PLANEACION ESTRATGICA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

A travs de los aos, se han evaluado numerosos intentos de modernizar

sistemas de informacin; se han encontrado grandes problemas como altos
costos, largos retrasos en el desarrollo y sistemas que no satisfacen las
necesidades del usuario.
En muchos casos, estos defectos en el desarrollo ocurrieron por una
inadecuada planeacin detallada para identificar necesidades futuras y
actuales de los usuarios y una prematura decisin a un especfico diseo que
no consider alternativas de solucin o que tan bien satisficieran las
necesidades de los usuarios.
Las complejidades de los sistemas de informacin pueden ser vastamente
diferentes, pero el anlisis determina las necesidades de informacin de una
organizacin para lograr su misin son esencialmente las mismas sin importar
la complejidad del problema. Organizaciones pblicas y privadas han ideado
metodologas para identificar necesidades de informacin y planificar
adquisiciones para satisfacer esas necesidades. Mientras que las metodologas
pueden ser un poco diferentes cada propone un enfoque estructurado completo
para identificar las necesidades de informacin y analizar como satisfacer esas
necesidades.
Qu es Planeacin Informtica?
La planeacin estratgica de los sistemas de informacin es un enfoque
sistemtico y disciplinado para determinar los mtodos ms efectivos y
eficientes para satisfacer las necesidades de informacin, para que sea
exitoso, debe emplear procesos tcnicos y gerenciales en el contexto de
ingeniera de software.
Bajo este enfoque, las caractersticas del hardware y software del sistema,
instalaciones, datos y personal son identificados y definidos a travs de un
diseo y anlisis detallado para lograr un sistema que sea el ms efectivo en
costos para satisfacer las necesidades de la organizacin.
El proceso debe considerar la gestin del ciclo de vida del sistema, las polticas
de la organizacin y presupuesto como factores integrales e importantes, e
incluye a todos los participantes de la organizacin a travs del proceso. Es un
proceso iterativo, por lo que cambios identificados durante el proceso deben
ser evaluados para determinar su efecto en el anlisis completo. La planeacin
estratgica de los sistemas de informacin, no es un evento de una sola
ocasin, esta debe ser revisada peridicamente para asegurar la continua
viabilidad del sistema en satisfacer las necesidades de informacin y lograr
misiones a largo plazo.
El marco de trabajo de la planeacin informtica utiliza un proceso ordenado y
estructurado para obtener la informacin clave antes de comenzar el desarrollo
del sistema. Cuenta con ocho pasos:
Identificar la misin
Identificar funciones a realizar para lograr la misin
Identificar informacin necesaria para realizar esas funciones
Identificar datos para realizar esas funciones
Identificar aplicaciones especficas necesitadas para obtener esa informacin

Identificar la definicin lgica del sistema (arquitectura funcional, arquitectura

de la informacin ,arquitectura de los datos, arquitectura de la aplicacin)
Explorar arquitecturas alternativas (considerando hardware, software,
comunicaciones, manipulacin de datos, consideraciones de seguridad).
Seleccionar una arquitectura
La importancia de la Planeacin Informtica
Los sistemas de informacin son herramientas importantes para lograr
efectivamente los objetivos organizacionales. Informacin siempre disponible,
completa y precisa es esencial para hacer decisiones fundamentadas y a
tiempo. Informacin no disponible, mezclada entre informacin intil y un
ineficiente procesamiento de datos gasta recursos.
La organizacin debe identificar sus necesidades de informacin en las bases
de una identificacin sistemtica y anlisis de su misin y funciones a realizar,
quien las realiza, la informacin y datos de soporte necesitados para realizar
las funciones y los procesos necesitados para la estructura de informacin ms
til.
El desarrollo y adquisicin exitosos de un sistema de informacin deben incluir
un proceso riguroso y disciplinado de obtencin, evaluacin y anlisis de datos
antes de comprometer recursos considerables financieros y humanos para
cualquier desarrollo de sistema de informacin.
Mientras que implementar este enfoque puede no excluir todos los problemas
de adquisicin de los sistemas de informacin, este debe producir conocimiento
detallado de la misin y objetivos organizacionales, necesidades de
informacin del usuario y alternativas para direccionar esas necesidades, y una
arquitectura abierta y flexible que es expandible y puede ser actualizadas para
satisfacer necesidades futuras.
El impacto de no identificar sistemticamente
informacin.

las necesidades de

La importancia de identificar y analizar a fondo y sistemticamente las

necesidades de informacin no se le pueden dar sobre nfasis. Se ha
descubierto a travs de los aos que adquirir sistemas de informacin cuesta
mucho, toman demasiado tiempo y resultados en sistemas que no hacen lo que
las organizaciones quieren que hagan.
Hay muchos ejemplos de adquisiciones de sistemas de informacin errneas,
una vez analizada la adquisicin del sistema, los costos pueden incrementarse
en un 50% y el desarrollo tom ms del doble del tiempo estimado, y el sistema
estaba lejos de satisfacer todas las necesidades de los usuarios.
La planificacin estratgica de los sistemas de informacin tiene como
propsito la revisin del estado actual de la organizacin, la identificacin de la
situacin estratgica deseada y la planificacin de los proyectos y cambios en
la organizacin necesarios para alcanzar dicho estado deseado, tpicamente en
un periodo de 3 o 5 aos.
Esta actividad debe involucrar a todos los actores relevantes de la organizacin
para conseguir la alineacin de los objetivos de los sistemas de informacin

con los organizativos.

A pesar que el proceso de creacin del plan de sistemas no es trivial, como
tampoco lo es su posterior despliegue, el objetivo se puede definir de una
manera sencilla: se trata de analizar el estado actual de las tres dimensiones
bsicas de los sistemas de informacin, identificar su situacin futura deseada
y determinar las acciones necesarias para alcanzar dicha situacin futura:
Las fases propuestas para la redaccin de un plan estratgico de sistemas son:

FASE 1. Determinar la estrategia y contexto actual de la organizacin

La primera fase del proyecto consiste en asegurar que cubrir de manera
efectiva las necesidades de la organizacin, y conocer esta suficientemente
para poder determinar posteriormente sus requisitos de los sistemas de
informacin.
El primer paso ser validar el plan de proyectos y Establecer los antecedentes.
FASE 2. Identificar los requisitos de negocio para los sistemas de informacin
La segunda fase del proyecto, una vez identificado el contexto y revisada la
informacin disponible sobre la estrategia y planificacin de la organizacin, es
determinar cules son los requisitos concretos de negocio a los que pueden
contribuir estos sistemas.
Para identificar dichos requisitos con una visin amplia y estratgica, deben
revisarse las necesidades del negocio desde varios niveles del anlisis:

Anlisis DOFAdel negocio.

Requisitos de contexto y operativos
FASE 3. Determinar el estado actual de los sistemas de informacin
Una vez que se ha revisado el negocio y se han obtenido sus requisitos, la
siguiente fase es determinar el estado actual de los sistemas de informacin,
para poder analizar posteriormente la efectividad del soporte ofrecido a partir
de sus tres aspectos bsicos:
Estado de la infraestructura tcnica
Estado de las aplicaciones
Estado de la organizacin
FASE 4. Anlisis de necesidades de los sistemas de informacin
Una vez conocidos los requisitos que el negocio demanda de los sistemas de
informacin y determinado el estado actual de estos, se debe realizar su
anlisis para identificar cules son los puntos fuertes a mantener y las
debilidades a mejorar.
Para ello puede realizarse un anlisis a los siguientes niveles:

Anlisis estratgico de los sistemas de informacin

Benchmarking de las prcticas de la competencia y del estado de la industria IT
Soporte ofrecido a los compontes de negocio
Evaluacin de coste/beneficio de las aplicaciones y los sistemas
El anlisis identificar acciones de mejora, determinadas en base a las
oportunidades identificadas anteriormente, y se agruparn en los tres aspectos
de los sistemas de informacin anteriormente vistos:

Aplicaciones.
Infraestructura.
Organizacin y procesos.

FASE 5. Definir la estrategia y plan de sistemas de informacin

La ltima fase de un proyecto de planificacin estratgica de sistemas es la
definicin de la estrategia y plan de sistemas.
FASE 6. Desarrollar el programa de despliegue
Una vez finalizado y aprobado el plan estratgico de sistemas, se debe
desplegar y ello se planifica y gestiona de manera similar a cualquier otro
programa o proyecto grande.
Lanzamiento del programa.
Seguimiento y evaluacin del programa.

Una vez completada la planificacin anual, la actividad principal es el

seguimiento de los indicadores operativos y de los proyectos en curso, as
como la toma y supervisin de las acciones correctivas que se abran en base a
las desviaciones identificadas. En paralelo se mantiene la relacin con el
cliente interno, que es el resto de la organizacin, gestionando la demanda de
peticiones generales y de proyectos no previstos en el plan de sistemas.
La planeacin estratgica ofrece puntos importantes para las actividades de la
organizacin. Al servirse de ella los gerentes dan a su organizacin objetivos
definidos con claridad y mtodos para lograrlo. Este proceso de planeacin les
ayuda a prever los problemas antes que surjan y a afrontarlos antes que se
agraven, tambin ayuda a los gerentes a reconocer las oportunidades seguras
y riesgosas y a elegir entre ellas.
Es importante diferenciar la planeacin estratgica de la planeacin tctica,
igualmente la planeacin operativa de la planeacin normativa. La primera se
refiere al proceso mediante el cual los ejecutivos trazan la direccin a largo
plazo (mayor a 3 aos) estableciendo objetivos y metas especficas en el
desempeo, tomando en cuenta circunstancias internas y externas (contexto
especfico) para llevar a cabo los planes de accin seleccionados. Esto suele
llevarse a cabo dentro de las organizaciones en el nivel directivo, o el ms alto
nivel de mando.
La planeacin tctica presenta caractersticas de ser un proceso continuo y
permanente, orientado al futuro cercano o corto plazo, racionalizar la toma de
decisiones, determinar cursos de accin, es sistmica ya que es una totalidad
formada por el sistema y subsistemas, visto desde un punto de vista sistmico.
Es interactiva ya que permite mediciones y evaluaciones conforme se ejecuta
y es una tcnica que coordina a varias actividades para conseguir la eficiencia
de los objetivos deseados.
La planeacin operativa se da a nivel de los trabajadores o empleados, en el
nivel ms bajo de la organizacin. Es una microplaneacin de las
organizaciones de carcter inmediato, que detalla acerca de la forma en que
las metas tendrn que ser operacionalizadas para ser alcanzadas.
La planeacin normativa, se refiere a la conformacin de normas, polticas y
reglas establecidas para el funcionamiento de una organizacin. Se va a
apoyar en la conformacin de estndares, metodologas y mtodos para el
correcto funcionamiento de las actividades dentro de la planeacin.
Elementos de la planeacin estratgica
En general, se puede decir que existen tres elementos base (o preguntas que
deben ser contestadas) del proceso de planeacin estratgica
A dnde queremos llegar? Si una organizacin no sabe a dnde se dirige
(por ejemplo sin visin, ni misin y sin metas y objetivos especficos) es como
si estuviera a la deriva.
Cul es la situacin o ambiente en que nos desarrollamos? Es importante
identificar y entender en forma objetiva los factores internos (en la
organizacin) y externos que pueden apoyar o obstaculizar el llegar a donde
queremos llegar.
Tambin se conoce como diagnstico situacional de la organizacin

 Cmo llegaremos a ese lugar o futuro deseado? Aqu se definen cules son
los caminos a seguir: proyectos, alianzas, actividades, recursos financieros,
entre otras cosas. De aqu surge informacin muy importante que alimenta
otras reas dentro de la organizacin.
El desarrollo y, sobre todo, la e implementacin de una estrategia y su plan
requiere de un esfuerzo disciplinado, creativo, y honesto que sea adaptado a
las necesidades y condiciones de cada organizacin.
Pasos de la planeacin estratgica
Aunque hay muchas metodologas disponibles para realizar la planeacin
estratgica, un proceso que puede ser aplicado a todos las organizaciones
consiste de los siguientes componentes o pasos generales. Dependiendo de la
situacin de cada organizacin, estos componentes pueden ajustarse, por
ejemplo, cuando una organizacin desea actualizar su plan o si desea
implementar una planeacin estratgica por primera vez.
1 - Preparacin para la planeacin
Antes de iniciar el proceso, hay que definir y preparar claramente lo siguiente:
Compromiso de la organizacin a seguir el proceso completo y aplicar
resultados
La metodologa o pasos a seguir, los marcos de tiempo, el presupuesto
requerido
Quien ser el responsable interno del proceso y productos
Cuales miembros de la organizacin deben participar y en que paso participan
Necesidades de informacin previa
Definir las prioridades en lo referente a rea geogrfica, temas,, especies,
etc., en los que la organizacin concentrar sus esfuerzos (este paso debe
ajustarse segn el contexto especfico de cada organizacin con referente a su
rea de produccin de bienes o servicios)
2- Desarrollo de la Visin y Misin
La Visin es una meta a largo plazo y refleja cmo se ve la empresa en ese
futuro, es como un sueo que se pretende alcanzar. Su conocimiento por todos
los miembros de la organizacin es muy importante porque significa que todos
saben para dnde se va.
La Misin es la razn de ser de la empresa. Orienta a todos los empleados
para que las decisiones que se tomen no se salgan del rumbo y representen
esfuerzos perdidos. Su conocimiento debe ser por todos los miembros de la
empresa.
3- Anlisis de la situacin actual externa (Amenazas, Oportunidades;
tambin se conoce como POAM: perfil de oportunidades y amenazas del
medio)
4- Anlisis interno de la organizacin (Fortalezas y Debilidades; tambin se
conoce como PCI: perfil de capacidad institucional).
Al conjunto de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas, se les

conoce con el nombre de DOFA y resumen lo que es el Diagnstico

Situacional.
5- Definicin de metas y objetivos estratgicos. Seleccionar el portafolio o
cartera de proyectos. Estos estn dirigidos a prevenir las amenazas, disminuir
las debilidades, mantener las fortalezas y aprovechar las oportunidades
6- Integracin de la estrategia con el plan financiero y otras reas de la
organizacin (produccin, mercadeo y talento humano).
7- Implementacin de la estrategia: Es la parte operativa y en donde se
disean, implementan, monitorean, y evalan los proyectos.
6. BIBLIOGRAFIA
"La Gerencia Estratgica". Fred R. David, Fondo Editorial Legis, Tercera
Reimpresin
Febrero 1990
Ogliastri, Enrique. Manual de planeacin estratgica, Santaf de Bogot: TM
Editores,
Ediciones Uniandes, 1994.
Serna Gmez, Humberto. Planeacin y gestin estratgica, Bogot D.C.: RAM
Editores,
1996
Vlez V., Ral. Veinte guas para la prctica de la planeacin estratgica,
Medelln:
Revista Universidad Eafit, N 68, 1987