Vincular datos entre Word y Excel.

Imaginemos que tenemos una tabla de datos en Excel y queremos

incluir dichos datos en un documento de Word. Debemos plantearnos,
pues, si queremos que Office mantenga un vnculo entre ambos
documentos para que, en caso de que dichos datos cambien en Excel,
dicho cambio tambin se refleje en Word.
En caso de que queramos mantener ambos archivos conectados
optaremos por crear un vnculo entre ambos. Para ello seguiremos los
siguientes pasos:

1. Abrimos el documento de Word y la hoja de clculo de Excel que

contiene los datos a partir de los cuales queremos crear un vnculo.
2. Cambiamos a Excel y, a continuacin, seleccionamos toda la hoja
de clculo o el rango de celdas que deseamos incluir en el documento
de Word.

3. Presionamos CTRL+C o ejecutamos el botn copiar, de la ficha

Inicio.

4. Cambiamos al documento de Word y, a continuacin, hacemos clic

en el lugar donde deseamos que aparezca la informacin.
5. En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, hacemos clic en la
flecha situada debajo de Pegar y, a continuacin, en Pegado especial.

6. En la lista Como, seleccionamos el objeto Hoja de clculo de

Microsoft Office Excel Objeto.

7. Hacemos clic en Pegar vnculo para insertar un vnculo al objeto.

Si no nos interesa mantener un vnculo entre ambos documentos nos
bastar con pulsar el botn Pegar para insertar los datos de Excel
como un objeto incrustado.

Vincular un grfico de Excel en Word

A la hora de vincular un grfico realizado en Excel con un documento
de Word seguiremos los siguientes pasos:
1. Abrimos el documento de Word y la hoja de clculo de Excel que
contiene el grfico con el cual queremos crear un vnculo.
2. Cambiamos a Excel y, a continuacin, seleccionamos el grfico que
deseamos incluir en el documento de Word.
3. Presionamos CTRL+C o ejecutamos el botn copiar, de la ficha
Inicio. Tambin podemos hacerle clic derecho y elegir el comando
Copiar.
4. Cambiamos al documento de Word y, a continuacin, hacemos clic
en el lugar donde deseamos que aparezca nuestro grfico.
5. En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, hacemos clic en la
flecha situada debajo de Pegar y, a continuacin, en Pegado especial.
6. En la lista Como, seleccionamos grfico de Microsoft Office
Excel Objeto.

7. Hacemos clic en Pegar vnculo para insertar un vnculo al objeto.

Si no nos interesa mantener un vnculo entre ambos documentos nos

bastar con pulsar el botn Pegar para insertar el grfico de Excel
como un objeto incrustado.

Combinar correspondencia con una tabla de datos de Excel

Podemos disponer de una tabla de datos en Excel con la que nos
interesa crear un mailing.
Si deseamos realizar un envo masivo de correo a una lista de
direcciones guardada en una hoja de clculo de Microsoft Office Excel,
podemos usar una combinacin de correspondencia de Microsoft
Office Word. El proceso de combinacin de correspondencia crea un
listado de cartas que podemos imprimir, en la que cada carta
contiene un registro de la lista.
Para crear e imprimir las cartas, primero debemos preparar los datos
de la hoja de clculo en Excel y utilizar despus Word para
configurar, organizar, revisar e imprimir las cartas.
El proceso de combinacin de correspondencia implica los siguientes
pasos generales:

Paso 1: Preparar los datos de la hoja de clculo en Excel para la

combinacin de correspondencia
En Excel, la lista de datos debe coincidir con la estructura de tabla
que requiere la combinacin de correspondencia.
En la hoja de clculo, siga este procedimiento para organizar la tabla
de datos:
1. Utilice encabezados de columna para identificar claramente el tipo
de datos de cada columna. Por ejemplo, utilice encabezados de
columna como Nombre, Apellidos, Direccin y Ciudad en lugar de
Columna 1, Columna 2, Columna 3 y Columna 4.

2. Utilice una columna distinta para cada elemento que desee incluir
en la combinacin de correspondencia. Tambin puede agregar otra
columna para el tratamiento, como Sr. o Sra.
3. Incluya solo las filas y columnas que contengan datos. No incluya
filas o columnas vacas en la lista de datos.
4. Para poder localizar y seleccionar fcilmente la lista de datos
durante la combinacin de correspondencia, defina un nombre
(nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda,
rango de celdas, frmula o valor constante). Utilice nombres fciles
de entender, como Clientes, para referirse a rangos difciles de
entender, como Clientes!C20:C30.) para la lista de datos con el
siguiente procedimiento:
1. En la hoja de clculo, seleccione la lista de datos completa,
incluidas las celdas que contienen encabezados de columna.
2. En el grupo Nombres definidos de la pestaa Frmulas, haga
clic en Asignar nombre a un rango - Definir nombre.

3. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para la lista de

datos, como Clientes y haga clic en Aceptar.
5. Guardamos y cerramos el libro.

Paso 2: Preparar el documento de Word y conectar con los datos

de Excel, preparados en el paso anterior.
1. Iniciamos Word. De manera predeterminada se abre un documento
en blanco. Lo dejamos abierto.
2. En el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha
Correspondencia, hacemos clic en Iniciar Combinar correspondencia.

3. Hacemos clic en el tipo de documento que desea crear. Podemos

crear:

Un conjunto de cartas modelo o mensajes de correo electrnico: El

contenido bsico es el mismo en todas las cartas o mensajes, pero
cada uno contiene informacin especfica para cada destinatario,
como su nombre, direccin o cualquier otra informacin.
Un conjunto de sobres: El remite es el mismo en todos los sobres,
pero la direccin de destino es nica para cada uno de ellos.
Un conjunto de etiquetas de direccin: Cada etiqueta muestra el
nombre y la direccin de una persona, pero el nombre y la direccin
de cada etiqueta son nicos.
Un catlogo o directorio: Para cada elemento se indica el mismo tipo
de informacin, como su nombre o su descripcin, pero el nombre y
la descripcin de cada uno es nico.
En nuestro caso optaremos por la opcin de Cartas.
Ahora pulsaremos el botn de Seleccionar destinatarios Usar lista
existente para localizar y seleccionar el libro de Excel que contiene los
datos con los que queremos conectar. Lo seleccionamos.

4. Finalmente nos mostrar los nombres que hayamos designado en

dicho libro. Si hemos optado por nombrar el rango de datos con el
nombre de Clientes, slo tenemos que seleccionarlo y aceptar. De
esta manera conectaremos nuestro documento principal de Word con
dicho origen de datos.
5. Ahora ambos documentos estn vinculados, de manera que slo
nos queda redactar la carta e insertar los campos que deseemos
mediante el botn Insertar campo combinado.