Indicateurs : ce chapitre doit regrouper les diffrents indicateurs : performance, qualit, dactivit ;
Audits : Laudit doit tre pralable toute collaboration puis rgulier en fonction de lavancement des
actions, des changements survenus et des non conformits ventuelles :
o
prvoir un audit du fournisseur sur la base du cahier des charges et du contrat tabli qui
pourront servir de rfrentiels. Lobjectif sera de vrifier la bonne application des conditions
et processus dcrits et approuvs par les diffrentes parties,
Etablir un rapport daudit et un plan dactions correctives aux carts constats sur les
lments cits au chapitre Prestations raliser .
non-conformits,
anomalies,
incidents.
Produits
o
solide,
poudre (lyophilisat) ;
Contraintes du produit :
Matires dangereuses,
Temprature +2C/+8C ;
Unit de vente,
Unit de regroupement,
Unit dexpdition ;
Processus
o
Environnement,
Contraintes dapprovisionnement ;
Expditions
Emballages
Identification : Il faut que le marquage soit sans ambigut pour tous les acteurs de la
chane de distribution,
Etiquetage,
Pictogrammes,
Matriaux :
-
Nature,
Qualification :
-
volume utile,
poids,
Documentation
Qualit et Performances
Le client doit sassurer de la qualit et des performances du fournisseur sur la prestation demande.
Indicateurs
Ce chapitre doit regrouper les diffrents indicateurs : performances, qualit, dactivit ;
Audits
Voir fiche 3.2
Gestion des anomalies
- dviations,
-
non-conformits,
anomalies,
incidents.
vhicule frigorifique,
plan de chargement,
plan de transport.
Rfrentiels
Exigences Assurance Qualit, BPF, BPD, code du travail, ISO, AMM, contrats de transport
Prestations raliser/description des prestations
Produits transporter
o
Nature du produit ;
solide,
poudre (lyophilisat) ;
Contraintes du produit :
Matires dangereuses,
Temprature +2C/+8C ;
Unit de vente,
Unit de regroupement,
Unit dexpdition ;
Processus de transport :
o
Expditions :
Plans de transports :
Formation du personnel
Il est important dinsister sur la formation du personnel des entreprises de transport : comment se fait
la transmission des consignes aux chauffeurs, comment sont rpercutes ces consignes si
lentreprise fait appel des sous-traitants ?
Documentation
Certificats divers, talonnages, rapports de qualification, fiches techniques des quipements et installations,
contrles des vhicules, des groupes frigorifiques, des lments de mesure (voir chapitre 4 Moyens
de mesure et chapitre 3 Moyens logistique, emballages, transport et stockage).
Tests
Pour chaque test :
o
Qualit et Performances
Le client doit sassurer de la qualit et des performances du fournisseur sur la prestation demande.
Indicateurs
Ce chapitre doit regrouper les diffrents indicateurs : performances, qualit, dactivits.
Audits
Laudit devra en particulier dans ce cas valuer la qualit du systme de formation du personnel et le
systme de gestion de la sous-traitance
Gestion des anomalies
Selon les situations, dfinir les plans daction : retours possibles, validation et maintien de la livraison,
capacit de stockage en temprature dirige positive pour le prestataire, informations en temps rel
des problmes rencontrs, dfinir les conditions de plans de secours selon les anomalies
-
dviations,
non-conformits,
anomalies,
incidents.
Responsabilits
Engagements des parties mentionnes au paragraphe 2 : Parties concernes
Annexes
Chapitre 5
Mise en uvre : Matrise des outils
Les changements planifis et susceptibles dinfluer sur la qualit finale dun produit transport
doivent tre analyss et autoriss selon un systme formel par lAssurance Qualit avant leur
application dfinitive.
Les alas de production : les alas rencontrs au cours des transports des mdicaments fabriqus
devraient tre envisags dans une procdure denqute et de documentation des incidents,
dviations, anomalies et traitement des drogations pour ce cadre prcis
Dfinitions
Selon les Bonnes Pratiques de Fabrication :
Validation : Etablissement de la preuve, en conformit avec les principes de bonnes pratiques de
fabrication, que la mise en uvre ou lutilisation de tout processus, procdure, matriel, matire premire,
article de conditionnement ou produit, activit ou systme permet rellement datteindre les rsultats
escompts.
Elle a pour but de garantir quon apporte sur un processus de transport de mdicament en chane du froid,
tous les moyens pour aboutir un produit conforme chez le client.
Validation de procd : Preuve documente que le procd, exploit dans le cadre de paramtres tablis,
est en mesure de fonctionner de manire efficace et reproductible en vue de lobtention dun produit
conforme ses spcifications et ses attributs qualitatifs prdfinis.
La validation rtrospective sappuyant sur un historique de rsultats nest pas une preuve de
validation de procd mais une indication de la matrise acquise sa mise en uvre. Cet historique
de rsultats peut tre utilis dans lanalyse de risques et servir dargumentaire pour dterminer le
degr durgence de validation ou de revalidation dun procd. Il peut donc tre utilis pour justifier le
positionnement dune validation dans le calendrier.
Qualification de la conception (QC) : Le choix dun quipement ou dun moyen de transport doit
tre en conformit avec les principes des Bonnes Pratiques de Fabrication. La qualification de la
conception a pour objet de dmontrer et de documenter que ces quipements souhaits conviennent
pour les usages auxquels ils sont destins. Cette qualification peut tre assimile la rdaction du
cahier des charges et au choix du fournisseur.
Qualification oprationnelle (QO) : Elle a pour objet de dcrire, deffectuer et de documenter les
essais visant dterminer les limites dexploitation de lquipement ou du systme de transport
choisi. Au cours de cette tape de qualification, il convient de mettre au point les modes
dtalonnage, les modes opratoires, les maintenances des matriels et la qualification des
oprateurs pour toutes les phases des oprations de transport. Elle a pour but de prsenter la
mthodologie de mesure et le mode opratoire de mise en application de la solution. Elle est ralise
au moyen de tests permettant de dfinir, de vrifier et de figer les solutions ou les lments
suivants :
configuration de la solution,
Qualification des performances (QP) : Elle a pour objet de prouver et de documenter que
lutilisation dun quipement ou dun systme de transport est conforme ce qui est attendu et ceci
de faon reproductible. Cette phase, qui peut tre intgre dans la qualification oprationnelle, peut
cependant ncessiter une qualification des performances spare, notamment sur le plan de la
rptabilit ou de la reproductibilit des performances dans des conditions relles de transport des
mdicaments en chane de froid.
Les documents
Tout Protocole de validation dun moyen de transport, reposant sur les principes des Bonnes Pratiques
de Fabrication et sur les considrations matrielles lies la technique ou aux outils mis en uvre, doit faire
lobjet dun Rapport de validation correspondant.
Les protocoles et rapports font lobjet dune prsentation formelle soumise lapprobation du systme qualit
de lentreprise.
Validation - Revalidation
Deux conceptions peuvent tre adoptes :
un quipement, systme ou procd de transport initialement valid reste valid partir du moment
o toute modification planifie est value quant sa capacit daffecter la validation initiale ;
une revalidation complte ou partielle peut tre dcide conformment la procdure de Matrise des
Changements ( Change Control ) interne lentreprise.
Une revalidation priodique peut tre choisie pour certains quipements ou procds. Cette dcision relve
de la politique qualit propre lentreprise. Elle peut galement tre applique pour un procd o lhabilet
manuelle est prpondrante dans latteinte des rsultats, donc faire partie de la qualification priodique des
oprateurs, par exemple.
Quel que soit le choix stratgique adopt par lentreprise, il doit tre clairement dfini et planifi dans le Plan
Directeur de Validation.
Responsabilits
Le tableau ci-dessous dfinit les responsabilits des diffrents acteurs concerns pour les diffrentes tapes
dune validation :
Rdaction
Approbation
Mise en uvre
Dcision
Analyse de Risques
Client
NA
NA
NA
Client
Client
Rponse du fournisseur
Client
QI Protocole
Client/Fournisseur
Client
Client/Fournisseur
Client
QI Rapport
Client/Fournisseur
Client
NA
Client
QO Protocole
Client/Fournisseur
Client
Client/Fournisseur
Client
QO Rapport
Client/Fournisseur
Client
NA
Client
QP Protocole
Client
Client
Client
Client
QP Rapport
Client
Client
NA
Client
Etapes
le positionnement des sources de froid (quantit et nombre dfinis par des pr tests),
critres dacceptation,
format du rapport
poids,
plan de chargement des produits dans le colis, des sources de froid et des moyens de mesure dans
le colis
Qualification de Performance :
Attention la confusion : on ne valide pas la performance de la caisse mais la performance du process
de transport !!
Elle consiste en la vrification en rel des tests de la Qualification Oprationnelle avec obligation de mesure
des tempratures extrieures, avec contrle de la robustesse de lemballage et vrification de la
dcision de basculer entre les configurations t et hiver.
Choix de destinations pertinentes, reprsentatives, etc.
la documentation,
Qualification Oprationnelle :
Les tests de QO dpendent :
-
du produit,
du cot,
des dlais,
de lanalyse de risques,
de la faisabilit
Cette qualification repose sur des paramtres divers, non constants et non matriss. Il est donc important de
faire un tat des lieux spcifique chaque situation.
Ce process de transport tant particulirement difficile matriser (rupture de charges, transferts sur hub,
camions diffrents), une obligation de contrles rguliers, rptitifs est prconiser. Chaque
expdition doit pouvoir tre contrle. En effet, une simple Qualification de Performance ne permet
pas de faire la preuve que tous les moyens mis en uvre sont conformes aux exigences dfinies
par le client et de garantir la conformit du produit transport.
Lapport de lAnalyse de Risque dun process prend ici toute son importance. La dtermination des points
critiques et des dfaillances possibles permet de dfinir des mesures prventives ou des priorits
daction dans les domaines les plus critiques.
Qualification de Performance :
Il est difficile, dans certains cas particuliers de ce type de transport, de diffrencier la Qualification
oprationnelle de la Qualification de Performance.
Comme pour la Qualification Oprationnelle, les contrles doivent tre effectus en continu car ce process
est non matris et non constant.
Chapitre 5
Mise en uvre : Matrise des outils
Dfinitions
Dfinitions
Une modification est un changement prvu, caractre permanent dun ou plusieurs lments
du processus.
Drive : Cest une volution dun paramtre du processus qui, si elle nest pas matrise, peut
conduire une non-conformit.
Dviation : Non respect involontaire, non planifi et imprvu, limit dans le temps, du processus.
Matrise des changements : Systme formel par lequel des reprsentants qualifis des disciplines
concernes examinent les changements proposs ou effectifs susceptibles de modifier le
statut valid des installations, systmes, quipements ou procds. Lobjectif est de dterminer les
mesures pouvant savrer ncessaires pour garantir et dmontrer que la validit du systme
perdure.
Domaine dapplication
La Matrise des Changements sapplique tous les changements survenant au cours du processus
dexpdition des mdicaments.
En reprenant le diagramme dIshikawa (ou diagramme en artes de poisson ) utilis dans lanalyse de
risques vue prcdemment, les 6 familles (les 6 M : moyens, mthode, matire, main-duvre, milieu,
1
management) sont assujettis ce processus formalis et document de matrise des changements .
On peut donner pour exemple :
Matire :
Modification de la qualit ou de la quantit dun matriau constitutif de la caisse par le fabricant ou ses soustraitants
Moyens :
Ce qui compte pour les matrises de changement correspond essentiellement aux familles matire, moyens, mthodes et milieux.
Thoriquement, les changements ou les absences de personnel et les formations ou nouvelles habilitations nont pas dimpact sur le
procd ds linstant o ils suivent la procdure dfinie et correspondent au niveau requis pour ce procd. De mme, les
changements en terme de management nont dimpact que sils entranent une modification des modes opratoires.
Mise en uvre
Demande de changement
Elle doit tre formalise sur un document rserv cet effet et doit apporter les justifications cette
demande, la description de la situation actuelle et souhaite, la date de mise en place prvue.
Selon la structure de lentreprise, cette demande pourra suivre diffrents circuits mais elle devra
systmatiquement tre valide par les diffrents services concerns et tre prise en compte dans le systme
qualit de ltablissement.
Toute demande contraire aux rglementations en vigueur applicables soit au produit transport soit au
processus dexpdition (BPF et BPD en particulier) ne sera pas recevable.
Attention : Les prestataires externes ainsi que leurs sous-traitants sont contraints aux mmes rgles que le
fabricant ou exploitant du produit, ce qui ncessite davoir prcis par contrat que tout changement sera bien
port la connaissance de ce-dernier avant sa mise en uvre et devra tre soumis son approbation.
Analyse de la demande et des impacts
La demande considre comme recevable est analyse. Ceci peut ncessiter des tudes techniques et de
mettre en uvre des tests de conformit (revalidation). Il est indispensable que cette demande circule dans
lentreprise vers tous les acteurs impliqus mais aussi, si ncessaire, auprs des sous-traitants concerns.
Il est surtout important de matriser tous les impacts inhrents ce changement.
Lexamen approfondi des consquences sur les 6 domaines voqus prcdemment (moyens, mthodes,
matire, main-duvre, milieu, management) permet de raliser une analyse de risques qui est, ce niveau,
un lment indispensable de la rflexion.
Lanalyse de risques ainsi que la justification du changement doivent tre soigneusement
argumentes.
Aprs la mise en uvre de ces diffrentes tudes, le changement peut tre accept ou refus (de faon
dfinitive ou temporaire).
Remarque : tout retour en arrire aprs la mise en place dun changement devra faire lobjet dune nouvelle
valuation et analyse.
3 Exemples
exemples de changements :
- consigne sur un camion frigorifique
- changement de la quantit de froid en vue doptimiser la solution de transport
- changement dun matriau constitutif de la caisse
suppression dune agence intermdiaire avec augmentation des temps de transport et donc
modification des consignes.
Modification de la rglementation :
o
Deux exemples de traitement dun changement concernant, dune part, une solution de transport par
emballage isotherme et, dautre part, par transport frigorifique vont tre dvelopps afin de mieux faire
percevoir la complexit de ce domaine rglementaire essentiel pour la matrise de la qualit.
Exemple 1 : Etude des impacts dun changement dans une solution de transport par
emballage isotherme
Lexemple choisi est le suivant :
Changement rglementaire de la composition du matriaux isolant (polyurthane, polystyrne, )
des caisses de transport
Avant de commencer cette tude, il est important dvaluer le temps ncessaire au traitement de la demande
de changement afin de pouvoir la planifier et lorganiser avec tous les acteurs concerns.
Cette tude est mise en uvre en prenant en compte les donnes tudies lors de lanalyse de risques
initiale et en travaillant partir de la mthode des 6M (cf. pages 111 116).
6M
Changements imposs
moyens de mesure
procdures
modes opratoires
plan de chargement
lieux de livraison
Pas dimpact
produit transport
Pas dimpact
emballage isotherme
accumulateurs de froid
matriel de calage
Mainduvre
formation
Milieu
locaux
contrles
qualification
audit
Moyens
Mthode
Matire
Management
Pas dimpact
Exemple 2 : Etude des impacts dun changement dans une solution de transport par
transport frigorifique
Lexemple choisi est le suivant :
Modification de la vitesse rglementaire applicable aux vhicules (de 110 km/h 90 km/h sur
route)
6M
Moyens
matriels de mesure
matriel de prparation
pas dimpact
types de vhicule
pas dimpact
itinraire
carburant
pas dimpact
mode opratoire
si modification du processus
documentation pour
transporteur
pas dimpact
-plan de chargement
-tiquetage
pas dimpact
-procdure
si modification du processus
pas dimpact
-documentation
pas dimpact
rsistance mcanique
sans impact
produit
sans impact
emballage et calage
sans impact
palettisation
pas de palettisation
formation
remise au transporteur
personnel sous-traitant
Mthode
Matire
Mainduvre
Changements imposs
6M
Milieu
Management
Changements imposs
chez le client :
quais de dchargement
environnement camion
locaux
infrastructure
o
o
vhicule
plate-forme de transit
conditions climatiques
sans impact
conditions de trafic ou
circulation
prparation
remise au transporteur
contrle
impact valuer
qualification
responsabilits
non modifies
sans impact
schma logistique
audit
Chapitre 5
Mise en uvre : Matrise des outils
sassurer que les mdicaments quil prend en charge ont t maintenus dans la zone de temprature
dfinie ;
En cas de constat dcart, la responsabilit des oprateurs est engage. La cause de la non-conformit doit
tre recherche par les intervenants concerns.
Dfinitions
Les non-conformits constates peuvent tre nommes de diffrentes faons selon leur caractristique :
-
une dviation est un non respect involontaire dun paramtre du processus de transport ou de
contrle ;
un incident est un vnement alatoire non prvisible qui va perturber le processus de transport ;
une drogation est un non respect volontaire et autoris (avant sa mise en uvre) dun paramtre
du processus de transport ou de contrle.
Domaine dapplication
La politique de gestion des non-conformits sapplique tout le processus dexpdition des mdicaments.
Elle est propre chaque entreprise tout au long de la chane logistique et doit sintgrer la politique qualit.
Cette politique comprend deux aspects :
-
juridique : recherche des responsabilits. Importance du contrat initial entre le client et le fournisseur.
Le point initial essentiel et fondamental est la mise en vidence de la non-conformit. Il est ncessaire de
sintgrer dans un systme permettant la dtection de lcart par rapport la situation attendue, aux points
de contrle et aux moyens de mesure. Ceci implique la mise en uvre de moyens de matrise, de contrle et
de communication adapts.
Lorsquun cart est dtect, il est donc ncessaire et impratif de :
-
le formaliser,
le traiter,
lenregistrer,
Ne pas permettre lutilisation du produit concern sans un avis pharmaceutique autoris. Le produit doit tre
mis en quarantaine mais en continuant garantir la chane du froid (et sa traabilit).
Mise en uvre
Lorsquun cart est dtect :
il doit tre formalis, trait et enregistr. Les lots ou parties de lot dont la temprature nest pas
conforme celle requise doivent tre immdiatement tris, identifis et isols. La livraison,
lenlvement ou la mise en vente de ces lots ou parties de lot doivent tre suspendues le temps de la
prise de dcision sur le devenir des produits mais il incombe au dtenteur, qui conserve la garde des
mdicaments, de veiller au stockage de ces produits dans les conditions conformes au cahier des
charges en assurant contrle et traabilit et plus gnralement de prendre toutes les mesures
conservatoires ncessaires.
linformation doit tre transmise aux acteurs concerns. Le donneur dordre et les diffrents
oprateurs connus doivent tre immdiatement avertis.
une enqute rigoureuse doit tre diligente immdiatement, ds la connaissance de la nonconformit, que le lot affect soit destin tre accept ou refus.
Mise en uvre dactions correctives et prventives. La traabilit de toutes ces actions doit tre
enregistre dans un dossier particulier et classe dans un fichier chronologique.
procdure dexpertise : A dfaut d'accord immdiat permettant de rsoudre le problme caus par
lcart constat avec l'agrment de toutes les parties intresses, l'apprciation des dommages et de
leurs causes ncessite une expertise qui peut tre requise, soit par le dtenteur des mdicaments,
soit par toute partie intresse, tels le transporteur, le fabricant
le constat de l'tat des mdicaments, de leurs lsions visibles sur le moment et aprs remise
temprature,
le contrle des enregistrements de temprature (le contrle de la temprature au cur du produit est
difficilement applicable dans le domaine pharmaceutique),
la recherche des causes du sinistre tant dans l'entreposage, les conditions de prparation ou le
conditionnement qu'au cours du transport par :
o
Compte tenu de la technicit des contrles effectuer et des dcisions prendre, les parties auront tout
intrt recourir des experts spcialiss dans le domaine du froid et du domaine pharmaceutique.
Les constatations de cette expertise seront opposables toute personne qui y aura t convoque, mme si
elle ne s'y est pas rendue ou fait reprsenter.
Expertise judiciaire
L'importance et la complexit dune non-conformit peuvent exceptionnellement conduire requrir une
expertise judiciaire, soit ds la survenance de cette non-conformit, soit pendant ou la suite de l'expertise
amiable.
Le requrant qui est, soit le fabricant des mdicaments, soit toute autre partie intresse, doit, par une
procdure approprie (cf. article L-133-4 du Code de Commerce, ou rfr), obtenir du Prsident du Tribunal
comptent la dsignation d'un expert investi de la mission requise telle que prcise par le magistrat dans
son ordonnance.
Sauf dispense du Prsident du Tribunal, il appartient l'expert dsign par voie de rfr, ou au requrant
qui a utilis l'article L-133-4 du Code de Commerce, d'assurer la convocation des autres parties concernes
aux oprations d'expertise.
Chaque partie convoque a intrt se rendre ou se faire reprsenter aux oprations de l'expert judiciaire
puisque mme en son absence les constatations de l'expert judiciaire lui seront opposables.
L'expertise a pour objet de dterminer contradictoirement l'importance et les causes du sinistre afin d'en
faciliter la solution.
En consquence, la suite de ces expertises et avant dengager une action judiciaire sur le fond, les parties
auront intrt engager toute concertation amiable permettant de rgler dans les meilleures conditions
possibles le litige.
Lexpertise judicaire peut aussi conclure la conformit des produits. Dans ce cas, s'il y a eu au pralable
dsaccord au cours du contrle contradictoire et s'il se reproduisait de tels incidents dans des conditions
analogues, le fabricant des produits, leur dtenteur ou tout autre prestataire concern pourrait tre amen
demander rparation des prjudices financiers ou commerciaux qui dcoulent de ce refus abusif.
Remarque : Laspect juridique et contractuel des non-conformits, et en particulier les relations
vendeur-acheteur dfinies par les Incoterms, sont traits en Annexe 2. Les Incoterms (International
Commercial Term) sont des termes commerciaux. Souvent abrgs en sigles de trois lettres, ces termes
dfinissent les responsabilits et les obligations d'un vendeur et d'un acheteur dans le cadre de contrats de
commerce internationaux, notamment en regard du chargement, du transport, du type de transport, des
assurances et de la livraison. Il s'agit d'une norme mise jour rgulirement et qui permet l'acheteur et au
vendeur de se mettre d'accord rapidement et sans ambigut sur les modalits de la transaction.