association. 

3. All expenses that may be required for the major replacement of 
equipment, fittings and fixtures, etc. of the common services and 
repair and reconstruction of any part of the building shall be 
collected under heading of Sinking Fund. 

4. No apartment owner shall exempt himself from the liability of 
his/her contributions towards the common expenses by the 

43 
 
 waiver of the use or enjoyment of the common areas and facilities 
by abandonment of his / her apartment. 

5. Maintenance charge/s unpaid by any owner/s, shall constitute a 
charge on such Owner’s /s’ apartment/s prior to all other charges, 
except the charge on the apartment for payment of Government 
or municipal taxes or both. 

6. The insurance premium for a policy to cover, repair, replacement 
and reconstruction etc in case of hurricane, fire, explosion, 
earthquake and such other hazards and calamities, if decided by a 
majority of the members at any Annual General Meeting or 
Special General Meetings of the association, shall be collected as 
a part of the common expense. 

7. All the repairs of internal installation of the units such as water, 
light, gas, power, sewerage, telephone, air conditioners, sanitary 
fixtures, doors, locks, windows, lamps and all other accessories 
belonging to the unit shall be at the expense of the owner 
concerned. 

8. Every owner shall perform promptly and satisfactorily all 
maintenance and repair/replacement work within his/her own 
unit, which if omitted, delayed or unsatisfactorily executed, would 
affect the Association entirely or in a part/s belonging to other 
owners. It is clearly to be understood that the owner concerned 
shall be expressly responsible for the damages and liabilities that 
his/her failure to do so may hinder the functioning of the 
Association. 

44 
 
 9. All maintenance, repair and replacement of equipments, fixtures 
and fittings of common areas and facilities and services restricted 
or not will be carried out by the technicians/tradesman/engineers 
and such other persons employed or authorized by the Managing 
committee. No owner will interfere or carry out such work other 
directly by himself or through his privately employed personnel. 
An owner, in such cases, shall reimburse the association for any 
expenditure in redoing, repairing or replacing any common area 
and facilities for damage caused through his/her own fault, direct 
or indirect. 

10. No owner shall make any additional construction or 
modification to his unit or installation therein involving demolition 
of existing structures. 

11. All apartments shall be utilized for residential purposes only.  
The owners of the respective apartments shall have the absolute 
right to lease such apartment or give it on license or caretaker 
basis; subject to the covenants and restrictions contained in these 
bye‐laws. The apartment owner shall not allow his apartment to 
be used as a Service Apartment, Guest House or hotel purposes. 

12. The building name shall always be known as ‘XYZ’ and under 
no circumstances shall be changed or altered. 

13. The owners shall not use the apartments in any way which 
would diminish the value or utility of the property. 

14. The basement car park area and the open car park area shall 
be used for parking vehicles only by the owner. The owners or 
their tenants should strictly park their vehicles within the area of 

45 
 
 parking lots allotted to the respective owners. The parking should 
be done in such a way that movement of other vehicles/s are not 
in any way hampered or restricted for entry or exit and also not in 
front of common areas, setbacks and areas like switch board, 
generator area, etc. 

15. The parking areas, terrace and the basement are not to be 
used by the servants and employees of the owners for living, 
sleeping and other such activities like drying and airing 
their/owners clothes , etc.  

16. The terrace/basement/electrical room/club house and other 
such areas should not be used for storing 
combustible/inflammable and other dangerous articles or 
belongings. 

17. The units and the basements of the owners and the 
common areas and facilities in the building shall be strictly used 
for residential purposes. No commercial business activities of any 
sort shall be conducted in these premises and neither shall any 
owner in any way lay claims on the common areas except those 
allotted exclusively for the use of the owners. 

18. It is prohibited to throw garbage or trash outside the 
apartment through the windows, balconies of their respective 
units. All garbage and trash shall be collected in a container or a 
bag and deposited near the doors from where it will be cleared by 
the House Keeping staff. If there is any foul odor emanating from 
it, please deposit the same in the designated area behind the 
apartment. 

46 
 
 19. It is the responsibility of the owners to clear up all the debris 
collected whenever their premises are being taken up for 
renovation or modification, whether lying inside or outside the 
apartment building. In the event of failure to clear the debris as 
aforesaid, the Association shall comply with this regulation at the 
cost of the owner. 

20. No owner shall post any advertisement or posters or sign 
boards of any kind in or on the building except as authorized by 
the Managing Committee in writing. 

21. Owners shall exercise extreme consideration and care about 
making noise or the use of musical instruments, radios, televisions 
and amplifiers that may disturb the others. 

22. The Association shall not permit the owners to decorate or 
alter the exterior of the building under any circumstances. 

23. An owner shall grant the right of entry to any of the 
Managing Committee member/officer or to any person 
authorized by the Committee in case of any emergency 
originating in or threatening his unit, whether the owner is 
present at the time or not. 

24. An owner shall permit other Owners or their 
representatives, when so required, to enter his unit for the 
purpose of installing, altering or carrying out repairs to the 
mechanical, electrical, water, sewerage services provided that the 
request for entry is made in advance and that such entry is at a 
time convenient to the owner. In case of an emergency, such right 
of entry shall be immediately permitted. 

47 
 
 25. All the terms and conditions in particular the schedules 
mentioned in the Agreements to Purchase/Build and Registered 
Sale Deed shall be binding on each member. 

26. It is prohibited to store any explosive or inflammable 
materials except cooking gas in the kitchen. 

27. It is prohibited to burn fire crackers, play with color and do 
such other acts during festivals or otherwise, within the flats or in 
the common areas, which cause nuisance to other residents or 
damage the walls, stairs, swimming pool, lifts or endanger the 
safety or well‐being of the residents. 

28. During festivals, residents can use the common open areas 
as decided by the management committee to celebrate the 
festivities and enjoy community living. 

29. It is prohibited to store anything that exceeds the 
allowable/specified Uniformly Distributed Load(UDL) on the 
floors. The Management Committee shall notify the maximum 
allowable load as suggested by experts. 

30. Members/Residents of the building owning/renting parking 
space in the basement/open should park their vehicles within 
their respective markings only and not outside. 
Members/Residents who do not own or have on rent, parking 
space, should not park their vehicles in the apartment complex. 
No member/resident shall rent out his parking area to anyone 
who is not a resident of the apartment complex. 

31. All owners should cooperate to follow the rules of conduct 
detailed herein and those that may be introduced hereafter by 
48 
 
 the Committee of Management and/or the General Body to 
ensure better services as a welfare measure. 

32. No member shall hang garments and rugs or dust rugs or 
other linen from windows and/or balconies. 

33. The owner of an apartment shall be responsible for payment 
of taxes, duties or other levies assessed by the municipal 
authority or other govt. agencies having jurisdiction over the area 
in which the apartment is situated and for the fulfillment of other 
obligations cast on such owners by Authority/Agencies. 

34. It shall be the primary responsibility of the respective 
Members/Apartment Owners to ensure that their respective 
tenants, lessee, servants and /or employee adhere to the 
Rules/Byelaws of the “ XYZ OWNERS’ ASSOCIATION’. 

35. The Management Committee shall be entitled to enforce 
any or the necessary restrictions on such defaulting tenants, 
employees, servants or residents of the Apartment Complex. 

36. No pets shall be allowed in the Apartments. 

37. The Manager of the Association shall be informed in writing 
before any interior work is started in the flat at least three days 
prior to such commencement of works. In case of any damages to 
the property of the apartment arising out of such works, the 
managing committee is authorized to collect penalty at a rate 
decided by the committee. 

38. Interior/other works shall be undertaken only during 09:00 
hours to 18:00 hours on working days i.e. Monday to Saturday. No 

49 
 
 interior works shall be undertaken on Sundays and National 
Holidays. 

39. Managing Committee will be authorized to collect any 
penalties towards damage of property by tenants during their 
stay, moving in and moving out from the owners. 

40. Workers engaged for interior or civil work shall submit their 
names to the Security Office and obtain necessary passes for 
entry into the apartment. The workers so engaged shall not be 
permitted to stay in the premises beyond working hours. 

41. Residents should get security photo identity cards issued for 
all …. 

42. Clothing and other items should not be hung on balcony 
railings for drying. Rods cannot be constructed outside railings to 
hang clothes. 

43. Flower pots or similar artifacts should not be kept at railing 
side walls. 

44. Debris generated during private works and private functions 
shall be disposed off beyond the premises in the right place under 
own arrangements. Debris should not be thrown outside the 
windows/balcony or onto any other adjacent property. 

45. Drinking, smoking and spitting in common areas including 
lobbies, basements, garden, etc is prohibited. Spoiling lifts, walls 
and other common areas by scratching, scribbling, pasting posters 
etc is also prohibited. Residents shall report any such incident to 

50 
 
 the Association for appropriate action against those engaging in 
such vandalism. 

46. For any private function inside the complex (except the first 
house warming ceremony for the apartment), a refundable 
deposit as may be decided by the committee from time to time 
shall be furnished. This is to ensure compensation against physical 
damage or lack of cleaning after the function. There will also be a 
nominal charge associated for the usage of common amenities 
which will be deposited into the maintenance fund. 

47. Pathways alone should be used while walking in premises. 

48. Sound while partying, playing music, TV, etc should always 
be within permissible limits and should not be an inconvenience 
to your neighbors. 

49. Misuse of fire alarm system is strictly prohibited. 

50. Keeping the safety of children in mind, the children are 
restricted and should not be allowed to play on the terrace, roads, 
near swimming pool, gym, etc. Playing to be restricted to 
designated playing areas only. 

51. Vehicles should not be driven fast in the lobby and common 
areas.  

52. Cooking is not permitted in the common areas. 

53. Terrace cannot be used for putting personal items – like 
satellite dishes, hanging clothes, solar panels, etc. 

51 
 
 54. No unauthorized modification to the structure is permitted. 
This is especially relevant for beams as this will affect the 
structural stability of the buildings. Permission has to be sought 
from the association for any interior modification and the same 
shall be duly certified by a qualified engineer or architect 
confirming that it shall not endanger the structure. The 
Management Committee is authorized to prevent modifications 
which have not been approved physically. 

55. Visitor’s cars are not to be parked inside the complex and 
their entry is prohibited at all times. 

56. Stickers shall be provided to all residents for the vehicles. If 
original sticker is lost, there will be a penalty for the duplicate. If 
the sticker is misused by somebody, the owner of the sticker is 
liable for any damages/penalties arising out of the violation. 

57. Any vendors who want to market/sell their products can do 
so by taking permission from the Management Committee in 
advance. There will be a refundable deposit as decided by the 
committee from time to time to compensate any damage 
happening during the process. Also a nominal fee will be charged 
which will be deposited into the maintenance fund. 

52 
 
 

CHAPTER 9: GENERAL 
1. At the point of inception of the Association and thereon, the 
Association does not carry over any liabilities arising out of the 
sale agreement of the apartment. This needs to be sorted out 
between the buyer and seller 

2. The Association shall not be liable nor can any claim be raised 
against the Association for any service provided by the Members 
in terms of these Bye Laws. The Member shall be solely 
responsible for his/her acts or omissions and shall keep the 
Association indemnified against all claims against the Association 
provided that such claims emanate from the arrangement 
between the Association and the Member. 

3. When the ownership of the apartment changes, no deposit or 
advances paid by the owner shall be refunded. 

4. The Office of the Association shall have fixed working hours as 
may be decided by the Managing Committee from time to time. 

5. The Association shall have a common seal which shall be in the 
custody of the Treasurer and shall be used only under the 
authority of resolution of the managing committee and every 
deed of instrument to which the seal is affixed shall be attested 
for or on behalf of the association by two members of the 
management committee or any other person authorized by the 
Association in that behalf. 

53 
 
 6. These byelaws may be amended by the association in a duly 
constituted meeting for such purpose and no amendment shall 
take effect unless approved by the members representing at least 
2/3rd of Members from each Block. All matters pertaining to such 
dissolution shall be as per Section 22 of the Societies Registration 
Act. 

7. In the event of any “dispute” between any of the Members of the 
Association or between the Association and any third party, the 
same shall be referred to Arbitration, The Arbitration proceedings 
shall be in accordance with the provisions of the Arbitration and 
Conciliation Act, 1996 and the parties shall submit to the exclusive 
jurisdiction of the Bangalore Courts. 

54