21 de Marzo de 2016

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Mtodo Simple para Planear el Trabajo con Interesados

Introduccin
Cuando empezamos a transitar el camino de "traducir" la necesidad de negocio en accin
generando la solucin esperada necesitamos identificar las personas, grupos u organizaciones que
nos guiarn para analizar sus expectativas y desarrollar la estrategia para trabajar en conjunto.
Esta accin es un factor clave para el xito del trabajo de Anlisis de Negocio porque,
metafricamente hablando, el Analista de Negocio es el rol que asegura que todo lo esperado se
hace realidad. La actividad es conocida como Administracin de los Interesados y se realiza desde
el minuto cero del ciclo de vida1 de la solucin.
Por definicin, un interesado es "persona u organizacin cuyos intereses pueden verse positiva o
negativamente afectados por la solucin o el proceso para generar la solucin". La palabra clave es
"afectada" porque esta situacin va a generar actitud positiva o negativa y es por esto que
tenemos que empezar tan pronto como sea posible una estrategia de gestin.
Lo que sigue es un mtodo prctico que he utilizado desde hace muchos aos con buenos
resultados y que comprende dos fases clave (siendo un proceso continuo a lo largo de todo el ciclo
de vida de la solucin):

Identificar Interesados: el proceso de identificar las personas, grupos u organizaciones que

pueden impactar o ser impactados por una decisin, actividad o resultado de la iniciativa
de crear la solucin.
Planificar el Trabajo con Interesados: el proceso de desarrollar estrategias para trabajar
con los interesados y lograr la participacin efectiva a travs de toda la iniciativa, basado
en el anlisis de sus necesidades y el potencial impacto sobre el proceso de crear la
solucin.

Es posible entonces que al lector tambin le d resultado est mtodo prctico. Y por supuesto,
todo comentario es ms que bienvenido.

Identificar Interesados.
Como se expuso anteriormente es el proceso de identificar las personas, grupos u organizaciones
que pueden impactar o ser impactados por una decisin, actividad o resultado de la iniciativa de
crear la solucin. Es muy importante prestar atencin que estamos realizando una actividad de
Elicitacin (espero escribir un artculo sobre esto en breve).
Como gua para minimizar la probabilidad de obviar algn interesado se utiliza como base el
concepto sistmico aplicado a la organizacin y los conceptos de arquitectura empresarial.

Ciclo de vida puede definirse como el tiempo que transcurre desde la idea hasta la disposicin o modificacin de la solucin.

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Utilizando el pensamiento sistmico [Bunge 1979], el analista de negocios es consciente de que el

cambio tendr un impacto en la arquitectura de la empresa.
La Arquitectura Empresarial (EA) es definida por Gartner como "una disciplina para, de manera
proactiva y holstica, liderar las respuestas de la empresa a fuerzas disruptivas mediante la
identificacin y el anlisis de la ejecucin del cambio teniendo en cuenta la visin y los resultados
de negocio deseados. EA se utiliza para dirigir las decisiones que se toman para lograr la evolucin
de la arquitectura hacia el estado futuro deseado". [Gartner Group 2013]
La Arquitectura Empresarial podra describirse bsicamente como consistente en varias
arquitecturas altamente independientes, altamente cohesivas, segn el modelo a continuacin:

Figura 1: Arquitectura empresarial.

Arquitectura de Negocios (BA): es el puente entre la estrategia y el negocio en

funcionamiento. Cada vez que el ambiente interacta con el negocio es a travs de la
Arquitectura de Negocios.
Arquitectura de Aplicacin (AA): describe la estructura y comportamiento de las
aplicaciones utilizadas en un negocio, y se centra en la forma en que interactan entre s y
con los usuarios para apoyar componentes de la Arquitectura de Negocios.
Arquitectura de Tecnologa (TA): es la tecnologa utilizada para apoyar los componentes de
la Arquitectura de Aplicaciones.

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Arquitectura de Seguridad (SA): es un diseo de seguridad coherente, que se ocupa de los

requisitos (por ejemplo, la autenticacin, autorizacin, etc.) - y, en particular, los riesgos
de un entorno / situacin especfica, y describe qu controles de seguridad se aplicarn y
dnde.
Arquitectura de la Informacin (IA): es una combinacin de organizacin, etiquetado, y
modelos de navegacin, y los mecanismos de recuperacin, dentro de un espacio de
informacin.

Podemos utilizar la Arquitectura Empresarial como un mapa para descubrir personas, grupos u
organizaciones que sern los componentes de nuestra Lista de Interesados o tambin llamado
Registro de Interesados. Y estas personas, grupos u organizaciones pueden ser tanto internas
como externas a nuestra organizacin (para lo externo sirve tener en mente la concepcin
sistmica ya que la organizacin es un sistema adaptable y abierto interactuando con el medio
ambiente posiblemente algunos los llamen mercado).
En este punto, el Registro de Interesados puede completarse con la informacin de identificacin,
a saber2 :

Nombre
Posicin en la Organizacin
Localizacin
Informacin de Contacto

Planificar el Trabajo.
Como se expuso anteriormente es el proceso de desarrollar estrategias para trabajar con los
interesados y lograr la participacin efectiva a travs de toda la iniciativa, basado en el anlisis de
sus necesidades y el potencial impacto sobre el proceso de crear la solucin.
En una primera etapa cada interesado se clasifica utilizando una matriz. En el caso de este proceso
prctico la matriz utilizada es la matriz de Influencia/Impacto, pero podrn encontrar diferentes
combinaciones en la literatura sobre el tema. De nuevo, es crtico entender que esta informacin
se completa a partir de la elicitacin realizada con el interesado. Es decir, estamos utilizando lo
que cada interesado expres durante la elicitacin.
En la figura 2 puede verse un ejemplo de Matriz de Influencia/Impacto. En el contexto del
presente trabajo, Influencia se define como la capacidad de un interesado de modificar las
decisiones de cualquier otro involucrado en el proceso de generar la solucin mientras que
Impacto es el grado en el que la solucin lo afecta.

Recordar que la definicin de cualquiera de las salidas del trabajo de Anlisis de Negocio se realiza durante el proceso de Planificacin
del Anlisis de Negocio. El detalle que se muestra es un ejemplo prctico fruto de la utilizacin prctica.

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No importa el tipo de matriz que se utilice (otras son Poder/Inters, Poder/Influencia,

Influencia/Inters) todas coinciden en la determinacin de la estrategia a seguir una vez
clasificados, a saber:

Keep Satisfied (KS): prestar atencin a sus requerimientos pero no aburrirlos con la
comunicacin constante.
Manage Closely (MC): son los interesados clave que debemos mantener involucrados a lo
largo de todo el proceso de creacin de la solucin.
Monitor (MO): tenerlos siempre en cuenta porque pueden cambiar de clasificacin a lo
largo del proceso de creacin de la solucin, generalmente se destina tiempo a detectar
estos cambios y mantenerlos informados.
Keep Informed (KI): se les enva informacin, se escuchan y registran sus necesidades, se
trabaja sobre sus ansiedades.

Figura 2: Un ejemplo de matriz de Influencia/Impacto

Luego de la clasificacin, estamos listos para completar la etapa de definicin de estrategias y

completar la informacin faltante en el Registro de Interesados, a saber:

Nivel de Influencia (Alto, Medio, Bajo).

Nivel de Impacto (Alto, Medio, Bajo).
Estrategia segn Anlisis (KS, MC, MO, KI).
Estrategia a Seguir (KS, MC, MO, KI). Por caso que debamos moverlo de cuadrante a
efectos de lograr los objetivos de la solucin.
Elevator Speech. Este es un concepto muy interesante que cuando se pone en prctica
proporciona enormes beneficios. Se trata de registrar all la frase que le diramos a un
interesado para cambiar su estado teniendo en cuenta que el tiempo disponible para
lograrlo es la duracin de un viaje en ascensor entre dos pisos contiguos.

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Influencia
(1)

Impacto
(2)

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Estrategia
Segn
Anlisis
(3)

Jos Muchaplata

MC

MC

Juan Mainmanager

MC

MC

Matas Chamuyo

MC

MC

Banco Central

KS

KS

Alberto Wellbuy

KS

MC

Pedro Distribudo

KS

KS

Daniel Prendeapaga

KS

MC

Federico Plstico

MO

MO

Equipo Sistemas

KI

KI

Usuarios Finales

KI

KI

Juan Pequeo

KI

MC

Nombre y Puesto

Estrategia
a Seguir
(3)

Elevator Speech

"Los clientes mantendrn la cuenta y les

entregaremos tarjetas de dbito y crdito"

"Ud. ayud a que el Banco nazca y se desarroll. Lo

necesitamos para lograr que crezca."

"Necesitamos de sus ideas para que la solucin

sea existosa"

Figura 3: Un ejemplo de Registro de Interesados

Conclusin
Mucho se podra seguir escribiendo respecto a todo lo relacionado con interesados. Pero este
documento persigue describir en forma simple un mtodo prctico que ha dado resultado durante
aos para comenzar la desafiante tarea de generar la solucin que todos esperan y lograr que
los sueos de los interesados se hagan realidad.

Referencias
[Bunge 1.979] Mario Bunge. 1979. Un mundo de sistemas. Dordrecht; Boston, Reidel.
[Gartner Group 2013] Gartner Group. Gartner Glosario de TI. Http://www.gartner.com/itglossary/enterprise-architecture-ea/
[Bertalanffy 1968] Ludwig von Bertalanffy. 1968. teora del sistema general: Fundamentos,
Desarrollo de Aplicaciones. Nueva York: George Braziller, edicin revisada 1976: ISBN 0-80760453-4

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BIO del AUTOR.

Sergio Luis Conte, Repblica Argentina
Sergio Luis Conte es Ph.D in Software Engineering egresado de la
Universidad Cargnegie Mellon, USA.
Tambin obtuvo su ttulo de Licenciado en Sistemas de la Universidad
CAECE y realiz estudios de posgrado en Administracin y Direccin
Empresarial en la Facultad de Ingeniera de la UBA, en Ingeniera de
Software en la Universidad CAECE y en Ingeniera del Conocimiento en el
ITBA.
Actualmente trabaja en PepsiCO en el GPMG (Global Project Management
Group) como responsable de Programas para Latino America.
A dictado conferencias y es profesor en varias Universidades de Argentina y
el exterior y fu el primer Latino Americano en ser invitado a dictar una
conferencia en la 2012 ProjectWorld & World Congress for Business
Analysts Conference (www.projectworld.com)
Sergio posee las certificaciones PMP, PMI-PBA y PMI-ACP del PMI y CBAP
del IIBA y trabaja como autor y revisor de los estndares asociados al
Anlisis de Negocio del PMI y el IIBA.
Para ms informacin sobre sus antecedentes puede consultar:
http://ar.linkedin.com/pub/sergio-luis-conte/19/381/858

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