Manuel de Procédures de Contrôle de La Qualité Des Données Sanitaires Liées Au VIH/SIDA

PRESIDENCE DE LA REPUBLIQUE DE MADAGASCAR
SECRETARIAT GENERAL
COMITE NATIONAL DE LUTTE CONTRE LE SIDA
SECRETARIAT EXECUTIF
MANUEL DE PROCEDURES DE CONTROLE DE LA QUALITE DES DONNEES

SANITAIRES LIEES AU VIH/SIDA
Consultante Charge de llaboration du manuel : Randriamanana Mino Ranto

Commanditaire : SE/CNLS
Partenaire Financier : PNUD
LISTE DES ABREVIATIONS ET ACRONYMES

ARV
CDI
CSB
CHRD
CHU
CHRR
CNLS
CPN
CPS
CNTS
DRSP
FE
GESIS
HSH
IEC
IST
ES
NN
OEV
PSE
PSN
PS
PTME
PVVIH
RMA
RSP
SIG
SDSP
SSS
ULIS
USE
VIH
Antirtroviral
Consommateurs de Drogues Injectables
Centre de Sant de Base
Centre Hospitalier de Rfrence District
Centre Hospitalier Universitaire
Centre Hospitalier de Rfrence Rgional
Comit National de Lutte contre le Sida
Consultation Prnatale
Clients des professionnelles de Sexe
Centre National de Transfusion Sanguine
Direction Rgionale de la Sant Publique
Femmes enceintes
Gestion des Informations Sanitaires
Homme ayant des Rapports sexuels avec les Hommes
Informations Education Communication
Infection Sexuellement Transmissible
Etablissement Sanitaire
Nouveaux Ns
Orphelins et autres Enfants Vulnrables
Plan de Suivi Evaluation
Plan Stratgique National de Lutte contre le Sida
Professionnelle de Sexe
Prvention de la Transmission Mre Enfant
Personne Vivant avec le VIH/Sida
Rapport Mensuel dActivits
Responsable
Systme dInformation de Gestion
Service de District de la Sant Publique
Service des Statistiques Sanitaires
Unit de Lutte contre les IST et le Sida
Unit de Suivi Evaluation
Virus de lImmunodficience Humaine
Table des matires
Introduction
Schma de contrle de la qualit des donnes sanitaires
Outil de vrification de la qualit des donnes auprs CSB et hpitaux
1 Processus de collecte, de traitement, de rapportage au niveau des formations sanitaires
2 Elments du systme de gestion des donnes vrifier
3 Personnes/Entits Responsables de la vrification
4 Mthode
5 Rsum
16
Outil de vrification de la qualit des donnes auprs SDSP
18
1 Processus de collecte, de traitement, de rapportage
19
19
19
4 Mthode
20
5 Rsum
28
Outil de vrification de la qualit des donnes auprs DRSP
30
31
32
32
4 Mthode
32
5 Rsum
36
Outil de vrification de la qualit des donnes auprs ULIS/SSS
38
39
39
39
4 Mthode
40
5 Rsum
47
Principales recommandations
49
1 Introduction
Le pays dans son Plan Stratgique National (PSN) et le Plan de Suivi Evaluation (PSE) qui laccompagne
sest fix des objectifs ambitieux conformment aux objectifs mondiaux de laccs universel aux soins et aux
traitements. Afin de mieux suivre la mise en uvre de ces plans, des efforts particuliers sont dploys pour
amliorer la qualit des donnes, rendre disponible des informations jour pouvant aider dans la planification,
renforcer les capacits des structures impliques dans le suivi-valuation, y compris les acteurs de la mise en
uvre.
En effet, disposer des donnes de qualit permet principalement (i) au programme de surveiller les progrs
vers la ralisation des buts et objectifs tablis (ii) de fournir aux dcideurs les informations ncessaires pour
une prise de dcision lamlioration du programme. Cependant Madagascar, le manque/le retard ou
lirrgularit des informations sont constats comme lacunes dans lobtention de donnes de qualit sur le VIH
et le Sida. Ces problmes sont dus certes au manque de comptence, linsuffisance de ressources humaines,
des moyens matriels et financiers mais galement au manque de vrification et de retour dinformations
(feed back)
Face cette insuffisance de contrle de donnes et de feed back, le SE/CNLS en collaboration avec ses
partenaires techniques et financiers a labor ce manuel de procdures de vrification de la qualit des
donnes lies au VIH/Sida. Le manuel est labor dune manire pratique que possible pour aider les
utilisateurs transmettre des donnes de qualit. Cest un document de rfrence qui permet de faire
connaitre ou de rappeler quelles sont les erreurs ne pas commettre ? Comment remplir correctement les
outils de collecte ? Comment les envoyer temps selon le circuit de remonte des donnes et de feed back
tabli ? Qui sont les responsables de vrification de la qualit des donnes ? Ces questions sont traites dans le
manuel travers lutilisation des critres de la qualit des donnes savoir : la promptitude, lexactitude ou
fiabilit, la compltude, la prcision, la fiabilit.
Le prsent manuel concerne les directives pour la vrification des donnes sanitaires. Les outils et les circuits
tablis par le Ministre de la sant sont employs.
. Pour chaque outil, le manuel
- rappelle le processus de collecte, de traitement, de rapportage tablis
- prsente les lments du systme de gestion des donnes vrifier
- dfinit les personnes/Entits Responsables de la vrification
- dcrit la mthode de vrification de la qualit des donnes travers les critres : promptitude, compltude,
exactitude, prcision, fiabilit avec les recommandations pratiques y affrentes
Schma du contrle de la qualit des donnes sanitaires lies au VIH/Sida

Confrontation des
BD ULIS et BD TFR
BD ULIS et rapport de gestions des intrants UGFM, UGP
par
Gestionnaire BB et Chef dUnit Suivi Evaluation SE/CNLS
SE/CNLS
SSS
ULIS
R
M
A
Plus tard le 10 me
jour du mois suivant
GESIS
SDSP
R
M
A
CHRD
RMA
Plus tard le 10 me
jour du mois suivant
CSB
Plus tard le 15 me jour du mois
suivant
Vrification de la cohrence des donnes partages par le SSS

par Responsable SIG / Chef dULIS
DRSP
Plus tard le 30 me jour du mois suivant
CHR, CHU, ES

suivant
Plus tard le 40 me jour du trimestre suivant
GESIS

suivant
BD
Vrification de la cohrence des donnes transmises par

chaque DRSP par le Responsable SIG
Vrification de lexactitude des donnes fusionnes dans le
GESIS par le Responsable SIG et le Chef de Service du SSS
Plus tard le 50 me jour du

trimestre suivant
d
Vrification de la cohrence des donnes transmises par chaque district
par le Responsable SIG et IST/VIH
Vrification de lexactitude des donnes fusionnes dans le GESIS par le
Responsable SIG et le DRSP
Vrification de la cohrence des donnes mentionnes dans les RMA des
CHR, CHU, ES
Plus tard le 20 me jour du trimestre suivant
Vrification de la cohrence des donnes enregistres dans les RMA par

le Responsable SIG et IST/VIH
Vrification de lexactitude des donnes saisies et compiles dans le
GESIS par le Responsable SIG et le Mdecin Inspecteur
Plus tard le 10 me jour du mois suivant

Vrification de la cohrence des donnes issues des registres de counseling et de
dpistage, registre consultation externe, registre CPN avec le pr rapport par le
Responsable IST/Sida
Vrification de la cohrence des donnes issues des pr rapport et du RMA par le
Responsable IST/Sida et le Mdecin Chef
Vrification de la conformit des donnes mentionnes dans les pr rapport et le
RMA par le Mdecin Chef
LES OUTILS DE VERIFICATION DES DONNEES SANITAIRES

auprs
Centres de Sant de Base (CSB) et Hopitaux
Services Sanitaires de district (SDSP)
Direction Rgionale de la Sant Publique (DRSP)
Service des Statistiques Sanitaires (SSS) / Unit de Lutte contre les IST et la Sida (ULIS)
CENTRES DE SANTE DE BASE (CSB)

ET
HOPITAUX (CHRD, CHRR, CHU, ES)
Procdures de vrification de la qualit de donnes des Formations Sanitaires

Dans le cadre du circuit de collecte/rapportage des donnes sanitaires Madagascar, les CSB, CHRD, HMP/CHRR/CHU/ES
constituent les sources de donnes (niveau 1 dans le Plan de Suivi Evaluation).
1 Processus de collecte, de traitement, de rapportage au niveau des formations sanitaires
Chaque jour : les Responsables des CSB et des hpitaux assurent la collecte des informations travers :
Les registres (registre confidentiel de counseling et dpistage, registre de CPN, registre de consultation
externe)
Les dossiers de patients (fiches mdicales, fiches de rfrence)
Le Pr rapport
Fiche de stocks des intrants
Le Bilan de suivi.
Chaque fin du mois : les activits raliser sont :

-
Synthse des activits dans les registres des patients

Compilation des pr- rapports
Vrification de la conformit des donnes entre registres et pr rapports par le Responsable IST/VIH
Remplissage du RMA
Vrification de la conformit des donnes entre les pr rapport et le RMA par le Mdecin Chef
Inscription des observations dans le RMA et renvoi au service dorigine en cas derreurs constates dans le RMA
Dans les 10 jours du mois suivant :

-
Les CSB et CHRD envoient les RMA auprs SDSP

Dans les 20 jours du mois suivant
Les CHRR, CHU, ES transmettent le RMA auprs DRSP
2 Elments du systme de gestion des donnes vrifier:

-
Processus de la remonte et feed back des donnes et informations

Outils de collecte avec les donnes qui sy trouvent

-
Vrification interne : les premiers Responsables des CSB et des hpitaux

Vrification externe :
les Responsables de traitement et de compilation de donnes (Responsable SIG) ainsi que les
premiers Responsables du SDSP (Adjoint technique et responsable de programme) ds rception
des RMA dune faon priodique
tous les Responsables des autres niveaux suprieurs de traitement, de compilation et de validation
dune faon spontane
4 Mthode
Les critres suivants : promptitude, prcision, exactitude, fiabilit vont dfinir la mthode de vrification de la qualit des
donnes auprs des formations sanitaires.
Promptitude
-
Rappel : Les donnes sont promptes lorsqu'elles sont transmises temps au niveau suprieur de
traitement/compilation. Autrement dit, le rapportage des donnes a respect les dlais denvoi et de traitement
fixs.
Pour que les donnes des RMA soient promptes , (i) lenvoi des RMA des CSB, CHDR vers les SDSP doit se
faire au plus tard le 10 me jour suivant la fin du mois : exemple, les RMA janvier ne doivent pas dpasser le 10
me
fvrier, (ii) lenvoi des RMA des CHRR/CHU et ES vers les DRSP doivent se faire au plus tard le 20 jour suivant
1
la fin du mois, exemple : les RMA janvier ne doivent pas dpasser le 20 fvrier.
Recommandations :
o Chaque jour, procder au comptage des counseling et dpistages raliss. Quand la dernire ligne de la
page est remplie, faire le total en bas de page et le reporter la page suivante (idem pour CPN)
o
Chaque semaine, effectuer une mise jour des pr-rapports (IST) pour ne pas prendre beaucoup de temps
dans leur compilation la fin du mois
Exactitude ou Validit
-
Rappel : Les donnes sont exactes/valides lorsquelles sont transcrites sans erreur et dune manire objective.
Pour que les donnes des RMA soient exactes , la transcription /la compilation des donnes du registre vers le
pr-rapport, du pr rapport vers le RMA ne doivent pas tre entaches derreurs.
Recommandations :
Pour le Responsable IST/VIH/Sida

Vrifier bien que le report des donnes de la page prcdente soit conforme dans chaque nouvelle page
dans le registre, confidentiel de counselling et dpistage
Avant la transcription du pr rapport compil vers le RMA, faire un deuxime comptage par une autre
personne puis vrifier la conformit des deux comptages. Vu que le comptage se fait manuellement, cette
opration est importante pour rduire au maximum lerreur.
er
Pour le 1 Responsable des CSB, CHD, CHRD/CHU/ES
Effectuer une vrification de la conformit des donnes entre (i) les registres et pr-rapports, (ii) les prrapports et les RMA.
Noter et partager avec celui qui est en charge de la saisie ou compilation les erreurs produites.
Faire une vrification alatoire des donnes saisies si elles comportent des erreurs
Les dlais sont susceptibles dtre mis jour suivant la directive du Ministre de la sant publique.
Registre de counselling et de dpistage (exemple de la conformit de la transcription du registre vers le RMA)

1
Provenance
code clients
Age
10
Sexe
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
Counselling
et dpistage
Groupe risque Groupes spcifiques
22
23
Rsultats
24
25
Rfrences
26
Observations
XYZ 1
Tana IV
Mahamasina
25
12
XYZ 2
Itaosy
Vinany
37
13
XYZ 3
Tana VI
Anosisoa
14
XYZ 4
Tana III
Akorondrano
15
XYZ 5
Tana I
Isotry
30
22
9
AGE
Nb des clients ayant t

dpist
15
13
12
15 1
14
15 15
Psycho sociale
Mdicales
Incertains
ngatifs
positifs
Pr tests
Autres
10
SEXE
< 15 15 - 24 25 - 49
ans
ans
ans
10
Les rsultats du registre et du RMA par ge, par sexe,

par groupe doivent tre conformes
GROUPES A RISQUE
GROUPES SPCIFIQUES
50 ans
et plus
10 10
Ce total doit tre = au total de la page prcdente + les

nouveaux patients inscrits dans cette nouvelle page
Ne pas oublier de reporter ici

le total de la page prcdente
Total
Exemple : Tab 13 RMA registre de counselling et dpistage
Indicateurs
Autres
groupes
Femmes
risques
enceintes
Enfants ns
de mre sropositive
Tuber -culeux
17
Total
Patients IST
TDS
1
11
Le dernier numro enregistr dans la

page prcdente doit tre report
dans cette nouvelle page
50 ans et plus
Post test
Report de la page prcdente
tests
10
Fokontany
25 - 49 ans
Commune
< 15 ans
15 - 24 ans
13
TDS Patients IST
MSM
CDI
Autres
groupes
risques
Dtenus
PTME
Femmes Enfants ns de mre

Enceintes
sro-positive
AUTRES
Tuber -culeux
12
10
Fiabilit
-
Rappel : les donnes sont fiables lorsquelles sont mesures et collectes dune manire
cohrente. Les valeurs des indicateurs correspondent aux dfinitions de cas tablies et ne changent
pas selon celui qui les utilise, les donnes sont toujours recueillies de la mme faon, dune manire
invariable.
Pour que les donnes des RMA soient fiables , celles rapportes dans les registres, pr rapports
correspondent aux dfinitions de cas du RMA
-
Recommandations :
Sur le RMA, vrifier si les donnes prsentent des logiques/cohrences, voir les consignes
tablis ci aprs pour les tableaux prsentant des indicateurs lis aux IST/VIH/Sida.
er
En cas dincohrence des donnes, le 1 Responsable doit inscrire dans la partie
observation du RMA et en parler et vrifier directement les problmes avec le Responsable
de la transcription des donnes.
Le Responsable de la transcription doit vrifier son tour le registre dans lequel les erreurs
sont produites
Consignes pour les RMA CSB, CHRD, CHU/CHRR/ES
CONSULTATIONS PRNATALES : Tableau 6 CSB ; Tableau 10 CHRD; Tableau 10 CHU/CHRR/ES

(Sources : Registre des Consultations Prnatales, Reg. Cons. Ext., Registre Confidentiel de Counseling et de Dpistage
VIH/SIDA)
Nb total des CPN

ce mois
Nb de femmes enceintes ayant reu counseling pr-test au

re
cours 1 CPN (individuel)
Nb de femmes enceintes ayant fait le test VIH au cours 1
CPN
12
re
Nb de femmes enceintes ayant reu counseling post-test au

re
Nb de femmes enceintes dpistes VIH (+) au cours 1re
CPN
Nb de femmes enceintes VIH (+) ayant reu une prophylaxie
aux ARV
Fe testes< ou = Fe counseling
pr test
13
Fe counseling post test
14
2
< ou = Fe testes
Fe prophylaxie ARV
< ou = Fe dpistes VIH+
Des cas exceptionnels peuvent affecter la cohrence des donnes, veuillez noter les explications dans la
partie observation (exemple : le nombre de femme enceinte ayant reu de counseling post test au cours du
CPN1 est suprieur au nombre de femme enceinte ayant fait le test de dpistage tant donn que la personne
a fait le test le mois dernier mais nest revenu quau cours du mois suivant.
11
ACTIVITS DE MATERNIT (Accouchements, Avortements, Pathologies nonatales, Consultations Postnatales) : Tableau

7 CSB ; Tableau 11 CHRD ; Tableau 11 CHU/CHRR/ES
(Source : Registre des Accouchements et Consultations Post-natales, Registre de Counseling et de Dpistage, Fiche
individuelle des PVVIH)
Nb de femmes accouches
dpistes VIH (+) dans le centre
Nb de nouveau-ns, ns
de mres infectes par le
2
VIH
Nn prophylaxie ARV
Fa prophylaxie ARV
dpistes VIH (+) ayant reu une
prophylaxie aux ARV post-partum
Nb de nouveau-ns
ayant reu une
prophylaxie aux ARV
<ou= Fa dpistes
4
VIH+
< ou = Nn dont les
mres dpistes VIH+
RESSOURCES CRITIQUES (Nombres de JOURS de rupture de stock)

Tableau 12 CSB ; Tableau 19 CHRD ; Tableau 23 CHU/CHRR/ES
c/Source fiche de stock des matriels dinjection et des autres intrants
DSIGNATION
Stock au
dbut du
mois (a)
Quantit
reue
durant le
Quantit
Utilise (c)
mois (b)
Quantit
Perdues :
expire,
Si e est +, f=0
e =(a+b) (c+d)
Si e est 0, f = x jours
Quantit restante Nombre des
jours de rupture
la fin du mois(e)
de stock (f)
casse, etc.(d)
Programmes : IST/SIDA
Prservatif masculin
1200
2500
800
400
2500
60
20
48
28
Prservatif fminin
Benzathine Pnicilline
Eau PPI (10 ml)
Seringue (10 ml)
Kit de traitement coulement
gnital
Kit de traitement ulcration
gnitale
Test rapide Syphilis
RPR+ consommables
1er Test VIH (Determine)
La quantit utilise ici

doit tre
30
10
20
15
10
20
25
X jours
2 Test VIH (Retrocheck)
= au
nombre total de
dpistages raliss
voir tableau n13
3 Test VIH (Unigold)

Kit AES
LP/r (bote)
NVP (bote)
AZT-3TC (bote)
Le remplissage de ce tableau est important puisquil permet aux responsables des niveaux suprieurs de
communiquer aux dcideurs quil y a des ruptures ou de surplus considrables de stocks ou bien des quantits
importantes dj expires ou perdues afin quils puissent prendre les dcisions ncessaires.
12
ACTIVITS DE COUNSELING ET DPISTAGE : Tableau 13 CSB ; Tableau 20 CHRD ; Tableau 24 CHU/CHRR/ES
AGE
SEXE
GROUPES A RISQUE
SPCIFIQUES
13
13
13
13
50
25
25
20
30
20
14
20
10
Nb des clients rfrs

2
pour prise en charge
mdicale
Nb des clients rfrs
4
psychosociale
2
=
=
2
2
Dtenus
17
CDI
MSM
Nb des clients ayant

reu du counseling
pr-test
Nb
des clients ayant
t dpist
reu du counseling
post-test
Nb
total des clients
dpist sropositifs
15 - 24 25 - 49 50 ans
ans
ans et plus
TDS
< 15
ans
Patients IST
Total
Autres groupes
risques
Femmes
Enceintes
PTME
Indicateurs
Enfants
ns de
mre
sropositive
25
Attention, les
donnes
Tuber - ici
incluent
culeux les
femmes
enceintes
vues en CPN
toutes
confondues
(1re, 2me, 3 et
4me). Ainsi
elles doivent
AUTRES
(Source : Registre confidentiel de Counseling et de dpistage)
Ex :
camionneurs,
militaires,
partenaires
GROUPES
tre> ou = de
celles
enregistres
dans le
tableau 6.
2
Attention, le total des groupes
risques peut tre au total
gnral puisque ils peuvent avoir
plusieurs statuts : ex la fois
patients IST et femmes
enceintes
13
PRISE EN CHARGE DES PATIENTS IST : Tableau 14 CSB ; Tableau 22 CHRD; Tableau 21 CHU/CHRR/ES
(Source : Registre des consultations externes RCE)
MASCULIN
Nombre
Nb
dpists
syphillis
(+)
Nb syphilis (+)
ayant reu 3
doses de
Benzathine
Pnicilline
FEMININ
Nb de
partenaires
traits
correctement
Nombre
(a)
Nb
dpists
syphilis
(+)
Nb syphilis (+)
ayant reu 3
doses de
Benzathine
Pnicilline(c)
Nb de
partenaires
traits
correctement
(b)
Ulcration gnitale
coulement gnital
15
TDS
10
10
5
c doit tre < ou = b

b doit tre < ou = a
ACTIVITS DE LABORATOIRE : Tableau 15 CHRD ; Tableau 15 CHU/CHRR/ES

(Source : Pr rapport des activits de Laboratoire)
Types dexamens
Nombre
Rsultats positifs
ou pathologiques
Immunologie - srologie
Tests rapides VIH/Syphilis
Srologie VIH/Sida Test 1
25
27
Rsultats + doit tre < au

nombre

Srologie Syphilitique RPR
Srologie Syphilitique TPHA
Srologie Cysticercose
Widal Flix
Srologie bilharzienne
Srologie toxoplasmose
14
ACTIVITS DE LA PEC DES PVVIH AU COURS DU MOIS : Tableau 21 CHRD ; Tableau 25 CHU/CHRR/ES
I-Situation des PVVIH
MASCULIN
PVVIH
PVVIH suivies
< 1 an
2
FEMININ
1 - 4 ans 5 - 14 ans > 15 ans

3
< 1 an
1 - 4 ans
5 - 14 ans
20
TOTAL
> 15 ans
30
55
Nouveau cas de PVVIH
PVVIH ayant un poids stationnaire ou

recevant un gain de poids
PVVIH perdues de vue
Tot PVVIH sous ARV doit tre <=

tot PVVIH suivies
PVVIH perdue de vue rcupres

PVVIH dcdes
II-Traitement
II-1-Type de traitement
TYPE DE TRAITEMENT
MASCULIN
FEMININ
TOTAL
< 1 an
1 - 4 ans
PVVIH sous ARV
PVVIH sous ARV 1re ligne
5 - 14 ans
1
> 15 ans < 1 an

1
1 - 4 ans
5 - 14 ans
1
> 15 ans
1
PVVIH sous ARV 2me ligne

PVVIH sous ARV parvenues un stade avanc
1
1
2
2
PVVIH sous ARV et Traitement antituberculeux
La somme PVVIH sous ARV 1er ligne et

2me ligne doit tre infrieure au PVVIH
sous ARV
15
III-Prophylaxie IO - ARV - AES
III-1 Prophylaxie IO
MASCULIN
TYPE DE LA PROPHYLAXIE
PVVIH sous prophylaxie CTX
FEMININ
0-28j 29j-11m 1 - 4 ans 5 - 14 ans > 15 ans 0-28j 29j-11m 1 - 4 ans 5 - 14 ans > 15 ans
2
TOTAL
PVVIH sous prophylaxie INH
En rsum :
En tant que sources de donnes, les formations sanitaires doivent assurer leurs qualits. Pour cela elles doivent
suivre les recommandations suivantes :
a)
Transmettre dans le dlai requis le RMA

me
Au plus tard le 10 jour du mois suivant au SDSP pour les CSB et CHRD
me
Au plus tard le 20 jour du mois suivant au DRSP pour les CHU/CHRR/ES
b) Transcrire sans erreur les donnes (avec toutes ses ventilations) du registre vers le pr rapport, du pr
rapport vers le RMA.
c) Vrifier la cohrence des donnes avant leur envoi. Ainsi dans le RMA, les consignes ci aprs sont
considrer
Dans les tableaux n6 pour le CSB, n10 pour le CHRD, CHU/CHRR/ES sur la consultation pr
natale
Le nombre de femmes enceintes ayant fait le test VIH doit tre infrieur ou gal au
re
nombre de femmes enceintes ayant reu le counseling pr test au cours de la 1
CPN
Le nombre de femmes enceintes ayant reu le counseling post test doit tre
infrieur ou gal au nombre de femmes enceintes ayant fait le test VIH au cours de
re
la 1 CPN
Le nombre de femmes enceintes ayant reu une prophylaxie aux ARV doit tre
infrieur ou gal au nombre de femmes enceintes dpistes VIH ( +) au cours de la
re
1 CPN
Dans les tableaux n7 pour le CSB, n11 pour le CHRD, CHU/CHRR/ES sur les activits
maternelles
Le nombre de femmes accouches dpistes VIH (+) ayant reu une prophylaxie aux
ARV post partum doit tre infrieur ou gal au nombre des femmes accouches
dpistes VIH (+) dans le centre.
Le nombre de nouveaux ns ayant reu une prophylaxie aux ARV doit tre infrieur
ou gal au nombre de nouveaux ns de mres infectes par le VIH.
Dans les tableaux n12 pour le CSB, n19 pour le CHDR, n 23 pour le CHU/CHRR/ES sur les
ressources critiques.
La quantit restante la fin du mois doit tre :
16
La somme des stocks au dbut du mois et la quantit reue durant le mois moins la somme
de la quantit utilise durant le mois et la quantit perdue , expire, casse
Si la quantit restante la fin du mois est ngative, il doit y avoir des nombres de jour de
rupture de stocks ( inscrire imprativement)
Si la quantit restante la fin du mois est zro ou positive, il ny a pas de nombre de jour de
rupture de stocks ( inscrire 0 imprativement)
er
La quantit utilise pour le 1 test VIH determine doit tre gale au nombre des
clients ayant t dpists dans le tableau 13 pour le CSB, 20 pour le CHRD, 24 pour
le CHU/CHRR/ES
Dans le tableau 13 pour le CSB, 20 pour le CHRD, 24 pour le CHU/CHRR/ES sur les activits de
dpistage et de counseling
Les donnes sur les femmes enceintes doivent tre suprieures ou gales aux
donnes du tableau n6 pour le CSB, n10 pour le CHDR, CHU/CHRR/ES sur la
consultation pr natale (sur ce tableau 13, les donnes incluent les femmes
re
me
me
enceintes vues en CPN toutes confondues (1 , 2 , 3 , 4 me )
Le total des groupes risque, spcifiques peut tre suprieur ou gal au total
gnral puisquun client peut avoir plusieurs statuts la fois, exemple : il peut tre
la fois patients IST et MSM, TDS et femmes enceintes.
Dans le tableau 14 CSB, 22CHRD, 21 CHU/CHRR/ES sur la prise en charge des patients IST
Le nombre de syphilis positifs ayant reu trois doses de benzanthine Pnicilline doit
tre infrieur ou gal au nombre de dpists syphilis positifs
Dans le tableau n 21 CHRD, tableau 25 CHU/CHRR/ES le total des PVVIH sous ARV doit tre
infrieur ou gal au PVVIH suivies
Il est noter que certaines situations exceptionnelles peuvent affecter la cohrence des donnes, dans ce cas,
les Responsables doivent noter les explications dans le message lEMAD
17
SERVICE DE DISTRICT DE LA
SANTE PUBLIQUE
(SDSP)
18
Procdures de vrification de la qualit de donnes des SDSP

Dans le cadre du circuit de collecte/rapportage des donnes sanitaires Madagascar, les SDSP constituent le
niveau intermdiaire de compilation des donnes (niveau 2 dans le plan de Suivi Evaluation).
1 Processus de collecte, de traitement, de rapportage au niveau SDSP.
Dans les 10 jours du mois suivant : le SDSP
Reoit les RMA des CSB et CHRD

Consigne dans une fiche de rception les RMA de CSB et CHRD reus et les dates de
rception.
Remplit la fiche de pointage des arrives des Rapports (tableau de bord de compltude et
promptitude des rapports
Rappelle les CSB/CHRD qui nont pas encore transmis leurs RMA
Procde la vrification de la cohrence des donnes conformment la procdure y
relative (avec la participation du Responsable IST/VIH pour les donnes y affrentes)

Le Responsable du SIG
Organise la saisie des donnes sur la base GESIS

Imprime le rapport compil et le soumet au Responsable du programme et lAdjoint
technique avec les observations et propositions des mesures correctrices chaque CSB/
CHRD
Classe les RMA dans un chrono ouvert pour chaque mois
Transmet le fichier lectronique de la base de donnes (rapport compil) la DRSP
Le Mdecin Inspecteur/Chef de Service
Valide le rapport compil
A chaque revue le SDSP
Partage les observations et recommandations de mesures correctrices aux CSB/CHRD

-

Outils de traitement (GESIS) avec les donnes qui sy trouvent

-
Vrification interne : les premiers Responsables des SDSP (Adjoint Technique et Responsable du
programme)
le Responsable SIG et le Responsable Programme IST/VIH/Sida de la DRSP ds
rception des RMA
tous les Responsables des autres niveaux suprieurs de traitement, de compilation et
de validation dune faon spontane
19
4 Mthode
Les critres suivants : promptitude, compltude, exactitude, fiabilit, prcision vont dfinir la mthode de
vrification de la qualit des donnes auprs SDSP. Puisquil sagit de vrifier les qualits des donnes lies au
VIH/Sida dans le RMA, il est important de voir pour le Responsable du SIG auprs du SDSP si le CSB/CHRD est
un centre
-
de prise en charge des IST,

de prise en charge des TDS,
qui offre le service de dpistage
A vrifier
Tableau 1 : IDENTIFICATION DE LA FORMATION SANITAIRE

N didentification du CSB
(code Gesis)
Statut administratif du CSB/CHRD :
(Public / Priv)
SDSP de :
Type et Nom du CSB/CH :

Particularit du CSB/CHRD* :
, prise en charge des PS, dpistage du VIH
DRSP de :
Province de :
A part cela, pour rappel, les donnes lies aux IST, VIH et Sida devraient figures dans les tableaux suivant :
Pour le RMA CSB : le tableau 5 (lignes 15, 16, 17), le tableau 6 (colonne 2, ligne 1, 2, 3, 4,513) le tableau
7 (colonne 1 et 2, ligne 7,8 ; colonne 3 : 4 premires lignes) le tableau 12 (sous titre c , Programmes
IST/SIDA), le tableau 13 et 14
Pour le RMA CHRD : le tableau 10 (colonne 2, ligne 1, 2, 3, 4,5), le tableau 11 (colonne 1 et 2, ligne 7,8), le
tableau 15 (Immunologie-srologie/test-rapides VIH/Syphilis, ligne 15, 16, 17,18), le tableau 19 (sous titre c ,
Programmes IST/SIDA), tableau 20, tableau 21, tableau 22
Promptitude :
-
traitement/compilation. Autrement dit, le rapportage des donnes a respect les dlais de
traitement fixs
Pour que les donnes des SDSP soient promptes , lenvoi du fichier lectronique de la
base de donnes et du rapport compil vers la DRSP doit se faire au plus tard le 20 me jour
4
suivant la fin du mois : ex pour le rapport janvier, lenvoi ne doit pas dpasser le 20 fvrier.
Recommandations :
Consigner dans une fiche de rception les RMA de CSB et CHRD reus et les dates de
rception.
Les dlais sont susceptibles dtre mis jour suivant la directive du Ministre de la Sant Publique
20
Ds le 8 me jour, faire le point des RMA/ou fichiers lectroniques reus

me
Rappeler les CSB/CHRD nayant pas encore transmis leurs RMA que la date butoir est le 10
jour suivant la fin du mois
Assister autant que possible ceux qui ont des difficults transmettre temps leurs RMA :
rechercher ensemble les solutions provisoires puis long terme.
Dans le but de grer efficacement le temps de traitement, chaque RMA reu, procder la
vrification de la cohrence des donnes pour faciliter la saisie et la vrification finale aprs
saisie.
Respecter la dure de collecte, traitement des donnes, validation, soumission du rapport : du
me
10 au 20 jour suivant la fin du mois de rapport
Le suivi systmatique de ces recommandations permet au SDSP dobtenir la compltude des RMA. Cette
compltude garantit lexhaustivit des donnes et informations sur le district.
Exactitude ou Validit
-
Rappel : Les donnes sont exactes lorsquelles sont saisies sans erreur et dune manire objective.
Pour que les donnes enregistres dans le GESIS soient exactes , la saisie des donnes des RMA
ne doivent pas tre entaches derreurs.
Recommandations :
Pour le Responsable du SIG
Effectuer une vrification de la cohrence des donnes dans les RMA avant la saisie
Sil y a des incohrences constates, demander immdiatement des explications auprs des
CSB/CHRD concerns.
Pour lAdjoint Technique et le Responsable IST/VIH/Sida
Vrifier la conformit des donnes des RMA et celles enregistres dans le GESIS.
Noter et partager les erreurs produites avec le Responsable du SIG
Apporter une correction aux donnes non conformes
Exemple :
Tab 6 Consultation pr-natale

Nb de femmes enceintes dpistes VIH (+)
GESIS
au cours 1
re
CPN :
CSB2 A
CSB2 B
CSB2 C
CSB2 D
Nb de femmes enceintes
dpistes VIH (+) au
dpistes VIH (+) au
dpistes VIH (+) au
dpistes VIH (+) au
er
cours 1 CPN : 2
er
cours 1 CPN : 1
er
cours 1 CPN : 0
er
cours 1 CPN : 1
21
Prcision
-
Rappel : les donnes sont prcises lorsquelles sont suffisamment dtailles pour mesurer les
indicateurs (conformment la dfinition de ces derniers).
Pour que les donnes enregistres dans le GESIS au niveau des districts soient prcises , les
RMA doivent fournir toute la ventilation exige de chaque donne : exemple, le nombre de clients
ayant t dpists ventil par ge, sexe, groupe cible/groupe spcifique, autres.
Recommandations :
Effectuer une vrification des RMA en sassurant que les ventilations de chaque donne soient
remplies.
En cas domission sur le RMA, demander des informations auprs CSB concerns
Effectuer une vrification dans le GESIS en sassurant que toutes les ventilations des donnes
inscrites dans le RMA soient saisies et enregistres dans le GESIS.
Remplir immdiatement, les cas omis.
Exemple : Tab 13 registre de counseling et dpistage du CSB
AGE
Indicateurs
SEXE
GROUPES A RISQUE
GROUPES SPCIFIQUES
GESIS
Nb des clients
rfrs pour
4
prise en charge
mdicale
Enfants Tuber ns de culeux

mre
sropositive
AUTRES
Autres groupes
Femmes
risques
Enceintes
Dtenus
CDI
MSM
< 15 15 - 24 25 - 49 50 ans
ans
ans
ans et plus
Patients IST
Total
TDS
PTME
2
4
Clients rfrs pour la prise en charge mdicale

AGE
SEXE
GROUPES A RISQUE
GROUPES SPCIFIQUES
code clients
Nb des clients
rfrs pour
prise en charge 4
mdicale
Enfants Tuber ns de culeux

mre
sropositive
22
AUTRES
Dtenus
CDI
MSM
15 25 - 49 50 ans
24
ans et plus
ans
Patients IST
< 15
ans
TDS
Total
Autres groupes
Femmes
risques
Enceintes
PTME
RMA
Fiabilit
-
Rappel : les donnes sont fiables lorsquelles sont mesures et collectes dune manire
cohrente. Les valeurs des indicateurs correspondent aux dfinitions tablies et ne changent pas
selon celui qui les utilise, les donnes sont toujours recueillies de la mme faon, dune manire
invariable.
Pour que les donnes enregistres dans le GESIS soient fiables , les donnes rapportes dans les
RMA doivent prsenter des cohrences et leur saisie ne connait pas de cas domission, ni de fautes
de frappe, ni de fausse manipulation
Recommandations :
Sur le RMA, vrifier si les donnes prsentent des logiques/cohrences, voir les consignes
tablis ci aprs pour les tableaux prsentant des indicateurs lis aux IST/VIH/Sida.
En cas dincohrence des donnes, le Responsable SIG doit noter les observations et
demander des explications auprs CSB concerns
Aprs les saisies, bien vrifier que les donnes prsentent des logiques/cohrences
Faire une vrification alatoire des donnes de 05 10 formations sanitaires saisies dans le
GESIS avec leurs RMA respectifs
Identifier les erreurs qui se produisent frquemment et en discuter et prendre les
recommandations relatives lors de la revue
Consignes pour les SDSP dans la vrification de la cohrence des donnes des RMA
CONSULTATIONS PRNATALES : Tableau 6 CSB ; Tableau 10 CHRD; Tableau 10 CHU/CHRR/ES
(Sources : Registre des Consultations Prnatales, Reg. Cons. Ext., Registre Confidentiel de Counseling et de Dpistage
VIH/SIDA)
Nb total des CPN

ce mois
Nb de femmes enceintes ayant reu counseling pr-test au

re
Nb de femmes enceintes ayant fait le test VIH au cours 1
CPN
12
re
Nb de femmes enceintes ayant reu counseling post-test au

re
Nb de femmes enceintes dpistes VIH (+) au cours 1re
CPN
Nb de femmes enceintes VIH (+) ayant reu une prophylaxie
aux ARV
Fe testes< ou = Fe counseling
pr test
13
Fe counseling post test
14
2
< ou = Fe testes
Fe prophylaxie ARV
< ou = Fe dpistes VIH+
23
ACTIVITS DE MATERNIT (Accouchements, Avortements, Pathologies nonatales, Consultations Postnatales) : Tableau

7 CSB ; Tableau 11 CHRD ; Tableau 11 CHU/CHRR/ES
(Source : Registre des Accouchements et Consultations Post-natales, Registre de Counseling et de Dpistage, Fiche
individuelle des PVVIH)
dpistes VIH (+) dans le centre
Nb de nouveau-ns, ns
de mres infectes par le
2
VIH
Nn prophylaxie ARV
Fa prophylaxie ARV
dpistes VIH (+) ayant reu une
prophylaxie aux ARV post-partum
Nb de nouveau-ns
ayant reu une
prophylaxie aux ARV
<ou= Fa dpistes
4
VIH+
< ou = Nn dont les
mres dpistes VIH+
RESSOURCES CRITIQUES (Nombres de JOURS de rupture de stock)

Tableau 12 CSB ; Tableau 19 CHRD ; Tableau 23 CHU/CHRR/ES
c/Source fiche de stock des matriels dinjection et des autres intrants
DSIGNATION
Stock au
dbut du
mois (a)
Quantit
reue
durant le
Quantit
Utilise (c)
mois (b)
Quantit
Perdues :
expire,
Si e est +, f=0
e =(a+b) (c+d)
Si e est 0, f = x jours
Quantit restante Nombre des
jours de rupture
la fin du mois(e)
de stock (f)
casse, etc.(d)
Programmes : IST/SIDA
Prservatif masculin
1200
2500
800
400
2500
60
20
48
28
Prservatif fminin
Benzathine Pnicilline
Eau PPI (10 ml)
Seringue (10 ml)
Kit de traitement coulement
gnital
Kit de traitement ulcration
gnitale
La quantit utilise ici

doit tre
RPR+ consommables
1er Test VIH (Determine)
30
10
20
15
= au
nombre total de
dpistages raliss
voir tableau n13
2 Test VIH (Retrocheck)

3 Test VIH (Unigold)
Kit AES
LP/r (bote)
Le remplissage de ce tableau est important puisquil permet aux responsables des niveaux suprieurs de
communiquer aux dcideurs quil y a des ruptures ou de surplus considrables de stocks ou bien des quantits
importantes dj expires ou perdues afin quils puissent prendre les dcisions ncessaires.
24
NVP (bote)
10
20
25
X jours
ACTIVITS DE COUNSELING ET DPISTAGE : Tableau 13 CSB ; Tableau 20 CHRD ; Tableau 24 CHU/CHRR/ES

(Source : Registre confidentiel de Counseling et de dpistage)
AGE
SEXE
GROUPES A RISQUE
Ex :
camionneurs,
militaires,
partenaires
GROUPES
SPCIFIQUES
13
13
13
13
50
25
25
20
30
20
14
20
10
Nb des clients rfrs

2
mdicale
Nb des clients rfrs
4
psychosociale
2
=
=
2
2
Dtenus
17
CDI
MSM

reu du counseling
pr-test
t dpist
reu du counseling
post-test
Nb
total des clients
dpist sropositifs
15 - 24 25 - 49 50 ans
ans
ans et plus
TDS
< 15
ans
Patients IST
Total
Autres groupes
risques
Femmes
Enceintes
PTME
Indicateurs
Enfants
ns de
mre
sropositive
25
Attention, les
donnes
Tuber - ici
incluent
culeux les
femmes
enceintes
vues en CPN
toutes
confondues
(1re, 2me, 3 et
4me). Ainsi
elles doivent
AUTRES
AZT-3TC (bote)
tre> ou = de
celles
enregistres
dans le
tableau 6.
2
Attention, le total des groupes
risques peut tre au total
gnral puisque ils peuvent avoir
plusieurs statuts : ex la fois
patients IST et femmes
enceintes
25
PRISE EN CHARGE DES PATIENTS IST : Tableau 14 CSB ; Tableau 22 CHRD; Tableau 21 CHU/CHRR/ES
(Source : Registre des consultations externes RCE)
MASCULIN
Nombre
Nb
dpists
syphillis
(+)
Nb syphilis (+)
ayant reu 3
doses de
Benzathine
Pnicilline
FEMININ
Nb de
partenaires
traits
correctement
Nombre
(a)
Nb
dpists
syphilis
(+)
Nb syphilis (+)
ayant reu 3
doses de
Benzathine
Pnicilline(c)
Nb de
partenaires
traits
correctement
(b)
Ulcration gnitale
coulement gnital
15
TDS
10
10
5
c doit tre < ou = b

b doit tre < ou = a
ACTIVITS DE LABORATOIRE : Tableau 15 CHRD ; Tableau 15 CHU/CHRR/ES

(Source : Pr rapport des activits de Laboratoire)
Types dexamens
Nombre
Rsultats positifs
ou pathologiques
Immunologie - srologie
Tests rapides VIH/Syphilis
25
27
Rsultats + doit tre < au

nombre

Srologie Syphilitique RPR
Srologie Syphilitique TPHA
Srologie Cysticercose
Widal Flix
Srologie bilharzienne
Srologie toxoplasmose
26
ACTIVITS DE LA PEC DES PVVIH AU COURS DU MOIS : Tableau 21 CHRD ; Tableau 25 CHU/CHRR/ES
I-Situation des PVVIH
MASCULIN
PVVIH
PVVIH suivies
< 1 an
2
FEMININ
1 - 4 ans 5 - 14 ans > 15 ans

3
< 1 an
1 - 4 ans
5 - 14 ans
20
TOTAL
> 15 ans
30
55
Nouveau cas de PVVIH
PVVIH ayant un poids stationnaire ou

recevant un gain de poids
PVVIH perdues de vue
Tot PVVIH sous ARV doit tre
PVVIH perdue de vue rcupres
<=
tot PVVIH suivies
PVVIH dcdes
II-Traitement
II-1-Type de traitement
TYPE DE TRAITEMENT
MASCULIN
FEMININ
TOTAL
< 1 an
1 - 4 ans
PVVIH sous ARV
PVVIH sous ARV 1re ligne
5 - 14 ans
1
> 15 ans
1
< 1 an
1 - 4 ans
5 - 14 ans
1
> 15 ans
1
PVVIH sous ARV 2me ligne

PVVIH sous ARV parvenues un stade avanc
1
1
2
2
PVVIH sous ARV et Traitement antituberculeux
er
La somme des PVVIH sous ARV 1 ligne

me
et 2 ligne doit tre infrieure au
PVVIH sous ARV
27
III-Prophylaxie IO - ARV - AES
III-1 Prophylaxie IO
MASCULIN
TYPE DE LA PROPHYLAXIE
PVVIH sous prophylaxie CTX
FEMININ
0-28j 29j-11m 1 - 4 ans 5 - 14 ans > 15 ans 0-28j 29j-11m 1 - 4 ans 5 - 14 ans > 15 ans
2
TOTAL
PVVIH sous prophylaxie INH
En rsum :
Le SDSP constitue le premier niveau intermdiaire de compilation des donnes. Cest linstance o commence
lenregistrement des donnes sous fichier lectronique. Il est important de bien veiller sur la qualit des
donnes avant, pendant et aprs la saisie avant leur transmission vers le DRSP. Pour cela les SDPS doivent
suivre les recommandations suivantes :
d) Transmettre dans le dlai requis la base de donnes lectronique du district
me
Au plus tard le 20
jour suivant la fin du mois au DRSP
e) Saisir sans erreur les donnes (avec toutes ses ventilations) des RMA vers le GESIS, autrement dit :
sans omission, sans faute de frappe, sans fausse manipulation
Ci suivent la liste des erreurs viter:
La transposition, par exemple 2454 clients ayant t dpists est saisi au lieu de 2554
cause dune faute de frappe.
Les erreurs de copiage, par exemple le chiffre 1 est introduit comme 7; ou quand le chiffre 0
est saisi comme la lettre O.
Les erreurs de placement, par exemple, au lieu de placer 20 PVVIH masculines suivies > 15
ans dans sa case approprie, le Responsable SIG les a mis dans la case spcifie pour
fminin
er
Les erreurs de consistance, par exemple, la quantit utilise pour le 1 test VIH
determine nest pas identique au nombre des clients ayant t dpists dans le tableau 13
pour le CSB, 20 pour le CHRD, 24 pour le CHU/CHRR/ES
f) Vrifier la cohrence des donnes avant leur saisie. Ainsi dans le RMA, les consignes ci aprs sont
considrer
Dans les tableaux n6 pour le CSB, n10 pour le CHRDR, CHU/CHRR/ES sur la consultation pr
natale
re
CPN
28
infrieur ou gal au nombre de femmes enceintes ayant fait le test VIH cours de la
re
1 CPN
re
1 CPN
Dans les tableaux n7 pour le CSB, n11 pour le CHRDR, CHU/CHRR/ES sur les activits
maternelles
Dans les tableaux n12 pour le CSB, n19 pour le CHRDR, n 23 pour le CHU/CHRR/ES sur les
ressources critiques.
er
clients ayant t dpists dans le tableau 13 pour le CSB, 20 pour le CHRD, 24 pour
le CHU/CHRR/ES
Dans le tableau 13 pour le CSB, 20 pour le CHRD, 24 pour le CHU/CHRR/ES sur les activits de
dpistage et de counseling
donnes du tableau n6 pour le CSB, n10 pour le CHRDR, CHU/CHRR/ES sur la
consultation pr natale (sur ce tableau 13, les donnes incluent les femmes
re
me
me
Dans le tableau 14 CSB, 22CHRD, 21 CHU/CHRR/ES sur la prise en charge des patients IST
Dans le tableau n 21 CHRD, tableau 25 CHU/CHRR/ES le total des PVVIH sous ARV doit tre
infrieur ou gal au PVVIH suivies
Il est noter que certaines situations exceptionnelles peuvent affecter la cohrence des donnes, dans ce cas,
les Responsables doivent noter les explications dans la partie observation.
29
DIRECTION REGIONALE DE LA SANTE PUBLIQUE

(DRSP)
30
Procdures de vrification de la qualit de donnes des DRSP

Dans le cadre du circuit de collecte/rapportage des donnes sanitaires Madagascar, les DRSP constituent le
niveau intermdiaire de compilation des donnes (niveau 3 dans le plan de Suivi Evaluation).
1 Processus de collecte, de traitement, de rapportage au niveau DRSP.
Le Responsable des courriers :

o reoit la base de donnes en version lectronique des SDSP, les RMA des CHU, CHR
et ES.
o enregistre dans le cahier darrive des courriers les dates de rception des fichiers
lectroniques parvenus la DRSP.
le Responsable SIG ou des Bases de donnes :
o remplit la fiche de pointage darrive des rapports dans le tableau de bord de
compltude et promptitude
o rappelle les SDSP, CHR, CHU et ES qui nont pas encore transmis leurs donnes de
RMA
o Procde la vrification de la cohrence des donnes conformment la
procdure y relative (avec la participation du Responsable IST/VIH pour les
donnes y affrentes)
o assure limportation des bases de donnes mensuelles des SDSP, et des CHRR, CHU
et ES dans les GESIS
o imprime le rapport compil et le soumet au Responsable IST/VIH/Sida avec les
observations et propositions des mesures correctrices chaque CSB/ CHRD
Dans les 30 jours suivant la fin du mois

Le Responsable SIG
Prpare le rapport trimestriel compil de la rgion

Soumet au DRS le rapport trimestriel compil ainsi que ses observations et propositions de
mesures correctrices spcifiques chaque SDSP, CHR, CHU et ES
Le DRSP
Valide le rapport trimestriel compil
Au plus tard le 30
me
jour suivant la fin du mois
Le Responsable SIG rgional transmet le fichier lectronique de la base de donnes rgionale

au SSS
A chaque revue le DRSP
Partage les observations et recommandations de mesures correctrices aux SDSP,

CHU/CHRR/ES
31

-

Outils de traitement et de compilation (GESIS) avec les donnes qui sy trouvent

-
Vrification interne : le Responsable IST/VIH/Sida

les Responsables SIG auprs SSS ds rception de la base de donnes des DRSP
tous les Responsables des autres niveaux suprieurs de traitement, de compilation et
de validation dune faon spontane (Responsables SIG PNLS, Responsables suivi
valuation du SE/CNLS
4 Mthode
Les critres suivants : promptitude, compltude, exactitude, prcision, fiabilit vont dfinir la mthode de
vrification de la qualit des donnes auprs DRSP.
Promptitude :
-
traitement/compilation. Autrement dit, le rapportage des donnes a respect les dlais de
traitement fix
Pour que les donnes de la DRSP soient promptes , lenvoi du fichier lectronique de la
base de donnes rgionale (rapport compil venant des districts) vers le SSS doit se faire
dans les 30 jours suivant la fin du mois de rapport : ex pour le rapport mois de mai, lenvoi
6
ne doit pas dpasser le 30 avril
Recommandations :
Consigner dans une fiche de rception les fichiers lectroniques reus et les dates de
rception.
me
Ds le 18 jour suivant la fin du mois, faire le point des fichiers lectroniques reus des SDSP
Rappeler les SDSP, les CHU, CHR et ES nayant pas encore transmis leurs fichiers lectroniques
me
(base de donnes) que la date dchance denvoi est le 20 jour.
Assister autant que possible ceux qui ont des difficults transmettre temps leurs bases de
donnes : rechercher ensemble les solutions provisoires puis long terme.
Dans le but de grer efficacement le temps de traitement, chaque fichier lectronique des
SDSP reu, procder la vrification de la cohrence des donnes.
Respecter la dure de traitement des donnes, de la validation, de la soumission du rapport :
dans les 30 jours suivant la fin du mois de rapport
Les dlais sont susceptibles dtre mis jour suivant la directive du Ministre de la Sant Publique
32
Le suivi systmatique de ces recommandations permet au DRSP dobtenir la compltude de la base

de donnes des SDSP. Cette compltude garantit lexhaustivit des donnes et informations sur la
rgion.
Exactitude ou validit
-
Rappel : Les donnes sont exactes lorsquelles sont compiles sans erreur et dune manire objective.
Pour que les donnes enregistres dans le GESIS soient exactes , la fusion des donnes des SDSP
ne doit pas tre entache derreurs.
Recommandations :
Pour le Responsable du SIG
Effectuer une vrification de la cohrence des donnes des SDSP, CHU, CHR et ES avant la
fusion
Sil y a des incohrences constates, demander immdiatement des explications auprs des
SDSP, les CHU, CHR et ES concerns.
Pour le Responsable IST/VIH/Sida
Vrifier la conformit des donnes des SDSP, les CHU, CHR et ES et celles enregistres dans le
GESIS rgional.
Noter et partager les erreurs produites avec le Responsable du SIG
Exemple :
Tab 6 Consultation pr-natale

Nb de femmes enceintes dpistes VIH (+)
GESIS
au cours 1re CPN 6
SDSP 1
dpistes VIH (+) au cours
1er CPN : 2
SDSP 2
1er CPN : 1
SDSP 3
1er CPN :2
SDSP 4
1er CPN : 1
33
Prcision
-
Rappel : les donnes sont prcises lorsquelles sont suffisamment dtailles pour mesurer les
indicateurs (conformment la dfinition de ces derniers).
Pour que les donnes fusionnes dans le GESIS des DRSP soient prcises , les fichiers transmis
par les SDSP doivent fournir toute la ventilation exige de chaque donne : exemple le nombre de
clients dpists sropositifs ventil par ge, sexe, groupe cible/groupe spcifique, autres.
Recommandations:
Effectuer une vrification des fichiers transmis par les SDSP en sassurant que les ventilations de
chaque donne soient remplies.
En cas domission, demander des informations auprs SDSP concerns et saisir les informations
manquantes
5288 Rapports attendus

Dtail
par
District
8
66
69,3
39,5
60,8
96,1
85,3
90,7
100,0
59,5
0
4
1
0
1
0
72
25 - 49 ans
29,6
15 - 24 ans
Antananarivo Renivohitra
Antananarivo
Atsimondrano
Antananarivo Avaradrano
Ambohidratrimo
Andramasina
Anjozorobe
Ankazobe
Manjakandriana
Total
< 15 ans
Total
8
9
10
11
12
13 14
Nb total des clients dpists sropositifs
24
38
0
0
0
0
4
1
0
1
0
0
0
0
3
1
0
1
0
1
0
24
0
44
0
3
0
41
0
31
TDS IST MSM
40
26
0
0
0
0
0
0
0
4
0
2
0
20
15
16
17
18 19
Autres
District
% rap.
rendus
Tuber-culeux
0
0
0
0
0
0
2
1
0
0
0
0
0
0
0
1
0
0
0
4
0
0
0
12
0
0
0
2
0
5
20
Fem
Enceintes
Enft de mre
srop
49 ans et +
Lieu
Dtenus
de 01.2013 12.2013
Aut Grp
risque
Dpistage: Rsultats
Priode
CDI
34
Fiabilit
-
Rappel : les donnes sont fiables lorsquelles sont mesures et collectes dune manire cohrente. Les valeurs
des indicateurs correspondent aux dfinitions tablies et ne changent pas selon celui qui les utilise, les donnes sont
toujours recueillies de la mme faon, dune manire invariable.
Pour que les donnes fusionnes dans le GESIS de la DSRP soient fiables (i) les donnes inscrites dans la base
de donnes des SDSP transmises la DSRP doivent prsenter des cohrences (ii) leur compilation au niveau de la
DRSP ne connait pas de fausse manipulation du GESIS.
Recommandations :
Sur le fichier lectronique SDSP, vrifier si les donnes prsentent des logiques/cohrences
En cas dincohrence des donnes, le Responsable SIG doit noter les observations et demander des
explications auprs SDSP concerns
Apporter les corrections ncessaires ds rception des explications
Aprs les fusions, bien vrifier que les donnes prsentent des logiques/cohrences
Identifier les erreurs qui se produisent frquemment et en discuter et prendre les recommandations
relatives lors de la revue
Exemple : consignes pour vrifier la cohrence des donnes
District
% rap.
rendus
Total
15 - 24 ans
25 - 49 ans
49 ans et +
597
4460 23725 8472
Antananarivo
Atsimondrano
Ambohidratrimo
Andramasina
Anjozorobe
Ankazobe
Manjakandriana
Total
29,6
69,3
39,5
60,8
96,1
85,3
90,7
100,0
59,5
28 185 158 13877 13553

6 139
8
8 628 166
6 558 99
3 717
5
1 966
3
1 384
5
2 067
8
9
10
11
12 13
Nb des clients ayant t dpists
PS
2 641
3 807
3 017
1 980
953
626
13
191
54
11
10
6
416
655
447
274
197
86
5 723
7 973
6 042
3 443
1 769
1 298
4
6
12
12
85
35
322
249
128
130
34
50
844
1 154
66
134
1 933
19
948 6669
15
16
17
2652 165 24 513
3 477
4 464
3 388
1 721
1 000
747
58 644 447 29518 27731
14
51906 8626 3584
7
0
0
0
0
0
0
172 24 513
538 12880
19
456 2 099
11
90
22
334
233
29
5 335
6 928
5 573
3 219
1 553
1 197
5
428
118 1 279
52
418
0
2
29
0
0
15
35
1 813
1257 38508
Le total ge est = au total

gnral, il y a cohrence des
donnes
Le total sexe (58 575) est au total gnral, il y a

incohrence des donnes
18
Autres
Tuberculeux
Eft de mre
sropositive
FE
Autr Grp
risques
IST
< 15 ans
Lieu
Dtenus

Dtail
par
District
8
CDI
de 01.2013 12.2013
HSH
Dpistage : Utilisation
Priode
Le total groupe risque et spcifique

est < du total gnral, il y a incohrence
des donnes
20
0 633 4 323
Ces donnes
colores
connaissent des
incohrences car
total groupe
risque < tot
gnral
35
En rsum :
Le DRSP constitue le deuxime niveau intermdiaire de compilation des donnes. Cest linstance qui assure la fusion des
donnes lectroniques venant des SDSP. Il est important de bien veiller sur la qualit des donnes avant, pendant et aprs la
fusion avant leur transmission vers le SSS. Pour cela les DRSP doivent suivre les recommandations suivantes :
g)
Transmettre dans le dlai requis la base de donnes lectronique de la rgion vers le SSS
me
Au plus tard le 30
jour suivant la fin du trimestre
h) Compiler sans erreur les donnes (avec toutes ses ventilations) des SDSP, autrement dit : sans omission, sans fausse
manipulation
i) Vrifier la cohrence des donnes avant leur compilation. Ainsi dans ce contrle des fichiers lectroniques des SDSP
les consignes ci aprs sont considrer
re
Concernant les activits de counseling et dpistages au cours de la 1 CPN
Le nombre de femmes enceintes ayant fait le test VIH doit tre infrieur ou gal au nombre de
re
femmes enceintes ayant reu le counseling pr test au cours de la 1 CPN
Le nombre de femmes enceintes ayant reu le counseling post test doit tre infrieur ou gal au
re
nombre de femmes enceintes ayant fait le test VIH cours de la 1 CPN
Le nombre de femmes enceintes ayant reu une prophylaxie aux ARV doit tre infrieur ou gal
re
au nombre de femmes enceintes dpistes VIH ( +) au cours de la 1 CPN
CPN : SIDA
Priode
de 01.2014 03.2014
Lieu
ANALAMANGA
1
% rap.
rendus
District
Antananarivo
Renivohitra
Antananarivo Atsimon
Antananarivo
Avaradrano
Ambohidratrimo
Andramasina
Anjozorobe
Ankazobe

Dtail
par
District
Total
des
CPN
Nb total
de
nouvelles
inscrites
(1re
CPN)
68,9 15 420
82,7 10 103
76,7
77,3
100,0
92,9
98,7
6 682
7 548
3 418
3 491
2 241
Manjakandriana
99,3
5 033
Total
81,5 53 936
5
6
FE ayant reu
coun-seling
pr-test
(individ)
Nb
5 469
3 107
3 402
2 037
56,8
59,9
2 262
2 487
1 377
1 485
979
1 800
1 268
1 007
339
171
79,6
51,0
73,1
22,8
17,5
1 568
403
19 029 10 132
Femmes
enceintes ayant
fait le test VIH
Nb
2 808
1 673
90,4
82,1
1 742
1 143
994
325
74
96,8
90,1
98,7
95,9
43,3
25,7
358
53,2
9 117
9
10
FE ayant reu
coun-seling
post-test
(individl)
Nb
2 797
1 727
1 718
90,0
84,8
11
12
Femmes
enceintes
VIH(+)
Nb
0,0
0,0
Nb
1 007
325
135
95,4
0,0
100,0
95,9
78,9
88,8
358
88,8
0,0
90,0
8 067
79,6
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
13
14
FE VIH(+)
ayant reu une
prophylaxie aux
ARV
100,0
100,0
Relatif aux activits de counseling et dpistage en gnral

Les donnes sur les femmes enceintes doivent tre suprieures ou gales aux donnes sur la
1re consultation pr natale. Les donnes ici incluent les femmes enceintes vues en CPN toutes
re
me
me
confondues (1 , 2 , 3 , 4 me )
Le total des groupes risque, spcifiques peut tre suprieur ou gal au total gnral puisquun
client peut avoir plusieurs statuts la fois, exemple : il peut tre la fois patients IST et HSH, PS et
femmes enceintes.
36
District
% rap.
rendus
Total
15 - 24 ans
25 - 49 ans
49 ans et +
597
4460 23725 8472
Antananarivo
Atsimondrano
Ambohidratrimo
Andramasina
Anjozorobe
Ankazobe
Manjakandriana
Total
29,6
69,3
39,5
60,8
96,1
85,3
90,7
100,0
59,5
28 185 158 13877 13553

6 139
8
8 628 166
6 558 99
3 717
5
1 966
3
1 384
5
2 067
8
9
10
11
12 13
PS
2 641
3 807
3 017
1 980
953
626
13
191
54
11
10
6
416
655
447
274
197
86
5 723
7 973
6 042
3 443
1 769
1 298
4
6
12
12
85
35
322
249
128
130
34
50
844
1 154
66
134
1 933
19
948 6669
15
16
17
2652 165 24 513
3 477
4 464
3 388
1 721
1 000
747
58 644 447 29518 27731
14
51906 8626 3584
7
0
0
0
0
0
0
172 24 513
538 12880
18
19
Autres
Tuberculeux
Eft de mre
sropositive
FE
Autr Grp
risques
IST
< 15 ans
Lieu
Dtenus

Dtail
par
District
8
CDI
de 01.2013 12.2013
HSH
Dpistage : Utilisation
Priode
456 2 099
11
90
22
334
233
29
5 335
6 928
5 573
3 219
1 553
1 197
5
428
118 1 279
52
418
0
2
29
0
0
15
35
1 813
1257 38508
0 633 4 323
sur les activits maternelles

Le nombre de femmes accouches dpistes VIH (+) ayant reu une prophylaxie aux ARV post
partum doit tre infrieur ou gal au nombre des femmes accouches dpistes VIH (+) dans le
centre.
Le nombre de nouveaux ns ayant reu une prophylaxie aux ARV doit tre infrieur ou gal au
nombre de nouveaux ns de mres infectes par le VIH.
Concernant les ressources critiques.
La somme des stocks au dbut du mois et la quantit reue durant le mois moins la somme de la quantit
utilise durant le mois et la quantit perdue , expire, casse
Si la quantit restante la fin du mois est ngative, il doit y avoir des nombres de jour de rupture de stocks
( inscrire imprativement)
Si la quantit restante la fin du mois est zro ou positive, il ny a pas de nombre de jour de rupture de
stocks ( inscrire 0 imprativement)
20
er
La quantit utilise pour le 1 test VIH determine doit tre gale au nombre des clients ayant
t dpists
Sur la prise en charge des patients IST

Le nombre de syphilis positifs ayant reu trois doses de benzanthine Pnicilline doit tre infrieur
ou gal au nombre de dpists syphilis positifs
Sur la prise en charge des PVVIH
Les PVVIH sous ARV doivent tre infrieures ou gales au PVVIH suivies
Il est noter que certaines situations peuvent affecter la cohrence des donnes, dans ce cas, les Responsables doivent
noter les explications dans la partie observation.
37
UNITE DE LUTTE CONTRE LES IST ET LE Sida (ULIS)/

Services Statistiques Sanitaires (SSS)
38
Procdures de vrification de la qualit de donnes SSS/ULIS

Dans le cadre du circuit de collecte/rapportage des donnes sanitaires Madagascar, le SSS/ULIS constituent le niveau
intermdiaire de compilation des donnes (niveau 4 dans le plan de Suivi Evaluation).
1 Processus de collecte, de traitement, de rapportage au niveau SSS/ULIS.
Dans les 30 jours suivant la fin du mois de rapport : le SSS
reoit les fichiers lectroniques (rapport compil) de chaque DRSP

consigne dans cahier darrive des rapports, les rapports des DRSP, les fichiers lectroniques reus et les
dates de rception.
A partir du 30 me jour suivant la fin du mois de rapport:

le SSS
Remplit la fiche de pointage de suivi des rapports (tableau de bord de compltude et promptitude des
rapports
Rappelle les DRSP qui nont pas encore transmis leurs fichiers
Procde la compilation des bases de donnes mensuelles des DRSP dans la base de donnes nationales
sur GESIS
Soumet la base de donnes nationale sous version lectronique l ULIS
lULIS
Reoit la base de donnes lie aux IST/VIH/Sida du SSS
Procde la vrification de la cohrence des donnes conformment la procdure y relative
Se concerte avec les Responsables SIG SSS en cas dincohrence des donnes
Apporte avec le SSS les corrections appropries
Au plus tard le 40 me jour suivant la fin du mois de rapport
Transmet au SE/CNLS le rapport compil (avec ventilation par rgion)
A chaque revue le SSS et lULIS
Collectent les observations et partagent les recommandations pour mesures correctrices aux DRSP

-

Outils de traitement (GESIS) avec les donnes qui sy trouvent

-
Vrification interne : les Responsables du SIG SSS et ULIS

Vrification externe : Les Responsables de lUnit de Suivi-Evaluation du SE/CNLS
39
4 Mthode
Les critres suivants : promptitude, compltude, exactitude, fiabilit, prcision vont dfinir la mthode de vrification de la
qualit des donnes auprs SSS et ULIS.
Promptitude :
-
traitement/compilation. Autrement dit, le rapportage des donnes a respect les dlais de traitement fix
Pour que les donnes du SSS et ULIS soient promptes , lenvoi du rapport compil vers le SE/CNLS
(version physique et lectronique) doit se faire au plus tard le 40 me jour suivant la fin du mois de
rapport : ex pour le rapport janvier, lenvoi ne doit pas dpasser le 10 mars
Recommandations :
consigner dans une fiche de rception les fichiers reus et les dates de rception.
me
ds le 25 jour suivant la fin du mois de rapport, faire le point des fichiers lectroniques reus des DSRP
rappeler les DRSP nayant pas encore transmis leurs fichiers lectroniques (base de donnes) et leurs
me
rapports compils que la date butoir de lenvoi de leurs bases de donnes sera le 30 jour.
dans le but de grer efficacement le temps de traitement, chaque fichier lectronique des DSRP reu,
procder la vrification de la cohrence des donnes
me
respecter la dure de traitement des donnes, la validation, soumission du rapport : du 30 au 40 jour
suivant la fin du mois de rapport
Le suivi systmatique de ces recommandations permet au SSS dobtenir la compltude de la base de donnes des DRSP.
Cette compltude garantit lexhaustivit des donnes et informations sur le territoire national.
Exactitude ou validit
-
Rappel : Les donnes sont exactes lorsquelles sont fusionnes sans erreur et dune manire objective.
Pour que les donnes enregistres dans la base nationale sur GESIS soient exactes , la fusion des donnes des
DSRP ne doit pas tre entache derreurs.
Recommandations :
Pour les Responsables SIG du SSS et ULIS
Effectuer une vrification de la cohrence des donnes des DRSP avant la fusion
Effectuer une vrification de la conformit des donnes reues des DRSP et celles enregistres dans la base
nationale
Sil y a des incohrences constates, demander immdiatement des explications auprs des DRSP
concernes
Aprs la vrification de la cohrence et conformit des donnes, sortir des rsultats uniques (c'est--dire
des donnes de qualits arrtes une priode consentie mutuellement)
40
Dpistage au niveau rgional 2014
Analamanga
Bongolava
Nb des
Nb des
clients ayant clients ayant
reu
t dpists
du
counseling
pr-test
17 344
16 772
1 842
903
Itasy
Nb des clients
ayant reu du
counseling
post-test
16 763
Nb total des
clients
dpists
sropositifs
38
1 582
1 566
818
818
Vakinankaratra
6 953
6 485
6 384
DIANA
4 634
4 183
4 166
15
SAVA
3 123
1 464
1 460
Haute Matsiatra
2 307
1 718
1 718
Amoron'i Mania
Atsimo
Atsinanana
Ihorombe
Vatovavy
Fitovinany
Boeny
4 385
4 312
4 294
1 886
1 445
1 442
100
100
2 336
1 462
1 460
2 891
2 369
2 369
Betsiboka
1 097
699
681
Melaky
370
302
302
Sofia
468
323
310
159
Dpistage au niveau national 2014
Atsinanana
6 998
5 269
5 269
21
Alaotra Mangoro
4 064
2 940
2 913
Analanjirofo
1 731
1 507
1 423
Atsimo Andrefana
2 949
2 218
2 208
Androy
1 462
1 289
1 202
Anosy
1 041
906
906
Menabe
2 458
2 315
2 286
TOTAL
NIVEAU
TTTTOTAL
NATIONAL
71 401

reu du counseling
pr-test
60 478

t dpists
60 040
100

reu du counseling
post-test
Nb total des clients
dpists sropositifs
Prcision
-
Rappel : les donnes sont prcises lorsquelles sont suffisamment dtailles pour mesurer les indicateurs
(conformment la dfinition de ces derniers).
Pour que les donnes fusionnes au niveau du SSS soient prcises , les fichiers transmis par les DRSP doivent
fournir toute la ventilation exige de chaque donne : exemple le nombre de clients dpists sropositifs ventils
par ge, sexe, groupe cible/groupe spcifique, autres.
Recommandations :
Effectuer une vrification des fichiers transmis par les DRSP en sassurant que les ventilations de chaque donne soient
remplies. En cas domission, demander des informations auprs SDSP concerns et saisir les informations manquantes.
41

Rgion
Total
Analamanga
Bongolava
Itasy
Vakinankaratra
DIANA
SAVA
Haute Matsiatra
Amoron'i Mania
Atsimo Atsinanana
Ihorombe
Vatovavy
Fitovinany
Boeny
Betsiboka
Melaky
Sofia
Atsinanana
Alaotra Mangoro
Analanjirofo
Atsimo Andrefana
Androy
Anosy
Menabe
Total
National
Nb des clients
ayant t dpists
< 15 ans
15 - 24
ans
25 - 49
ans
49 ans et
+
TDS
IST
MSM
CDI
Dten
us
Autr Grp
risques
FE
Tuber
culeu
x
Autres
16 772
1 582
818
6 485
4 183
1 464
1 718
4 312
1 445
100
153
22
0
18
67
24
3
75
9
5
7 972
970
418
3 135
2 222
626
871
3 356
877
55
8 159
590
380
3 303
1 817
769
812
837
559
40
488
0
20
29
77
45
32
44
0
0
2 739
23
103
177
802
175
70
1 382
75
1
14
033
1 559
715
6 308
3 381
1 289
1 648
2 930
1 370
99
841
1
0
37
234
22
0
2
0
0
1 238
27
14
85
754
190
8
51
41
1
58
0
2
7
91
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
678
0
48
0
0
0
0
0
0
0
998
1
0
13
170
99
2
1
0
0
11 568
1 539
694
5 738
2 587
977
1 605
1 374
1 286
97
362
0
17
23
74
34
0
8
2
2
1 487
14
43
582
282
145
107
2 876
116
0
1 462
2 369
699
302
323
5 269
2 940
1 507
2 218
1 289
906
5
34
4
17
17
39
13
34
78
16
32
877
1 262
326
159
190
2 604
1 575
797
1 416
637
349
580
1 062
344
126
107
2 496
1 340
660
714
623
521
0
11
25
0
9
130
12
16
10
13
4
104
153
52
45
25
1 203
79
51
376
66
94
1 358
2 216
647
257
298
4 066
2 861
1 456
1 842
1 223
812
0
2
33
13
0
224
0
11
79
0
0
10
65
7
67
34
209
57
44
143
36
47
0
2
0
0
0
0
0
0
21
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
1
0
0
6
20
0
15
0
291
19
6
85
1
19
1 130
2 097
561
236
280
3 355
2 755
1 389
1 363
980
782
6
2
29
0
9
303
16
0
2
1
1
310
182
69
2
0
890
93
57
531
271
68
2 315
73
1 341
877
24
183
58
88
64
1 874
78
153
60 478
738
32 035
26 716
989
7 978
2 132
52
500
1 557
3 216
181
727
1 810
44 267
969
8 278
TOTAL
< 15 ans
15 24
ans
25 49
ans
49 ans et
plus
TDS
Patient IST
MSM
CDI
Dtenus
Autres Groupes
risque
Femmes
enceintes
Tuberculeux
AUTRES
60 478
738
32 035
26 716
989
7
978
52 500
1 557
3 216
181
727
1 810
44 267
969
8 278
42
Fiabilit
-
Rappel : les donnes sont fiables lorsquelles sont mesures et collectes dune manire cohrente. Les valeurs des indicateurs correspondent aux dfinitions tablies et ne
changent pas selon celui qui les utilise, les donnes sont toujours recueillies de la mme faon, dune manire invariable.
Pour que les donnes fusionnes dans le GESIS Du SSS soient fiables (i) les donnes inscrites dans la base de donnes des DSRP transmises au SSS doivent prsenter des
cohrences (ii) leur compilation au niveau du SSS ne connait pas de fausse manipulation du GESIS.
Recommandations :
vrifier les donnes venant des DRSP si elles prsentent des logiques/cohrences, voir les exemples de consignes tablis ci aprs
En cas dincohrence des donnes, les Responsables du SIG auprs du SSS/ULISdoivent noter les observations et demander des explications auprs des DSRP concernes.
Apporter les corrections ncessaires ds rception des explications.
Vrifier la cohrence des donnes exploites. En effet, les donnes utilises pour lexploit ne doivent pas changer celles que le GESIS exporte. Il est important ainsi de vrifier
galement les calculs de ces donnes.
Pour le PNLS, organiser un contrle crois au niveau des sites de prestation de chaque rgion (y compris les CHRR, CHU et ES)
Exemples consignes pour la vrification de la cohrence des donnes du SSS/PNLS

TOTAL
< 15 ans
15 24
ans
25 49
ans
49 ans et
plus
TDS
Patient
IST
MSM
CDI
Dtenus
Autres
Groupes
risque
Femmes
enceintes
Tuberculeux
AUTRES
Nb des clients ayant reu du counseling pr-test
71 401
872
37 836
31 652
1 041
9 195
62 206
1
617
4 370
181
727
2 133
52 746
995
9 268
60 478
738
32 035
26 716
989
7 978
52 500
1
557
3 216
181
727
1 810
44 267
969
8 278
Nb des clients ayant reu du counseling post-test
60 040
730
31 841
26 487
982
7 994
52 046
1
557
3 198
181
727
1 810
43 789
968
8 334
100
30
64
52
48
11
18
11
26
16
14
Nb total des clients dpists sropositifs
Doit tre =
100
Doit tre
100
=
Peut tre > ou = car un

patient peut avoir
plusieurs statuts
diffrents : ex la fois
MSM et patients IST
43
Nb des clients ayant t dpists Janv 2014

Rgion
Analamanga
Bongolava
Itasy
Vakinankaratra
DIANA
SAVA
Haute Matsiatra
Amoron'i Mania
Atsimo Atsinanana
Ihorombe
Vatovavy
Fitovinany
Boeny
Betsiboka
Melaky
Sofia
Atsinanana
Alaotra Mangoro
Analanjirofo
Atsimo Andrefana
Androy
Anosy
Menabe
Total
< 15
ans
15 - 24 25 - 49 49 ans
ans
ans
et +
TDS
IST
MSM
CDI
Dtenu
s
Autr
Grp
risques
FE
Tuberc
uleux
Autres
4 787
294
295
2 391
1 163
486
301
1 106
442
100
43
1
0
10
17
13
0
8
0
5
2 335
187
157
1 073
621
233
161
875
272
55
2 265
106
131
1 296
506
232
140
214
170
40
144
0
7
12
19
8
0
9
0
0
647
4
32
60
139
41
13
383
46
1
4 140
290
263
2 331
1 024
445
288
723
396
99
50 182
0
0
0
4
0
21
37 204
0
33
0
1
2
17
0
7
0
1
7
0
0
3
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
100
0
15
0
0
0
0
0
0
0
438
0
0
9
13
2
0
0
0
0
3 573
287
260
2 232
848
414
283
445
362
97
99
0
3
7
12
18
0
3
2
2
343
7
13
119
54
22
18
639
71
0
578
669
136
177
294
1 607
682
504
521
437
117
1
6
0
7
15
12
4
10
11
8
2
401
367
58
98
172
836
333
259
290
283
48
176
292
63
72
99
708
342
223
215
140
66
0
4
15
0
8
51
3
12
5
6
1
32
64
28
28
21
263
21
11
60
17
13
546
605
108
149
273
1 344
661
493
461
420
104
0
8
2
33
0
1
11
47
0
26
63 105
0
14
0
11
6
83
0
8
0
5
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
6
12
0
15
0
68
0
2
7
0
4
385
568
93
133
259
1 170
649
484
388
315
97
0
1
5
0
9
51
1
0
0
1
1
179
54
37
0
0
152
18
7
39
113
10
493
11
268
207
41
452
12
35
421
17
184
9 382
7 703
311
1 965
15 615
183 846
10
115
576
13 763
232
1 903
=
Total
17 580
=
=
Peut tre
44
Sagissant de la situation PVVIH 2014, les donnes

novembre 2013 ne doivent plus tre incluses ici
er
SITUATION DE PVVIH 2014 (1 trimestre)

ANALAMANGA
Les sources des donnes doivent

tre les mmes
MASCU
LIN
SALFA
CHD2
AMBOHI
ITAOSY
BAO
CHU
HJRB
CHU M-E
TS/LANA
GOB
CHU
CHU
A/MIA FENOAR
NDRA IVO
PERIODE
MARS
MARS
MARS
FEV
MARS
MARS
SOURCES
RMA
RMA
RMA
RMA
RMA
RMA
< 1 an
SIGS
MS
0
0
0
1 - 4 ans
5 - 14 ans
> 15 ans
PVVIH
suivies
11
1 - 4 ans
> 15 ans
TOTAL
< 1 an
MASCU
LIN
10
22
1 - 4 ans
TOTAL
MARS
MARS
FEV
RMA
RMA
RMA
RMA
0
1
0
0
1
17
24
1
12
112
293
0
0
0
0
3
5
0
0
0
0
6
9
Sous ARV doivent

2
4
73
0
6
52
66
suivies
1
14
55
23
12
131
12
38
5 - 14 ans
> 15 ans
NOV
< 1an
FEMINI
N
CHD2
MAROANT CHRR TOLIARA I
SETRA
5 - 14 ans
CHD2
Ste
MARIE
177
1 - 4 ans
> 15 ans
PVVIH
sous ARV
10
13
RMA
???
CHRR
FENERIVE EST
5 - 14 ans
MARS
CENH
OSOA
< 1an
FEMINI
N
ATSIMO
ANDEREFANA
ANALANJIROFO
45
ALAOTRA MANGORO
CHRR AMBATO/ZAKA
Ex mai
=
3
5
ALAOTRA
MANGORO
CHD2
MORAMA
NGA
CHRR
AMBATO
NDRAZAK
A
TPAES
Traits
CPCNN
nouveaux cas
Dcds
transfrs
Perdus de vue
CPCFE
Traitement
prophylactiqu
e AES
Perdus de vue
Traits
nouveaux cas
Dcds
transfrs
EXPTC
Traits
nouveaux cas
Dcds
transfrs
A2L2C
Perdus de vue
A2L1C
PTME nombre
de cas pris en
charge
nouveau-n
Perdus de vue
PVVIH sous ARV PVVIH sous ARV

PVVIH sous ARV PVVIH sous ARV
2 ligne 1er
2 ligne 2 choix
extra protocole
extra protocole
choix adulte
adulte
Traits
nouveaux cas
Dcds
transfrs
E2L2C
Perdus de vue
Traits
nouveaux cas
Dcds
transfrs
E2L1C
Perdus de vue
Traits
nouveaux cas
Dcds
transfrs
A1L2C
Perdus de vue
Traits
nouveaux cas
Dcds
transfrs
A1L1C
Perdus de vue
Traits
nouveaux cas
Dcds
transfrs
E1L2C
Perdus de vue
NOM FS
Traits
nouveaux cas
Dcds
transfrs
REGION
E1L1C
PVVIH sous ARV

2 ligne 2 choix
enfant
Perdus de vue
PVVIH sous ARV PVVIH sous ARV PVVIH sous ARV PVVIH sous ARV
PVVIH sous
1re ligne 1er
1re ligne 2
1re ligne 1er
1re ligne 2
ARV 2 ligne
choix enfant
choix enfant
choix adulte
choix adulte
1er choix enfant
TOTAL
SOUS ARV
dont lignes
thrapeutiques
rapportes
LIGNES THERAPEUTIQUES MOIS DE MAI
Traits
nouveaux cas
Dcds
transfrs
TOTAL
Perdus de vue
FEMININ
RMA
Traits
nouveaux cas
Dcds
transfrs
PVVIH sous
ARV
RMA
0
0
0
0
0
0
0
1
1
Perdus de vue
SOURCES
< 1 an
1 - 4 ans
5 - 14 ans
> 15 ans
< 1an
1 - 4 ans
5 - 14 ans
> 15 ans
MASCULIN
CHD2 MORAMANGA
Ex mai
Traits
nouveaux cas
Dcds
transfrs
PERIODE
CHD1
AMPARAF
ARAVOLA
46
En rsum :
Le SSS et lULIS constituent le troisime niveau intermdiaire de compilation des donnes. Cest linstance qui
assure la fusion des donnes lectroniques venant des DRSP. Il est important de bien veiller sur la qualit des
donnes avant, pendant et aprs la fusion avant leur transmission vers le SE/CNLS. Pour cela le SSS et lULIS
doivent suivre les recommandations suivantes :
j)
k)
l)
Transmettre dans le dlai requis le rapport des donnes et informations lies aux IST/VIH/Sida au
SE/CNLS
me
Au plus tard le 40
jour suivant la fin du trimestre
Compiler sans erreur les donnes (avec toutes ses ventilations) des DRSP, autrement dit : sans
omission, sans fausse manipulation
Vrifier la cohrence des donnes avant leur compilation. Ainsi dans ce contrle des fichiers
lectroniques des DRSP les consignes ci aprs sont considrer
re
Concernant les activits de counseling et dpistage au cours de la 1 CPN
re
CPN
infrieur ou gal au nombre de femmes enceintes ayant fait le test VIH cours de la
re
1 CPN
re
1 CPN
Relatif aux activits de counseling et dpistage en gnral
donnes sur la 1re consultation pr natale. Les donnes ici incluent les femmes
re
me
me
sur les activits maternelles
Concernant les ressources critiques.
er
clients ayant t dpists
Sur la prise en charge des patients IST
47
Sur la prise en charge des PVVIH
Les PVVIH sous ARV doivent tre infrieures ou gales au PVVIH suivies
Il est noter que certaines situations peuvent affecter la cohrence des donnes, dans ce cas, les
Responsables doivent noter les explications dans la partie observation.
48
PRINCIPALES RECOMMANDATIONS
DONNEES SANITAIRES
CONTRAINTES
RECOMMANDATIONS
Au niveau des sources des donnes (formations sanitaires),
Lors des priodes des revues,
Les erreurs de transcription (du registre vers le pr rapport, du
impliques faire le jour au jour la rcapitulation des donnes
pr rapport vers le RMA) sont souvent constates cause du
pour ne pas tant augmenter le volume de travail lors de
volume de travail des Responsables concerns : consultation
lapproche de lenvoi du RMA.
externe, counsellor, laborantin,
Procder une planification du travail et voir le moment
gestionnaires des stocks,
inciter les responsables
gestionnaires des donnes
opportun pour la vrification des donnes avant lenvoi
La non disponibilit des donnes sur le VIH est souvent d au
Bien marquer dans la partie observation du RMA cette rupture
rupture de stock des kit et ractifs de dpistage
de stock et informer incessamment les Responsables.
Au niveau des instances de compilation

SSD
Les donnes sur le RMA sont toujours celles des formations
Plus de sensibilisation sur limportance des donnes lendroit
sanitaires publiques mais trs rarement celles des prives.
des formations sanitaires prives travers les runions de
Cette situation affecte la compltude des informations
coordination ou revue priodique. A chaque fois, rappeler que
rapportes.
pour faciliter lenvoi de leur rapport, ils peuvent les transmettre

auprs de leur CSB public de rattachement.
Pour tous les niveaux
CONTRAINTES
RECOMMANDATIONS
A chaque niveau, il ny a pas rellement de vrification des
Les signatures des suprieurs hirarchiques sur le rapport
donnes avant la validation des rapports par les suprieurs
doivent prcder de la mention vrifi et approuv
hirarchiques.
Pour les niveaux de compilation, ils accordent plus
Pour linstance de validation de rapport, notifier/communiquer
dimportance la compltude, en second lieu la promptitude
comme la compltude et la promptitude,
et non moins la viabilit et la cohrence des donnes.
cohrence des donnes
Dhabitude, la saisie des donnes attend la compltude des
Faire la vrification des donnes ds rception des rapports et
rapports
procder tout de suite la saisie.
de telle manire que les fautes de frappes ou
la viabilit et la
49
omissions sont souvent constates
Pour le suprieur hirarchique, procder au contrle inopin
Les feed back ne sont pas encore particulariss et immdiates
Les corrections apportes par rapport aux donnes

incohrentes
semblent
Ds rceptions des donnes, procder la vrification des

donnes et aviser immdiatement les responsables concerns
pour une correction instantane
inopportuns car elles ne
seffectuent que lors de lenvoi du prochain rapport.
Les feed back se font dune manire gnrale et lors

des revues / ou runion de coordination
Avec la diffrence de la priode et sources de collecte souvent

la non-conformit des donnes sont constates
Faute de temps ou de moyens les supervisions sur terrain sont

insuffisantes
Identifier les sources de donnes et les instances de

compilation rencontrant souvent des problmes de qualit des
donnes : promptitude, compltude, incohrence et les suivre
de prs (en termes de renforcement de capacit, de feed
back)
Ne pas utiliser des donnes qui ne sont pas de sources

officielles, marquer toujours le taux de rapportage des donnes
dans le rapport.
Organiser des missions conjointes ou intgrer le volet
vrification de la qualit des donnes dans le programme de
ceux qui ont la possibilit de les faire.
50

Manuel de Procédures de Contrôle de La Qualité Des Données Sanitaires Liées Au VIH/SIDA

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MANUEL DE PROCEDURES DE CONTROLE DE LA QUALITE DES DONNEES

Consultante Charge de llaboration du manuel : Randriamanana Mino Ranto

LISTE DES ABREVIATIONS ET ACRONYMES

Table des matires

Schma de contrle de la qualit des donnes sanitaires

Outil de vrification de la qualit des donnes auprs CSB et hpitaux

1 Processus de collecte, de traitement, de rapportage au niveau des formations sanitaires

2 Elments du systme de gestion des donnes vrifier

3 Personnes/Entits Responsables de la vrification

Outil de vrification de la qualit des donnes auprs SDSP

1 Processus de collecte, de traitement, de rapportage

2 Elments du systme de gestion des donnes vrifier

3 Personnes/Entits Responsables de la vrification

Outil de vrification de la qualit des donnes auprs DRSP

1 Processus de collecte, de traitement, de rapportage

2 Elments du systme de gestion des donnes vrifier

3 Personnes/Entits Responsables de la vrification

Outil de vrification de la qualit des donnes auprs ULIS/SSS

1 Processus de collecte, de traitement, de rapportage

2 Elments du systme de gestion des donnes vrifier

3 Personnes/Entits Responsables de la vrification

Schma du contrle de la qualit des donnes sanitaires lies au VIH/Sida

Vrification de la cohrence des donnes partages par le SSS

Plus tard le 30 me jour du mois suivant

Plus tard le 25 me jour du mois

Plus tard le 40 me jour du trimestre suivant

Plus tard le 40 me jour du mois

Vrification de la cohrence des donnes transmises par

Plus tard le 50 me jour du

Plus tard le 20 me jour du trimestre suivant

Vrification de la cohrence des donnes enregistres dans les RMA par

Plus tard le 10 me jour du mois suivant

LES OUTILS DE VERIFICATION DES DONNEES SANITAIRES

CENTRES DE SANTE DE BASE (CSB)

Procdures de vrification de la qualit de donnes des Formations Sanitaires

Chaque fin du mois : les activits raliser sont :

Synthse des activits dans les registres des patients

Dans les 10 jours du mois suivant :

Les CSB et CHRD envoient les RMA auprs SDSP

Les CHRR, CHU, ES transmettent le RMA auprs DRSP

2 Elments du systme de gestion des donnes vrifier:

Processus de la remonte et feed back des donnes et informations

3 Personnes/Entits Responsables de la vrification

Vrification interne : les premiers Responsables des CSB et des hpitaux

Pour le Responsable IST/VIH/Sida

Pour le 1 Responsable des CSB, CHD, CHRD/CHU/ES

Registre de counselling et de dpistage (exemple de la conformit de la transcription du registre vers le RMA)

Groupe risque Groupes spcifiques

Nb des clients ayant t

Les rsultats du registre et du RMA par ge, par sexe,

Ce total doit tre = au total de la page prcdente + les

Ne pas oublier de reporter ici

Exemple : Tab 13 RMA registre de counselling et dpistage

Le dernier numro enregistr dans la

Report de la page prcdente

TDS Patients IST

Femmes Enfants ns de mre

CONSULTATIONS PRNATALES : Tableau 6 CSB ; Tableau 10 CHRD; Tableau 10 CHU/CHRR/ES

Nb total des CPN

Nb de femmes enceintes ayant reu counseling pr-test au

Nb de femmes enceintes ayant reu counseling post-test au

ACTIVITS DE MATERNIT (Accouchements, Avortements, Pathologies nonatales, Consultations Postnatales) : Tableau

< ou = Nn dont les

mres dpistes VIH+

RESSOURCES CRITIQUES (Nombres de JOURS de rupture de stock)