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Universidad Del Valle Sede Palmira

Campus La Carbonera
Administracin de Empresas

Asignatura: Programacin e Internet


Cdigo: 801176M
Crditos: Tres (3)
Tipo de Asignatura: AP: Asignatura de la Profesin
Componente: TEC: Tecnolgico
Docente: Juan Manuel Gonzlez Rodrguez
Email: juan.m.gonzalez@correounivalle.edu.co

GUA DE TRABAJO No. 05


Hoja de clculo: Tablas Dinmicas

Objetivos:

Crear tablas dinmicas y gestionar su informacin.


Analizar la informacin de la tabla y obtener conclusiones.

Definicin:

Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero tambin es
una de las caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres
uno de ellos te ests perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel. Una tabla
dinmica es aquella que rene, cruza y resume informacin procedente de una lista o base
de datos externa. Se denomina dinmica porque actualiza sus datos inmediatamente, y su
estructura se puede modificar fcilmente.
Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes cantidades de
informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarn el reporte.
Los informes de grfico dinmico pueden ayudarlo a visualizar los datos de resumen de un
informe de tabla dinmica para que pueda detectar fcilmente comparaciones, patrones y
tendencias.
Tanto los informes de tabla dinmica como los informes de grfico dinmico permiten tomar
decisiones bien fundamentadas sobre datos crticos para su empresa.
Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero
imagina la siguiente situacin. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas
en las diferentes regiones del pas, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro
reporte que compare las ventas de cada regin con los tipos de productos vendidos. Y por si
fuera poco, despus de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las
1

ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del pas. Es muy probable que tengas
que empezar desde cero para crear los nuevos reportes.
Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinmicas que ayuda a resolver este
problema. Al utilizar una tabla dinmica podrs crear los reportes sin escribir una sola
frmula, pero lo ms notable ser que podrs arreglar el reporte de una manera dinmica de
acuerdo a tus necesidades.
Las tablas dinmicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de maneras
diferentes para poder obtener la informacin que necesitamos. En esta ocasin explicar el
funcionamiento bsico de una tabla dinmica.
Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha informacin sobre las
ventas de la compaa entre las cuales se encuentra una columna con los productos de la
empresa, tambin la ciudad donde se vende y las ventas correspondientes para cada ciudad.

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por
producto. As que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las
ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar frmulas podemos
utilizar una tabla dinmica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinmica nos
permite hacer una comparacin entre diferentes columnas de una tabla. Puedes imaginarte
una tabla dinmica de la siguiente manera:

Cmo crear una tabla dinmica


Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar
dinmicamente la informacin agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En
esta ocasin veremos un ejemplo claro de cmo crearlas.
Crear una tabla dinmica en Excel 2010
Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la
nueva tabla dinmica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo Tablas de
la ficha Insertar.

Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario podrs ajustar el


rango de datos que se considerar en la tabla dinmica.

En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica en
una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn Aceptar y se crear la
nueva tabla dinmica.

Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte derecha la lista
de campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones, primero la lista de todos los
campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los
campos que darn forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea correspondiente.
Siguiendo el ejemplo propuesto, se colocar como columna el campo Producto y como fila al
campo Ciudad. Finalmente como valores se colocar el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la funcin SUMA a los valores y la tabla


dinmica que resulta despus de hacer esta configuracin es la siguiente:

Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y sin la
necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden elaborar tablas dinmicas
ms complejas que permitirn realizar un anlisis profundo de la informacin.
Partes de una tabla dinmica en Excel
Justo cuando se ha creado una tabla dinmica se muestra en la parte derecha de la hoja la
lista de campos disponibles y por debajo las reas donde podemos arrastrar dichos campos.
Estas reas denotan cada una de las partes de una tabla dinmica.

Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn filtros para la tabla
dinmica a travs de los cuales podrs restringir la informacin que ves en pantalla.
Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas
especificadas.
Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se mostrarn como
columnas de la tabla dinmica.
Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinmica.
Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la tabla dinmica y
que sern totalizados para cada columna y fila.

Una vez especificados los campos para cada una de las reas, la tabla dinmica cobra vida.
Puedes tener una tabla dinmica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y
valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el anlisis sobre los datos de
la tabla dinmica.

Dar formato a una tabla dinmica


Una vez que has creado una tabla dinmica, Excel permite aplicarle formato fcilmente como
si fuera una tabla de datos. La ficha Diseo incluye comandos especiales para aplicar
formato a una tabla dinmica.
La ficha Diseo es una ficha contextual, por lo que debers seleccionar la tabla dinmica
para que se muestre.

Esta ficha est dividida en tres grupos.

Diseo. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla dinmica
as como modificar aspectos bsicos de diseo.

Opciones de estilo de tabla dinmica. Las opciones de este grupo permiten


restringir la seleccin de estilos que se muestran en el grupo que se encuentra justo a
su derecha. Es decir, si seleccionas la opcin Filas con bandas, entonces se
mostrarn a la derecha los estilos que tienen filas con bandas.

Estilos de tabla dinmica. Muestra la galera de estilos que se pueden aplicar a la


tabla dinmica. Con tan slo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicar sobre la
tabla.

Puedes hacer clic en el botn Ms del grupo Estilos de tabla dinmica para ver todos los
estilos disponibles. Con tan slo elegir alguno de los estilos se aplicar inmediatamente a la
tabla dinmica.

Formato de valores en una tabla dinmica


Cmo dar formato rpidamente a los valores agrupados de una tabla dinmica de manera de
puedan tener el formato de nmero adecuado. Solamente sigue los siguientes pasos:
Supongamos la siguiente tabla dinmica:

Para dar formato a los valores numricos debes hacer clic sobre el campo correspondiente
dentro del rea Valores.

Del men mostrado debes seleccionar la opcin Configuracin de campo de valor.

Se mostrar el cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor.

Debes hacer clic en el botn Formato de nmero y se mostrar el cuadro de


dilogo Formato de celdas donde podrs seleccionar el formato deseado:

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Despus de hacer la seleccin adecuada acepta los cambios y de inmediato se aplicar el


nuevo formato a todos los valores de la tabla dinmica:

Filtrar una tabla dinmica


Puedes filtrar y ordenar la informacin que se encuentra dentro de una tabla
dinmica utilizando los filtros que Excel coloca de manera predeterminada en el reporte
como Etiquetas de columna y Etiquetas de fila.
Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la informacin ser resumida y solamente
mostrar un subconjunto de los datos de la tabla dinmica.

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Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado para indicar
que ese campo est siendo actualmente filtrado.

Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el botn
de filtrado y seleccionar la opcin Borrar filtro de.

De igual manera puedes ordenar instantneamente los valores de la tabla dinmica.


Solamente haz clic sobre el botn de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y elige la
opcin Ordenar de A a Z o la opcin Ordenar de Z a A.

Modificar campos de una tabla dinmica


Las tablas dinmicas son muy fciles de manipular y de modificar. Excel permite cambiar los
campos de la tabla de una manera muy sencilla y reestructurar la informacin con tan solo
arrastrar los nuevos campos.
Lista de campos de una tabla dinmica
Las modificaciones las haremos en la Lista de campos de la tabla dinmica que se
encuentra en la parte derecha de la pantalla. Esta lista se mostrar con tan solo hacer clic en
cualquier celda de la tabla dinmica.

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Si por alguna razn esta lista de campos no aparece en tu libro de Excel, debes activarla con
el comando Lista de campo que se encuentra dentro del grupo Mostrar de la ficha
Opciones.

Quitar un campo de una tabla dinmica


Para remover un campo arrstralo fuera del rea donde se encuentra y cuando el puntero del
ratn se convierta en una X suelta el botn del ratn para eliminar el campo. Otra manera
de eliminar el campo es haciendo clic sobre l y seleccionar la opcin Quitar campo.

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Mover un campo de una tabla dinmica


Para mover un campo ya existente hacia una nueva ubicacin solamente arrstralo de un
rea a otra o de igual manera selecciona cualquiera de las opciones de men que permiten
mover el campo a cualquiera de las reas disponibles: Mover al filtro de informe, Mover a
rtulos de fila, Mover a rtulos de columna o Mover a valores.

Con este mtodo puedes cambiar fcilmente las columnas por filas y viceversa.
Nuevo campo en una tabla dinmica
Finalmente para agregar un nuevo campo puedes arrastrarlo desde la lista de campos hacia
el rea deseada. Tambin puedes marcar la caja de seleccin del campo lo cual har que
sea agregado a alguna de las reas predeterminadas.
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Las tablas dinmicas son un elemento de anlisis de informacin de Excel muy poderoso y
esa fortaleza proviene de la facilidad que provee para manipular la informacin de acuerdo a
tus necesidades.

Modificar el tipo de clculo de una tabla dinmica


De manera predeterminada Excel utiliza la funcin SUMA al momento de crear los totales y
subtotales de los valores de una tabla dinmica sin embargo es probable que necesites
utilizar alguna otra funcin diferente como el promedio o la cuenta de elementos.
Para cambiar la funcin que se utiliza en los valores resumidos debes hacer clic sobre el
campo de valor y seleccionar la opcin de men Configuracin de campo de valor:

En el cuadro de dilogo mostrado podrs cambiar la funcin que deseas utilizar:

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Los valores disponibles son los siguientes:

Cuenta. Contabiliza el nmero de registros. stas es la opcin predeterminada si el


campo es de tipo texto (en lugar de la Suma).
Promedio. Obtiene el promedio de los elementos.
Mx. Obtiene el valor numrico ms alto.
Mn. Obtiene el valor numrico ms bajo.
Producto. Multiplica todos los valores numricos de ese campo, si existe algn campo
de texto ser ignorado.
Contar nmeros. Obtiene el nmero de registros con valor numrico.
Desvest. Obtiene la desviacin estndar.
Desvestp. Obtiene la desviacin estndar en funcin de la poblacin.
Var. Calcula la varianza de una muestra.
Varp. Calcula la varianza en funcin de la poblacin.

Al aceptar los cambios Excel aplicar de inmediato el nuevo tipo de clculo seleccionado.

Crear un grfico dinmico


Un grfico dinmico es un grfico que est basado en los datos de una tabla dinmica y
que se ajusta automticamente al aplicar cualquier filtro sobre la informacin. Con este tipo
de grfico podrs ayudar en la comprensin de los datos de una tabla dinmica.

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Cmo crear un grfico dinmico en Excel


Para crear un grfico dinmico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinmica
que servir como base del grfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Grfico
dinmico que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.

Se mostrar el cuadro de dilogo Insertar grfico de donde podrs seleccionar el tipo de


grfico que deseas utilizar.

Una vez que has seleccionado el grfico adecuado Excel lo insertar en la hoja de trabajo.
Observa cmo el grfico se modifica al momento de aplicar algn filtro sobre la tabla
dinmica:

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De igual manera puedes filtrar la informacin utilizando los botones de filtrado que aparecen
dentro del grfico dinmico:

Para eliminar un grfico dinmico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.
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Mover un grfico dinmico


Es probable que encuentres til el mover un grfico dinmico a su propia hoja de Excel
para poder trabajar con l de manera independiente e inclusive aplicar algn estilo y formato
personalizado.
Mover un grfico dinmico a otra hoja
Para mover un grfico dinmico debes seleccionarlo y posteriormente seleccionar el
comando Mover grfico que se encuentre en el grupo Ubicacin dentro de la ficha Diseo.

Se mostrar el cuadro de dilogo Mover grfico y podrs seleccionar una nueva hoja donde
ser colocado.

Modificar el estilo de un grfico dinmico


Ya sea que muevas el grfico a una nueva hoja de Excel o lo dejes en su ubicacin original
puedes modificar su estilo con los comandos de la ficha Diseo, Presentacin y Formato:

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Dentro de la ficha Diseo encontrars los comandos necesarios para seleccionar un


nuevo estilo del grfico dinmico. Con los comandos de la ficha Presentacin podrs
personalizar an ms el grfico dinmico agregando ttulos, rtulos de eje y leyendas.
Finalmente la ficha Formato permitir refinar los estilos de forma del grfico creado.

Cambiar origen de datos de una tabla dinmica


Es probable que el origen de datos de una tabla dinmica haya cambiado de ubicacin y
ahora tengas que considerar este cambio en tu tabla dinmica. A continuacin unos pasos
muy sencillos para modificar el origen de los datos.
Haz clic sobre la tabla dinmica y selecciona el comando Cambiar origen de datos que se
encuentra en la ficha Opciones dentro del grupo Datos.

Se mostrar el cuadro de dilogo Cambiar origen de datos de tabla dinmica el cual te


permitir ampliar (o reducir) o cambiar el rango de los datos de la tabla dinmica.

Acepta los cambios y la tabla dinmica reflejar el nuevo rango de datos que has
especificado.

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Ejemplo 2
Partiendo de una Planilla confeccionada, tomando como ejemplo la circulacin de vehculos
a travs de una estacin de peaje, se trata de aplicar sobre la misma un principio de
ordenamiento a travs de una herramienta de Excel, Tablas Dinmicas
Mes

Semana

Vehculo

Cantidad

Enero

1 Auto

Enero

1 Camin

1.050

Enero

1 mnibus

1.575

Enero

1 Camioneta

2.100

Enero

1 Moto

583

Enero

2 Auto

120.750

Enero

2 Camin

1.208

Enero

2 mnibus

1.411

Enero

2 Camioneta

2.015

Enero

2 Moto

485

Enero

3 Auto

122.350

Enero

3 Camin

1.124

Enero

3 mnibus

1.685

Enero

3 Camioneta

2.247

Enero

3 Moto

630

Enero

4 Auto

99.000

Enero

4 Camin

Enero

4 mnibus

1.485

Enero

4 Camioneta

1.980

Enero

4 Moto

a)
b)
c)
d)

105.000

990

544

Arrastrar el cuadrito de Semana a Columna


Arrastrar el cuadrito de Vehculo a Fila
Arrastrar el cuadrito de Cantidad a Datos
Aceptar.

Aparece la tabla dinmica diseada, acompaada por una barra de herramientas especial
que permite filtrar datos por despliegue de las mismas.

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Suma de Cantidad
Vehculo
Auto
Camin
Camioneta
Moto
mnibus
Total general

Semana
1
105.000
1.050
2.100
583
1.575
110.308

2
120.750
1.208
2.015
485
1.411
125.869

3
122.350
1.124
2.247
630
1.685
128.036

4
99.000
990
1.980
544
1.485
103.999

Total general
447.100
4.371
8.342
2.242
6.157
468.212

Aplicar Filtros a la Tabla


Resultado de la tabla al aplicarle los filtros correspondientes:
En primer lugar se despliega la lista en semana y se desactiva la 1 y 2
En segundo lugar se despliega la lista en vehculo y se desactivan las opciones CaminCamioneta- Moto
Suma de Cantidad
Vehculo
Auto
Camin
Camioneta
Moto
mnibus
Total general

Semana
1
105.000
1.050
2.100
583
1.575
110.308

2
120.750
1.208
2.015
485
1.411
125.869

3
122.350
1.124
2.247
630
1.685
128.036

4
99.000
990
1.980
544
1.485
103.999

Total general
447.100
4.371
8.342
2.242
6.157
468.212

Cambiar el diseo de la tabla


Siguiendo el mismo procedimiento se puede cambiar el diseo de la tabla, por ejemplo
Arrastrar el cuadrito de Vehculo a Columna
Arrastrar el cuadrito de Semana a Fila
Arrastrar el cuadrito de Cantidad a Datos
Aceptar.
Obtenindose el siguiente el siguiente resultado.
Suma de Cantidad
Semana

Total general

Vehculo
Auto
Camin
Camioneta Moto
1
105000
1050
2100
2
120750
1207,5
2015
3
122350
1123,5
2247
4
99000
990
1980
447100
4371
8342

mnibus
Total general
583
1575
110308
485
1411,25
125868,75
630
1685,25
128035,75
544
1485
103999
2242
6156,5
468211,5

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Aplicar Filtros a la Tabla


Siguiendo con el mismo criterio, aplicando en Vehculos se dejan activados Auto-Camin
En Semana se deja activada solamente la 1 y 3 Semana. De lo ejecutado surge el
siguiente resultado.
Suma de Cantidad Vehculo
Semana
Auto
Camin
Total general
1
105000
1050
106050
3
122350
1123,5
123473,5
Total general
227350
2173,5
229523,5

Obtencin de Subtablas
Haciendo doble clic sobre una celda, en este caso por ejemplo la segunda de Auto, donde
figura la cantidad 122350, Excel automticamente produce un detalle en hoja aparte segn lo
siguiente.
Mes

Semana

Enero

Vehculo

3 Auto

Cantidad
122350

Ejercicios
Abrir
un
archivo
en
Excel
con
el
nombre
de:
dinamica_Nombreestudiante.xls, realizar lo indicado en la clase.

Taller5_Tabla

Una vez realizado el taller con los dos ejemplos y resueltos los ejercicios, debe subir el
archivo trabajado al Campus Virtual como evidencia de sus actividades.
A continuacin realizar 3 ejercicios sencillos de aplicaciones a la hora de realizar tablas
dinmicas.

Puedes seleccionar, copiar y pegar las tablas a tu programa de hojas de

clculo Excel u otros para trasladar los datos.

1.-Listado de vendedores, productos vendidos e importes.


Nombre del vendedor

Artculo vendido

Importe

Juana

Secador

50

Luis

Lavadora

300

Paco

Batidora

25

Mara

Plancha

20

23

Ignacio

Batidora

25

Jos

Plancha

20

Luis

Secador

50

Marcos

Batidora

25

En este caso puedes realizar la tabla dinmica siguiente: En las columnas los
vendedores, en las filas los productos y en el campo valor los importes vendidos. Una
variacin de esta tabla sera en vez de mostrar los importes mostrar la cuenta de las
unidades vendidas.

2.- Listado de productos vendidos por fechas y cantidades.


Productos

Fecha

Cantidad

Secador

02/01

Lavadora

05/01

Batidora

03/02

Plancha

06/02

Batidora

20/02

Plancha

03/03

Secador

10/03

Batidora

29/03

A continuacin confecciona la tabla dinmica siguiente: En las columnas los


productos, en las filas las fechas y en el campo valor las cantidades vendidas. Para
perfeccionar puedes agrupar las fechas por meses.

3.- Listado de gastos por mes, importes y departamento.


Gastos

Mes

Importe

Departamento

Telfono

Enero

25

Agua

Enero

10

Alquiler

Enero

100

24

Salarios

Enero

1000

Aprovisionamientos Enero

25

Transporte

Enero

20

Luz

Enero

30

Material de oficina

Enero

20

Telfono

Enero

50

Agua

Enero

20

Alquiler

Enero

200

Salarios

Enero

1500

Aprovisionamientos Enero

25

Transporte

Enero

20

Luz

Enero

30

Material de oficina

Enero

10

Telfono

Febrero

20

Agua

Febrero

15

Alquiler

Febrero

90

Salarios

Febrero

1000

20

Aprovisionamientos Febrero

25

Transporte

Febrero

25

Luz

Febrero

30

Material de oficina

Febrero

20

Telfono

Febrero

40

Agua

Febrero

10

Alquiler

Febrero

100

Salarios

Febrero

1400

Aprovisionamientos Febrero

20

Transporte

Febrero

30

Luz

Febrero

10

Material de oficina

Febrero

20

En este caso las opciones son ms amplias por ejemplo puedes realizar el informe
de manera que muestre el gasto total por departamento en cada mes. Otra opcin
mostrar los gastos por departamento.

Bibliografa
Cuaderno de Ayuda de Excel versiones 2000 y 2010.

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