GUA PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS

Elaborado y revisado por:

Aprobado por:

BENJAMIN
MONTERROZA
QHSE Senior

Revisin
01

GERARDO CANAL
Gerente General

HISTORIA DE REVISIONES
Descripcin
Creacin del documento

Fecha
24-03-2011

Documento No.:
SEG G 01
Revisin: 01
Fecha: 24-03-2011

GUIA PARA LA ELABORACIN DE

DOCUMENTOS

Pginas: 2 de 7

TIPO DE COPIA:

Controlada
No Controlada

(X)
( )

1. OBJETIVO
Establecer un estndar para la estructura y el formato de los documentos que se desarrollen
dentro de los Sistemas de Gestin de PREMIUM SEISMIC CHANNEL EXPLORATION S.A.S.
2. ALCANCE
Estas directrices son aplicables a la elaboracin de todos los documentos que sustentan los
sistemas de gestin de la organizacin, generados por las actividades propias del servicio de
adquisicin ssmica.
3. RESPONSABLE
Es responsabilidad del departamento QHSE, revisar, corregir y supervisar la correcta creacin
de documentos por parte de los usuarios del sistema.
Es responsabilidad de los usuarios del sistema crear los documentos que requieran observando
las directrices dadas en el presente documento y hacer un adecuado uso de los mismos.
Es responsabilidad de cada jefe o coordinador de rea garantizar el adecuado uso de la
documentacin por todos los miembros de sus respectivos equipos, verificando que la
documentacin usada se actualizada por todos los miembros de su equipo.
Es responsabilidad de cada jefe o coordinador de rea apoyar y supervisar la creacin de los
documentos que su rea requiera y que sean necesarios para soportar su operacin.
La aprobacin de la documentacin propia de cada departamento, podr ser realizada por la
gerencia de operaciones, o coordinadores generales de cada rea o departamento, codificando
cada documento de acuerdo al procedimiento aqu estipulado; documentos como el Manual de
gestin, reglamento interno de trabajo, reglamento de higiene y seguridad industrial, el manual
de funciones, Gestin del cambio debern ser aprobado por el Representante Legal.
Se considera un Documento aprobado aquel al cual se le ha asignado un cdigo y ha sido
divulgado para su aplicacin.

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte (papel, disco magntico, electrnico u ptico,
fotografa, muestra patrn o una combinacin de estos).

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Aprobado

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Pginas: 3 de 7

DOCUMENTO CONTROLADO: Es todo documento interno que hace parte del sistema de
gestin, que contiene informacin en donde se describa los mtodos o prcticas operativas de
la empresa y todo formato donde se registra la evidencia de la ejecucin de las actividades.
DOCUMENTO NO CONTROLADO: Es todo documento externo que est al alcance de
cualquier persona, o documentos del sistema de gestin que con previa autorizacin del
Gerente General y del Coordinador QHSE son remitidos a terceros o partes interesadas como
Clientes o Entidades de Certificacin.
MANUAL DE GESTIN: Documento que especifica y describe la estructura y los componentes
del sistema de gestin QHSE de PSC EXPLORATION S.A.S.
GUA: Documento que establece recomendaciones a seguir para la elaboracin o ejecucin de
procedimientos y para elaborar documentos y formatos.
PROCEDIMIENTO: Documento que establece la forma de llevar a cabo una actividad o un
proceso.
INSTRUCTIVO: Documento que proporciona instrucciones de trabajo, con el fin de especificar o
detallar cmo efectuar las actividades descritas en un procedimiento.
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeadas.
OTROS DOCUMENTOS: De acuerdo a las particularidades de los sistemas de gestin de
QHSE se presentan documentos diferentes a los mencionados anteriormente, por ejemplo:
Cronogramas, planes, objetivos y metas, entre otros.

5. QU DEBE CONTENER UN MANUAL DE GESTIN

Los aspectos que se explican a continuacin son aquellos que se deben incluir cuando se
realiza o se modifica un manual de gestin:

1. Identificacin del documento en el encabezado:

Revisin, Fecha, Paginacin y Cdigo.
2. Tabla de Historia de Revisiones.
3. Propsito, alcance y exclusiones del Sistema de gestin.
En esta seccin se consignan aquellas reas o departamentos, productos, fases etc., a
quienes afecta el sistema de gestin QHSE.
Estado
Aprobado

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Las exclusiones que se presenten en cualquier documento deben justificarse.

4. Definiciones
5. Presentacin de la empresa:
Productos y procesos de la Empresa, misin, visin, valores, organigrama, descripcin de
actividades y otra informacin que se desee resaltar.

6. QU DEBE TENER UN PROCEDIMIENTO

A continuacin se explican los aspectos bsicos que se deben incluir cuando se realiza un
procedimiento:
A. Encabezado identificando el documento y pie de pgina, el cual debe contener:
Ttulo, Cdigo, Revisin, Fecha de creacin o modificacin y Paginacin como se ilustra a
continuacin:
Documento No.:
Cdigo
Revisin: XX
Fecha: XXXXXX

TITULO

Pginas: X de X

Pie de Pgina:
Estado
En Aprobacin o Aprobado

B. Tabla de Historia de Revisiones.

Revisin
Nmero de revisiones

HISTORIA DE REVISIONES
Descripcin
Descripcin de la accin efectuada
sobre el documento

Fecha
Da Mes - Ao

C. TIPO DE COPIA:
Controlada
No Controlada

(X)
( )

D. Objetivo. Es un prrafo corto en el que se describe el propsito que se persigue con la

elaboracin y la aplicacin del procedimiento que se est elaborando.

Estado
Aprobado

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Revisin: 01
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Pginas: 5 de 7

E. Alcance. En esta seccin se consignan aquellas reas o departamentos, productos, fases

etc., a quienes afecta el procedimiento que se est desarrollando. Consiste en establecer los
lmites de aplicacin del documento.
F. Responsable. Define quien emite, controla, actualiza y/o garantiza la aplicacin del
procedimiento (en este punto se especifican cargos, nunca nombres). Tambin define las
responsabilidades de ejecucin del proceso
G. Definiciones y/o abreviaturas. Se explican los trminos y abreviaturas especficos que son
utilizados en el procedimiento. Aqu se escriben aquellas definiciones que deben ser aclaradas
para facilitar la compresin por parte de los usuarios del procedimiento.
H. Descripcin de actividades. Describe las actividades necesarias para la ejecucin del
proceso, en la medida de lo posible, si la descripcin de actividades o la naturaleza del proceso
lo permite debe hacerse uso de la siguiente estructura:
ACTIVIDAD

COMO

RESPONSABLE

I. Diagrama de flujo. Si no considera necesario realizar el diagrama de flujo puede omitir este
punto.
J. Documentos asociados.
Si requiere asociar documentos para aclarar aspectos del proceso se debe identificar con el
titulo y el cdigo del documento, si lo tienen. Si no considera necesario puede omitir este punto.
K. Anexos.
Si requiere asociar documentos o formatos para aclarar o complementar aspectos del proceso
se debe identificar con el titulo y el cdigo si lo tienen. Si no considera necesario puede omitir
este punto.
L. Identificacin de la elaboracin
Se ubica al inicio del documento
Elabor:

Revis:

Aprob:

Un documento se considera aprobado una vez sea divulgado a su sus usuarios y sea incluido
en el sistema de manera oficial.

8. CMO SE CODIFICAN LOS DOCUMENTOS

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Aprobado

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Los cdigos para la identificacin de los diferentes documentos son alfanumricos:

a. El primer grupo de letras representa el proceso responsable de emitir y controlar el
documento. Los procesos de la Empresa se identifican de la siguiente manera:
PROCESO

ABREVIATURA

Gestin Humana

GH

Gestin de Proyectos

GP

Gestin Legal

GL

Gestin Financiera

GF

Tierras y Permisos

TIE

Topografa

TOP

Perforacin y Cargado de pozos

PER

Registro

REG

Control de calidad

QC

Restauracin

RES

Relaciones con la comunidad

RC

Direccin de Grupo

DG

Administracin Grupo

AG

Administracin de Bodegas

AB

Salud Ocupacional

SO

Seguridad Industrial

SEG

Proteccin Industrial

PI

Gestin Medio Ambiental

GMA

Comunicaciones

COM

b. El segundo grupo indica el tipo de documento, que puede ser:

MANUAL DE GESTIN
GUIA
PROCEDIMIENTO
INSTRUCTIVO
REGISTRO O FORMATOS
MANUAL
PLANES
OTROS DOCUMENTOS

MG
G
PR
INS
FR
M
PL
D
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Aprobado

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Pginas: 7 de 7

c. El tercer grupo representa un nmero consecutivo por proceso responsable y por tipo de
documento, el consecutivo debe ser por cdigo

Ejemplo:
SEG PR 01
c.
b.
a.

9. EN DNDE ENCONTRAR LA PLANTILLA

Las disposiciones descritas en la presente gua pueden ser encontradas en el archivo plantilla
de documentos.
10. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Norma tcnica colombiana (NTC ISO 9000): Sistemas de Gestin de la Calidad:

Fundamentos y Vocabulario

Estado
Aprobado