REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN

UNIVERSITARIA
FUNDACIN MISIN SUCRE
ALDEA NARCISO LPEZ CAMACHO
TUCUPIDO MUNICIPIO JOS FLIX RIBAS ESTADO GURICO
TRAYECTO INICIAL ADMINISTRACIN

Administracin de Proyectos

FACILITADORA:

INTEGRANTES:

AYARI ARVELAEZ

RODRGUEZ, JEIKA C.I.: 20.957.165

ZAMORA, MARA C.I.: 19.374.670
RAMOS, JOS C.I: 26.299.844
NADALES, DAYANA C.I: 22.868.857

TUCUPIDO, NOVIEMBRE 2015

NDICE

Introduccin.3
Administracin de Proyectos..4
Importancia de la Administracin de Proyectos..4
Funciones de la Administracin.5
Gestin de Proyecto.6
Objetivos...6
Proyecto: Concepto.8
Caractersticas..8
Miembros de un Proyecto...9
Inicio de un Proyecto.10
Diagrama de Gantt13
Diagrama de Pert...14
Conclusin..16
Bibliografa.17

INTRODUCCIN

Se puede analizar a la administracin como disciplina y como proceso. Como

disciplina es un cuerpo acumulado de conocimientos que incluye principios, teoras, y
conceptos. Como proceso comprende funciones y actividades que los administradores
deben llevar a cabo para lograr los objetivos propuestos. En este sentido, podramos
decir que la administracin es la conduccin racional de las actividades, esfuerzos y
recursos de una organizacin, resultndole algo imprescindible para su supervivencia
y crecimiento.
La administracin de Proyectos se puede definir entonces como la aplicacin de
conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto
de manera que se cumplan las necesidades y expectativas de las personas interesadas
en el mismo.
Cualquier proyecto que se desee desarrollar, debe tener una correcta administracin
para que pueda ser viable y pueda ser ejecutado. Vista como un proceso, la
administracin de un proyecto conlleva la realizacin de una serie de estudios que se
deben desarrollar para determinar su factibilidad.
La administracin como estrategia en la elaboracin de proyectos es muy importante
ya que permite un desarrollo bien estructurado y evaluado que indique la pauta a
seguirse as como la correcta asignacin de recursos, es por ello que en el siguiente
trabajo de investigacin se estar llevando a cabo las definiciones de los aspectos
relacionados con la Administracin de Proyectos: Importancia, Funciones, Gestin,
Objetivos, Caractersticas, Miembros, Inicio, Diagrama de Gantt y Diagrama de Pert

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
Es la planeacin, organizacin, direccin y control de los recursos para lograr un
objetivo a corto plazo. Tambin se dice que la administracin de proyectos ocurre
cuando se da un nfasis y una atencin especial para conducir actividades no
repetitivas con el propsito de lograr un conjunto de metas.
Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actan
como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los
recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y
tecnologa.
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS
La administracin de proyectos implica una gran importancia, por lo que es usada
en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en
desarrollo de sistemas en computadora, en procesamiento de hidrocarbono, en la
industria petroqumica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.
Los cambios tecnolgicos, la necesidad de introducir nuevos productos al
mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras
cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organizacin, provocando que los
mtodos de administrativos convencionales sean inadecuados. Por esta razn la
administracin de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de
organizacin.
Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos crticos cuando estn
limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. Tambin ayuda a realizar
acciones concisas y efectivas para obtener el mximo beneficio.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN
La administracin procura siempre el mximo aprovechamiento de los recursos,
mediante su utilizacin eficiente. Las principales funciones de la administracin se
engloban en planeacin, organizacin, direccin y control.
Durante la planeacin se decide anticipadamente qu, quin, cmo, cundo y por
qu se har el proyecto. Las tareas ms importantes de la planeacin son determinar
el status actual de la organizacin, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se
necesitarn, revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y
coordinar durante todo el proceso de planeacin.
La organizacin realiza actividades en grupo, de asignacin y asesoramiento, y
proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades. Dentro de esta
etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los
puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad.
El siguiente paso es la direccin, la cual sirve para conducir el comportamiento
humano hacia las metas establecidas. Aqu se comunican y explican los objetivos a
los subordinados, se asignan estndares, se entrena y gua a los subordinados para
llegar a los estndares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un
ambiente motivacional.
Por ltimo se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento
obtenido en relacin a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan
las causas y se corrige lo que sea necesario.

GESTIN DE PROYECTO
La gestin de proyectos es la disciplina del planeamiento, la organizacin, la
motivacin, y el control de los recursos con el propsito de alcanzar uno o varios
objetivos. Un proyecto es un emprendimiento temporario diseado a producir un
nico producto, servicio o resultado con un principio y un final definidos
(normalmente limitado en tiempo, en costos y/o entregables), que es emprendido para
alcanzar objetivos nicos y que dar lugar a un cambio positivo o agregar valor.
La naturaleza temporal de los proyectos se contrapone con las operaciones
normales de cualquier organizacin, las cuales son actividades funcionales
repetitivas, permanentes o semi-permanentes que hacen a los productos o al servicio.
En la prctica, la gestin de estos dos sistemas suelen ser muy distintos, y requieren el
desarrollo de habilidades tcnicas y gestin de estrategias diferentes.
El primer desafo para la gestin de proyectos es alcanzar la meta del proyecto, y
los objetivos dentro de las limitantes conocidas. Las limitantes o restricciones
primarias son el alcance, el tiempo, la calidad y el presupuesto. El desafo secundario,
y el ms ambicioso de todos, es optimizar la asignacin de recursos de las entradas
necesarias e integrarlas para alcanzar los objetivos predefinidos.
OBJETIVOS
La clave para empezar con xito un proyecto es que tengamos los trminos de
referencia bien establecidos. Para ello, debemos conocer la autoridad y el
patrocinador, los objetivos, el mbito, las restricciones, los costes y /o presupuesto,
los recursos, las entregas, las fases del proyecto, las estrategias, riesgos, hiptesis,
roles y responsabilidades. Un aspecto muy importante para mantener el apoyo de la
organizacin es que los objetivos del proyecto estn en perfecta conexin con los de
aquella y adems que se hagan explcitos.

En sntesis podemos decir que las principales razones para el establecimiento de

objetivos son:

Proporcionar una direccin

Enfocar los resultados

Permitir que se lleven a cabo los planes

Priorizar y organizar el trabajo

Motivar al personal

Comunicar el propsito del proyecto

Permitir que se reconozca el xito

En general, los objetivos deben ser:

Coherentes y alineados con los objetivos de la organizacin

Mensurables en trminos de: Calidad, Cantidad, Tiempo y Coste

Alcanzables

Consistentes

Fciles de entender

Pocos en nmero

Adems de los objetivos del proyecto se debe establecer el mbito del mismo,
poniendo de manifiesto:

Departamentos afectados

Personal afectado

Localizaciones o regiones afectadas

Procesos y productos afectados

Se trata de conocer el quin, dnde, cmo y qu del proyecto. Un marco bien

definido evitar tratar de resolver problemas equivocados o perder el tiempo en cosas
poco relevantes.
PROYECTO: CONCEPTO
Un proyecto (del latn proiectus) es una planificacin que consiste en un conjunto
de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas. La razn de un
proyecto es alcanzar objetivos especficos dentro de los lmites que imponen un
presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente
definido.
La gestin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del
proyecto. Consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, y es un
emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un
resultado nico. Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visin de la
organizacin, aunque sta puede desviarse en funcin del inters.
El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, y se puede decir que
colapsa cuando desaparece la necesidad inicial o se agotan los recursos disponibles.
La definicin ms tradicional "es un esfuerzo planificado, temporal y nico, realizado
para crear productos o servicios nicos que agreguen valor o cause un cambio
retroactivo. Esto en definicin con la forma ms tradicional de trabajar, sobre la base
de procesos, en la cual se opera en forma permanente, creando los mismos productos
o servicios una y otra vez".
CARACTERSTICAS
De acuerdo con antecedente del Project Management Institute (PMI), las
caractersticas de un proyecto son:

La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, las funciones del

negocio que respaldan la produccin o la distribucin.

Una pelcula como, por ejemplo, salidas o documentos. Por ejemplo, de un

proyecto de investigacin se obtienen conocimientos que pueden usarse para
determinar si existe o no una tendencia o si un nuevo proceso beneficiar a la
sociedad.

La singularidad es una caracterstica no tan importante de los productos entregables de un proyecto. Por ejemplo, se han construido dos edificios de oficinas, pero
cada edificio individual es nico: diferente propietario, diferente diseo, diferente
ubicacin, diferente contratista, etc. La presencia de elementos repetitivos no cambia
la condicin fundamental, nica de manejo y propsitos de un proyecto.

Elaboracin gradual.

La elaboracin gradual no es una buena caracterstica de los proyectos que

acompaa a los conceptos de temporal y nico. Elaboracin gradual significa
desarrollar en pasos e ir avanzando mediante incrementos. Por ejemplo, el alcance de
un proyecto se define de forma general al comienzo del proyecto, y se hace ms
explcito y detallado a medida que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y ms
completo entendimiento de los objetivos y de los productos entregables. La
elaboracin gradual no debe confundirse con la corrupcin del alcance.
MIEMBROS DE UN PROYECTO
Los gerentes y los grupos de personas tienen diferentes roles en los equipos de
proyecto. Algunos de estos roles no ms orientados al liderazgo, mientras otros son
intensivos en cuanto a trabajo. Tambin hay equipos de proyectos que en realidad no
trabajan en proyectos, pero, en cambio, mantienen el proyecto en movimiento. Las
compaas ajenas tambin podran jugar un rol importante para la realizacin del

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proyecto. Cualquiera que sea el caso, usualmente, los proyectos son divididos en
diversas tareas para Los miembros del equipo son todos los empleados que trabajan
en el proyecto a parte del gerente de proyecto.
Los miembros del equipo son asignados en lugares o tareas especficas del
proyecto. Algunos miembros, incluso podran manejar mltiples tareas extensas,
dependiendo de la longitud del proyecto. Por ejemplo, un escritor, gerente de
publicidad, analista de marketing de investigacin, gerente de logstica, y gerente de
producto podran ser involucrados en un proyecto encargado de expandir la
distribucin a nuevos mercados.
El lder de producto puede tomar el rol de gerente de proyecto. Un miembro del
equipo como el escritor puede ser responsable de crear folletos y visuales para las
reforzar las ventas. El lder de investigacin puede conducir encuestas en los
mercados para determinar la aceptacin de los clientes hacia los productos.
El gerente de logstica puede estudiar qu almacn y puntos de venta de
distribucin satisfacen mejor las necesidades de la compaa, mientras que el gerente
de publicidad crea anuncios de prueba para el proyecto. Los miembros del equipo
deben completar sus tareas en las fechas establecidas por el gerente de proyecto.
INICIO DE UN PROYECTO
Para la realizacin de un proyecto hay que diferenciar de un trabajo comn que se
realiza de manera rutinaria en el trabajo. El proyecto que tiene objetivos especficos,
que va de la mano con una secuencia de tareas con un principio y final, donde el
tiempo es limitado, debes contar con un presupuesto claro, los recursos humanos
necesarios, para que el proyecto sea exitoso. Cumpliendo las metas especficas, y que
siempre se de beneficio para la empresa o para el lugar donde labores.
Para la realizacin de un proyecto en su fase de iniciacin, es decir sobre los
proyectos que se van a realizar primero, y que estos tengan metas especficas para el

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beneficio de la empresa, tomando en consideracin los riesgos y restricciones que

puedan ocasionar problemas despus de que el proyecto se haya iniciado.
La parte principal de la fase de inicio, es establecer las prioridades y la seleccin
de proyectos, para realizarlo de una manera fcil, es elaborar una lista donde
enumeres todos los proyectos que se tienen contemplados para su realizacin, a largo
plazo. Poniendo al principio de la lista los de mayor importancia, y que estos sean
factibles para su realizacin.
Tareas: Una Tarea es una actividad que tiene un comienzo y un fin, un proyecto
normal se compone de una serie de tareas relacionadas, una tarea representa una
cantidad de trabajo con un resultado claro; no debe ser excesivamente larga para que
sea posible realizar un seguimiento peridico de su progreso.
Se especifican las tareas en el orden en que tienen lugar, despus se realiza una
estimacin del tiempo que llevar realizar cada tarea y se introduce como una
duracin. Para desglosar la lista de tareas con objeto de que aparezca ms organizada
y legible, slo se debe aplicar o anular sangra en las tareas del proyecto para crear un
esquema de tareas de resumen y sub-tareas como se ver ms adelante.
Hito: La aplicacin Hitos permite planificar un proyecto, administrar hitos y
gestionar los elementos entregables de un proyecto, ya que esta le permite establecer
las fechas clave para cada fase del proyecto, as como asociar hitos a listas de tareas.
En general, los hitos se utilizan para resaltar momentos importantes del proyecto, y de
esta manera, ayuda a mejorar el control del proyecto. Cualquier proyecto, no importa
el tamao que sea, debe ser dividido en pequeas partes o sub-tareas.
Recursos: Todo proyecto requiere para su realizacin una serie de recursos. Los
recursos necesarios para su desarrollo generalmente se clasifican en cuatro tipos:

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a) Humanos: Para poner en marcha cualquier tipo de proyecto hay que disponer
de personas adecuadas y capacitadas para realizar las actividades y tareas
previstas. Cuando los proyectos tienen como propsito contribuir al desarrollo
comunitario, partimos de que hay dos partes claramente identificadas, una
compuesta por los miembros de las comunidades relacionadas y otra por el
grupo de apoyo o de agentes de desarrollo. Para que la participacin y el
compromiso de cada una de las partes sea efectivo, es indispensable que
ambas estn en capacidad de hacerlo. Siempre hay que dejar en claro el papel
de cada uno de los miembros del grupo y el hecho de que asumir tareas
diferentes no quiere decir necesariamente que se establezca en vertical o
dominante de una parte sobre la otra.
b) Fsicos: Los recursos fsicos tradicionalmente comprenden varios tems como
terrenos,

edificios,

maquinaria,

equipos,

infraestructura,

bibliografa,

documentacin, medios de transporte, etc. Sin embargo, este tipo de recursos

no siempre deben ser adquiridos, pero s puede ser cubiertos o suplidos con lo
que se tiene. Cuando hay convencimiento y suficiente motivacin para
emprender una misin, es importante fomentar la movilizacin de recursos en
donde todos ponen lo que puedan. Un ejercicio muy oportuno es hacer un
inventario de los recursos con que cuenta tanto las comunidades como los
grupos de apoyo. A veces por simple desconocimiento se deja de disponer de
lo que son hasta su supuesta consecucin.
c) Tcnicos: En caso de que el proyecto contemple este tipo de componente, es
necesario establecer las alternativas tcnicas elegidas y las tecnologas a
utilizar. Cuando un proyecto contempla la adopcin de innovaciones
tecnolgicas, es bueno tener presente, que muy probablemente, la adopcin de
la innovacin no se va a producir en un su totalidad. El proceso de
transferencia de tecnologa es de doble va, es decir, la propuesta

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generalmente presentada por el grupo de agentes de desarrollo, al encontrarse

con la tecnologa tradicionalmente implementada en las comunidades, entra
en un procesos de dilogo en donde ambas se transforman para evolucionar a
una tercera propuesta producto de su conjuncin.
d) Financieros: Los recursos financieros hacen referencia al presupuesto
necesario para la operacin del proyecto. Sabemos que cualquier accin tiene
un costo que es asumido por todas las partes comprometidas en su puesta en
marcha. Los recursos no necesariamente tienen que provenir de entidades
especializadas en financiar proyectos. Aunque dependiendo de las
especificidades, estos recursos externos pueden ser indispensables, los aportes
principales provienen de los grupos de apoyo de influencia local y de las
mismas comunidades participantes. El costo de oportunidad del tiempo de los
productores que asisten a las reuniones y talleres, el costo de movilizacin de
los promotores de desarrollo hacia las veredas, el tiempo dedicado a las
labores especficas del proyecto por los mismos promotores locales, el uso del
sitio en donde se hacen las reuniones, el costo de uso de la tierra en las fincas
de los productores para el montaje de parcelas demostrativas, son algunos
ejemplo de los recursos financieros aportados por los dueos del proyecto.
DIAGRAMA DE GANTT
El diagrama de Gantt es una til herramienta grfica cuyo objetivo es exponer el
tiempo de dedicacin previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo
total determinado. A pesar de esto, el Diagrama de Gantt no indica las relaciones
existentes entre actividades.
Dada la posicin de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan
identificar dichas relaciones e interdependencias. Fue Henry Laurence Gantt quien,
entre 1910 y 1915, desarroll y populariz este tipo de diagrama en Occidente.

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Por esta razn, para la planificacin del desarrollo de proyectos complejos

(superiores a 25 actividades) se requiere adems el uso de tcnicas basadas en redes de
precedencia como CPM o los diagramas PERT. Estas redes relacionan las actividades
de manera que se puede visualizar el camino crtico del proyecto y permiten reflejar
una escala de tiempos para facilitar la asignacin de recursos y la determinacin del
presupuesto. El diagrama de Gantt, sin embargo, resulta til para la relacin entre
tiempo y carga de trabajo.
En gestin de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las
diferentes unidades mnimas de trabajo y los grupos de tareas o las dependencias
entre unidades mnimas de trabajo.
Desde su introduccin los diagramas de Gantt se han convertido en una
herramienta bsica en la gestin de proyectos de todo tipo, con la finalidad de
representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un
proyecto o para mostrar una lnea de tiempo en las diferentes actividades haciendo el
mtodo ms eficiente.
Bsicamente el diagrama est compuesto por un eje vertical donde se establecen
las actividades que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que
muestra en un calendario la duracin de cada una de ellas.
DIAGRAMA DE PERT
El diagrama PERT es una representacin grfica de las relaciones entre las tareas
del proyecto que permite calcular los tiempos del proyecto de forma sencilla. El
mtodo pert est basado en la teora de las redes y circuitos, donde las tcnicas Tratan
de conseguir la mejor utilidad de los medios empleados en la produccin durante el
desarrollo y realizacin de proyectos y trabajos complejos.

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El planteamiento de cualquier problema pert, bajo el punto de vista de la funcin

de planificacin y control de la produccin exige el planteamiento de las siguientes
etapas: dividir el trabajo en las actividades o tareas que lo forman. El grado de detalle
que se debe alcanzar en este fraccionamiento depende de la magnitud del proyecto.
Un diagrama de Evaluacin del Programa y de Revisin Tcnica es una
herramienta que se utiliza en escenarios de gestin de proyectos. Los diagramas
PERT son tiles para seguir el tiempo y los recursos necesarios para completar un
objetivo, as como para mantener en perspectiva la secuencia correcta de todas las
tareas. Aunque es menos comn que el diagrama de Gantt, que se encuentra en la
mayora de los software de gestin de proyectos, los diagramas PERT son ms
eficaces en la contabilidad de la incertidumbre en un proyecto, especficamente la
incertidumbre de los tiempos. Con todo, el conocimiento de la estructura bsica de los
diagramas PERT es una necesidad para cualquier persona en la gestin de proyectos.

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CONCLUSIN

Los proyectos en su desarrollo deben pasar por etapas sucesivas de anlisis y

evaluacin; por lo que cada una de stas debe estar claramente definida en cuanto a
sus alcances y contenido. Una ventaja del estudio por fases es la de permitir que al
estudio mismo, se destine un mnimo de recursos. Esto es as porque, si una etapa se
llega a la conclusin de que el proyecto no es viable tcnica y econmicamente,
carece de sentido continuar con las siguientes. Por lo tanto se evitan gastos innecesarios
Realizar la administracin de un proyecto resulta imprescindible ya que este comprende la aplicacin de un conjunto de acciones que permitirn analizar, definir,
prever y sistematizar lo que se quiere conseguir, en qu tiempo y qu recursos se
necesitaran. Constituye un instrumento de gestin y de toma de decisiones para alcanzar la visin y los objetivos inicialmente trazados.
La administracin de un proyecto debe asumirse de tal manera que al final del
mismo se pueda concluir con xito. El proceso de administracin de proyectos es
continuo, no hay un antes y un despus, primero se inicia con la decisin de
implementar el proyecto y concluir con las evaluaciones luego de concluido ya en su
etapa de operacin.

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BIBLIOGRAFA

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