Tecnologa de la

Informacin
EJERCITACIN
GRUPO 12
Ejercicio:
Circuito de Compras y Pagos
Circuito de Ventas y Cobranzas

Apellido y Nombre:

N Registro

Alvarez , Beln

864.142

Leiva ,Beln

879.710

Daniele, Santiago

875.316

Intervenuto, Juan Pablo

875.315

Valenzuela, Sandra

849.186

Ejercicio N1: Circuito de Compras y Pagos

ETAPA

1)

2)

3)

DIFERENCIAS

SOLUCIN

El encargado de Almacenes procede a

solicitar la compra de bienes de cambio,
toda vez que observa que la existencia
de los mismos se encuentra ubicada en
el punto de reposicin determinado en
su oportunidad operativamente. Para
cumplir con su funcin, emite una solicitud
de compra interna, prenumerada y en 2
copias, las cuales son entregadas a
Compras.

El encargado de
Almacenes detecta la necesidad de
compra; procede a solicitar la compra
de bienes de cambio, toda vez que
observa en la ficha de stock, que la
existencia de los mismos se
encuentra ubicada en el punto de
reposicin determinado y teniendo
en cuenta el lmite de mximo de
compras. Para cumplir con su
funcin, emite una solicitud de
compra interna, prenumerada y en 2
copias, las cuales son entregadas a
Compras.

-Compras toma conocimiento del

pedido y devuelve a Almacenes una
copia de la solicitud. En Compras, de
acuerdo a los registros de Proveedores
ordenados por producto, elige a los
potenciales proveedores que sern
invitados a cotizar, cursndoles en tal
sentido a los seleccionados, una Solicitud
de Cotizacin prenumerada, oficial,
enviada por Correo con acuse de recibo.
Recibidas las Cotizaciones por parte de
los proveedores invitados, Compras
elige la ms conveniente y procede a
emitir una Orden de Compra
prenumerada, oficial y en 3 copias, con
el siguiente destino: Original para el
proveedor con la firma de Compras,
Duplicado para Compras con la firma
del proveedor y Triplicado para
Contadura, quien acusa recibo de la
misma en la copia que retiene el Sector
emisor.

-El proveedor entrega la mercadera en el

Sector Recepcin junto a un Remito en 2
copias. El encargado de la recepcin
procede a controlar los bultos con lo
detallado en los Remitos, en caso de

-Compras toma conocimiento del

pedido, controla y devuelve una
copia de la solicitud a Almacenes
firmada por el encargado del
departamento. En Compras, de
acuerdo a los registros de
proveedores ordenados por producto,
se elige a los potenciales
proveedores que sern invitados a
cotizar, cursndoles en tal sentido
una Solicitud de Cotizacin
prenumerada, oficial, enviada por
Correo con acuse de recibo.
Recibidas las cotizaciones por
parte de los proveedores
seleccionados, Compras compara
entre dos y elige la ms
conveniente.
Procede a emitir una orden de
compra prenumerada, oficial y en 4
copias, con el siguiente destino:
Original para el proveedor con la
firma de Compras, duplicado por
Compras con la firma del
proveedor, triplicado para
Contadura y el cuadriplicado para
Recepcin para prever el estado
fsico de la mercadera, quien
acusa recibo de la misma en la
copia que retiene el sector emisor.
-El proveedor entrega la mercadera
en el sector de Recepcin junto a un
remito en 2 copias. El encargado de
la recepcin procede a realizar un
control de los bultos con lo

4)

estar correcto, conforma una de las

copias y la devuelve al proveedor,
quedando la otra en su poder.

detallado en los remitos, y en caso

de estar correcto, conforma a una
de las copias, aclara en ella que el
control fue parcial y la devuelve al
proveedor, quedndose la otra en
su poder.

-A continuacin procede a emitir un

parte de Recepcin prenumerado y en
original para proceder a la entrega de la
mercadera recibida en Almacenes y el
remito a Contadura.

-A continuacin, procede a emitir

un parte de recepcin
prenumerado, interno y en 2
copias, para proceder a la entrega
de la mercadera recibida y los
remitos en Almacenes.
-El encargado de Almacenes recibe
las mercaderas junto con los
remitos y firma la copia del parte
de recepcin y se la entrega al
Encargado.
Almacenes deber comparar lo que
yace en la solicitud de compras (la
copia en su poder) con el remito y
las entregas, para ver que
efectivamente sea la que se
solicit.
Tambin en esta etapa Almacenes
procede a realizar no solo
controles cualitativos, sino
cuantitativos (ver estado de los
bienes, si hay abolladuras o
roturas).
De ser positivos los controles, se
procede a almacenar los bienes y
actualizar la ficha de stock. Luego
entrega los remitos a Contadura
(original y copia)

-El encargado de Almacenes recibe la

mercadera, conforma el Parte de
Recepcin y procede a almacenar las
mimas, firmando la copia del Parte que
queda en poder de Recepcin.
5)

6)

-El responsable de Contadura recibe

los Remitos producto de las distintas
entregas, controla, firma en
conformidad el parte de Recepcin,
valoriza el mismo con la Orden de
compra que recibiera oportunamente,
registra la operacin y queda a la
espera de la Factura para proceder con
el pago correspondiente

-El responsable de Contadura

recibe los remitos producto de las
distintas entregas y controla. El
encargado de Almacenes al
entregar los remitos, le solicita una
firma al encargado de Contadura
sobre el parte de recepcin que se
qued en su poder, a modo de
respaldo.
El remito se junta con la orden de
compra en Contadura.
El responsable de Contadura
valoriza los remitos y registra la
deuda contrada con el proveedor
de ese bien.

- Al recibirse la Factura en Contadura, se -Al recibirse la factura en Contadura,

firma el acuse de recibo, se controla con la se firma el acuse de recibo, se

7)

8)

9)

10)

registracin llevada a cabo

oportunamente, se ingresan los datos de
dicho documento en la Cuenta Corriente, y
al operar el vencimiento, dicho Sector
emite la Orden de Pago prenumerada,
oficial y en 3 copias.

controla con la registracin llevada a

cabo oportunamente, se ingresan los
datos de dicho documento en la
cuenta corriente y al operar el
vencimiento, dicho sector emite la
orden de Pago prenumerada, oficial y
en 3 copias.

-Las 3 copias se entregan a Tesorera,

la responsable de este rea iniciara una
copia devolvindola a Contadura,
emite el cheque a la orden del
proveedor con clusula No a la
orden, actualiza el saldo del banco y
procede a colocar la primera firma,
anulando la Orden de Pago, colocando
los datos del cheque.

-Las 3 copias se entregan a

Tesorera, la responsable de esta
rea iniciara la emisin de un
cheque a la orden del proveedor
con clusula no a la orden,
actualiza el saldo del banco y
procede a colocar la primera firma,
anulando la orden de pago,
colocando los datos del cheque.
Tesorera completa las rdenes de
pago con todos los datos del pago
y devuelve una a Contadura.

-A continuacin las 2 copias de la orden de

pago junto con el cheque son remitidos a
la gerencia financiera. En este sector se
firma una copia en calidad de recepcin y
se devuelve a Tesorera. Adems, recibe
el legajo de la compra por parte de la
Contadura.
Con la documentacin enunciada a la
vista, el Gerente Financiero procede a
colocar la segunda firma y anula la
documentacin respectiva, evitando
duplicar su registracin. Su secretaria se
encarga de avisar a los proveedores
para que pasen a cobrar, a quienes,
personalmente les entrega el cheque
recibiendo a cambio un Recibo Oficial.

-A continuacin las 2 copias de la

orden de pago junto con el cheque
son remitidos a la gerencia financiera.
En este sector se firma una copia en
calidad de recepcin y se devuelve a
Tesorera. Adems, recibe el legajo
de la compra por parte de la
Contadura.
Con la documentacin enunciada a la
vista, el Gerente Financiero procede a
colocar la segunda firma y anula la
documentacin respectiva, evitando
duplicar su registracin. Su
secretaria se encarga de avisar a
los proveedores para que pasen a
cobrar y Tesorera les entrega el
cheque recibiendo a cambio un
recibo original.
-La orden de pago y el recibo se
remiten a Contadura, en donde se
lleva a cabo la cancelacin de la
deuda.

-Remite la Orden de Pago y el Recibo a

Contadura, en donde se lleva cabo la
cancelacin de la compra.
-El encargado de Almacenes y el
responsable de Compras intercambian
las Solicitudes de Compra emitidas y
firmadas oportunamente, dando por
cumplida la operacin.
-Cada sector responsable archiva su
propia documentacin.

-Cada sector responsable guarda su

propia documentacin.

11)

Ejercicio N2: Circuito de Ventas y Cobranzas

ETAPA DIFERENCIAS
1)

2)

3)

4)

El Vendedor visita al Cliente, provisto con

un Catlogo Valorizado, Listado de
Existencia y Talonario de Notas de
Ventas

SOLUCIN
El Vendedor visita al Cliente, provisto
con un Catlogo Valorizado, Listado
de Existencia y Talonario de Notas
de Ventas

Para iniciar la operatoria de ventas,

emite una Nota de venta pre
numerada, en Original y 3 copias y
formulario oficial. Como respuesta a las
Normas de Control interno, ambos
proceden a dejar registrada la firma en
los formularios de las Notas de venta que
posee el vendedor, como seal de haber
acordado la operacin, entregando este
ltimo al cliente el original de la
misma, regresando a la empresa,
entregando 3 copias de dicho formulario
al sector de Ventas, quedndose con
unas de ellas.

Para iniciar la operatoria de ventas,

se emite una Nota de venta pre
numerada, en Original y 4 copias y
formulario Oficial.
Se especifica que el saldo de la
misma estar sujeto a la
aprobacin del sector de Crditos
y Cobranzas, el cual determinar
el saldo de crdito inicial otorgado
para el cliente.
Como respuesta a las Normas de
Control interno, a la firma en los
formularios de las Notas de venta
que posee el vendedor, como seal
de haber acordado la operacin,
entregando este ltimo al cliente el
original de la misma, regresando a
la empresa, una copia queda en su
poder, y entregando 3 copias de
dicho formulario al sector de Ventas.
Ventas, remite todas las copias al Sector Ventas, remite todas las copias al
de Crditos y Cobranzas, en donde
Sector de Crditos y Cobranzas,
proceden a controlar el Saldo
para su firma y autorizacin.
Remanente del Crdito con el cliente y
Este sector procede a controlar el
su saldo de Cuenta Corriente con el total Saldo Remanente del Crdito con el
de la Nota de Venta, teniendo en cuenta, cliente y su saldo de Cuenta
que el Limite de Crdito oportunamente
Corriente con el total de la Nota de
fue determinado en base a su EE.CC,
Venta, teniendo en cuenta, que el
Referencias e Informes Comerciales,
Limite de Crdito oportunamente
Bancarios y Personales, obtenidas a
fue determinado en base a su
travs de una Agencia de Informas de
EE.CC, Referencias e Informes
gran confiabilidad , y una vez otorgado,
Comerciales, Bancarios y
debi responder, con avales y garantas Personales, obtenidas a travs de
personales
una Agencia de Informas de gran
confiabilidad , y una vez otorgado,
debi responder, con avales y
garantas personales
Una vez autorizada la Venta, todas las
copias son distribuidas de la siguientes
manera:
a) Una de ellas es entregada a

Una vez autorizada la venta, una

copia queda en poder del sector de
ventas, otra en es entregada al
sector de Almacenes, y otra a

Almacenes
Contadura.
b) Otra para Contadura
Todas las copias tienen que
c) La ltima para Ventas para que le contar con la firma del cliente
confirme al Cliente la operacin
5)

-En Almacenes, con la copia de la Nota

de Venta autorizada, el Encargado del
sector procede a preparar el pedido,
actualiza el stock del depsito y emite
los Remitos prenumerados, Formulario
Oficial en 3 copias. El pedido es
entregado a Distribucin junto con 2
copias del Remito, firmando el encargado
de este Sector la copia que queda en
poder de Almacenes.

-El Sector de Almacenes, recibe una

copia de la Nota de Venta
autorizada, el encargado del sector
procede a preparar el pedido, y
actualizar la ficha de Stock.
El stock del depsito se actualiza
de manera provisoria, si es
criterio de mercadera en trnsito,
y sino en forma permanente.
El encargado de almacenes emite
los Remitos pre numerado,
Formulario Oficial, en 3 copias.
El pedido es entregado a
Distribucin junto con las copias del
Remito.
El encargado de este sector
controla, firma y devuelve el
duplicado al sector de Almacenes, y
el original y triplicado quedan en su
poder para ser entregadas al
transportista junto con la mercadera.

6)

En el Sector de Distribucin reciben lo

detallado en el punto anterior, se
encargan de programar las entregas con
Transporte propio, emiten una Hoja de
Ruta oficinal, en original y copia, y
proceden a entregar la mercadera y la
documentacin correspondiente al
Transportista, el cual, controla lo que
recibe, y en caso que todo coincida, firma
la copia de la Hoja de Ruta en
conformidad y la devuelve al
Responsable del rea de Logstica.

7)

-El transportista entrega el Pedido al

cliente junto a los 2 remitos, recibe a
cambio una copia conformada, con lo
cual regresa al sector distribucin y junto
con la hoja de ruta confirma haber
cumplido con la tarea asignada.
Distribucin en seal de conformidad
le devuelve la copia al Transportista,
oportunamente firmada por l al
momento de partir con los pedidos.

En el Sector de Distribucin reciben

lo detallado en el punto anterior, y se
encargan de programar las entregas
con Transporte propio, emiten una
Hoja de Ruta oficinal, en original y
copia, y proceden a entregar la
mercadera y la documentacin
correspondiente al Transportista, el
cual, controla lo que recibe, y en
caso que todo coincida, firma la
copia de la Hoja de Ruta en
conformidad y la devuelve al
Responsable del rea de Logstica.
El transportista entrega el Pedido al
cliente junto a los 2 remitos original y
triplicado para su firma, y recibe a
cambio una copia conformada, con
lo cual regresa al sector distribucin
y junto con la hoja de ruta confirma
haber cumplido con la tarea
asignada. Distribucin en seal de
conformidad le devuelve la copia
al Transportista, oportunamente
firmada por l al momento de
partir con los pedidos, y la hoja
de ruta original con dicha firma
por la conformidad con el servicio

efectuado al Transportista.

8)

9)

10)

-El Remito conformado por el cliente,

es trasladado de Distribucin a
Contadura, en donde en base a ese
documento, una vez valorizado con la
copia de la Nota de Venta autorizada
entregada oportunamente por Crditos y
Cobranzas, se procede con la
registracin, actualizando la Contabilidad
y emitiendo la Factura pre numerada,
oficial y en copias suficientes.

- El Remito conformado por el

cliente, es enviado de Distribucin
a Almacenes para actualizar el
stock, dado el criterio de
mercaderas en trnsito, y una vez
entregado se realiza la baja
definitiva de las mercaderas del
stock (de lo contrario se enva
directamente a Contadura).
Luego se enva el Remito a
Contadura para que este sector lo
valorice, una vez valorizado con la
copia de la Nota de Venta autorizada
entregada oportunamente por
Crditos y Cobranzas, se procede
con la registracin, actualizando la
Contabilidad y emitiendo la Factura
pre numerada, oficial y en copias
suficientes.
La Factura es enviada al Cliente a travs La Factura es enviada al Cliente a
de un correo privado, y operado el
travs de un correo privado, y
vencimiento, se procede con la gestin
operado el vencimiento, se procede
de Cobranza.
con la gestin de Cobranza.
- Al recibir el importe de la Cobranza, se Al recibir el importe de la Cobranza,
emite y se entrega a cambio un Recibo se emite y se entrega a cambio un
Oficial prenumerado, procediendo
Recibo Oficial pre numerado y 2
luego el Cobrador a separar lo
copias, el original para el cliente y
cobrado en cheques y efectivo, lo
el duplicado para Tesorera,
detallara en una Panilla de rendicin
procediendo luego el Cobrador a
de Cobranzas. A continuacin, los
separar lo cobrado en cheques,
valores recibidos junto a la planilla
(los mismos deben estar con la
referida se entregan en la Tesorera, en
clusula No a la Orden) y efectivo,
donde se registra la cancelacin de la lo cual se detallar en una Panilla
venta.
de rendicin de Cobranzas con la
conformidad de Tesorera. En el
recibo quedan registrados los
documentos que se estn
cancelando, y en la planilla de
cobranza los valores recibidos.
A continuacin, los valores recibidos
junto a la planilla referida se rinden
en Tesorera, que con un control
previo del mismo sector se
entrega a Contadura, para realizar
el cruce de la informacin con el
Recibo para que proceder a
registrar la cancelacin de la
operacin y esto se refleja en la
cuenta corriente del cliente.

El cobrador se queda con una

copia de la planilla de cobranza
como constancia de los valores
recibidos.

11)

Casa Sector archiva la documentacin

respectiva

Casa Sector archiva la

documentacin respectiva