Como Certificar Ohsas 18001

Calidad & Gestin | CMO CERTIFICAR OHSAS 18001 | Pg.
1 de 13
CMO
CERTIFICAR
OHSAS
18001
Autores:
Ing. Roberto Lemo
Ing. Hugo Gonzlez
Directores de Calidad & Gestin
2016
http://www.calidad-gestion.com.ar | A. M. de Justo 1150 - Piso 3 - Of. A306 | Puerto Madero | Buenos Aires | (+54 11) 5278-5911
Calidad & Gestin | CMO CERTIFICAR OHSAS 18001 | Pg. 2 de 13
CONTENIDO
INTRODUCCIN........................................................................................................ 3
PARA QU IMPLEMENTAR OHSAS 18001? .............................................................. 4
QU SIGNIFICA IMPLEMENTAR OHSAS 18001? ..................................................... 5
ADECUADA IMPLEMENTACIN ................................................................................. 6
ERRORES Y DIFICULTADES HABITUALES ................................................................. 7
PROCESO DE IMPLEMENTACIN .............................................................................. 9
PARTICIPACIN DE CONSULTORES O ASESORES EXTERNOS ................................ 12
RESUMEN Y CONCLUSIONES .................................................................................. 13
INTRODUCCIN
El presente informe tiene como objeto tratar los principios y las directrices que permitan a una
organizacin implementar de manera efectiva un sistema de gestin de salud y seguridad
ocupacional apropiado a sus necesidades, basado en los requerimientos de la Norma
Internacional OHSAS 18001 y alcanzar as su certificacin.
Los conceptos aqu mencionados pueden ser utilizados por todas aquellas organizaciones que
deseen desarrollar e implementar una poltica y unos objetivos que tengan en cuenta los
requisitos legales y la informacin sobre los riesgos para la salud y seguridad ocupacional (SSO).
No se ha pretendido presentar en este documento propuestas metodolgicas para atender o
disear los procesos de la gestin de salud y seguridad ocupacional, sino presentar una secuencia
lgica para disear, implementar y poder certificar un sistema de gestin de salud y seguridad
ocupacional conforme a Norma.
Es importante destacar y aclarar que la gestin de salud y seguridad ocupacional de una
organizacin conforma una disciplina tan amplia que incluye aspectos estratgicos y competitivos
de la organizacin. Sin embargo, estos campos de la gestin de salud y seguridad ocupacional
exceden el alcance de los requisitos auditables de manera objetiva y que se consideran a los
efectos de la certificacin correspondiente. Consecuentemente, tampoco guan a la organizacin
hacia un desempeo de SSO ptimo, sino a una performance equilibrada con las posibilidades
econmicas de la organizacin y sus partes interesadas.
PARA QU IMPLEMENTAR OHSAS 18001?

La norma OHSAS ha sido elaborada para asistir a las organizaciones, de todo tipo y tamao, en la
implementacin y la operacin de sistemas de gestin de salud y seguridad ocupacional eficaces.
Recordamos la definicin de Eficacia como el grado en que se realizan las actividades
planificadas y se alcanzan los resultados planificados. (ISO 9000:2005)
Es decir que lo que se procura con la implementacin de OHSAS 18001, es simplemente lograr lo
que la Direccin establece en trminos de desempeo de SSO. En este punto aparece un cambio
importante respecto de ISO 9000, y es que hay un aspecto sobre el cual la Direccin de la
organizacin no tiene autoridad para decidir: es el CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES
Y OTROS REGLAMENTARIOS QUE APLIQUEN.
En efecto, mientras que

hablando de Calidad la
propia organizacin decide
cual es el nivel del
compromiso que asume
frente al Cliente, en
materia
de
SSO
el
cumplimiento legal est
por encima de cualquier
decisin
que
la
organizacin pueda tomar,
de la misma manera incluso
la identificacin de los riesgos laborales guarda una muy estrecha relacin con el marco legal
aplicable.
Entonces, a qu se reduce la planificacin de la gestin de salud y seguridad ocupacional segn
OHSAS 18001?. Bsicamente al cumplimiento legal y reglamentario, incluyendo dentro de los
mismos la buena prctica de SSO en ausencia de normativa legal vigente.
Si tomamos en cuenta lo dicho arriba, podemos contestar la pregunta del ttulo de la siguiente
manera:
Se implementa OHSAS 18001 para definir e implementar procesos que permitan a la
organizacin identificar el marco legal y reglamentario vigente para evitar que la organizacin
incumpla con el mismo debiendo asumir las costosas consecuencias de tales situaciones.
Asimismo, la implementacin de OHSAS 18001 debera ayudar a prevenir la comisin de
potenciales incumplimientos como consecuencia de prcticas de SSO inapropiadas segn los
criterios.
Entre las situaciones que ms frecuentemente impulsan la decisin de certificar OHSAS 18001,
es posible mencionar a las siguientes:
1. Requisito de Clientes. Los clientes exigen la certificacin bsicamente por dos motivos:
a. Procuran un mecanismo que les confiera un mnimo de confianza en que no sern
penalizados por efecto de la responsabilidad solidaria en materia de SSO por sus
proveedores.
b. Confiabilidad del suministro, es decir que el proveedor no est expuesto a
clausuras que afecten la cadena de abastecimiento del cliente.
2. Exigencia de instituciones. Los casos tpicos son:
a. Instituciones financieras. Generalmente asociadas al financiamiento, OHSAS
18001 es un buen mtodo para asegurar cumplimiento legal y minimizar el riesgo.
b. Requisito corporativo. Cada da son ms los Holdings y Corporaciones globales que
adoptan el sistema de certificaciones por normas internacionales para proteger
sus marcas de una manera eficaz y econmica.
c. Organismos gubernamentales. Es menos frecuente, ya que por lo general la
fiscalizacin se realiza por otros mecanismos. Sin embargo, la certificacin OHSAS
18001 suele ser un elemento valorado en gestiones ante organismos.
Como vemos, en trminos prcticos las razones para implementar un sistema de gestin de salud
y seguridad ocupacional y certificar OHSAS 18001, son bien concretas, prcticas y alejadas de una
mera vocacin altruista en materia de SSO.
QU SIGNIFICA IMPLEMENTAR OHSAS 18001?

Bsicamente implica dotar a la organizacin de una herramienta simple, efectiva
y potente para resguardarla de la generacin de enfermedades y accidentes
laborales y para mejorar el desempeo en trminos econmicos de las cuestiones
de SSO.
Es una accin de la direccin que procura y persigue la reduccin de riesgos y de costos operativos
asociados a los aspectos de SSO. Creemos que si esta accin no se concibe en estos trminos se
comienza de una manera equivocada, aun
cuando la finalidad sea la de cumplir con una
exigencia externa. Esto es as, simplemente
porque el concepto de economa de recursos
tambin es justamente un criterio de SSO tan
vlido como la reduccin de accidentes.
La norma OHSAS 18001 se basa en el ciclo de
mejora continua PDCA (Planificar, Hacer,
Verificar, Actuar), como herramienta para
optimizar el comportamiento de la
organizacin en materia de SSO.
Como siempre proponemos en las
implementaciones de sistemas de gestin, OHSAS 18001 no se trata simplemente de escribir
polticas, manuales y procedimientos. No se trata de burocratizar la cuestin de SSO en la
organizacin. Se trata de herramientas para la mejor administracin de los recursos, y eso es
economa.
A nivel operativo, una implementacin significa, aparte del ordenamiento propio de los sistemas
de gestin correctamente implementados, el establecimiento de algunos procesos
fundamentales que son:
1. La identificacin de los peligros y evaluacin de los riesgos derivados de las actividades,
productos y servicios de la organizacin,
2. La individualizacin precisa y aplicacin correspondiente del marco legal y reglamentario,
3. La actualizacin de la informacin, tcnica y legal relativa a los aspectos de SSO de inters
de la organizacin,
4. La comunicacin con todas las partes interesadas, que en este caso incluyen a todas las
personas que trabajan para o en nombre de la empresa, y
5. El monitoreo y evaluacin peridica del cumplimiento legal por parte de la organizacin.
La aplicacin correcta y completa de estos procesos conlleva un gran beneficio a cualquier
organizacin, independientemente de los mviles que tenga para hacerlo.
En efecto, en general la mayora de las organizaciones adolecen de la falta incluso de informacin
completa, correcta y analizada respecto a sus obligaciones legales en materia de SSO. Esa simple
situacin lleva a que, sin saberlo, se comprometan con afectacin de su patrimonio en grado
incompatible, especialmente, con el xito empresario.
Desde un punto de vista positivo, el producto de los procesos mencionados es valiossimo para
para la elaboracin de planes de negocio y mejora del desempeo global de la organizacin.
ADECUADA IMPLEMENTACIN
Mientras que el diseo e implementacin de un sistema de gestin de la calidad tiene, o debera
tener si es adecuadamente realizado, un impacto en la estrategia de la organizacin, el mismo
proceso para la cuestin de SSO no necesariamente debera tenerlo.
Sucede que la parte del sistema de gestin de la organizacin que se ocupa de la cuestin de SSO
(en los trminos de la OHSAS 18001) es de orden ms operativo que estratgico. Esto se debe a
que mayormente el sistema de gestin de salud y seguridad ocupacional es reactivo frente a las
actividades de la organizacin y al marco legal correspondiente.
Al mismo tiempo, los procesos que incluye son ms especficos y por consiguiente requieren de
mayor especializacin para su correcta definicin, ejecucin y mantenimiento.
Una forma simple, rpida y segura de establecer, implementar y certificar un sistema de gestin
de salud y seguridad ocupacional por la norma OHSAS 18001 involucra una serie de pasos que
son:
1. Definir las responsabilidades relativas a la gestin de salud y seguridad ocupacional,
2. Establecer y comunicar la poltica de SSO, o sea declarar formalmente el compromiso de
la organizacin respecto de su desempeo de SSO. Esta poltica debe ser coherente y
consistente con la estrategia general de la organizacin,
3. Identificar todos los aspectos de SSO de sus actividades, productos y servicios,
4. Relevar el marco legal y reglamentario, as como el modo en que aplica de manera precisa,
5. Evaluar los impactos de SSO correspondientes a las actividades y reconocer los que son
significativos basados en la poltica de SSO adoptada,
6. Definir e implementar los procedimientos generales propios del sistema de gestin de
salud y seguridad ocupacional (comunes a todas las organizaciones) y especficos (propios
de la actividad desarrollada),
7. Seleccionar los indicadores clave de desempeo de los procesos as como la metodologa
de medicin de los mismos,
8. Implementar efectivamente todos los procesos definidos,
9. Monitorear la eficacia del sistema de gestin a travs de los indicadores clave
seleccionados y la aplicacin de tcnicas estadsticas,
10. Aplicar acciones correctivas basados en el anlisis de los resultados y acciones preventivas
basadas en la poltica de SSO,
Estos simples pasos deben ser realizados por personal especializado competente en temas de
SSO, o al menos con asistencia de expertos en la materia.
La implementacin del sistema de gestin de salud y seguridad ocupacional, en general, no
determina cambios significativos en la organizacin, sino que constituye un complemento
importante de la gestin general.
A diferencia de lo que acontece con los sistemas de gestin de la calidad, que impactan en el
corazn del negocio o actividad de la organizacin, la cuestin de SSO es en la mayora de los
casos una cuestin accesoria. Muy importante, pero no central del negocio. Por eso no sera
razonable decir que se trata de una decisin estratgica la implementacin y certificacin de
OHSAS 18001, salvo lgicamente casos puntuales.
ERRORES Y DIFICULTADES HABITUALES

Adems de aquellas situaciones comunes y frecuentes que aparecen cuando una organizacin
intenta ordenarse y comenzar a aplicar procesos y metodologas operativas, las principales
fuentes de errores y dificultades en estos proyectos tienen relacin con:
Competencias en temas de SSO y legales,
Responsabilidad y autoridad de los funcionarios intervinientes,
Procesos inadecuados para la organizacin, y
Fallas en la seleccin y uso de los indicadores clave de procesos.
Respecto de la necesaria competencia en temas de SSO, lo que sucede es que muchas veces el
relevamiento del marco legal y el correspondiente anlisis de su aplicacin es realizado por
personas sin los conocimientos ni la informacin necesaria para un tema tan importante.
Consecuentemente, la calidad del diagnstico determina la de los resultados del mismo.
Es importante contar con buen asesoramiento legal cuanto menos al inicio del proyecto, el cual
es determinante para identificar adecuadamente el marco regulatorio en que desempean las
actividades de la empresa.
En cuanto respecta a la responsabilidad y autoridad de los funcionarios que integran el sistema

de gestin de salud y seguridad ocupacional, suele suceder que por ser un tema accesorio se
deposita en manos de personas de menor nivel jerrquico, sin dotarlos de la necesaria autoridad
y autonoma. La Direccin de la organizacin no debe confundir: el tema de SSO es ACCESORIO,
pero igualmente es MUY IMPORTANTE.
La calidad de los procesos y la adecuacin de los indicadores es generalmente una consecuencia
de las competencias de quienes los elaboran. Para esto, para el diseo de procesos eficaces y
eficientes, es conveniente la participacin de Consultores o Asesores de categora. Nuevamente
surge aqu la cuestin econmica, algunas empresas escogen las alternativas baratas del
mercado, algo que al final del camino generalmente termina siendo ms costoso.
PROCESO DE IMPLEMENTACIN
A nivel operativo, para un proyecto de implementacin y certificacin de OHSAS 18001 existe una
serie de etapas que deberan desarrollarse.
A continuacin describimos esas etapas en trminos de una secuencia cronolgica e indicamos
las funciones que deberan ejercer el liderazgo o la responsabilidad por la ejecucin de las mismas
y recursos externos necesarios. Debe tenerse presente que esto no es una metodologa
obligatoria, sino simplemente una secuencia tpica:
Etapas del Proyecto
Responsable
Recursos
Externos
Direccin
Asesor Externo
Diagnstico inicial del Sistema de Gestin.

Evaluacin del sistema de gestin de la organizacin desde la
perspectiva y requisitos de la norma OHSAS 18001.
Toda organizacin, desde el momento en que existe, tiene un
sistema de gestin el cual contiene algunos elementos que el
modelo OHSAS 18001 propone. Es importante saber que se debe
rescatar, mantener y mejorar, e identificar cules procesos
debern disearse para completar el modelo OHSAS 18001
Es muy conveniente que el diagnostico sea realizado por un
Asesor Externo con adecuado conocimiento de la organizacin
para evitar complacencias que resten objetividad al diagnstico.
Este proceso debe alcanzar los siguientes objetivos:

Determinacin del grado de cumplimiento de requisitos
normativos: anlisis los resultados obtenidos y comparacin
respecto de los requisitos de la norma de referencia, lo que
permite establecer el grado de cumplimento de stos en el
Sistema de Gestin de la empresa, definiendo la brecha existente
entre el estado actual del SG y el estado objetivo que
representa la norma de referencia.
Plan de Accin: sobre la base del grado de cumplimiento de
requisitos, se proponen un conjunto de acciones a tomar y
tiempos correspondientes, con el objeto de lograr la alineacin el
SG con los requisitos de referencia, y de este modo alcanzar la
certificacin de acuerdo a la norma de referencia.
Informacin y formacin de los funcionarios designados para

liderar el tema de SSO sobre la norma OHSAS 18001.
Representante
La organizacin debera conocer, por su intermedio, los
de SSO
fundamentos de sistemas de gestin y de la norma de referencia.
Asesor Externo
Etapas del Proyecto
Responsable
Recursos
Externos
Identificacin de los Aspectos de SSO propios de la actividad, los

productos y servicios de la organizacin.
Representante
de SSO
Asesor Externo
Identificacin del marco legal y regulatorio de SSO, incluyendo las Representante

normas corporativas en caso de corresponda. Anlisis de
de SSO
aplicacin de las normas aplicables.
Asesor Externo
Planificacin de la implementacin.
Esta etapa consiste de la elaboracin de un Plan de diseo,
implementacin y certificacin del sistema de gestin de salud y
seguridad ocupacional de la organizacin.
Representante
de SSO
Asesor Externo
Diseo y Documentacin del Sistema de Gestin.

Esta etapa incluye la elaboracin del Manual de Gestin de salud
y seguridad ocupacional.
Representante
de SSO
Estos Manuales especifican al sistema, su estructura

organizacional, funciones y roles de cada una de los puestos. Se
complementan con procedimientos y otros documentos similares
que establecen los mtodos, las responsabilidades, los registros e
indicadores de desempeo de los procesos.
Capacitacin y entrenamiento de los involucrados en los
procesos. Todos sus integrantes deben ser conscientes y
conocedores de los mismos.
Esta etapa completa la anterior, en que se define y documenta el
sistema de gestin.
Implementacin.
Esta etapa generalmente es simultnea con la anterior, consiste
en aplicar de manera efectiva, sostenida y disciplinada los
procesos definidos. A partir de la implementacin, debe
monitorearse la eficacia de los procesos definidos. Es decir,
observar y evaluar si son adecuados para la organizacin y si
logran los objetivos definidos.
Realizacin de la primer Auditora interna.
La auditora interna es una visin crtica sobre el sistema
diseado y sobre su implementacin.
Es recomendable que sea realizada por auditores externos
experimentados y con conocimiento de la organizacin y sus
procesos
Asesor Externo
Responsables de
reas de la
Organizacin.
Representante
de SSO
Responsables de
reas de la
Organizacin.
Representante
de SSO
Equipo de
auditores
Auditor Senior
Etapas del Proyecto
Responsable
Recursos
Externos
Representante
de SSO
Asesor Externo
Seleccin del Ente de Certificacin

El Ente Certificador es clave para el proceso de mejora que la
organizacin inicia a partir de la implementacin de su sistema
de gestin.
Los atributos de calidad de este servicio deberan ser: la

experiencia y conocimientos de los auditores, su capacidad para
detectar y su habilidad para comunicar hallazgos que nutran al
proceso de mejora.
El consejo de un Asesor Externo puede ser muy beneficioso. Los
asesores, profesionales expertos en estos temas, conocen la
clase de respuesta que los Entes Certificadores brindan.
10
Auditoria inicial por Tercera Parte.

A veces denominada y confundida con una visita de pre-auditoria
(cuya realizacin podra considerarse tambin), esta auditoria
Representante
tiene por finalidad verificar la Conformidad del sistema de
de SSO
gestin diseado y permite corregir las posibles fallas de diseo
antes de la Auditora de Certificacin.
Ente Acreditado
11
Auditora de certificacin.
Durante la auditoria los auditores verifican que los hallazgos de la
auditoria inicial, potenciales NO Conformidades, hayan sido
solucionados. Luego, los auditores se enfocan en la efectiva
Representante
implementacin del sistema de gestin. Es decir que verifican por
de SSO
medio de evidencias objetivas que los procesos se encuentran
debidamente implementados. Las verificaciones se realizan
mediante observaciones de campo, entrevistas al personal y
fundamentalmente a travs de la revisin y anlisis de registros.
Ente Acreditado
12
Auditorias de mantenimiento
Una vez recibida la certificacin y obtenido el certificado, puede
comenzar a publicitar su xito y promocionar su empresa. Para
conservar la certificacin, lo nico que deber hacer es seguir
utilizando el sistema de gestin de la calidad. La entidad de
certificacin lo comprobar peridicamente para garantizar que
el SGC sigue cumpliendo los requisitos de la norma.
Ente Acreditado
Representante
de SSO
PARTICIPACIN DE CONSULTORES O ASESORES EXTERNOS

No todas las organizaciones enfrentan el proceso de implementacin y certificacin de su sistema
de gestin de salud y seguridad ocupacional en la misma situacin en trminos de recursos,
principalmente informacin y conocimiento, dos elementos indispensables para este tipo de
proyecto.
Hay organizaciones ricas en conocimiento y talento gerencial, capaces de planificar, ejecutar,
analizar, evaluar el desempeo de manera sistemtica y lograr la mejorar continuamente en su
rea especfica de negocio. Pero, la cuestin de SSO sin ser un tema inaccesible en general
requiere del aporte de expertos especialistas.
Es muy conveniente la participacin y ayuda de esos profesionales cuanto menos en dos temas:
la identificacin del marco legal as como su aplicacin y la definicin de procesos de anlisis de
aspectos, evaluacin de impactos y del cumplimiento legal. Sin duda, un aporte de expertos
ahorra tiempo, recursos y problemas al final del proceso.
En la mayora de las organizaciones actuales se observan deficiencias en cuanto a la comprensin
del verdadero sentido y objetivo de la gestin de salud y seguridad ocupacional. Como ya
explicamos al comienzo esta deficiencia puede transformar a una herramienta eficaz en una
carga, que consume recursos y no agrega valor.
El seguimiento del avance del proyecto es otro de los campos de accin para el profesional
externo. Se trata de un seguimiento activo, es decir que no se limita a informar, sino que avanza
sobre las causas de los desvos, el origen de los retrasos y hasta puede generar acciones para
corregir esos desvos.
Por ltimo y para las etapas finales del proyecto, es decir las auditorias de tercera parte, el Asesor
o Consultor pone en juego todo su expertise para mantener bajo control el proceso de auditora,
ayudar a la comprensin entre auditores y auditados e incluso a generar alternativas y soluciones
frente a los hallazgos de los auditores.
RESUMEN Y CONCLUSIONES
Es fundamental que la organizacin comprenda clara y correctamente el rol del sistema de gestin
de salud y seguridad ocupacional. Tambin es importante diferenciar la gestin de salud y
seguridad ocupacional en su sentido ms amplio de aquello que comprende OHSAS 18001.
A pesar de no ser un tema central del negocio o actividad, la gestin de salud y seguridad
ocupacional en trminos de OHSAS 18001 mantiene su alta relevancia dentro de la gestin
general. Esa importancia se percibe claramente cuando las situaciones indeseables se presentan.
Por eso, de ninguna manera debe minimizarse el impacto en el negocio y sus resultados
financieros.
Implementar OHSAS 18001 correctamente es muy ventajoso para cualquier organizacin, ya que
ayuda a proteger a la organizacin de errores, descuidos o fallas de alto impacto negativo en su
resultado financiero.
La organizacin no debera escatimar recursos en estos proyectos, aplica la lgica que lo barato
cuesta caro al final de todo. Hay que prever que el cumplimiento legal en materia de SSO siempre
exhibe flaquezas, las exigencias en este campo hoy son muy elevadas por lo que el aporte de
especialistas es fundamental.
Es recomendable, casi imprescindible contar con un Consultor o Asesor Externo, aun cuando la
organizacin posea personal altamente capacitado y un sistema de gestin maduro. Y siempre
ser importante hacer una muy correcta seleccin de los mismos.

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PARA QU IMPLEMENTAR OHSAS 18001?

En efecto, mientras que

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QU SIGNIFICA IMPLEMENTAR OHSAS 18001?

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ERRORES Y DIFICULTADES HABITUALES

Competencias en temas de SSO y legales,

Responsabilidad y autoridad de los funcionarios intervinientes,

Procesos inadecuados para la organizacin, y

Fallas en la seleccin y uso de los indicadores clave de procesos.

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En cuanto respecta a la responsabilidad y autoridad de los funcionarios que integran el sistema

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Etapas del Proyecto

Diagnstico inicial del Sistema de Gestin.

Este proceso debe alcanzar los siguientes objetivos:

Informacin y formacin de los funcionarios designados para

Calidad & Gestin | CMO CERTIFICAR OHSAS 18001 | Pg. 10 de 13

Etapas del Proyecto

Identificacin de los Aspectos de SSO propios de la actividad, los

Identificacin del marco legal y regulatorio de SSO, incluyendo las Representante

Diseo y Documentacin del Sistema de Gestin.

Estos Manuales especifican al sistema, su estructura

Calidad & Gestin | CMO CERTIFICAR OHSAS 18001 | Pg. 11 de 13

Etapas del Proyecto

Seleccin del Ente de Certificacin

Los atributos de calidad de este servicio deberan ser: la

Auditoria inicial por Tercera Parte.

Calidad & Gestin | CMO CERTIFICAR OHSAS 18001 | Pg. 12 de 13

PARTICIPACIN DE CONSULTORES O ASESORES EXTERNOS

Calidad & Gestin | CMO CERTIFICAR OHSAS 18001 | Pg. 13 de 13

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