Guia Rapida Admincontrol PLUS

Admincontrol PLUS
Quanticus 2014 - Todos los derechos reservados
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Table of Contents
Introduccin ...............................................................................................................................................................3
Ventana principal de Quanticus Admincontrol PLUS. ................................................................................................4
Configuracin de Quanticus Admincontrol PLUS. .....................................................................................................5
1. Configurar Empresa. ............................................................................................................... 6
Catlogo de Almacenes. .............................................................................................................................................8
Personalizar Formatos de Operaciones. ...................................................................................................................10
Ventana Principal del Diseador de Reportes. ............................................................................. 11
Barras de Herramientas. ........................................................................................................... 12
Insertar un logotipo.................................................................................................................. 14
Catlogo de Productos / Servicios. ...........................................................................................................................15
General. .................................................................................................................................. 15
Precios. ................................................................................................................................... 15
Unidades de medida. ................................................................................................................ 16
Catlogo de Clientes. ................................................................................................................................................17
General. .................................................................................................................................. 17
Condiciones. ............................................................................................................................ 18
Catlogo de Proveedores. ........................................................................................................................................19
General. .................................................................................................................................. 19
Condiciones. ............................................................................................................................ 20
Operaciones con Clientes. ........................................................................................................................................21
Cotizaciones. ........................................................................................................................... 21
Ventas .................................................................................................................................... 25
Venta desde cotizacin. ............................................................................................................ 25
Venta sin cotizacin previa. ....................................................................................................... 29
Cuentas por Cobrar. .................................................................................................................................................33
Operaciones con Proveedores. ................................................................................................................................34
rdenes de compra. ................................................................................................................. 34
Compras.................................................................................................................................. 38
Compra desde Orden de Compra. .............................................................................................. 38
Compra sin orden de compra previa. ......................................................................................... 41
Cuentas por Pagar. ...................................................................................................................................................45
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Bancos. .....................................................................................................................................................................46
Reportes. ..................................................................................................................................................................50
Consulta de Inventarios. ...........................................................................................................................................51
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Introduccin.
Esta versin de Quanticus Admincontrol est enfocada a Empresas que requieren una aplicacin que
les permita llevar el control de inventarios, lo relacionado a clientes y cuentas por cobrar as como lo
relacionado a proveedores y cuentas por pagar, bancos y contabilidad.
Adicionalmente cuenta con un mdulo de CRM, mediante el cual podr concentrar el historial de las
operaciones de clientes o proveedores as como asignar tareas y citas a usuarios del sistema.
Quanticus Admincontrol le permite el envo de informacin por e-mail a sus clientes y proveedores,
esta informacin puede ser una transaccin o tal vez un reporte de estado de cuenta.
Adicionalmente le permite el uso de cualquiera de los esquemas de facturacin vigentes sin importar el
rgimen fiscal en el cual tribute su empresa.
Con Quanticus Admincontrol PLUS puede manejar la informacin de su empresa con una base de datos
de:
MS Access que le permite hacer una instalacin muy rpida y es adecuada para empresas que no
realizan muchas transacciones.
o
MS SQL Server, que le permite manejar volmenes de informacin muy grandes, almacenar imgenes
dentro de la base de datos as como el poder alojar la base de datos en un servidor WEB, lo cual abre
la oportunidad de manejar varias sucursales o almacenes dentro de la misma base de datos, de
manera que podr tener la informacin de las mismas de forma individual o concentrada. Para la
instalacin de esta base de datos se requiere de personal con experiencia.
La versin de DEMO solamente trabaja con base de datos de MS Access.
Le permite tener un registro de todos sus clientes y proveedores as como un catlogo de los productos
y/o servicios que usted ofrece.
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Ventana principal de Quanticus Admincontrol PLUS.

En esta seccin nos enfocaremos a conocer la ventana de trabajo de Quanticus Admincontrol PLUS, la
cual se compone de:
1.- Barra de ttulo de la aplicacin, en la cual se muestra el nombre de la aplicacin, la versin de la
aplicacin, la razn social con la cual est trabajando y el usuario que se encuentra en sesin.
2.- Barra de men, esta seccin es el men principal de la aplicacin el cual se compone de las
siguientes opciones:
1. Vendedores, esta opcin le permite registrar su plantilla de vendedores y establecer el % de
comisin que se le pagar por las ventas realizadas.
2. Clientes, en esta opcin encontraremos el acceso (mantenimiento) al catlogo de clientes as
como todas las operaciones que se pueden realizar con clientes, dentro de las cuales se
encuentran: cotizaciones, ventas (remisiones o facturas), notas de crdito as como las cuentas
por cobrar.
3. Proveedores, en esta opcin encontraremos el acceso (mantenimiento) al catlogo de
proveedores as como todas las operaciones que se pueden realizar con proveedores, dentro de
los cuales se encuentran: rdenes de compra, compras, devoluciones (notas de crdito) as
como las cuentas por pagar.
4. Productos/Servicios, en esta opcin encontraremos el acceso (mantenimiento) al catlogo de
Productos y servicios.
5. Bancos, permite llevar un control de sus cuentas bancarias y afectar desde este mdulo a las
cuentas por cobrar o pagar e incluso al mdulo de contabilidad.
6. Contabilidad, permite llevar el registro de plizas de las operaciones que se realizan en la
empresa.
7. Configurar, con esta opcin se accede a la ventana de configuracin de Quanticus Admincontrol
PLUS, permitindonos establecer los parmetros bajo los cuales desea que la aplicacin trabaje.
8. Acceso, en esta opcin encontraremos los procesos para administrar las razones sociales que se
tengan registradas as como el acceso a usuarios y si se tiene registrada ms de una razn
social el poder cambiar de sesin entre ellas.
9. Ventanas, nos permite interactuar entre las ventanas que se tienen abiertas en la sesin de
trabajo, por ejemplo: puede tener abierta la ventana de cotizaciones, pedidos o una de bancos
y poder poner en primer plano la que desee utilizar.
10. El icono ayuda, le permite acceder a la ayuda en lnea de Quanticus Admincontrol, revisar las
polticas de uso de Quanticus Admincontrol, verificar si existe alguna nueva versin de
Quanticus Admincontrol, Abrir el archivo de la gua rpida y el poder enviar sugerencias al
equipo de desarrollo de Quanticus Admincontrol.
3.- Barra de estado, en la cual se muestran diferentes mensajes de la aplicacin dependiendo de la
ventana en la que se encuentre trabajando actualmente. Comnmente se despliega F12 que es la tecla
que abre la ventana que nos indica cuales son los accesos rpidos a las ventanas de la aplicacin.
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Configuracin de Quanticus Admincontrol PLUS.

Para que una aplicacin de cualquier tipo funcione de la manera ms adecuada a sus necesidades es
de vital importancia establecer los parmetros (configuracin) bajo los cuales trabaja su empresa.
Para ingresar a la configuracin de la aplicacin, debe seleccionar la opcin Configurar del men
principal y posteriormente la opcin deseada.
1. Configurar Empresa.
Una vez que se encuentre en la ventana de configuracin de la aplicacin podr modificar los
parmetros que desee, una vez dentro de esta ventana haga clic en el botn Editar para modificar los
parmetros que se entregan por default. En Quanticus Admincontrol PLUS algunos de estos parmetros
son:
1.- General, en esta seccin se especifica la forma en que se asignaran las claves dentro de los
catlogos, y si desea guardar las fotografas dentro de la base de datos.
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4,- Ventas, en esta seccin podr especificar si se permitir realizar ventas sin tener existencias o solo
vender con existencias, as como si permitir cambiar listas de precios, precios y descuentos.
5.- Operaciones, en esta seccin se define el nmero de decimales que se manejarn en importes y
cantidades, as como sus condiciones de pago (da de revisin y da de pago).
10.- Configuracin de correo electrnico. En esta seccin podr configurar una cuenta de correo
mediante la cual desea que se enven los correos electrnicos desde Admincontrol, puede proporcionar
cuentas gratuitas de Hotmail, Yahoo y Gmail o alguna cuenta que tenga contratada con un proveedor
de servicios de internet.
En caso de no hacer ninguna configuracin de correo Admincontrol tratara de enviar los correos
electrnicos mediante MS Outlook.
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13.- Datos fiscales, en esta seccin se registran los datos fiscales de nuestra empresa y se tomarn
para la impresin de las facturas, tambin podr indicar si utilizar facturacin electrnica y si es tipo
CFD o CFDI.
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Catlogo de Almacenes.
Dentro de los cambios fiscales se pide que se especifique la direccin en donde se emiti el
documento, para obtener esta informacin, es necesario registrar estos datos por cada uno de los
almacenes.
Para ingresar a los almacenes, seleccione la opcin Productos del men principal y posteriormente
seleccione la opcin Catlogo de Almacenes.
En esta ventana se podrn especificar los datos de emisin de facturas, es decir el domicilio en que se
emite la factura.
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En esta seccin se especifican los datos necesarios para la facturacin electrnica. Tales como: Numero
de folios, Ao y nmero de autorizacin, certificado de sellos digitales y su llave privada.
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Personalizar Formatos de Operaciones.

En esta seccin explicaremos como se puede dar formato a los documentos de operaciones como son:
cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas, entre otros.
Para ingresar a la ventana que le permitir personalizar estos documentos, haga clic en Configurar
Personalizar Formatos de Operaciones.
Ventana Principal del Diseador de Reportes.

Posteriormente se abrir la ventana Personalizador de Reportes de Operaciones, esta ventana se
compone de 4 secciones: Barras de herramientas, Lista de campos disponibles, rea de diseo y Lista
de propiedades de cada objeto. Las cuales describiremos a continuacin.
Barras de herramientas, Se compone de 3 barras las cuales son:

a) Barra para reporte en general.
b) Barra para formato de texto.
c) Barra para adicionar objetos al reporte.
b) Lista de campos disponibles para el reporte seleccionado.
c) rea de diseo del reporte.
d) Lista de propiedades del objeto seleccionado.
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Barras de Herramientas.
a) Barra para reporte en general. Esta barra se utiliza para el manejo del reporte es decir, ver
el reporte en vista previa, Guardar los cambios realizados, Guardar una copia del reporte con
otro nombre, Imprimir el reporte, Ajustar las propiedades de impresin del reporte, Ver la lista
de propiedades del objeto seleccionado, Deshacer los cambios realizados, Cortar el objeto
seleccionado, Copiar el objeto seleccionado, Pegar el contenido del portapapeles, Borrar el
objeto seleccionado, Borrar el reporte seleccionado.
b) Barra para formato de texto. Esta barra le permitir cambiar el formato del texto
seleccionado, las opciones posibles son: Estilo del texto, tipo de letra, tamao de la letra, Poner
en negritas, poner como itlica, poner como subrayado, Abrir el cuadro de dialogo Font,
alineacin del texto, color del fondo y de la letra y finalmente poder poner bordes al objeto
seleccionado.
c) Barra para adicionar objetos al reporte. Esta barra le permite trabajar con los objetos del
reporte, estos objetos pueden ser etiquetas, cuadros de texto (campos), imgenes, lneas,
cuadrados, insertar saltos de pgina, insertar objetos OLE e Insertar objetos de cdigo de
barras.
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Una vez dentro de la ventana del diseador de reportes, debe seleccionar el tipo de reporte a
modificar, con lo cual se mostrara en el diseo actual para el reporte seleccionado as como los campos
disponibles y la lista de propiedades de los objetos.
Dentro del rea de diseo, contamos con 3 secciones bsicas:

a) PageHeader (Encabezado de pgina). Esta seccin se imprimir en el encabezado de todas las
hojas que se utilicen para la impresin de este reporte.
b) Detail (Detalle). Esta seccin se imprimir por cada uno de los registros (renglones) que
contenga el reporte.
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c) PageFooter (Pie de pgina). Esta seccin se imprimir en el pie de todas las hojas que se
utilicen para la impresin de este reporte.
Para poder darle formato un objeto, seleccinelo con el mouse haciendo clic sobre el objeto que desea
modificar, al hacerlo se habilitaran las propiedades disponibles para ese objeto tanto en la barra de
formato de texto como en la lista de propiedades dndoles oportunidad de realizar los cambios
deseados.
Adicionalmente podr mover el objeto seleccionado a la zona en la que desea colocarlo, para ello,
seleccione el objeto deseado haciendo clic con el botn izquierdo del mouse. Una vez seleccionado, al
pasar el puntero del mouse sobre el objeto seleccionado el puntero cambia a forma de una mano lo
cual le dar la oportunidad de mover el objeto manteniendo presionado el botn izquierdo del mosue y
arrastrndolo a la zona deseada.
Insertar un logotipo.
Para insertar un logotipo a sus documentos, utilice el botn Agregar imagen y dibuje el rea en donde
desea insertar el logotipo de su empresa, posteriormente en la lista de propiedades localice la
propiedad Picture y abra el cuadro de dilogo Open haciendo clic en el recuadro que se encuentra a la
derecha de esta propiedad.
Una vez abierto el cuadro de dialogo podr seleccionar la imagen que desea insertar como logotipo.
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Catlogo de Productos / Servicios.

Una vez que se configuro la aplicacin, el siguiente paso es alimentar su catlogo de Productos /
Servicios que ofrece, para ello, Haga clic en la opcin Productos del men principal y posteriormente
haga clic en la opcin Productos.
Al hacerlo se abrir la ventana de Catlogo de Productos, para registrar un nuevo producto, haga clic
en l botn Nuevo y proporcione la informacin requerida.
General.
Servicio, en este campo deber registrar la clave con la cual se identificar al producto, si en la
configuracin de la aplicacin eligi que las claves serian numricas entonces no podr capturar
informacin en este campo ya que el sistema le asignara la clave de manera automtica, de lo
contrario registre una clave de mximo 20 caracteres alfanumricos de entre la A y la Z y del 0 al 9.
Descripcin, en este campo deber proporcionar la descripcin del producto la cual tendr una longitud
mxima de 250 caracteres.
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Precios.
En esta seccin podr registrar los precios de venta de sus productos/servicios as como los
porcentajes de impuestos que se deben cargar y los impuestos que se deben de retener en caso de ser
necesario. Cabe mencionar que el precio que se registra debe ser en base a la unidad de medida ms
pequea, por ejemplo, el producto pudiera tener las unidades de medida Caja y Pieza y sus factores de
conversin seria 24 y 1 respectivamente, por lo tanto el precio de venta que deber especificar es el
precio por pieza.
Unidades de medida.
En esta seccin se registran las unidades de medida que aplicaran al producto/servicio que se est
registrando.
Una vez que proporcione estos datos bsicos haga clic en el botn Guardar para almacenar la
informacin en la base de datos.
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Catlogo de Clientes.
En esta seccin podr registrar toda la informacin relacionada a sus clientes y solamente veremos los
datos bsicos, como son: datos fiscales y condiciones de venta.
Para ingresar al catlogo de clientes, haga clic en la opcin Clientes del men principal y
posteriormente haga clic en el botn Clientes. Al hacerlo se abrir la ventana de Catlogo de Clientes,
para registrar un nuevo cliente, haga clic en l botn Nuevo y proporcione la informacin requerida
General.
En esta seccin puede registrar los datos fiscales del cliente que son los que se utilizaran para elaborar
las cotizaciones y ventas, as como los contactos con los cuales se mantendr comunicacin.
Cliente, en este campo deber registrar la clave con la cual se identificar al cliente, si en la
Razn social, es el nombre de la empresa o persona fsica.
Nombre comercial, Es el nombre con el cual se conoce a la empresa o persona fsica. Por ejemplo si
el cliente fuera una persona fsica y tiene una papelera el nombre comercial seria el nombre de la
papelera.
RFC, es la clave con la cual se identifica a nuestro cliente en el SAT.
Los campos restantes son los relacionados al domicilio fiscal de la empresa y el registro de contactos.
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Condiciones.
En esta seccin se especifican las condiciones de venta que le daremos a nuestro cliente, entre los
cuales se encuentran: Lista de precios asignada al cliente, los das de plazo, El lmite de crdito,
Descuentos, Das de revisin y pago as como la forma de pago y nmero de cuenta bancaria con la
cual nos paga el cliente.
Es importante mencionar que con estas condiciones de venta es como se calcula el vencimiento de los
documentos.
En este catlogo podemos registrar ms informacin que nos ser til para obtener reportes
estadsticos as como el registro de comentarios del cliente, sin embargo, con los datos registrados es
suficiente para trabajar.
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Catlogo de Proveedores.
En esta seccin podr registrar toda la informacin relacionada a sus proveedores y solamente
veremos los datos bsicos, como son: datos fiscales y condiciones de compra.
Para ingresar al catlogo de proveedores, haga clic en la opcin Proveedores del men principal y
posteriormente haga clic en el botn Proveedores. Al hacerlo se abrir la ventana de Catlogo de
Proveedores, para registrar un nuevo proveedor, haga clic en l botn Nuevo y proporcione la
informacin requerida
General.
En esta seccin puede registrar los datos fiscales del proveedor que son los que se utilizaran para
elaborar las rdenes de compra y compra, as como los contactos con los cuales se mantendr
comunicacin.
Proveedor, en este campo deber registrar la clave con la cual se identificar al proveedor, si en la
Razn social, es el nombre de la empresa o persona fsica.
RFC, es la clave con la cual se identifica a nuestro cliente en el SAT.
Los campos restantes son los relacionados al domicilio fiscal de la empresa y el registro de contactos.
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Condiciones.
En esta seccin se especifican las condiciones de compra que le otorga el proveedor, entre los cuales
se encuentran: Los das de plazo, El lmite de crdito y Descuentos.
Es importante mencionar que con estas condiciones de compra es como se calculan los vencimientos
de los documentos.
En este catlogo podemos registrar ms informacin que nos ser til para obtener reportes
estadsticos as como el registro de comentarios del proveedor, sin embargo, con los datos registrados
es suficiente para trabajar.
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Operaciones con Clientes.

Una vez que ya tenemos registrada la informacin de productos/servicios, clientes. Podr iniciar con la
operacin de la empresa, elaborando cotizaciones y ventas a sus clientes.
Cotizaciones.
Para ingresar a la ventana de cotizaciones, haga clic en el men Clientes y posteriormente seleccione la
opcin Cotizaciones.
Una vez hecho esto se abrir la ventana de cotizaciones en la cual podremos registrar a que cliente le
estamos cotizando y los productos/servicios que deseamos cotizarle. Para iniciar con el registro de una
cotizacin haga clic en el botn Nuevo.
Para elaborar la cotizacin deber proporcionar los datos del encabezado de la cotizacin tales como: el
almacn del cual se vender el producto, la clave del cliente, la fecha de la cotizacin, la clave del
usuario que est elaborando la cotizacin, los das de plazo y el documento con el cual el cliente le est
solicitando la cotizacin. El folio de la cotizacin se asigna al guardar el documento.
Si sabe la clave del cliente puede escribirla o en caso de no saberla, haga clic en el botn que se
encuentra a la derecha del campo cliente o presione la tecla F2 para abrir la ventana de bsqueda de
clientes.
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En la ventana de bsqueda de clientes, podr filtrar la informacin mostrada escribiendo sobre el
campo Cliente o sobre el campo Razn Social, al ir escribiendo se filtrar la informacin de manera
automtica y podr seleccionar al cliente deseado haciendo doble clic sobre el rengln correspondiente
o colocando el cursor sobre el rengln correspondiente y presionando la tecla Enter.
Una vez que seleccione el cliente deseado automticamente se obtendrn los datos restantes del
cliente (Razn Social, Das de plazo y descuentos).
Los datos para las partidas de la cotizacin son, la cantidad y clave del producto/servicio que desea
cotizar, si conoce la clave del producto/servicio a cotizar puede escribirla o si no la sabe, puede hacer
doble clic sobre el campo Producto o colocar el cursor sobre el campo producto y presionar la tecla F2
para abrir la ventana de Bsqueda de Productos.
En la ventana de Bsqueda de Productos, podr filtrar la informacin mostrada escribiendo sobre el

campo Producto o sobre el campo Descripcin, al ir escribiendo se filtrar la informacin de manera
automtica y podr seleccionar el producto/servicio deseado haciendo doble clic sobre el rengln
correspondiente o colocando el cursor sobre el rengln correspondiente y presionando la tecla Enter.
Una vez que seleccione el producto/servicio que desea automticamente se obtendrn los datos
restantes para la partida del documento (unidad de medida, precio y descuentos)
Una vez que proporcione todos los datos de la cotizacin haga clic en el botn Guardar para almacenar
la cotizacin en la base de datos, en ese momento Admincontrol enviar a impresin la cotizacin la
cual se imprimir con el diseo que se dio a ese documento en la personalizacin de formatos de
operaciones.
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Una vez guardada la cotizacin, adicionalmente cuenta con las opciones de reimpresin de la misma,
enviarla por correo electrnico o guardarla con formato PDF.
Estas opciones las encuentra en la opcin Enviar del men de la ventana de Cotizaciones.
Como mencionamos en la introduccin usted podr enviar por correo electrnico los documentos de
operaciones o reportes a sus clientes, en este caso para enviar la cotizacin por correo electrnico,
haga clic en la opcin Envo del men de la ventana cotizacin y posteriormente haga clic en la opcin
E-Mail.
Con esto se abrir la ventana Enviar Documento por Correo Electrnico, en la cual podr seleccionar al
contacto que desea enviar la cotizacin o escribir las direcciones de correo de los destinatarios.
Cabe mencionar que el correo electrnico se enviara por medio de la configuracin de correo realizada
en la configuracin del sistema o en caso de no haber configurado cuenta de correo Admincontrol trata
de enviarla mediante MS Outlook.
En el correo electrnico se adjuntara la cotizacin en formato PDF.
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La ventana de envo de correo electrnico es diferente y depende del tipo de configuracin para el
envo de correos electrnicos realizada.
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Ventas
Puede realizar una venta de dos formas.
1.- Si ya tiene una cotizacin previa, pude localizar la cotizacin deseada y en el men de la ventana de
cotizaciones hacer clic en el botn Generar y seleccionar la opcin Venta.
2.- Puede registrar la informacin de la venta proporcionando los datos del cliente y las partidas del
documento.
Venta desde cotizacin.

Para elaborar una venta desde una cotizacin previa, realice los siguientes pasos.
1.- Haga clic en la opcin Clientes del men principal y posteriormente seleccione la opcin Bsqueda
de operaciones, con lo cual se abrir la ventana de Bsqueda de operaciones.
En la lista desplegable Oper. Clientes, seleccione la opcin Cotizaciones con lo cual se mostraran todas
las cotizaciones realizadas, usted puede filtrar los datos mostrados seleccionando de la lista
desplegable Este Campo, el campo por el cual desea filtrar la informacin, por ejemplo, seleccione Folio
y en el campo Contenga escriba el folio de la cotizacin que desea localizar y haga clic en el botn
Buscar.
Una vez que localice la cotizacin deseada haga doble clic sobre el rengln correspondiente a la
cotizacin o coloque el cursor en el rengln de la cotizacin deseada y presione la tecla Enter. Con esto
se abrir la ventana de la cotizacin.
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Para convertir la cotizacin en venta, haga clic en el botn Generar del men de la ventana de
cotizaciones y seleccione la opcin Venta.
Al hacer esto se abrir la ventana de ventas y copiara toda la informacin de la cotizacin a la ventana
de Ventas, de manera que usted podr modificar los datos de la misma o guardar la venta.
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Una vez que se guarde la venta se enviara a impresin, es importante mencionar que para que se
afecten las cuentas por cobrar y los inventarios es necesaria la impresin de la venta. Con esto se
asignara un folio de cuenta por cobrar y se mostrara en la parte inferior izquierda de la ventana.
Al guardar la venta e indicar que la impresin se realiz correctamente, Admincontrol le preguntar si
desea hacer el abono para el documento. Si respondemos afirmativamente la cuenta por cobrar
quedara saldada, de lo contrario la cuenta por cobrar se quedara pendiente.
Una vez guardada la venta, adicionalmente cuenta con las opciones de reimpresin de la misma,
Estas opciones las encuentra en la opcin Enviar del men de la ventana de Ventas.
operaciones o reportes a sus clientes, en este caso para enviar la venta por correo electrnico, haga
clic en la opcin Envo del men de la ventana Ventas y posteriormente haga clic en la opcin E-Mail.
contacto que desea enviar la cotizacin o escribir las direcciones de correo de los destinatarios.
En el correo electrnico se adjuntara la venta en formato PDF.
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Venta sin cotizacin previa.

Para ingresar a la ventana de ventas, haga clic en el men Clientes y posteriormente seleccione la
opcin Ventas.
Una vez hecho esto se abrir la ventana de Ventas en la cual podremos registrar a que cliente le
estamos vendiendo y los productos/servicios que deseamos venderle. Para iniciar con el registro de una
venta haga clic en el botn Nuevo.
Para elaborar la venta deber proporcionar los datos del encabezado de la venta tales como: el
almacn de donde se est vendiendo el producto, el concepto del documento (Remisin o Factura), la
clave del cliente, la fecha de la venta, la clave del usuario que est elaborando la venta, los das de
plazo y el documento con el cual el cliente le est solicitando la venta. El folio de la venta, Remisin o
factura se asigna al guardar el documento.
Si conoce la clave del cliente puede escribirla o en caso de no saberla, haga clic en el botn que se
encuentra a la derecha del campo cliente o presione la tecla F2 para abrir la ventana de bsqueda de
clientes.
En la ventana de Bsqueda de Clientes, podr filtrar la informacin mostrada escribiendo sobre el

campo Cliente o sobre el campo Razn Social, al ir escribiendo se filtrar la informacin de manera
automtica y podr seleccionar al cliente deseado haciendo doble clic sobre el rengln correspondiente
o colocando el cursor sobre el rengln correspondiente y presionando la tecla Enter.
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Una vez que seleccione el cliente deseado automticamente se obtendrn los datos restantes del
cliente (Razn Social, Das de plazo y descuentos).
Los datos para las partidas de la venta son, la cantidad y clave del producto/servicio que desea vender,
si conoce la clave del producto/servicio a vender puede escribirla o si no la sabe, puede hacer doble clic
sobre el campo Producto o colocar el cursor sobre el campo producto y presionar la tecla F2 para abrir
la ventana de Bsqueda de Productos.

Una vez que seleccione el producto/servicio desea automticamente se obtendrn los datos restantes
para la partida del documento (unidad de medida, precio y descuentos)
Una vez que proporcione todos los datos de la venta haga clic en el botn Guardar para almacenar la
venta en la base de datos, en ese momento Admincontrol enviar a impresin la venta la cual se
imprimir con el diseo que se dio a ese documento en la personalizacin de formatos de operaciones.
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Una vez guardada la venta, adicionalmente cuenta con las opciones de reimpresin de la misma,
Estas opciones las encuentra en la opcin Enviar del men de la ventana de ventas.
operaciones o reportes a sus clientes, en este caso para enviar la venta por correo electrnico, haga
clic en la opcin Envo del men de la ventana ventas y posteriormente haga clic en la opcin E-Mail.
contacto que desea enviar la venta (remisin o factura) o escribir las direcciones de correo de los
destinatarios.
En el correo electrnico se adjuntara la venta (remisin o factura) en formato PDF.
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Cuentas por Cobrar.

Una vez que realiza ventas a sus clientes podr hacer el registro de los pagos (abonos) que realizan
para saldar las facturas pendientes.
Para realizar el abono a una factura, seleccione la opcin Clientes del men principal y posteriormente
seleccione la opcin Abonos.
Se abrir la ventana de Cuentas por Cobrar Abonos, en la cual podremos registrar pagos a uno o varios
documentos as como pagos totales o parciales. Para registrar un nuevo abono haga clic en el botn
Nuevo y proporcione los siguientes datos.
Fecha del abono, Concepto (Abono, Forma de pago, Numero de cliente, Documento Abono
Documento con el cual le estn pagando-) y seleccione los documentos que desea liquidar con el pago
recibido.
Una vez que registre los abonos correspondientes haga clic en el botn Guardar.
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Operaciones con Proveedores.

Una vez que ya tenemos registrada la informacin de productos/servicios, proveedores. Podr iniciar
con la operacin de la empresa, elaborando rdenes de compra y compras a sus proveedores.
rdenes de compra.
Para ingresar a la ventana de rdenes de compra, haga clic en el men Proveedores y posteriormente
seleccione la opcin rdenes de compra.
Una vez hecho esto se abrir la ventana de rdenes de compra en la cual podremos registrar a que
proveedor le estamos elaborando la orden de compra y los productos/servicios que deseamos nos
venda. Para iniciar con el registro de una orden de compra haga clic en el botn Nuevo.
Para elaborar la orden de compra deber proporcionar los datos del encabezado de la orden de compra
tales como: El almacn en donde se solicita el producto, la clave del proveedor y la fecha de la orden
de compra. El folio de la orden de compra se asigna al guardar el documento.
Si sabe la clave del proveedor puede escribirla o en caso de no saberla, haga clic en el botn que se
encuentra a la derecha del campo proveedor o presione la tecla F2 para abrir la ventana de Bsqueda
de proveedores.
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En la ventana de Bsqueda de proveedores, podr filtrar la informacin mostrada escribiendo sobre el
campo Proveedor o sobre el campo Razn Social, al ir escribiendo se filtrar la informacin de manera
automtica y podr seleccionar al proveedor deseado haciendo doble clic sobre el rengln
Una vez que seleccione el proveedor deseado automticamente se obtendrn los datos restantes del
proveedor (Razn Social, Das de plazo y descuentos).
Los datos para las partidas de la orden de compra son, la cantidad y clave del producto/servicio que
desea comprar, si conoce la clave puede escribirla o si no la sabe, puede hacer doble clic sobre el
campo Producto o colocar el cursor sobre el campo Producto y presionar la tecla F2 para abrir la
ventana de Bsqueda de Productos.

restantes para la partida del documento (unidad de medida, costo y descuentos)
Una vez que proporcione todos los datos de la orden de compra haga clic en el botn Guardar para
almacenarla en la base de datos, en ese momento Admincontrol enviar a impresin la orden de
compra la cual se imprimir con el diseo que se dio a ese documento en la personalizacin de
formatos de operaciones.
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Una vez guardada la orden de compra, adicionalmente cuenta con las opciones de: reimpresin de la
misma, enviarla por correo electrnico o guardarla con formato PDF.
Estas opciones las encuentra en la opcin Enviar del men de la ventana de cotizaciones.
operaciones o reportes a sus proveedores, en este caso para enviar la orden de compra por correo
electrnico, haga clic en la opcin Envo del men de la ventana rdenes de compra y posteriormente
haga clic en la opcin E-Mail.
contacto que desea enviar la orden de compra o escribir las direcciones de correo de los destinatarios.
En el correo electrnico se adjuntara la orden de compra en formato PDF.
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Compras.
Puede realizar una compra de dos formas.
1.- Si ya tiene una orden de compra previa, pude localizar la orden de compra deseada y en el men
de la ventana de rdenes de Compra hacer clic en el botn Generar y seleccionar la opcin Compra.
2.- Puede registrar la informacin de la compra proporcionando los datos del proveedor y las partidas
del documento.
Compra desde Orden de Compra.

Para elaborar una compra desde una orden de compra previa, realice los siguientes pasos.
1.- Haga clic en la opcin Proveedores del men principal y posteriormente seleccione la opcin
Bsqueda de operaciones, con lo cual se abrir la ventana de Bsqueda de operaciones.
En la lista desplegable Oper. Proveedores, seleccione la opcin Ordenes con lo cual se mostraran todas
las rdenes de compra realizadas, usted puede filtrar los datos mostrados seleccionando de la lista
desplegable Este Campo, el campo por el cual desea filtrar la informacin, por ejemplo, seleccione Folio
y en el campo Contenga escriba el folio de la orden de compra que desea localizar y haga clic en el
botn Buscar.
Una vez que localice la orden de compra deseada haga doble clic sobre el rengln correspondiente a la
orden de compra o coloque el cursor en el rengln de la orden de compra deseada y presione la tecla
Enter. Con esto se abrir la ventana de la orden de compra.
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Para convertir la orden de compra en compra, haga clic en el botn Generar del men de la ventana de
rdenes de Compra y seleccione la opcin Compra.
Al hacer esto se abrir la ventana de Compras y copiara toda la informacin de la orden de compra a la
ventana de Compras, de manera que usted podr modificar los datos de la misma o guardar la compra.
Una vez que se guarde la compra se enviara a impresin, en ese momento se afectara tambin al
inventario y a las cuentas por pagar. Con esto se asignara un folio de cuenta por pagar y se mostrar
en la parte inferior izquierda de la compra.
Una vez guardada la compra se afectan los inventarios y cuentas por pagar, adicionalmente cuenta con
las opciones de reimpresin de la misma, enviarla por correo electrnico o guardarla con formato PDF.
Estas opciones las encuentra en la opcin Enviar del men de la ventana de Compras.
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operaciones o reportes a sus proveedores, en este caso para enviar la compra por correo electrnico,
haga clic en la opcin Envo del men de la ventana Compras y posteriormente haga clic en la opcin
E-Mail.
contacto que desea enviar la compra o escribir las direcciones de correo de los destinatarios.
En el correo electrnico se adjuntara la compra en formato PDF.
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Compra sin orden de compra previa.

Para ingresar a la ventana de Compras, haga clic en el men Proveedores y posteriormente seleccione
la opcin Compras.
Una vez hecho esto se abrir la ventana de Compras en la cual podremos registrar a que proveedor le
estamos comprando y los productos/servicios que deseamos comprar. Para iniciar con el registro de
una Compra haga clic en el botn Nuevo.
Para elaborar la compra deber proporcionar los datos del encabezado de la Compra tales como: El
almacn al que ingresar el producto, el concepto del documento (Compra o Ajuste), la clave del
proveedor, la fecha de la compra, los das de plazo y el documento con el cual le hicieron entrega del
producto. El folio de la compra se asigna al guardar el documento.
Si conoce la clave del proveedor puede escribirla o en caso de no saberla, haga clic en el botn que se
encuentra a la derecha del campo proveedor o presione la tecla F2 para abrir la ventana de Bsqueda
de proveedores.
En la ventana de Bsqueda de Proveedores, podr filtrar la informacin mostrada escribiendo sobre el

campo Proveedor o sobre el campo Razn Social, al ir escribiendo se filtrar la informacin de manera
automtica y podr seleccionar al proveedor deseado haciendo doble clic sobre el rengln
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Una vez que seleccione el proveedor deseado automticamente se obtendrn los datos restantes del
proveedor (Razn Social, Das de plazo y descuentos).
Los datos para las partidas de la compra son, la cantidad y clave del producto/servicio que desea
comprar, si conoce la clave del producto/servicio a comprar puede escribirla o si no la sabe, puede
hacer doble clic sobre el campo Producto o colocar el cursor sobre el campo producto y presionar la
tecla F2 para abrir la ventana de Bsqueda de Productos.

restantes para la partida del documento (unidad de medida, precio y descuentos)
Una vez que proporcione todos los datos de la compra haga clic en el botn Guardar para almacenar la
compra en la base de datos, en ese momento Admincontrol enviar a impresin la compra la cual se
imprimir con el diseo que se dio a ese documento en la personalizacin de formatos de operaciones.
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Una vez guardada la compra se afectaran los inventarios y las cuentas por pagar, adicionalmente
cuenta con las opciones de reimpresin de la misma, enviarla por correo electrnico o guardarla con
formato PDF.
Estas opciones las encuentra en la opcin Enviar del men de la ventana de ventas.
operaciones o reportes a sus proveedores, en este caso para enviar la compra por correo electrnico,
haga clic en la opcin Envo del men de la ventana compras y posteriormente haga clic en la opcin EMail.
contacto que desea enviar la compra o escribir las direcciones de correo de los destinatarios.
En el correo electrnico se adjuntara la compra en formato PDF.
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Cuentas por Pagar.

Una vez que realiza ventas a sus clientes podr hacer el registro de los pagos que realiza a sus
proveedores para saldar las facturas pendientes.
Para realizar el abono a una factura, seleccione la opcin Proveedores del men principal y
posteriormente seleccione la opcin Abonos.
Se abrir la ventana de Cuentas por Pagar Abonos, en la cual podremos registrar pagos a uno o varios
documentos as como pagos totales o parciales. Para registrar un nuevo abono haga clic en el botn
Nuevo y proporcione los siguientes datos.
Fecha del abono, Concepto, Numero de proveedor, Documento Abono Documento con el cual est
pagando-) y seleccione los documentos que desea liquidar con el pago realizado.
Una vez que registre los abonos correspondientes haga clic en el botn Guardar.
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Bancos.
Este mdulo nos permite llevar un control de nuestras cuentas bancarias y afectar a las cuentas por
cobrar y cuentas por pagar, de manera que se podr dar una idea clara de la situacin de sus cuentas
bancarias.
Para poder trabajar con el mdulo de bancos es necesario que registre los bancos a utiliza, el tipo de
cuentas as como las cuentas bancarias que desea manejar. Para poder registrar esta informacin haga
clic en la opcin Configurar del men principal y posteriormente seleccione la opcin Diversos.
Se abrir la ventana de catlogos diversos, una vez dentro de esta haga clic en la opcin Bancos y
seleccione la opcin que desea configurar.
Posteriormente, para poder trabajar con estas cuentas seleccione la opcin Bancos del men principal y
posteriormente la opcin Movimientos.
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Al seleccionar esta opcin se abrir la ventana de seleccin de cuentas bancarias, seleccione la cuenta
con la cual desea trabajar haciendo doble clic en el rengln correspondiente a la cuenta deseada.
Al seleccionar la cuenta con la cual desea trabajar se abrir la ventana de movimientos bancarios, en la
cual podr registrar abonos, cheques o cargos que afectarn a la cuenta seleccionada.
Cuando desea registrar un pago de clientes, debe seleccionar la opcin abonos y se abrir la ventana
de abonos, en la cual deber registrar los datos correspondientes al abono.
Para afectar a la cuenta por cobrar haga clic en el botn CxC Abono, y proporcione los datos que se
solicitan en la siguiente ventana.
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En esta ventana podr hacer pagos totales o parciales a los documentos que le debe el cliente. Una vez
registrados los pagos, haga clic en el botn Guardar y posteriormente en el botn Salir, con esto se
afecta a la cuenta por cobrar y para que el movimiento quede registrado en bancos haga clic en el
botn Guardar de la ventana de Abonos.
Puede afectar a las cuentas por pagar seleccionando la opcin de Cheque o Cargo, por ejemplo: vamos
a afectar a una cuenta por pagar con un cargo que podra ser transferencia electrnica.
Para afectar a la cuenta por pagar haga clic en el botn CxP Abono, y proporcione los datos de las
facturas a pagar en la siguiente ventana.
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En esta ventana podr hacer pagos totales o parciales a los documentos que le debe al proveedor. Una
vez registrados los pagos, haga clic en el botn Guardar y posteriormente en el botn Salir, con esto se
afecta a la cuenta por pagar y para que el movimiento quede registrado en bancos haga clic en el
botn Guardar de la ventana de Cargos.
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Reportes.
Una vez que ya cuenta con informacin registrada, podr obtener diferentes reportes ingresando al
mdulo de reportes de Admincontrol.
Admincontrol cuenta con un aproximado de 50 reportes que se encuentran agrupados en las diferentes
categoras.
Para ingresar al mdulo de reportes haga clic en la opcin Proveedores del men principal y
posteriormente seleccione la opcin Reportes.
La opcin de reportes se encuentra en cada mdulo del Admincontrol.

Con esto se abrir el mdulo de reportes de Admincontrol.
Todos los reportes se podrn imprimir, exportar a formato PDF, Excel o incluso tablas dinmicas y
enviarlos por correo electrnico.
Para seleccionar un reporte haga doble clic sobre la opcin Objetos para expandir las opciones de
reportes, posteriormente haga doble clic en la categora deseada y finalmente haga doble clic sobre el
nombre del reporte.
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Por ejemplo, para emitir el reporte de consecutivo de facturas, seleccione la categora Ventas y
posteriormente haga doble clic sobre el reporte Consecutivo de Facturas.
Para tener una vista previa del reporte, haga clic en el botn vista previa (resaltado con el crculo rojo)
y a continuacin se le pedir que proporcione el rango de fechas que desea imprimir. Si quiere ver
todas las facturas haga doble clic en la opcin <All values>.
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Consulta de Inventarios.
Una vez que se ha registrado movimientos en el inventario con las compras y ventas realizadas, podr
consultar las existencias de los productos, para ingresar a esta consulta seleccione la opcin Productos
del men principal y posteriormente la opcin Consultas.
Con lo cual se abrir la ventana de Consulta de Productos, en esta ventana puede consultar las
existencias (disponibles), los movimientos del kardex, los precios y costos.
En esta ventana podr filtrar la informacin del producto y almacn deseado, proporcione la
informacin por la cual desea filtrar y haga clic en el botn Buscar.

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Ventana principal de Quanticus Admincontrol PLUS.

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Configuracin de Quanticus Admincontrol PLUS.

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Personalizar Formatos de Operaciones.

Ventana Principal del Diseador de Reportes.

Barras de herramientas, Se compone de 3 barras las cuales son:

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Dentro del rea de diseo, contamos con 3 secciones bsicas:

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Catlogo de Productos / Servicios.

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Operaciones con Clientes.

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Venta desde cotizacin.

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Venta sin cotizacin previa.

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Cuentas por Cobrar.

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Operaciones con Proveedores.

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Compra desde Orden de Compra.

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Compra sin orden de compra previa.

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