ACTAS

Karen Lorena Orozco Prez

Presentado A: Claudia Lugo

Competencia: Produccin de documentos

Ficha
811949

Centro De Gestin Administrativa Sena

07 de junio del 2015

TABLA DE CONTENIDO

1.
2.
3.
4.

Introduccin
Que son actas
Para que se utilizan las actas
Cul es su contenido

INTRODUCCION

En General, las actas suelen ser archivadas en lo que se llama un LIBRO DE ACTAS,
que recoge las actas labradas a lo largo de un perodo de tiempo determinado, de
manera cronolgica, y el orden est dado por una enumeracin de sus pginas.
El acta es un documento escrito o modalidad de comunicacin escrita que tiene por
objeto dejar constancia de lo tratado.

QUE SON LAS ACTAS

EL ACTA La palabra "acta" viene del latn y significa "los hechos"; luego, un "acta" no es
ms que un testimonio escrito o modalidad de comunicacin escrita que tiene por
objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunin. Se
extiende en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese.
Es un documento en el que se registra en forma de sucinta el relato del desarrollo y de
los recuerdos tomados en una asamblea o sesin. Se extiende en hojas o folios
sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese fin. Se denomina acta al
documento que durante una reunin es escrito por una persona presente en la misma,
y a travs de la cual se registran a que sus temas que han sido tratados, como as
tambin las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha
reunin

PARA QUE SE UTILIZAN LAS ACTAS

Se utiliza para dejar evidencia de lo sucedido, temas tratados y acordados en una

reunin o situacin especfica (Comit o evento en general). Cuando se utilizan las
actas es en reuniones y eventos donde por su importancia y requerimientos as lo
ameriten y donde se utiliza va en las dependencias, instalaciones fsicas de la empresa
o en las reuniones a las que sea invitada la empresa y porque en razn a que permite
llevar un control y evidencia escrita de las actividades efectuadas en una reunin y de
los acuerdos o compromisos adquiridos en la misma.

CUL ES SU CONTENIDO
PARTES DE UN ACTA:
La redaccin del acta a cargo generalmente del secretario de la institucin de que se
trate, debe contener bsicamente lo siguiente: Comprende la anotacin de la ciudad,
local, hora y fecha en que la reunin se celebre; asimismo, los participantes, director de
debates y secretario.

LUGAR (PUNTO DE ATENCIN Y / O ENTIDAD):

HORA INICIAL:

ACTA No

REA O DEPENDENCIA QUE CONVOCA:

ME
S

HORA FINAL:

ORDEN DEL DA (TEMAS A TRATAR)

DA

AO

CITADOS:

DESARROLLO:

1.

DESARROLLO DEL CURUM (Si aplica).

2.

LECTURA Y APROBACIN DEL ACTA ANTERIOR (Si aplica).

3.
PROPOSICIONES Y VARIOS (Generalidades de la reunin, desarrollo de la agenda, conclusiones
y decisiones).
CONVOCATORIA (CITA PRXIMA REUNIN).

ANEXOS

NOMBRE DE QUIEN ELABOR.

TRANSCRIPTOR.

Cuerpo: Es el desarrollo de la sesin.

Despacho: En esta parte, el Presidente da cuenta de la documentacin remitida y de la
recibida, la cual puede pasar a la orden del da, si se considera pertinente.
Informes: Cualquiera de los miembros asistentes da a conocer los asuntos de inters
para la institucin. A veces, si se juzga necesario, un informe puede pasar a Orden del
Da.

Pedidos: Se anuncian en forma verbal, Su fundamentacin se hace en Orden del Da.

Orden del Da: Es la parte ms importante de la sesin, Se le denomina tambin
Debate. En esta parte se expone, discute, debate, aprueba o rechaza cada uno de los
pedidos o puntos de la agenda, segn la secuencia u orden de su formulacin.
Finalizacin: Esta parte no se escribe en el acta bajo nombre, viene a ser la conclusin
de la sesin. Cuando se ha terminado la Orden del Da, el acta concluye con la
expresin
Adicionalmente Control de asistencia: Llegada la hora para la cual ha sido convocada o
citada la sesin, quien ejerce la presidencia ordena al secretario a pasar lista para
determinar si se cuenta o no con el qurum necesario para dar inicio a la sesin.
Lectura de la agenda: El presidente lee la agenda de la sesin, la misma que se hizo
conocer por medio de la convocatoria o citacin correspondiente. Tambin hace
referencia a los documentos e informes que pasaron a "orden del da", ya como parte
de la agenda.
Firmas de los que aprueban el acta: Segn lo determinen las normas de cada
institucin, las actas una vez aprobadas deben ser firmadas por todos los asistentes o
solamente por el Presidente y el Secretario o por una comisin elegida para tal fin.