e-procurement dans le
systme dinformation
Ngoc-Thang PHAN
Master 2 MIAGE Toulouse
1/16/2013
16 janvier 2013
Rsum
Ce mmoire prsente une vision globale sur la solution e-procurement et de son intgration dans
le systme dinformation existant de lentreprise.
Dans un premier temps, une analyse est faite sur les apports de-procurement au systme existant,
ses bnfices, les risques ventuels et la position actuelle des entreprises franaises vis--vis de
cette nouvelle tendance.
Ensuite, une tude sur la mthodologie accompagnant les entreprises durant le projet eprocurement proposera les pratiques de management afin de conduire le projet avec succs.
Abstract
This paper presents an overview of the e-procurement solution and its integration into the
existing information system of the company.
In a first step, is made an analysis of benefits, potential risks of e-procurement and current
position of French companies regarding this new trend.
Next, a study on the methodology supporting companies during the e-procurement project
proposes the management practices in order to lead the project to success.
Mots cls
ERP, e-business, e-procurement, business-to-business, gestion de changement, amlioration
processus, rduction cot, critical success factors.
2|Page
16 janvier 2013
Sommaires
Rsum ............................................................................................................................................. 2
Abstract ............................................................................................................................................ 2
Mots cls .......................................................................................................................................... 2
Sommaires ........................................................................................................................................ 3
Introduction ...................................................................................................................................... 4
Contexte ........................................................................................................................................ 4
Problmatique ............................................................................................................................... 4
Intrt ............................................................................................................................................ 4
1.
2.
1.2
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.2.4
2.2
2.3
Conclusion ...................................................................................................................................... 15
Annexe ........................................................................................................................................... 16
Table 1. Exemples des Intermdiaires B2B Online. ................................................................... 16
Bibliographies ................................................................................................................................ 17
3|Page
16 janvier 2013
Introduction
Contexte
Aujourdhui, avec lexpansion de lInternet, les solutions e-business sont de plus en plus
utilises par les entreprises comme une source defficacit et de comptitivit, et e-procurement
est considr comme le leader de ces solutions, et est adopt avec une grande volont par
beaucoup de ces entreprises.
Les retours sont largement positifs : en France, presque 80% les responsables achats des
entreprises annoncent lutilisation de-procurement dans son systme dachat et comptent
continuer de le dployer pour atteindre des objectifs stratgiques court, moyen et mme long
terme.
Problmatique
Mais e-procurement nest pas une solution sans risque.
Des cas dchec du projet e-procurement sont dus objectifs non atteints, des perte
dargent et de temps ainsi quun dfaut dintgration dans les systmes existants de lentreprise
par manque daccompagnement dans cette volution.
Alors, e-procurement serait-il une bonne solution pour toutes les entreprises ? Quels sont
ses bnfices et ses risques dimplmentation ? Et si lentreprise dcide de lancer un projet eprocurement, quel sont les pratiques ncessaires pour mener le projet avec succs ?
Intrt
Cette tude, base sur une problmatique rcente, ma permis dentrer dans un domaine
intressant qui est en train dvoluer et va certainement continuer voluer dans lavenir : la
famille des solutions e-business.
En analysant les donnes en retour des cas succs comme des cas dchec de la mise en
uvre de ce projet au sein des entreprises, cette tude ma permis ensuite dacqurir les
connaissances et quelques expriences thoriques sur le management dun projet sensible et
forts enjeux, ce qui me sera ncessaire dans un futur professionnel pour voluer vers la fonction
de chef de projet.
4|Page
16 janvier 2013
Boey, P., Grasso, M., Sabatino, G., Sayeed, I., 1999. Architecting e-Business Solutions, vol. II. no. 7, page 1
5|Page
16 janvier 2013
6|Page
16 janvier 2013
tant celle de type business to consumer concernant des achats par la grande consommation
quotidienne.
1.2.2 Les bnfices de ladoption
En France, pour plus de 70% des responsables Achats, le-procurement est une arme pour
atteindre leurs objectifs, 92% entre eux ayant adopt et test au moins une application deprocurement2. Lapport de-procurement est vaste : il permet, en autres, de professionnaliser la
gestion des achats hors production par la rationalisation de la base fournisseurs et la mise en
place de contrats, et aussi, de faire respecter ces rgles dachats lintrieur de lentreprise. Leprocurement permet aussi de dcentraliser le processus dapprovisionnements au niveau du
demandeur dans un cadre norm et de raliser des gains significatifs la fois au niveau
ngociation des achats et au niveau du cot du processus. Grce le-procurement, les demandes
de devis, dachat, de livraison sont simplifies, ce qui permet une rduction des cots et une
meilleure matrise du processus des achats.
Pour mieux mettre en vidence le gain financier de le-procurement, une tude de
Goldman Sachs a estim que lachat en ligne pourrait apporter une conomie allant de 2% pour
une industrie minire jusqu 40% pour une industrie de fabrication high-tech ou de composants
lectroniques3. Les auteurs de cette tude ont affirm que le-procurement serait probablement
le plus grand choque macro-conomique dans 40 ans . Selon eux, ce B2B e-commerce pourrait
contribuer une croissance de lconomie des tats-Unis de 5% en moyenne dans la prochaine
dcade, ce qui serait extraordinaire pour un pays dont le GDP crot de 0.5% par an lheure
actuelle. En effet, cette rduction de cot a des consquences conomiques normes sur,
notamment, la rduction des barrires dentre, la transparence des prix, le bon quilibre entre le
pouvoir des acheteurs et des vendeurs
En plus, le-procurement permet de restructurer fondamentalement la faon dont une
entreprise achte des produits. Les entreprises ont trouv que plus elles pouvaient intgrer les
processus et les systmes de-procurement dans leurs chaines de logistique, plus elles pouvaient
rduire les cots et amliorer les processus. Premirement, lachat lectronique nest pas
uniquement moins cher mais aussi plus efficace par rapport au processus dachat par tlphone
2
3
7|Page
16 janvier 2013
ou fax en permettant de rduire les cas derreur de source humaine. Ensuite, puisque les cycles de
commande sont raccourcis, la gestion des projets et des quipes de collaboration est moins
complexe. Enfin, un autre avantage important de le-procurement est de permettre de faire
dvoluer la chaine dapprovisionnement de lentreprise verse le Just-In-Time , ce qui est
rendu possible grce lintgration de linformation dans le systme.
1.2.3 Les risques viter
Le-procurement nest pas une solution sans risque. Des problmes dus souvent lissu dune
mauvaise gestion de changement peuvent amener un chec des projets dadoption deprocurement.
Le plus grand obstacle de ladoption de-procurement est lcart entre les attentes des 2
cts de la transaction (fournisseurs et acheteurs) qui sont affectes de manire diffrente par ce
concept. Dune part, les acheteurs adoptant le-procurement deviennent de plus en plus
dpendants des fournisseurs cause des contraintes Just-In-Time qui imposent un
raccourcissement des cycles de commandes, ainsi quune implication accrue de ces fournisseurs
dans le dveloppement de leurs produits Dautre part, les fournisseurs peuvent ne pas tre
partie prenante dans ladoption de-procurement cause des besoins de ngocier avec plus dun
acheteur, des cots de formation levs associs la nouvelle industrie de-procurement, des
risques de compromettre des donnes sensibles Certains fournisseurs pourraient tre obligs
dinitialiser une restructuration organisationnelle complte suite au changement technologique
quest le-procurement. Dautre pourraient aussi ne pas aimer lide de substituer les contacts et
les relations humaines par les simples mouse-clicks , mme si cela leur permet de gagner du
temps. Cest pourquoi, un vrai challenge de gestion de changement ne doit pas tre sous-estim.
Une autre difficult de ladoption de ce nouveau concept est la multiplication rapide de
plusieurs standards de lindustrie. Il est difficile aujourdhui de savoir lesquels des fournisseurs
de solution e-procurement (et donc les normes) survivront. Plusieurs standards de lindustrie ont
dj sem la confusion et entran une augmentation des cots dachat, ce qui compromet
lconomie des cots dcrits prcdemment.
8|Page
16 janvier 2013
Grce ces rsultats, ladoption de-procurement est loin dtre stabilise, les entreprises
comptant continuer dvelopper des projets de ce type court, moyen et aussi long terme. 55%
les dirigeants achats sont concentrs sur les projets de-catalogue interne, tandis que 40%
poursuivent lintgration de ce processus dans ERP et la cration des sites denchres. Le
dveloppement des logiciels e-procurement ainsi que des portails propres avec des moteurs de
recherche spcialiss est aussi considr comme des objectifs atteindre. Les projets plus long
terme concernent en gnral une intgration plus pousse de-procurement dans les processus de
lentreprise, 90% des entreprises souhaitant ainsi que le-procurement soit intgr au systme
dinformation et prvoyant dinvestir eux-mmes dans linterfaage.
9|Page
16 janvier 2013
Les chiffres de cette tude montrent une attitude globalement favorable sur lutilisation deprocurement dans les directions achats des entreprises car il permet une solution homogne et
cohrente, fonctionnant en temps rel, pour un cot de dveloppement et des dlais
dimplmentation sans comparaison avec lapproche classique dun systme dinformation
centralis 4.
Enqute de KPMG Les grandes entreprises en France et le-procurement , Avril 2002. Page 42.
10 | P a g e
16 janvier 2013
Fiabilit : le systme doit atteindre la disponibilit de 24h par jour, 7 jours par semaine,
scuris et rsistant aux pntrations illgales.
stratgique et technologique des 2 cts de la transaction. Pour se faire, les entreprises cherchent
ngocier dans le but dtablir les standards de processus daffaires et de transactions bass sur
les diffrents types de produits et services. Ensuite, des nouvelles technologies (les protocoles
XML et les middlewares de communication) doivent tre utilises afin dobtenir une meilleure
coordination entre les entreprises de diffrents groupes industriels. Cest pourquoi, un systme eprocurement bien fonctionn ncessite un vrai investissement et un fort engagement des parties
concernes.
11 | P a g e
16 janvier 2013
12 | P a g e
16 janvier 2013
La formation des utilisateurs finals : comme le projet e-procurement comprend des nouvelles
technologies et des changements dans lapproche traditionnelle des achats, le besoin de
former du personnel pour la pratique et lutilisation des outils e-procurement est un lment
critique pour le succs dun projet e-procurement. Le succs dans ladoption dune nouvelle
technologie dpend vraiment de la manire dont les utilisateurs peroivent les bnfices des
nouvelles fonctionnalits oprationnelles pour quils soient en mesure de les utiliser, une
formation prpare et bien gre est un des facteurs essentiels du succs du projet.
Ladoption par les fournisseurs : la participation des fournisseurs est aussi un lment critique
pour le succs du projet. Il est important de leur prsenter les solutions proposes et discuter
des changements ncessaires. La mise en uvre du projet va avoir un impact important sur
eux donc ils peuvent hsiter sengager cause du manque de clarification sur leurs
bnfices gagns. Cest pourquoi, une communication efficace avec des rsultats chiffrs sera
ncessaire pour rallier la bonne volont des fournisseurs.
13 | P a g e
16 janvier 2013
Une gestion de projet de niveau leve et une gestion de changement efficace : les enjeux
dun projet e-procurement sont critiques pour lentreprise car ils gnrent un grand
changement au niveau des processus daffaires, du comportement, de la stratgie et des
technologies utilises dans lentreprise. Cest la raison pour laquelle, ce projet ncessite une
gestion de projet de niveau lev, souvent sous la direction dun manager de projet senior
avec un fort leadership et des annes dexprience, dans le but de bien en dfinir les objectifs,
les stratgies et les politiques. Ensuite, une gestion de changement avec laccompagnement, la
consultation, la communication permanente et la gestion des risques doit tre mise en uvre.
Son absence est une des causes principales de lchec dun projet e-procurement.
Des standards de communication : e-procurement ncessite que divers systmes clientfournisseur schangent des informations et des documents lectroniques, ce qui exige des
standards communs. Ladoption de leXtensible Markup Language (XML) est prise en
compte comme tant un des standards de base. Le standard XML dfinit le contenu de la
communication et la slection des formats gnraux de donnes, et est considr comme le
standard de formatage des catalogues lectroniques dans le contexte e-procurement. Le
succs de ladoption e-procurement dpend fortement de la facilit dchange des donnes
lies au procurement au sein des organisations et leurs bases dapprovisionnement.
14 | P a g e
16 janvier 2013
Conclusion
Une tendance forte de linformatique de gestion est ladoption du commerce
lectronique business-to-business e-procurement. Cette solution permet aux entreprises de rduire
leurs cots lis aux achats et approvisionnements, et ainsi damliorer la qualit de leurs
processus daffaire. Pourtant, le projet e-procurement implique un grand changement dans le
systme dinformation, et ncessite des pratiques de management spcifiques (bien organiser le
projet en phases et identifier les points critiques du projet) afin dviter tous les causes pouvant
conduire lchec.
Le succs e-procurement, considr comme la partie la plus visible de liceberg de la
nouvelle conomique et probablement celle qui a eu les retours les plus immdiats (Laurent
Derivery, KPMG Consulting France), ouvre la porte une re dexpansion des autres solutions ebusiness, accompagnant les nouvelles technologies de lInternet et du systme dinformation.
Ainsi, nous pouvons noter le business-to-consumer comme une branche trs proche deprocurement. Ou EAI (Enterprise Application Integration), et ESB (Enterprise Service Bus) qui
sont des solutions dinteroprabilit entre systmes htrognes comme les fruits de ladoption
des projets e-procurement car elles optimisent la mise disposition aux acteurs concerns
linformation quils ont besoin de nimporte o et nimporte quel moment.
Pour les projets e-procurement, lun des enjeux majeurs est aussi de dporter plus
rapidement la fonction approvisionnement vers les utilisateurs tout en mettant leur disposition
des outils plus efficaces et conviviaux. Si e-procurement doit se remettre en question, ce serait
pour amliorer lefficacit et la productivit de ses fonctions en se focalisant sur la performance
du systme afin de mieux supporter les activits oprationnelles, le customizing des
fonctionnalits et la capacit dvoluer pour sadapter aux changements de contexte.
15 | P a g e
16 janvier 2013
Annexe
Table 1. Exemples des Intermdiaires B2B Online.
Online intermediary
AlmondEx
Altra Energy
ApparelBids
Arbinet
AutoTradeCenter
AviationX
Bakery Online
Buzzsaw
CheMatch
ChemConnect
Chemdex
Commerx PlasticsNet
DoveBid
e-Chemicals
e-hospotality.com
e-steel
ecFood.com
eLance
Enron Online
eSpeed
FarmBid
Fast-Net
FastParts
FreeMarketes
Grainger.com
Guru.com
Houston Street Exch.
iMark
iProcure
Logistics.com
Machine Tools Online
MedSite
MetalSite
MuniAuction
Natl Transportation Exch.
NeoForma
NetworkOil
One Media Place
PaperExchange
Patent & License Exch.
RateXchange
Retail.com
RetaiExchange
SciQuest
SolidWaste.com
TradeOut
Tradeweave
XSAg
ZoneTrader
Market
Almonds
Energy (oil and gas)
Apparel
Telecommunications bandwitch
Autos
Aircraft parts
Bakery supplies and services
Construction
Chemicals
Chemicals
Biological chemicals
Plastics
Industrial capital assets
Chemicals
Vacation ind. Supplies and services
Steel
Food & beverage
Freelance services
Energy (oil and gas)
Government bonds
Agricultural supplies
Auto parts
Electronics
Mics. Procurement
Industrial parts (MRO)
Freelance services
Energy (oil and electricity)
Industrial capital assets
Office supplies
Shipping services
Machine tools
Physicians supplies
Metals
Municipal bonds
Patrial-truckload shipping
Healthcare supplies
Petroleum machinery and services
Advertising
Paper and pulp
Intellectual property
Telecommunications bandwitch
Apparel and jewelry
Apparel and housewares
Laboratory equipment
Solid waste ind. Supplies and services
Mics. Surplus inventory and assets
Apparel
Agricultural supplies
Mics. Surplus inventory
Founded
2000
1996
1999
1996
1997
1999
1997
1999
1995
1995
1998
1995
1998
1998
1997
1999
1999
1999
1999
1999
1999
1996
1991
1995
1995
1999
1999
1999
1997
1996
1997
1999
1998
1997
1993
1996
1999
1997
1998
1999
1997
1999
2000
1995
1997
1998
1999
1999
1994
Market mecanism
Exchange
Exchange
Auctioneer
Exchange
Auctioneer, Broker (classified ads)
Broker (referrals)
Broker (referrals)
Broker (referrals)
Exchange
Exchange, Auctioneer
Broker (catalogs)
Auctioneer, Broker (classified ads)
Auctioneer
Broker (catalogs)
Broker (referrals)
Exchange
Auctioneer, Broker (catalogs, referrals)
Auctioneer, Broker (classified ads)
Exchange
Exchange
Broker (catalogs, classified ads)
Broker (catalogs, classified ads)
Exchange, Auctioneer
Auctioneer
Dealer
Broker (classified ads)
Exchange
Auctioneer
Broker (catalogs)
Auctioneer
Broker (referrals)
Dealer
Exchange, Auctioneer
Auctioneer
Exchange
Auctioneer, Broker (catalogs, referrals)
Auctioneer, Broker (catalogs, referrals)
Auctioneer, Broker (classified ads)
Exchange
Auctioneer
Exchange
Auctioneer, Broker (catalogs, referrals)
Exchange
Auctioneer, Broker (catalogs)
Broker (referrals)
Auctioneer, Broker (classified ads)
Auctioneer
Auctioneer
Auctioneer, Broker (classified ads)
16 janvier 2013
Bibliographies
RASHID Mohammad A., HOUSSAIN Liaquat et al. (2002), The Evolution of ERP Systems: A
Historical Perspective. Idea Group Publishing.
MARTINS CAMBAO Carlos, MALIK Douma, et al. (2002), LES SOLUTIONS ERP. Brique
E-Mage, Mars 2002.
CALABRO Larry, MATA Os, BRIGGS Bill (2009), Back to the ERP Future How Services
Thinking and Information Integration Are Transforming Enterprise Package Solutions. Deloitte
Development LLC. Aot 6, 2009
MOURLON Sophie, NEYER Laurent (2002), Quattendre des progiciels de gestion intgrs.
Mmoire dIngnieurs Elves. Corps Techniques de lEtat.
DUBARRY Pierre (Pchiney), BAUVAIS Virginie (CIGREF) (1999), Retours dexprience
ERP. CIGREF. Septembre 1999.
MONK Ellen F., WAGNER Bret J. (2008), Concepts In Enterprise Resource Planning, Fvrier
4, 2008. SBN-10: 1423901797. ISBN-13: 978-1423901792. Edition: 3
LEVANT Yves (2002), Les limites des ERPs, Mmoire ESC LILLE Option Contrle de
Gestion et Systmes dInformations. 2002.
LUCKING-REILEY David, SPULBER Daniel F. (2000), Business-to-business Electronic
Commerce, University Nashville, Juin 2000.
BOEY P., GRASSO M. et al. (1999), Architecting e-Business Solution, vol. II. no. 7.
KPMG Consulting France, Groupe HEC (2002). Les grandes entreprises en France et leprocurement, 55p. Avril 2002.
AOT Consulting (2003). Review of the GEM Purchasing E-Procurement Business System. Perth,
Australia. 2003.
Office of Government Commerce (2002). A guide to e-Procurement for the public sector,
Office of Government Commerce, London.
17 | P a g e
16 janvier 2013
Operational Services Division (2001). Critical Success Factors and Metrics: Enhanced CommPass Initiative. Boston, MA: Commonwealth of Massachusetts.
NEEF D. (2001). E-Procurement: From Strategy to Implementation, Englewood Cliffs, NJ:
Prentice-Hall.
UDAY M. Apte, HIRANYA K. Nath (2004). Assessing cross-industry effects of B2B ecommerce, Journal of Strategic E-Commerce, Vol. 2, No. 2, p.51-80.
ASH C.G., BURN J.M (2003). A strategic framework for the management of ERP enabled ebusiness change. European Journal of Operational Research 146, 2003, p.374-387.
DELL Co., (2000). B2B E-Commerce Integration with Dell Computer Corporation, Facts Sheet,
SAPPHIRE, Las Vegas, Juin 2000.
EVGENIY A. AGESHIN (2001), E-procurement at work: a case study, Northeastern Illinois
University. Production and Inventory Management Journal First Quarter 2001 APICS.
BRIFFAUT Jean-Pierre (2001). Des ERP au e-commerce/business. 3 Confrence
Francophone de Modlisation et SIMulation Conception, Analyse et Gestion des Systmes
Industriels MOSIM'01 - du 25 au 27 avril 2001 - Troyes (France). P.48-54.
KRASNER Herb (2000), Ensuring E-Business Success by Learning from ERP Failures. IT Pro
January x February 2000 1520-9202/00/$10.00 2000 IEEE. P.22-27
18 | P a g e