ESPECIALIDAD
ADMINISTRACION
MODO DE FORMACION
TECNICO GENERAL
ENERO, 2016
Esperamos que logres con xito culminar esta formacin, que te convertir en un
profesional Tcnico General en Administracin y as contribuir al desarrollo del
pas.
RECOMENDACIONES
Para iniciar el trabajo con el manual, debes estar claro que siempre
tu dedicacin y esfuerzo te permitirn adquirir las capacidades del
Mdulo Formativo. Al comenzar el estudio de las unidades didcticas
debes leer detenidamente las capacidades/objetivos planteados,
para que identifiques cules son los logros que se proponen.
OBJETIVOS
NDICE
Contenido
Modulo: Tcnicas Administrativas para la Asistencia Gerencial...........................1
Unidad I: La Agenda de Trabajo de la Gerencia...................................................1
Objetivo de la Unidad: Manejar la agenda de trabajo de la gerencia, de acuerdo
a tcnicas de redaccin...................................................................................... 1
Tcnicas de Redaccin..................................................................................... 1
Redaccin........................................................................................................ 1
Tipos de textos................................................................................................. 1
Caractersticas de los textos............................................................................ 1
Leyes de los elementos de comunicacin........................................................3
Estructura de Redaccin.................................................................................. 4
Reglas ortogrficas.......................................................................................... 5
REGLAS DE LA LETRA "N"............................................................................. 7
Agenda de la Gerencia................................................................................... 12
Concepto de Programa.................................................................................. 16
Tipos de Programa......................................................................................... 17
Elaboracin de Programa............................................................................... 18
Programa de Cita........................................................................................... 19
Caractersticas de la Comunicacin efectiva y asertiva.................................20
LA ASERTIVIDAD ES SABER ESTABLECER LMITES.............................................22
Afectaciones de la Gerencia para la atencin al cliente interno y externo.....24
Actividades de aprendizaje............................................................................... 27
Actividades de aprendizaje............................................................................... 27
Actividades de Autoevaluacin.........................................................................27
Unidad II: Redaccin de Documentos................................................................28
Objetivo de la Unidad: Elaborar documentos comerciales y tcnicos, de acuerdo
a procedimientos convencionales y ofimticos.................................................28
Conceptos de Documentos tcnicos y Comercial..........................................28
Tipos documentos tcnico y Comercial..........................................................28
6
Qu es almacn?....................................................................................... 54
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Tipos de textos
Texto argumentativo
Texto explicativo
Texto descriptivo
Texto narrativo
Texto expositivo
12
Estructura de Redaccin
Usar la estructura nombre-verbo-complemento: Lo que mata el inters de un
escrito es no llegar nunca a la idea central. Por tanto, las oraciones subordinadas
son el peor enemigo. Trata, pues, de ejercitar tu escritura utilizando oraciones
simples.
Ortografa: Visualizar las palabras que se presentan. Descubrir semejanzas.
Aadir grupalmente, palabras semejantes a las presentadas considerando su
correcta escritura, por ejemplo las esdrjulas: psimo, mnimo, mximo, fantstico,
fantico, etc.
Puntuacin: La idea del texto se pierde por la ausencia o exceso de signos de
puntuacin. El uso de la coma, el punto, los dos puntos, las comillas, los guiones,
etc., a veces resulta complicado, pues no es fcil memorizar tantas reglas.
Sin embargo, antes de redactar es recomendable dar un vistazo a las reglas
principales para evitar errores de interpretacin.
Sencillez: Debemos recordar que se escribe para los dems, no para uno
mismo. Por ello, utilizar palabras de dominio comn facilita an ms la
comprensin del texto para el lector y la redaccin para el autor. Sin embargo,
debe tenerse cuidado de no pecar de ignorante o de abusar de erudito.
La cohesin: Para que un texto sea cohesivo es necesario que el emisor haya
vinculado entre s las oraciones mediante los elementos que marcan las relaciones
semnticas. La cohesin permite apreciar en conjunto las oraciones, por eso, se
13
dice que es una relacin interoracional que permite que las oraciones se organicen
en un texto.
De este modo, un texto no es la suma de las oraciones que lo componen, sino que
es el producto de relaciones transfrsticas (entre oraciones) que se instauran en
l.
La coherencia: Hace referencia al dominio de procesamiento de la informacin.
El mensaje que vehiculizan los textos se estructura de una determinada forma,
segn cada situacin de comunicacin.
La coherencia establece cul es la informacin permanente que se ha podido
comunicar y cmo se ha de hacer.
Evitar la redundancia: No por mucho escribir nuestro texto ser ms atractivo.
Esto hace que el texto pierda inters, sentido y propsito. Nos perdemos y
perdemos al lector.
El ritmo: Le confiere movimiento, vida, debe ser motivador y sugerente. Vara
mucho segn el tipo de escrito, pero en principio suele ser muy homogneo en un
mismo texto.
De este modo el lector crea sus propias expectativas sobre lo que va a leer a
continuacin y las confirma o rechaza a medida que avanza en la lectura. Los
cambios bruscos, si no son intencionados, dificultan la creacin de expectativas y
reducen el inters por la lectura.
Reglas ortogrficas
Las reglas ortogrficas permiten determinar las letras que forman una palabra o
el uso de los signos de puntuacin a partir de normas o pautas de aplicacin
general. Estas reglas pueden ser obligatorias, como la que impone la m delante de
la b, mientras que otras son orientaciones estadsticas, no obligatorias, como la
que indica que los verbos terminados en ger suelen tener g y no j. La escritura de
las palabras normalmente no obedece a ninguna regla concreta, sino que se
basan en la etimologa o en el uso (como la b de obertura, que no obedece a
ninguna regla general).
Entre las reglas de ortografa que afectan a las palabras estn las de las letras
(como m antes de b), acentuacin o uso de la tilde, unin y separacin de
palabras, divisin a final de rengln, diresis.
14
Reglas ortogrficas de la m y la n
15
16
Reglas ortogrficas de la c y la s
/Las palabras esdrjulas que terminen en -ice y en -cea o -ceo, van con c.
Ejemplos: apndice, cmplice, cetceo.
(!) Excepcin: una sola, caucseo.
/Las que finalizan en -ancia, -ancio, -encia, -encio e
-incia, van con c.
Ejemplos: elegancia, cansancio, adolescencia, agencia, silencio.
(!) Excepciones: dos, ansia y hortensia
/Todas las palabras que terminen con -cie se escriben con c.
Ejemplos: especie, superficie, calvicie.
/ Las terminaciones en -cito, -cita, cecito y -cecita, cuando se agregan a
palabras para formar diminiutivos llevan siempre c.
Ejemplos: suave + cito = suavecito; luz + cita = lucecita; pez + cecito =
pececito.
/ Los verbos que tienen el infinito terminado en
-zar, cambian la z, por la c cuando van adelante de una e.
Ejemplos: almorzar: almorc; caracterizar: caracteric; analizar: analicemos.
/ Los verbos que terminan en -cer y -cir se escriben con c.
Ejemplos: cocer (de cocinar), aparecer, deducir, producir.
(!)Excepciones: hay tres: toser, coser (coser la ropa) y asir.
/Las palabras que terminan en -ciencia y cencia van con c.
Ejemplos:paciencia, docencia, inocencia.
/Las que terminan en -cin cuando hay un adjetivo o un sustantivo de la familia
de esa palabra que termina en -to o en -tor se escriben siempre con c.
Ejemplos: correccin (adjetivo de correcto); cancin (sustantivo de canto).
. Para no confundir la c con la k
/ Si despus del sonido fuerte viene una consonante, usar la c.
Ejemplos: crter, clase.
. Se escriben con c
Estas palabras de uso frecuente: necesario, cicatriz, celofn, cinta, pincel, cero,
irascible, celeste, cepillar, parecido, bicicleta, decepcin, recibir.
. La letra s
/ Las palabras terminadas en -sin que en su familia poseen una que termina
en -so,- sivo, -sor, -sorio o -sivo.
18
Puntuacin
Toda palabra en espaol
tiene acento. Puede ser
ortogrfico o prosdico.
19
20
21
Agenda de la Gerencia
La agenda es confidencial, ya que contiene la
vida laboral de su titular.
En la agenda hay que colocar adecuadamente
informacin y tenemos que consultarla para
recordar la informacin.
la
22
23
Adelantarse a las necesidades del jefe. Esto reduce los apuros de ltimo
momento y la posibilidad de contar con todos los elementos y materiales
necesarios para la reunin en el debido momento.
Prepararse para las urgencias crticas. Se necesitar contratar personal
eventual? Podra necesitar ayuda de colegas? Podra ser tan bsico como pedir
a un colega que atienda las llamadas entrantes? Podra devolver el favor cuando
l/ella tenga un apuro?
Si llegan correos a ltimo momento y la reunin de directorio o de comit ya ha
comenzado,
no
deje
de
hacrselo
saber
a
su
jefe.
La tecnologa cambi los hbitos de los gerentes o de los jefes. Antes no exista
los cliss informticos y las citas slo se anotaban en agendas de papel.
En la actualidad, seala Eastman, los jefes y las secretarias conocen la tecnologa
y muchos utilizan Blackberry, Palm u otras herramientas electrnicas. La asistente
exitosa debe coordinar todas las citas para que se cumplan, para que no se vea
afectada la productividad y para evitar papelones, apunta la experta. Adems,
cuenta con acceso electrnico a mltiples agendas tanto de su jefe como de otros
y puede, por ejemplo, decidir quin est disponible para asistir a cierta reunin y
hasta realiza ms anlisis de informacin que su antecesora. Es la secretaria.com.
25
Concepto de Programa
Concepto
de
programa
(trmino
derivado
del
latn
programma que, a su
vez, tiene su origen en
un vocablo griego)
posee
mltiples
acepciones. Puede ser
entendido como el
anticipo de lo que se
planea
realizar en
algn
mbito
o
circunstancia;
el
temario que se ofrece
para un discurso; la
presentacin y organizacin de las materias de un cierto curso o asignatura; y la
descripcin de las caractersticas o etapas en que se organizan determinados
actos o espectculos artsticos.
El trmino programa hace referencia a un plan o proyecto organizado de las
distintas actividades que se ir a realizar. Tambin, es un sistema de
distribucin de las distintas materias de un curso o asignatura. La expresin
palabra es de origen latn programma que a su vez tiene su origen en un vocablo
griego.
Un programa es una serie de pasos en secuencia para llevar a cabo un plan. Para
escribir un programa se requiere que haya un plan previo, al menos en la mente
de la persona que escriba el programa. Un paso del programa se llama objetivo.
Un programa est compuesto de objetivos. Un objetivo es una accin que debera
llevarse a cabo para lograr la finalidad que se desea.
Hay objetivos con diferentes valores. No todos los objetivos tienen el mismo valor
o importancia. A continuacin se describen cada uno de ellos.
26
Tipos de Programa
Es un complejo de polticas, procedimientos, reglas, asignacin de funciones, de
recursos y otros elementos necesarios para seguir un curso de accin
determinado.
Los programas son un tipo de planificacin generalizada, que tiene por objeto
definir un plan de accin completa para dar cumplimiento a los objetivos definidos
y a la estrategia establecida por la empresa.
Existen diversos tipos de programas dentro de la empresa, algunos son
generalizados de acuerdo al objetivo de ella, otros son ms especficos, porque
estn definidos para actividades especficas. En el caso de los programas
generales, se podra mencionar el siguiente ejemplo: Si el objetivo de la empresa
es incrementar las utilidades en 50% en un plazo de seis meses, el programa de
trabajo podra ser:
El departamento de produccin deber estudiar y analizar la capacidad productiva
de la empresa a fin de dar cumplimiento a los requerimientos de productos para
las nuevas metas de venta, para ello deber:
Reorganizar turnos de trabajo, si el actual sistema no permite incrementar la
produccin.
Coordinar con la Unidad de Compras el abastecimiento oportuno de materias
primas para las nuevas necesidades de produccin.
Por su parte el departamento de ventas deber preparar un plan de incentivos al
personal de su rea con el fin de motivar el incremento de las ventas. En caso
necesario requerir del Departamento de Personal la contratacin de un staff
adicional de vendedores, procurando coordinar oportunamente el programa de
capacitacin.
El departamento de Ventas preparar un estudio del mercado, con el fin de
determinar las posibilidades de acceso a nuevos clientes, reorientando los diseos
de los productos y envases en conjunto con el departamento de produccin si
fuera necesario.
27
Elaboracin de Programa
Para el caso de un programa especfico, a modo de ejemplo, un programa de
control de Caja sera:
Presntese en la unidad de Finanzas y proceda a realizar un arqueo al cajero de
los fondos disponibles, tanto en efectivo como en documentos. (En algunos casos
se podra indicar, fecha, hora y persona que debe realizar el control).
Solicite los registros de Caja y determine el saldo al momento del arqueo. Deje
constancia si el registro de caja no se encuentra actualizado.
Registre en sus papeles de trabajo el saldo determinado segn el registro de caja,
el arqueo fsico efectuado, el ltimo documento emitido, verifique, adems, el
primer documento en blanco y que se cumpla el correlativo.
Durante el arqueo fsico debe registrar en sus papeles de trabajo el detalle de los
valores controlados, preocpese, adems,
28
Programa de Cita.
Un calendario diario puede usarse para llevar un seguimiento de las actividades
planeadas y de las citas diarias de la gerencia, tales como visitas de la DGI o la
visita de proveedores o acreedores. Microsoft Excel es un programa de
computacin que les permite a las personas automatizar el formato de las tareas y
crear calendarios diarios o mensuales usando una hoja de clculo. Los
calendarios pueden ser impresos y guardados en carpetas o tambin se pueden
colgar con un imn en la heladera. Los papeles tambin pueden convertirse en
una agenda diaria de citas y tenerla a mano en un escritorio de trabajo o
directamente en la computadora.
Ejemplo de Cita de trabajo de la gerencia.
29
30
31
de los dems. Los lmites son por lo que lo hace sin duda una herramienta
esencial en la comunicacin asertiva.
La asertividad es una cualidad esencial en el
liderazgo, los lderes ms grandes y eficaces
en la historia, han sido personas asertivas.
Personas que se comunicaban ms
efectivamente.
El liderazgo, errneamente, se asocia como
una cualidad exclusiva de una determinada
posicin. Solemos pensar que el lder es
solamente aquel que ocupa una posicin
privilegiada y que el liderazgo se mide por la
cantidad de autoridad adjunta a ese cargo o
posicin y no siempre es as. Sin embargo, en
esencia, el liderazgo es esencia influencia y
la manera mas efectiva de influir en los dems
es usando la asertividad en nuestro diario vivir.
La asertividad establece una
influencia positiva y una
comunicacin eficaz. Su base
es el respeto al derecho de
todas las partes involucradas, a
pensar,
sentir
y
actuar
desacuerdo a sus propias
creencias y la claridad en la
comunicacin.
La comunicacin asertiva es un
tipo de comunicacin donde se
buscan acuerdos y soluciones
de ganar ganar. Parte de la
premisa de que todos somos
importantes y valiosos y que todos tenemos algo valioso que aportar. Por lo tanto yo no
pretendo
33
la
35
36
Actividades de aprendizaje
Actividades de aprendizaje
a. Elabore un cuadro sinptico del contenido de esta unidad
b. En grupo de 5 expondrn el contenido del cuadro sinptico
Actividades de Autoevaluacin
1. Explique la importancia de la
Redaccin de documentos
administrativo
2. Explique la importancia de aplicar las
reglas de ortografa en la Redaccin
de documentos administrativo
3. Explique la importancia de la agenda
y los programas.
4. Diferenciar entre agenda y programa.
5. Explicar el programa de Cita.
6. Diferenciar la comunicacin efectiva y asertiva.
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Publicaciones
peridicas:
diarios, avances, revisiones.
revistas,
1.- Factura
2.- Orden de compra
3.- Remito
4.- Recibo
5.- Nota de dbito
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Un formulario es un
documento, ya sea fsico o
digital, diseado con el
propsito de que el usuario
introduzca
datos
estructurados
(nombre,
apellidos, direccin, etc) en
las zonas del documento
destinadas a ese propsito,
para ser almacenados y
procesados posteriormente.
En
informtica,
un
formulario consta de un
conjunto de campos de
datos solicitados por un
determinado programa, los
cuales se almacenarn
para su procesamiento y
posterior uso. Cada campo
debe albergar un dato
especfico, por ejemplo, el
campo "Nombre" debe
rellenarse con un nombre
personal; el campo "Fecha
de
nacimiento"
debe
aceptar una fecha vlida,
etc.
Formularios
Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar
informacin variable, el cual tendr diferente utilizacin segn el rea funcional a
la cual pertenezca. Puede considerarse tambin como un instrumento
de trabajo cuyo objetivo es trasportar informacin para simplificar y facilitar
el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime
informacin constante y que tiene una serie de espacios para asentar informacin
variable. Es todo papel que contenga informacin, texto, epgrafes, impresos o en
blanco para rellenarlos posteriormente.
41
42
Objetivo.
El objetivo fundamental de los formularios reside en que es
un instrumento sobre el cual se apoya la transmisin, el
registro y el control de la informacin relacionada con las
operaciones de la organizacin y con todos sus niveles: Por
lo tanto son uno los medios libres para la recoleccin de
datos debido a su facilidad con que circulan por toda la
organizacin y afectan a todo el sistema de la misma
forma.
Los objetivos principales de los formularios son
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El uso o funcin
Proveer
la
informacin
necesaria que requiera en
situaciones similares y en
una secuencia lgica.
Ahorrar Escritura manual o
mecnica (y por ende el
tiempo) con la impresin
previa
de
titulos
e
instrucciones para su uso.
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Tcnicas de Archivo
El proceso de recepcionar,
ordenar, clasificar y
conservar
adecuadamente
los
documentos en un lugar
determinado, a fin de
localizarlos
fcil
y
rpidamente
y
protegerlos de prdidas
o
deterioros.
Los documentos son
colocados en un mismo
orden,
debidamente
clasificados, toda la
correspondencia,
papeles y otros documentos, relacionados con el individuo o firma ya la vez
facilitar
su
localizacin
y
manejo.
Importancia:
Representa la memoria de la empresa o de algn negocio, o conservacin de
los documentos. Solo se guarda los documentos importantes.
Finalidad
de
las
reglas
de
clasificacin
de
archivo:
Tipos de Archivos.
Qu es un archivo?
Se entiende bajo el concepto de archivo a todos aquellos espacios fsicos en los
que una persona, institucin, agrupacin o comunidad destina para almacenar de
45
se
pueden
mencionar
los
Actividades de aprendizaje
46
Actividades de aprendizaje
a. Elabore un mapa conceptual del contenido de esta unidad
b. Elabore un ejemplo de cada documento tcnico y comercial
c.
Actividades de Autoevaluacin
1. Que es documentos tcnico y comercial.
2. Que es procesador de texto.
3. Que es formulario en la recoleccin de la
informacin
4. Que es archivo.
5. Explique en forma breve los diferentes tipos de
archivo.
6. De qu depende que un archivo preste un
buen servicio al usuario?
.
47
generalmente
pequeos
implican
grupos
de
personas. La interaccin es
una parte importante, por lo
que regularmente se les da la
oportunidad a los asistentes
de expresar sus opiniones o
realizar preguntas a los oradores.
De acuerdo a las nuevas tendencias, para que un seminario sea ms interactivo
puedes estructurarlo de manera que haya una actividad para romper el hielo
durante la cual cada uno se presente. Si todos los participantes ya se conocen,
lleva a cabo un rompehielos en el que los participantes compartan con el grupo
algo acerca de s mismos que nadie sepa. Te recomendamos leas nuestro
artculo 5 secretos para un seminario exitoso
Reuniones
Las reunione s pueden ser las interacciones
entre dos o ms personas y en general son
para discutir las oportunidades y desafos, los
conceptos actuales o transmitir informacin.
Pueden ser llevadas a cabo para los empleados
de una organizacin o para los representantes
de diferentes empresas.
49
organizacin de viajes.
Actividades ldicas: juegos como descubre al asesino o la bsqueda del
los
comunicacin
medios
y
de
por
lo
evento
reciente,
un
rumor, el anuncio de un
nuevo producto o servicio.
Un representante de la compaa llevar a cabo la conferencia de prensa y
responder a las preguntas de los diversos medios en una ceremonia de
profesionales. Existen varios elementos indispensables que tienes que tomar en
cuenta para llevar a cabo la realizacin de este evento aqu te presentamos
algunos.
Integrar un presdium con los expertos del tema a tratar, as no vacilars al pasar
el micrfono cuando haya una pregunta especializada.
Iniciar puntualmente, este punto con frecuencia provoca tensin pues los
reporteros tienen agendas saturadas como para esperar por el director de marca o
el fabuloso e impuntual dueo.
Formar un press kit, es decir, un paquete con informacin del tema que se aborda,
debe contener fotos, videos, etc. En algunas ocasiones se coloca un obsequio.
51
Una buena nota no se compara con la inversin que se tiene que desembolsar
para cubrir un flow, por esto la importancia de crear una rueda de prensa exitosa.
Ceremonias de Apertura
Cualquier evento importante, como la
exposicin o reunin anual que durar
ms de dos das que generalmente inicia
con
una
ceremonia
inauguracin,
la
de
cual
apertura
marcar
o
el
platillos,
entretenimiento
Lanzamientos de productos
Cuando
un
nuevo
producto
se
es
exposicin
al
pblico.
El
producto
se
ceremonias de premiacin se
que han cumplido con sus deberes de manera admirable o han superado las
expectativas y demandas de la empresa.
Es muy importante definir qu tipo de premio vas a otorgar, se dice que los
premios deben corresponder a la accin que se est reconociendo. Tambin
deberan estar de acuerdo con la persona y la ocasin. La clase de smbolo que
se elija dir mucho sobre qu y a quin est siendo reconocido. Estos son
algunos tipos de reconocimiento que se pueden considerar:
Prendedores,
estatuillas,
certificados,
premios,
plaquetas,
menciones
de
55
Definicin de logstica
La logstica es el conjunto de los medios y mtodos que permiten llevar a cabo
la organizacin de una empresa o de un servicio. La logstica
empresarial implica un cierto orden en los procesos que involucran a la
produccin
y
la
comercializacin
de
mercancas.
personas encargadas, puedan prestar un mejor servicio, y deben conocer las vas
de acceso, los lugares, el tema y el lugar.
DURANTE LA REALIZACION DE UN EVENTO:
Es muy importante saber de la hora y el lugar donde se relazar el evento, para
poder realizar el men y las pruebas que deban tener en el saln o lugar donde se
ye vara el evento programado
SERVICIOS:
El liderazgo en servicio, escuchando la voz del cliente se podrn conocer sus
expectativas, lo que ocurre con el desempeo y por qu, y lo que debe hacerse
para mejorar.
INCRIPCIONES:
Eventos Empresariales e Institucionales, herramientas estratgicas y tcticas para
atraer, idealizar y reunir a potenciales clientes.
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ETIQUETA:
Equivale a las reglas convencionales de comportamiento, a las costumbres que
nos han sido transmitidas y que seguimos al estar en situaciones determinadas.
A continuacin nombraremos algunas normas de etiqueta:
PROTOCOLO: Normas a seguir:
1. Lugar de celebracin: En interiores o al exterior. Se debe estudiar el espacio en
el que se va a celebrar el evento.
2. PERSONAS INVITADAS: Hacer un clculo del nmero de personas que van a
asistir: desde los asistentes ms importantes, hasta los camareros del cctel.
Planificar por dnde entrarn al acto.
Dnde debe sentarse el pblico.
Dnde deben ponerse las cmaras.
Cules son las reas de de seguridad, el aparcamiento, etc.
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Si hay invitados que vienen de otras ciudades, habr que tener listo el hospedaje
y traslados, en caso que fuese necesario, intrpretes y relaciones pblicas.
3. PALABRAS DE BIENVENIDA: Megafonas, sonido ambiental, tarimas, momento
del discurso, agua, orden de intervencin.
4. BRINDIS O COCTEL DE BIENVENIDA: Debe preverse con anticipacin la
duracin del mismo y la adecuacin, ambientacin del lugar y sonido.
5. LA COMIDA: Puede darse o no, en el caso que si, contratar los servicios
pertinentes.
Puede ser que el acto termine una vez finalizados los discursos o bien puede ir
acompaado de una comida o un coctel o una cena.
SALUDOS:
Apretn de manos, el trmino medio es la mejor solucin.
Besos, de preferencia no.
EXPRESIONES:
Buen provecho: Nunca.
Palabrotas: No deben de usar palabras altisonantes.
AUTORIDADES:
Hablar de usted
Evitar los aires de superioridad
MANAS:
Dedo meique: no levantar el dedo meique mientras se bebe.
Palillos: prohibido su uso.
Chicles: solo a discrecin
LOS PROTAGONISTAS DEL PROTOCOLO.
1. ANFITRIN: Es el que tiene convidados a su mesa, casa o institucin.
2. PRESIDENCIA: Denota el mayor honor en un acto e indica quin ha de dirigir
su desarrollo entre dos tiempos: el inicio y el final.
Estas reglas se dividen bsicamente en tres: Las prcticas no permitidas, las que
requieren de previa autorizacin, y las que requieren de atencin y cuidado.
Prcticas
no
permitidas
Queda prohibido realizar cualquier tipo de prctica relacionada o que incluya sexo
explcito, lluvias de cualquier tipo, cortes, asfixias (o cualquier juego de
respiracin)
y
sangre.
Prcticas
que
requieren
previa
autorizacin
riesgosas
60
QU
ES?
Corresponde a un Resumen
informativo del evento, contando
los hitos de las etapas de la
produccin y en especial de la
puesta en escena del evento,
considerando la evaluacin del
pblico e imgenes de apoyo.
Para
qu
sirve?
Se utiliza como material informativo de la productora de evento; como documento
a entregar a los clientes contratantes del evento y como agradecimiento a quienes
hayan prestado apoyo con la organizacin.
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Actividades de aprendizaje
Actividades de aprendizaje
a. Elabore un mapa conceptual del contenido de esta unidad
b. En grupo de 5 expondrn el contenido del mapa conceptual.
Actividades de Autoevaluacin
1. Qu es evento?
2. Enumere los tipos de eventos empresariales
que existen.
3. En qu consiste la planeacin de un evento?
4. Defina qu es logstica.
5. Enumere las prcticas no permitidas en el desarrollo de un evento.
6. Es necesaria la supervisin en un evento? Explique su respuesta.
7. Enumere las etapas para la organizacin de un evento empresarial.
Explique 2 de ellas que le sea de su importancia.
65
8. Qu es memoria de un evento?
Tipos de Viaje.
Exterior: fsico, terrestre y extraterrestre.
VIAJE SENCILLO: Es un viaje de ida entre 2 puntos: origen y destino final.
VIAJE REDONDO: Viaje de ida y vuelta, donde el
origen y el destino son el mismo punto. El pasajero
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puede ir y regresar entre los mismos pares de ciudades, por la misma o diferente
va area, siempre que sean iguales en costo las tarifas.
VIAJE CIRCUITO COMPLETO Viaje en el que se enlazan varios puntos de un
recorrido circular y continuo. El origen del viaje y el punto final coinciden. El
pasajero sale y regresa al punto de origen por diferentes vas areas y tambin
puede haber deferencia en los costos de las tarifas.
VIAJE DE CUIRCUITO INCOMPLETO Viaje redondo con sectores abiertos en el
rea de origen o regreso: Caractersticas: El punto de llegada de origen y el punto
de salida de regreso no son los mismos. El punto de salida de origen y el punto de
llegada de regreso (destino) no son los mismos.
REQUISITOS GENERALES
67
o
o
o
de
Registro
Consular.
Licencia de Conducir.
Carn de Seguro Social.
Ttulo
o
(Todos de Nicaragua).
Diplomas
con
fotografas.
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INDICACIONES GENERALES
I. DEL EXTRAVIO, PERDIDA O HURTO DE PASAPORTE
Si Usted extravi, perdi le hurtaron el pasaporte, debe hacer lo siguiente:
70
Fondo blanco (vestimenta de color intenso, menos de color negro, para que
la foto no salga oscura).
Sin cabello sobre la frente.
Orejas descubiertas.
Con aretes pequeos (en las orejas).
Tamao 4cm x 5cm.
Hombro y parte superior del pecho visibles.
Sin brillo o reflejos de luz sobre el rostro.
Sin lentes oscuros, ni cubre cabello de cualquier tipo.
Sin piercing en el rostro.
Agencia de Viaje.
72
d) pliza de seguros de responsabilidad civil que cubre los riesgos de los viajes
organizados por la empresa.
e) igualmente anexar referencias morales y econmicas del solicitante o su
representante si se trata de una persona moral.
f) constituir una fianza que deber acreditar por copia de dicha fianza, o en su
defecto, aportar aval bancario por esta cantidad durante el tiempo que dura la
actividad de la agencia. La cuanta de la fianza o aval para la apertura de una
agencia ser de RD $20,000.00 para agencias de viajes mayoristas. RD
$10,000.00 para agencias operadoras de turismo. El objeto de la referida fianza
ser garantizar la devolucin de las sumas acordadas en caso de cancelacin o
cualquier otro motivo de inejecucin del contrato.
g) acreditar el uso del personal oficialmente calificado para laborar en la agencia
solicitante.
h) presentacin a la Secretara de los viajes organizados y de su programa.
PARRAFO.- Una vez presentada la solicitud de autorizacin, y si los antecedentes
estn completos, la Secretara publicar en un peridico de circulacin nacional
dicha solicitud dndole un plazo de 10 das a toda persona que quiera oponerse a
su otorgamiento.
NORMAS SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DE LAS AGENCIAS DE VIAJES Y
OPERADORES DE TURISMO
Art 12.- Una vez presentada la solicitud de informacin, y si los antecedentes
estn completos, la Secretara publicar en un peridico de circulacin nacional de
10 das a toda persona que quiera oponerse a su otorgamiento.
Art 13.- Todos los anuncios de viajes, excepto los servicios de lneas regulares de
transporte de viajeros, debern expresar el nombre de la agencia de viajes y
operadores de turismo que los organice.
Art 14.- Las agencias de viajes y operadores de turismo no podrn cobrar por los
servicios sueltos que presten a sus clientes, ms que el precio que tales servicios
tengan sealados y los gastos aplicables a su gestin.
Art 15.- Tratndose de viajes programados y colectivos la agencia y operador
debern confeccionar y poner a disposicin del pblico el proyecto y ofertas
pertinentes, haciendo constar en estos, de forma detallada, el nmero mnimo de
participantes y todas las dems condiciones, precios, medios de transporte que se
utilizan, con la indicacin de sus caractersticas y la categora de las plazas a
ocupar en los mismos. Figurar, as mismo, una relacin nominal, con indicacin
de categora, de los alojamientos a utilizar y dems circunstancias inherentes al
viaje, incluyendo las excursiones opcionales con indicacin de sus preciso y
nmero mnimo de participantes.
Art 16.- En todos los servicios, las agencias de viajes u operadores de turismo,
podrn exigir de sus clientes la entrega de un depsito o el pago total de acuerdo
a la naturaleza del servicio. Art 17.- La contratacin de agencias de viajes u
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75
76
Visa
Pasaporte vigente
PROCESO DE RESERVAS
1.
Manejar
las
solicitudes
de
reservas.
2. Determinar la disponibilidad y tarifas por medio del rack.
3. Determinar la disponibilidad de la fecha y hora de la reserva y las tarifas de las
habitaciones.
4.
Realizar
formato
de
reserva.
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Actividades de aprendizaje
Actividades de aprendizaje
a. Elabore un mapa conceptual del contenido de esta unidad
b. Elabore una lista de los tipos de viaje y explique en qu consiste cada uno.
Actividades de Autoevaluacin
1 Qu es viaje?
2 Qu es un pasaporte?
3 Segn Migracin y Extranjera, Es
necesaria la portacin de pasaporte para
cualquier destino?
4 Solo los nicaragenses de origen podemos
solicitar pasaporte en Nicaragua?
5 Qu es una agencia de viajes?
6 Haga un breve resumen sobre las normas y procedimientos que
necesita una agencia de viajes para operar sus actividades.
7 Qu documentos debo portar como viajante?
8 Es necesario reservar un hotel en el lugar de destino? Explique segn
su criterio.
9 Qu necesito hacer para reservar un hotel? Cul es el proceso?
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Tipos de almacn
ALMACEN CENTRAL
Es el lugar donde se renen todos los materiales y productos de la empresa
El almacn central nos permite un mayor y mejor control de las mercancas y
productos, una mejor economa de espacio y un mayor aprovechamiento de los
medios de manipulacin.
ALMACEN REGULADOR
Se encuentra en las proximidades de las propias fbricas de las empresas o en
zonas de concentracin Geogrfica.
Permiten una gran capacidad de reaccin a las necesidades del mercado,
reduccin del tiempo en el plazo de entregas, una mejora en la calidad de servicio
as como un control diario de los Stocks.
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Polticas
entregado
cualquier
rea
que
lo
solicite.
10) Cuando el material que se entregue a almacn sea por compra directa, ste
solo se entregar al rea a la que va dirigido en la factura.
11) Cuando de requiera (quincenal o mensualmente) se realizar un sondeo de
materiales (inventario interno), copiando las claves de los materiales,
contabilizando
Reglamento
1. Solo se podr acceder al almacn con autorizacin y revisin previa.
2. Prohibida la entrada al almacn con cualquier tipo de mochila, morral o bolsa.
3. Prohibida la entrada de celulares o equipos de comunicacin de uso personal.
4. No se podr sacar ningn tipo de mercanca del almacn sin previo aviso y
autorizacin.
5. Cada artculo deber ir correctamente acomodado en su lugar asignado y en
caso
de
ocuparlo
regresarlo
a
su
lugar
correspondiente.
6. El rea de carga y descarga deber mantenerse siempre limpia en orden y sin
mercanca
para
el
final
del
da.
7.
Mantener
la
puerta
del
almacn
siempre
cerrada.
8.
Entrar
puntualmente
al
rea
de
trabajo.
9. Se deber portar siempre el uniforme y la credencial o el gafete correspondiente
de
cada
rea.
10. Mantener siempre limpia y en orden el rea de trabajo.
11. Prohibida la entrada de cualquier substancia o material prohibido: alcohol,
drogas
y
cualquier
tipo
de
arma.
12.
Siempre
mantener
el
respeto
ante
los
dems.
13. Usar un tono de vox y lenguaje cordial y moderado en todo momento.
14.
Toda
la
basura
se
tirara
en
el
lugar
correspondiente.
15.
Mantener
siempre
una
imagen
de
limpieza
e
higiene.
16. No podrn salir del almacn hasta que hayan pasado por la revisin de
seguridad.
17. Siempre debe de haber mnimo 2 personas dentro del almacn.
18. No se deber correr, gritar, jugar o hacer bromas en el rea de trabajo.
19. Los alimentos y bebidas debern estar siempre en un lugar seguro que no
genere algn riesgo para el mobiliario, maquinaria y el personal.
20. Prohibido darle un mal uso o desperdiciar cualquier material de la empresa.
En caso de cualquier incumplimiento o falta al reglamento se tendrn
amonestaciones ya sean monetarias, horas extras de trabajo o baja definitiva de la
empresa dependiendo de la falta cometida
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Materiales e Insumo
Los materiales e insumos son los elementos bsicos y esenciales de todo proceso
productivo y no contar con ellos es una de las principales razones por las cuales
una industria se puede ver parada. Los insumos siguen un proceso y se
transforman en productos encuentran a travs del uso de la mano de obra y de los
costos indirectos de fabricacin en el proceso de produccin.
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85
3.- Todas las materias primas o materiales cuyo empleo no sea de manera
inmediata en la produccin, debern estar almacenadas en lugar seguro y bajo
una adecuada vigilancia.
4.- Tanto la clase como la cantidad de materia prima empleada en los
departamentos productivos o en la produccin de una orden determinada, debern
ser
fcilmente
conseguidas.
5.- En cualquier momento, debern poderse averiguar, contar y verificar las
cantidades y valores en toda materia prima y materiales que haya en existencia.
6.- Todas las cuentas de costos y de inventarios que se relacionen con las
materias primas y materiales debern ser susceptibles de comprobacin en cuanto
a la exactitud de sus totales por medio de cuentas principales en el mayor general.
Estos principios trata de impedir el derroche y perdida en el consumo de materias
y materiales, evitar robos, establecer responsabilidades, promueve la realizacin
de compras adecuadas, establecen normas de consumo, permite la toma de
inventarios y mantener un registro correcto del costo de la materia prima empleada
en
el
proceso
productivo,
facilitando
las
labores
de
auditoria.
Compras
Recepcin
Almacenamiento
Gestin de
inventarios
87
88
Los principales objetivos especficos de esta actividad son:Mantener la continuidad del abastecimiento;Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada;Mantener existencias econmicas compatibles con la seguridad y sin
prejuicios para la empresa;- Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc.,
buscando calidad adecuada;Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y
materiales;Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuacin;Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse
por la permanente capacitacin del personal; y, mantener informado al gerente de
logstica o gerente general acerca de la marcha del departamento.
(c) Obtencin: La obtencin empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a
la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la
exactitud y calidad de lo que se recibe.
(d) Almacenamiento: Este implica la ubicacin o disposicin, as como la custodia
de todos los artculos del almacn, que es la actividad de guardar artculos o
materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan.
Actividades de aprendizaje
Actividades de aprendizaje
a. Elabore un mapa conceptual del contenido de esta unidad
b. En grupo de 5 expondrn el contenido del mapa conceptual
90
Actividades de Autoevaluacin
1. Qu es almacn?
2. Enumere los tipos de almacn y explique
2 de ellos.
3. En qu consisten las polticas y
reglamentos de almacn? Establezca las
diferencias, si considera que existen.
4. Defina materiales e insumos y explique su importancia.
5. De acuerdo al formato dado de solicitud de materiales, haga su
propio pedido.
6. Qu es el programa de abastecimiento de materiales?
7. Enumere las polticas de distribucin de materiales.
8. Cmo se organiza el programa de abastecimiento?
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1. De formulacin
Adaptacin a la entidad
La formulacin de un presupuesto, debe ir en funcin directa con las
caractersticas de la empresa, debiendo adaptarse a las finalidades de la misma
en todos y cada uno de sus aspectos; esto es, la adopcin de un sistema de
control presupuestario, no puede hacerse siguiendo un patrn determinado,
aplicable a todo tipo de compaas; adems el presupuesto no es slo simple
estimacin, su implantacin requiere del estudio minucioso, sobre bases
cientficas (en ciertos casos) de las operaciones pasadas de la compaa, en que
se desea implantar, del conocimiento de otras empresas similares a ella, y del
pronstico de las operaciones futuras, de acuerdo con:
La accin, coordinacin y control de funciones
Todo los actos en la vida, aun los ms sencillos, antes de realizar se
han estado basados en un plan; para formular un presupuesto debe partir de un
plan preconcebido, por otro lado, dicha planeacin no resultaran prctica si no se
llevar a cabo formalmente, los planes no se realizan en el momento en que se
presenta alguna situacin favorable, no, debe tener una proyeccin futura y ser
encaminados hacia un objetivo claramente definido; para lograrlo es
imprescindible, coordinar y controlar todas las funciones que conducen a alcanzar
dicho objetivo.
Entre los aspectos recomendables
funcionamiento del presupuesto estn:
respecto
inciso,
para
un
mejor
3. De aplicacin
Elasticidad y criterio
Las constantes fluctuaciones del mercado la fuerte precisin a que actualmente se
ven sometidas las organizaciones, debido a la competencia, obligan a los
dirigentes a efectuar considerables cambios en sus planes, en plazos
relativamente breves, de ah que sea preciso que los presupuestos sean aplicados
con elasticidad y criterio, debiendo estos aceptar cambios en el mismo sentido en
que varan las ventas, la produccin, las necesidades, el ciclo econmico,
etctera.
94
Metodologa de Presupuesto
METODOLOGA PARA ELABORACIN DE PRESUPUESTO
Etapas
de
la
preparacin
del
presupuesto.
La
cuarta
Etapa
es
denominada
el
CONTROL.
la
ltima
etapa
es
la
EVALUACION.
Polticas
1.1.
Fomentar la austeridad, el ahorro, la disciplina presupuestal, la
transparencia y la racionalidad en el uso, conservacin y destino de los
recursos, sin menoscabo de las funciones sustantivas.
1.2.
Fortalecer el sistema de evaluacin del cumplimiento de las metas
establecidas en cada proyecto, de forma tal que permita alcanzar los
objetivos del Plan de Desarrollo Institucional y de los planes de las
entidades de la Red y maximizar la efectividad y eficiencia en el ejercicio
de los recursos institucionales.
1.3.
Promover e impulsar la captacin de recursos mediante fuentes
complementarias de financiamiento.
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1.4.
Mantener la eficiencia en los procesos de registro, actualizacin,
publicacin y acceso de la transparencia de informacin pblica
institucional, en los trminos establecidos por la ley en la materia.
1.5.
Promover la optimizacin de los recursos humanos, materiales y
financieros y la desconcentracin y simplificacin de las funciones
administrativas, a fin de hacer eficiente su aplicacin para el mejor
cumplimiento de las funciones sustantivas de la Institucin, de conformidad
con las polticas, objetivos y estrategias establecidas en el Plan de
Desarrollo Institucional.
1.6.
Vigilar la pertinencia y orientacin de las actividades programadas en
los proyectos anuales, atendiendo las necesidades especficas y
prioritarias de la Institucin.
1.7. Reducir las asimetras de personal entre las entidades mediante la
redistribucin del personal adscrito a la Administracin General y aquellas
dependencias con excedente en su plantilla.
1.8.
Fortalecer la infraestructura fsica y equipamiento tecnolgico de la
entidad.
B.
Normas
100
Actividades de aprendizaje
Actividades de aprendizaje
-
Actividades de Autoevaluacin
1. Qu significa la palabra presupuesto?
2. Defina presupuesto.
3. Cules
son
presupuesto?
4. Describa las
presupuesto.
las
caractersticas
del
desventajas
del
metodologa
del
ventajas
5. En qu consiste
presupuesto?
la
101
102
Viatico
Son recursos asignados a los servidores pblicos que para el desempeo de sus
funciones deban de trasladarse por un perodo mayor de 24 horas a lugares
distintos al de su adscripcin. Dichos recursos cubrirn los gastos por concepto de
alimentacin, hospedaje y gastos menores inherentes al viaje.
Alimentacin
Transporte
103
104
105
2)
3)
4)
Formas Complementarias
de
106
Consolidado.
04 Liquidacin del Presupuesto.
07 Cuenta de Tesorera.
11 Estado de Ingresos y Egresos.
12 Balance General.
13 Estados de Ingresos y Egresos Comparativo.
14 Balances Generales Comparativos.
107
5.
108
109
Actividades de aprendizaje
Actividades de aprendizaje
1. Elabore un mapa conceptual de la unidad.
2. En grupo de 5 realice una exposicin sobre su mapa conceptual.
Actividades de Autoevaluacin
1. Qu es caja chica?
2. Explique el concepto de vitico.
3. Enumere los tipos de vitico y explique con sus
palabras en qu consiste cada uno de ellos.
4. En qu consiste el proceso de reembolso de
caja chica? Explique.
5. Resuma las normas de control interno de caja chica.
6. Qu pagos se pueden realizar por medio de la caja chica?
7. Cul es el objetivo del informe de rendicin de cuentas de caja chica?
Glosario
PARA SABER MS
-
http://www.monografias.com/trabajos90/control-elementos-del-costo/control-elementosdel-costo.shtml#ixzz41xBogGYc
http://www.monografias.com/trabajos17/abastecimiento/abastecimiento.shtml#ixzz41xKY
ek52
110
http://www.monografias.com/trabajos80/conceptos-teoria-pressupuestos/conceptosteoria-pressupuestos2.shtml#ixzz41xRs4Ci2
http://www.monografias.com/trabajos37/controles-internos/controlesinternos.shtml#controlefect#ixzz41xxUf5JB
Bibliografa
Referencias Bibliogrficas
Presupuestos
Enfoque
Moderno
y
control
de
planeacin
recursos
Autor:
(Segunda
edicin)
Administracin
Financiera
edicin)
de(Dcima
Lawrence
J.Witman
Presupuestos
Moderno
planeacin
Enfoque
y
(Segunda
control de
edicin)
recursos
Autor:
-
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