Tablas dinmicas (I): Qu son y para qu sirven?

Comenzamos una interesantsima serie monogrfica de artculos dedicada a

las Tablas Dinmicas o Pivot Tables (en ingls). Como no puede ser de otra
forma, tenemos que empezar definiendo y contextualizando las Tablas Dinmicas
para aquellos que nunca han odo hablar de ellas o simplemente no las conocen.

Qu es una Tabla Dinmica?

Una Tabla Dinmica, definida de forma muy sencilla, es una tabla que ordena los
datos contenidos en una o varias tablas que ya tenemos a priori, de forma que
podemos decidir (y cambiar posteriormente con facilidad) qu campos o datos
deben aparecer como filas y cules deben aparecer como columnas.

A esta sencilla definicin, sera justo aadirle ms caractersticas, puesto que

adems de la configuracin de las filas y las columnas, tambin pueden realizar
otras acciones interesantes con los datos, como ordenar, filtrar, resumir y
agrupar, etc.

Para qu sirve una Tabla Dinmica?

La anterior definicin no aclara al lector qu utilidad tiene la principal
caracterstica de las Tablas Dinmicas o Pivot Tables. Es decir, para qu? y por
qu?
hacer
una
tabla
dinmica
Pensemos en una tabla de datos como esta:

Con una Tabla Dinmica seremos capaces de que esta tabla de datos nos
ofrezcainformacin (es decir, datos combinados entre s o resumidos de forma que
proporcionan
un
nivel
superior
de
utilidad).

Ejemplo 1: podramos conocer las ventas de cada uno de los vendedores en

cada una de las rutas:

Vemos cmo ahora la informacin se muestra en funcin de las rutas y los

vendedores. Adems, la cantidad de euros se resume en forma de "suma". Lo que
ha ocurrido es que esta nueva tabla (Tabla Dinmica) nos ofrece ms utilidad,
pues ahora sabemos (de un vistazo), cosas como:

Que las rutas menos rentables son las de "El Bonillo" y "Casas Ibez"

Que las rutas ms rentables son las del "Jueves" y la de "Almansa"

Que el vendedor "Jos Luis" debe aumentar las ventas de las rutas del
"Lunes" y el "Martes".

Que el vendedor "Pedro" debe aumentar las ventas de las rutas del
"Mircoles" y de "El Bonillo"

Que el vendedor con ms ventas en general es "Pedro"

Cuestiones todas ellas que, con la tabla original, sera muy laborioso averiguar.

Ejemplo 2: podramos saber las ventas que ha realizado cada vendedor en

cada uno de los trimestres del ao (o en cada uno de los meses o en cada una de
las semanas....)

En definitiva y como podemos ver, las necesidades particulares de cada usuario y

la imaginacin son los que marcan las posibilidades de combinar los datos de una
simple tabla.

Cundo utilizar una Tabla Dinmica?

Las tablas dinmicas no slo tienen "pros", sino que tambin tienen alguna que
otra "contraindicacin". Por lo tanto, es necesario utilizarlas cuando es debido:
Una Tabla Dinmica SI ser til...

Cuando tenemos una tabla de registros que tienen fechas distintas y

necesitamos resumir la informacin en perodos de tiempo distintos al da
(por semanas, meses, trimestres, aos).

Cuando necesitamos cambiar la disposicin de los campos en filas o

columnas para mostrar distintos puntos de vista de una misma tabla-origen.

Probablemente NO deberamos crear una Tabla Dinmica...

Cuando en los registros no existe ni un campo "Fecha", ni un campo
"Valor"

Cuando necesitamos modificar las celdas de la Tabla Dinmica, ya sea

el valor o el formato. Ello es debido a que las Tablas Dinmicas se plasman sobre
una zona de celdas en la que NO es posible realizar cambios editndolas
libremente. Es posible hacer cambios en algunos valores y en el diseo de una
Tabla Dinmica, pero de forma muy restringida y controlada por el propio Excel y
mediante opciones bastante rgidas.

Cmo crear una Tabla Dinmica?

Este ser el cometido de nuestro siguiente post, ensear la forma de crear una
TD.